El jefe de almacén - Leuter

El jefe de almacén
Pedro Puig Montserrat

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Índice
Capítulo I La Llegada 9
Capítulo II La Crisis 19
Capítulo III El Plan 23
Capítulo IV La Herramienta 31
Capítulo V Información 37
Capítulo VI Mi Almacén 41

Prólogo
La divulgación científica no tiene por qué ser aburrida. La divulgación profesional,
tampoco. Este relato cumple con esa premisa. Con esa y con la de la
experiencia, seguramente el mayor valor que puede aportar su autor. Culpable
y confeso de ser un apasionado de lo que hace. Pasión que transmite en todo
momento y que no ciega su espíritu crítico ejerciente en todo momento, tanto
que es el socio ideal para cualquier debate.
Hace unos pocos meses Pedro Puig me envió un borrador que contenía un relato
que recogía una serie de situaciones típicas –quizás mejor tópicas en las que
muchos pueden sentirse identificados- alrededor de un almacén y sus responsables.
Mi condición periodística en el mundo de la logística y la amistad que -me
atrevo a pregonar- nos profesamos me hacía representar en ese momento papel
de crítico por un lado y amigo por otro. Como lo primero debería verter mi opinión
sobre las bondades literarias del relato; como lo segundo tendría que decir
abiertamente a su autor si aquello merecía una divulgación, una transmisión a
terceros o, por el contrario, debería dormir en un cajón o en el disco duro de un
ordenador como mero ejercicio de aficionado.
No me costó decidir apenas consumía unas cuantas páginas, con creciente avidez.
Una decisión que además estaba exenta de toda sorpresa, pues entre los
valores del director general de Leuter se suma el de columnista de revistas profesionales.
Esta especie de “entremés” logístico que llegó a mi dirección de coreo electrónico
tenía todos los elementos de un buen relato. Despertaba interés, tenía el
ritmo necesario, estaba más que correctamente elaborado, incluía descripciones
y diálogos, pero sobre todo hacía reconocible el escenario e invitaba a pensar. El
ejercicio era por tanto notable y en sus manos está ahora el resultado
.
Tras más de una década dedicado a la comunicación profesional en el mundo de
la logística en España, puedo asegurar que cualquier consumidor de productos
o servicios, cualquier contratante de ellos o cualquier consultor especializado en

dar solución a los problemas de otros profesionales, se acerca a la comprensión
del nudo gordiano que haya que deshacer –y por lo tanto a la búsqueda de una
solución- cuando identifica, escucha, observa o lee un problema similar, aunque
sea lejanamente, al suyo. Un viejo aforismo dice: las palabras pueden convencer;
el ejemplo arrastra.
Pedro Puig ha conseguido de una forma muy amena crear un pequeño universo
cotidiano y reconocible, de problemas reales y soluciones posibles. Un escenario
concreto pero a la vez suficientemente abierto como para ser extrapolable a
otros. Desciende a la realidad, inventa un conflicto, le aporta solución y hasta
moraleja. Y además lo ha hecho de una forma divertida. ¿Quién da más?
Ricardo J. Hernández
Revista STOCK

Capítulo I, la llegada
Hoy va a ser mi primer día en el almacén. El proceso de selección ya queda
atrás. La sensación de triunfo por haber sido elegido ya ha pasado y se ha
sustituido por mi confianza en que voy a hacerlo bien, que demostraré que
valgo más de lo que se piensan. Estoy seguro de que podré hacerlo mejor que
mi antecesor.
Es fácil. Conseguiré ganarme a la gente del almacén y me ayudarán a obtener
lo que me han pedido: que nadie se queje. Se pueden hacer muchas cosas,
todavía soy joven y tengo la energía suficiente como para meter las horas que
haga falta.
Cuando, durante la selección, me explicaban la situación del almacén y cómo
funcionaba realmente, pensé que me estaban ocultando algunas cosas. Seguro
que se trataba de pequeños engaños sin importancia que descubriré y
corregiré en los primeros días.
- Juan, el director general no puede venir a presentarte, ha tenido que salir
a una reunión, yo te llevaré al almacén y te presentaré a la gente, me dijo
Antonio, el director financiero, que vino a buscarme a recepción. ¿Quieres
un café antes de que vayamos al almacén?
- Claro, tomemos un café y hablamos.
Solamente había visto a Antonio una vez antes, al final del proceso, cuando
tuve que negociar el sueldo exacto que había hablado con el director general.
Entonces pensé que era un tío sieso, pero menos que el de mi empresa anterior.
Los directores financieros deben de ser así, supongo.
Yo estaba impaciente por ir al almacén, aunque después de los últimos meses
de no trabajar, un rato más de espera no iba a importar.
Pedro Puig Montserrat

- ¿Dónde vives Juan? ¿Te ha costado mucho llegar?
- Si, pero no me importa, he tardado casi una hora pero es que había
un accidente en la avenida Botafogo. Seguro que con los días encontraré
atajos y mejores formas para venir.
- ¿Azúcar?
- Por favor.
La máquina de café está en el comedor, en el edificio de oficinas, no
en el almacén, no se ve a nadie que trabaje allí. Supongo que a esta
hora ya llevan trabajando un buen rato y todavía no es la hora del
bocadillo.
- Tienes una enorme tarea, Juan; si no fuera por el almacén estoy seguro
de que con las cosas que estamos haciendo para reducir costes
podríamos ganar mucho más. Los clientes se quejan del servicio que
estamos dando, tardamos demasiado en entregar la mercancía.
- ¡Seguro que toda la culpa no será del almacén!
- Bueno, estás aquí para arreglarlo ¿no? El anterior jefe de almacén
no nos servía. Tenemos a gente muy buena pero él no era capaz de
hacerlos trabajar lo suficiente y, claro, después Roberto, el director
comercial pierde sus ventas y siempre dice que podría vender mucho
más si tratáramos a los clientes igual que lo hace él.
- Veremos qué puedo hacer. Creo que algunas cosas se van a ver pronto.
En el almacén metes un poquito de caña y se nota enseguida.
- Está bien. Sinceramente sé muy poco de lo que pasa allí. Me limito a
pagar las facturas de todo lo que se compra y cada día hay más. Mira
que se lo digo a Eduardo, pero cada día hay más mercancía porque
me dicen que no servimos bien y después echan al jefe de almacén y
contratan a uno nuevo ¿Estás casado no?
- Si, hace ya tres años.
- ¿Hijos?
- Todavía no,
- ¿A qué esperas, a ver si se te va a pasar el café? Venga, vamos al almacén
y te presento a Isidro que está haciendo su trabajo y el tuyo
mientras llega un nuevo jefe. Yo tengo bastante tajo hoy.
10 El Jefe de Almacén

