folleto del código de ética - Staples Soul

folleto del código de ética
estándares de conducta comercial a nivel global
ethics
integridad responsabilidad cultura
Este folleto resume los temas de nuestro Código de Ética que son más relevantes para los asociados de las primeras líneas, como
aquellos que se desempeñan en nuestras tiendas, centros de distribución y de despacho. Para obtener información adicional, consulte el
Código de Ética completo. Para obtener una copia, visite su intranet local o consulte al departamento de Recursos Humanos (RR. HH.).

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¿Qué es el Código de Ética? ¿Por qué
es importante?
Primero lo primero: ¿qué es la “ética”? La ética no sólo significa que se debe cumplir la ley, si bien
ese aspecto es inherente a aquella. Y no sólo implica cumplir con las políticas de Staples, otra parte
importante. La ética es hacer lo correcto: proteger nuestro negocio, nuestros asociados y la marca
Staples ® , aun cuando podría ser más fácil ceder.
Staples puede lograr un éxito mayor si todos nuestros asociados entienden que pueden formular
cualquier pregunta o expresar cualquier inquietud con libertad, sin importar cuán insignificante
sea. Y el Código de Ética, o simplemente el “Código”, está diseñado para ayudarlo a tomar las
decisiones correctas en todo tipo de situaciones.
Si tiene alguna pregunta, ¡asegúrese de decir lo que piensa! Más adelante, le daremos información
detallada sobre cómo hacerlo. Al trabajar juntos, diferenciaremos a Staples no sólo como un líder de
negocios, sino como un líder ético.
Cómo asumir la responsabilidad personal
Actuar con integridad es una de las responsabilidades más importantes que todos compartimos,
independientemente del nivel o cargo. La integridad significa hacer lo correcto para Staples y para
nuestras numerosas partes interesadas: clientes, asociados, accionistas y nuestras comunidades.
Decisiones comerciales
éticas y responsables
Staples depende de cada uno de nosotros para
tomar buenas decisiones. Si no está seguro
de cómo manejar una situación, comience por
preguntarse lo siguiente:
• ¿Es legal?
• ¿Respeta nuestros valores TeamCARE,
nuestro Código y otras políticas?
• ¿Me preocuparía si escuchara acerca de
esto en las noticias?
• ¿Me sentiría bien si mi familia y mis amigos
se enteraran de esto?
Si se ha formulado estas preguntas y aún no
se siente seguro, solicite ayuda. Puede usar
cualquiera de los recursos que se enumeran
en “¡Dígalo!”.
¿Qué es el Código de Ética?
Responsabilidades de los asociados
Se espera que usted:
• Averigüe qué políticas debe
cumplir además de nuestro Código.
• Cumpla con la letra y con el espíritu
de la ley y con todas las políticas aplicables.
• Solicite orientación si tiene una pregunta
o se enfrenta a un dilema.
• Diga lo que piensa si observa una posible
violación de la ley, nuestro Código
o cualquier otra política de Staples.
• Colabore plenamente si se le solicita
que participe en una investigación.

