REGLAMENTO DE FONDOS FIJOS Y FONDOS POR RENDIR

REGLAMENTO DE FONDOS FIJOS Y FONDOS POR
RENDIR
REF.
D.U. Nº 171 13.07.95
TOMA DE RAZON 25.07.95
ARTICULO 1º: Con el objeto de facilitar y simplificar procedimientos
administrativos, la Universidad no podrá entregar determinados fondos en
carácter permanente o transitorio a sus funcionarios con el objeto de pagar en
efectivo, gastos urgentes, imprevistos o de menor cuantía, necesarios para el
desarrollo de las actividades y funcionamiento de la Corporación.
ARTICULO 2º: Los procedimientos de utilización y rendimiento de dichos
fondos; las responsabilidades, atribuciones y obligaciones, se establecen en el
presente reglamento, complementados con las disposiciones administrativas
de procedimientos y de las obligaciones de los funcionarios responsables, que
oportunamente establecerá el Director General Administrativo, para lo cual
queda expresamente facultado.
ARTICULO 3º: El Vicerrector Económico tendrá todas las facultades que por
derecho propio le corresponden, para hacer cumplir el presente Reglamento,
sin perjuicio de las atribuciones y responsabilidades que expresamente aquí se
entregan a funcionarios de su dependencia.
ARTICULO 4º: El Vicerrector Económico velará por que los gastos y compras
se efectúen de acuerdo a los procedimientos que aquí se establecen, y que
éstos sean los más convenientes para los intereses de la Universidad. De
acuerdo a sus facultades, podrá requerir las acciones administrativas que
correspondan para los funcionarios responsables de gastos realizados, de
acuerdo a estos procedimientos, que signifiquen perjuicios para los recursos o
patrimonio de la Universidad.
EL FONDO FIJO
ARTICULO 5º: Se entiende por Fondo Fijo o Caja Chica, aquella suma de
dinero que se pone a disposición de una Unidad de la Universidad, en carácter
permanente, para pagar gastos en efectivo de acuerdo a las normas
establecidas en el presente Reglamento.
ARTICULO 6º: EL Jefe de Finanzas autorizará la creación de cada Fondo Fijo,
el que será entregado al servicio de una Unidad para atender
preferentemente sus necesidades, como también, en caso necesario, para
cancelar gastos de otras Unidades de la Universidad. El Jefe de Finanzas
precisará la forma y amplitud de utilización de cada Fondo cuando sea
necesario.
ARTICULO 7º: El Jefe de Finanzas supervisará el fiel cumplimiento de los
objetivos de los Fondos Fijos y velará para que éstos cumplan el propósito

para el cual fueron otorgados, controlando su manejo a través de sus oficinas
dependientes.
ARTICULO 8º: El Fondo Fijo quedará bajo la administración del Jefe de la
Unidad correspondiente, quien será responsable de hacer cumplir sus
objetivos, de supervisar su funcionamiento administrativo y de autorizar. con
su Vº Bº las rendiciones de los gastos. Cuando lo estime necesario podrá
dejarlo a cargo de un funcionario de su dependencia que será el Encargado
del Fondo Fijo.
ARTICULO 9º: El Jefe del Centro de Costo respectivo, que podría ser al mismo
tiempo el Jefe de la Unidad. como también una persona distinta de él, deberá
aprobar cada gasto, aceptando su procedencia con cargo a la Universidad y al
Centro de Costo de su responsabilidad, conforme a las normas administrativas
y de manejo presupuestario vigentes.
ARTICULO 10º: El Encargado del Fondo Fijo será responsable de la custodia
material del Fondo Fijo, de cumplir
las normas y procedimientos administrativos y de cursar los pagos contra
documentos legalmente válidos debidamente autorizados por la autoridad
competente. Los Encargados de Fondos Fijos rendirán caución de fidelidad
funcionaria, según el artículo N- 28 de la Ley N- 10336 Orgánica de la
Contraloría General de la República.
DE LOS GASTOS
ARTICULO 11º: Con el Fondo Fijo el Encargado podrá hacer los reembolsos de
los gastos que le sean presentados, debida y satisfactoriamente aprobados con
el Vº Bº del Jefe del Centro de Costo correspondiente.
ARTICULO 12º: El Encargado deberá rechazar toda documentación que no
cumpla con los requisitos necesarios para ser presentada a la Jefatura de
Finanzas.
ARTICULO 13º: El Jefe del Centro de Costo no podrá autorizar el pago contra
un Fondo Fijo, de los gastos que se detallan a continuación:
a) Remuneraciones, Honorarios, Comisiones, Boletas de Servicios.
b) Estados de Pago.
c) Viáticos
d) Gastos que requieran Decreto. Resolución y firma de Contratos o Convenios
previos.
e) Anticipos de cualquier naturaleza.
f) Bienes de Inversión
g) Gastos que no tengan relación con el funcionamiento de la oficina.
ARTICULO 14º: El Encargado del Fondo Fijo podrá entregar a funcionarios de
la Universidad, dineros en efectivo, en carácter transitorio, para hacer pagos
por gastos o compras específicas. Se denominarán retiros Provisorios de Caja