El almacén es un edificio de unos 9.000 metros cuadrados, un edificio que
se hace impresionante porque es bastante alto. En el lado de la entrada hay
5 puertas de carga y descarga para camiones. La puerta de entrada está en
el medio de la pared con unos escalones. Mientras vamos hacia allá hay tres
trailers en tres puertas y en el parking, a la derecha, hay otros seis esperando.
- ¡Hola Rosa!, ¿puedes avisar a Isidro?, le dijo Antonio a la chica que estaba
detrás de la ventanilla.
Rosa me miró de arriba abajo, noté que me estaba esperando, antes de contestar
afirmativamente y acercarse al micrófono para que se oyera: Isidro, al
puesto de control; Isidro, al puesto de control, por favor.
Isidro parecía un tipo animado y se presentó enseguida en el puesto de control.
Era mayor, de unos 40 años, vestía un mono azul, llevaba unos papeles
en la mano. Ya lo había visto semanas atrás cuando Eduardo me enseñó
personalmente el almacén, me dijo que era un tipo muy espabilado y responsable.
Me lo presentó entonces:
- Juan, aquí tienes a Isidro. La verdad es que no se qué haríamos sin él. Desde
que se fue el anterior jefe de almacén lo está manejando él solo, e incluso
parece que todo va mejor.
- Isidro, este es Juan, la persona de la que te hablé, dijo Eduardo, es muy
posible que nos pongamos de acuerdo para que lleve el almacén. Vamos a
ver si le enseñamos esto y lo bien que hacemos las cosas aquí para que se
venga.
- Hola Isidro, encantado de conocerte.
- Hola Juan. Eduardo me ha dicho que trabajas en un almacén más grande
que este.
- Si, llevo trabajando siete años en un almacén. Es más grande, y soy el responsable
de expediciones.
- Bueno pues seguro que aquí hacemos lo mismo, la verdad es que esto es
sota, caballo y rey.
- ¿Quieres que vaya con vosotros o se lo enseñas tú?, dijo Isidro.
11 Pedro Puig Montserrat

- Deja, deja, dijo Eduardo, que tú estás liado y tendrás trabajo. Si llegamos
a un acuerdo ya tendrás tiempo de explicarle todo y enseñárselo en
detalle.
- Vale.
- Vale. Gracias Isidro.
- Gracias Isidro.
Ahora, Isidro me estaba esperando. Se extrañó de que no viniera Eduardo
y que me acompañara Antonio.
- ¿No está Eduardo, Antonio?
- No, ha tenido que salir, pero me ha dicho que tú te encargarías de enseñarle
su oficina y el almacén.
- ¡Seguro!, Eduardo está demasiado liado siempre. A ver cuándo nos hace
más caso.
- No te quejes, que ha contratado a Juan y, por lo que me ha contado, es
un figura y vais a poner esto como los chorros del oro.
- ¡Seguro!, dije yo intuyendo que tocaba decir algo.
- Vale, pues vamos a empezar ya, acabó Isidro.
- Trátale bien Isidro, lo dejo contigo para que puedas empezar a trabajar
lo antes posible, ¿vale?
- Venga, yo me ocupo.
- Bueno Juan, bienvenido y te dejo en las mejores manos. Isidro está haciendo
un buen trabajo aquí, y seguro que te explicará todo lo necesario,
te enseñara tu despacho y todo lo demás.
- Gracias.
- Que sepas que puedes venir a mi despacho cuando quieras.
- Gracias.
- ¡Hasta luego Isidro, Rosa!
Rosa había estado presente en la conversación de pie a la entrada del
puesto de control y despidió también a Antonio.
- ¡Venga!, te enseño. ¿Quieres ver tu cuchitril?
12 El Jefe de Almacén

A la derecha del puesto de control había un despacho con dos paredes de
cristal desde la cintura para arriba. Una mesa, un archivador y tres sillas era
todo el mobiliario, junto con una papelera vacía. Un reloj redondo parado
a las 8:35 estaba en la pared detrás de la mesa, al lado de un calendario del
año pasado.
Las paredes tenían una mano de pintura de hacía bastantes años y la imagen
que daba era la de no haber sido usado en bastante tiempo.
- Aquí tienes tu lugar de descanso, tu antecesor no lo usaba mucho, dijo
Isidro.
Rosa, que nos acompañaba, tenía una mirada de aceptación de las cosas, que
parecía parte del despacho que me estaban enseñando. Rosa se consideraba
una persona leal a la empresa; ni en sueños se planteaba la posibilidad de
buscar otro trabajo, aunque cada día tenía que convencerse a sí misma de levantarse
e ir a trabajar. Cualquier cosa que sonara a novedad o a desconocido
la asustaba.
- En mi anterior almacén no tenía despacho.
En mi anterior trabajo tenía una mesa en el puesto de control, junto con
todos lo demás. No era íntimo pero no hacía ninguna falta, todos estaban a
mano para tratar cualquier cosa y todos los papeles estaban a mano.
- Si quieres organizo una reunión y te presento a todo el personal del turno
de mañana.
- ¿A qué hora tenéis el bocadillo?
- A las once
- ¿Y os lo tomáis aquí?
- Si, a la hora de comer nos vamos al otro edificio, pero el bocadillo se lo
toma la gente al lado de la máquina de refrescos, tenemos un cuartucho
allá.
- Bueno pues organízalo a las once, yo voy allá.
13 Pedro Puig Montserrat