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¡Dígalo!
¿Qué debo saber?
Decir lo que piensa es importante porque fortalece
nuestra cultura y ayuda a que Staples aborde posibles
asuntos antes de que se conviertan en problemas.
Debe decir lo que piensa cuando:
• Tiene preguntas sobre nuestro Código o desea
obtener ayuda con respecto a un dilema.
• Sabe o sospecha que usted u otra persona ha violado
nuestro Código, otras políticas de Staples o la ley.
Staples prohíbe las represalias. En otras palabras,
plantear una inquietud honesta no puede utilizarse
como una razón para tomar una medida laboral
negativa en su contra, como separación, descenso
de categoría, suspensión, pérdida de beneficios,
amenazas o acoso.
Por lo general, es mejor comenzar con su gerente,
pero siempre siéntase libre de contactar a:
• Otro gerente de su confianza.
• Recursos Humanos.
• Oficina de Ética Global.
• Departamento Legal.
• La línea de asistencia sobre ética: “Staples EthicsLink”.
Staples toma con seriedad todos los informes de
posible conducta indebida. Investigamos de la
forma más confidencial posible todas las posibles
violaciones del Código, tomamos una determinación
sobre si el Código o la ley han sido violados y
tomamos las medidas correctivas apropiadas.
¿Qué debo hacer?
Diga lo que piensa si tiene una pregunta o inquietud
mediante el método que le resulte más cómodo.
Si se ve involucrado en una investigación sobre el
Código, colabore totalmente y responda a todas las
preguntas de forma completa y honesta.
Nunca realice acusaciones falsas a sabiendas, no
mienta a los investigadores ni interfiera ni se niegue
a colaborar con una investigación sobre el Código.
¡Dígalo!
Staples EthicsLink
“Staples EthicsLink” es el nombre de nuestra
línea de asistencia sobre ética. Puede usarla
para hacer preguntas o expresar inquietudes
en su idioma nativo todos los días, las 24
horas del día. Cuando se comunica con
Staples EthicsLink, un tercero independiente
reúne información de usted y la guarda en un
sitio web seguro y protegido con contraseña.
Luego, la información se transfiere a la Oficina
de Ética Global de Staples. El personal de
la Oficina de Ética Global es responsable de
asegurarse de que su informe sea revisado y
abordado apropiadamente. Para obtener más
información, consulte “Preguntas frecuentes
de Staples EthicsLink” visitando el sitio
www.staplesethicslink.com o su intranet local.
P y R
P: ¿Cómo puedo comunicarme con Staples
EthicsLink?
R: Hay dos formas de hacerlo:
• Visite www.staplesethicslink.com y siga las
indicaciones para realizar un informe en línea.
• Haga una llamada gratuita. Consulte la
intranet de su lugar de trabajo o
www.staplesethicslink.com para obtener
el número telefónico específico del país
correspondiente.
P: Creo que mi jefe podría haber violado el
Código, por lo que informé al respecto a
Staples EthicsLink sin revelar mi nombre.
Desde entonces, he escuchado que mi
jefe quiere averiguar quién elevó la queja.
¿Debería preocuparme?
R: No. Mientras que haya tenido un motivo
de buena fe para informar sus inquietudes,
el hecho de que las haya dado a conocer
no puede ser usado en su contra. No es
apropiado que su jefe intente averiguar quién
elevó el informe. Por lo general, esperamos
no tenga inconveniente en identificarse
porque eso nos facilita realizar un seguimiento
de sus inquietudes. La Oficina de Ética Global
tomará todas las medidas posibles para
mantener la confidencialidad de su identidad,
de manera coherente con una investigación
exhaustiva y justa.

