Manual de Usuario - Cuerpo General de Bomberos Voluntarios del ...

Manual de Usuario: Uso de Correo Web
Dirección de Informática del CGBVP
Manual de
Usuario
.
CORREO WEB
DEL CGBVP
D i r e c c i ó n d e I n f o r m á t i c a
C u e r p o d e B o m b e r o s d e l P e r ú
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Manual de Usuario: Uso de Correo Web
Dirección de Informática del CGBVP
Í n d i c e :
1.- Introducción
2.- Requisitos mínimos
3.- Aplicaciones
4.- Inicio de sesión
5.- Usando su bandeja de entrada
6.- Leyendo un mensaje
7.- Usando las barras de herramientas(principal,
mensaje, calendario, búsqueda, preferencias
personales)
8.- Administrando sus mensajes(leer un mensaje,
componer un mensaje
9.- Administrando sus bandejas
10.- Administrando su libreta de direcciones
11.- Problemas comunes
12.- Información adicional
P á g .
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Manual de Usuario: Uso de Correo Web
Dirección de Informática del CGBVP
1.- INTRODUCCION
El correo del CGBVP es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y
recibir mensajes rápidamente mediante el sistema de comunicación electrónica. Por
medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino
todo tipo de documentos.
El objetivo que se persigue con la aplicación del presente manual es:
• Dar a conocer a los usuarios finales las características y las formas del
funcionamiento del correo Web del CGBVP.
2.- REQUERIMIENTO BASICO
3.- APLICACIÓN
a. Computadora Pentium I, memoria RAM 32 mega bytes.
b. Tener instalado un navegador de Internet, como por ejemplo Internet
Explorer versión 4 o superior, Netscape versión 4 o superior, Opera,
Mozilla, Konqueror, etc.
c. Tener una cuenta de correo electrónico del CGBVP.
El ingreso al correo Web es digitando manualmente en la barra de direcciones
del navegador de Internet lo siguiente:
http://mail.bomberosperu.gob.pe
Y automáticamente cargara la página Web completa.
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4.- TEMAS DE AYUDA Y CONFIGURACION: TAREAS BASICAS
a. INICIO DE SESION:
Ingrese su Nombre de Usuario en
el campo de texto a la derecha
de Usuario: ; y su
contraseña en el
campo
de texto a la derecha de
Contraseña:
Nota: Si no conoce su nombre de
usuario, por favor contacte al
administrador del sistema.
Una vez que haya ingresado los datos requeridos, puede presionar el botón “Acceder”
o la tecla “Enter” de su teclado. Si el nombre de usuario y contraseña son correctos,
será redireccionado a su Bandeja de Entrada.
b. USANDO SU BANDEJA DE ENTRADA
Su bandeja de entrada es el lugar donde sus mensajes son descargados.
Cuando alguien le envía un mensaje es mostrado de la siguiente manera:
La primera columna representa el estado del mensaje. El sobre dorado cerrado
especifica que el mensaje no ha sido leído. Note que todo el texto del mensaje de la
primera fila esta en “negrita”.
El segundo sobre esta blanco y abierto, esto significa que UD. Ya ha leído este
mensaje. Note además que el texto del mensaje de la segunda fila esta en formato
común o simple (No negrita).
Puede cambiar el estado del mensaje haciendo un clic sobre el sobre del mensaje
correspondiente.
Si el estado es leído será cambiado a No Leído y viceversa
La segunda columna es la fecha en la cual UD. Ha recibido el mensaje. También
aparece la hora en que recibió el mensaje.
El formato de la hora puede ser cambiado en Preferencias de Visualización
El remitente es quien envía el mensaje. Puede hacer un clic en el nombre para
componer un nuevo mensaje dirigido a dicha persona
El asunto es el tema que ha especificado el remitente. Haciendo un clic sobre el
asunto será dirigido hacia el mensaje. Por ejemplo si hiciera un clic en Volví de mi
viaje, se mostrara el contenido del mensaje completo
El tamaño del mensaje es espacio que el mismo ocupa en el servidor. Es reportado en
Bytes.