- Como quieras
- ¿Necesitas que te traiga algo?, preguntó Rosa.
- Si, necesito tres cuadernos, bolígrafos de diferentes colores, una regla, un
ordenador aquí,...
- Bueno, bueno, ¿te dijeron que te iban a dar un ordenador?, ¿aquí? Eso lo
tendré que hablar con dirección. La papelería te la pido, pero va a tardar un
par de días. Si quieres aquí tenemos papel y yo tengo muchos bolígrafos.
Isidro se había quedado mirando y creí advertir en su mirada algo así como,
“...uno más, este no dura ni un padre nuestro”. Lo de Isidro era currar. Llevaba
desde que tenía 18 años trabajando en el almacén y había visto pasar a
muchos jefes durante estos años; cuando dejó de preparar y pasó a manejar
una carretilla, cuando empezó a validar los pedidos que entraban.
Desde hacía varios años había conseguido la confianza de Eduardo, un jefe
de almacén iba y venía pero él seguía allí. Pensaba que llevar el almacén era
cuestión de trabajar y de que no le faltara ni le sobrara una caja.
Gracias a su antigüedad tenía el respeto de todos los que trabajaban en el
almacén, viejos y nuevos, y cuando alguien se le desmandaba le resultaba fácil
asignarle los peores trabajos hasta que se iba o entraba en vereda.
- ¿Puedo seguir con las descargas? Hay una recepción de artículos que seguro
que tendremos que servir hoy y tengo que comprobarla.
- Si, si, vete, yo me quedo aquí, a preparar lo de las once, luego doy un paseo.
- Estás en tu casa ¡jefe!
- Gracias.
Me senté en el sillón al otro lado de la mesa. A través de las dos paredes de
cristal veía las estanterías del almacén, bastante llenas de mercancía y vi pasar
a una carretilla y a varios preparadores.
En un momento entró Rosa con una libreta de espiral y dos bolígrafos.
14 El Jefe de Almacén

- Esto es todo lo que te puedo conseguir rápidamente. Me han dicho los
de informática que no sabían nada, que nadie les ha dicho que tenían que
comprar un PC y que preguntarán.
- Gracias, es suficiente para empezar.
- ¿Tienes un plan? ¿Por dónde vas a empezar?
- Bueno, poco a poco Rosa, no me gustaría cambiarlo todo y que la gente
se asustara. Antes tengo que saber cómo trabajáis aquí.
- Si necesitas cualquier cosa dímelo, ¿vale? Estamos necesitando ayuda en
el almacén.
- Gracias Rosa. Seguro que entre todos haremos un buen trabajo para que
hablen bien de nosotros.
15 Pedro Puig Montserrat

Rosa se fue.
Ahora ya estaba solo. ¿Tenía un plan? Pues claro que tenía un plan. Se trataba
de hacer lo menos posible para que no se molestara la gente del almacén.
Aunque no hiciera nada, estaba seguro de que el almacén no se pararía. Y
si cometía el error de pedirle a alguien del almacén algo que no le gustara,
estaba seguro de que lo pararían en dos días.
Era seguro: hacer poco, mirar, averiguar lo que se esperaba de nosotros, conocer
los recursos que teníamos, analizar cómo trabajamos y luego tomar
decisiones, ya habría tiempo para eso.
Abrí la libreta y anoté en la primera página la fecha, página 1 y el título: Plan
de trabajo inicial.
A continuación, analizar qué se espera del almacén, conocer los recursos
disponibles, analizar la forma de trabajo. No hacer cambios.
No hacer cambios, analizar qué se espera del almacén, conocer
los recursos disponibles, analizar la forma de trabajo.
Puse la frase en un recuadro, abrí el cajón del archivador y dejé la libreta junto
con los dos bolígrafos. El cajón tenía llave, la llave estaba dentro del cajón.
Comprobé que se trataba de lo que parecía, abrí y cerré el cajón con la llave
antes de meterla en mi llavero con todas mis llaves parsimoniosamente.
Las 10, tenía tiempo de sobra, me levanté y me fui a dar una vuelta por el
almacén.
La gente me saludaba con la cabeza pero nadie hacía nada más, todos seguían
trabajando. Estaba seguro de que todos sabían quien era yo y qué hacía
allí. Mi sensación fue que era un día un poco especial, no había gente parada,
esperando nada, ni voces, parecía que no era necesario que nadie le dijera a
nadie lo que había que hacer.
Empecé a ver que la gente se retiraba y me di cuenta que eran casi las once,
16 El Jefe de Almacén

me dirigí al cuarto que está a la derecha de la pared principal del almacén.
Cuando llegué, estaba entrando Isidro, que hablaba con un operario con
unos papeles en la mano.
Dentro, la gente estaba haciendo cola con la máquina o ya sentados abriendo
paquetes con enormes flautas. Ni una mujer en la sala, bullicio.
- A ver, ¿estamos todos?, preguntó Isidro en voz alta haciendo bajar el nivel
de bullicio.
- Contó a la gente señalando, y dijo, - Me faltan dos, Ángel, ¿alguien sabe
dónde está Ángel?, y... quién más, ah sí, falta José Carlos que está malo.
Ahí entraba alguien por la puerta apresurado. Voces diversas, ¿qué pasa?
¿Al lavabo otra vez? Y voces de meón resonaron en la sala, mientras Ángel
entraba y se ponía a hacer cola como los demás.
- ¡A ver! ¡Atención!,... Os tengo que presentar a alguien, el nuevo jefe de
almacén. El bullicio bajó, hasta que Isidro ya pudo hablar en voz normal.
- Atención,... bueno, la empresa ha contratado a un nuevo jefe de almacén
que seguro que nos va a enseñar de una vez por todas cómo se hacen las
cosas para que no nos echen siempre la bronca. Risas. Se llama Juan, ha
trabajado en el almacén de Pérez durante mucho tiempo. Silencio. Ahora
quiere deciros algunas cosas. Sepulcral.
Hace tiempo que había pensado en este discurso y tenía claras algunas cosas.
Era mucho mejor que me tomaran por un pardillo inicialmente porque mi
autoridad, si la conseguía, iba ser mucho más fuerte. También sabía por experiencia
que la gente rinde más cuando sabe lo que se espera de ella y que
tenía que anular el rechazo previo que ya tenía fomentado por cómo se había
vendido desde dirección mi entrada y por la actitud de Isidro.
Mi arenga, pues, habló de fútbol, pregunté por el equipo de la gente que
estaba dividido a partes iguales entre los dos equipos de la ciudad. Luego
hablé de lo que significa ser un equipo, de lo importante que es el capitán en
17 Pedro Puig Montserrat

