Carta de Servicios Unidad de Apoyo a la Edición de Revistas

Carta de Servicios
Unidad de Apoyo a la Edición de Revistas
1. Objetivos y líneas de actuación
La necesidad de crear una Unidad de Apoyo a la Edición de Revistas quedó patente en los
Planes Estratégicos de los diferentes institutos del Centro de Humanidades, y aparece recogida
explícitamente en una de las doce líneas de actuación del “Plan Estratégico del Área 1:
Humanidades y Ciencias Sociales, 2006-2009”. En la línea de actuación denominada “A10:
Difusión, formación y cultura científica”, se menciona la creación de esta unidad como uno de
las cuatro “acciones esenciales para incrementar la calidad de las acciones de difusión y
divulgación organizadas por los investigadores e institutos del Área”.
También señala el Plan Estratégico de Área algunas de las líneas básicas que deberán trazar el
futuro de nuestras revistas científicas, haciendo especial hincapié en el aumento de su difusión,
impacto y reconocimiento internacional.
Posteriormente, la Circular sobre “Estructuras de apoyo a la investigación en el Centro de
Ciencias Humanas y Sociales” (26 de febrero de 2007) profundiza en esta concepción de nuevos
flujos de trabajo y reparto de competencias esbozadas en el Plan Estratégico del Área 1, y ofrece
una primera definición de la Unidad.
La creación definitiva del Centro de Ciencias Humanas y Sociales, acordada por la Junta de
Gobierno del CSIC con fecha 30 de octubre de 2007, ofrece un nuevo contexto de trabajo que
concentra la producción de la mayor parte de las revistas del área editadas por el CSIC en un
solo centro. Bajo este nuevo marco, aprovechando la reorganización de recursos materiales y
humanos y con la idea de promover la dotación de nuevas plazas de personal técnico
especializado se crea, a partir de los consolidados cimientos de la anterior Unidad de
Coordinación de Publicaciones existente en el Centro de Humanidades de Duque de Medinaceli,
esta nueva Unidad de Apoyo a la Edición de Revistas.
2. Recursos de la Unidad
2.1. Personal
La Unidad está integrada por ocho funcionarios de carrera y una contratada I3P pre-doctoral,
aunque está previsto que esta plantilla aumente en un plazo breve con personal funcionario y/o
contratado. Dado que se trata de una unidad especializada, la propia Circular sobre “Estructuras
de apoyo a la investigación en el Centro de Ciencias Humanas y Sociales” (26 de febrero de
2007) establece que los puestos de trabajo deben tener denominación y contenido de I+D, salvo
los auxiliares en tareas administrativas, que tendrán una denominación y contenido
administrativo.
El personal de la Unidad depende de Gerencia, y su organización de la Dirección del CCHS,
con el apoyo de la Vicedirección y los directores de revistas.
La unidad se estructura en dos áreas, dedicadas, respectivamente, a la Gestión Editorial y a la
Gestión Científico-Técnica:
1 Abril 2008

Gestión Editorial
• Responsable de la Unidad:
• Técnicos
Pilar García Santamaría
Despacho: 0D27. Ext.: 2602
E-mail psantamaria@ch.csic.es
Ángeles Martín Rodríguez
Despacho: 0D24. Ext.: 2645
E-mail amartin@ch.csic.es
Araceli Barbeira Barja
Despacho: 0D24. Ext.: 2559
E-mail abarbeira@filol.csic.es
Gestión Científico-técnica
• Responsable de la Unidad:
• Técnicos
Juan Ignacio Pérez Alcalde
Despacho: 0D26. Ext.: 2676
E-mail jiperez@filol.csic.es
Belén Sánchez Gómez
Despacho: 0D25/0E3. Ext.: 2707
E-mail bsanchez@ih.csic.es
José Manuel Duque García
Despacho: 0D25/0E3. Ext.: 2581
E-mail mduque@ieg.csic.es
María Soledad Díaz Páramo
Despacho: 0D25/0E3. Ext.: 2579
E-mail sol@ieg.csic.es
Paula Zamarreño Ortega
Despacho: 0D25/0E3. Ext.: 2579
E-mail paula.ortega@ch.csic.es
María Elisa Gil Domínguez
Despacho: 0D25/0E3. Ext.: 2605
E-mail gil@ih.csic.es
2.2. Presupuesto
La unidad contará con una partida presupuestaria anual, aún por determinar, que se destinará
fundamentalmente a:
• Servicio externo de traducción de resúmenes y palabras clave, así como de revisión de
textos en lenguas de la UE (mientras la Unidad no tenga una plantilla suficientemente
amplia y cualificada como para asumir estas funciones en todas las revistas).