(RPC) y deberán cursarlo contra la firma de un documento denominado Salida
Provisoria de Caja. Dicho dinero quedará bajo la responsabilidad del
funcionario que recibió los fondos y deberá ser rendido ante el Encargado en
un plazo de tiempo breve.
ARTICULO 15º: Los RPC deberán ser rendidos ante el Encargado a
conformidad, dentro del plazo establecido, contra lo cual éste deberá
devolver la Salida Provisoria de Caja correspondiente. El Encargado deberá
rechazar toda rendición de un RPC que no cumpla las condiciones requeridas
hasta que no sean presentadas a conformidad.
ARTICULO 16º: Si con motivo de un arqueo de Fondo Fijo por parte de la
Jefatura de Finanzas, se encuentra un RPC vencido, sin que se hubiese dado la
información al Jefe de la Unidad, se considerará para todos los efectos
administrativos como faltante de fondos.
ARTICULO 17º: Si en una rendición de Fondo Fijo existiese un RPC sin rendir,
la Jefatura de Finanzas procederá a contabilizar la deuda a nombre del
funcionario que recibió los fondos.
ARTICULO 18º: E1 Jefe de Finanzas deberá notificar al funcionario poseedor
de un RPC vencido, enviando copia a su Jefe Superior y haciéndolo
responsable de negligencia administrativa. Tendrá un plazo máximo de 24
horas a partir de la recepción de la notificación, para hacer la rendición de
los fondos a conformidad, después de lo cual se enviará copia a su carpeta
personal y se aplicarán las normas administrativas a que haya lugar.
ARTICULO 19º: A base de antecedentes fundados, el Jefe de Finanzas podrá
autorizar un plazo adicional para la rendición de un Fondo por Rendir,
asignado por este procedimiento, siempre que sea solicitado oportunamente.
ARTICULO 20º: La Jefatura de Finanzas revisará la rendición y deberá
restituir su valor
ARTICULO 21º: La Jefatura de Finanzas deberá rechazar las rendiciones de
gastos improcedentes y/o sin su respaldo documentario a conformidad El Jefe
de la Unidad de Centro de Costo respectivo, será responsable del rechazo de
gastos improcedentes. Si a pesar del rechazo, dicho Jefe insiste por escrito en
la procedencia del pago, éste se cursará bajo su responsabilidad, debiendo
responder del gasto en lugar de los cuentadantes.
ARTICULO 22º: El Encargado del Fondo Fijo será responsable del rechazo de
gastos presentados sin su documentación conforme, sin perjuicio de la
responsabilidad del Jefe de la Unidad correspondiente.
ARTICULO 23º: El Jefe de Finanzas podrá autorizar un fondo por Rendir a
nombre del funcionario responsable de un gasto rechazado, por un plazo de
tiempo determinado, dentro del cual deberá dejarse regularizada la situación.