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El cuadro de selección en la última columna permite seleccionar cada mensaje para
luego realizar alguna acción. Al hacer un clic sobre alguno de ellos, una marca de
verificación aparecerá en el cuadro. Un nuevo clic remueve dicha marca. Haciendo un
clic en el cuadro superior de esta columna (a la derecha de Tamaño), todos los
cuadros debajo serán seleccionados.
c. LEYENDO UN MENSAJE
La barra de mensaje contiene acciones que pueden realizarse con el mensaje actual.
El encabezado del mensaje contiene la misma información mostrada en la Bandeja
de Entrada. Haga un clic en Todos los Encabezados para ver información mas
detallada sobre el mensaje.
El cuerpo del mensaje es el texto que el remitente ha escrito para usted.
El Navegador de mensajes es una pequeña barra que le permite moverse
rápidamente entre los diferentes mensajes de la bandeja actual sin tener que regresar
al listado de la misma.
5.- TEMAS DE AYUDA Y CONFIGURACION: USANDO LA BARRA DE
HERRAMIENTAS
a. LA BARRA DE HERRAMIENTAS PRINCIPAL
Una barra de herramientas consiste de una serie de botones y opciones que le
permiten realizar acciones sobre diferentes objetos rápidamente. Existe una barra de
herramientas en cada bandeja (lo cual será explicado mas adelante).
Esta es la Barra de Herramientas Principal:
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A continuación se muestra una explicación de la función de cada uno de los
componentes:
ELEMENTO NOMBRE DE ELEMENTO ACCION QUE REALIZA
Mensaje de bandejas Muestra la bandeja actual y el
número de mensajes leídos/no
leídos. Permite desplazarse a otra
bandeja seleccionándola de la
lista.
Componer mensaje Permite escribir un nuevo
mensaje
Bandejas Permite ver, editar, crear y
eliminar bandejas
Libreta de direcciones Abre la libreta de direcciones para
editarla.
Filtro de mensajes Permite definir reglas de filtrado
para los mensajes entrantes.
Búsqueda avanzada Permite realizar búsquedas de
mensajes
Actualizar Carga nuevamente la pagina
actual
Enviar a la papelera Mueve el/los mensajes
seleccionados a la papelera
Calendario Abre el calendario
Preferencias personales
Salir
Mensaje de destino
b. LA BARRA DE MENSAJES
Le permite modificar y adaptar su
configuración
Cierra su sesión de correo
Selecciona la bandeja a la cual se
copiaran o moverán los mensajes
seleccionados.
Cuando usted abre un mensaje, aparece una nueva barra de herramientas, dándole
opciones especificas para la sección en donde se encuentra.
La Barra de Mensajes:
Tabla de referencia:
ELEMENTO NOMBRE DE ELEMENTO ACCION QUE REALIZA
Volver a bandeja Permite volver a la bandeja
en donde se encontraba el
mensaje actual
Componer mensaje Permite escribir un nuevo
mensaje
Responder Crea una respuesta al
remitente del mensaje
actual
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Responder a todos
Reenviar
Reenviar como archivo
adjunto
Crea un mensaje dirigido
al remitente y todos los
destinatarios originales del
mensaje actual
Reenviar el mensaje actual
a un tercero incluyendo el
texto original
Reenvía el mensaje
incluyéndolo como archivo
adjunto
versión imprimible Muestra la versión del
mensaje imprimible
c. LA BARRA DE CALENDARIO
La barra de calendario trabaja de manera similar a la barra principal. Le permite
visualizar y ajustar la configuración del calendario a sus necesidades.
La Barra de Calendario:
Tabla de referencia:
ELEMENTO NOMBRE DE ELEMENTO ACCION QUE REALIZA
Vista anual Muestra el año corriente
Vista mensual
Vista semanal
Vista diaria
Volver a bandeja
Muestra el mes actual
Muestra la semana actual
Día actual
Muestra la ultima bandeja
en uso
Puede también cambiar el año corriente, lo cual ajustara las fechas adecuadamente.
Simplemente haga un clic en el campo de texto a la derecha de "Año" (donde dice
2002, en el ejemplo) y escriba el año correspondiente.
d. LA BARRA DE BUSQUEDA
Le permite buscar mensajes en la bandeja actual
La Flecha Izquierda lo llevara hacia la página de mensajes anterior.
