Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios - sindicatura ...

AYUNTAMIENTO DE ENSENADA
SINDICATURA MUNICIPAL
CONTRALORÍA INTERNA
NORMA TÉCNICA ADMINISTRATIVA
INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES,
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS
DEL H. XVIII AYUNTAMIENTO
CONSTITUCIONAL DE ENSENADA,
BAJA CALIFORNIA

NORMA TÉCNICA ADMINISTRATIVA PARA LA INTEGRACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y
SERVICIOS DEL H. XVIII AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ENSENADA,
BAJA CALIFORNIA
C O N T E N I D O PÁGINA
Índice 2
1. Integración y Funcionamiento
1.1 Justificación.
1.2 Objetivo
1.3 Obligatoriedad
2. Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
2.1 Objetivo
2.2 Integración
2.3 Suplencias
2.4 Funciones y Responsabilidades de los Integrantes
2.5 Sesiones
3. Procedimientos de Adquisiciones y Contratos 8
4. Políticas y Lineamientos Internos de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios
4.1 Adquisición Directa
4.2 Adquisición por Fondo Revolvente
4.3 Licitación Pública
Procedimiento para efectuar Adquisiciones
1. Dependencia solicitante
2. Dirección de Recursos Materiales
3. Proveedor
4. Tesorería
3
4
9
10
2

1. INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO.
1.1 JUSTIFICACIÓN.
La presente norma técnica para la Integración y Funcionamiento del Comité de
Adquisiciones de bienes, servicios y arrendamientos se emite con fundamento en
lo establecido en el Artículo 100 de la Constitución Política del Estado de Baja
California, Artículo 7 fracción IX de la Ley del Régimen Municipal para el Estado
de Baja California, artículos 1, 3, 87 y 88 de la Ley de Adquisiciones
arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California y numeral 13 del
Reglamento de la Administración Pública para el Municipio de Ensenada, Baja
California y con el propósito fundamental de instituir los lineamientos internos que
regulen los procedimientos de adquisición de bienes, servicios y arrendamientos
de las diversas entidades del orden municipal en los sucesivo pretendan llevar a
cabo, bajo la observancia de los criterios de racionalidad, austeridad y disciplina
presupuestal dictados por el Ejecutivo Municipal para el ejercicio de los recursos
en la Administración Pública Municipal Centralizada, así como una mayor
transparencia y control en la ejecución de las erogaciones que se realicen.
1.2 OBJETIVO.
Establecer las Bases de Integración y Funcionamiento del Comité, así como de las
políticas y lineamientos internos en materia de Adquisiciones de Bienes Muebles,
Arrendamientos de Bienes Muebles e Inmuebles y Servicios con naturaleza propia
y específica a las necesidades de la dependencia que corresponda al H. XVIII
Ayuntamiento Constitucional de Ensenada, B.C.
1.3 OBLIGATORIEDAD.
La observancia de este documento normativo será de carácter obligatorio para
todas las Dependencias Municipales y entrará en vigor a partir de la emisión y
notificación del Acuerdo de aprobación de la norma técnica que contiene la
creación y funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del H. XVIII Ayuntamiento Constitucional de Ensenada, Baja California.
3

2. COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y
SERVICIOS.
2.1 OBJETIVO.
Promover la optimización de los recursos destinados para Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios, observando los criterios de racionalidad, austeridad y
disciplina presupuestal, así como coadyuvar al cumplimiento de las metas y
acciones que el H. XVIII Ayuntamiento Constitucional de Ensenada, Baja
California ha planteado en su presupuesto de egresos y en los programas
respectivos.
2.2 INTEGRACIÓN.
El comité de compras, adquisiciones y arrendamientos, se integra por:
PRESIDENTE PRESIDENTE MUNICIPAL
SECRETARIO TÉCNICO DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES
PRIMER VOCAL OFICIAL MAYOR
SEGUNDO VOCAL TESORERO
TERCER VOCAL SECRETARIO FEDATARIO
ASESOR ACCIDENTAL EN MATERIA DE
ADQUISICIÓN DEL SERVICIO, BIENES Y
ARRENDAMIENTOS
TITULAR DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE
ASESOR JURÍDICO DIRECTOR DE ASUNTOS JURÍDICOS
ASESOR DE CONTRALORÍA SÍNDICO PROCURADOR
ASESOR DE HACIENDA REGIDOR COORDINADOR DE LA COMISIÓN
DE HACIENDA
4

