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MANUAL DE USUARIO PARA FACTURACION
CONTENIDO
1. Parámetros Generales Facturación
2. Cómo acceder a la Aplicación de Facturación
3. Cómo validar su información
3.1. Cómo instalar el validador
3.2. Cómo validar un archivo
4. Cómo enviar su información
4.1. Datos de envío
4.2. Archivos
4.3. Certificar Consolidado
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1 PARÁMETROS GENERALES
La SSPD y la CREG, mediante la Circular Conjunta 002 del 2003 solicitan a las
empresas de Energía Eléctrica la información de facturación, a través del
Sistema Único de Información SUI, para lo cual ha diseñado unos formatos
específicos.
1.1 Formatos.
Los formatos para la recolección de información de Facturación del servicio de
energía Eléctrica se ajustan a las disposiciones regulatorias vigentes.
La información de Facturación del Servicio de Energía Eléctrica se ha resumido
en los siguientes 4 formatos:
• Información Comercial para el Sector Residencial.
• Información Comercial para el sector No Residencial.
• Información de Compensaciones Sector Residencial.
• Información de Compensaciones Sector No Residencial.
La estructura o diseño de cada uno de estos formatos se detalla en los anexos de
la Circular Conjunta 002 de 2003. Recuerde que debe generar archivos planos
con formato CSV (Comma Separated Value)
2 CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN DE FACTURACIÓN
El ingreso a la aplicación de Facturación, se efectúa en el sitio Web del SUI
www.sui.gov.co utilizando el Usuario y Contraseña asignado a cada Operador.
Se ingresa
usuario y
Contraseña
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Una vez el Operador de Red digite su usuario y contraseña se desplegará en la
parte inferior un menú de servicios, en el cual debe seleccionar ESP
ELECTRICIDAD
Dar click
Inmediatamente se desplegará un submenú, en el cual debe escoger la opción
Facturación:
Dar
Click
Al ingresar a la opción Facturación se deplegará una nueva ventana que se
divide en dos secciones: una a la izquierda de menús y una central con los tipos
de formatos a reportar.
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3 CÓMO VALIDAR SU INFORMACIÓN
Antes de reportar la información de facturación al SUI, es necesario que dicha
información sea verificada y no contenga errores, para lo cual debe ejecutar el
programa SUI Validador, el cual esta disponible en la página WEB del SUI.
Este programa revisa cada uno de los formatos para que la información se
ajuste a lo requerido. El validador, además de verificar la información, también
provee una herramienta para comprimir los archivos antes de ser enviados.
Cómo validar un archivo
El validador (una vez instalado) puede encontrarlo en la máquina ingresando
por la ruta Inicio, Programas, Sui Validador, Validador, le aparecerá una
pantalla como la que muestra la figura siguiente:
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En el campo Formato a Validar escoja el tipo de archivo que va a validar, para lo cual
puede dar clic en la flecha que aparece a la derecha y se desplegarán las opciones
posibles como aparece en la siguiente figura.
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Una vez seleccionado al tipo de formato, debe dar clic en la opción Selección…
para indicarle al sistema la ruta y nombre de archivo que corresponde al tipo de
formato seleccionado (archivo plano con extensión .csv).
Luego de escoger el archivo a validar debe dar clic en el botón Abrir,
inmediatamente volverá a la pantalla anterior y se activará el botón Validar a la
derecha del botón Selección…, de clic sobre este botón para verificar la
información del archivo.
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Al validar el archivo se pueden obtener tres tipos de mensajes en el recuadro
negro de Información de Estado, que son:
1. Número máximo de errores alcanzados: El sistema tiene por defecto un
límite de errores de 100, si su archivo presenta más de 100 errores se le
desplegará este mensaje. (Este límite de errores puede ser configurado en la
Opción Configuración del menú superior).
2. Validación Completada. Se encontraron Errores, por favor mire el Log:
Indica que su archivo tiene errores.
Tanto para el mensaje 1 como para el mensaje 2, se debe remitir al Log de
errores para conocer qué es lo que está mal en su archivo y corregirlo, para
ello seleccione la opción Ver en el menú presentado en la parte superior y
luego la opción LOG, de inmediato aparecerán los errores que presenta su
archivo
3. Validación Completada. No se encontraron Errores. Indica que su archivo
está correcto y se activará el botón Comprimir a la derecha del Botón
Validar.
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Cuando sale este último mensaje, se debe comprimir el archivo validado
para lo cual debe dar clic en la opción Comprimir, el sistema le pedirá la
ruta donde guardará el archivo comprimido y el nombre del mismo. Este
nombre debe ir sin ningún tipo de extensión, ya que el sistema le asignará la
extensión .sui.
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De clic en el botón Guardar para que el sistema genera el archivo comprimido.
Cuando ya ha terminado el proceso aparecerá un mensaje como el que sale en
la siguiente pantalla
Tenga en cuenta anotar el código de chequeo que presenta el mensaje, pues
cuando envíe el archivo por internet se lo pedirán.
Hasta aquí ha terminado el proceso de validación del archivo.
