Referencia Bibliográfica: Alvarez Cadavid y Giraldo Ramírez (20 - EAV

H OJA DE CÁL C ULO EXC EL
Unidad académica: Escuela de Educación
Facultad: Facultad de Educación
Profesor: Mg. Maria Ruth Patiño
E – mail: maria.patino@upb.edu.co
HOJA DE CÁLCULO EXCEL
D OCUMEN T O ELABORADO POR LOS DOCEN T E S DEL
DEPARTAMENTO DE INFORMATICA DOCEN T E
UNIVERSIDAD P ONTIFICIA BOLIVARIANA
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GENERALIDADES DEL AMBIENTE DE TRABAJO DE EXCEL
Una hoja de cálculo, no es más que una hoja cuadriculada,
en la cual se organizan los datos en filas y columnas, para
posteriormente realizar cálculos con base en ellos. Acá
radica el potencial de las hojas de cálculo, es decir, en la
posibilidad de construir fórmulas con base en variables, que
posteriormente se podrán replicar y recalcular.
Replicar, es la propiedad que hace referencia a la capacidad
de las hojas de cálculo para copiar no sólo valores y textos,
sino también fórmulas.
Recalcular por su parte, hace referencia a la propiedad de las
hojas de cálculo, que consiste en que cada vez que se
cambia un dato (valor), las fórmulas basadas en dicho valor
se recalculan, permitiendo con esto, sistematizar procesos
y construir escenarios, para realizar análisis “de que
pasaría si”:
Se presenta una breve descripción de los diversos
elementos del ambiente de trabajo en Excel:
• Barra de título: indica en qué aplicación se está trabajando y el
nombre que se ha colocado al archivo; inicialmente Excel nombra el
archivo como Libro 1. Este programa trabaja con el concepto de
libro, donde cada archivo se asemeja a un libro con varias hojas. Así,
en lugar de crear 10 archivos diferentes para mostrar las ventas de
cada una de las filiales de una empresa, se puede crear un archivo
(libro) con diez hojas.
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• Barra de menú: en esta se organizan en forma de menú, los
diferentes comandos para realizar acciones en las hojas de cálculo.
Encontramos en esta barra los menús de Archivo, Edición, Ver,
Insertar, Formato, Herramientas, Datos y Ventana. Así por ejemplo,
en el menú de Archivo, se encuentran agrupadas las opciones para el
manejo de los archivos, como abrir, guardar, exportar e importar,
etc.
• Barra de herramientas estándar: en esta barra se disponen
herramientas de uso frecuente, de tal forma que se pueden realizar
tareas, sin necesidad de acceder a los comandos desde la Barra de
Menú (es decir, es un camino corto para realizar ciertas tareas).
• Barra de herramientas formato: en esta barra, al igual que en la
anterior, se disponen las herramientas de uso más frecuente para
aplicar formatos a los datos de la planilla. Es decir, acá encontramos
herramientas para cambiar la fuente de los datos, el tamaño, el color,
alineaciones, formatos de números, etc.
• Barra de fórmulas: en esta barra se muestran los datos de la celda
actual. Si es un dato (texto o número) directamente entrado en la
planilla se muestra el dato, pero si éste es el resultado de una
fórmula, se muestra la fórmula. Desde esta barra es posible también,
editar los datos.
• Marcador de celda: indica la posición del mouse en la hoja de
cálculo.
• Línea de estado: presenta mensajes de orientación o advertencia
sobre los procedimientos que están siendo ejecutados, así como el
estado de algunas teclas de tipo activado y desactivado como
BloqNúm, CapsLock, Insert, etc.
• Etiquetas de página: el libro está conformado por varias hojas.
Desde las etiquetas se seleccionan las diferentes hojas del libro.
Automáticamente las hojas del libro reciben el nombre de Hoja1,
Hoja2, Hoja3.
• Ventana de trabajo: es la ventana que se visualiza en pantalla y
sobre la cual se trabaja, está dividida en filas (identificadas por
números) y columnas (identificadas por letras); la ventana de trabajo
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puede mostrar un máximo de 12 columnas por 20 filas. Pero una
hoja de Excel tiene una dimensión física mucho mayor con 256
columnas identificadas con letras de la A-Z, AA, AB…hasta la
combinación IV; las filas estas identificadas con los números desde 1
hasta 65.536.
• Celdas: Una hoja está compuesta por celdas. Una celda es el cruce
de una fila con una columna. Su función es almacenar información,
que puede ser texto, un número o una fórmula que haga mención al
contenido de otras celdas. Cada celda está identificada por una
dirección que consta de la letra de la columna y el número de la fila.
Cuando se inicia Excel la celda activa es A1, se denomina celda activa a
la celda que aparece envuelta por una especie de sombreado y que
recibe el efecto de escritura u órdenes que afectan a una única celda.
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DESPLAZAMIENTO A TRAVÉS DE LA HOJA DE CÁLCULO
Para que una celda pueda recibir algún tipo de dato o formato es
necesario que sea la celda activa.
Para hacer que una celda se convierta en activa debe moverse el
rectángulo de selección hasta la celda utilizando uno de los métodos
disponibles:
• Utilizar las teclas de flecha para mover el rectángulo celda a celda en la
dirección indicada por la flecha.
• Utilizar el ratón para desplazar el rectángulo de selección y con ello
seleccionar una determinada celda.
• Utilizar un cuadro de diálogo para indicar la dirección exacta.
Uso del cuadro de diálogo
Si se sabe exactamente el punto a donde desea desplazarse el cursor,
basta pulsar F5 para abrir el cuadro de diálogo Ir a. Cuando aparezca
basta indicar la referencia de la celda deseada en el recuadro donde dice
referencia. Una vez especificada la referencia pulsar aceptar.
Uso del ratón
Para desplazar el rectángulo de selección a una determinada celda
visualizada en la ventana, simplemente se lleva el señalador de posición
a la celda deseada y se hace clic.
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Para desplazarse hacia celdas que se encuentran fuera del área de
visualización, se debe usar las barras de desplazamiento vertical y
horizontal.
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INSERCIÓN DE LOS DATOS
Para ingresar un dato a una celda es necesario seleccionarla primero
para que sea la celda activa, es decir que el rectángulo de selección esté
sobre ella. Una vez hecho esto basta con ingresar su contenido.
Al introducir los datos Excel clasifica los datos en cuatro categorías:
1. Un texto o encabezado
2. Un número
3. Una fórmula
4. Una mandato u orden.
Por omisión Excel alinea el texto a la izquierda y los números a la
derecha.
ENTRADA DE LOS NÚMEROS
Al escribir el primer dato, la barra de fórmulas cambia, mostrando dos
botones.
Además cada dato escrito en la celda es mostrado en la barra de
fórmulas
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Para finalizar la escritura del contenido de la celda, basta con hacer clic
en el botón de introducción de la barra de fórmulas, pulsar ENTER o
emplear cualquiera de las teclas del cursor para desplazar la celda
activa.
