Plan de Comunicaciones Internas

Plan de Comunicaciones Internas

Objetivo
El objetivo del programa de comunicaciones internas es fortalecer la
Cultura Organizacional “Energía Confiable” y trasmitir mensajes
corporativos informando lo que ocurre dentro de la organización, a
través de una línea de comunicación eficaz reduciendo la incertidumbre
causada por rumores y dando un adecuado uso a los canales de
comunicación interna establecidos por Prolub SA.
Alcance
Todos los integrantes de Prolub SA

Canales de Comunicación Internos establecidos
en Prolub S.A.
Canales Formales:
-Informativo
1. Noti- Prolub Flash
2. Carteleras
3. Periódico “NOTI-Prolub“
4. Comunicados
5. Intranet “Nuestra Red”
-Interacción
1. Correo Electrónico
2. Equipos Primarios

Canales Formales:
Informativos

1.
Objetivo: El NOTI-Prolub Flash tiene como objetivo informar a los integrantes
noticias de interés para un mes determinado.
Contenido Obligatorio
-Listado de Cumpleaños
Contenido Sugerido
-Promoción HSE
-Promoción SGC
-Promoción Ecológicamente –Prolub
-Promoción Gestión Humana
-Promoción “Apasionados por el Cliente”
-Promoción “Actualidad Prolub”
Frecuencia: El NOTI-Prolub Flash tiene una frecuencia mensual, se debe enviar
el primer día hábil de cada mes al inicio de la jornada laboral

1.
Medio de Comunicación:
Correo Electrónico Corporativo

2. Carteleras
Objetivo: Publicar la información enviada en el NOTI-Prolub Flash u otra requerida en
el mes. Se publica en carteleras para que los integrantes que no tienen correo
electrónico corporativo, puedan estar enterados de las noticias de interés para ese
mes.
Contenidos Obligatorios:
- Comunicaciones de Presidencia
-Comunicaciones de Bienestar – Listado de Cumpleaños
-Comunicaciones de HSE
-Comunicaciones del SGC
-Contenido Sugeridos:
-Otra Información de interés
Frecuencia: Rotación de noticias preferiblemente mensual de acuerdo a lo
comunicado en NOTI-Prolub Flash y a la necesidad de la información.
El Uso de la Cartelera es obligatorio para la planta de lubricantes en Ibagué.
Medio de Comunicación: Físico

Formato de Cartelera

3.
Objetivo: NOTI-Prolub tiene como objetivo informar a los integrantes de
la empresa las noticias relevantes acerca del desarrollo de la compañía y
sus áreas y reforzar la Cultura Organizacional “Energía Confiable”
Frecuencia: NOTI-Prolub tiene una periodicidad trimestral
Lanzamiento 1ra edición Noti- Prolub: 28 de enero de 2014
Medio de Comunicación Virtual y físico: Virtual, en la Intranet "Nuestra
Red" se podrán encontrar todas las ediciones del Noti- Prolub además se
hará entrega física a los integrantes de la compañía.

4. Comunicados
Los comunicados tienen como objetivo informar
situaciones determinadas de cada una de las áreas o la
empresa.
Los encargados de comunicar serán los responsables de
los diferentes procesos.

5.
Objetivo: centralizar y agilizar la búsqueda de la información interna y
fortalecer la Cultura Organizacional “Energía Confiable”.
Nuestra Red es un medio de consulta frecuente y su uso no se limita a
las instalaciones de la compañía.
En Nuestra Red se encontrará el enlace para acceder al Sistema de
Gestión de Calidad donde se encuentras todos los procesos y
procedimientos manejados en Prolub.

Dentro de Nuestra red también se encuentra el Buzón “Prolub te
Escucha”
Objetivo: Escuchar las oportunidades de mejora de los integrantes de
Prolub.
En el momento de entrar al link de "Prolub te escucha" aparecerán dos
opciones las cuales buscan acercar a los integrantes de la compañía al
presidente y la organización por medio de un canal informal pero de uso
frecuente, el correo corporativo.
Dos opciones de comunicarse:
•Habla con el Presidente
•Habla con nosotros

Canales Formales:
Interactivos

1. Correo Electrónico
Uso Correcto de Correo Electrónico
Introducción
Los nuevos medios de comunicación como el correo electrónico
nos permiten comunicarnos de manera ágil y concreta, en el
ámbito laboral el correo es considerado una herramienta de
trabajo tan importante como el uso del PC o el teléfono; De ahí la
importancia de darle el uso para el cual fue destinado en el
momento que se asigno una cuenta de correo corporativa.

Tips para mejorar, agilizar y contribuir al flujo asertivo
de la información por medio del Correo Corporativo
•Evite subrayar oraciones, la importancia del mensaje se la otorga el contenido.
•En un texto no es apropiado escribir palabras en mayúscula, la importancia de lo que
se quiere decir se puede dar con signos de puntuación. Usar mayúsculas equivale a
gritar
•Use siempre el corrector de ortografía
•Evite tutear, usar emoticonos, diminutivos o abreviaciones cuando no conoce ni tiene
la confianza suficiente con el receptor del mensaje.
•Sea concreto, así se evita malas interpretaciones y la dispersión durante la recepción
de la información.
•El asunto debe estar relacionado con el contenido del mensaje, esto hace más
atractivo el correo.
•Cambie el asunto después de varios reenvíos
•De una introducción del mensaje al receptor en lugar de copiar un historial largo de
mensajes que no ayudan agilizar la comunicación.

En Prolub el uso del correo electrónico es un medio
de comunicación interactivo, evitar:
•Enviar correos no solicitados como cadenas de mensajes, publicidad,
rumores o información política y religiosa; Solo está contribuyendo a
aumentar el correo spam entre sus compañeros de trabajo.
•Compartir archivos demasiados pesados a través del correo electrónico,
estos archivos saturan el servidor y hacen que el funcionamiento del
computador sea más lento, para eso está destinada la carpeta P o B.
•Usar el correo como un chat.
•Utilizar el correo corporativo para usos personales, de esta forma podrá
reducir el volumen de correo de su buzón corporativo, manteniendo este
para sus fines adecuados.

Buenas prácticas en el uso del correo:
•Responder los correos que esperan una retroalimentación, si a usted se le
asigno una cuenta corporativa es porque es necesaria la información en doble
vía, póngase en el lugar de quien emitió el mensaje.
•Cuando envié información grupal, nombre directamente a los responsables,
esto garantiza que lo que se quiere comunicar, este direccionado.
•Envíe la información únicamente a los interesados, debido a que el mensaje
cuando no es dirigido confunde al posible receptor.

2. Equipos primarios
Objetivo: Crear espacios en los cuales un lider de area y sus colaboradores
puedan analizar las estrategias del equipo para mejorar su desempeño, tener
información certera de lo que pasa en la empresa y reconocer los logros del
equipo y sus integrantes.
Frecuencia: Se sugiere mínimo una vez al mez.

Medios comunicativos Prolub
Internos
• Noti- Prolub Flash
• Carteleras
• Periódico “NOTI-Prolub“
• Comunicados
• Intranet “Nuestra Red”
• Correo Electrónico
• Equipos Primarios
Externos
•Línea 0180001801076
•Titanes del Asfalto (Periódico Diesel)
•Disco Naranja (Revista)
•Gulf News
•Redes Sociales
Facebook, Twiter y Pinterest
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