4 CÓMO ENVIAR SU INFORMACIÓN
Al ingresar a la aplicación de Facturación observará la siguiente pantalla:
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El Plan de Carga de Información es la programación en tiempos que se tiene
para enviar la información de cada formato de acuerdo con el período
reportado. La pantalla muestra una tabla con los siguientes campos:
Fecha inicial: Es la fecha a partir de la cual puede empezar a reportar la
información
Fecha final: Es el último plazo que tiene para reportar la información del
período. Después de esta fecha desaparecerán de la pantalla los botones para
ingreso de datos de envío, carga de archivos y certificación de la información (a
la derecha)
Tipo de archivo: Este campo muestra cada uno de los formatos que se deben
reportar correspondientes a la Facturación (Anexos C1, C2, C3 y C4 de la
Circular Conjunta 002 de 2003)
Periodo: Muestra el período que se debe reportar en el lapso de tiempo
indicado por las fechas inicial y final, en el ejemplo es el mes 5 (mayo) del año
2003
Estado: Indica en que estado se encuentra la información correspondiente a
cada formato. Podemos distinguir en este campo los siguientes estados:
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P = Pendiente indica que no ha reportado la información
correspondiente al formato
G = Cargado indica que ha enviado información y la ha cargado a
la Base de Datos
C = Certificado Indica que ha certificado la información y ésta ya
no puede cambiarse
Datos de envío: Esta opción permite ingresar información general acerca de la
persona responsable de la información, teléfonos, correo electrónico y alguna
observación.
Archivos: Esta opción le permite el envío físico de los archivos que componen
cada uno de los formatos.
Certificar Consolidado: Permite certificar la información enviada por cada
formato. Este es el paso final que debe realizar, después del cual no podrá
modificar ninguna información.
4.1 Datos de envío
Lo primero que debe hacer antes de cargar los archivos es ingresar los Datos de
Envío, para ello escoge la línea correspondiente al tipo de formato que va a
reportar y da clic en el botón de la columna Datos de Envío, y le aparecerá la
siguiente pantalla:
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En esta pantalla debe diligenciar los datos solicitados, con el fin de poder tener
alguna información para comunicarse con los usuarios. Una vez diligenciada la
información debe dar clic en VOLVER para retornar a la pantalla anterior.
4.2 Archivos
Para cargar los archivos correspondientes a cada formato debe hacer clic en el
botón de la columna Archivos, se le desplegará la siguiente ventana
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En la parte superior de la ventana aparecen los datos del formato, las fechas y el
período que se está cargando. Para enviar un archivo debe dar clic en el botón
RELACIONAR ARCHIVO, y entonces aparecerá la siguiente ventana:
En el campo OBSERVACIONES puede hacer cualquier anotación con respecto
al archivo que está enviando. En el campo CLAVE VALIDADOR debe digitar el
código de chequeo que le arrojó el validador cuando comprimió el archivo.
Después de digitar la información solicitada de clic en el botón CARGAR
ARCHIVO y se desplegará la ventana para indicar la ubicación y nombre del
archivo a enviar (recuerde que tiene extensión .sui)
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Seleccione el archivo que va a cargar y luego de clic en CARGAR ARCHIVO,
mientras se ejecuta el cargue de la información, aparecerá en la pantalla el
siguiente mensaje:
Al terminar el cargue de la información, se verá una pantalla así:
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En donde los campos de la tabla inferior muestran lo siguiente:
NOMBRE ORIGINAL: Es el nombre que tiene el archivo enviado por el
usuario.
NOMBRE ARCHIVO: Es el nombre que le otorga automáticamente el sistema
cuando se hace la carga del archivo
ESTADO: Indica el modo en que se encuentra la información del archivo, estos
estados pueden ser:
R = Recibido es el estado inicial de todo archivo cargado
P = Pendiente el archivo cambia a este estado cuando se carga a la Base
de Datos
LOG DE CARGA: Este botón permite ver si el archivo se envió correctamente o
hubo algún problema en el envío. Al dar clic sobre el botón aparecerá una
ventana como la siguiente:
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CONSOLIDADO PARCIAL: Permite ver si la información que ha cargado de
ese archivo corresponde con la información del usuario (no está activa aún)
CARGAR A BD: Esta opción permite cargar la información del archivo a la
Base de Datos Temporal, para hacerlo debe dar clic en la casilla de verificación
y luego clic en el botón que se encuentra debajo. Este proceso lo puede hacer
después de que haya cargado todos los archivos que componen el formato que
está enviando. Luego de ejecutar este proceso el archivo cambia de estado a P.
BORRAR: Si el usuario se ha dado cuenta de que la información contenida en
el archivo no es correcta o simplemente desea cambiarlo, debe borrar el archivo
enviado, para lo cual debe dar clic en la casilla de verificación de esta columna y
luego dar clic en el botón que se encuentra debajo. Al igual que con la carga
a la Base de Datos, este proceso puede borrar varios archivos a la vez,
señalando los que va a borrar en la casilla de verificación.
Para enviar otro archivo del mismo formato solo debe volver a dar clic en el
botón RELACIONAR ARCHIVO y repetir los pasos anteriores.
4.3 Certificar Consolidado
Este es el último paso a realizar en el envío de información al SUI, esta opción
certifica la información por cada formato y luego de ejecutarla no se puede
hacer ningún cambio en la información. Para Certificar los datos solo debe dar
clic en el botón (aún no está activo)
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