Si se pulsa ENTER Excel asume que el ingreso del contenido de la celda
ha finalizado y desplaza automáticamente el cuadro de selección a la
celda inferior. Si en lugar de ENTER se finaliza la introducción de los
datos de la celda con el cuadro de introducción el rectángulo de
selección permanecerá en la misma celda.
Para cancelar los cambios, Basta con hacer clic en el botón de
cancelación de la barra de fórmulas o presionar ESC. Con esto eliminará
lo escrito, dejando la celda de la barra de fórmulas en blanco.
Si durante la escritura se comete algún error, pulsando backspace se
elimina el último carácter introducido.
Si la configuración de Excel es en Español se debe utilizar la coma como
separador de cifras decimales o emplear el punto si se ha configurado
en inglés.
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Los números se alinearán a la derecha pero si por error se emplea el
punto en lugar de la coma Excel considera que se está introduciendo un
texto y no un número y por tanto la información en la celda sería
alineada a la izquierda. A la inversa, usar coma en lugar de punto,
sucede lo mismo.
ENTRADA DE TEXTO
Se ingresa de la misma manera que cualquier dato.
Excel realiza un truncamiento del texto de acuerdo con el ancho de la
columna. Este truncamiento es sólo a nivel de visualización.
MODIFICAR EL ANCHO DE COLUMNA
• Por medio del ratón: Para ello se mueve el ratón hasta la barra de
letras que se encuentra en la parte superior de la hoja, luego ha de
llevarse a la línea derecha de la columna y el cursor cambiará a una
doble flecha, se debe mantener presionado el botón izquierdo del mouse
mientras se arrastra la línea de referencia hasta el ancho que se
considere apropiado. Una vez alcanzado éste se debe soltar el botón del
mouse.
• Por medio del cuadro de diálogo: A través de la orden Formato/
Columna/Ancho es posible indicar el ancho de una columna o conjunto
de celdas seleccionadas expresada en caracteres. Con esta orden se
accede a un cuadro de diálogo donde debe indicarse el ancho de la
columna indicando el número de caracteres que deberá mostrar. Al
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pulsar aceptar la columna adoptará automáticamente el ancho
especificado.
• La forma más rápida de ajustar el ancho de una columna basándose
en el ancho del mayo elemento contenido en una celda de la columna.
Para ajustar automáticamente el ancho de la columna, se selecciona
ésta haciendo clic sobre su letra y se activa la orden del menú Formato/
Columna/AutoAjustar a la selección.
•Para deshacer el ajuste automático de la columna se elige
Formato/Columna/Ancho Estándar.
El alto de las filas también puede modificado de una manera similar a
como se hace con el ancho de las columnas.
Puede hacerse con el ratón.
Con la barra de menú: Seleccionado Formato/Fila/alto y se tendrá un
cuadro de diálogo similar al mostrado para las columnas, sólo que ahora
en lugar de número de caracteres se especifica la altura en puntos. El
valor predeterminado es de 12,75 y el número que se puede indicar está
comprendido entre o (para ocultar la fila) y 403.
GUARDAR UNA PLANILLA
La primera vez que se almacena un libro Excel solicita la introducción de
un nombre pata el mismo. En las demás ocasiones no será necesario
pues se actualizará la copia del libro que se está trabajando.
Cada vez que se inicia un nuevo libro en Excel recibe le nombre de Libro
1. Si en una misma sesión de trabajo ha sido creado más de un
documento, los nombres propuestos por Excel serán libro2, Libro 3.
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Por ello se indica un nombre específico para el archivo que ha sido
creado.
Cuando el archivo va a ser guardado por primera vez se elige la opción
Guardar Como... del menú Archivo en este cuadro de diálogo debe
indicarse el nombre del archivo, la unidad y el directorio en el cual debe
guardarse. Además de elegir la opción de guardar el archivo como Libro
de Microsoft Excel. Por último pulsar ENTER o el botón aceptar.
Después de indicar el nombre de la hoja y pulsar Aceptar, Excel muestra
un segundo cuadro de diálogo llamado Resumen esta opción puede no
estar activa y por tanto no se ingresará a este cuadro de diálogo. La
finalidad de este es guardar información adicional sobre la hoja de
cálculo permitiendo que en un futuro realizar una búsqueda e
identificación más precisa sobre su contenido. Si no se quiere hacer uso
de esta opción basta con pulsar ENTER o aceptar para nacer que
desaparezca la pantalla.
Existen tres formas de seleccionar el almacenamiento de una hoja para
actualizar su versión en disco:
• A través del menú Archivo, eligiendo la opción Guardar.
• Por medio de la combinación de teclas CTRL G.
• Hacer clic con el mouse en el botón guardar de la barra de
herramientas.
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Si se usan cualquiera de estas tres opciones para guardar por primera
vez de igual forma aparecerá el cuadro de diálogo.
ACERCA DEL CUADRO DE DIALOGO DE RESUMEN
Este comando muestra un resumen del libro de trabajo activo para
facilitar la tarea de revisar o editar la información. Esta información
puede contribuir a una búsqueda más rápida de un archivo.
Para que aparezca el cuadro de diálogo resumen siempre que se guarda
un libro pro primera vez, elegir Herramientas, opciones, General y allí
activar la casilla solicitar información de propiedades Excel acepta un
máximo de 225 caracteres en cada uno de los cuadros de diálogo.
Describiendo las opciones:
• Título: Título para el libro, que puede ser más largo y descriptivo que el
nombre del archivo.
• Asunto: Descripción del Libro.
• Autor: Excel escribe el nombre del usuario que tiene registrado el
producto, para cambiarlo elegir: herramientas, opciones, general.
• Responsable
• Organización
• Palabras clave: Pueden escribirse palabras clave en el libro.
• Comentarios: Observaciones importantes sobre el libro.
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RECUPERAR UNA PLANILLA
Para cargar en memoria un libro previamente almacenado existe una
opción denominada abrir:
1. Desde el menú archivo elegir la opción Abrir.
2. Pulsar la combinación de teclas CTRL + A.
3. Presionar el botón abrir de la barra de herramientas.
Con cualquiera de estas tres opciones se abre el cuadro de diálogo Abrir,
el cual se opera de manera idéntica al cuadro de diálogo Guardar
Como... aquí debe escribirse el nombre del libro que se desee
recuperar a partir de la lista de archivos disponibles. Si el libro no se
encuentra en el directorio actual, debe seleccionarse el directorio e
incluso la unidad a través de las listas de selección disponibles en el
cuadro de diálogo.
CONCEPTO DE RANGO
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En Excel es posible seleccionar una celda o un conjunto de celdas y a
este conjunto se le denomina rango.
La celda actual donde se sitúa el rectángulo de selección siempre está
seleccionada.
Todo rango está compuesto e identificado por una celda inicial y por una
celda final. La selección de un rango de celdas puede realizarse a través
del teclado o del mouse.
SELECCIÓN CON EL RATÓN
Se coloca el cursor en la celda inicial y manteniendo pulsado el botón del
ratón se arrastra el rectángulo de selección hasta la celda
correspondiente al final del rango. Mientras el cursor está siendo
desplazado las celdas marcadas adoptan un fondo oscuro. Cuando el
cursor se encuentre sobre la celda final debe soltarse el botón del
mouse.