el campo, mirando a Isidro, y de que quería aprender cómo hacía las cosas
el almacén. Había oído de todo, que algunos transportistas hablaban bien,
que el director general estaba seguro de que podíamos hacerlo mucho mejor,
más risas.
En resumen, que confiaba en ellos para hacer el trabajo, que no me asustaba
trabajar mucho y que si me necesitaban, ya sabían donde encontrarme.
Al volver a mi despacho estaba bastante satisfecho. Hablé con Isidro y le
pedí su opinión. Parecía satisfecho, aunque tampoco fue muy generoso con
mi intervención. Le pregunté porqué Rosa no había estado en la reunión. No
entendió la pregunta pero se apresuró a contestar que era necesario que alguien
estuviera al teléfono y pendiente de la llegada de algún transportista.
18 El Jefe de Almacén

Capítulo II, la crisis
Eran las seis de la mañana cuando abría la puerta de mi despacho. El día anterior
estaba en el almacén a las once de la noche. Hoy se anunciaba peor que
ayer, porque era jueves y llevábamos atraso desde el martes. No conseguíamos
servir los pedidos y ayer me había llamado Eduardo para preguntarme qué
pasaba.
Tenía llamadas de dos de sus clientes más importantes que le acusaban de no
cumplir sus compromisos, y estaba bastante enfadado.
Ya llevaba ocho meses en el nuevo trabajo. Ayer por la noche, en casa, las cosas
no iban mejor, mi mujer estaba enfadada y con razón, las últimas semanas
habían sido realmente malas, todos los sábados en el almacén, y de seis a diez
todos los días. La situación en casa era bastante inaguantable.
Desde el primer momento me di cuenta de que el almacén trabajaba a destajo
sin pensar demasiado cómo debía hacerlo. La gente entendió mi mensaje
inicial y trabajamos como un equipo. De hecho hasta recibí una felicitación
de Eduardo después del primer mes, que compartí en otro desayuno con la
gente.
En cuanto se incrementó nuestra carga de trabajo las cosas empezaron a no
funcionar como siempre. En mi libreta había páginas y páginas de llamadas
de clientes con los que intentaba hacer las paces para que la sangre no llegara
al río.
Isidro mandaba en el campo y yo en los despachos intentando minimizar las
consecuencias de nuestra falta de eficacia.
Ayer por la noche conseguimos preparar todos los pedidos importantes de
Eduardo, excepto uno que se acabaría esta mañana. Los de ayer estaban saliendo
ahora y ya tenía apalabrado el camión que se llevaría el último por la tarde.
1 Pedro Puig Montserrat

Los pedidos de este cliente siempre nos daban problemas. Tenía algunas
tiendas muy pequeñas, con pedidos muy pequeños y otras bastante más
grandes. Cuando recibíamos sus pedidos teníamos un trabajo enorme para
clasificarlos y prepararlos más o menos a tiempo.
Sabía de sobra que el esfuerzo del equipo había sido enorme, pero que la
situación empeoraba por momentos, los pedidos normales se estaban retrasando
también, y los esfuerzos adicionales que le había pedido a mi equipo
no podían prolongarse eternamente.
Entré en el despacho de Eduardo con una actitud humilde. Cuando disparó
le conté la situación de sus pedidos y su cara se relajó un poco. Le faltó
tiempo para levantar el teléfono y contactar con sus amigos para decirles
que ya todo estaba arreglado, que habíamos tenido un problema de bajas de
personal imposibles de planificar y que esto no se repetiría, que debían seguir
comprándonos.
Cuando acabó me lanzó su ultimátum. Él no volvería a engañar a sus amigos
ni pondría en peligro su empresa solamente porque después del esfuerzo que
le costaba vender un producto no fuéramos capaces de servirlo.
20 El Jefe de Almacén

Por qué Cutrillas, la mercancía que iba a salir por la noche, siempre recibía
sus pedidos en el último momento, siempre en el límite originando sus quejas
y desconfianza.
Me preguntó cual era la razón de fondo, si necesitábamos más almacén, más
gente, más carretillas. Que si solo era una cuestión de conocimientos del jefe
de almacén. Que si volvería a pasar. Que si sobraba alguien,...
Yo no tenía respuestas. Me limité a defender a mi gente y a asumir la responsabilidad,
esperando que mi gente me devolviera el favor con más dedicación.
Quería un plan, un plan con fechas y en el que si yo lo consideraba necesario
debía proponer incluso la construcción de un nuevo almacén. Tenía un mes
para presentarle el plan y, por supuesto, impedir que esta situación se repitiera
hasta entonces.
Ni siquiera presentando un buen plan pensaba yo que tendría muchas opciones
de seguir en la empresa.
Al ver mi cara Isidro y Rosa que me estaban esperando me preguntaban con
la mirada si me habían despedido. A pesar de los pocos meses de trabajo se
había establecido una relación de confianza entre los tres, casi de complicidad.
Habían sido capaces de compartir conmigo su problema de todos los
días, y nuestras desgracias en forma de trabajar mucho o de muchas broncas
eran también compartidas.
Les dije que no, que seguíamos en la arena y que necesitaba un buen rato
para pensar, que ellos se ocuparan de todo durante la mañana.
Mientras volvía a mi despacho pensaba en cómo normalizar la situación y
en cómo ningún plan nos ayudaría a hacerlo. En mi despacho abrí la libreta
por la primera página y me acordé de la primera pregunta de Rosa, ¿Tienes
un plan?
21 Pedro Puig Montserrat