El combo de texto en donde aparece "2", le dice cual es la página actual del total de
páginas disponibles. Puede cambiar esto para saltar directamente a cualquier página
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de mensajes en la bandeja. Hace clic sobre la flecha inversa y aparece una lista con
todas las páginas posibles a dirigirse.
La Flecha Derecha hace exactamente lo opuesto a la flecha izquierda.
Puede buscar mensajes en la bandeja actual simplemente ingresando un texto en el
campo a la izquierda de "Buscar" y seleccionando el criterio de búsqueda. Puede
buscar por Remitente, Destinatario, Asunto, Fecha, Nombre de archivo adjunto,
Encabezado (todo lo anterior), Contenido del texto o Todo (absolutamente todo el
mensaje). Una vez elegido el criterio apropiado y el texto a buscar, haga un clic en el
botón "Buscar" o presione la tecla "Enter" de su teclado.
e. LA BARRA DE PREFERENCIAS
La Barra de Preferencias muestra las distintas opciones para la configuración de
preferencias personales del usuario.
La Barra de Preferencias:
La tabla de referencia:
ELEMENTO NOMBRE DE ELEMENTO ACCION A REALIZAR
Volver a bandeja Vuelve a la ultima bandeja en uso
Editar direcciones
Editar membretes
Cambiar contraseña
Ver historial
Edita direcciones de correo
Edita membretes utilizados al crear
mensajes
Permite cambiar su contraseña de
acceso
Muestra el historial de sus actividades
Por ejemplo, déle clic al icono Cambiar Contraseña y le debe aparecer una pantalla
como esta:
Aquí se colocara como se muestra la contraseña anterior y digitara 2veces su nueva
contraseña de acceso
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6.- TEMAS DE AYUDA Y CONFIGURACION: ADMINISTRANDO MENSAJES
a. MOVIENDO Y COPIANDO MENSAJES
Cuando usted Mueve un mensaje, esta eliminándolo de su ubicación original y
colocándola en otra distinta. Cuando usted Copia un mensaje esta duplicándolo,
haciendo una copia exacta en otra ubicación.
Para Copiar o Mover mensajes, selección el o los mensajes sobre los que desee
realizar la acción (usando los cuadros de selección a la derecha de cada mensaje),
luego seleccione la ubicación hacia donde va a Copiar o Mover y presione el botón
"Mover" o "Copiar" (dependiendo de lo que desee hacer).
Observe lo siguiente:
En este caso, los primeros dos mensajes serán
Movidos a la bandeja ENTRADA. El combo
desplegable le permite elegir cualquiera de las
bandejas predeterminada o las que usted pudiera
haber creado (vea Administrando Bandejas para
mayor información).
b. COMPONIENDO MENSAJES
Al componer un mensaje, debe saber a quien será enviado, que colocara en la línea
de "Asunto" y, por supuesto, que desea escribir en el texto del mensaje.
Para comenzar a componer un nuevo mensaje, haga un clic en el icono "Componer
Mensaje" de la Barra de Herramientas Principal (vea La Barra de Herramientas
Principal ). Será entonces dirigido a una pantalla similar a esta:
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Esta es la pantalla que vera al componer un mensaje. Haga un clic sobre ella para una
vista mas detallada.
Hay varias opciones que debería considerar. Si selecciona la opción "Guardar Mensaje
Enviado", una copia del mensaje será almacenada en la bandeja Enviados. De esta
manera usted puede mantener un registro de sus mensajes enviados. Además,
Seleccionando "Confirmar Lectura", recibirá un aviso de la recepción del mensaje por
parte de sus destinatarios
c. AGREGANDO ARCHIVOS ADJUNTOS
Puede querer agregar un Archivo Adjunto a su mensaje. Se trata de un archivo que
es enviado junto con su mensaje lo cual permite al receptor extraerlo nuevamente para
visualizarlo en una aplicación diferente al Webmail. Sin embargo, el destinatario debe
tener una aplicación apropiada para visualizar dicho archivo. La mayoría de las
imágenes puede ser vista dentro del mismo navegador Web. Puede inclusive enviar
archivos de texto cuyo formato quiera mantener. Sin embargo usualmente se necesita
un programa diferente al Webmail.