2 Abril 2008

• Cobertura de dietas de desplazamiento y alojamiento para los miembros de los Consejos de
Redacción residentes fuera de Madrid, y de manutención a todos ellos, en la fecha de
celebración de los Consejos. A estos efectos, cada revista solo podrá solicitar la cobertura
de gastos para un máximo de dos reuniones por año.
Todas las revistas, con independencia del tipo de transferencia elegido, tendrán derecho a
solicitar estos servicios a cargo del presupuesto de la Unidad.
3. Descripción de servicios
La misión principal de esta Unidad es la de colaborar en la producción de las revistas científicas
que genera el CCHS, constituyendo un nuevo modelo organizativo acorde con el recién creado
CCHS, que combina perfiles especializados técnicos y de gestión con la intención de
profesionalizar determinados elementos del proceso de producción. Está destinada a asumir
labores que puedan entorpecer la labor fundamental de aquellos investigadores que dedican gran
parte de su tiempo a diversos procesos relacionados con las revistas, y se presenta por tanto, y
como su propio nombre indica, como un elemento de apoyo, de ayuda, que debe ser capaz
además de mantener los niveles de prestigio del que gozan estas revistas y, al mismo tiempo,
mejorar los elementos que no han obtenido buenos resultados en los diversos procesos de
evaluación a que han sido sometidas.
3.1. Funciones generales
1. Apoyo a la publicación de revistas del CCHS, prestando especial atención a los procesos
que puedan ayudar al aumento y a la mejora de la presencia de las revistas del CCHS en los
sistemas de excelencia internacionales ERIH, Latindex e ISI.
2. Homogeneización de los procesos de producción de las revistas del CCHS.
3. Control de calidad de las revistas del CCHS previo a la impresión (el control de calidad
posterior a la impresión es competencia del Departamento de Publicaciones).
4. Presencia y apoyo a las reuniones de los Consejos de Redacción de aquellas revistas que
opten por una transferencia de tipo A.
5. Gestión con las imprentas.
6. Gestión con el Departamento de Publicaciones.
7. Gestión de la información relativa al proceso completo de producción, desde la recepción de
las contribuciones hasta su publicación.
8. Correspondencia con autores.
3.2. Tareas concretas
1. Establecimiento y control de cumplimiento del calendario de procesos de las revistas.
2. Recepción de originales: la unidad centralizará la recepción de los originales de todas las
contribuciones y se encargará de gestionar la información derivada de cada uno de los
procesos de producción del texto. Los textos recibidos serán reenviados por e-mail a la
Dirección de la revista correspondiente.
3. Envío y recepción de evaluaciones: se centralizarán igualmente las peticiones de evaluación
a los informadores designados por la Dirección de cada revista y la posterior recepción de
las mismas. En los créditos de la revista deberán figurar los datos de contacto del Editor
técnico asignado a la misma en calidad de receptor de originales y evaluaciones.
4. Preparación del texto para imprenta: edición del texto (estandarización de parámetros
técnicos y tipográficos, revisión ortotipográfica y estandarización de citas y bibliografía) e
inclusión de reformas y correcciones señaladas por los evaluadores y/o la Dirección de la
revista. La traducción de resúmenes y palabras clave al castellano y la revisión
3 Abril 2008

ortotipográfica de los textos en lenguas de la UE será realizada por un servicio externo, al
menos mientras la Unidad no tenga una plantilla suficientemente amplia y cualificada para
asumir esta labor.