5 de Julio de 2005, Página 1 Plan de trabajo inicial.
Hacer poco, mirar, averiguar lo que se espera de nosotros,
conocer los recursos que tenemos, analizar como trabajamos
y luego tomar decisiones, ya habrá tiempo para eso.
22 El Jefe de Almacén

Capítulo III, el plan
Lo primero que tenía que hacer era conseguir tiempo para pensar. Era evidente
que si seguía haciendo mi trabajo de la misma forma solamente conseguiría
que me despidieran. Además, me habían dado un nuevo trabajo, debía
hacer un plan.
Para conseguir tiempo tenía que conseguir que se normalizara la situación
de los pedidos normales. Llamé a Isidro.
- Isidro, quiero que hables con la gente y le pidas que doble turnos la semana
que viene y este fin de semana.
23 Pedro Puig Montserrat

- Estás loco Juan, no van a querer, llevan trabajando así desde hace tres semanas
y están cansados.
- Isidro, necesitamos cambiar nuestra forma de trabajar para conseguir cambiar
las cosas, y para hacerlo necesito tiempo. ¿Crees que se lo debo de pedir
yo?
- No se trata de eso, se lo puedo decir yo. Lo que pasa es que el otro día le oí
a Ángel comentar que en un almacén de aquí al lado hay puestos de carretillero,
que seguro que no trabajan tanto como aquí.
- Pero aquí lo pagamos, ¿no?
- Tampoco se trata de pagárselo, se irán si no pueden descansar.
- Venga, Isidro, voy a empezar a trabajar de verdad para organizar esto, solamente
te pido que resuelvas esta semana y la que viene igual que lo hacías
sin estar yo.
- Vale. Pero que sepas que se nos irá la gente y mi parienta ya se está poniendo
de los nervios. Sabes que puedo callarla diciéndole lo de mis vacaciones
del año que viene, pero se está poniendo pesada.
- Dile a la gente que he empeñado mi palabra en que dentro de un mes sabremos
exactamente lo que vamos a hacer, que se trata solo de este mes y
que después si les he engañado que se vayan con toda la razón del mundo.
Cuando Isidro se fue volví a mirar la primera página de la libreta:
...averiguar lo que se espera de nosotros, conocer los recursos que tenemos...
¿Qué se espera de nosotros? Obviamente Eduardo debe de estar contento,
¿qué significa esto? Pues que sirvamos todos los pedidos que nos pasen lo
antes posible. ¿Suficiente?
Dos meses y medio después de mi llegada había aparecido una persona del
departamento de informática y me había colocado un ordenador sobre la
mesa, y me había explicado cómo funcionaba.
Cuando un transportista dejaba la mercancía en los muelles se verificaba y
Rosa escribía en el albarán las cantidades recibidas y al final del día introducía
en un ordenador las cantidades que se habían recibido.
24 El Jefe de Almacén

Igualmente se hacía con los pedidos preparados. El sistema descontaba
las existencias de los pedidos, por lo que Rosa tenía que hacer, además, los
ajustes de inventario necesarios por no poderlos servir completos. Aunque
aquello no era muy seguro ni muy exacto, valía para tener cierta sensación
de control.
Llamé a Rosa.
- ¿Cuántos pedidos servimos al día? ¿De qué tamaño? Mejor, ¿podemos
saber los pedidos que servimos todos los días?
Como si le hubiera hecho una pregunta impertinente Rosa me miró y me
contestó.
- Pues claro, o ¿para qué crees que sirve mi trabajo?
- No te enfades Rosa, ahora tu trabajo solamente sirve para que desde arriba
facturen lo que servimos. ¿Podríamos saber lo que servimos cada día?
- Se acercó a la pantalla del ordenador, tecleó una fecha presionó una tecla y
en la pantalla apareció una lista de pedidos servidos en el día.
- ¿Cuántos pedidos?
25 Pedro Puig Montserrat

Le dio al botón de pasar página dos veces y contó 48 envíos ayer
- ¿Y podemos saber cuántas cajas?
- Ni idea, creo que se pueden saber cuántas líneas tiene cada pedido, y la
cantidad de artículos que se sirve, pero no sé cómo se hace.
- Si supiéramos cuántas unidades tiene una caja de un artículo podríamos
dividir la cantidad de las líneas y así tendríamos las cajas servidas. Pregúntale
a los de informática si nos pueden dar un listado con las unidades
que tiene una caja de cada artículo y cuánta cantidad se sirve por artículo
diariamente.
- No los llames, vete a verlos y diles que Eduardo está muy enfadado, que
necesitamos saberlo cuanto antes.
Al cabo de media hora teníamos clara la información que necesitábamos:
vamos a poner aquí los días en las columnas y en las filas lo que quieres ver
1/6/06 2/6/05 3/6/05
Envíos
Cajas
Días (pedido-servido)
Dos días después, con lo pesada que se podía poner Rosa, en informática
nos regalaron dos gráficos que Rosa me trajo con cara de satisfacción y cierta
inseguridad:
- ¿Qué día es ese del pico?
26 El Jefe de Almacén

- Atiza, si es cuando empezamos a tener problemas, desde entonces ya no
hemos vuelto a trabajar tranquilos en el almacén.
- Está claro que esta curva es creciente pero que tiene unos picos que no
podemos servir sin incorporar más recursos. ¿Qué se espera de nosotros?
¿Que atendamos igual los picos que los valles? Si esa es la sugerencia,
entonces no podemos hacer absolutamente nada con los recursos que tenemos.
- Con esta situación solamente hay dos opciones: o el departamento comercial
quita los picos de esta curva o nosotros ponemos más recursos cuando
se produzca. Somos buenos haciendo esto último, de hecho lo llevamos
haciendo bastante tiempo. Si nos hubieran avisado hubiéramos podido
montar otro turno de trabajo.
El gráfico de entradas era muy parecido al de salidas y las conclusiones eran
parecidas. Llamaba la atención que las entradas, en lugar de ser uniformes
en el tiempo sufrían algunos picos inexplicables.
27 Pedro Puig Montserrat