SELECCIÓN CON EL TECLADO
Se coloca el rectángulo de selección sobre la celda inicial del rango.
Mantener presionado SHIFT mientras se emplean las teclas de flecha
para desplazar el rectángulo de selección hasta el final del rango. Una
vea alcanzada la posición debe dejarse de presionar SHIFT.
Para anular la selección de un rango, basta con hacer clic en cualquier
celda de la hoja.
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Se hace referencia a un rango, mediante la referencia de la primera
celda seguida de “:” y luego la referencia de la última celda del rango.
Ejemplo: A12: C16
Cuando se quiera introducir en una fórmula un rango puede hacerse
referencia a éste mediante sus referencias de celda o puede darse un
nombre al rango y luego usar el nombre del rango en la fórmula
CREACIÓN DEL NOMBRE DE RANGOS
Se selecciona el rango y luego usar el recuadro de nombre de la barra de
fórmulas para definir un nombre; También puede crearse nombres con
la orden Nombre del menú Insertar.
Los nombres de rango pueden ser tan largos como se quiera, siempre y
cuando en su nombre no se emplee espacios en blanco, puntos o comas.
Deben seguirse los siguientes pasos:
Seleccionar el rango.
Pulsar el recuadro nombre de la barra de fórmula (flecha hacia abajo),
introducir el nombre.
Pulsar Enter.
Otra forma es:
Seleccionar el rango (incluyendo el nombre de las columnas y las filas)
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En el menú insertar elegir Nombre y de allí Definir.
Las opciones para usar los nombres de la fila y la columna ya estarán
seleccionadas.
Escoger aceptar.
Los nombres están creados. Cada fila pasa a ser rango denominado con
el título de la fila y cada columna se convierte en un rango denominado
con el título de la columna.
Para eliminar un rango se selecciona su nombre en este cuadro de
diálogo y se elige la opción eliminar, así el rango queda eliminado de la
lista.
Con la opción cerrar, se cierra el cuadro de diálogo.
INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS
La gran ventaja que presentan las hojas de cálculo es la posibilidad de
emplear fórmulas y funciones. Las fórmulas no son más que la
especificación de operaciones matemáticas asociadas a una o más celdas
de la hoja.
Una fórmula está compuesta por referencias de otras
celdas, operadores matemáticos y funciones de Excel.
Cada celda de la hoja funciona como una pequeña calculadora, que
puede presentar el contenido de una expresión escrita compuesta
únicamente por números y operaciones matemáticas o incluso por
referencias a celdas de la hoja.
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Si se quiere sumar varios valores en una celda se especificaría así:
+150+225. Esta posibilidad de Excel no es muy usada es más común
hacer referencia a las celdas, a sus direcciones, para calcular una
fórmula.
Para ello se ubica el cuadro de selección en la celda en la cual se
almacenará el resultado de la fórmula en tanto que en la barra de
fórmulas se puede visualizar la fórmula almacenada en la celda.
Para indicar a Excel que va a introducir una fórmula en una celda, debe
comenzarse la introducción con un operador aritmético como por
ejemplo =. También puede introducirse +.
Una fórmula sencilla requiere entonces dos partes: un operador para
comenzar la fórmula y al menos un a referencia de la celda.
Por eso debe indicarse a Excel donde puede encontrar los datos. Para
ello puede teclearse la referencia de la celda, un nombre de rango o
señalar las celdas mientras se crea la fórmula, esta última es la opción
más usada.
Los operadores disponibles en Excel son los siguientes:
+ = A1+B1 Suma los valores contenidos en las celdas A1 y B1
- = A1-B1 Resta
/ = A1/B1 División
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* = A1*B1 Multiplicación
% = a1 * 20% Multiplica A1 por 0,2
^ =
A1 ^3 Eleva A1 a la tercera potencia
Existen otros operadores que dan por resultados un valor lógico:
= Igualdad =20=20 Verdadero
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor e igual que

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ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS OPERADORES
Cuando se crea una fórmula que contiene más de un operador del
mismo tipo, las operaciones matemáticas son realizadas de izquierda a
derecha hasta que haya sido efectuada la última. Pero cuando hay
mezcla de operadores la lista de prioridades es la siguiente.
%, ^, * y /, + y -; comparación (< > = =< = >)
= +5+7+8/2 Primero se divide 8/2 y el resultado es 16.
Si lo que se requiere es sumar los tres primeros números y dividirlos por
8, es necesario emplear paréntesis.
Cuando Excel encuentra diferentes operadores del mismo nivel, por
ejemplo multiplicación y división, la fórmula es evaluada de izquierda a
derecha.
Si una formula empieza con un número negativo o una referencia a una
celda que deseamos usar como valor negativo, simplemente se añade el
signo menos al valor.
= - 20+5
= - A1 *4
COPIA Y PEGADO DE DATOS ENTRE CELDAS
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Si se requiere copiar y pegar información de una parte de la hoja hacia
otra, se pueden emplear los botones de Copiar Y Pegar de la barra de
herramientas:
Esto equivale a emplear estos mismos comandos desde el menú Edición,
o bien pueden arrastrarse los datos hasta la nueva posición empleando
el mouse.
Para copiar datos con el ratón se selecciona la celda a copiar y se
mantiene pulsada la tecla CTRL y se arrastran los datos a la nueva celda.
Al hacer la copia con el mouse el puntero del mouse adquiere un
pequeño signo + cerca de su extremo.
Otro modo para copiar datos de una celda o rango a una celda o rango
contiguo, los datos pueden copiarse arrastrando el controlador de
relleno. Para ello se selecciona la celda o rango, se arrastra el
controlador de relleno hasta la celda o rango contiguo y se suelta. Los
datos o serie de datos se copiarán en la celda.
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COPIA DE FÓRMULAS
Puede copiarse o rellenar fórmulas dentro de un rango de celdas. Para
llenar un rango con una fórmula.
Seleccionar la celda que contiene la fórmula y luego arrastrar el
controlador de relleno arriba o abajo hasta donde se necesite.
Es posible copiar ciertos aspectos de la celda, para ello se emplea el
botón de copiar (o también puede hacerse desde el menú Edición) y
para pegar se hace desde el menú Edición eligiendo Pegado Especial,
esta orden permite escoger que aspectos de la celdas desean copiar.
DESPLAZAMIENTO DE DATOS ENTRE CELDAS
Cuando se emplean las órdenes Cortar Y pegar del menú edición es
posible cortar los datos de una celda y pegarlos en otra. Si se emplea el
mouse simplemente se selecciona una celda y se arrastra por su borde
hasta una nueva posición. Para desplazar datos no es necesario
mantener presionada ninguna tecla mientras se arrastra el botón. Este
desplazamiento de datos también puede hacerse con un rango.
COPIA DE UNA FORMULA EN UN RANGO
Es posible copiar datos o fórmulas a otras celdas o rangos. Para rellenar
una fórmula en un rango se selecciona celda que contiene la fórmula y
luego se arrastra el controlador de relleno arriba o abajo hasta donde se
necesite.
