REGLAMENTO INTERNO DE FUNCIONAMIENTO DE LA ... - Colpatria

REGLAMENTO INTERNO DE FUNCIONAMIENTO
DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL BANCO COLPATRIA
RED MULTIBANCA COLPATRIA S.A.
Artículo 1.- Composición, elección y período.
La Junta Directiva se compondrá del número de miembros que establezcan los
Estatutos Sociales de cada sociedad, elegidos todos ellos por la Asamblea General de
Accionistas por el sistema de cuociente electoral, para períodos de dos (2) años y
reelegibles indefinidamente. El Presidente de la Sociedad tendrá voz pero no voto en
las reuniones de la Junta Directiva. Los miembros de la Junta Directiva permanecerán
en sus cargos mientras no se hayan posesionado sus reemplazos.
Artículo 2.- Postulación y nombramiento de los Miembros de Junta.
Las propuestas de nominación o designación para los cargos de miembros de Junta
Directiva, acompañadas con la información exhaustiva referida a las características
personales y profesionales de los candidatos, serán depositadas en la sede social al
menos con quince (15) días de antelación a la fecha prevista para la Asamblea General
de Accionistas, o al momento del deposito de la lista cuando esta esté prevista.
La Junta Directiva en principio deberá realizar el procedimiento de selección de
candidatos. No obstante, puede delegar dicha función en el Comité de Nominación y
Compensación del Banco Colpatria – Red Multibanca Colpatria S.A..
Cuando un Director sea nombrado por primera vez la sociedad debe poner a su
disposición la información suficiente para que pueda tener un conocimiento específico
de la sociedad y del sector en que se desempeña, así como la información relacionada
con sus responsabilidades, obligaciones y atribuciones.
Artículo 3.- Reuniones.
3.1. La Junta Directiva se reunirá ordinariamente una vez al mes, sin perjuicio de que
pueda reunirse en ocasiones diferentes cuando sea convocada por las personas
establecidas en los Estatutos Sociales de cada sociedad.
3.2. Para que las reuniones de la Junta Directiva sean válidas, la convocatoria a las
mismas deberá hacerse respecto de cada miembro de Junta Directiva con una
antelación no inferior a diez (10) días hábiles.
3.3. La Sociedad correrá con todos los costos y gastos que sean razonablemente
necesarios para que los miembros de la Junta Directiva atiendan las reuniones de
dicho órgano.
3.4. Los miembros de la Junta Directiva deben tener acceso con anticipación a la
información relevante para la toma de decisiones.
Artículo 4.- Reuniones no presenciales.
4.1. La Junta Directiva podrá celebrar reuniones no presenciales cuando por cualquier
medio y habiendo quórum para éllo sus miembros puedan deliberar y decidir por
comunicación simultánea o sucesiva, y con el lleno de los demás requisitos legales.

4.2. Así mismo, serán válidas las decisiones de la Junta Directiva cuando por escrito
todos los socios o miembros expresen el sentido de su voto, siempre que se efectúe
con arreglo a las disposiciones legales aplicables.
Artículo 5.- Presidente.
La Junta Directiva elegirá de su seno un Presidente de ella, y uno o varios suplentes que
lo reemplazarán en sus faltas temporales o accidentales.
Artículo 6.- Deliberaciones y decisiones.
6.1. La Junta Directiva deliberará válidamente con la presencia del número mínimo de
integrantes que establezcan los Estatutos Sociales de cada sociedad.
6.2. La Junta Directiva decidirá válidamente con el voto favorable de la mayoría
absoluta de integrantes, sin perjuicio de lo dispuesto en los numerales de este
artículo.
6.3. Los miembros de la Junta Directiva podrán contratar a expensas de la sociedad
asesores externos de reconocida experiencia y solvencia profesional, para que
emitan una opinión independiente cuando presenten a consideración de la
Asamblea propuestas tales como escisión, fusión o transformación de la sociedad;
aumentos de capital, u otras que puedan afectar negativamente el derecho de los
accionistas.
6.4. Los comités de la Junta Directiva y los administradores de la sociedad deben
rendir periódicamente cuentas a la Junta Directiva de las actividades desarrolladas
en ejercicio de las funciones de delegación a ellos atribuídas.
Artículo 7.- Información a los miembros suplentes.
Los miembros suplentes de Junta Directiva deben mantenerse adecuadamente
informados de los temas sometidos a consideración de ésta.
Artículo 8.- Informe de gestión.
El informe de gestión que la Junta Directiva y el Presidente de la Sociedad deberán
presentar a la Asamblea General de Accionistas sobre cada ejercicio social contendrá
una exposición fiel sobre la evolución de los negocios, y la situación jurídica, económica
y administrativa de la Sociedad. Dicho informe deberá también incluir indicaciones
sobre (i) los acontecimientos importantes ocurridos durante el ejercicio, (ii) la
evolución previsible de la Sociedad, (iii) el estado de cumplimiento de las normas
sobre propiedad intelectual y de derechos de autor por parte de la Sociedad, (iv) las
labores cumplidas por el Comité de Auditoría. Este informe deberá ser aprobado por
mayoría de votos de quienes deban presentarlo y a él se adjuntarán las explicaciones o
salvedades de quienes no lo compartieren. Adicionalmente, sí la Sociedad tuviere
dentro de su sistema de trabajo algún método de información suplementario al
contable, lo presentará de forma anexa al rigor legal.
Artículo 9.- Actas.
Lo ocurrido en las reuniones de la Junta Directiva se hará constar por orden
cronológico en un libro registrado en la Cámara de Comercio, y las actas serán firmadas
por quien presida las respectivas reuniones y por el Secretario General. También
deberán ser numeradas y en ellas se dejará constancia del lugar, fecha y hora de la

eunión, del nombre de los asistentes, de todos los asuntos tratados y de las decisiones
adoptadas, negadas o aplazadas.
La aprobación de las actas de la Junta Directiva se hará por el Presidente de la Junta o
por el miembro de Junta que presida la respectiva sesión.
El libro de actas de la Junta Directiva será llevado por el Secretario General de la
Sociedad.
En las actas de Junta Directiva se deben identificar los estudios, fundamentos y demás
fuentes de información que sirvieron de base para la toma de las decisiones, así como
las razones a favor y en contra que se tuvieron en cuenta.
Artículo 10.- Colisiones.
Toda duda o colisión que respecto de sus funciones pueda surgir entre la Junta
Directiva y el Presidente o Gerente General de la Sociedad, según el caso, se resolverá a
favor de aquella, y las colisiones entre la Junta Directiva y la Asamblea General de
Accionistas se resolverán, a su vez, a favor de ésta.
Artículo 11.- Secretaría.
El Secretario de la Junta Directiva será el Secretario General de la Sociedad. En caso de
falta absoluta o temporal, el Secretario General será reemplazado por quien designe el
Presidente o Gerente General de la Sociedad, según el caso, para esos efectos.