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Cómo prevenir la
discriminación y el acoso
¿Qué debo saber?
Todos merecemos ser tratados de forma justa, ser
respetados y tener acceso igualitario a un empleo
según nuestras habilidades y esfuerzos. Staples
no tolera ninguna forma de discriminación o acoso
por sexo, raza, color, nacionalidad de origen,
discapacidad, edad, religión, orientación sexual,
identidad de género, ascendencia, estado civil
o condición de veterano u otras características
protegidas legalmente.
Staples dispone de procedimientos para
asegurarse de que en nuestro lugar de trabajo no
haya discriminación. Comuníquese con su gerente o
con RR. HH. para recibir copias de nuestras políticas.
¿Qué debo hacer?
Siempre trátense unos a otros, y traten a nuestros
clientes y socios comerciales con dignidad y
respeto.
Nunca se involucre en ninguna conducta que
no sea del agrado de otra persona o que pueda
considerarse acoso o acoso sexual.
Ante cualquier caso conocido o sospechado de
discriminación o acoso, informe inmediatamente a
su gerente, a RR. HH. o a cualquiera de los demás
recursos enumerados en “¡Dígalo!”.
Cómo prevenir la discriminación y el acoso
P y R
P: A mis compañeros de trabajo y a mí nos
gusta divertirnos mientras trabajamos y
bromear sobre algunos de los asociados
que no hablan inglés muy bien. No lo
hacemos con mala intención, y todos
somos buenos amigos, entonces no hay
ningún problema, ¿no?
R: Lo que podría parecer inofensivo para
usted puede ser percibido de manera
diferente por otras personas. Es más
seguro no bromear sobre el sexo, la
raza, el color, la nacionalidad de origen,
la discapacidad, la edad, la religión,
la orientación sexual, la identidad de
género, la ascendencia, el estado civil
o la condición de veterano.
P: Me llevo muy bien con uno de mis líderes.
Todavía somos sólo amigos, pero estamos
interesados en conocernos mejor. ¿Qué
deberíamos hacer?
R: Hable con su gerente o con RR. HH.
Staples trabajará con usted para intentar
encontrar una solución, pero mientras
tanto, no lleve su relación al próximo nivel
porque eso podría significar un riesgo para
el trabajo de ambos.

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Cómo respetar las leyes
de salarios y horarios
de trabajo
¿Qué debo saber?
Todos merecemos que se nos pague correctamente
por nuestro trabajo. Staples cumple con las leyes y
reglamentaciones en materia de salarios y horarios
de trabajo aplicables, como trabajo fuera del horario
laboral, horarios de comidas y descanso, pago por
horas extras, indemnización por cese y trabajo de
menores.
¿Qué debo hacer?
Conozca y cumpla las leyes de salarios y horarios
que se aplican a su trabajo.
Si usted es remunerado por hora, no trabaje
durante el horario de comidas o descanso o
después de que haya marcado su salida.
Verifique la precisión de sus registros de horario
y notifique a RR. HH. de inmediato si encuentra
algún error.
Ante cualquier violación de salarios y horarios,
informe inmediatamente a su gerente, a RR. HH.
o a cualquiera de los recursos enumerados en
“¡Dígalo!”.
Cómo respetar las leyes de salarios y horarios de trabajo
P y R
P: Un inspector visitará nuestro Centro de
despacho y nuestro supervisor nos ha
pedido a todos que trabajemos durante
nuestro horario de almuerzo para
asegurarse de que todo esté en orden.
Deseo mostrar compromiso con mi
equipo, pero también creo que esto podría
violar las leyes de salarios y horarios
de trabajo. ¿De todas maneras debería
trabajar en el horario de almuerzo?
R: No. Staples estaría violando las leyes
de salarios y horarios si usted trabajara
durante el horario de descanso para
almorzar. Si su supervisor insiste en que
lo haga, comuníquese con su gerente de
RR. HH. lo antes posible.

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Cómo proteger los
bienes de la compañía
¿Qué debo saber?
Todos tenemos el deber de proteger los bienes
de Staples, incluidas sus instalaciones, vehículos,
equipos, suministros, tecnologías, dinero y sistemas
informáticos. También tenemos el deber de usar el
tiempo de la compañía sólo para el negocio de la
compañía.
¿Qué debo hacer?
Staples entiende que, en ocasiones, es posible
que necesitemos utilizar determinados bienes de
la compañía, como computadoras y teléfonos, por
motivos personales. Si bien este uso puede estar
permitido, asegúrese de:
Proteger los bienes de Staples de robo, daño y
uso indebido.
Limitar el uso personal de los bienes de Staples al
mínimo absoluto y cumplir con las políticas de la
compañía cuando lo haga.
Nunca usar el tiempo ni los recursos de Staples
para realizar trabajo externo.
Nunca usar la propiedad de Staples para su
beneficio personal o el de otra persona o compañía.
Cómo proteger los bienes de la compañía
P y R
P: Estoy participando en una recaudación
de fondos para mi obra de beneficencia
favorita. ¿Puedo usar los suministros de
copiado e impresión de Staples con el
objetivo de realizar volantes para solicitar
donaciones a fin de colgarlos en la sala
de descanso y repartirlos a familiares,
amigos y compañeros de trabajo?
R: No. Si bien Staples alienta a los
asociados a ser miembros activos de la
comunidad, por lo general, no se pueden
utilizar los bienes de Staples para
actividades que no estén relacionadas
con el trabajo ni patrocinadas por la
compañía.
P: Mi turno es bastante tranquilo y a veces
pareciera que mi jefe desaparece por
aproximadamente una hora. ¿Qué debo
hacer?
R: Probablemente su jefe tiene una buena
razón para ausentarse pero, al menos,
usted tiene que poder ubicarlo en caso
de emergencia. Si esto ocurre con
frecuencia, ¡debería decir lo que piensa!