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COPIA Y PEGADO DE ASPECTOS ESPECIALES DE UNA CELDA
Para copiar y pegar selectivamente aspectos concretos de una celda
utilizar como siempre Copiar (botón u orden), pero para pegar se
emplea la orden pegado especial del menú Edición. Con esta orden es
posible elegir que aspectos de la celda se desean copiar. Por ejemplo si
una celda contiene una formula pero se desea copiar el valor que se
obtiene de la fórmula.
EDICIÓN DE DATOS EN UNA CELDA
Los datos en una celda se pueden editar de dos maneras:
Seleccionar la celda y editar los datos en la barra de fórmulas o dentro
de la celda.
Basta con pulsar dos veces sobre la celda o pulsar F2 y desplazar el
punto de inserción a donde sea necesario dentro de la celda.
Editar en la celda es ver allí el punto de inserción y editar en la barra de
fórmulas es colocar allí el pinto de inserción.
BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA
Puede suprimirse fácilmente la información de una celda digitando otra
(inmediatamente ésta última la reemplazará). O suprimirse datos de una
celda seleccionando dicha celda y pulsando Delete o la orden borrar del
menú Edición.
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DESHACER CAMBIOS
Si se hace una operación que no se desea (por error) pueden corregirse
esos errores empleando la orden Deshacer del menú Edición o el botón
Deshacer que aparece en la barra de herramientas. Si se decide
conservar el cambio, se emplea la orden Rehacer (es decir que la tecla
Rehacer puede usarse para corregir las órdenes del las teclas Deshacer).
En algunos casos la orden deshacer no está disponible. Como por
ejemplo cuando se acaba de guardar el libro de trabajo, si se abre el
menú Edición, en lugar de esta orden aparece no se puede Deshacer.
BORRAR UN CONJUNTO DE CELDAS
Para borrar el contenido de un bloque de celdas, se selecciona el rango y
se borra tal como se procede con una celda.
BORRAR UNA PLANILLA
Para borra el contenido de toda la planilla se selecciona ésta y se elige
borrar o suprimir (Delete) del teclado.
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Para seleccionar toda la planilla se emplea el botón que se encuentra en
la intersección de los nombres de filas y columnas.
INSERTAR FILAS Y COLUMNAS
Este procedimiento puede realizarse a través del menú Insertar o del
menú rápido. El procedimiento de inserción de una fila o columna es el
mismo. El cuadro de selección debe estar situado en la fila o la columna
donde desea verse insertada una nueva fila o columna en blanco.
Para insertar una fila o una columna a través de la barra de menú:
La fila donde se encuentra ubicado el cursor será desplazado hacia
abajo, si se trata de columnas, la columna donde se encuentra el cursor
se desplazará hacia la derecha. Cuando se inserta una fila o columna,
todas las fórmulas de la hoja son reorganizadas de tal modo que reflejen
los cambios realizados. Para ello se elige del menú Insertar la opción
Filas o columna.
Para insertar una fila o una columna a través del menú rápido:
Este menú aparece siempre al pulsar el botón derecho del Mouse. Este
es sensible al contexto, dependiendo del lugar donde se encuentra el
cursor, asume diferentes formatos con diferentes opciones. Al posicionar
el cuadro de selección en una celda y elegir la opción Insertar de este
menú rápido se presentará un cuadro de diálogo en donde debe
especificarse el tipo de operación que se desea realizar.
Excel permite seleccionar una fila o columna entera haciendo clic sobre
la letra de la columna o el número de la fila si elige la opción insertar del
menú rápido, Excel insertará inmediatamente una fila. Para seleccionar
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más de una fila o columna, basta con colocar el cursor sobre la primera
fila y arrastrar el ratón hasta la última fila\columna de la selección.
INSERCIÓN SIMULTÁNEA DE VARIAS FILAS
Para insertar filas en blanco simplemente se seleccionan las celdas de
las filas que deben ser desplazadas, por ejemplo para insertar dos filas,
se seleccionan dos celdas.
Una vez seleccionadas las celdas se ejecuta la orden insertar del menú
Insertar o la orden Insertar del menú rápido.
ELIMINACIÓN DE FILAS Y COLUMNAS
Se hace de la misma manera que la inserción.
Para ello se selecciona la fila o la columna a ser eliminada.
En caso de que la eliminación sea de una fila, las filas que se encuentran
debajo de ésta serán colocadas hacia arriba ocupando su lugar, de la
misma manera que se encuentran a la derecha de la columna eliminada
serán desplazadas a la izquierda de modo que ocupen su lugar. Una vez
seleccionadas las filas/columnas deseadas, podrá utilizarse la orden
Eliminar del menú Edición.
También puede emplearse el menú rápido, empleando la opción
Eliminar. Es más rápido si antes de emplear el menú rápido se eligen las
filas o columnas a eliminar.
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Cuando se elimina una fila/columna las fórmulas son recalculadas. Pero
puede ocurrir que las fórmulas contengan referencias de las celdas
empleadas y entonces Excel presentará un error.
ASIGNACIÓN DE FORMATOS A LOS DIFERENTES VALORES DE
LA PLANILLA
CAMBIO DE FUENTES
Para cambiar la fuente se hace clic sobre la flecha que está al lado del
nombre de ésta y desde allí se elige una nueva fuente. Una hoja puede
contener hasta 256 fuentes diferentes.
CAMBIO DEL COLOR DEL TEXTO
Es posible cambiar el color para el texto y fondo de la celda.
El cambio del color del texto se realiza a través del botón paleta portátil
Color texto (último de la barra formato)
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El botón muestra la letra A que indica que cambia el color del texto. El
cuadrado superpuesto a la A indica el color que se ha elegido para el
texto. Para seleccionar un color basta con hacer clic sobre la flecha para
desplegar la paleta de colores y se hace clic sobre el color que se desea.
ENVOLVER CELDAS CON LÍNEAS DE BORDE
Excel permite envolver una o más celdas seleccionadas con diferentes
tipos de bordes o marcos. Para ello se selecciona la celda o celdas y se
pulsa el botón de paleta portátil de bordes para aplicar el borde
previamente seleccionado o el botón de flecha que está al lado para
elegir una de los tipos disponibles.
Paleta de Bordes
Desde la barra de formato puede colocarse negrita, cursiva, subrayado a
los datos contenidos en una o varias celdas.
AUTOFORMATO
Excel posee este recurso que consiste en una serie de formatos
predefinidos que pueden ser aplicados a un rango de celdas previamente
seleccionado. Al elegir la opción AutoFormato del menú Formato
aparece un cuadro de diálogo en cuya parte izquierda se muestra una
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lista de los formatos disponibles. Es posible desplazarse por los formatos
y obtener un ejemplo de la apariencia en el recuadro que dice:
“Muestra”.
FORMATO DE CELDAS
La barra de formato es supuestamente la forma más rápida de dar
formato a celdas pero no es la más completa.
