Reservas de Vigencia Expirada 2012 - Ministerio de Economía y ...

Ministerio de Economía y Finanzas
Dirección Nacional de Contabilidad
GUIA Y PROCEDIMIENTO
DE REGISTRO DE
RESERVAS DE VIGENCIA EXPIRADA
EN SIAFPA
Panamá, Diciembre 2012

OBJETIVO
Darles a conocer los pasos a seguir para el
registro de las Reservas de Vigencia Expirada,
y aclarar dudas sobre el tema.

REQUISITOS PARA REALIZAR LOS REGISTROS
DE RESERVAS DE VIGENCIA EXPIRADA
• Versión Actualizada de SIAFPA
• Tener Habilitada la Opción Genérica 6. Vigencia
Expirada
Documento Fuente:
6.1 Gestiones de Cobro (con asiento contable)
6.2 Gestiones de Cobro (sin asiento contable)

CONFIRMACIÓN DE LA VERSION DEL SISTEMA
APCDC
Actualizada

Tipo de Reservas
Tipo 1 - Contrato
Tipo 4 - Orden de Compra

REPORTE DE RESERVAS DE
VIGENCIA EXPIRADA
Reportes de Contabilidad
Reporte de Reservas
Vigencias Expirada

REPORTE DE RESERVAS DE VIGENCIA EXPIRADA
Es responsabilidad del Departamento de Contabilidad emitir el
Reporte Preliminar de las reservas para cotejar que los
documentos recepcionados de Ordenes de Compras y Contratos
que no tengan gestiones de cobro, estén reflejadas en el reporte.
Posteriormente antes de cerrar el mes de diciembre
Presupuestariamente (26 de diciembre), deben emitir el
Reporte Definitivo de Reservas. La acción de emitir este reporte,
es la que actualiza las reservas 2012 para ser efectivas en el 2013,
después de la Apertura del Sistema en Enero.

REPORTE DE RESERVAS DE VIGENCIA EXPIRADA

Transacciones Para Girar las Reservas de
Vigencia Expirada
GESTIONES DE COBRO AL FONDO INSTITUCIONAL DE
RESERVAS DE VIGENCIA EXPIRADA
GESTIONES DE COBRO AL TESORO NACIONAL DE
RESERVAS DE VIGENCIA EXPIRADA

GESTIONES DE COBRO AL FONDO INSTITUCIONAL DE
RESERVAS DE VIGENCIA EXPIRADA
COMPRAS PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA CONTROL FISCAL
1 2
5
0. Recibo de Gestión Cobro (Solo para Gobierno Central)
1. Asiento Genérico de GC / Transacción nueva
2. Refrendo de GC de asiento genérico y Vigencia Expirada
3. Autorización de emisión de cheque
4. Pagos
5. Asiento de Diario/Contabilizar Cheque
6. Entrega de Cheque
3
4
0
6

GESTIONES DE COBRO AL TESORO NACIONAL DE
RESERVAS DE VIGENCIA EXPIRADA
COMPRAS PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA CONTROL FISCAL TES.NAL.
1
2.1
0. Recibo de Gestión Cobro (Solo para Gobierno Central)
1. Asiento de diario/ Transacción nueva
2. Refrendo de GC de asiento genérico y vigencia Expirada
2.1 Asiento de diario Genérico para efectuar el envío al Tesoro Nacional
3. Recepción de la Gestión de Cobro al T.N. (Paso efectuado en el Tesoro Nacional)
0
2
3

Las Reservas de Vigencia Expirada se girarán a
través del Módulo de Contabilidad- Asiento Genérico

ÁMBITO GENÉRICO
A través de este Asiento Genérico sólo se registrarán
Gestiones de Cobro de Reservas Tipo 1 y 4

AMBITO GENERICO
El Ámbito 6.1 es utilizado solo para girar reservas especiales
El Ámbito 6.2 es utilizado para girar las reservas que tienen devengado
PASO 1: Se selecciona el documento fuente, luego se busca
la reserva

