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OFICINA DE CONTROL INTERNO
ALCALDÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO
MARZO 12 DEL 2012- LEY 1474 DEL 2011.
JEFE DE CONTROL INTERNO: JAMES AUGUSTO ARREDONDO MENDOZA.
PERIODO EVALUADO: 12 MARZO 2012 A 12 DE JULIO 2013.
FECHA DE ELABORACIÓN: 13 JULIO DEL 2013.
1. SUBSISTEMAS DE CONTROL ESTRÁTEGICO.
1.1 Componente Ambiente de Control.
Acuerdos, compromisos y protocolos éticos:
En el Municipio de Valledupar existe un ambiente de control formado por
acuerdos, compromisos y protocolos éticos, nuestra entidad cuenta con el
CÓDIGO DE EXCELENCIA ÉTICA Y VALORES INSTITUCIONALES, adoptado
mediante Decreto 0000293 del 15 de julio del año 2008, este CÓDIGO DE ÉTICA
en su Capítulo III cuenta con diez (10) principios generales, y veintidós (22)
principio particulares, incluye así mismo los fines de la función pública y la función
administrativa, sanciones y procesos de aplicación, beneficios de origen externos,
establece además el día de la ética institucional, así mismos se describe el
CÓDIGO DEL BUEN GOBIERNO donde se establecen las políticas de buen
gobierno, las políticas para la dirección de la entidad, políticas con los órganos de
control externo, políticas de buen gobierno para la gestión de la entidad, política
para la gestión ética, para la gestión del recurso humano, de comunicación e
información, política de calidad, de responsabilidad social, responsabilidad con el
medio ambiente, política de contratación pública, política frente al sistema de
control interno.
Estos Códigos tanto de Ética como el de buen gobierno están proyectados como
unas guías que buscan la sana convivencia y la transformación cultural en la
Entidad, el cual se construyó para el beneficio de todos nuestros servidores
públicos.
VALLEDUPAR SEGURA Y AMABLE
Cra 5 No. 15 – 69 Tercer Piso
Tel: 5742400 – Ext. 144

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Desarrollo del Talento Humano:
La Secretaría de Talento Humano del Municipio los procesos de INDUCCIÓN Y
REINDUCCIÓN, con el acompañamiento de la Oficina de Control Interno, realizó el
día 30 de Agosto del 2012, con la participación de diecisiete (17) personas y una el
día 03 de Octubre de 2012, con una asistencia de Once (11) Funcionarios ambos
Procesos de Socialización Sobre el Control Interno a los Funcionarios de la
Alcaldía de Valledupar, se realizaron en la sala de Juntas de la Alcaldía de
Valledupar, en esta vigencia 2013 se está pendiente de reanudar las actividades.
Estilo de Dirección:
En cumplimiento de los parámetros expresados por la Alta Dirección de la alcaldía
de Valledupar, los cuales son: Moral, ética, responsabilidad, transparencia,
compromiso con el servicio público, conocimiento, suficiencia y capacidad, la
Oficina de Control Interno viene trabajando con la Alta Dirección, en el desarrollo a
cabalidad de los procesos y procedimientos de la Administración Municipal.
1.2 Componente de Direccionamiento Estratégico.
Planes y Programas:
El Plan de Desarrollo Municipal “Hacia La Transformación de Valledupar”, el cual
se encuentra colgado en la página web de la entidad (www.valleduparcesar.gov.co),
fue aprobado mediante Acuerdo No. 008 del 26 de Mayo de 2012.
Estructura Organizacional:
El Concejo de Valledupar aprobó en segundo debate el Proyecto de Acuerdo
mediante el cual facultó al alcalde Fredys Socarrás Reales para alinear al Municipio
en la Ley 550 de 1999 o Ley de Quiebras, con un horizonte de 11 años.
Por otra parte, se adelanta un estudio por parte de la Oficina Asesora de
Planeación, para realizar la Reorganización Administrativa de la Estructura Actual
de la Alcaldía de Valledupar, con el fin de profesionalizar la misma, y colocar a los
funcionarios en el puesto que realmente debe estar, además de modificar los
obsoletos Manuales de Procesos y Procedimiento, al igual que el Manual de
Funciones, que debe ser establecido por competencias laborales, con el
direccionamiento de lo manifestado por el Departamento administrativo de la
Función Pública.
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1.3 Componente Administración de Riesgos.
Análisis de Riesgos.
Los Mapas de Riesgos de la Alcaldía, se encuentran publicados en la página web
de la Alcaldía de Valledupar (www.valledupar-cesar.gov.co).
2. SUBSISTEMAS DE CONTROL DE GESTIÓN.
2.1 Actividades de Control:
Manual de Procedimientos.
A través de la Oficina de Control Interno, la Oficina Asesor de Planeación, solicitó
la incorporación de unos Procesos y Procedimiento del Banco de Proyectos, se
enviaron los mismos, para su estudio por parte de la Oficina Asesora Jurídica, que
se aprobó mediante Resolución No. 00984, Por Medio del Cual se Modifica la
Resolución 000403 del 2005, donde se incluyen los Procesos y Procedimientos
Relacionados con el Banco de Proyectos, Secretaría de Salud, Secretaría de
Gobierno, Comisaría de Familia, Secretaría de Educación y Secretaría de
Hacienda, tal y como lo ordena la Oficina de acción Social de la Presidencia de la
República.
2.2 Información.
Información Primaria:
El Municipio de Valledupar cuenta con su propia página web donde el usuario
puede acceder a la información de carácter pública de la Entidad, la página cuenta
con un aceptable nivel de accesibilidad a los ciudadanos y permite interactuar con
los puntos de atención, ya sea directamente o por medio de comunicación vía
correo electrónico, en estos momentos se puede liquidar e imprimir el Impuesto
Predial por parte de los usuarios.
Sistemas de Información:
Seguimientos de los diferentes Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría
de Valledupar. A través de informes escritos, validados por el Jefe de Control
Interno.
Plan de Mejoramiento Alcaldía de Valledupar, Queja 374 de 2012.
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Plan de Mejoramiento Alcaldía de Valledupar, Quejas 2010, 2011 y 2012.
Plan de Mejoramiento Alcaldía de Valledupar, Queja 387 de 2012.
Se realizaron los siguientes informes:
Sistema Integral de Auditoría (SIA) - Contraloría de Valledupar, de la
Vigencia 2012, presentado a la Contraloría de Valledupar.
Informe Ejecutivo Anual de Control Interno (MECI-CALIDAD), Vigencia 2012,
presentado al Departamento administrativo de la Función Pública (DAFP).
Informes de Control Interno Contable, Vigencia 2012, presentado a la
Contaduría General de la Nación.
Informes de Verificación de Cumplimientos de Uso de Software, Vigencia
2012, presentado a la Dirección Nacional de Derecho de Autor.
Se asesoró y colaboró con la presentación de la Cuenta Anual Consolidada
a través del Sistema Electrónico de Rendición de Cuentas e Informes de la
Contraloría General de la República (SIRECI), de responsabilidad de la
Oficina Asesora de Planeación y la Secretaría de Hacienda.
Informes de Seguimiento de los Planes de Mejoramiento a través del
Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes (SIREC), con
corte a 30 de Junio de 2013, suscritos con la Contraloría General de la
República.
El diligenciamiento de los Formatos de Contratación, Vigencias Futuras y de
Fiducias, solicitados a través del Sistema Integral de Auditoría (SIA), quien cuenta
con un aplicativo en línea, el cual se accede en la dirección electrónica
(valledupar.siacontralorias.gov.co), los cuales se enviaron el día 10 de Julio, con
los cortes de los meses de Mayo y Junio.
2.3 Componente Comunicación Pública.
Comunicación Organizacional:
La Información al interior de la Alcaldía de Valledupar, se lleva a cabo por medio
escrito, Circulares, Memorando, Oficios Varios, entre otros. Hasta la fecha no se ha
implementado una Intranet que permita de alguna manera, disminuir el uso del
papel. No se ha implementado un Sistema de Gestión de la Calidad en la
documentación de la entidad, lo que conlleva a que cada dependencia elabora sus
oficios como más lo crea conveniente, presentándose que no haya un formato
definido de comunicación interna y externa escrita de la entidad.
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Medios de comunicación:
Los medios de comunicación utilizados a la comunidad, es la prensa hablado,
escrita y televisiva, también en ocasiones se utilizan cartillas informativas, por
medio de la cuales se da a conocer, sobre las diferentes actividades realizadas por
el Equipo de Gobierno, en cabeza del señor Alcalde de Valledupar.
3. SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIÓN.
3.1 Autoevaluación del Control.
Se expidieron las siguientes resoluciones:
Resolución 003234 del 05 de diciembre del 2011, POR MEDIO DEL CUAL SE
CREA EL NUEVO COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO DEL
MUNCIPIO DE VALLEDUPAR: comité este que estará integrado por tres (3)
grupos de trabajo acordes a la ley 87 de 1.993, donde un primer grupo estará
integrado por el señor Alcalde y sus secretarios, jefes de oficinas asesora de
planeación y jurídica, un segundo grupo que estará integrado por profesionales de
las diferentes sectoriales y un tercer grupo conformado por los servidores públicos
adscritos a la Oficina de Control Interno.
Resolución 003235 del 05 de diciembre del 2011: POR MEDIO DEL CUAL SE
ADOPTA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL MUNICIPIO DE
VALLEDUPAR.
3.2 Evaluación Independiente.
Auditoría Interna:
La Oficina de Control Interno, como responsable de la evaluación independiente
del Sistema Integrado de Gestión del Municipio de Valledupar, realizó una auditoría
a la Oficina Asesora Municipal de Valledupar, con el objeto de determinar cuántos
procedimientos de campo se realizaban aproximadamente cada mes en esa
sectorial, donde se determino que se hacían más de 500 procedimientos de
campo, y que existía poco recurso humano para llevar esos procesos.
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Estas auditorías han permitido realizar un mejoramiento continúo a los procesos,
mediante ajustes a sus caracterizaciones y con los informes de auditorías que se
han practicado:
Auditoría de revisión en la Tesorería General, para la verificación de información
sobre la pérdida de unos contratos en la Oficina Asesora Jurídica, realizado con
fecha del 21 de agosto.
Auditoría al Contrato 263 de 2012, realizado con fecha 31 de Agosto.
Auditoría a las Hojas de Vida que reposan en la Secretaría de Talento Humano, a
los funcionarios nuevos, con fecha 8 de Noviembre de 2012.
Auditoría a los Contratos No. 190, 015 y 101 de 2012, con fecha 19 de noviembre
de 2012.