A través de la orden celdas del menú Formato, se puede acceder al
cuadro de diálogo de Formato de Celdas que está agrupado en seis
fichas. Desde las cuales se puede dar formato en cuanto a la alineación
del texto y otras al formato de los números, además de proteger la hoja
de tal forma que otra persona no puede hacerle cambios.
• La ficha Número permite colocarle a éste diferentes categorías.
• La ficha Alineación permite cambiar la alineación del texto o datos en
las celdas.
• La ficha Fuente realiza las mismas operaciones que pueden hacerse
desde la barra de formato.
• La ficha Bordes coloca a disposición las posibilidades de bordes que se
vieron en la paleta portátil de bordes.
• La ficha Proteger permite proteger las celdas o la hoja eligiendo
primero la opción proteger del menú herramientas.
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FORMATO DE CARACTERES Y ALINEACIÓN DEL TEXTO
Cada uno de estos efectos puede ser activado durante la escritura del
contenido de la celda o posteriormente, seleccionado la celda y pulsando
el efecto deseado. Es posible aplicar más de un efecto a la misma celda.
FORMATO DE NÚMEROS
Además del formato genérico que se aplica tanto a texto como a
números, existen formatos específicos para ser aplicados a números,
para ello existen 5 botones:
Formato moneda con cifrado y punto de millar, formato de porcentaje,
colocar punto de millar, aumentar un lugar decimal, disminuir un lugar
decimal.
FUNCIONES
Una función se caracteriza por la siguiente estructura genérica:
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Toda función está compuesta por un nombre seguido obligatoriamente
por paréntesis.
Dentro de los paréntesis pueden existir argumentos, valores o
referencias de celdas que serán utilizadas por la función para devolver el
resultado.
Cada función tiene su propia sintaxis, es decir, los argumentos tienen
que ser especificados en un determinado orden. Si no es así, se
producirá un error, haciendo que el resultado no sea obtenido o se
visualice un mensaje de advertencia.
Los argumentos pueden ser:
• Números
• Texto
• Valores Lógicos
• Referencias
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•Matrices
Al emplear referencias a otras celdas, puede especificarse directamente
la dirección de una celda o incluso un rango de celdas, utilizando para
ello el símbolo de dos puntos para separar la celda inicial de la celda
final.
Cuando una función posee más de un argumento, estos deben ser
separados por un punto y coma.
SUMA (A1; A5; A10) Suma el rango y la celda especificada.
SUMA (C1:C5; B10; B20) Suma los dos rangos especificados.
Las funciones pueden utilizarse solas o anidadas dentro de otras
funciones.
Los nombres de las funciones pueden escribirse en mayúscula o
minúscula, al pulsar ENTER serán convertidas inmediatamente en
mayúsculas.
Aún cuando no se requieran argumentos en una fórmula siempre deben
usarse los paréntesis.
FUNCIONES MÁS UTILIZADAS
• ENTERO
Redondea un número al entro inferior más próximo.
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Sintaxis: ENTERO (NUM)
ENTERO (7,9) es igual a 7
La función puede ser escrita en mayúscula o minúscula.
Pueden combinarse funciones, por ejemplo:
Entero (A6/2)
• MAX
Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos:
Sintaxis: MAX (num1; num2;...)
num1; num2... Son los números (hasta 30 argumentos) cuyos valores
máximos desea encontrar. Puede especificarse argumentos que sean
números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones de número
en forma de texto o de números.
MAX (b1:b5)
• MIN
Devuelve el valor mínimo de una lista de los argumentos. Funciona de
manera opuesta a Max.
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• PRODUCTO
Multiplica todos los números establecidos como argumentos.
Sintaxis:
PRODUCTO (num1, num2.....)
Las celdas en blanco, valores lógicos o de error de la matriz o referencia
serán ignorados.
Producto (5, 7, 10) es igual a 350
• REDONDEAR
Redondea un número al número de decimales
Sintaxis: Redondear (num.; número de decimales)
Num.: Número que se desea redondear.
Número de decimales: específica el número de dígitos al que se desea
redondear el argumento número.
Si num de decimales es mayor que 0, el primer argumento será
redondeado al número de decimales especificados.
Si num de dec fuese cero, entonces el número se redondea al entero
más próximo.
Si num de dec es menor que 0 el num es redondeado hacia la izquierda
de la coma decimal.
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• PROMEDIO
Devuelve la media aritmética de los argumentos:
Sintaxis: PROMEDIO (num1, num2.....)
PROMEDIO (B1:B5)
PROMEDIO (b1:B5; 20)
•SUMA
Devuelve la suma de todos los números en la lista de argumentos.
Sintaxis: SUMA (num1, nun2...)
• AUTOSUMA
Tiene como función la inserción automática de la función SUMA.
Para insertar la función a través de la autosuma, se coloca el cursor en
la primera celda del rango que desea totalizar y arrastrar el selector
hasta la celda que contendrá la función SUMA y a continuación pulsar la
función SUMA y a continuación pulsar la función SUMA, de la barra de
herramienta, en la celda.
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ASISTENTE PARA FUNCIONES
Este asistente se emplea cuando se desea emplear una función cuya
sintaxis no se conoce con exactitud. Para ello se elige la función que se
desea introducir en la celda actual y Excel a través de los cuadros de
diálogo, enseñará y solicitará el contenido de los argumentos de la
función.
Basta entonces con colocar el selector sobre la celda donde se
almacenará el resultado, pulsar el botón del asistente de funciones:
En el cuadro de la izquierda se muestran las categorías de las funciones.
Si se conoce el nombre de la categoría a la que pertenece la función que
se va a usar basta con hacer clic sobre ella. De lo contrario se debe
seleccionar todas y en el cuadro de selección de la derecha aparecerán
todas las funciones en orden alfabético se selecciona entonces la función
deseada y se pulsa: Aceptar. Se abrirá luego un segundo cuadro de
diálogo en el que se muestra una explicación de la función, para cada
argumento de la función Excel mostrará una explicación cuando situé el
cursor sobre la misma. Una vez indicado el argumento, debe pulsarse el
botón Aceptar para que la función sea incluida en la celda. Si se desea
puede pulsarse el botón de ayuda y accederse a una ayuda completa
sobre la función.
FÓRMULAS- GENERACIÓN Y CORRECCIÓN DE ERRORES
En muchas ocasiones Excel percibe un error en la fórmula durante la
escritura en cuyo caso muestra un mensaje de error y permite
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corregirlo, después de hacer clic sobre el botón Aceptar en este cuadro
de diálogo, Excel muestra el lugar donde se ha producido el error,
señalando esta área con video inverso.
REFERENCIA CIRCULAR
Este es un error muy común creado al introducir una fórmula en una
celda cuyo contenido hace referencia a sí misma. Por ejemplo, en la
celda A6 se almacena la fórmula = A6/B3, lo cual generará un error de
referencia circular.
VALORES DE ERROR
Excel muestra un valor de error en una celda cuando la fórmula
contenida en ella no puede ser calculada correctamente. Esta situación
ocurre cuando hay un error de especificación en alguno de losa
argumentos de la función o un error de escritura.