Las restricciones sobre el uso de adjuntar archivos son las sgtes:
Cada usuario podrá adjuntar y enviar un archivo de hasta 10 MB como máximo.
Cada usuario podrá recibir también 10 MB de archivos adjuntos.
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d. ADMINISTRANDO SUS BANDEJAS
Las bandejas son herramientas muy útiles para mantener sus mensajes organizados.
Existen cinco bandejas predeterminadas, pudiendo usted además, crear las que le
resulten necesarias. Las bandejas predeterminadas son las siguientes:
• Entrada
• Guardados
• Enviados
• Borrador
• Papelera
La bandeja de Entrada es donde se depositan todos los mensajes recibidos (salvo
que lo haya especificado de otra manera. Una vez que ha leído un mensaje y ya no lo
necesita, tiene dos opciones: Puede moverlo a la Papelera o a otra bandeja. Si no va
a necesitar de ese mensaje en el futuro, entonces es correcto que lo elimine. Puede
hacer esto de dos formas:
Puede hacer un clic en el cuadro de selección del mensaje (
) y luego presionar el
botón de la Papelera ( ). Cuando se le pida confirmación, haga un clic en "Si". La
segunda forma es, nuevamente, hacer un clic en el cuadro de selección, luego
seleccionar "Papelera" en el menú desplegable de la esquina superior derecha y hacer
un clic en "Mover”. Si desea eliminar directamente el mensaje, seleccionar --BORRAR-
- en dicho menú. Siempre que realice alguna acción "peligrosa" se le pedirá
confirmación a través de un cuadro de dialogo.
Si cree que puede necesitar del mensaje para referencia futura, puede crear una
bandeja para almacenarlo. Por ejemplo, si usted recibe frecuentemente mensajes
sobre su trabajo, puede desear crear una carpeta llamada "Trabajo" para almacenar
allí todos los mensajes relacionados con dicho tema. Para crear una bandeja siga los
siguientes pasos:
1. Presione el botón "Bandejas" en la Barra de Herramientas ( ).
2. En el cuadro debajo de "Nombre de la Bandeja", escriba el nombre de la
bandeja que desea crear.
3. Haga un clic en "Agregar".
Ahora dispone usted de una nueva bandeja. Cuando reciba varios mensajes sobre el
mismo tema, puede moverlos hacia dicha bandeja para referencia futura. Esto facilita
también el encontrar mensajes, porque estarán agrupados por tema. Sin embargo ni
siquiera esto es totalmente necesario. Puede organizarlos como a usted mas le
convenga (por remitente, por fecha o por cualquier otro criterio que desee usar). Esto
es todo lo que necesita saber para organizar sus mensajes.
Por favor, diríjase a Moviendo y Copiando Mensajes para aprender como almacenar
sus mensajes en distintas bandejas.
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Puede además administrar sus bandejas en el listado. Si no esta en el área de
bandejas, haga un clic en el botón "Bandejas" ( ) para dirigirse allí. Puede realizar
las siguientes acciones:
ACCION
Marcar leídos
Verificar índice
Re-indexar
Renombrar
Eliminar
QUE HACE
Marca todos los mensajes en la bandeja
como leídos
Verifica la indexación de la bandeja
Reconstruye totalmente la bandeja
Cambia el nombre de la bandeja
Elimina la bandeja y su contenido
Puede navegar una bandeja y ver los mensajes que contiene haciendo un clic en su
nombre en el listado de bandejas. Puede hacer esto, además, seleccionando su
nombre en el menú desplegable de la esquina superior izquierda.
e. EDITANDO LA LIBRETA DE DIRECCIONES
La libreta de direcciones es una pequeña base de datos para sus direcciones de
contactos más comunes, que le permite acceder a ellos de una manera rápida y
simple. Sin embargo, la libreta de direcciones tiene dos modos diferentes de uso: el
modo de edición, que es usado para crear, eliminar y editar entradas; y el modo de
uso, que le permite agregar las direcciones deseadas a los distintos campos
(Destinatario, CC, CCO) de sus mensajes salientes.