3.3 Planes de Mejoramiento:
En la Vigencia 2012 y lo que va corrido del 2013, han sido suscritos y aprobados,
por la Contraloría de Valledupar los siguientes Planes de Mejoramiento, los cuales
la Oficina de Control Interno debe hacerles seguimiento de manera trimestral, con
el objetivo de evaluar las acciones desarrolladas para subsanar los hallazgos
detectados en las distintas auditorías:
Plan de Mejoramiento de la Secretaría de Obras Públicas, Vigencia 2011,
resultado de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad
Especial, Obras Públicas.
Plan de Mejoramiento de la Oficina Asesora Jurídica, Vigencias 2010 y
2011, resultado de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral
Modalidad Especial, Municipio de Valledupar – (Contratación).
Plan de Mejoramiento Oficina Asesora de Planeación, Vigencia 2010,
resultado de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, Modalidad
Especial Oficina Asesora de Planeación.
Plan de Mejoramiento Ambiental, Vigencia 2011, resultado de la Auditoría
Gubernamental con Enfoque Integral, Modalidad Especial a los Recursos
Naturales (Humedales y Flora).
Plan de Mejoramiento Alcaldía de Valledupar, Queja 374 de 2012.
Plan de Mejoramiento Alcaldía de Valledupar, Quejas 2010, 2011 y 2012.
Plan de Mejoramiento Alcaldía de Valledupar, Queja 387 de 2012.
Plan de Mejoramiento Amoblamiento Urbano, Contrato 019 de 2005.
Plan de Mejoramiento Estampilla Procultura, Vigencias 2010 y 2011.
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Plan de Mejoramiento Vigencias Futuras, Vigencias 2007 al 2011.
Plan de Mejoramiento estados Contables, Vigencia 2012.
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Plan de Mejoramiento Alcaldía del Informe Final de la Auditaría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial, Obras del Municipio - Vigencia 2011.
No
(A)
Alcance
Responsabilidad de
Mejoramiento (E)
Acciones de
Mejoramiento (F)
Tiempo Programado
Para el Cumplimiento
de las Acciones de
Mejoramiento (G)
Mecanismos de Seguimiento Interno Adoptado por la
Entidad (H)
Responsabilidad del
seguimiento por la
Entidad (I)
Indicadores de Acción
de Cumplimiento (J)
Observaciones (K)
Descripción Observacón Formulada
por la CMV (C)
Áreas Ciclo o Procesos
Involucrados (D)
Tiempo Programado Actividad (H1) Tiempo (H2)
1
Ausencia de Planeación de la
Actividad Contractual, incumpliendo
los principios que rigen la
Administración Pública.
Secretaría de Obras
Públicas
Secretaria de Obras
Públicas
Planificar la Actividad
Contractual de la Alcaldía
de Valledupar, Para
Cumplir los principios que
Rigen la Administración
Pública.
Inmediato
Seguimiento con cada una
de la Comunidades
Beneficiadas con los
Proyectos de Obra, Sobre
su satisfacción o
Desacuerdo de las
Mismas.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Estudios y Diseños
Realizados,
Cumpliendo con los
Principios de
Administración Pública
2
Analizados los Contratos Publicados
en el SECOP por parte del Municipio
de Valledupar en la Vigencia 2011,
se Observa que Sólo se Publican los
Documentos Precontractuales, es
Decir Solo Hasta la Suscripción del
Contrato. Una vez Suscrito el
Contrato, no se Publican los Actos o
Documentos Generados en la
Ejecución de los Mismos.
Secretaría de Obras
Públicas y Oficina
Asesora Jurídica
Secretaria de Obras
Públicas y Jefe Oficina
Asesora Jurídica
Publicar en el Sistema
Electrónico Para la
Contratación Pública
(SECOP), la Etapa
Postcontractual de los
Contratos de Obras
Públicas.
Inmediato
Verificación en el Sistema
Electrónico para la
Contratación Pública
(SECOP), de que la
Documentaciónde la Etapa
Posterior a la Suscripción
del Contrato, Este
Publicada.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Contratos de Obras
Realizados / Sobre
Contratos de Obras
Publicados en el
SECOP, de la
documentación
Posterior a la
Suscripción del
Contrato
3
La Supervisión e Interventoría de los
Contratos de Obra del Municipio de
Valledupar (Pavimentos, Andenes,
Alcantarillados, acueductos , Entre
Otras Edificaciones Civiles.), es
Ejercida en su Mayoría por
Profesionales Universitarios
Arquitectos, Quienes no Cumplen
con el Perfil Profesional Para
Desempeñar Este Tipo de Trabajo.
Secretaría de Obras
Públicas
Secretaria de Obras
Públicas
Contratar Personal
Idóneo que Lleve la
Supervisión
o
Intervontaría de la Obras
que Contrata el Muncipio
de Valledupar.
Inmediato
Verifiacción a a los
Contratos que deben ser
Supervisados
o
Intervenidos
por
Ingenieros, con el fin de
Constatar
que
Efectivamente se Este
Ejerciendo
por
Profesionales con Este
Perfil.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Contratos de Perfil de
Ingeniería Realizados /
Contratos Supervisados
o Intervenidos por
Profesionales co Perfil
de Ingeniería
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4
De la Evaluación de los Contratos de
Obras 185, 187, 188, 197, 207, 230,
232, 233, 300, 315, 324, 381 y 567
de 2011; se Establece que no Existe
una Correcta Relación Entre el
Monto Cancelado y las Sumas que
Debieron Haber Sido Cotizadas.
Asimismo, no se Observa la
Afiliación al Sistema de Seguridad
Social del Personal Mínimo
Requerido en Obra Para ejecutar el
Objeto Contractual.
Secretaría de Obras
Públicas
Secretaria de Obras
Públicas
Establecer un Control
que Permita a través del
Sistema para la
Declaración y Pago
Electrónico
Integrado de Seguridad
Social y Parafiscales
(Pila), y Constatar los
Aportes Reportados por
los Contratistas, así como
también exigir la afiliación
de los aportes al sistema
de seguridad social y
parafiscales a los
contratistas.
Inmediato
Verificación en los
Contratos de Obras, Sobre
el Pago Oportuno y Real
del Personal Contratado en
las Obras que Desarrollan
los Contratistas del
Municipio de Valledupar.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Personal Relacionado
en los Contratos de
Obras / Personal
Afiliado al Sistema de
Riegos de Seguridad
Social
__________________________________
FREDYS MIGUEL SOCARRAS REALES
Alcalde de Valledupar
______________________________________
JAMES AUGUSTO ARREDONDO MENDOZA
Jefe de Control Interno
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Plan de Mejoramiento Alcaldía del Informe Final de la Auditaría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial - Vigencia 2009 y 2010.
No (A)
Alcance
Responsabilidad de
Mejoramiento (E)
Acciones de Mejoramiento
(F)
Tiempo
Programado
Para el
Cumplimiento de
las Acciones de
Mejoramiento
(G)
Mecanismos de Seguimiento Interno Adoptado por la
Entidad (H)
Responsabilidad del
seguimiento por la
Entidad (I)
Indicadores de Acción
de Cumplimiento (J)
Observaciones (K)
Descripción Observación Formulada
por la CMV (C)
Áreas Ciclo o Procesos
Involucrados (D)
Tiempo
Programado
Actividad (H1)
Tiempo (H2)
1
Del análisis efectuado a la
Contratación suscrita por el Municipio
de Valledupar en las vigencia 2009 y
2010, se pudo constatar que esta no
planea de manera adecuada su
actividad
contractual.
Se pudo evidenciar que algunos
contratos no se encontraron los
Certificados de Disponibilidad y
Registro Presupuestal.
Todas las Dependencias
de la Administración
Municipal
Secretarios de
Despacho y Jefes de
Oficina
Planear adecuadamente la
actividad contractual en el
Municipio de Valledupar,
con todas las
dependencias.
Cumplir con lo estipulado
en la Ley 594 de 2000, Ley
de Archivos para que
repose toda la
documentación pertinente.
Inmediato
Monitoreo y revisión
exhaustiva de la contratación
por parte de la Oficina
Asesora Jurídica.
Cada Tres (3) Meses
JEFE DE CONTROL
INTERNO
Planeación Adecuada
de la Contratación
Contratos con
Certificados de
Disponibilidad y
Registro Presupuestal
Anexamos al presente en
seis Folios, Certificados
de Disponibilidad
Presupuestal y Registro
Presupuestal del Cuadro
No. 3 de los Contratos No.
619 del 2009, 004-037 y
305 del 2010, 619 de
2009, 135-269 y 305 de
2010.
2
3
Se pudo evidenciar en algunos
contratos que no se realizan los
pagos de estampilla Pro Desarrollo
Departamental, Fronterizo y Cultura,
Impuesto de Timbre, no se elaboran
los análisis de conveniencia y
oportunidad, actas de inicio, informes
de interventoría y actas de
liquidación.
Del análisis efectuado al Contrato de
Prestación de Servicios No. 195 de
2009. Suscrito con Bienes y
Servicios LTDA, por valor inicial de
$255.499.376, se pudo observar que
este contrato vulneró el principio de
planeación, toda vez que dicho
contrato sufrió dos adiciones, la
Todas las Dependencias
de la Administración
Municipal
Secretaría General
Secretarios de
Despacho y Jefes de
Oficina
Secretario General
Realizar una revisión
exhaustiva a la
contratación con el objetivo
de que la documentación
se encuentre completa y
en los términos que
determine la Ley, por
medio de una lista de
chequeo.
Planear adecuadamente la
actividad contractual en el
Municipio de Valledupar,
con todas las
dependencias.
Inmediato
Inmediato
Elaborar una lista de
chequeo del pago de los
impuestos y demás
requisitos, tanto en la Oficina
Asesora Jurídica como en la
Tesorería General donde se
realizan los pagos.
Supervisión decreta del
Secretario General y mayor
responsabilidad al momento
de justificar y planear la
contratación de este tipo.
Cada Tres (3) Meses
Cada Tres (3) Meses
JEFE DE CONTROL
INTERNO
JEFE DE CONTROL
INTERNO
Contratos con el Lleno
de los Requisitos de
Ley.
Contratos con el Lleno
de los Requisitos de
Ley.
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primera por valor de $11.527.704 y la
segunda por valor de $120.510.000
para un total de $387.537.080.
4
5
6
Del análisis efectuado al Contrato de
Obras No.283 de 2010, suscrito con
Carlos Julio Vega Rodríguez, y/o
Consorcio Escuela Leónidas, por
valor de $185.044, se pudo
comprobar que el expediente se
encuentra en desorden, no está
foliado generando con ello
traumatismo al momento de solicitar
copia de cualquier documento.
Del análisis efectuado al contrato de
Obras No. 652 de 2009, la
Administración Municipal le canceló
al contratista Ítems que no fueron
instalados y en el peor de los casos
instalando ítems que no guardan
relación alguna a los requeridos en el
contrato.
Del estudio efectuado al Contrato No.
088 de 2009, es evidente que el
origen de esta situación se encuentra
en el desconocimiento y la falta de
aplicación en estricto cumplimiento
del contenido de los pliegos de
condiciones y por quien ejerce los
procedimientos de interventoría , lo
que indica que persisten las mismas
debilidades detectadas en la
Vigencia 2008.