Los valores que pueden llegar a presentarse son:
VALOR DE ERROR
#DIV!/0 por cero
SIGNIFICADO
La fórmula intenta efectuar una división
#N/A
#NOMBRE
No existe ningún valor disponible
Excel no reconoce un nombre usado en una fórmula.
Hay varias posibilidades para la generación de este
error:
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Nombre de un rango escrito incorrectamente
Nombre de una función escrito incorrectamente.
#NULO!
#REF!
#VALOR!
Omisión de los dos puntos en una referencia del
intervalo.
Ha especificado una intersección de dos áreas que no
se cruzan
La fórmula hace referencia a una fórmula que no es
válida.
Tipo incorrecto de argumento u operando
DIRECCIONES DE CELDAS
La dirección de una celda es una referencia a su posición dentro de la
hoja. Por omisión las referencias a celdas son consideradas referencias
relativas. Además de una referencia de tipo relativo, que permite ser
alterada durante la copia, Excel permite crear referencias
absolutas(fijas) o mixtas.
DIRECCIONES DE CELDAS ABSOLUTAS
Las referencias que cambian automáticamente cuando se las desplaza se
denominan referencias relativas. Cuando se copia una fórmula que
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contiene referencias relativas, estas referencias se ajustan para reflejar
la nueva posición de la fórmula. Sin embargo también pueden emplearse
fórmulas con referencias absolutas, referencias que siempre se refieren
a la misma celda, sin tener en cuenta donde se copie la fórmula.
Una referencia relativa describe la posición de una celda en función a su
distancia, en filas y columnas, con respecto a otra celda . Una referencia
relativa es equivalente a dar una dirección como “Cruce la calle y diríjase
a la quinta casa a la izquierda”.
Una referencia de celda absoluta describe una dirección de celda
concreta. Las referencias absolutas son análogas a proporcionar
direcciones como: ‘Circular primera # 70-01”. Los signo de $ en una
celda indican una referencia absoluta en la celda $D$8. Así no importa a
donde se copie la fórmula que contiene esta referencia, siempre se hará
referencia a la celda $D$8. Una referencia de celda absoluta no cambia
ni de fila ni de columna en la celda especificada.
En una referencia mixta solamente queda fija la fila o la columna de la
celda permitiendo un ajuste parcial.
Se puede cambiar una referencia relativa a una referencia absoluta de
forma que si se desplaza o copia la fórmula, ésta siempre señalará a la
misma celda. Para cambiar una referencia relativa a una absoluta, se
selecciona la referencia en la fórmula y se pulsa F4, o bien puede
introducirse un signo de $ delante de los indicadores de columna y de
fila de la referencia de la celda.
Por ejemplo:
$D$4 Fija fila y columna.
$D4 Fija solamente la columna permitiendo la variación de la fila.
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D$4 Fija la fila permitiendo una variación de la columna.
D4 No queda fija ni la fila ni la columna.
Se puede pulsar varias veces F4 para cambiar entre los diferentes tipos
de referencias> Para ello se debe primero activarse la edición de la celda
y colocar el cursor sobre cualquier parte de la referencia que debe ser
modificada.
ELIMINAR, AÑADIR Y RENOMBRAR HOJAS DE UN LIBRO
Para eliminar una hoja se activa ésta y luego Edición\Eliminar Hoja.
Aparecerá entonces un cuadro de diálogo que indicará que la hoja será
eliminada permanentemente del libro.
Para insertar una hoja de cálculo se elige Insertar\Hoja de cálculo y se
insertará una hoja nueva delante de la hoja sobre la cual se está.
Para cambiar la etiqueta a una hoja se pulsa dos veces sobre ésta y se
abre un cuadro de diálogo Cambiar Nombre a la hoja. Basta entonces
con introducir el nuevo nombre de la etiqueta.
COPIA DE HOJAS
Si se tiene una hoja de un libro que quiere copiarse o moverse a otro
libro o dentro del mismo libro, basta con hacer activa la hoja que se
desea mover o copiar luego se elige la opción: Edición\Mover o copiar la
hoja.
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Se abre entonces un cuadro de diálogo de Mover o copiar, puede
seleccionarse a cual libro se desea mover o copiar la hoja ( siempre y
cuando esté abierto), se selecciona en la lista la hoja antes de la cual se
desea que quede ubicada la hoja a mover o copiar. Si lo que se desea es
copiar en lugar de mover la hoja se selecciona la opción Crear una
Copia. Luego se da Aceptar.
Para copiar una hoja dentro del mismo libro se puede emplear también
el ratón, simplemente señalando la etiqueta de la hoja y manteniendo
pulsando el botón del mouse y CTRL se arrastra el puntero hasta la
nueva posición y se suelta.
Para desplazar hojas se hace simplemente con el ratón.
IMPRIMIR UNA PLANILLA ELECTRÓNICA
IMPRESIÓN RÁPIDA
Si lo que se desea es imprimir toda la hoja y además no se necesita
realizar ningún tipo de ajuste en la impresión, la forma más rápida de
obtener este resultado es utilizar el botón Imprimir de la barra de
herramientas.
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AJUSTES DE LA IMPRESIÓN
Archivo\Imprimir...
Por omisión se imprimirá el contenido de todas las hojas seleccionadas.
Normalmente, sólo es necesario imprimir la hoja actual. Para seleccionar
más de una hoja debe presionar la tecla CTRL y hacer clic sobre la
etiqueta de aquellas hojas que deberán imprimirse.
Excel imprimirá una copia de aquello que haya sido seleccionado para su
impresión.
Si se necesita más de una copia, se escribe el número en el cuadro
donde dice copias.
Si se trata de una hoja muy extensa, que ocupará varias páginas, puede
especificarse un intervalo de páginas, indicando la página inicial y final
en los recuadros apropiados. Para imprimir un única página, indique el
número de esa página, indique el número de esa página tanto en el
recuadro Desde como en el recuadro Hasta.
Los botones Preliminar y Preparar pagina activan las respectivas
opciones del menú del mismo nombre.
El botón impresora abre un cuadro de dialogo en el que se puede
seleccionar otra impresora que se encuentre conectada a la computadora
o activar el envío de un fax, accionando la unidad de fax que haya sido
instalada en forma eventual.
CUADRO DE DIALOGO: CONFIGURAR PÁGINA
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Este es el cuadro de diálogo principal relacionado con la configuración de
la impresión de una hoja, se divide en cuatro fichas que están
relacionadas con el tamaño físico de la página, el tamaño de los
márgenes, el contenido del encabezado y pie y finalmente la ficha Hoja
que define aspectos más genéricos de la impresión.
FICHA PÁGINA
Permite cambiar la orientación de la impresión entre el formato vertical,
siendo este el valor predeterminado, y el formato horizontal, en que la
impresión se realiza en el sentido de la altura del formulario. Esta opción
es aconsejable para aquellas hojas que sean muy extensas.
La lista Tamaño del papel permite la selección de otro formato de papel
soportado por la impresora. Si la impresora utilizada permite la
impresión de diversas resoluciones, se emplea la lista de selección
Calidad de impresión para cambiar el valor predeterminado de la
resolución.