5. Elaboración de sumarios e índices generales de cada número.
6. Actualización de los datos de las cabeceras (vol., nº, período, ISSN, NIPO), así como de los
boletines de suscripción. Estas actualizaciones rutinarias, así como otras excepcionales
(cambios de cubiertas, logos, inserción de publicidad institucional...) se realizarán de forma
automática por orden del Departamento de Publicaciones. La actualización de las páginas de
créditos y de otros posibles elementos, como la publicidad no institucional, debe ser
solicitada por la Dirección de la revista.
7. Elaboración del máster que se enviará a imprenta.
8. Recepción, distribución y reenvío de pruebas de imprenta. La Unidad será, en todo caso,
interlocutor único entre las revistas y las distintas imprentas contratadas.
9. Mantenimiento de una Base de datos de editoriales y envío de reseñas publicadas a las
editoriales.
10. Envío y control de ejemplares de revistas y separatas a los autores de artículos y reseñas y a
los miembros de los consejos asesores y de redacción.
11. Gestión del fondo de revista en CD-ROM (másters de imprenta y ejemplares definitivos en
formato PDF).
12. Organización y control de stock de revistas impresas en el almacén de la Unidad
13. Gestión, en colaboración con los directores de las revistas y la Biblioteca TNT, del
intercambio de ejemplares publicados.
14. Seguimiento de la distribución (autores, consejos asesores y de redacción e intercambio) y
difusión de las publicaciones (catálogos informativos y presentaciones de monográficos).
15. Elaboración de certificados de trabajos en proceso de edición. Los certificados de
aceptación de una contribución o el que pudiera solicitar un evaluador serán redactados en
la Unidad pero irán firmados por la Dirección de la revista.
[Nota: los puntos 2, 3, 4 y 5 sólo serán aplicables para revistas con transferencia de tipo A.]
3.3. Líneas de actuación previstas para el futuro
Para la homogeneización de los procesos de producción se establece la necesidad de adoptar un
programa informático de gestión integral de procesos de producción de revistas. En el futuro se
afrontará la implantación del software OJS –Open Journals System–, un programa de probada
solvencia, de código abierto, que desde hace algunos meses está siendo utilizado por la
plataforma “Revistas científicas del CSIC (edición electrónica)” del Departamento de
Publicaciones-IEDCYT, lo que facilitará la posibilidad de compartir recursos y flujos de
trabajo. La utilización de este programa como herramienta de gestión conlleva la creación de
una base de datos general que controle todos los procesos.
En cuanto a las necesidades de personal que se han detectado, la Unidad entiende que sería
necesario contar con al menos una persona de perfil administrativo y de gestión, y con varios
editores técnicos con formación específica de las áreas que abarcan las revistas del Centro.
Como primera medida la Unidad ha solicitado, en el marco de la convocatoria 2008 de
concesión de ayudas del Programa Nacional de Contratación e Incorporación de Recursos
Humanos de Investigación, la incorporación de un Editor técnico con una alta especialización en
procesos de edición informatizados (autoedición, accesibilidad Web y edición fotográfica
digital) y de un Editor técnico licenciado en Filología Hebrea.
4 Abril 2008

4. Relaciones de la Unidad con otros estamentos de la Institución y entidades externas
La Unidad interactuará con diversos estamentos de la Institución y con entidades externas
relacionadas con los servicios que presta. El cauce de la relación se establecerá por regla
general, y según la naturaleza del trato, por medio de una de las dos secciones que componen la
Unidad.
La sección de Gestión Editorial canalizará el cauce habitual de comunicación con:
• Directores y secretarios de revistas.
• Departamento de Publicaciones del CSIC.
• Imprentas (interlocutor único).
• Biblioteca Tomás Navarro Tomás.
• Unidad de Edición Digital y Diseño Gráfico.
• Servicio externo de traducción.
• Empresas y organismos oficiales.
La sección de Gestión Científico-técnica canalizará el cauce habitual de comunicación con:
• Directores y secretarios de revistas.
