REGLAMENTO Y MANUAL DE MONTAJE Y ... - ProBarranquilla

REGLAMENTO Y MANUAL DE MONTAJE Y
DESMONTAJE
22 y 23 DE ABRIL DE 2013
El presente reglamento establece las normas a las que el CONTRATANTE se OBLIGA a cumplir durante la
vigencia del evento, desde el montaje hasta el desmontaje.
RECINTO SEDE:
Salón Jumbo del Country Club de Barranquilla – Dirección: Calle 76 Nº 54 – 231.
El área de exhibición estará ubicada en el Segundo Piso.
MONTAJE Y DESMONTAJE:
A) STANDS SIN MONTAJE ESPECIAL:
CARACTERISTICAS FISICAS DEL STAND:
Panelería color blanco con perfilería en aluminio, dimensiones escogidas previamente.
Piso en madera forrado en charolina blanca.
Cenefa con imagen de marca (20 Caracteres máximo). Favor enviar el arte de la cenefa a
n_vargas@grupoaviatur.com antes del 10 de Abril.
Un punto eléctrico doble para equipos (110 v)
Amoblamiento escogido previamente. (Sala o Mesa alta tipo Bar)
Iluminación con lámparas tipo spot.
El cliente por cuenta propia podrá ambientar y decorar su stand, también podrá imprimir las piezas
libres del stand.
El cliente deberá llevar sus muestras de exhibición.
HORARIO:
MONTAJE: lunes 22 de abril a partir de las 7:00 A.M. hasta las 10:00 A.M.
Este será el horario exclusivo para el ingreso de mercancías, Decoración y papelería.
El control de dicha mercancía será responsabilidad del Contratante.
El ingreso es por la puerta principal del Jumbo del Country Club y se deberá tener en cuenta que el
evento abrirá sus puertas al público el día 22 de Abril a las de las 11:00 a.m.
DESMONTAJE: martes 23 de abril a partir de las 6:00 P.M hasta las 10:00 P.M.
La organización no cuenta con bodega de expositores, ni lugar para almacenamiento de mercancías.
INGRESO DEL PERSONAL QUE ATIENDE EL STAND:
Presentar la escarapela que lo acredita como personal de atención del Stand.
El expositor tiene derecho a dos (2) escarapelas por stand y para la elaboración de las mismas,
deberá enviar a la dirección electrónica n_vargas@grupoaviatur.com la siguiente información a más
tardar el viernes 12 de abril. Nombre de la empresa, nombres completos del personal autorizado y
números de cedula.
La muestra comercial estará abierta el 22 de abril a partir de las 10 am hasta las 6 p.m. y el 23 de
abril de 8:00 am hasta las 6 p.m.
Para obtener la escarapela deberá estar a paz y salvo con la FUNDACIÓN PROBARRANQUILLA y/o la
organización del evento.
Las escarapelas estarán disponibles desde las 7:00 am en la puerta del Jumbo. El horario del ingreso
del personal que atiende la muestra debe ser como mínimo una hora antes de la apertura al público.
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B) STANDS CON DISEÑO ESPECIAL:
CARACTERISTICAS FISICAS DEL AREA:
Panelería color blanco con perfilería en aluminio, dimensiones escogidas previamente.
Un punto eléctrico doble para equipos (110 v)
Iluminación con lámparas tipo spot.
El expositor tiene la libertad de diseñar su stand a su mejor conveniencia respetando las medidas de
cada espacio, confirmado.
El expositor deberá presentar al comité organizador el diseño de su stand a más tardar el día 8 de
Abril del presente año.
El cliente ambientara y decorará su stand. Así mismo deberá llevar sus muestras de exhibición.
HORARIO:
MONTAJE: domingo 21 de abril a partir de las 7:00 A.M. hasta las 9:00 P.M.
INGRESO DEL PERSONAL DE MONTAJE:
El expositor debe enviar el listado completo de su personal de montaje o del proveedor contratado
para tal fin, con números de cédulas y planillas que conste la afiliación y pago de las obligaciones de
EPS y ARP.
El no cumplimiento de estos requisitos, impide el ingreso del personal a las instalaciones del Country
Club y por ende del evento. Esta información debe ser enviada a la dirección electrónica
n_vargas@grupoaviatur.com a más tardar el viernes 12 de abril de 2013.
