Eurocom, Bolivia - HansaWorld

Eurocom, Bolivia
Case Study
Nuevas Opciones
Con el objetivo de definir el proyecto de implementación de
un nuevo sistema de gestión, Eurocom define los principales
requerimientos que el nuevo producto debería satisfacer.
Eurocom, una de las empresas líder en tecnología de
comunicaciones de Bolivia, escoge la integración y
escalabilidad del software de gestión HansaWord para
acompañarlo en su crecimiento.
La empresa se distingue por la calidad de los servicios que
proporciona, han obtenido la certificación ISO 9001:2000,
la certificación de MOTOROLA como Dealer Elite y son los
Distribuidores Autorizados para Bolivia de FUL-MAR.
Situación
Desde 1998, Eurocom se encontraba utilizando el sistema
Syscoop Solutions, una solución local y totalmente customizada
para cubrir las necesidades específicas de la empresa, las cuales
estaban enfocadas totalmente al manejo y control del área de
servicios (reparaciones, visitas, etc.). Sin embargo, este sistema
no ofrecía ningún tipo de integración con la contabilidad de la
empresa.
A partir del año 2005, la necesidad de acceder a la información
contable y de poder realizar un seguimiento a los resultados de la
empresa, se hicieron más tangibles. La necesidad de integrar la
información contable al resto de las operaciones de la empresa
se convirtieron en un objetivo a alcanzar, el sistema que utilizaron
por más de 7 años ya no se adecuaba a las necesidades actuales
de la empresa.
“Cuando la empresa inicio sus operaciones, el objetivo más
importante fue proporcionar los mejores servicios. En ese
momento, la necesidad de tener informes gerenciales y
contables en cualquier momento del tiempo no era primordial”
recuerda Veronica Cuéllar, Contador Administrativo Eurocom.
En este sentido la integración de la información dentro del
sistema y la conexión en línea con las sucursales era un punto
de vital importancia. Otros aspectos de decisión incluían,
funcionalidades específicas para el área de servicios de
mantenimiento e integración a nivel contable.
Durante el proceso de selección, HansaWorld compitió con
productos locales (SAI, de Axon) e internacionales (SAP
Business One).
“Anteriormente, ya habíamos tenido la oportunidad de ver el
sistema (HansaWorld), en aquella ocasión el factor económico
implicó una restricción y no pudimos acceder al mismo. No
obstante, todos quedamos con una muy buena impresión del
producto, lo cual ayudo a inclinar la balanza a su favor cuando
tuvimos la oportunidad de realizar el cambio de software”,
recuerda el Ing. Julio Cesar Camacho, Gerente Administrativo.
Eurocom adquiere una amplia variedad de módulos para el
sistema HansaWorld Enterprise a finales del año 2005.
La implementación en Eurocom incluía varios módulos
verticales, tales como Órdenes de Servicio, Gastos Varios,
Bienes de Uso, Contratos, Planillas & Sueldos (módulo
exclusivo para Bolivia) y funcionalidades desarrolladas a
medida por medio de programación en HAL, principalmente
para el área de Servicios, ya que la empresa cuenta con la
certificación ISO 9001:2000 y existían requerimientos en
cuanto a las especificaciones técnicas de cada ítem que
debían ser registradas y archivadas en el sistema al momento
de su ingreso, salida y en cada control de servicio.
“Las planillas en excel para el manejo y control de la depreciación
de los Activos Fijos quedaron obsoletas; ahora, con un click se
realiza un mantenimiento que hace todo el proceso en un solo
paso”, comenta la Lic. Veronica Cuellar, haciendo referencia a
la implementación del módulo Bienes de Uso.
El procedimiento de migración de datos e implementación
fue gradual, demoró más tiempo del que se había definido
inicialmente a causa modificaciones en el cronograma por
parte de ambas empresas.
“En algunos momentos la implementación fue difícil, el
sistema que veníamos utilizando era muy diferente y al ser una
empresa de servicios, la coordinación de horarios y presencia
para las capacitaciones exigió paciencia para ambas partes,”
añade el Ing. Camacho.
Al momento de evaluar los servicios de Capacitación y
Consultoría recibidos, Eurocom considera que los mismos
estuvieron dentro de lo esperado. En la actualidad y después
de casi un año desde la salida en vivo con HansaWorld, las
necesidades en cuanto a soporte son bastante puntuales, ya
que los usuarios han adquirido una amplia experiencia en el
manejo de la solución.”

Detalles de la Solución
Actualmente, Eurocom se encuentra utilizando el software
HansaWorld Enterprise con 14 usuarios nominales que trabajan
en línea distribuídos en la oficina central de la ciudad de Santa
Cruz y la sucursal en Villamontes.
La implementación se realizó durante el año 2006, período
en el que se realizaron capacitaciones, testeos en vivo y
desarrollos a medida.
Entre los módulos que la empresa adquirío se encuentran:
HansaWorld paquete básico, Paquete Logístico, Orden de
Compras, Caja, Cheques, Gastos Varios, Cotizaciones, Bienes
de Uso, Contratos, Órdenes de Servicio, Planillas, WAN multiusuario,
y funcionalidades para desarrollos en HAL.
Beneficios y resultados
La valoración respecto a las expectativas de trabajo con
HansaWorld Enterprise son resumidas en el siguiente
comentario del Ing. Camacho.
“ Nuestras expectivas en el corto plazo es continuar con el
buen trabajo que desarrollamos con el sistema; en el futuro
próximo, esperamos poder seguir explotando el sistema ya
que es nuestro primer año desde la salida en vivo. A largo
plazo, es muy posible que incluyamos módulos enfocados
en torno al proceso de decisiones gerenciales, con relación
al Cuadro de mando integral.”
Algunos de los beneficios alcanzados desde la
implementación del sistema son:
● Integración de las diferentes áreas y departamentos de
la empresa.
● Trabajo en línea con la sucursal de Villamontes.
● Información integrada, real, precisa y oportuna para los
requerimientos de la gerencia.
● Informes contables en cualquier momento.
Futuro
Con respecto al futuro, Eurocom posiblemente inicie la
migración a una de las últimas versiones de HansaWorld en
los próximos meses.
“Además, en un futuro cercano es posible que incluyamos
nuevos módulos y desarrollos a medida para el manejo del
alquiler de nuestros equipos y sistemas”, agregó el Ing. Julio
César Camacho.
Perfil HansaWorld
HansaWorld es una empresa dedicada al desarrollo y
distribución de soluciones empresariales, en la actualidad
contamos con más de 20 años de experiencia en el mercado
internacional del software.
Nuestro principal objetivo y motivación es adelantarnos a
los cambios, ofreciendo constantemente a nuestros clientes
nuevas opciones cada vez más eficientes e innovadoras para
colaborar con la administración y manejo de sus empresas y
negocios.
Con más de 70,000 instalaciones a nivel mundial, poseemos
la experiencia necesaria para convertirnos en su proveedor
de software, ofreciéndole un producto seguro que
combina nuestras características de conocimiento global y
representación local.