26Funciones_DEdeOrganizaciónyAdministrativa - Secretaría de ...

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MANUAL ADMINISTRATIVO
SECRETARÍA DE SEGURIDAD
PÚBLICA
DÍA MES AÑO
11 01 2010
Página:
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y
ADMINISTRATIVO
Objetivo
Planear y dirigir los procesos de reestructuración orgánica de las áreas que integran la
Secretaría, la elaboración y actualización de los manuales administrativos, específicos
de operación y documentos normativos de carácter técnico- administrativo; así como
proponer, diseñar y desarrollar sistemas administrativos informáticos que contribuyan al
desarrollo organizacional y modernización administrativa, atendiendo las necesidades
de la Oficialía Mayor.
DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y NORMATIVIDAD
Objetivo
Coordinar los procesos de modificación orgánica de las áreas que integran la
Secretaría, la elaboración y actualización del manual administrativo y documentos
normativos técnico-administrativo que apoyen al desarrollo organizacional de la
institución, observando el marco jurídico-administrativo vigente de actuación.
Funciones
I. Organizar los procesos de reestructuración orgánica de la Secretaría a través de
propuestas y opiniones técnico normativas de esquemas orgánico funcionales,
apegados a la normatividad en la materia.
II. Vigilar la elaboración de los Manuales Administrativos y Específicos de
Operación, así como de los documentos técnico- normativos de actuación de las
diversas áreas administrativas que conforman la Secretaría.
III. Vigilar que se realice el trámite de la gestión y registro de las propuestas de
reestructuración orgánica ante la Coordinación General de Modernización
Administrativa del Distrito Federal.
IV. Verificar que se efectúe a difusión de los manuales administrativos y específicos
de operación, así como de los documentos técnico-normativos ante los titulares
de las unidades administrativas, haciéndolos responsables de su divulgación al
personal bajo su cargo.
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V. Establecer mecanismos de comunicación y apoyo con las áreas de esta
Secretaría para el adecuado desarrollo de los procesos de reestructuración
orgánica e intercambio de opiniones técnico normativas.
SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICO-ADMINISTRATIVA
Objetivo
Elaborar y actualizar documentos normativos de carácter técnico administrativo como:
políticas, normas, lineamientos y guías, que brinden a las diversas áreas administrativas
de la Secretaría, una herramienta que regule sus actividades y por ende facilite su
funcionamiento.
Funciones
I. Elaborar y actualizar las políticas y normas requeridas por las áreas
administrativas a fin de contribuir al mejoramiento de sus actividades, a través de
lineamientos que delimiten responsabilidades dentro de su ámbito de
competencia.
II. Analizar los proyectos que remitan las áreas administrativas para proponer la
elaboración de los documentos normativos necesarios para el desarrollo sus
actividades.
III. Realizar estudios y análisis normativos que coadyuven a la implementación de
los proyectos de desarrollo organizacional.
IV. Realizar las acciones necesarias para gestionar el registro de los Manuales
Específicos de Operación ante la Coordinación General de Modernización
Administrativa del Distrito Federal y una vez registrados remitirlos al Secretario
Técnico de los Órganos Colegiados responsables de su aplicación y difusión.
V. Compilar los ordenamientos jurídicos que sean publicados en el Diario Oficial de
la Federación y en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, a efecto de mantener
actualizado el Marco Jurídico Administrativo de los manuales.
VI. Proporcionar asesoría a las áreas administrativas en la aplicación e interpretación
de la normatividad técnico-administrativa, a través de la formulación de opiniones
técnicas.
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VII. Proporcionar asesoría normativa a la Subdirección de Estudios de Mejoramiento
Administrativo para la integración de las cédulas del Manual de Trámites y
Servicios de la Secretaría.
VIII. Establecer mecanismos de coordinación con la Dirección General de Asuntos
Jurídicos, para el desarrollo de proyectos normativos y el intercambio de
opiniones técnicas.
SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Objetivo
Controlar y supervisar la formulación de proyectos de propuesta y opinión técnica en
materia de reestructuración, manuales administrativos de organización y procedimientos
y documentos técnico-administrativos, con el propósito de apoyar a las áreas de la
Secretaría en el seguimiento de sus procesos administrativos.