Con la opción Escala permite reducir proporcionalmente el tamaño de la
hoja para adaptarse a una sola hoja o al número de páginas que se
necesite especificándolo en los recuadros: Una página(s) de ancho por
una de alto.
La numeración de las páginas comienza automáticamente por 1, a
menos que se indique otro número en el recuadro Primer número de
página.
Por ejemplo es posible elegir la opción encajar 2 página(s) de ancho por
1 de alto y con ello se ajusta la hoja para adaptarla en dos páginas. Este
número de página puede cambiarse como se desee.
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FICHA MÁRGENES
Esta ficha se utiliza para definir el área de impresión dentro de la página
a través de la definición del ancho de las cuatro márgenes. Además del
tamaño de las márgenes, el usuario puede especificar también la
distancia que habrá entre el borde del papel y el encabezado y el pie.
Cualquier cambio en los recuadros, será reflejado en la pequeña página
de ejemplo mostrada en la parte central del cuadro de diálogo. Por
omisión, Excel imprime el área seleccionada a partir de la esquina
superior izquierda. Sin embargo éste permite que la impresión sea
centralizada tanto vertical como horizontalmente en la página. Para que
el centrado sea deseado, se marca una de las casillas de verificación que
se encuentran en la parte inferior de la página. Puede elegirse centrado
vertical y horizontal a la vez.
FICHA DE ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
Esta ficha permite redefinir el texto del encabezado y del pie de las
páginas que serán impresas. Por omisión Excel imprime en la fila del
encabezado el nombre de la hoja que está siendo impresa y en la fila del
pie el número de la página.
A través de este cuadro, es posible cambiar el encabezado\pie
predeterminado, seleccionando uno de los encabezados alternativos
disponibles. Estos encabezados utilizan informaciones que fueron
indicadas por el usuario durante el proceso de instalación de Excel, tales
como su nombre o nombre de la empresa.
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Si en esta alternativas se elige ninguno se elimina el encabezado o el pie
de página.
Para crear encabezados y pies de página propios se elige la opción:
“Personalizar encabezado...” o “Personalizar pie de página...” que
aparecen en el cuadro de diálogo de Preparar Página. Puede añadirse la
fecha, la hora, el nombre del archivo o el nombre de la hoja más
cualquier otro texto que se desee incluir. Una vez en el cuadro de
diálogo de personalizar se elige la posición del encabezado y en el
recuadro correspondiente se teclea el texto que se desea. Es posible
colocar encabezados en las tres posiciones a la vez: Izquierda, central y
derecha.
Hay en este cuadro diferentes botones:
El primer botón corresponde a las fuentes que pueden emplearse para
colocar el encabezado o pie. Al pulsarlo aparece el cuadro de diálogo de
fuentes donde es posible elegir el estilo y tamaño de la letra.
Los dos botones siguientes son botones de página.
Posteriormente vienen los botones de hora y fecha.
Por último están los botones de Hoja y Archivo.
FICHA HOJA
Esta posee algunos elementos que afectan en gran medida la apariencia
de la hoja. En el apartado Imprimir se pueden observar los principales
elementos.
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Por omisión Excel imprime las líneas de división del área que está siendo
impresa. Pero la hoja puede imprimirse sin éstas.
Si el documento ocupa más que el ancho de una hoja, las páginas que
imprimirán automáticamente hacia abajo y luego a lo ancho. Puede
cambiarse el orden de la impresión, seleccionando en el recuadro orden
de la página la opción Derecha y luego hacia abajo.
Esto modifica el orden de página para ir a lo ancho y luego hacia abajo.
VISTA PRELIMINAR
Permite una visualización previa con el fin de comprobar la disposición
que tendrá la hoja en la página impresa.
Para activar la vista preliminar, se puede emplear el botón de la barra de
herramientas o la opción que lleva el mismo nombre y que se encuentra
en el menú Archivo.
Ambas opciones abre una nueva pantalla en la que es posible visualizar
la página completa.
Los dos primeros botones (Siguiente y Anterior) se emplean cuando la
hoja posee más de una página y muestran la siguiente o anterior
respectivamente.
El botón Zoom amplía o reduce el área de la página visualizada.
El botón Imprimir inicia la impresión.
El botón Cerrar sale de la presentación preliminar.
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El botón Configurar activa el cuadro de diálogo configurar página.
El botón Márgenes se encuentra activado por omisión y presenta una
serie de líneas que cruzan la página mostrando de forma gráfica el área
ocupada por todos los márgenes de la página. Estas líneas terminan en
unos pequeños cuadros de color negro denominados ajustadores que
pueden ser arrastrados con el ratón y de este modo cambiar las
dimensiones de los márgenes o de la posición del encabezado.
Para cambiar la posición de alguno de los ajustadores, simplemente se
coloca el cursor sobre él o sobre su línea y se arrastra la posición
deseada.
El botón Zoom funciona como una llave activada/desactivada, ampliando
el tamaño de la página o devolviendo la visualización de la página
completa.
Si lo que se desea es imprimir sólo un rango de celdas debe
seleccionarse primero el rango a imprimir y luego elegir la opción
Archivo\Imprimir y allí elegir Selección.
Cuando se imprime un gran documento las divisiones de página se
insertan automáticamente en la celda más cercana al margen. Si se
desea insertar un salto de página propio en filas específicas, se
selecciona la fila y se elige la opción Salto de página del menú Insertar.
La división de página se inserta por encima de la fila seleccionada. Para
eliminar una división de página añadida manualmente, se debe
seleccionar la fila que hay por debajo de la división de página y emplear
la orden Quitar Salto de página del menú Insertar.
CREACIÓN DE GRÁFICOS
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Se pueden crear gráficos de dos formas: En la misma hoja como los
datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de trabajo.
Cuando se hace lo primero se pueden ver los datos y el gráfico al mismo
tiempo; cuando se hace lo segundo, se tiene un fácil acceso al gráfico
pero puede imprimirse por separado.
CREACIÓN DE UN GRÁFICO EN UNA HOJA
Para ello seleccionan los datos que se desean utilizar en el gráfico y
luego se pulsa el botón asistente para gráficos de la barra de
herramientas Estándar.
El tipo de gráfico que se pueda crear depende de los datos que se
seleccionen.
Los gráficos circulares o de sectores, por ejemplo, sólo pueden utilizar
una serie de datos.
Esto significa que no importa cuantas filas o columnas se seleccionen ya
que un gráfico circular sólo puede visualizar la primera fila o la primera
columna de datos.
Sin embargo un gráfico de barras puede llegar a mostrar varias series de
datos al igual que un gráfico de áreas o un gráfico de columnas. La
mayoría de los tipos de gráficos pueden visualizar varias series de datos
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sean del mismo tipo. (Todas las series de los tipos monetarios o
científicos y contenidos en las mismas categorías).
SELECCIONAR DATOS
Pulsar el botón del asistente de gráficos y seguir los pasos que a lo
largo del asistente pedirán la información necesaria.