INGRESO DEL PERSONAL QUE ATIENDE EL STAND:
Presentar la escarapela que lo acredita como personal de atención del Stand. El expositor tiene
derecho a dos (2) escarapelas por stand. La muestra comercial estará abierta el 22 de abril a partir de
las 10 am hasta las 6 p.m. y el 23 de abril de 8:00 am hasta las 6 p.m.
Para obtener la escarapela deberá estar a paz y salvo con la FUNDACIÓN PROBARRANQUILLA y/o la
organización del evento. Las escarapelas están disponibles desde las 7:00 am en la puerta del Jumbo.
El horario del ingreso del personal que atiende la muestra debe ser como mínimo una hora antes de
la apertura al público.
DESMONTAJE:
Martes 23 de Abril a partir de las 6:00 P.M hasta las 10:00 P.M. La organización no cuenta
con bodega de expositores, ni lugar para almacenamiento de mercancías. A partir de las 10 p.m.
existe tarifa adicional DE $100.000 pesos, por hora de desmontaje.
REQUISITOS PARA INGRESAR A EXPOPROBARRANQUILLA
INGRESO DEL PERSONAL QUE ATIENDE EL STAND:
Estar a paz y salvo con la FUNDACIÓN PROBARRANQUILLA y/o la organización del evento, y presentar la
escarapela que lo acredita como personal de atención del Stand.
INGRESO DEL PERSONAL DE MONTAJE:
El expositor debe enviar el listado completo de su personal de montaje o del proveedor contratado para tal
fin, con números de cédulas y planillas que conste la afiliación y pago de las obligaciones de EPS y ARP.
El no cumplimiento de estos requisitos, impide el ingreso del personal a las instalaciones del Country Club
y por ende del evento. Esta información debe ser enviada a la dirección electrónica
n_vargas@grupoaviatur.com a más tardar el viernes 12 de abril de 2013.
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Es indispensable presentar al ingreso del Country Club, paz y salvo otorgado por la Fundación
y/o la organización del evento.
Para obtener el Paz y Salvo es necesario:
Haber enviado el contrato firmado y sus anexos.
Haber enviado el presente manual debidamente firmado.
Estar a Paz y Salvo con la Fundación Probarranquilla.
Enviar los datos autorizando el ingreso al personal del montaje (Nombre y Apellido, Cedula, copia de
aporte a ARP y SALUD) y del personal de atención del stand (nombre completo y número de cedula) a
la dirección electrónica n_vargas@grupoaviatur.com para reclamar las escarapelas de ingreso del
personal.
DESMONTAJE: Cancelar las cuentas pendientes a la Organización del evento, por los servicios
adicionales que se manejen.
MANUAL DE MONTAJE
Antes de iniciar el montaje, el expositor deberá cerciorarse de las condiciones físicas y el espacio
asignado. La organización no realizará modificaciones para ajustarse al diseño de cada stand, el
diseño de cada stand se debe ajustar a las condiciones del espacio previamente estipulado.
No se entregarán áreas para montaje antes de las fechas programadas, sin embargo en casos
estrictamente necesarios y si las condiciones de tiempo y espacio lo permiten, el comité de montaje
de EXPOPROBARRANQUILLA entregará de manera anticipada el espacio y evaluará los costos a cobrar
por este concepto.
El expositor no podrá taladrar ni perforar las paredes, pisos etc. del recinto ferial.
Tener listo el stand el día veintidós (22) de Abril de 2013 a las 10:00 A.M, llegada esta hora, el
CONTRATANTE no podrá continuar con el montaje.
Los participantes deberán abstenerse de ingerir bebidas alcohólicas o fumar durante el evento en el
área de exposición. El Contratante deberá responder por el desplazamiento y la alimentación de las
personas (de sus representantes) que atienden el stand.
Verifique el consumo de electricidad real que utilizará en el evento. Si sobrepasa la carga estipulada
póngase en contacto con el comité organizador. Cuenta con 10 días de anticipación como máximo
para solicitar la renta de toma eléctrica adicional, evite apagones y cortos circuitos en sus equipos.
Cualquier daño a las instalaciones eléctricas derivado de la sobrecarga ante la omisión de esta
solicitud, deberán ser cubiertos en su totalidad por el expositor.
Los gastos de reparación o reposición corresponden a las tarifas comerciales establecidas por cada
proveedor, incluyendo el lucro cesante que se genere en caso de daño de los elementos.