Oficina Asesora Jurídica
Secretaría de Obras
Públicas
Oficina Asesora Jurídica y
Secretaría de Educación
Jefe Oficina Asesora
Jurídica
Secretario de Obras
Públicas
Jefe Oficina Asesora
Jurídica y Secretario de
Educación
Cumplir con lo estipulado
por la Ley 594 de 2000,
Ley de Archivo y las
demás que lo reglamenten.
Requerir al Contratista
para llegar a un acuerdo
en el cumplimiento de los
ítems incluidos en todos
los contratos.
Ejercer efectivamente la
interventoría de los
contratos y cumplir
cabalmente lo estipulado
en los pliegos de
condiciones.
Tres (3) Meses
Cuatro (4) Meses
Inmediato
Solicitar por escrito a la
Secretaría
General
Capacitación para la
Organización de Archivos de
acuerdo a la Ley.
Designar a un funcionario de
la Oficina Asesora Jurídica
para la Organización y
Archivo de los Expedientes
de los Contratos.
Supervisión directa del
Secretario de Obras
Públicas, conforme a los
informe sde vance de este
proceso que presenten los
interventores del Contrato de
Obras No. 652 de 2009.
Correguir las debilidades
presentadas en el
cumplimiento del contenido
de los pliegos de
condiciones.
Cada Tres (3) Meses
Cada Tres (3) Meses
Cada Tres (3) Meses
JEFE DE CONTROL
INTERNO
JEFE DE CONTROL
INTERNO
JEFE DE CONTROL
INTERNO
Archivos Organizados
Ítems de Obras
Ejecutados / Ítems de
Obras Contratados
Contratos Realizados
Cumpliendo los
Pliegos de
Condiciones
7
Del análisis efectuado al contrato de
Obras No. 117 de 2007, la
Administración Municipal le canceló
al contratista Ítems que no fueron
instalados y en el peor de los casos
Secretaría de Obras
Públicas
Secretario de Obras
Públicas
Requerir al Contratista
para llegar a un acuerdo
en el cumplimiento de los
ítems incluidos en todos
los contratos.
Inmediato
Supervisión directa del
Secretario de Obras
Públicas, conforme a los
informes de avance de este
proceso que presenten los
Cada Tres (3) Meses
JEFE DE CONTROL
INTERNO
Ítems de Obras
Ejecutados / Ítems de
Obras Contratados
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8
9
10
instalando ítems que no guardan
relación alguna a los requeridos en el
contrato.
En atención a la Queja 343 de 2011
del Contrato de la construcción de 18
Locales Comerciales en el
Parqueadero Calle Grande, se
concluyó si existen inconsistencias
en lo que respecta al cumplimiento
de los requisitos legales.
Mediante Queja 331 de 2010, se
pudo constatar el estado de
abandono en que se encuentra el
Parque de la Urbanización Villa Taxi
y la Acequia del Barrio y demás
problemática del mismo.
Mediante Queja 355-2011, se colige
que la Fundación ZHIGONESHI, no
cumple con los requisitos esenciales,
como lo es la reconocida idoneidad,
pues no acredita la experiencia con
resultados satisfactorios que lo
demuestren y fue constituida el 7 de
Diciembre de 2010, cinco mese
antes de la suscripción del contrato.
Oficina Asesora Jurídica
Oficina Asesora de
Planeación y Secretaría de
Obras Públicas
Oficina Asesora Jurídica
Jefe Oficina Asesora
Jurídica
Jefe Oficina Asesora de
Planeación y Secretario
de Obras Públicas
Jefe Oficina Asesora
Jurídica
Realizar una revisión
exhaustiva a la
contratación con el objetivo
de que la documentación
se encuentre completa y
en los términos que
determine la Ley.
Realizar un estudio por
parte de la Oficina Asesora
de
Planeación.
Una Vez hecho el estudio,
hacer la necesidad de las
obras a realizar para
adecuar los espacios
públicos y corregir la
problemática que se
presenta en el Barrio Villa
Taxi.
Estudiar la idoneidad delos
contratistas y escoger la
mejor opción.
Inmediato
Doce (12) Meses
Inmediato
interventores del Contrato de
Obras No. 117 de 2007.
Tener en cuenta esta
observación para que en
futuras contrataciones no
presenten
estas
inconsistencias.
Supervisión directa del Jefe
de la Oficina Asesora
Jurídica y el Secretario de
Obras Públicas.
Tener en cuenta esta
observación para que en
futuras contrataciones no
presenten
estas
inconsistencias.
Cada Tres (3) Meses
Cada Tres (3) Meses
Cada Tres (3) Meses
JEFE DE CONTROL
INTERNO
JEFE DE CONTROL
INTERNO
JEFE DE CONTROL
INTERNO
Contratos con el Lleno
de los Requisitos de
Ley.
Problemática de la
Comunidad del Barrio
Villa Taxi Corregida
Contratos con el Lleno
de los Requisitos de
Ley.
__________________________________
FREDYS MIGUEL SOCARRAS REALES
Alcalde de Valledupar
VALLEDUPAR SEGURA Y AMABLE
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Tel: 5742400 – Ext. 144
________________________________________________
JAMES AUGUSTO ARREDONDO MENDOZA
Jefe Oficina Control Interno

OFICINA DE CONTROL INTERNO
Plan de Mejoramiento Oficina Asesora de Planeación, Vigencia 2010.
No
(A)
Alcance
Descripción Observación Formulada por la CMV (C)
Áreas Ciclo o
Procesos
Involucrados (D)
Responsabilidad de
Mejoramiento (E)
Acciones de Mejoramiento (F)
Tiempo Programado
Para el
Cumplimiento de las
Acciones de
Mejoramiento (G)
Mecanismos de Seguimiento
Interno Adoptado por la
Entidad (H)
Tiempo Programado Actividad (H1) Tiempo (H2)
Responsabilidad
del seguimiento
por la Entidad (I)
Indicadores de Acción de Cumplimiento (J)
1
De la evaluación realizada a las acciones de control
urbano posterior que efectúa la oficina de planeación
municipal, se observa que de las 823 licencias
expedidas en la vigencia 2010 por las Curadurías
urbanas del municipio de Valledupar, solo se realizó
control posterior a 39 licencias, es decir al 4.7% de las
licencias expedidas; lo que denota la falta de vigilancia y
control por parte de la oficina asesora de planeación
municipal al cumplimiento de las normas urbanísticas en
el municipio de Valledupar. Incumpliendo uno de sus
deberes funcionales. Hallazgo administrativa.
Oficina Asesora de
Planeación,
Secretaria de
Talento Humano
Jefe Oficina Asesora
de Planeación y
Secretario de
Talento Humano
Aumentar el número de Arquitectos pasando de
dos (2) en la actualidad a ocho (8) bien sea a
través de del establecimiento de una planta
temporal y/o nombramientos provisionales y/o a
través de contratos de prestación de servicios
profesional para realizar el control posterior y
control físico de las obras en la ciudad. Ejercer
control posterior a cada una de las licencias
expedidas por las Curadurías
Seis (6) Meses
Monitoreo Directo por el
Representante Legal o quien
este
delegue.
Revisión a través de la
Auditoría e interventoría
Interna según sea el caso. Cada Tres (3)
Meses
Jefe de Control
Interno
Número de Visitas de Control Urbano Realiza
Oficina Asesora de Planeación/Número de Li
Expedidas por las Curadurías Urbanas
2
De la evaluación realizada a los procesos aperturados
por la Oficina de Planeación Municipal en contra de los
infractores urbanísticos, se observa que estos no se
llevan con forme a los procedimientos legales
establecidos.
Oficina Asesora de
Planeación,
Secretaria de
Talento Humano
Jefe Oficina Asesora
de Planeación y
Secretario de
Talento Humano
1) Revisión del proceso y procedimiento existen
para impartir las sanciones por las infracciones
Urbanísticas. 2)
Construcción de un documento conjunto con la
equipo técnico y jurídico de la Oficina para
esquematizar técnica y jurídicamente el proceso
definitivo para impartir las sanciones por las
infracciones
Urbanísticas.
3) Actualizar la resolución No 000403 de 2006 para
incluir en ella el proceso y procedimiento impartir
las sanciones por las infracciones Urbanísticas.
4) Establecer el Mapa del Proceso.
Seis (6) Meses
Revisión para constatar que
el proceso y procedimiento
adoptado no viole el debido
proceso.
Cada Tres (3)
Meses
Jefe de Control
Interno
Número de Procesos Aperturados / Número d
forme a la Normatividad
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3
En el análisis realizado se observa que la
Administración Municipal no recibe, ni realiza las
gestiones pertinentes para garantizar la escrituración de
las zonas de cesión obligatoria y gratuita de los
proyectos urbanísticos a favor del Municipio de
Valledupar. No se tienen definido los parámetros y
procedimientos que conduzcan a materializar estos
procesos.
Oficina Asesora de
Planeación
Jefe Oficina Asesora
de Planeación
1) Definir claramente el proceso y procedimiento,
estableciendo responsabilidades para el recibo de
las zonas de cesión obligatorias y gratuitas de los
proyectos urbanístico a favor de la municipalidad
acorde con los lineamientos legales ( decreto1469
de 2010 y POT. vigente) 2)
Realización de un diagnostico que permita
establecer la situación real de las áreas de cesión
en el municipio de Valledupar, lo cual dará origen
al respectivo inventario de áreas y/o zonas de
cesión 3)
Realización de acciones administrativas y legales a
personas naturales o jurídicas para conducirlos a la
respectiva legalización en debida forma de las
zonas de cesión obligatoria y gratuita de los
proyectos urbanísticos a favor del Municipio de
Valledupar.
Seis (6) Meses
Realizar
monitoreo
permanente al cumplimiento
de las actividades definidas
para realización de la
escrituración de las áreas de
cesión.
Cada Tres (3)
Meses
Jefe de Control
Interno
Áreas de Cesión Escrituradas/Áreas de Cesi
4
Del análisis realizado a los recaudos obtenidos con este
impuesto, se constata que la Administración Municipal
ha dejado de recaudar el impuesto de delineación
urbana desde la vigencia 2009. En el cuadro No 2 se
presenta el valor recaudado por este concepto en los
últimos cinco (5) años, se observa que a partir de la
vigencia 2009, se deja de recaudar este impuesto, sin
explicación aparente por cuanto las normas que lo
establecen y regulan se encuentran vigentes.