2.3 SUPLENCIAS
Los suplentes de los miembros titulares del Comité y del cuerpo de asesores
serán los siguientes:
a) Del Presidente será el Secretario Fedatario;
b) Del Secretario Técnico será el Subdirector de Recursos materiales;
c) Del primer vocal será el Director de Servicios de Apoyo;
d) Del segundo vocal será el Subdirector de Programación y Presupuesto;
e) Del tercer vocal será el Director de Asuntos Jurídicos;
f) Del asesor jurídico será el Jefe de oficina de la Dirección de asuntos
jurídicos;
g) Del asesor de contraloría será el Subdirector de Sindicatura Municipal;
h) Del asesor de hacienda será el Regidor Secretario de la Comisión de
Hacienda;
i) Del asesor accidental será quien designe por medio de oficio.
En los casos en los que los suplentes antes mencionados no puedan asistir a las
sesiones, los miembros y asesores del comité designarán por medio de oficio a
sus suplentes.
Los suplentes tendrán las mismas atribuciones, funciones y responsabilidades de
los miembros titulares en las sesiones del Comité.
2.4 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES
Los integrantes del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios tendrán
las siguientes funciones y responsabilidades.
2.4.1 PRESIDENTE
a) Convoca por conducto del Oficial Mayor a reuniones ordinarias y las
extraordinarias en casos necesarios.
b) Autoriza las órdenes del día de reuniones ordinarias y extraordinarias.
c) Coordina y dirige las reuniones del Comité.
d) Emite voto de calidad en los casos de empate en las votaciones que arrojen
los asuntos tratados en las reuniones del comité.
5

2.4.2 SECRETARIO TÉCNICO.
a) Pasa lista de asistencia y declara quórum legal para sesionar.
b) Levanta el acta de las sesiones ordinarias y extraordinarias.
c) Vigila que el libro de Actas del Comité este completo, lo actualiza y custodia
por el período que establece la Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto
Público del Estado de Baja California.
d) Da seguimiento y vigila el cumplimiento de los acuerdos que tome el comité.
2.4.3 VOCALES.
PRIMER VOCAL
a) Elabora el orden del día.
b) Remite a cada integrante del Comité el expediente de los asuntos a tratar en
las sesiones, cuando menos con veinticuatro horas de anticipación a su
celebración.
c) Remite al Presidente, los asuntos que consideren deben someterse a la
Autorización del Comité cuando menos con setenta y dos horas antes del día
de la sesión para que sean incluidas en el orden del día.
SEGUNDO Y TERCER VOCAL
a) Analizan en la esfera de sus funciones los documentos relativos a los
asuntos a tratar en el orden del día de la sesión.
b) Realizan las funciones que le encomiende el Presidente o el Comité en
Pleno.
2.4.4 ASESORES.
a) Asesor Jurídico.
Asesora el aspecto legal de los actos y disposiciones emanadas del Comité.
b) Asesor de Contraloría
Asesora la correcta aplicación de la normatividad en materia de actos del
gobierno municipal y la establecida en esta norma técnica y las que resulten
aplicables.
c) Asesor Contable o de Hacienda.
6

Asesora los aspectos fiscales y de contabilidad de los actos emanados del
Comité.
d) Asesor Accidental en Materia de Adquisición del Servicio, Bienes y
Arrendamientos.
Será aquel titular de la dependencia que solicite la adquisición, bien, servicio
o arrendamiento que se ventile en las sesiones y podrán ser tantos como
asuntos de diversas dependencias se ventilen en los puntos del orden del día
establecido para cada sesión.
Los asesores del Comité no deberán firmar ningún documento que implique
decisiones relativas a la formalización o ejecución de las Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios.
Los asesores tendrán voz, pero no voto.
2.5 SESIONES
Las sesiones del Comité se realizarán conforme a lo siguiente:
2.5.1 Las sesiones ordinarias se efectuaran cuando menos una vez al mes, y las
extraordinarias cuando sea necesario a solicitud del Presidente del Comité
o de la mayoría de sus miembros.
2.5.2 Existirá Quórum cuando exista cuando mínimo la mitad más uno de los
miembros con derecho a voto, en la que deberá estar el Presidente
Municipal o su suplente.
2.5.3 Las decisiones tomadas por los miembros con voto del comité se decidirán
por mayoría los presentes, en caso de empate el presidente del Comité
tendrá voto de calidad.
2.5.4 De cada sesión se levantará acta circunstancial que será firmada por todos
los miembros presentes del Comité y de los asesores que hubieran asistido
a ella.
2.5.5 En la primera sesión del ejercicio fiscal que se efectúe, el Comité deberá
presentar el calendario de reuniones ordinarias que se notificarán a las
Dependencias Municipales.
7

3. PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATOS.
El Comité podrá autorizar Contratos de Adquisiciones sobre Insumos y Bienes
Muebles, Arrendamientos de Bienes Muebles e Inmuebles Contratación de
Servicios con naturaleza propia y especificas destinadas a las necesidades de la
dependencia que corresponda al H. XVIII Ayuntamiento Constitucional de
Ensenada, B.C.
8