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Cómo proteger la
privacidad y la información
¿Qué debo saber?
La Política Global de Privacidad y Manejo de la
Información (Privacy and Information Management,
PIM) explica cómo Staples maneja y protege la
información de los clientes, de los asociados y del
negocio, es decir, activos valiosos que necesitan ser
tratados con cuidado para mantener la confianza
de nuestros clientes y asociados, satisfacer las
expectativas de nuestros accionistas y cumplir
con la ley.
¿Qué debo hacer?
Muchos asociados tienen poco acceso a información
confidencial, o no tienen acceso en absoluto. Para
todo aquel que tenga acceso:
Lea la política de PIM y cumpla con esta.
Conozca los tipos de información que usted
debe proteger.
Utilice, almacene, comparta y elimine la información
de forma apropiada.
Siga los procedimientos aplicables antes de
divulgar cualquier información confidencial a
terceros u otros asociados.
Cómo proteger la privacidad y la información
P y R
P: Mi trabajo exige que maneje información
personal de nuestros clientes. Si creo
que ha ocurrido una violación de la
política de PIM pero no tengo la certeza,
¿con quién debo comunicarme?
R: Si cree que se ha divulgado de forma
inapropiada información privada de un
cliente o asociado, informe a su gerente y
envíe un correo electrónico que explique
los hechos a privacy@staples.com.
Siempre debe hacer esto, incluso en los
casos en los que no tenga la certeza. Es
mejor pecar por precavido al tratar con
posibles violaciones de la política de PIM.

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A quién llamar
La Oficina de Ética Global se encuentra siempre a su disposición en caso de que tenga alguna
inquietud, necesite hacer una pregunta o simplemente necesite asesoría sobre cualquiera de los
temas cubiertos en este Código.
Para comunicarse con la Oficina de Ética Global:
• Llame al +1-508-253-7960
• Envíe correspondencia a: Global Ethics Office, Staples, Inc., 500 Staples Drive,
Framingham, MA 01702, EE.UU.
• Use Staples EthicsLink y obtenga información visitando www.staplesethicslink.com
También puede comunicarse con cualquiera de los siguientes recursos.
Cómo respetar las leyes de
salarios y horarios de trabajo
Cómo prevenir la
discriminación y el acoso
Cómo proteger la privacidad
y la información
A quién llamar
Recursos Humanos
• Comuníquese con su representante local de RR. HH.
Recursos Humanos
• Comuníquese con su representante local de RR. HH.
Equipo de Privacidad y Cumplimiento Global
• Correo electrónico: privacy@staples.com

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Formulario de reconocimiento
Yo, , reconozco que:
• He recibido el folleto del Código de Ética de Staples.
• Comprendo que es mi responsabilidad leer el Código y solicitar orientación si tengo alguna
pregunta sobre cómo interpretar o aplicar el Código en mi trabajo.
Nombre (por favor, escriba en letra imprenta)
Firma
Fecha

10
7063_COE_BR_US