Oficina Asesora de
Planeación
Jefe Oficina Asesora
de Planeación
1) Organizar el archivo de las licencias expedidas
desde 2009 hasta la fecha
2) Enviar la relación de las licencias expedidas por
la curadurías de 2009 hasta la fecha para que esta
requiera al contribuyente para el pago del impuesto
de delineación urbana
3) Instituir el método que debe emplear las
personas naturales o jurídicas que les expidan
licencias para la construcción, ampliación,
modificación, adecuación, cerramiento y reparación
de obras y urbanización de terrenos para que estas
determinen el presupuesto de obra ha presentar
(base gravable) para la liquidación del impuesto de
delineación urbana en la municipalidad acorde con
los parámetros de ley.
Seis (6) Meses
Realizar
monitoreo
permanente al cumplimiento
de las actividades definidas
para realización del cobro del
Impuesto de Delineación.
Cada Tres (3)
Meses
Jefe de Control
Interno
Recaudar el Impuesto de Delineación
5
La Oficina de Planeación Municipal no ha cumplido su
función de vigilancia y control que le corresponde, ni ha
ejercido ninguna acción administrativa o judicial para
que las áreas de cesión se entreguen por parte de la
Oficina Asesora de
Planeación
Jefe Oficina Asesora
de Planeación
1) Revisión y actualización del expediente de la de
notificación a la firma CONISAN LTDA que dio
como origen urbanización MARIA RAIZA.
2) Realizar el cobro en efectivo a empresa
Seis (6) Meses
Construcción de un
expediente de este caso y
monitoreo constante hasta
que la empresa en cuestión
Cada Tres (3)
Meses
Jefe de Control
Interno
Protocolización de la Escritura del Área de
Urbanización María Raiza
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constructora; esta omisión ha conllevado a la
constitución de un presunto detrimento para el Municipio
de Valledupar.
CONISAN LTDA por la área de cesión no
entregada ( 3.266.98 metros cuadrados).
3) Conminar a la empresa CONISAN LTDA para
que haga entrega de la escritura correspondiente
del área de cesión para su debida protocolización.
haga entrega de la escritura
del área de cesión para su
protocolización.
6
7
En visita de inspección física se constata, que la
mayoría de los postes del alumbrado público en el
corregimiento se encuentran deteriorados, y no cumplen
las condiciones técnicas correspondientes; esta realidad
no solo se presenta en este corregimiento si no en todo
el municipio de Valledupar, donde constantemente se
presentan quejas por parte de la ciudadanía al respecto;
sin que la administración municipal haya realizado las
gestiones pertinentes para solucionar esta problemática.
El Plan, de acuerdo a las normas, debe ser modificado
o actualizado cada cuatro años en los contenidos
urbanos de corto plazo y los programas de ejecución,
asimismo el contenido urbano de mediano plazo se
debió actualizar dentro de una vigencia mínima
correspondiente al término de dos períodos
constitucionales de las administraciones municipales es
decir ocho (8) años; contrario a esto, han transcurrido
más de diez (10) años de vigencia del POT y no se ha
realizado ninguna modificación o actualización, a pesar
de haberse detectado falencias en su formulación, el
crecimiento poblacional y las diversas reformas en la
legislación nacional sobre ordenamiento territorial que
motivan su modificación, esta no se ha efectuado.
Oficina Asesora de
Planeación y
Concesión de
Alumbrado Publico
Oficina Asesora de
Planeación y
Concesión de
Alumbrado Publico
Jefe Oficina Asesora
de Planeación y
Gerente Concesión
Alumbrado Público
Jefe Oficina Asesora
de Planeación y
Gerente Concesión
Alumbrado Público
1) Realizar un censo en todo el territorio de la
municipalidad que permita establecer el número y
estado de los postes.
2) Conminar a la concesión por medio de la
interventoría externa para que este haga la
respectiva reposición.
El Municipio de Valledupar realizará la revisión
global del P.O.T por vencimiento de términos.
Actualización del POT
Seis (6) Meses
Doce (12) Meses
Verificación del inventario
actualizado de los postes del
Municipio y verificar la
reposición de los que hagan
falta. Cada Tres (3)
Meses
Verificación de la revisión
global del POT.
Cada Tres (3)
Meses
Jefe de Control
Interno
Jefe de Control
Interno
Censo de los Postes de Alumbrado Público
Valledupar y relacion de inventarios de repo
en mal estados
Plan de Ordenamiento Territorial Mo
________________________________
LUÍS FABIÁN FERNÁNDEZ MESTRE
Alcalde de Valledupar
______________________________________
JAMES AUGUSTO ARREDONDO MENDOZA
Jefe Control Interno
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PLAN DE MEJORAMIENTO ALCALDIA DE VALLEDUPAR DEL INFORME FIANL DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL - A LOS RECURSOS NATURALES ( HUMEDALES Y FLORA)
VIGENCIA 2010
No
(A)
Alcance
Acciones de Mejoramiento (F)
Tiempo Programado Para
el Cumplimiento de las
Acciones de Mejoramiento
(G)
Mecanismos de Seguimiento Interno Adoptado por
la Entidad (H)
Responsabilidad
del seguimiento
por la Entidad (I)
Indicadores de Acción de
Cumplimiento (J)
Descripción Observacón Formulada por la CMV (C)
Áreas Ciclo o Procesos
Involucrados (D)
Tiempo Programado Actividad (H1) Tiempo (H2)
1
Omisión y falta de gestión del administración municipal en
asegurar la protección de los humedales, la hace
potencialmente responsable de la violación de los derechos
e intereses colectivos consistentes en el goce de un
ambiente sano, la existencia de equilibrio ecológico, el
manejo y aprovechamiento racional de los recursos
naturales para garantizar su desarrollo sostenible, su
conservación, restauración o sustitución, la conservación de
las especies animales y vegetales , la protección de las
áreas de especial importancia ecológica, el goce del espacio
público , la utilización y defensa de los bienes de uso público
y la defensa del patrimonio público.
Oficina Asesora de Planeación,
Secretaria de Talento Humano
I Establecer La Política publica de los
humedales del municipio de Valledupar
teniendo en cuenta lo consagrado en Ley 99 de
1993 y, mediante la Resolución 157 de febrero
12 de 2004, se reglamentan el uso sostenible,
la conservación y el manejo de los humedales,
y se desarrollan aspectos relativos a la
aplicación de la Convención Ramsar; el cual
contendrá como minino
1) Investigación participativa y aplicada sobre
los humedales de Valledupar y sus
componentes
socioculturales
2) Educación, comunicación y participación
para la construcción social del territorio de
Valledupar
3) Recuperación, protección y compensación
de los humedales
4) Manejo y uso sostenible de los humedales
5) Gestión interinstitucional
II Realizar un mantenimiento permanente para
Promover la conservación y preservación de la
fauna y la flora existente, sus funciones y
beneficios en un marco de desarrollo
sustentable
doce (12) Meses
Monitoreo Directo por el
Representante Legal o quien
este delegue.
Revisión a través de la
Auditoría e interventoría
Interna según sea el caso
Trimestralmente
Jefe de Control
Interno
Política publica de los humedales d
municipio de Valledupar formulada y
sensibilizada con los actores del
desarrollo
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2
3
4
la administración municipal como autoridad ambiental del
municipio, a la fecha de la auditoria, no había formulado, ni
implementado los planes de manejo en los humedales de su
jurisdicción ; no existe una planificación integral que ayude a
tomar decisiones en el manejo de los humedales. lo cual no
ha permitido garantizar el mantenimiento de sus
características ecológicas y la oferta de bienes y servicios
invasión de la zona de ronda y zona de manejo y
preservación ambiental, con la presencia de semovientes a
las diferentes áreas de los humedales, llegada y disposición
de gran cantidad de escombros y todo tipo de residuos
sólidos, vertimiento de aguas residuales domesticas,
invasión del espacio público por cambuches y cerramientos
ilegales, en la zona de ronda que genera contaminación
directa sobre el humedal y la pérdida de la biodiversidad
originada por reducción del área natural
Ausencia de control fitosanitario en el municipio; que a pesar
de la función de advertencia realizada el 6 de julio de 2011,
aun persiste la ausencia de control fitosanitario en el
municipio, debido a la falta de diagnostico de la plaga que se
asocian a diversidad vegetal del municipio y la
implementación de un plan de contingencia con
asociaciones encaminadas a minimizar el impacto negativo
que está produciendo dicha plaga. situación que refleja en la
presencia de plagas en arboles , como en este caso, en el
Olivo Negro, una de las principales especies que conforman
el patrimonio paisajístico municipal.
Oficina Asesora de Planeación,
Secretaria de Talento Humano
Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora de Planeación y
Secretaria de Hacienda Municipal
Formulación y elaboración del Plan de Manejo
ambiental de cada uno de los humedales del
municipio de Valledupar.
Implementación y Cumplimiento del Plan de
Manejo Ambiental.
Realizar una agenda de trabajo
interinstitucional entre CORPOCESAR,
POLICÍA AMBIENTAL, OFICINA ASESORA
DE PLANEACION MUNICIPAL, SECRETARIA
DE GOBIERNO Y SALUD MUNICIPAL,
CUERPO DE BOMBEROS, FONVISOCIAL con
el acompañamiento con los entes de control
para concertar las acciones necesarias para
frenar, mitigar y resarcir los efectos de la
invasión de zona de las ronda y zona de
manejo y preservación ambiental de los
humedales.
Ø Realización del inventario de árboles de la
ciudad determinando las especies nativas y las
introducidas
Ø Formulación y elaboración del Plan de
Manejo ambiental de la arborización del
municipio de Valledupar
Ø Realización de una Campañas de prevención
y sanidad agrícola que coadyuve al control
fitosanitario de los árboles en la zona publica
de la ciudad
nueve (9) Meses
Seis (6) Meses
doce (12) Meses
Revisión para constatar que el
proceso se adelante acorde
con la normatividad vigente
Monitoreo Directo por el
Representante Legal o quien
este delegue.
Monitoreo Directo por el
Representante Legal o quien
este delegue.
Trimestralmente
Trimestralmente
Trimestralmente
Jefe de Control
Interno
Jefe de Control
Interno
Jefe de Control
Interno
Implementación y Cumplimiento del
de Manejo.
Zona de Ronda Descontaminada
.1) inventario realizado 2) un
de manejo ambiental formulad
sensibilizado
3) cam
fitosanitaria realizada
LUIS FABIAN FERNANDEZ MAESTRE
Alcalde de Valledupar
JAMES ARREDONDO MENDOZA
Jefe Control Interno
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No
(A)
1
2
Alcance
Descripción
Observacón
Formulada por la CMV
(C)
Mediante pruebas de auditoría el
equipo auditor constató que de la
revisión a una muestra de las
reservas presupuestales constituidas
mediante la Resolución Número
000070 del 30 de enero de 2012, la
Administración Municipal en la
Ejecución del Presupuesto de
Gastos e Inversiones de la vigencia
2011, desconoció plenamente la
aplicación del Artículo 8 de la Ley
819 de 2003; debido a que no
programó recibir los bienes y
servicios que se derivan de la
Contratación de la vigencia 2011 en
la misma vigencia.