4. POLITICAS Y LINEAMIENTOS INTERNOS DE ADQUISICIONES,
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS.
a) Cuando menos tres posibles opciones a contratar.
b) Procedimiento de adjudicación será establecido por el Comité en la Sesión del
mismo.
4.1 ADQUISICION DIRECTA.
Una sola cotización De $ 1.00 a $ 15,000.00
Dos cotizaciones De $ 15,001.00 a $ 50,000.00
Tres cotizaciones De $ 50,001.00 a $ 100,000.00
APROBACIONES ESPECÍFICAS.
Oficial Mayor del Ayuntamiento De $ 50,001.00 a $ 100,000.00
Comité de Adquisiciones De $ 100,001.00 en adelante
La aprobación específica por parte del Oficial Mayor se sujetará al procedimiento
de adquisición directa señalando en el punto 4.1 de esta norma técnica.
4.2 ADQUISICION POR FONDO REVOLVENTE.
Las Adquisiciones de Bienes y Servicios que efectúen las Dependencias
Municipales a través de su Fondo Revolvente, se realizará mediante la norma
técnica administrativa No. 6 del control del fondo de caja chica.
4.3 LICITACIÓN PÚBLICA.
La Adquisición de Bienes Muebles, Arrendamientos de Bienes Muebles e
Inmuebles y Servicios se contratarán a través de licitación pública en los términos
que establece la Ley de adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado
de Baja California, atendiendo a los principios de transparencia, y a fin de
asegurar los mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad,
financiamiento, garantías, formas de pago y oportunidad.
9

PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR ADQUISICIONES
1. DEPENDENCIA SOLICITANTE.
a) Elaborar solicitud de compra, basándose en sus necesidades para el
cumplimiento de sus funciones, indicando su correcta clasificación de partida.
En caso de duda, deberá revisar directamente con el Departamento de Glosa y
Cuenta Pública.
b) La solicitud de compra, debe contener información y especificaciones de los
artículos solicitados.
c) En todas las solicitudes de compra se deberá especificar su uso o aplicación y
número de resguardo del bien en el que se va a utilizar, de acuerdo a las
especificaciones de la Tesorería Municipal.
d) Las solicitudes deberán ser firmadas por la autoridad correspondiente de la
dependencia y posteriormente se enviará al Departamento de Recursos
Materiales para su cotización y requisición.
2. DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES.
a) Solicita cotizaciones para las solicitudes recibidas de las Dependencias.
b) Verifica cotizaciones recibidas.
c) Asigna al proveedor que representa la mejor opción.
d) Verifica la partida y suficiencia presupuestal. En caso de que la partida sea
inexistente, se le notifica a la dependencia solicitante, para que esta verifique
con el Departamento de Programación y Presupuesto los pasos para la
creación de la misma. Se procesará la requisición de compra hasta que
Programación y Presupuesto crean la partida.
e) Si la partida a afectarse no tiene suficiencia presupuestal, se le notificará a la
dependencia solicitante y se envía al Departamento de Programación y
Presupuesto para su liberación presupuestal, en caso de ser aprobada, se
procederá a autorizar la compra y en caso de ser rechazada por rebasar el
presupuesto anual de la partida, se regresara la solicitud a la dependencia
solicitante. Si los artículos solicitados son prioritarios para el funcionamiento de
la dependencia, el titular de la misma deberá hacer la gestión para la obtención
de los recursos, o bien hacer transferencia presupuestal.
f) Elabora la requisición de compra.
10

g) Remite al proveedor la requisición de compra anexando la solicitud y la
cotización para que surta los bienes autorizados.
3. PROVEEDOR.
Recibe requisición, surte y entrega directamente a la dependencia que solicito los
bienes.
Presenta la factura a la dependencia que recibe la mercancía para que la selle de
conformidad una vez que esta certifica que los bienes concuerden con las
cantidades y características autorizadas.
Entrega la factura para contra recibo en Tesorería.
4. TESORERÍA.
Inicia el proceso de glosa y pago de acuerdo a las Políticas del H. XVIII
Ayuntamiento Constitucional de Ensenada, Baja California.
11

La presente norma técnica se expide para todos los efectos a que haya lugar a los
diecinueve días del mes de enero del año 2005 en apego a lo establecido en los
artículos 13 y 26 del Reglamento de la Administración Pública para el Municipio de
Ensenada, Baja California por el C. Presidente Municipal Quím. Cesar Mancillas
Amador y el C. Síndico Procurador Lic. Isaac Chapluk Pabloff.
ATENTAMENTE
QUÍMICO CESAR MANCILLAS AMADOR
C. PRESIDENTE MUNICIPAL
ISAAC CHAPLUK PABLOFF
C. SÍNDICO PROCURADOR
12