Para que el CONTRATANTE pueda ingresar a la sede máquinas de alto consumo de energía o servicio
de iluminación, deberá informarlo al CONTRATISTA y a la Sede con quince (15) días de anticipación
al montaje del evento para que la Sección Técnica otorgue su autorización y le cargue al
CONTRATANTE el costo adicional correspondiente por anticipado. En caso de que la solicitud
no se tramite con la anticipación requerida, EL CONTRATISTA no se compromete a autorizar
el ingreso y no se entenderá que hay ningún tipo de incumplimiento por parte del CONTRATISTA.
Toda empresa de montaje debe contar con sus herramientas, personal y equipos necesarios para la
ejecución de sus trabajos. La organización no cuenta con esto.
Todo el personal que ingrese a realizar trabajos en el recinto, deberá portar la escarapela que lo
acredité para realizar trabajos allí. Cada stand tendrá derecho a dos (2) escarapelas.
La organización no cuenta con bodega de expositores, ni lugar para almacenamiento de mercancías.
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Para la prestación de cualquier servicio adicional, el CONTRATANTE deberá informar al
CONTRATISTA, por escrito acompañado al formato de vinculación, o llenando el formulario de
necesidades que para ese efecto el CONTRATISTA tiene a disposición del CONTRATANTE, por lo
menos con cinco (5) días de anticipación a la fecha en que se inicie el montaje del evento.
En estos casos el CONTRATISTA le confirmará la disponibilidad de dichos elementos y los costos
adicionales y forma de pago de los mismos. Se entiende por servicios adicionales, todo servicio
diferente de lo expresamente acordado en este contrato; tales como: Equipos adicionales: Video
Beam, Televisores, Proyectores, Arreglos florales, Papeleras, Fotocopias, Luces (reflectores, etc.),
personal de guías, escenógrafos, decoradores, fotógrafos, etc., los cuales serán de cargo exclusivo del
CONTRATANTE, siempre y cuando sean aprobados previamente por el CONTRATISTA y por los
representantes del recinto
MANUAL DEL DESMONTAJE
El stand no podrá ser desmontado por ningún motivo antes de la fecha y hora estipulada.
El expositor devolverá el espacio en las mismas condiciones recibidas. No se permite pegar, clavar,
pintar, instalar adhesivos sobre los elementos entregados en calidad de comodato.
Tener desmontado el punto de exhibición el día veintitrés (23) de Abril a las 10:00 p.m.
Estar a paz y salvo con los servicios prestados por el CONTRATISTA y por la sede del evento para
poder retirar sus elementos de la sede.
Retirar de la sede la totalidad de los elementos dentro del plazo por el que se contrató. Si por algún
motivo esta obligación no se cumpliere, el CONTRATANTE deberá pagar al Country Club ó al
CONTRATISTA la suma que este último fije por concepto de almacenaje. Queda claro y entendido,
que la responsabilidad por los elementos no retirados en el tiempo indicado es exclusiva del
CONTRATANTE.
PROHIBICIONES
Retirar elementos de señalización de su stand o área asignada.
Colocación de cables aéreos de cualquier naturaleza.
El ingreso de menores de 18 años.
No se permite pegar, clavar, colgar pendones, perforar y pintar sobre los elementos entregados en
calidad de comodato ni en las estructuras del recinto (paredes, puertas, etc). No se permite descolgar
ningún tipo de elemento (sin importar su peso) de la estructura del techo
El reparto de volantes o folletos, la colocación de carteles, pantallas, cartones publicitarios o la
realización de cualquier tipo de propaganda fuera de los respectivos stands o área asignada.
La entrega de bolsas diferentes a la suministrada por el patrocinador oficial a la entrada del evento.
No se permite tener grabadoras, radios, equipos de sonido etc. con un volumen alto, que pueda
incomodar a los participantes visitantes a la muestra comercial o a juicio de los organizadores del
evento o los encargados de su logística y seguridad.
No está permitido la permanencia y manipulación de sustancias inflamables y equipos a gas, carbón,
gasolina o cualquier combustible que represente peligro o cause molestias dentro del recinto, plantas
eléctricas, motores de equipo eléctrico o maquinaria, así como el uso de materiales explosivos y/o
inflamables, la exhibición de elementos tales como globos inflados con helio. En caso de ser
absolutamente necesario deberán contar con autorización escrita del cuerpo de Bomberos y de la
administración del Country Club, cumpliendo con todos los sistemas de seguridad requerido.
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DESISTIMIENTO DE PARTICIPACION
Si el participante se retira faltando menos de 30 días para la realización del evento, con la firma del
formato de vinculación, es suficiente para que la organización exija el pago del 100% del valor total de la
participación y disponga libremente del espacio.