Mediante pruebas de auditoría
realizada por el equipo auditor en
una muestra de “Reservas
presupuestales constituidas en la
Áreas
Ciclo o
Procesos
Involucra
dos (D)
Secretaría de
Hacienda -
Jefatura de
Presupuesto,
Secretaría
General y
Oficina
Asesora
Jurídica.
Secretaría de
Hacienda -
Jefatura de
Presupuesto
Responsabi
lidad de
Mejoramien
to (E)
Secretario de
Hacienda -Jefe de
Presupuesto,
Secretario General
y Jefe Oficina
Asesora Jurídica.
Secretario de
Hacienda -Jefe de
Presupuesto
Acciones de Mejoramiento (F)
1, Planear de manera adecuada la actividad
contractual.
2. Revisa que
los contratos no sobrepasen la vigencia fiscal
correspondiente.
1. Revisar que antes de 31 de diciembre de 2012
y siguientes, queden recibidas la satisfaccion por
parte de los Supervisores de los Contratos y con
soportes necesarios para la elaboracion de la
Tiempo Programado Para
el Cumplimiento de las
Acciones de Mejoramiento
(G)
Mecanismos de Seguimiento Interno
Adoptado por la Entidad (H)
Tiempo Programado Actividad (H1) Tiempo (H2)
Inmediato
Cuatro (4) Meses
1. Socializar en cada una de las
dependencia de la
administracion municipal el
cabal cumplimiento del Articulo
8 de la Ley 819 de 2003.
1. Capacitar a los funcionarios
que sean designados como
interventores o supervisores de
contrato sobre sus obligaciones,
Trimestral
Trimestral
Responsabilidad
del seguimiento
por la Entidad (I)
Jefe de Control Interno
Jefe de Control Interno
Indicadores de
Acción de
Cumplimiento
(J)
No Contrato Ejecutado
en la vigencia / No
contrato celebrado
No cuentas Tramitadas /
Totalidad de la cuenta
Observa
ciones
(K)
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3
vigencia 2012”, (Cuadro Número
2), se constató que los bienes y
servicios que se derivan de los
respectivos contratos, se habían
recibido en debida forma con corte
a 31 de diciembre de 2011; por lo
anterior la figura presupuestal a
constituir como excepción al
principio de anualidad previsto en el
Decreto 111 de 1.996 (Estatuto
Orgánico de Presupuesto), no sería
propiamente la de Reserva
Presupuestal sino la de Cuentas por
Pagar de Tipo Presupuestal.
Mediante pruebas de auditoría, el
equipo auditor constato que: Al
constituir las Reservas
presupuestales la Administración
Municipal, en ningún momento
indico con que recursos, se iría a
apalancar cada una de las futuras
obligaciones en el caso de que en la
vigencia 2012, se reciban los
respectivos bienes y/o servicios; se
advierte a la administración que
para cada reserva presupuestal que
se constituya se debe indicar en
forma puntual el nombre del banco,
la cuenta bancaria corriente y/o de
ahorro, el tipo de la fuente; a fin de
conocer en forma exacta, cual es la
reserva que cuenta con fuente de
financiación y en caso contrario al
no tener financiación se tendría que
realizar los trámites que sean
necesarios para cuantificar el
respectivo déficit y proceder a
aplicar lo normado en el artículo 46
del Decreto 111 de 1996.
Secretaría de
Hacienda -
Jefatura de
Presupuesto
Secretario de
Hacienda -Jefe de
Presupuesto
Cuenta.
O giro respectivo.
2. Coadyuvar al cumplimiento de las
obligaciones de los Supervisores o Interventores
de contrato en el cumplimiento del objeto
contrato dentro del plazo establecido.
1. Realizar los ajustes pertinentes a la
Resolución.
Inmediato
en temas relacionados en:
Responsabilidades de la
supervision
obligaciones de la supervision
informe de actividades de
supervision.
1. Cada una de las Reservas
presupuestales debe indicar en
que cuenta se encuentra el
recurso financiero que la
soporta.
2. Expedicion del Acto
Administrativo.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Acto Admisntrativo
Ajustado
4
Se inobserva la aplicación del
Artículo 8 de la Ley 819 de 2003,
en razón a que no se programó
recibir el servicio en la vigencia
Secretaría
Local de Salud
Secretaria Local
de Salud
1. Cumplimiento del Artículo 8 de la Ley 819 de
2003.
Inmediato
1. Establecer mecanismos de
verificación en la etapa precontractual
resaltando el
principio de planeación para
Trimestral
Jefe de Control Interno
Contratos Terminados en
la Misma Vigencia
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2011; sino más bien la ejecución del
mismo se extiende a la vigencia
2012. En ningún momento la
Administración Municipal advierte
y/o informa los motivos que
conllevaron a que la ejecución del
contrato se tenga que extender a la
siguiente vigencia.
lograr que los contratos
terminen su ejecuión en la
vigencia donde se generó.
2. Debido seguimiento del
interventor o supervisor de cada
uno de los contratos.
5
Mediante pruebas de auditoría
realizadas por el equipo auditor, en
la revisión de Reservas
presupuestales constituidas para
amparar compromisos por concepto
de Publicidad, se constató que la
Apropiación identificada bajo el
código 04-1-224-20 de nombre
Publicidad y Propaganda del
Presupuesto a ejecutar en la
vigencia 2011; inicialmente fue
apropiada por $400.000.000, y se
realizaron traslados a la cuenta
incrementando la apropiación a
$574.600.000, los compromisos de
la misma fueron por $574.589.910,
y los pagos que se realizaron sobre
las obligaciones fueron de
$444.136.466.
Secretaría de
Hacienda -
Jefatura de
Presupuesto
Secretario de
Hacienda -Jefe de
Presupuesto
1. Dar Cumplimiento al paragrafo 1 del articulo
10 de la Ley 1174 del 2011, en cuento al
incremento porcentual de la apropiacion de
Publicidad y Propaganda y demás normatividad
vigente con respecto a la austeridad en el gasto.
Inmediato
1. Aplicar las modificaciones
requerida para el cumplimeito
del Articulo 10 de la Ley 1174
de 2011.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Acto Admisntrativo
Ajustado
6
En desarrollo de la revisión del
proceso de constitución de reservas
presupuestales el equipo auditor
evidenció que el Municipio
suscribió el Contrato Número 684
de 2011, cuyo objeto es la
prestación de Servicios
profesionales de un abogado para
asesorar y representar jurídicamente
al Municipio en procesos que se
interpongan en contra de la entidad
por valor de $3.000.000, con plazo
de ejecución de 1 mes.
Secretaría de
Hacienda -
Jefatura de
Presupuesto
Secretario de
Hacienda -Jefe de
Presupuesto
1. Planear de manera adecuado la duración de
los contratos al terminar una vigencia.
2. Realizar acciones de verificación de los
informes de actividades de los contratistas y
posteriormente ser certificadas por el supervisor
del
contrato.
3. Cumplimiento del Inciso primero del artículo
8 de la Ley 819 de 2003
Inmediato
1. Establecer mecanismos de
verificación en la etapa precontractual
resaltando el
principio de planeación para
lograr que los contratos
terminen su ejecuión en la
vigencia donde se generó.
Trimestral
Jefe de Control Interno
7
Mediante pruebas de auditoría se
constató que el Municipio de
Valledupar, está incumpliendo en la
Oficina
Asesora
Jurídica -
Jefe Oficina
Asesora Jurídica -
Secretaria de
1. Entregar en tiempo los anticipos que necesiten
los contratos de obras para su iniciación.
Cuatro (4) Meses
1. Realizar seguimiento a la
Sectorial que genera la
necesidad en cumplimiento de la
Trimestral
Jefe de Control Interno
Entrega a Tiempo de
Anticipos.
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entrega de los anticipos pactados en
los contratos (Ejemplo: Contrato
639 de 2012). Lo que puede
ocasionarle al ente municipal,
futuras demandas que afectarían el
erario público, en atención de que el
contrato es Ley para las partes.
Secretaría de
Obras Públicas
Obras Públicas
entrega de los anticipos por
parte de la secretaría de
hacienda, Presupuesto y
Tesorería.
8
9
En desarrollo de la revisión del
proceso de constitución de reservas
presupuestales el equipo auditor
evidenció que el municipio
suscribió con el doctor Raúl
Gutiérrez Gómez el Contrato de
Prestación de servicios
profesionales No 697 del 05
diciembre de 2011, cuyo objeto es
“La prestación de servicios
profesionales de un abogado para
asesorar y atender la representación
jurídica del municipio de
Valledupar ante organismos
judiciales, organismos de vigilancia
y control y brindar asesoría en
aquellos asuntos solicitados por el
despacho del señor Alcalde”, por
valor de $2.500.000, con un plazo
de ejecución de un (01) mes
contado a partir de la expedición del
registro presupuestal, la aprobación
de la póliza de garantía y la
suscripción del acta de inicio.
En desarrollo de la revisión del
proceso de constitución de reservas
presupuestales el equipo auditor
evidenció que el municipio
Oficina
Asesora
Jurídica
Oficina
Asesora
Jurídica
Jefe Oficina
Asesora Jurídica
Jefe Oficina
Asesora Jurídica
1. Planear de manera adecuado la duración de
los contratos al terminar una vigencia.
2. Realizar acciones de verificación de los
informes de actividades de los contratistas y
posteriormente ser certificadas por el supervisor
del
contrato.
3. Cumplimiento del Inciso primero del artículo
8 de la Ley 819 de 2003
1. Planear de manera adecuado la duración de
los contratos al terminar una vigencia.
2. Realizar acciones de verificación de los
informes de actividades de los contratistas y
Tres (3) Meses
Tres (3) Meses
1. Establecer mecanismos de
verificación en la etapa precontractual
resaltando el
principio de planeación para
lograr que los contratos
terminen su ejecuión en la
vigencia donde se generó.
1. Establecer mecanismos de
verificación en la etapa precontractual
resaltando el
principio de planeación para
Trimestral
Trimestral
Jefe de Control Interno
Jefe de Control Interno
Contratos Terminados en
la Misma Vigencia
Contratos Terminados en
la Misma Vigencia
La figura de
vigencia futura
corresponde
dentro de la
órbita jurídico
– presupuestal
en
terminología
fiscal de los
entes
territoriales,
implica que la
contratación
que se origina
en una
vigencia se
vaya a
financiar con
presupuesto de
una vigencia
venidera o
futura, en el
caso que nos
ocupa, no
estamos frente
a la figura de
Vigencia
Futura.
