trabajo en equipo y dirección de reuniones - Portal do comerciante ...
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2. Temas <strong>de</strong> carácter consultivo. Se pret<strong>en</strong><strong>de</strong><br />
son<strong>de</strong>ar las opiniones <strong>de</strong> los asist<strong>en</strong>tes.<br />
3. Temas <strong>de</strong> carácter <strong>de</strong>cisorio. Se pret<strong>en</strong><strong>de</strong> que el<br />
grupo que se reúne tome una <strong>de</strong>cisión.<br />
La preparación y manejo <strong>de</strong> una reunión <strong>de</strong>be tratar<br />
con mucho cuida<strong>do</strong> <strong>de</strong> no mezclar el carácter <strong>de</strong> los<br />
temas.<br />
Es muy habitual asistir a <strong>reuniones</strong> <strong>en</strong> las que <strong>en</strong> media<br />
hora se pret<strong>en</strong><strong>de</strong> informar <strong>de</strong> algo, son<strong>de</strong>ar opiniones<br />
y a continuación que se tome una <strong>de</strong>cisión.<br />
Lo proced<strong>en</strong>te sería:<br />
1. Desarrollar <strong>en</strong> una reunión el tema como un asunto<br />
<strong>de</strong> carácter informativo y dar tiempo para p<strong>en</strong>sar<br />
las i<strong>de</strong>as.<br />
2. Desarrollar <strong>en</strong> otra reunión el tema como asunto <strong>de</strong><br />
carácter consultivo y recabar las opiniones y puntos<br />
<strong>de</strong> vista, dan<strong>do</strong> también tiempo para tomar las <strong>de</strong>cisiones<br />
particulares.<br />
3. Desarrollar el tema <strong>en</strong> una tercera reunión como<br />
asunto <strong>de</strong> carácter <strong>de</strong>cisorio a fin <strong>de</strong> tomar las <strong>de</strong>cisiones<br />
pertin<strong>en</strong>tes.<br />
4.2. PREPARACIÓN DE UNA REUNIÓN<br />
Esta previsión incluye el Tema, los Asist<strong>en</strong>tes, las Condiciones<br />
Materiales y la Citación.<br />
1- Temas.<br />
Conjunto <strong>de</strong> i<strong>de</strong>as que se incluy<strong>en</strong> <strong>en</strong> el ord<strong>en</strong> <strong>de</strong>l día y<br />
que respond<strong>en</strong> a un objetivo que <strong>en</strong> to<strong>do</strong> mom<strong>en</strong>to rige<br />
la previsión, <strong>de</strong>sarrollo y secu<strong>en</strong>cias <strong>de</strong> la reunión.<br />
Es necesario t<strong>en</strong>er muy claro el carácter <strong>de</strong> cada tema y<br />
si pued<strong>en</strong> ser trata<strong>do</strong>s to<strong>do</strong>s <strong>en</strong> la misma reunión.<br />
2- Asist<strong>en</strong>tes.<br />
Son selecciona<strong>do</strong>s por su i<strong>do</strong>neidad al tema y <strong>de</strong>b<strong>en</strong><br />
reunir condiciones <strong>de</strong> compet<strong>en</strong>cia, experi<strong>en</strong>cia, interés,<br />
eficacia y colaboración.<br />
El número óptimo es <strong>de</strong> siete a nueve, el máximo quince<br />
y el mínimo tres. El grupo homogéneo facilita las<br />
<strong>de</strong>cisiones rápidas. La heterog<strong>en</strong>eidad amplía los puntos<br />
<strong>de</strong> vista, aunque también pue<strong>de</strong> ser un fr<strong>en</strong>o a la<br />
eficacia, <strong>de</strong>bi<strong>do</strong> a la falta <strong>de</strong> compr<strong>en</strong>sión y los problemas<br />
<strong>de</strong>l l<strong>en</strong>guaje.<br />
3- Condiciones Materiales.<br />
Calor, luz, rui<strong>do</strong>, interrupciones, ambi<strong>en</strong>te agradable...<br />
son circunstancias que <strong>de</strong>b<strong>en</strong> estar <strong>de</strong>bidam<strong>en</strong>te seleccionadas.<br />
Por otra parte hay que contar con el tiempo.<br />
No sólo para saber el día y la hora <strong>de</strong> reunión, sino<br />
para <strong>de</strong>terminar previam<strong>en</strong>te la duración <strong>de</strong> la reunión<br />
y fijar <strong>de</strong> antemano los posibles <strong>de</strong>scansos.<br />
4- Citación.<br />
La reunión <strong>de</strong>be ser precedida <strong>de</strong> cita con ord<strong>en</strong> <strong>de</strong>l día<br />
y <strong>de</strong> toda la información adjunta posible. Esta información<br />
es garantía <strong>de</strong> eficacia, fom<strong>en</strong>ta el interés.<br />
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