Funciones
I. Coordinar la realización de estudios y formulación de opiniones técnicas sobre
modificaciones a la estructura orgánica de las unidades administrativas de la
Secretaría.
II. Supervisar las actividades de asesoría a las áreas de la Secretaría, en la
definición de propuestas de esquemas orgánico-funcionales, en apego a
lineamientos superiores.
III. Coordinar las acciones necesarias para la gestión y registro de las propuestas de
reestructuración orgánica de la Secretaría.
IV. Evaluar las propuestas y proyectos de marco funcional, contenidos en el manual
administrativo de organización.
V. Supervisar se realice la difusión de los manuales administrativos de organización
y procedimientos de la Secretaría, ante los titulares de las unidades
administrativas, una vez que la autoridad competente otorgue su registro,
responsabilizando a dichos titulares para que los haga del conocimiento de su
personal bajo su cargo.
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VI. Verificar se desarrollen las acciones de adecuación de los métodos y
procedimientos administrativos de la Secretaría que se deriven de los procesos
de reestructuración orgánica.
VII. Supervisar que se formulen y actualicen los métodos y procedimientos de trabajo,
que soliciten las unidades administrativas de la Secretaría, así como dar
seguimiento a la gestión del registro de los mismos ante la Coordinación General
de Modernización Administrativa del Distrito Federal.
VIII. Participar como enlace con la Coordinación General de Modernización
Administrativa del Distrito Federal, en lo relacionado con la revisión, dictamen, y
registro de estructuras orgánicas, manuales administrativos.
IX. Promover y coordinar la actualización del Manual Administrativo de la Secretaría,
supervisando la integración de los procedimientos prioritarios.
X. Coordinar se proporcione a las Unidades Administrativas de la Secretaría, los
servicios de orientación, asesoría y apoyo requeridos para la elaboración e
integración del Manual Administrativo.
XI. Evaluar, analizar y revisar el Manual, antes de su envío a la Coordinación
General de Modernización Administrativa del Distrito Federal, verificando su
integración conforme a la normatividad aplicable.
XII. Comunicar a las Unidades Administrativas de la Secretaría, las observaciones y/o
recomendaciones que se realicen al contenido del Manual por la Coordinación
General de Modernización Administrativa del Distrito Federal.
JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE DESARROLLO ORGÁNICO -
FUNCIONAL Y ADMINISTRATIVO
Objetivo
Mantener actualizado, en coordinación con las diversas áreas que integran la
Secretaría, el manual administrativo de organización; y proponer acciones en materia
de desarrollo organizacional dirigidas a optimizar la operación real de las áreas que
componen la Institución.
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Funciones
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I. Aplicar la metodología para la recopilación, análisis y presentación de
información para la elaboración y actualización del manual administrativo de
organización de las diferentes áreas que integran la Secretaría.
II. Integrar el manual administrativo de organización de la Secretaría, así como
efectuar conforme a la normatividad vigente, la actualización permanente del
mismo, derivado de los procesos de reestructuración y/o a solicitud de las
unidades administrativas de la Secretaría.
III. Analizar los proyectos de propuesta de reestructuración, a solicitud de las
unidades administrativas de la Secretaría y emitir opiniones técnicas sobre los
mismos.
IV. Integrar y tramitar las propuestas de reestructuración orgánica de la Secretaría,
conjuntamente con la Unidades Administrativas involucradas, ante la
Coordinación General de Modernización Administrativa del Distrito Federal.
V. Analizar, revisar e integrar las propuestas de modificación al Marco Funcional,
elaboradas por las diversas áreas de la Secretaría, para la conformación del
manual administrativo de organización, vigilando que cumplan con la
normatividad establecida y proponer los ajustes pertinentes.
VI. Difundir los lineamientos para la elaboración del manual administrativo de
organización a las diversas áreas que integran la Secretaría.
VII. Proporcionar asesoría técnica, orientación y apoyo a las diferentes Unidades
Administrativas de la Secretaría, que lo soliciten, en la elaboración de sus
propuestas de esquemas funcionales y de reestructuración orgánica.
VIII. Apoyar en la gestión de autorización y dictaminación de la estructura orgánica y
el manual administrativo en su parte de organización de la Secretaría, ante la
Coordinación General de Modernización Administrativa del Distrito Federal.