APLAZAMIENTO – CANCELACION
Por motivos de fuerza mayor; actos terroristas, o caso fortuito como terremoto, incendio, explosión,
inundación, etc., la FUNDACION PROBARRANQUILLA y la Organización de la ASAMBLEA GENERAL DE
AFILIADOS DE PROBARRANQUILLA se reserva el derecho de modificar las fechas y/o horarios planos de
los eventos previstos en un comienzo. En caso de cancelación por las mismas causas, se hará efectivo el
pago de lo que corresponda haber cancelado al CONTRATANTE en ese momento y no hará devolución de
lo ya pagado.
CLAUSULA PENAL
En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones del participante, o de retardo en su
ejecución. La Organización del evento podrá imponerle al CONTRATANTE incumplido una sanción
equivalente al 20% del valor del presente Contrato, sin que por ello se entienda eximida del cumplimiento
de sus obligaciones.
ARBITRAMENTO
Toda controversia, diferencia, cuestión o reclamación resultantes, de la ejecución, interpretación o
terminación de la presente relación contractual y/o negocial o relacionado con esta directa o
indirectamente, será resuelta por un tribunal de arbitramento, el cual se sujetará a las normas legales
existentes sobre la materia de acuerdo con las siguientes reglas:
El tribunal será designado de común acuerdo por las partes de la lista que para tal efecto lleva el
centro de conciliación y arbitraje de la Cámara de Comercio de Barranquilla. A falta de dicho acuerdo
el director del centro hará la designación.
El tribunal estará integrado por un (1) árbitro, quien fallará en derecho.
La organización interna del tribunal, se sujetará a los reglamentos previstos para el efecto por el
centro de conciliación y Arbitraje de la Cámara de Barranquilla.
El tribunal funcionará en el centro de conciliación y arbitraje de la Cámara de Comercio de
Barranquilla.
Igualmente las partes hacen constar expresamente su compromiso de cumplir el laudo arbitral que se
dicte.
TERMINACION UNILATERAL DE LA PRESENTE RELACION CONTRACTUAL O NEGOCIAL
La presente relación contractual o negocial tendrá una duración igual al período comprendido entre la
fecha de vinculación y el día 23 de Abril de 2013. No obstante son justas causas para que la FUNDACION
PROBARRANQUILLA y la Organización del evento puedan dar por terminado esta relación, remitiendo AL
CONTRATANTE incumplido, comunicación escrita con 10 días comunes de anticipación a la verificación de
la terminación, las siguientes:
El incumplimiento grave de las empresas en sus obligaciones estipuladas en esta relación contractual
o negocial o en la ley, reglamentos y normas que regulen la actividad que por su cuenta emprende y
en la que tienen interés las partes.
Cualquier acción u omisión de la empresa que afecte en forma grave los intereses del evento y/o de
sus organizadores.
La apertura al trámite de liquidación obligatoria y la insolvencia de la empresa.
PARAGRAFO. En caso de terminación unilateral por justa causa no se deberá por parte de la
FUNDACION PROBARRANQUILLA y la Organización del evento, suma alguna por concepto de esta
terminación procediendo las partes a finiquitar las cuentas pendientes, sin que puedan causarse más
erogaciones, siempre que no esté pendiente el cumplimiento de obligación alguna.
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MERITO EJECUTIVO
Para todos los efectos legales el presente documento presta mérito ejecutivo y el participante asume, en
forma exclusiva, las obligaciones que se deriven del uso de nombres, marcas, enseñas y demás distintivos
comerciales dentro del evento y manifiesta su aceptación a las normas legales colombianas y a los
tratados suscritos por Colombia en esta materia.
Ni la FUNDACIÓN PROBARRANQUILLA, ni la Organización del evento, tendrán responsabilidades ante los
participantes, ni ante terceros por el incumplimiento o uso indebido de marcas por parte de algún
expositor, de la misma forma entiende que no existe responsabilidad alguna por los resultados comerciales
que se deriven de su participación en Expo Probarranquilla.
Estoy de a cuerdo con los lineamientos estipulados en este manual.
Atentamente,
................................................................
NOMBRE:
EMPRESA:
(Firma, cédula y sello).
Envíe este documento completamente diligenciado y firmado por el representante legal de la
empresa al correo electrónico n_vargas@grupoaviatur.com. O físicamente a Aviatur S.A.
Carrera 53 # 82-86 piso 7 Centro Empresarial Ocean Tower.
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