Almacén. Informe preliminar
En el gráfico se pueden diferenciar tres tipos de situaciones, la verde
en la que los recursos para mover la mercancía en el almacén son
suficientes y la diferencia entre la fecha en la que el almacén recibe
el pedido y la fecha de servicio es de un día, naranja en la que la
media es de dos y rojo en los que la media es de más de tres.
Acciones propuestas:
1) Cuando el departamento comercial planee una venta superior a
las 15.000 cajas de envío por día lo comunique con la antelación
suficiente para que permita establecer un nuevo turno de preparación.
2) El departamento comercial no puede realizar ventas que superen
las 5.000 cajas por día con un plazo de entrega de un día. En
estos casos es necesario avisar al cliente y establecer los compromisos
de calidad posibles solamente.
3) Aún cuando es difícil planificar las ventas, sí es fácil planificar las
entradas de mercancía.
28 El Jefe de Almacén

Cuando le pedí a Eduardo cita para el martes me preguntó si ya tenía el plan
y si ya había resuelto todos los problemas, a lo que le respondí que solamente
había hecho un análisis y que tenia dudas acerca de lo que él esperaba del
almacén.
El lunes por la noche le deje el informe impreso a su secretaria para que lo
mirara. Era solamente una página, por lo que entendía que no tendría mayor
problema en mirarlo antes de la reunión.
Al entrar me comentó que le parecía que había hecho mis deberes.
Yo solamente quería conocer el enunciado del problema: lo que él esperaba
del almacén.
- No puedo responder a muchas preguntas que me hago con la informática
que tenemos, necesito una herramienta.
- ¿Qué quieres saber?, los de informática me han dicho que están trabajando
para ti.
- Ahora soy capaz de decirle que no podemos sacar más de 12.000 cajas con
los turnos habituales, pero me gustaría poder decirle que con un turno más
podríamos llegar a 15.000 cajas al día.
- No sé si me voy a encontrar que no tengo suficientes carretillas, por ejemplo,
o si no tengo muelle suficiente. Los límites que le he dado son según
estamos trabajando hoy, que está condicionado a los recursos que tenemos
disponibles.
- No soy capaz de decirle que añadiendo una carretilla más podríamos servir
las 15.000 cajas sin necesidad de añadir un tercer turno, por ejemplo, lo que
repercutiría enormemente en los costes.
- Tampoco soy capaz de decirle si el problema es el número de preparadores,
y que, poniendo más gente, se acabarán los problemas.
- Si hacemos lo que dice el informe que le he hecho creo que deberíamos
de tener una cierta tranquilidad en los próximos meses si consigue que los
comerciales avisen a sus clientes y nos avisen a nosotros de lo que compran
y venden con antelación. Necesito trabajar con ellos.
- Me gustaría pedirle que me dejara investigar en el mercado herramientas
para averiguar los cuellos de botella y alejar sus límites de distribución.
2 Pedro Puig Montserrat

30 El Jefe de Almacén

Capítulo IV, la herramienta
...analizar cómo trabajamos...
Existen sistemas de gestión de almacenes y la búsqueda por Internet me
llevó a la asistencia a una presentación a la semana siguiente.
La presentación fue como oír exactamente lo que necesitábamos, aunque la
corbata y las formas de quien daba la presentación parecían encontrarse a
dos mundos de distancia del almacén.
31 Pedro Puig Montserrat

Al cabo de un rato, sin embargo, parecía que él conocía todos mis problemas,
hasta los familiares. Su descripción de la situación de mi almacén, lo que le
había preguntado a Eduardo, lo que él me dijo, coincidían al 100%.
Acabé comprando su análisis, y me convenció de que casi todos mis problemas
se podían resolver si ponía en marcha un sistema de gestión de almacén.
No me podía costar el esfuerzo de Rosa con informática obtener los informes
que sacábamos difícilmente cada viernes. Debíamos tenerlos porque
sí, y fiables. No podíamos seguir ajustando manualmente los stocks de los
pedidos incompletos.
Pero había mucho más que se podía saber: si el almacén estaba 90% ó 99%
ocupado, o cuántos huecos de picking teníamos no asignados, o cuánto tardaba
cada operario en hacer sus tareas,… empecé a soñar y a pensar qué
cosas podría hacer si tenía un sistema de gestión de almacén.
Aunque le dije al presentador de la corbata que estaba mirando más opciones
para negociar el precio, y asegurar su ayuda en el arranque del sistema,
me convenció del todo. Mi problema era cómo hacer que Eduardo autorizara
la inversión.
Después de pedirle más diálogo con los comerciales, Eduardo organizó
varias reuniones con Roberto, el director comercial. Ahora la mercancía
entraba en el almacén de forma mucho más ordenada, desaparecieron los
picos, y yo podía dedicar muchos más recursos que antes a resolver el rompecabezas
de buscar la mercancía y bajarla, para que los preparadores no
perdieran tiempo.
A pesar de esto, el almacén funcionaba gracias a Isidro y a la buena voluntad
de la gente que dedicaba horas y más horas para sacar pedidos.
- ¿Qué hay de mi parienta jefe?, solía decirme de vez en cuando Isidro.
- Vamos, solo falta un poco más, tío, ¿ya has dejado de confiar en mi?,
contestaba yo.
32 El Jefe de Almacén