IX. Realizar las acciones necesarias para la difusión de los dictámenes de la
estructura orgánica y el manual administrativo en su parte de organización,
autorizados por la Coordinación General de Modernización Administrativa del
Distrito Federal, a los titulares de las unidades administrativas de la Secretaría,
responsabilizando a los mismos de su divulgación al personal bajo su cargo.
De:
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Página:
JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS
Objetivo
Formular los métodos y procedimientos administrativos que permitan desarrollar
secuencial y ordenadamente las actividades, operaciones y/o tareas a cargo de los
servidores públicos de la Secretaría de Seguridad Pública en sus respectivas áreas
administrativas de trabajo.
Funciones
I. Realizar la descripción narrativa y gráfica de los métodos y procesos de trabajo
que deban seguirse para el cumplimiento de los objetivos de las diferentes áreas
que integran la Secretaría.
II. Elaborar los métodos y procedimientos administrativos que propicien la adecuada
distribución de las actividades que desarrollan las diferentes áreas
administrativas de la Secretaría, indicando los ámbitos en que se efectúa la
acción y los responsables de su ejecución.
III. Analizar y proponer las modificaciones necesarias a los métodos y
procedimientos administrativos que fortalezcan el funcionamiento y operación de
las áreas responsables.
IV. Llevar a cabo (a solicitud de las áreas administrativas de la Secretaría), la
actualización de sus métodos y procediminetos que se deriven de modificaciones
al marco normativo, por consecuencia de una reestructuración orgánica o bien en
atención a observaciones emitidas por los órganos de control y fiscalización.
V. Aplicar en el diseño y elaboración de métodos y procedimientos administrativos,
los criterios y políticas de operación emitidos por las unidades administrativas
responsables de su regulación.
VI. Proporcionar asesoría a las diferentes áreas que integran la Secretaría para que
cuenten con métodos y procedimientos administrativos sustantivos, que guíen y
faciliten la ejecución de las actividades asignadas.
VII. Comunicar el registro y difusión a los titulares de las áreas administrativas de la
Secretaría de los métodos y procediminetos de trabajo autorizados por la
Coordinación General de Modernización Administrativa del Distrito Federal,
responsabilizando a los mismos de su aplicación y divulgación al personal bajo
su mando.
De:
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PÚBLICA
DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Objetivo
DÍA MES AÑO
11 01 2010
Página:
Proponer acciones de mejora que sistematicen, modernicen y den valor agregado a los
procesos que desarrollan las Unidades Administrativas y Unidades Administrativas
Policiales, a través de herramientas administrativas que simplifiquen sus actividades.
Funciones
I. Dirigir la elaboración de proyectos de mejoramiento administrativo que soliciten
las Unidades Administrativas y Unidades Administrativas Policiales para la
simplificación de sus procesos.
II. Dar seguimiento a los mecanismos de autoevaluación para las Unidades
Administrativas y Unidades Administrativas Policiales que implementen medidas
de mejoramiento administrativo.
III. Dirigir estrategias organizacionales enfocadas al registro y mejoramiento de las
Áreas de Atención Ciudadana.
IV. Supervisar que de acuerdo a las prioridades se realicen diagnósticos
administrativos en coordinación con las diferentes áreas de la Secretaría, a fin de
mejorar sus procesos.
V. Vigilar la formulación, implantación y desarrollo de sistemas administrativos que a
solicitud de las áreas faciliten y simplifiquen la operación de las Unidades
Administrativas de la Oficialía Mayor.
VI. Verificar que a solicitud de las áreas, se realicen las gestiones necesarias ante el
área de competencia, para dar soporte técnico e infraestructura a los sistemas
administrativos.
JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE DISEÑO Y PROYECTOS DE
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Objetivo
Diseñar los sistemas administrativos y recursos informáticos considerando los
requerimientos y necesidades de las Unidades Administrativas de la Oficialía Mayor.
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703
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Funciones
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SECRETARÍA DE SEGURIDAD
PÚBLICA
DÍA MES AÑO
11 01 2010
Página:
I. Analizar y proponer las modificaciones necesarias a los sistemas administrativos
que garanticen su funcionamiento, orientados a la simplificación de los mismos.