• Consejos de redacción de revistas.
• Plataforma “Revistas científicas del CSIC (edición electrónica)”, Departamento de
Publicaciones–IEDCYT (antes CINDOC).
• Instituto de Estudios Documentales sobre Ciencia y Tecnología.
5. Participación de los usuarios en la mejora de los servicios
Serán usuarios de la Unidad las revistas producidas en el CCHS, por medio de sus Directores y
Secretarios. La Unidad no prestará ningún tipo de servicio externo.
La circular sobre “Estructuras de apoyo a la investigación en el Centro de Ciencias Humanas y
Sociales” (26 de febrero de 2007) exige la creación de una Comisión de Usuarios que de forma
regular asesorará su funcionamiento, recibirá información sobre las tareas que se realizan y
servirá de enlace con el personal investigador. Todos los datos relativos a esta Comisión de
Usuarios, que estará integrada por los directores de las revistas, quedarán recogidos en el
Reglamento del Centro de Ciencias Humanas y Sociales.
6. Transferencia de funciones, competencias y responsabilidades de la Dirección de cada
revista a la Unidad
6.1. Tipos de transferencia
La creación de esta Unidad supone un cambio sustancial en la distribución de los trabajos
relacionados con los procesos de producción de revistas del CCHS y conlleva, por tanto, un
nuevo reparto de funciones, competencias y responsabilidades.
La Unidad asumirá las funciones, competencias y responsabilidades que cada Dirección de
revista decida transferirle voluntariamente. No obstante, por motivos de organización, esta
transferencia no puede convertirse en un “servicio a la carta”. Por ello, la Dirección del CCHS
ha decidido, en colaboración con la propia Unidad, ofrecer tres grados de transferencia a los que
podrán acogerse las Direcciones de las revistas, a saber:
5 Abril 2008

• Tipo A: transferencia total, en los términos expresados en la Carta de Servicios de la
Unidad y en el documento sobre Distribución de Funciones de la Unidad. Las revistas que
opten por este tipo de transferencia deberán incluir en los créditos la siguiente mención:
“Coordinación y gestión editorial y técnica: Unidad de Apoyo a la Edición de Revistas,
CCHS”.
• Tipo B: transferencia parcial. Las revistas que se acojan a este tipo de transferencia
delegarán en la Unidad cinco servicios relacionados exclusivamente con labores de gestión
económico-administrativa, que son:
1. Distribución de ejemplares de revistas y separatas de artículos y reseñas publicadas a
los autores y miembros de los consejos asesores y de redacción.
2. Distribución de reseñas a las editoriales.
3. Servicio de intercambio “de salida” (la entrada de intercambios es gestionada por la
Biblioteca Tomás Navarro Tomás).
4. Servicio de imprenta (la Unidad asumirá todas las labores relacionadas con la imprenta
y será interlocutor único entre ésta y las revistas).
5. Gestión del gasto derivado de la celebración de reuniones de los consejos de redacción
y de las traducciones.
6. A estos cinco puntos también se acogen las revistas que opten por el Tipo de
transferencia A.
7. Por otro lado, las revistas que opten por el Tipo de transferencia B deberán incluir en
los créditos la siguiente mención: “Coordinación y gestión editorial: Unidad de Apoyo a
la Edición de Revistas, CCHS”
• Tipo C: transferencia “cero”. Las revistas que se acojan a este tipo de transferencia no
delegarán en la Unidad ninguna función, competencia o responsabilidad, ni podrán acogerse
a los servicios mencionados en la opción B. Deberán, por tanto, asumir todos los procesos y
tratar directamente con el Departamento de Publicaciones la contratación de la imprenta.
En la medida en que la Unidad aumente y desarrolle su personal, tanto en número como en
formación específica adecuada a la gran diversidad de disciplinas que abarcan las diecisiete
publicaciones, aquellas revistas que en un primer momento se hayan acogido a las modalidades
de transferencia B o C podrán optar por otro tipo de transferencia.