ARTICULO 24º: Queda terminantemente prohibido disponer de los dineros de
los Fondos Fijos, para efectuar o solventar, aunque sea transitoriamente,
egresos o gastos que no correspondan a la Universidad.
FONDOS POR RENDIR
ARTICULO 25º: Se entiende por Fondo por Rendir a una suma de dinero
determinada que se entrega a un funcionario de la Universidad en carácter
transitorio para que efectúe ciertos gastos específicos de los cuáles deberá
rendir cuenta posteriormente.
ARTICULO 26º: El Jefe de Finanzas, calificará y autorizará la solicitud de
cada Fondo por Rendir, previamente autorizada por el Jefe del Centro de
Costo correspondiente, y controlará el fiel cumplimiento de las normas que
regulan su utilización.
ARTICULO 27º: El funcionario receptor del Fondo será responsable de él, de
su utilización conforme a lo autorizado, de su rendición satisfactoria y
responderá administrativamente de las disposiciones que lo afecten.
ARTICULO 28º: El Jefe de la Unidad de Centro de Costo supervisará su gestión
y exigirá el cumplimiento de las normas administrativas pertinentes.
ARTICULO 29º: El monto que se debe asignar a un funcionario, por concepto
del Fondo por Rendir, estará limitado por las siguientes situaciones:
a) La cantidad máxima no deberá exceder de un sueldo mensual (total haber)
del funcionario.
b) En casos excepcionales y con la autorización del Vicerrector Económico, el
monto máximo podrá ser superior a un sueldo mensual.
ARTICULO 30º: Si el funcionario tiene otros Fondos por Rendir, la suma de
ellos no podrá sobrepasar los montos indicados en las letras a) y b) del punto
29, según el caso.
DE LOS GASTOS
ARTICULO 31º: Cada gasto deberá ser autorizado por el respectivo Jefe de
Centro de Costo, aceptando su procedencia con cargo a la Universidad y
Centro de Costo correspondiente.
El Jefe del Centro de Costo no podrá autorizar el pago en un Fondo por Rendir
de los gastos que se detallan a continuación:
a) Remuneraciones, honorarios, comisiones, boletas de servicio.
b) Estados de pago.
c) Gastos que requieren Decreto, Resolución y firma de contratos o convenios
previos.

d) Viáticos.
e) Anticipos de cualquier naturaleza.
DE LAS RENDICIONES
ARTICULO 33º: El Fondo por Rendir, deberá ser rendido en un plazo máximo
de 30 días, o menor si así se hubiere determinado al momento de su
autorización. En todo caso no deberá sobrepasar los 30 días señalados.
ARTICULO 34º: Si el fondo no es rendido satisfactoriamente en el plazo
estipulado, el Jefe de Finanzas procederá a cargarlo a la cuenta corriente del
funcionario para ser descontado, en su totalidad, en el pago de
remuneraciones más próximo. Para este efecto, el funcionario deberá otorgar
la autorización correspondiente al momento de su solicitud.
ARTICULO 35º: No obstante lo anterior, el Jefe de Finanzas podrá autorizar
en forma excepcional, por única vez, un plazo adicional, siempre que esos
casos sean calificados.
ARTICULO 36º: La rendición deberá ser presentada con documentos legales
válidos, de una fecha de emisión igual o posterior a la fecha de otorgamiento,
salvo casos excepcionales que deberán ser calificados previamente por el Jefe
de Finanzas.
ARTICULO 37º: La Jefatura de Finanzas deberá rechazar las rendiciones de
gastos improcedentes y/o sin su respaldo documentario a conformidad. Si a
pesar del rechazo, el Jefe de una Unidad de Centro de Costo insiste por
escrito en la procedencia del pago, éste se cursará bajo su responsabilidad,
debiendo responder del gasto en lugar de los cuentadantes. Derógase el D.U.
N- 588 del 13 de Octubre de 1986, emitido sobre esta misma materia.