II. Desarrollar nuevas aplicaciones e innovaciones tecnológicas que aporten
beneficios para eficientar el desempeño de las actividades que realizan las
Unidades Administrativas de la Oficialía Mayor.
III. Integrar la documentación técnica de los sistemas administrativos que se
desarrollen para el servicio de las Unidades Administrativas de la Oficialía Mayor.
IV. Sugerir a la Oficialía Mayor las características técnicas que deberán establecerse
en los contratos de adquisición, instalación y mantenimiento de bienes y
sistemas informáticos.
V. Diseñar, conforme a las necesidades nuevos sistemas administrativos para cubrir
las necesidades que surjan como consecuencia de actividades a desarrollarse a
futuro, cambios en aspectos normativos o administrativos, apegándose a la
metodología que se establezca para tal efecto.
VI. Considerar en su caso la realización de pruebas piloto que permitan evaluar y
rediseñar los procedimientos para su óptima aplicación.
VII. Supervisar a solicitud de las áreas el mantenimiento y la integración de una sola
base de datos administrativos de la Oficialía Mayor, vigilando su integridad,
confidencialidad y disponibilidad para las áreas responsables de la información,
evitando redundancias.
SUBDIRECCIÓN DE ESTUDIOS DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO
Objetivo
Coordinar los estudios de mejoramiento y modernización administrativa, que
contribuyan a la optimización del manejo de los recursos humanos, materiales y
financieros asignados a las Unidades Administrativas y Unidades Administrativas
Policiales.
De:
704
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Funciones
MANUAL ADMINISTRATIVO
SECRETARÍA DE SEGURIDAD
PÚBLICA
DÍA MES AÑO
11 01 2010
Página:
I. Supervisar las actividades que permitan evaluar y dar seguimiento a los
proyectos de modernización administrativa a cargo de las áreas de la Secretaría.
II. Determinar los proyectos de mejoramiento administrativo que deberán integrarse
en el Programa de Modernización Administrativa, estableciendo mecanismos de
coordinación con las áreas responsables de su ejecución, para presentar e
integrar el Reporte de Autoevaluación.
III. Validar los informes sobre los resultados del seguimiento y evaluación de los
proyectos desarrollados para el mejoramiento administrativo de las Unidades
Administrativas y Unidades Administrativas Policiales.
IV. Coordinar planes y programas de evaluación de la observancia y aplicación por
parte de las áreas usuarias de los estudios y proyectos de mejoramiento
administrativo e imagen institucional.
V. Realizar diagnósticos administrativos en coordinación con las diferentes áreas de
la Secretaría, a fin de mejorar sus procesos.
VI. Analizar, elaborar y actualizar en coordinación con las diferentes áreas
administrativas y operativas de la Secretaría, los formatos oficiales e instructivos
de llenado, a fin de determinar cuales son susceptibles de sistematizar e integrar
al Catálogo General de Formatos Institucionales.
VII. Coordinar estrategias organizacionales enfocadas al registro y mejoramiento de
las Áreas de Atención Ciudadana.
SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Objetivo
Supervisar el adecuado funcionamiento de los sistemas administrativos que se
implementen en la Oficialía Mayor, contribuyendo a la efectividad de los procesos en las
Unidades Administrativas de la Oficialía Mayor.
De:
705
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Funciones
MANUAL ADMINISTRATIVO
SECRETARÍA DE SEGURIDAD
PÚBLICA
DÍA MES AÑO
11 01 2010
Página:
I. Verificar la elaboración de un diagnóstico integral que determine las necesidades
informáticas de las Unidades Administrativas en que se operen los sistemas
administrativos implementados.
II. Planear las etapas o módulos en que se implementarán los sistemas
administrativos; estableciendo estrategias para asegurar su óptimo resultado.
III. Proponer y revisar las características técnicas de los proyectos de
mejoramientote sistemas administrativos, remitiendo sus comentarios al área
responsable de las adquisiciones.
IV. Vigilar la implementación de los sistemas administrativos.
V. Establecer coordinación con las áreas requirentes.
VI. Verificar en el ámbito del desarrollo de sistemas, las alternativas metodológicas
para aplicarlas en su área de competencia.
De:
706
867