Era necesario, además de tener tranquilo a Eduardo, mejorar la calidad de
vida en el almacén.
El presupuesto del sistema no era bajo, pero haciendo bien los números,
íbamos a recuperar el coste del proyecto en menos de dos años. Conseguí
convencer a Eduardo. Mi intuición de cómo estábamos trabajando me decía
que mucho antes.
El tiempo que tardábamos en hacer un inventario, y encima siempre nos
faltaba mercancía. Lo que tardábamos en encontrar mercancía para preparar
pedidos.
El sistema consistía en la aplicación de algunos principios básicos:
- Cada pallet estaba etiquetado con un código de barras.
- Cada ubicación tenía también un código de barras.
- Todos los operarios que movían mercancía llevaban un terminal de radio
frecuencia a través del cual recibían las órdenes, aquello que tenían que
hacer a continuación.
El sistema sabía dónde estaba la mercancía y también en donde estaba el
operario la última vez que disparó a una ubicación, en tiempo real, gracias a
los terminales conectados con el sistema.
De esta forma podía actuar como un “gran hermano” y asignar tareas a cada
operario.
Tres meses después, la puesta en marcha del sistema de gestión de almacén
no fue fácil. Ahora era el ordenador el que le decía a la gente lo que tenía
que hacer.
Sorprendentemente la gente no mostró rechazo ninguno. Al contrario, el
terminal de radio a través del cual recibían instrucciones se convirtió en la
demostración de que su trabajo era importante: alguien les daba una herramienta
que además valía un montón de dinero.
33 Pedro Puig Montserrat

Por mi parte y con la inestimable ayuda de la excitada Rosa hice mucho
trabajo con la sensación de que ya lo tenía que haber hecho mucho antes;
¿Dónde estaba el picking de cada artículo?; ¿por qué unos más cerca de los
muelles que otros?
- Verás lo mal que tienes los datos, me decía Clara, la consultora que se
encargaba de dirigir el proyecto.
En el inventario que hicimos el fin de semana antes del arranque, descubrimos
mercancía perdida y, sobre todo, nos dimos cuenta que con nuestra
forma de trabajar solamente conseguíamos hundirnos cada día un poco más,
e incumplir la responsabilidad de los stocks que nos confiaban.
Clara parecía saber todo lo que pasaba en el almacén y había aportado ya
varias ideas que, por evidentes, eran las mejores. Se llevó de calle a Isidro.
- No podemos bajar el pallet que está más cerca del picking, sino el que está
más lejos, decía Clara.
- Pero si queremos ir más rápido será necesario ir deprisa en la reposición,
¿no? decía Isidro.
34 El Jefe de Almacén

- Pero entonces solo conseguirás ir más rápido con este pedido, ¿y los siguientes?
Si el almacén se va ordenando poco a poco todos se benefician,
no solo el siguiente.
No sé si al final le dio la razón o si estaba convencido pero Isidro cedió.
El sistema podía hacer que los carretilleros que entraban mercancía desde
los muelles no tuvieran que terminar una entrada antes de seguir con otra.
- Pero es que tenemos poco muelle. ¡Se colapsará! Isidro estaba desesperado.
- Verás, si lo hacemos así, los carretilleros irán más rápido y vaciarán mejor
los muelles. Además, cuando arranquemos podemos desactivarlo, si quieres,
pero espérate a verlo, decía Clara.
Yo intentaba dejar que Clara convenciera a Isidro sin intervenir directamente,
pero no estaba muy convencido de esto último. En cuanto vi el almacén
me di cuenta que las playas eran un problema, no había espacio suficiente.
Una cosa que enseguida le asaltó fue el pedido de Cutrillas. Era imposible
preparar todos los pedidos de ese cliente de la misma forma, algunos con
cuatro líneas y 10 cajas y otros con cientos de líneas. Era necesario que el
sistema separara los dos tipos de pedidos.
Mientras los grandes se podían preparar como cualquier otro, para los pequeños
era mucho más eficaz fusionarlos, ir a buscar al almacén la mercancía
con un solo viaje, y luego repartirlos en los muelles. No se de dónde iba a
sacar espacio en los muelles, pero ¡parecía tan segura! El sistema parecía que
podía configurarse así y, en función del número de líneas y de cajas era capaz
de generar la carga de trabajo adecuada para el almacén.
Clara estaba preocupada con la calidad de nuestros datos.
- Los datos tienen que tener una calidad mínima para poder arrancar. Tal y
como habéis estado gestionando el almacén, no podéis tenerlos bien. Hasta
que no comprobemos las presentaciones de los artículos, las asignaciones de
picking, no podemos arrancar.
35 Pedro Puig Montserrat

La semana del arranque fue la más agotadora de las que he vivido en el almacén,
menos mal que Roberto y yo conseguimos establecer una magnífica
relación personal, y nos explicábamos mutuamente los problemas que nos
planteaba Eduardo. Me ayudó todo lo que pudo, durante la primera semana
redujimos algo los pedidos y mucho las entradas.
Clara trajo otras dos personas de su equipo para ayudar en el arranque. Al
principio todo parecía ir sobre ruedas, el martes se estropeó, las dudas de la
gente, y los errores en los datos que teníamos ralentizó la operación para
realizar correcciones y atender a las consultas de la gente.
Lo bueno es que cada vez que un preparador pasaba por todos los problemas
que se le podían plantear, ya no necesitaba más ayuda. El equipo de Clara se
multiplicó ayudando a la gente.
El sábado siguiente fue el momento de echar el resto y acabar con todos los
pedidos pendientes de la semana. Hice venir a un carretillero extra para que
repusiera al máximo el picking, y así empezar la semana ahorrando muchas
reposiciones.
No me preocupó, estaba seguro, o necesitaba creerlo, que era la última vez
que se nos iban a quedar pedidos atrasados.
36 El Jefe de Almacén