También es posible crear un gráfico desde los menús empleando
Insertar\gráfico y seleccionado allí la forma que se desee en una nueva
hoja o en la hoja actual.
SELECCIÓN DE UN TIPO DE GRÁFICO
El asistente incluye varios tipos de gráficos. Dentro de cada uno de estos
tipos y categorías se pueden incluir variaciones sobre el modelo básico.
Los gráficos de barras y columnas comparan series de datos.
Los gráficos circulares muestran la relación de partes con un todo.
Los gráficos de áreas son mejores para mostrar la cantidad de cambios
en los valores a lo largo del tiempo.
Cuando se pulsa el botón del asistente para gráficos ( luego de haber
elegido el rango a graficar) aparece el paso 1 del asistente mostrando
los tipos de gráficos que se pueden escoger; luego de elegir el gráfico
que se desea pueden verse las distintas variaciones del tipo de gráfico
elegido. Además al seleccionar un tipo de gráfico se verá la explicación
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correspondiente a cada uno y su utilidad. Después de elegir el formato
que se desea se pulsa el botón siguiente.
Cuando se realiza un gráfico los datos se clasifican automáticamente en
serie de datos y categorías. Las categorías son los rótulos que aparecen
a lo largo del eje x, en tanto que las barras del gráfico representan la
serie de datos. Si se desea cambiar para que las columnas sean las
series de datos y las cabeceras de la filas pasen a ser las categorías, se
pueden especificar en el paso 2. La primera columna y la primera fila de
los datos se asignan como el texto de la leyenda y como los rótulos de
las categorías del eje. En este paso se tiene una apariencia previa del
gráfico seleccionado. En el paso 3 del asistente se tienen las opciones de
gráfico, las cuales varían dependiendo del tipo de gráfico seleccionado.
En el paso 4 del asistente se elige donde quedará situado el gráfico: En
una hoja nueva o en la hoja que contiene los datos.
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE GRÁFICO
• BOTÓN LEYENDA: Inserta o elimina leyendas para los datos
mostrados en el gráfico.
• BOTÓN PALETA PORTÁTIL TIPO DE GRÁFICO: Este botón permite la
selección directa de un tipo de gráfico que sustituiría al tipo de gráfico
mostrado actualmente.
• BOTÓN TABLA DE DATOS: Permitirá incluir la tabla de datos dentro
del área del gráfico.
Los botones por filas y por columnas permiten cambiar la distribución de
las series del gráfico.
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EDICIÓN DE UN GRÁFICO
El uso del menú contextual permite modificar todos los elementos de un
gráfico.
Este menú se activa pulsando el botón derecho del mouse. Pero primero
debe seleccionarse el elemento que se desea modificar.
Se da clic sobre el área que envuelve al gráfico para seleccionar las
características generales del gráfico.
FORMATO DE LOS TEXTO DEL GRÁFICO
Para cambiar las características de un título o leyenda simplemente se
hace clic sobre el texto y se activa el menú contextual y allí se
selecciona Formato del título del gráfico, o lo que se necesite. Aparecerá
entonces un cuadro de diálogo que permite modificar las características
del texto además de su ubicación.
Para imprimir un gráfico que se encuentra en una hoja de gráficos basta
con seleccionar la hoja y pulsar el botón imprimir o la opción preparar
pagina de la misma manera que se hizo con una hoja de cálculo.
CREACIÓN DE GRÁFICOS EN UN HOJA DE GRÁFICOS
Seleccionar en la hoja de cálculo los datos que se desean tener en
cuenta para el gráfico.
Desde la barra de menú elegir: Insertar\gráfico o usar el asistente y
luego se escoge la opción como hoja nueva. En el paso 4 del asistente.
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Aparece entonces el paso 1 del asistente de funciones . Así se continúa
normalmente en la creación del gráfico.
Al terminar el paso 4 del asistente de funciones el gráfico aparecerá en
la nueva hoja de gráfico, llamado gráfico1.
Los gráficos de anillos son similares a los gráficos circulares sólo que los
gráficos circulares sólo pueden contener una serie de datos mientras que
los gráficos de anillos pueden tener varias.
MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE UN GRÁFICO
Antes que se pueda modificar un gráfico de una hoja es necesario
activarlo para ello se da clic sobre él.
Una vez activado éste queda rodeado por un borde y la barra de menús
cambia para que se puedan modificar los datos o añadir líneas y colores.
Para suprimir una serie de datos, se selecciona la serie y se pulsa
suprimir.
Para añadir una serie de datos en un gráfico incrustado en una hoja
basta con arrastrar los datos hasta el gráfico.
Para añadir una serie de datos en u gráfico de una hoja de gráfico, se
emplea la orden:
“Agregar datos” del menú gráfico y marcar el rango que contiene los
nuevos datos del gráfico.
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MODIFICACIÓN DE LOS GRÁFICOS
Para ello debe activarse el gráfico a cambiar. Con el puntero del ratón en
dicha área, pulsar el botón derecho del mouse (se visualiza el menú
contextual) y seleccionar Tipo de gráfico, se abre entonces dicho cuadro
de diálogo y se selecciona allí el tipo de gráfico que se desea.
Cuando se hacen cambios entre tipos de gráficos diferentes es posible
que no se vean todos los datos o que en ellos no aparezcan como se
esperaba. También puede mostrarse un gráfico con la orden Gráfico\tipo
gráfico...
Para suprimir una leyenda basta seleccionarla y luego SUP.
MEJORAR LOS GRÁFICOS
Si se desea resaltar un dato específico de un gráfico se puede añadir una
flecha o línea empleando el botón de Dibujo de la barra de herramientas.
Para ello se activa el gráfico.
Pulsar el botón de dibujo para visualizar la barra de herramientas de
dibujo.
Para trazar por ejemplo una flecha, se parte desde afuera del gráfico
hacia el punto que se desea señalar y se suelta el botón del mouse.
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H OJA DE CÁL C ULO EXC EL
Unidad académica: Escuela de Educación
Facultad: Facultad de Educación
Profesor: Mg. Maria Ruth Patiño
E – mail: maria.patino@upb.edu.co
Se pulsa el botón de cierre de la barra de herramientas de dibujo.
Puede además incluirse una nota explicativa o cuadros de texto
directamente dentro del gráfico.
Para ello se pulsa el botón de Cuadro de texto de la barra de
herramienta estándar, el puntero cambia a una cruz, se arrastra
entonces el ratón hasta formar un rectángulo para el texto del tamaño
que se desee y luego se digita el texto a incluir, se pulsa por fuera del
cuadro de texto para cerrarlo.
Para redimensionar un cuadro de texto basta con seleccionar
nuevamente el cuadro y redimensionarlo.
MODIFICACIÓN DEL TEXTO Y DE LOS FORMATOS DEL CUADRO
DE TEXTO
Para modificar el aspecto del texto esto se hace como se procede con
cualquier opción de texto en la hoja. Si se desea cambiar varios aspectos
del texto al mismo tiempo se puede emplear la orden Formato del objeto
del menú contextual.
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