ÁMBITO GENÉRICO
Paso 2. Se coloca el Número de la Reserva, se escoge el Código de
Reserva que puede ser:
1. Contrato
4. Orden de Compra
(Se presiona Buscar Reserva)

ÁMBITO GENÉRICO
Paso 3. Se selecciona la partida y se copian las partidas

ÁMBITO GENÉRICO
Paso 4. Se coloca el número de documento
Se coloca el monto a pagar
Se llena la gestión de cobro
Se gira el monto presupuestario
Se revisa y se guarda

RESERVAS DE VIGENCIA EXPIRADA
Gestión de Cobro de Reserva girada

ANULACIÓN DE GESTIÓN DE COBRO
DE VIGENCIA EXPIRADA
Nota:
Esta opción es realizada por el Administrativo o el encargado de las
Anulaciones

ANULACIÓN DE GESTIÓN DE COBRO
DE VIGENCIA EXPIRADA
Al girar las reservas y efectuar gestiones de cobro
contra las reservas, se actualiza automáticamente el
reporte de reservas.
Si se necesita anular la gestión por un error en la
confección de la misma, al utilizar la opción de
anulación de reservas esta NO anula la reserva. Esta
acción devuelve el saldo a la reservas para ser girada
nuevamente y anula solo la gestión.

PANTALLA DE ANULACIÓN DE GESTIÓN DE COBRO
DE VIGENCIA EXPIRADA
Si la gestión de cobro esta refrendada se debe de
levantar el refrendo a través del fiscalizador.

Gestión de Cobro de Vigencia Expirada - Anulada

Recomendaciones Importantes
Los documentos que deben quedar en reservas son: Órdenes
de Compras y Contratos. Estos deben de cumplir la siguiente
condición para que estén en reservas:
Los documentes deben recepcionarse pero no deben tener
gestiones de cobro.
Los documentos que se le efectúen gestiones de cobro
tendrán su flujo normal en el sistema para darle continuidad
en el siguiente año.

Recomendaciones Importantes
Si existen Gestiones de Cobro de Rembolsos de Fondos en
trámite, que el Tesoro Nacional no haya cancelado a la entidad en
el año en curso y se cancela en el 2013, los cheques que
componen el rembolso no cambian de forma automática el
estado de Por rembolsar a Rembolsado:
Para corregir el estado de los cheques en el sistema se debe
poner un incidente para que se le cambie el estado de los
cheques a rembolsado.
Se debe suministrar el Número de la Gestión de Cobro con la lista
de los cheques a rembolsar para el debido tratamiento.
(incidente)

Recomendaciones Importantes
Cuando se emite la gestión de cobro al Tesoro Nacional de vigencia
expirada en el flujo del sistema solo queda pendiente del
Refrendo. Una vez refrendada la gestión de Cobro en el sistema, se
debe de hacer el asiento de envío al Tesoro, cerrando la cuenta por
pagar en la entidad y transfiriendo la gestión de cobro al Tesoro
Nacional.
Esto se debe hacer por el Ámbito de Registro 5. Ajuste, documento
Fuente 5.1 Asiento Contable.

Recomendaciones Importantes
Cuando se efectúen ajustes financieros al ejercicio anterior
(Diciembre) estando en el año 2013 se debe hacer cierre
preliminar y apertura preliminar financiero o contable para que los
saldos pasen al año en curso y puedan reflejarse los cambios o los
saldos acumulados:
Todos los ajustes se deben efectuarse por el Ámbito de Registro 2.
Contabilización de Operaciones del mes anterior, Documento
fuente 2.2 Afectación al Ejercicio Anterior.

Ministerio de Economía y Finanzas
Dirección Nacional de Contabilidad
Esta presentación la podrá ver en la página web
www.mef.gob.pa de la Dirección Nacional de
Contabilidad en Presentaciones Reservas 2012