Capítulo V, información
Tres meses después pudimos ver, con datos, que el carretillero que teníamos
para hacer reposiciones estaba sin hacer nada mucho tiempo, a pesar de
que los preparadores se quejaban, y que los dos que por la mañana hacían
las entradas a veces no daban abasto para limpiar los muelles, agravando
el principal problema del almacén: muelles pequeños, lo que no era muy
difícil de ver.
Configuramos el sistema para que los tres pudieran hacer reposiciones, y el
sistema les iba dando trabajo conforme terminaban cada movimiento. Los
resultados fueron casi inesperados por lo buenas que fueron las consecuencias.
Las playas estaban mucho más limpias y cabían muchos más pedidos preparados.
Pero lo mejor fue su efecto sobre los preparadores. Siempre se
encontraban la mercancía que les decía el sistema en el picking y ya no
esperaban, ni se iban a la caseta a ver a Isidro como antes: aumentó sensiblemente
la velocidad de preparación.
Meses después, convencí a Eduardo para que comprara dos baterías de repuesto
más para las máquinas, con la excusa de que podríamos recibir mercancía
por la tarde. Roberto no podía creerlo. Lo que no le conté a Eduardo
es que iba a desplazar la mitad de las descargas por la tarde para liberar lo
más posible espacio en la playa para los pedidos.
En el almacén había una zona de estanterías tipo drive-in. Una estructura
metálica con diez huecos y cuatro alturas en la que cabían 10 pallets de
fondo por cada una. Alguien, supongo que Eduardo, las había mandado
instalar tiempo atrás para recibir mercancía que se compraba por criterios
especulativos. Casi siempre estaba medio vacía, pero nadie se atrevía a decirlo.
37 Pedro Puig Montserrat

La parte de suelo se aprovechaba para hacer picking de algunos artículos que
tenían alta rotación o intervenían en muchos pedidos. El sistema decía que
los artículos que estaban allí eran los que más costaba preparar, así que hice
una prueba: saqué dos de los artículos y los puse en un hueco convencional
de picking cerca de las puertas.
No puse un solo hueco sino dos, para que el sistema generara una reposición
cada vez que se vaciaba uno de los huecos.
La velocidad de preparación de estos artículos mejoró sensiblemente (tenía
un sistema que registraba cada vez que un preparador disparaba sobre el
código de barras de la ubicación).
Así que decidí hacerlo con todos los artículos de la drive-in. El problema que
representó reajustar los huecos de picking no fue un problema tan grande
como el que suponía antes, ya que se podía hacer con un terminal de radio
frecuencia.
Y en el lugar en que estaban antes estos artículos quedó un espacio inestimable
para dejar pedidos preparados que hizo más grandes nuestras exiguas
playas de entrada y salida, sin tocar un solo muro.
Gracias al espacio que ganamos en los muelles de expedición, y la separación
de los pedidos pequeños de los grandes, el pedido de Cutrillas se preparaba
de forma óptima. Con pequeños ajustes en la configuración del sistema,
conseguimos coordinar el camión que se llevaba la mercancía, los pedidos
grandes y los pequeños, de forma que la fusión se repartiera inmediatamente
antes de tener el camión en el muelle.
Una de las consecuencias inconfesables que esto tuvo es que Cutrillas incrementó
sensiblemente los pedidos pequeños que nos enviaba, parece que
decidió que también sirviéramos mercancía a una franquicia de tiendas que
tenía. Roberto estaba inflado como un pavo, Eduardo pensaba que era mérito
de un viaje al que había invitado a su amigo, pero yo sabía perfectamente
que si sus pedidos no hubieran salido sin fallos, regularmente en los últimos
meses, eso no hubiera pasado.
38 El Jefe de Almacén

Mi contacto con Clara seguía existiendo. De vez en cuando hablábamos y
nos comentábamos las últimas novedades. El almacén cada día iba mejor,
pero yo aprovechaba para hacer preguntas difíciles, para que me diera pistas
de algunas cosas que podía o no debía hacer.
Quedamos que una vez al año nos iba a hacer una visita para ver si había
cosas que se pudieran mejorar, para discutir ideas que podían representar
mejoras en nuestra eficacia o en nuestra calidad de vida.
3 Pedro Puig Montserrat

40 El Jefe de Almacén

Capítulo V, mi almacén
He pintado mi despacho, el reloj ya no está parado y detrás de mí cuelga el
último informe que le he entregado a Eduardo y mi último informe interno.
Eduardo conoce exactamente cuáles son los límites de la calidad de servicio
que podemos ofrecer y el coste asociado a cada una.
Además, le proveo de herramientas muy importantes para medir la eficacia
de nuestro trabajo como la calidad de servicio, que le sirve para implantar
bonos para mi y mis empleados.
Todos los elementos de control de mi negocio están definidos y puedo hacer
un seguimiento e intervenir en caso necesario. En función de la carga de
trabajo y de otros muy pocos parámetros, he identificado los cuellos de botella
que se producen. Estos elementos de control me han permitido actuar
a voluntad sobre los costes en función de la carga de trabajo.
El ritmo previsible de trabajo me ha permitido abrir simultáneamente dos
proyectos de mejora continua a corto plazo. Cada vez que acabo con uno lo
sustituyo por uno nuevo. Esto me permite mantener la tensión en mi gente
e incrementar los límites de mi capacidad de distribución, a veces reducir los
costes y siempre mejorar la calidad de servicio.
Isidro tiene otra cara, es evidente que en su casa notan el cambio de su jornada
laboral. Con el Sistema de Gestión de Almacén que tenemos, Angel
puede hacer muchas cosas que antes solamente Isidro podía hacer, así que
cuando hay picos (no han desaparecido porque Roberto me explicó que era
imposible vender regularmente: las elecciones, Navidad, el verano,…), pueden
alternarse y mantener una mínima vida normal.
41 Pedro Puig Montserrat

En mi caso las cosas todavía están mejor. La paz que tengo en casa hace
que mi trabajo sea mucho más eficaz en el almacén. Ahora ni se me ocurre
mover mercancía ni decir que la cambien de sitio, a menos que los datos así
lo digan, y todo este tiempo lo paso en mi despacho analizando el porqué
hay que cambiar.
Todavía conservaba en el cajón la primera libreta que me dio Rosa cuando
empecé. Había averiguado qué se esperaba del almacén, y había puesto en
marcha un sistema que me daba toda la información necesaria para saber
qué hacían mis recursos. Después de esto sí que podía tomar decisiones de
verdad, que es para lo que me contrataron.
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