La figura de
vigencia futura
corresponde
dentro de la
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OFICINA DE CONTROL INTERNO
10
suscribió con la doctora July Paola
Fajardo Silva, el Contrato de
Prestación de servicios
profesionales No 694 del 05
diciembre de 2011, cuyo objeto es
“La prestación de servicios
profesionales para realizar
actividades de asesoría jurídica con
el fin de atender, desarrollar,
proyectar y llevar los tramites en los
procesos de contratación y adelantar
los procesos de incumplimiento de
los mismos así como las
liquidaciones,
adiciones,
suspensiones que se presenten en
los contratos suscritos de la alcaldía
de Valledupar”, por valor de
$2.500.000, con un plazo de
ejecución de un (01) mes contado a
partir de la expedición del registro
presupuestal, la aprobación de la
póliza de garantía y la suscripción
del acta de inicio.
De la evaluación realizada a las
diferentes Cuentas por pagar
suscritas por el Municipio de
Valledupar, durante la vigencia
2011, se pudo constatar que este
persiste en la debilidad de no
planear de manera adecuada su
actividad contractual; caso concreto
y evidente se encuentra en el
Contrato Nº 726 del 27 de
diciembre de 2011. Cuyo objeto “Es
la prestación de servicios sociales
para la ejecución del proyecto
sensibilización y formación, para
lograr la concientización de la
defensa de la equidad de género,
convivencia pacífica y no permitir
las violencias en la ciudad de
Valledupar, por valor de
$71.000.000, y una duración de un
(1) mes.
Oficina
Asesora
Jurídica
Jefe Oficina
Asesora Jurídica
posteriormente ser certificadas por el supervisor
del
contrato.
3. Cumplimiento del Inciso primero del artículo
8 de la Ley 819 de 2003
1. Planear de manera adecuado la duración de
los contratos al terminar una vigencia.
2. Realizar acciones de verificación de los
informes de actividades de los contratistas y
posteriormente ser certificadas por el supervisor
del
contrato.
3. Cumplimiento del Inciso primero del artículo
8 de la Ley 819 de 2003
Tres (3) Meses
VALLEDUPAR SEGURA Y AMABLE
lograr que los contratos
terminen su ejecuión en la
vigencia donde se generó.
1. Establecer mecanismos de
verificación en la etapa precontractual
resaltando el
principio de planeación para
lograr que los contratos
terminen su ejecuión en la
vigencia donde se generó.
2. Realizar por parte del
interventor un informe aportado
de las actividades realizadas por
el contratista.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Contratos Terminados en
la Misma Vigencia
órbita jurídico
– presupuestal
en
terminología
fiscal de los
entes
territoriales,
implica que la
contratación
que se origina
en una
vigencia se
vaya a
financiar con
presupuesto de
una vigencia
venidera o
futura, en el
caso que nos
ocupa, no
estamos frente
a la figura de
Vigencia
Futura.
La figura de
vigencia futura
corresponde
dentro de la
órbita jurídico
– presupuestal
en
terminología
fiscal de los
entes
territoriales,
implica que la
contratación
que se origina
en una
vigencia se
vaya a
financiar con
presupuesto de
una vigencia
venidera o
futura, en el
caso que nos
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OFICINA DE CONTROL INTERNO
ocupa, no
estamos frente
a la figura de
Vigencia
Futura.
11
Del estudio efectuado a los
documentos contractuales que
hacen parte del Municipio de
Valledupar, se pudo constatar que
estos no están foliados, no hay un
orden cronológico de los mismos, y
en las carpetas no reposan todos los
actos o documentos producidos
durante los procesos precontractual,
contractual y postcontractual. Lo
que imposibilita a la hora de evaluar
cualquier proceso que se suscriba en
cualquier sectorial, debido a que no
tienen un historial de los mismos.
Oficina
Asesora
Jurídica
Jefe Oficina
Asesora Jurídica
1. Remitir memorando a todas las dependencias
para que cumplan con anexar a la carpeta del
contrato los documentos producidos en todas las
etapas del mismo, cumpliendo con los requisitos
formales y legales.
Seis (6) Meses
1. Verificar que los contratos
revisados en jurídica contengan
la totalidad de la documentación
generados en las etapas
precontractuales, contractuales y
postcontractuales, cumpliendo
con los requisitos formales y
legales.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Número Total de
Carpetas / Número de
Carpetas con Todos los
Documentos
Contractuales
12
De la evaluación realizada a los
contratos de Prestación de Servicios
y de Compraventas suscritos y
seleccionados en el Municipio de
Dependencias
Alcaldía de
Valledupar
Secretrarios y
Jefes de Oficina
1. Cumplir a cabalidad con la supervisión que es
delegada a los funcionarios de la Adminsitración
Municipal.
Inmediato
1. Enviar un memorando
firmado por el señor Alcalde
con las directrices sugeridas por
la Contraloría de Valledupar.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Número Total de
Contratos / Número de
Contratos con sus
Respectivos Informes de
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Valledupar en la vigencia 2011, se
pudo constatar que en la mayoría de
estos, la supervisión que es
delegada y ejercida por cada una de
las Secretarias de la
Administración; y estas no cumplen
a cabalidad con sus funciones;
hechos que son notorios en la
Administración, toda vez que en el
transcurso del proceso auditor
fueron solicitados a los supervisores
de cada contrato los documentos
que soportaban el cumplimiento del
objeto contractual; que por razones
lógicas estos deberían tener por lo
menos en sus archivos los informes
de interventorías que presenta el
contratista para efectos del pago y
que es avalado por cada uno.
Interventoría.
13
De la evaluación realizada al
Contrato de obras No 616 de 2011,
cuyo objeto es “Adecuaciones de
los pasillos del primer y segundo
piso del antiguo claustro en el
palacio Municipal de Valledupar -
Departamento del Cesar”, se pudo
constatar que la administración
Municipal no planea de manera
adecuada su actividad contractual,
lo anterior ha conllevado a celebrar
este contrato donde no se elaboró
previamente o se realizó en forma
insuficiente los estudios, cálculos y
diseños correspondientes, respecto a
las nuevas condiciones estructurales
de la edificación, específicamente si
la antigua edificación podía soportar
las nuevas cargas a la que iba ser
sometida.
Secretaría de
Obras Públicas
Secretario de
Obras Públicas
1. Planear de manera adecuada las obras de
adecuación del Palacio Municipal.
Tres (3) Meses
1. Realizar Estudios, Cálculos y
Diseños del antiguo claustro,
que verifiquen la resistencia de
las estructuras antiguas del
edificio de la Alcaldía de
Valledupar.
2. Implementar los correctivos
para estabilizar la obra en caso
de ser necesario.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Estudios Cpalculos y
Diseños Realizados
14
De la evaluación realizada, se
observa que la administración
municipal no pública en el SECOP
todos los actos o documentos
asociados a los procesos
Secretaría
Geenral -
Oficina
Asesora
Jurídica
Secretaría General
- Jefe Oficina
Asesora Jurídica
1. Publicar en el Secop todos los actos o
documentos asociados a los contratos.
Tres (3) Meses
VALLEDUPAR SEGURA Y AMABLE
1. Realizar verificación y
seguimeinto al azar de los
contratos, para verificar que la
Secretaría General este
cumpliendo con esta obligación.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Número Total de
Contratos / Número
Total de Contratos
Publicados en el Secop.
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contractuales de subasta inversa,
especialmente las actas de
audiencias de apertura de sobre
económico y subasta inversa
presencial.
2. Establecer los responsables de
suministrar información y los
responsables de publicar la
información.
15
De la evaluación realizada a los
procesos contractuales por subasta
inversa efectuados en la
administración municipal - vigencia
2011, se constata que de los
cuarenta y ocho (48) procesos
celebrados, en veintiséis (26) se
presentaron una sola propuesta y en
nueve (9) solo resulto hábil un
proponente; es decir en treinta y
cinco (35) procesos (73% del total),
se adjudicó con oferente único.
Oficina
Asesora
Jurídica
Jefe Oficina
Asesora Jurídica
1. En lo sucesivo darle cumplimiento a la
reglamentación legal vigente (Decreto 0734 de
2012), en cuanto a subasta inversa.
Tres (3) Meses
1. Cumplir con lo normado en el
Decreto 0734 de 2012.
2. Establecer mecanismos que
permitan mayor claridad en los
procesos de selección del
contratista.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Cumplimiento de lo
normado en el decreto
0734 de 2012.
Dándole alcance
al artículo 90 del
Decreto 2474 de
2008; vigente
para la época en
que se suscribió
el contrato,
estipulaba
“Adjudicación
con oferta única:
sin perjuicio de
las disposiciones
especiales en
materia de
subasta inversa,
la entidad podrá
adjudicar el
contrato cuando
sólo se haya
presentado una
propuesta, y esta
cumpla con los
requisitos
habilitantes
exigidos, y
siempre que la
oferta satisfaga
los
requerimientos
contenidos en el
pliego de
condiciones” ; en
este orden de
ideas, en donde
claramente
habilitó a la
entidad para
adjudicar el
contrato cuando
sólo se presente
un oferente, la
entidad realizó la
obligación
pertinente de
publicación el
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16
Del análisis efectuado a las cuentas
por pagar y pagos efectuados por la
Administración Municipal, se pudo
constatar que existen cuentas y
pagos que se han realizado en las
vigencias 2010 y 2011, mediante la
figura de cesión de crédito,
sometiendo a este procedimiento los
anticipos otorgados a los
contratistas del Municipio de
Valledupar.
Tesorería
General
Tesorero General
1. Prohibir las Cesiones de Crédito sobre los
anticipos en los contratos de la Alcaldía de
Valledupar.
Tres (3) Meses
1.En la actualidad las Cesiones
de Crédito se encuantran
suspendidas.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Contratos sis Cesiones
de Crédito
cual convoca a
todos lo que
estén en
capacidad para
participar en el
proceso de
selección y no es
del deseo de la
administración
que sólo se
hubiere
presentado una
sola oferta, y por
lo tanto la
administración
procuró durante
el proceso la
pluralidad de
oferentes y por
razones
finalmente ajenas
a esta no se
logró, dando
aplicación al
artículo
anteriormente
enunciado,
verificando
previamente que
la oferta única
cumpliera con
los
requerimientos
propuesto en los
pliegos.
17
Manifiesta el Equipo Auditor, que
la presente orden de pago, se
encuentra presuntamente viciado de
legalidad, porque se expidió un
Tesorería
General
Tesorero General
1.Cancelar a la Union Temporal Alumbrado
Público con los recursos de Destinación
Específica - Impuesto de Alumbrado Publico.
Tres (3) Meses
1. Cancelar a la Concesion de
Alumbrado Púublico conforme
al recurso, es decir con situacion
de fondo o sin situacion de
Trimestral
Jefe de Control Interno
Número de Pagos
Realizados Segùn el
Recurso / Nùmero Total
de Pagos
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Certificado de disponibilidad
presupuestal que claramente indica
que esta Apropiación ampara
compromisos, los cuales serán
apalancados con recursos propioscon
destinación específica y sin
situación de fondos; en igual forma
su registro presupuestal nos indica
que la fuente de pago se hará con un
recurso propio- de destinación
especifica y sin situación de fondos.