Primero, por supuesto, usted deberá agregar entradas. Para ello deberá hacer un clic
en el botón "Libreta de Direcciones" ( ) en la barra de herramientas principal. Será
entonces redirigido a su libreta de direcciones para editarla:
Obviamente, su primera acción será agregar una entrada (Nota: Pueden ya existir
algunas entradas que hayan sido agregadas por el administrador del sistema).
Simplemente haga un clic en el campo de texto Nombre e ingrese la información
necesaria. Use la tecla "Tab" para saltar al siguiente campo. Puede también agregar
una anotación que le recuerde algo acerca del contacto. Una vez que haya ingresado
toda la información, haga un clic en Agregar/Modificar.
Una vez que tenga direcciones de correo electrónico cargadas, puede querer editar
alguna de ellas. Para editar una entrada, haga un clic en el Nombre de la misma y
esta aparecerá en el área de edición de la parte superior. Puede hacer un clic en el
campo de texto que desee modificar y luego cambiar su valor. Una vez que haya
finalizado las modificaciones, haga un clic en Agregar/Modificar.
Usted puede eliminar entradas simplemente haciendo un clic en el botón Eliminar que
se encuentra a la derecha. También puede que quiera eliminar todas las entradas,
pero hacerlo individualmente puede resultar muy tedioso. Afortunadamente, todo lo
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que tiene que hacer es un clic en el botón "Borrar todas las direcciones" ( ). Se le
pedirá que confirme la acción: Presione "Si" para proceder a la eliminación de todas
las entradas, o presione "No" para abortar la operación.
También puede agrupar múltiples direcciones dentro de un mismo nombre. Esto le
permite enviar un mensaje a múltiples destinatarios, con una sola entrada de la libreta
de direcciones. Para esto, haga un clic en el icono "grupo" ( ). Se le presentara una
nueva ventana con todas las entradas actuales. Seleccione las direcciones que desea
Incorporar al grupo y luego presione el botón Continuar. Finalmente haga un clic en
Agregar/Modificar.
7.- PROBLEMAS COMUNES
A continuación se detallan las soluciones a problemas comunes que se presentan
usando el correo Web del CGBVP
¿Por qué no puedo iniciar la sesión?
Puede estar obteniendo un mensaje de error que dice que no ha ingresado la
información de inicio de sesión correctamente. Trate verificando su nombre de usuario
y reingresando su contraseña. Dado que el nombre de usuario puede verse a medida
que se escribe, puede verificarlo visualmente, pero debido a que la contraseña es
mostrada solamente con asteriscos ('*'), deberá reingresarla cuidadosamente para
asegurarse de que es correcta.
Puede ocurrir también que usted no tenga un nombre de usuario en el dominio en el
que se encuentra. Posiblemente puede encontrarse en un dominio incorrecto. Si no
esta seguro, consulte al administrador de su sistema.
¿Por que cambian las barras de herramientas?
Las barras de herramientas se adaptan a la bandeja actual o a la sección en la
que usted se encuentra. Vea la sección La Barra Principal de Herramientas para
mayor información sobre este tema, incluyendo la funcionalidad de los distintos
botones e iconos.
¿Por que algunos mensajes están en negrita y otros no?
Los mensajes que aparecen en negrita son aquellos que aun no ha leído. Es lo
opuesto a los mensajes en texto simple, los cuales ya han sido leídos en alguna
oportunidad.
¿Por que los archivos adjuntos no son enviados con los mensajes?
Debe hacer un clic en "Agregar" luego de seleccionar el archivo para adjuntar
al mensaje. Vea la sección Agregando Archivos Adjuntos.
¿Por que mi entrada en el calendario no es ingresada a una hora especifica?
Para agregar una entrada en el calendario a una hora especifica del día, debe
especificar cuando comienza. Si solamente dice cuando finaliza el evento, el mismo
será colocado al final del calendario del día. Sin embargo, al especificar solamente la
hora de comienzo, será colocado a dicha hora sin un tiempo de finalización.
8.- INFORMACION ADICIONAL
El siguiente manual de usuario sirve para el correcto uso de las herramientas y
opciones del correo del CGBVP.
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