6.2. Listado de revistas producidas en el CCHS y tipo de transferencia de competencias
elegido
Las diecisiete revistas que se editan en el CCHS generan un volumen total de treinta y cinco
números publicados cada año. La Unidad participará en su gestión, en los términos referidos en
este documento, en base al tipo de transferencia de competencias que han elegido y que queda
recogido en el siguiente listado. Se detallan así mismo los datos de valoración más relevantes en
cada revista atendiendo a cuatro parámetros: si son o no revistas ISI, número de bases de datos
en que aparece indizada, número de Criterios Latindex que cumple y presencia en el Listado
Inicial ERIH 1 . Finalmente, se indican los números que conforman un volumen anual de cada
revista.
1 Los tres primeros parámetros han sido extraídos del Plan estratégico del Área 1, 2006-2009; la presencia
en ERIH de la página Web oficial de la European Science Foundation : http://www.esf.org/researchareas/humanities/activities/research-infrastructures/faq-sheet/scope-initial-lists.html
(29.10.07)
6 Abril 2008

6.2.1. Transferencia tipo A o “total”
1. Al-Qantara: ISI; indizada en 8 bdd; cumple 24/25 CL; presencia en ERIH: C en
Arqueología, B en Historia; 2 números por año.
2. Anales Cervantinos: no ISI; indizada en 3 bdd; cumple 23/25 CL; presencia en ERIH: no; 1
número por año.
3. Archivo Español de Arqueología: no ISI; indizada en 4 bdd; cumple 24/25 CL; presencia en
ERIH: B en Arqueología; 1 número por año.
4. Asclepio: no ISI; indizada en 6 bdd; cumple 23/25 CL; presencia en ERIH: B en Historia y
Filosofía de la Ciencia; 2 números por año.
5. Estudios Geográficos: no ISI; indizada en 5 bdd; cumple 25/25 CL; presencia en ERIH: no;
2 números por año.
6. Gladius: no ISI; indizada en 1 bdd; cumple 23/25 CL; presencia en ERIH: C en Historia; 1
número por año.
7. Hispania, Revista Española de Historia: ISI; indizada en 6 bdd; cumple 22/25 CL;
presencia en ERIH: A en Historia; 3 números por año.
8. Revista de Literatura: ISI; indizada en 4 bdd; cumple 23/25 CL; presencia en ERIH: no; 2
números por año.
9. Trabajos de Prehistoria: no ISI; indizada en 3 bdd; cumple 25/25 CL; presencia en ERIH:
no; 2 números por año.
6.2.2. Transferencia tipo B o “parcial”
10. Archivo Español de Arte: ISI; indizada en 9 bdd; cumple 24/25 CL; presencia en ERIH: no;
4 números por año.
11. Emerita: no ISI; indizada en 5 bdd; cumple 23/25 CL; presencia en ERIH: C en Lingüística,
B en Estudios Clásicos; 2 números por año.
12. Hispania Sacra: no ISI; indizada en 4 bdd; cumple 22/25 CL; presencia en ERIH: C en
Historia; 2 números por año.
13. Revista de Filología Española: ISI; indizada en 7 bdd; cumple 24/25 CL; presencia en
ERIH: B en Lingüística; 2 números por año.
14. Revista de Indias: ISI; indizada en 7 bdd; cumple 24/25 CL; presencia en ERIH: C en
Historia; 3 números por año.
15. Revista Dialectología y Tradiciones Populares: ISI; indizada en 6 bdd; cumple 24/25 CL;
presencia en ERIH: B en Antropología, C en Lingüística; 2 números por año.
16. Sefarad: ISI; indizada en 10 bdd; cumple 24/25 CL; presencia en ERIH: B en Estudios
Religiosos y Teológicos; 2 números por año.
[A efectos de Gestión, se sumarán todas las revistas de tipo A y B]
6.2.3. Transferencia tipo C o “cero”
17. Isegoría: ISI; indizada en 3 bdd; cumple 18/25 CL; presencia en ERIH: C en Filosofía; 2
números por año.
7 Abril 2008