La fuente de pago de este
compromisos es el Impuesto de
Alumbrado Público, el cual es
cancelado por cada uno de los
contribuyentes en la facturación
que en forma mensual expide la
Empresa ELECTRICARIBE S.A;
dicha empresa transfiere a un
tercero los recursos, para continuar
con el proceso de Concesión de éste
Impuesto; pero de ninguna forma
ingresan a las arcas del Municipio.
Por consiguiente la Tesorería del
Municipio de Valledupar,
presuntamente no estaría habilitada
legalmente para generar el pago
teniendo como soporte presupuestal
el Certificado y el Registro
presupuestal que contienen la
misma orden.
fondo.
18
El Comprobante de Egreso número
6232, de fecha 23 de diciembre de
2011 por valor de $714.507.720,
(con 2 órdenes de pago, 2 CDP, 2
Tesorería
General
Tesorero General
1. Pagar a la U.T. Alumbrado Pùblico exigiendo
la presentacion de facturas cuando la misma es
requisito fundamental para su respectivo pago.
Seis (6) Meses
1. Requerir como soporte de
pago las facturas de Alumbrado
Pùblico. Trimestral Jefe de Control Interno
Número de Pagos
Realizados con Factura /
Nùmero Total de Pagos
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RP y 2 soportes para su cobro), se
cancela sin que la Unión Temporal
de Alumbrado Público emita las
respectivas facturas; el equipo
auditor constató que en la hoja que
contiene cada uno de los pagos se
discrimina el Impuesto a las Ventas
por Pagar, en consecuencia, le nace
a la Empresa Unión Temporal de
Alumbrado Público, la obligación
de expedir facturas. D74
19
Mediante pruebas de auditoría
realizadas por el Equipo Auditor, en
las Secretarías de Hacienda y
Tránsito del Municipio de
Valledupar; se constató que la
Concesión de Tránsito desconoció
flagrantemente la decisión emitida
por el Consejo de estado y cobro en
los servicios que vende la Tasa de
Semaforización, hasta el día 28 de
diciembre de 2011. En
consecuencia, se presenta un
enriquecimiento sin justa causa por
el cobro de lo no debido a los
contribuyentes, por parte de la
concesión y del Municipio de
Valledupar.
Secretaría de
Hacienda
Secertario de
Hacienda
1. Acatar la decisión emitida por el Consejo de
Estado, para no cobrar la Tasa de
Semaforización.
Inmediato
VALLEDUPAR SEGURA Y AMABLE
1. Verificar que la Secretaría de
Transito y Transporte de
Valledupar, no cobre la Tasa de
Semaforización.
2. Devolver si es del caso los
dineros cobrados en indebida
forma.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Tasa de Semaforización
no Cobrada
En la
Actualidad el
Contrato de
Conseción 015
fue Mediante
la expedición
de la
resolución N°
1250 del 18 de
julio de 2012,
el alcalde
Socarrás
Reales
encontró
probados los
incumplimient
os
relacionados
con el no pago
de impuestos
municipales
por parte del
concesionario,
estampillas pro
bienestar del
anciano y
procultura; la
insuficiencia
de la garantía
que otorgó el
contratista
para amparar
los riesgos de
la ejecución
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20
Mediante pruebas de auditoría se
constató que la Secretaría de
Hacienda Municipal no está
revisando, analizando, ni
Secretaría de
Hacienda
Secertario de
Hacienda
Revisar, analizar y depurar la información que
recibe por ventas de los servicios de Tránsito y
Transporte.
Tres (3) Meses
Exhortar al funcionario que
tiene a cargo esta labor, para que
la cumpla en forma eficaz y
eficiente.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Depuración de la Venta
de Servicios de Tránsito.
del mismo y
que implican
la afectación
grave del
servicio
púbico de
tránsito con
amenaza de
parálisis
relacionadas
con la
utilización no
autorizada de
firmas
mecánicas de
inspectores, la
cesión
irregular del
contrato, la
desconexión
del RUNT que
impide la
realización de
trámites de los
usuarios y la
falta de
habilitación
del Centro
Integral de
Atención,
CIA, no
autorizado por
el Ministerio
de Transporte.
En la
Actualidad el
Contrato de
Conseción 015
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depurando, la información que
recibe por ventas de los servicios de
Tránsito y Transporte. Se exhorta al
funcionario que tiene a cargo esta
labor, para que la cumpla en forma
eficaz y eficiente; lo anterior se
expresa debido a que los diferentes
usuarios de la información necesitan
datos puntuales y precisos, a fin de
tomar decisiones y ejercer control.
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fue Mediante
la expedición
de la
resolución N°
1250 del 18 de
julio de 2012,
el alcalde
Socarrás
Reales
encontró
probados los
incumplimient
os
relacionados
con el no pago
de impuestos
municipales
por parte del
concesionario,
estampillas pro
bienestar del
anciano y
procultura; la
insuficiencia
de la garantía
que otorgó el
contratista
para amparar
los riesgos de
la ejecución
del mismo y
que implican
la afectación
grave del
servicio
púbico de
tránsito con
amenaza de
parálisis
relacionadas
con la
utilización no
autorizada de
firmas
mecánicas de
inspectores, la
cesión

OFICINA DE CONTROL INTERNO
irregular del
contrato, la
desconexión
del RUNT que
impide la
realización de
trámites de los
usuarios y la
falta de
habilitación
del Centro
Integral de
Atención,
CIA, no
autorizado por
el Ministerio
de Transporte.
21
1. El contrato #180043862,
celebrado con LEASING, desborda
los límites de un contrato bilateral,
notándose ampliamente un
distanciamiento en su reciprocidad,
ya que el contratante, en este caso el
Municipio entrega todos sus
derechos y acepta todas las
obligaciones y deberes sin poder
siquiera hacer algunas
recomendaciones del mismo, por
ello podemos denominar este
negocio como leonino, atípico que
sólo beneficia una parte, a tal punto
que el contratista se atribuye una
facultad de contratar las obras con
un proveedor, vulnerando así el
régimen de contratación estatal.
Oficina
Asesora de
Planeación
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
Revisar el contrato de Leasing de
Arrendamiento.
Seis (6) Meses
1.Solicitar las Desafectaciones
de los terrenos sobre los cuales
se estaban desarrollando las
obras objeto del contrato de
Leasing
Financiero.
2. Establecer una inspección
ocular de las obras y realizar el
correspondiente avalúo.
3. Establecer o determinar una
preliquidación del valor real de
las obras que se alcanzaron a
ejecutar en el desarro del
Contrato de Leasing Financiero.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Revisión del Contrato de
Leasing de
arrendamiento.
22 Debemos señalar que la Oficina Jefe Oficina 1. Cumplir con lo dispuesto en el párrafo 2° del Tres (3) Meses 1. Proceder a realizar estudios Trimestral Jefe de Control Interno Acciones de Repetición
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administración municipal no ha
emprendido las acciones de
repetición correspondientes, contra
los funcionarios, o ex funcionarios
cuya conducta generaron las
demandas o conciliaciones que han
dado origen a pagos, para resarcir el
daño del patrimonio público. De
conformidad con lo dispuesto en el
párrafo 2° del artículo 90 de la
Constitución Política y el artículo 4°
de la Ley 678 de 2001.
Asesora
Jurídica
Asesora Jurídica
artículo 90 de la Constitución Política y el
artículo 4° de la Ley 678 de 2001.
de lo que se pagó a causa de las
actuaciones realizadas que
generó el detrimento patrimonial
a la entidad.
2. Establecer un equipo
intersectorial para determinar las
responsabilidades.
3. Proceder a entablar la acción
de repetición si es del caso, ante
un Comité de Conciliación de la
Entidad.
Entabladas.
23
En lo que respecta a las
conciliaciones en el año 2011, el
Municipio realizó 22 reuniones del
Comité de Conciliación y en cada
una de estas actas se pudo constatar
que recomendaron conciliar sobre
aquellos asuntos que no tenían
Contratos de Prestación de Servicio,
ni disponibilidades presupuestales,
con el único propósito de amparar
hechos cumplidos.
Oficina
Asesora
Jurídica
Jefe Oficina
Asesora Jurídica
1. Realizar conciliaciones de acuerdo a la
normatividad, justificadas en hechos no
cumplidos.
Tres (3) Meses
1. Realizar un estudio
exhaustivo sobre cada
conciliación y evitar contravenir
con las normas establecidas.
2. Velar porque se cumpla la
normatividad en debida forma.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Conciliaciones con el
lleno de los requisitos.
24
Se puede concluir que el Municipio
de Valledupar, frente a la
obligatoriedad de la Ley de los
entes territoriales en materia de Ley
Alcaldía de
Valledupar -
Oficina de
Gestión Social
Alcalde de
Valledupar - Jefe
de Gestión Social
1. Cumplir en un 100% lo contemplado en el
Plan de Desarrollo lo relacionado con Ley de
Infancia y Adolescencia, Afrocolombianidad y
Ley de Victimas.
Cuatro (4) Meses
1. Realizar seguimiento al Plan
de Desarrollo Municipal a los
Programas Desarrrollados en
materia de Ley de Infancia y
Trimestral
Jefe de Control Interno
Politicas de Ley de
Infancia y Adolescencia,
Afrocolombianidad y
Ley de Victimas.
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OFICINA DE CONTROL INTERNO
25
de Infancia y Adolescencia,
Afrocolombianidad, y Ley de
Victimas, a pesar de tener
implementadas políticas públicas,
avaladas mediante la ejecución de
contratos en las diferentes
sectoriales; estas no fueron
desarrolladas conforme se
plasmaron en los programas y
subprogramas del Plan de desarrollo
2010-2011 “Resultados con
Seguridad”. En consecuencia, estas
no se cumplieron en un 100%,
como estaban contempladas;
conllevando con ello que en el
Municipio de Valledupar durante
las vigencias 2010-2011, el grado
de desempeño sea muy bajo frente
al compromiso adquirido.
El equipo auditor manifiesta que la
Información por la mora del
Impuesto de Alumbrado público fue
registrada por el Señor Contador en
forma Global; la Tesorería
Municipal, la Oficina de Recaudo y
la Oficina de Sistemas no disponen
de ningún tipo de información
referente al tema en estudio; en
consecuencia no se ha iniciado ni un
solo proceso, ni en la etapa
persuasiva ni coactiva en procura de
recuperar y/o evitar la prescripción
de los recursos que no han
cancelado los contribuyentes por
Impuesto de Alumbrado Público.
Tesorería
General
Tesorero General
1. Determinar de manera conjunta con la oficina
de Rentas municipal los procesos de cobro
persuasivo y coactivo a que halla lugar.
Seis (6) Meses
Adolescencia,
Afrocolombianidad, y Ley de
Victimas.
1. Solicitar a Electricaribe ,
mediante Derecho de peticion
la informacion de los deudores
de los impuestos de Alumpbrado
Publico. 2.
Una vez consolidada la base de
datos, iniciar procesos
persuasivos.
3. De no responder el moroso,
iniciar proceso de jurisdicción
coactiva, para recuperar los
recursos del Municipio de
Valledupar.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Implementaciòn de un
Proceso Persuasivo y
Coactivo Para la Cartera
de Alumbrado Público
26
Se debe dar plena aplicabilidad al
del Decreto Municipal 000310 de
2010; en procura de que realmente
se tengan expedientes bien
conformados; lo anterior mejorará
sustancialmente el recaudo.
Secretaría de
Hacienda,
Oficina de
Recaudos
Secertario de
Hacienda, Jefe de
Recaudos.
elaborar y organizar el archivo de expedientes de
cobros persuasivos llevados a cabo a
contribuyentes morosos de impuesto predial e
industria y comercio.
Tres (3) Meses
Verificación de colillas de
facturación masiva; elaboración
de un formato de seguimiento al
proceso de cobro persuasivo;
elaboración de expedientes en
carpetas individuales.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Organización del
Archivo de la Oficina de
Recaudos del Municipio
de Valledupar.
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27
El equipo Auditor, manifiesta que
el proceso de Jurisdicción Coactiva,
no se está realizando en forma
debida; por lo que recomienda
aplicar en forma estricta el
procedimiento que cita el Decreto
Municipal 000310 de 2010.
Tesorería
General
Tesorero General
1. Aperturar los expedientes conforme se
estipula en el Decreto Municipal 000310 de
2010.
Tres (3) Meses
1. Trabajar de manera conjunta
con Rentas, para la
conformaciòn adecuada de los
expedientes, el proceso
persuasivo y coactivo.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Expedientes Aperturados
Conforme al Acuerdo /
Total Expedientes
Aperturados.
28
El equipo auditor constató mediante
la realización de procedimientos de
auditoría que numerosos bienes
inmuebles se encuentran registrados
en la Contabilidad, devaluados y sin
tener el respectivo título. En igual
forma hay bienes muebles
devaluados con depreciación
Acumulada registrada en forma
Global; contraviniendo la
Resolución número 356 de 2007 de
la Contaduría General de la Nación,
la cual estable que la Depreciación
se debe calcular en forma
individual.
Almacén
General
Almacinista
General
1. Cumplimiento de la Resolución Número 356
de 2007 de la Contaduría General de la Nación y
las demás normas vigente.
Tres (3) Meses
1. Establecer los elementos a
depreciar.
2. Hacer la Respectiva
Depreciación de los Bienes en
Forma Individual y de manera
Mensual.
3. Remitir la depreciación a la
Jefatura de Contabilidad.1.
Registra los bienes
Trimestral
Jefe de Control Interno
Bienes Depreciados
Individualmente / Total
de Bienes del Municipio
29
De la evaluación realizada al
Manual interno de Contratación del
Municipio de Valledupar
“Compromiso de transparencia” de
Oficina
Asesora
Jurídica
Jefe Oficina
Asesora Jurídica
1. Dar aplicaión al Manual de Contratación en
todos los procesos contractuales.
Tres (3) Meses
1. Elaborar un nuevo Manual de
Contratación contemplando la
observación de la Contraloría de
Valledupar, haciendo
Trimestral
Jefe de Control Interno
Nuevo Manual de
Contración Elaborado
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fecha 16 de noviembre de 2010, se
observa que en él se establecen
preceptos generales aplicables a su
gestión contractual incluida su
vigilancia y control. Sin embargo,
no se describen de manera
específica los procedimientos, ni se
instituyen parámetros de actuación
que a su interior faciliten la
identificación de las
responsabilidades que competen a
cada uno de los actores partícipes de
la gestión contractual.
actualizaciones refrente al nuevo
Decret 0734 de 2012..
30
La administración municipal en las
vigencias 2010 y 2011, suscribió
contratos sin que fueran priorizados
por el comité de priorización
municipal, incumpliendo lo
establecido en los artículos 2 y 3 del
Decreto 000181 del 07 de abril de
2009 emanado del despacho del
Alcalde Municipal de Valledupar;
cuya finalidad es priorizar los
programas y proyectos de inversión
pública viabilizados y registrados en
el banco de proyectos del municipio
de Valledupar, de acuerdo al grado
de bienestar, grado de respuesta del
proyecto a la necesidad, grado de
contribución del proyecto al
desarrollo de la economía local,
beneficios del proyecto, impacto
ambiental, beneficio zona de altos
índices de Necesidades Básicas
Insatisfechas “NBI” entre otros.
Oficina
Asesora de
Planeación
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
1. Cumplir con los artículos 2 y 3 del Decreto
000181 del 07 de Abril de 2009.
2. Establecer los responsables de cada una de las
actividades del proceso contractual.
Tres (3) Meses
1. Realizar los Comités de
Priorización, con el obejtivo de
priorizar cada uno de los
contratos a suscribir por el Ente
Municipal.
Trimestral Jefe de Control Interno Contratos Priorizados
31
El Equipo auditor constató que
entre la vigencia 2008 a 2011, la
Tesorería Municipal de Valledupar
recaudo por Sobretasa de la
Tesorería
General
Tesorero General
1. Agrupar los recursos recaudados por sobretasa
ambiental en la cuenta creada para tal fin y
cumplir con la destinaciòn de los mismos.
2. Analizar el macanismo para el pago de la
Tres (3) Meses
1. En la vigencia 2012, cancelar
a Coopocesar la sobretasa
ambiental
recaudada
trimestralmente, dentro de los
Trimestral
Jefe de Control Interno
Monto girado a
Corpocesar por
Sobretasa Ambiental /
Total Recaudado por
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OFICINA DE CONTROL INTERNO
32
33
Corporación Autónoma Regional
$9.671.279.698 millones, de los
cuales transfirió en este periodo a
CORPOCESAR $7.683.346.499;
por lo que a corte 31 de diciembre
de 2012 hacen falta por girar
recursos del orden de
$1.987.933.199. El Equipo Auditor
verificó la cuenta Bancaria y el
libro auxiliar de contabilidad por
donde se administran este recurso y
constato que a fecha 31 de
diciembre de 2011, esta cuenta tan
solo dispone de $21.450.058.
Los recursos que hacen falta en la
cuenta del Fondo de seguridad de la
Administración Municipal,
obedecen en parte a la aplicación
oficial diferente que se le dio a los
mismos, cuanto se traslado de la
cuenta del Fondo a otras cuentas
para cumplir con gastos de
funcionamiento propios del
Municipio.
La Tesorería Municipal procedió a
cancelar el Servicio de la Deuda por
Amortización a Capital en la suma
de $373.974.307 e intereses por
Tesorería
General
Tesorería
General
Tesorero General
Tesorero General
deuda.
1. Manejar los recursos del fondo de seguridad
en la cuenta creada para tal fin y cumplir con la
destinaciòn de los mismos conforme lo apruebe
el Comitè de Orden Pùblico.
2. Analizar el macanismo para el pago de la
deuda.
1. Cancelar el emprestito con los recursos
comprometidos para el pago de la deuda.
Tres (3) Meses
Tres (3) Meses
diez (10) primeros dias habiles,
posteriores a la presentaciòn de
la cuenta de cobro respectiva.
1. Ejecutar los recursos del
fondo de seguridad de acuerdo
al Comité de Orden Pùblico.
1. Destinar conforme al acuerdo
del crèdito, lo correspondiente
del impuesto predial y la
sobretada a la gasolima para el
Trimestral
Trimestral
Jefe de Control Interno
Jefe de Control Interno
Sobretasa Ambiental
Gastos Ejecutados con
Cargo al Fondo de
Seguridad / Total Gastos
Aprobados por el
Comitè de Orden
Público
Nùmero de Cuotas
Pagadas con Recursos
de Predial y Sobretasa
Bomberil / Nùmero de
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34
$1.496.112.365; con recursos del
mismo Empréstito. Contrariando lo
dispuesto en el Acuerdo número
010 de 2010; Acto que señala
expresamente el tipo de ingresos, de
que puede disponer la
Administración Municipal para el
pago del Empréstito y ellos son:
Impuesto Predial, Sobretasa a la
Gasolina y los de Contribución por
Valorización. Ingresos estos que
están clasificados dentro de Los
Ingresos Corrientes del Presupuesto
Municipal; pero la administración
optó por cancelar el servicio de la
deuda con recursos clasificados
como recursos de Capital,
previamente incluidos para
apalancar inversiones.
A 31 de diciembre de 2011, el
Municipio de Valledupar, adeudaba
en la contratación con el Cuerpo de
Bomberos por, cuentas por pagar de
tipo presupuestal la suma de
$245.343.442.12, por Reservas
Presupuestales $122.671.726,36, y
por Recursos no contratados
$242.671.727,04. En conclusión a
31 de diciembre de 2011, la
Tesorería Municipal debería tener
en una cuenta específica estos
recursos; pero como ya se anotó en
este informe, la Administración no
dispone de una cuenta bancaria para
el control de la Tasa.
Tesorería
General
Tesorero General
1. Manejar los recursos recaudados por sobretasa
bomberil en la cuenta creada para tal fin y
cumplir con los giros al Cuerpo de Bomberos de
Valledupar.
2. Analizar el macanismo para el pago de la
deuda.
Tres (3) Meses
pago de la deuda.
1. Aperturar la cuenta para el
manejo de los recursos.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Cuotas Vencidas
Giros realizados al
Cuerpo de Bomberos /
Giros Programados al
Cuerpo de Bomberos
35
Mediante pruebas de auditoría
realizadas por el equipo auditor en
la Tesorería del Municipio de
Valledupar, se constató que la
Tesorería
General
Tesorero General
1. Implementar el PAC.
Tres (3) Meses
1. Tramitar con PCT el
funcionamiento del modulo
PAC. Trimestral Jefe de Control Interno PAC implementado
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36
ejecución de los gastos del
Municipio se realizó sin que se
formulare el PAC; contraviniendo
lo normado en el artículo 73 del
Acuerdo 025 de 2008. La
consecuencia de la no aplicación de
las normas tanto de presupuesto
público, es del desorden financiero
que presentó la Tesorería en la
vigencia 2011, donde se adquieren
compromisos sin contar con la
debida programación para los
pagos.
De la evaluación realizada las
cuentas bancarias del Municipio de
Valledupar, se pudo constatar que
en el cierre de la vigencia 2011, se
contaban con 131 cuentas, de las
cuales 43 se encuentran en proceso
de cancelación.
Tesorería
General
Tesorero General
1. Conciliar mensualmente las cuentas vigentes
de la alcaldia.
2. Realizar
conciliaciones y Registros Contables.
Tres (3) Meses
1. Cancelar las cuentas
inactivas.
2. Solicitar mensualmente
extractos bancarios para realizar
las conciliaciones.
Trimestral
Jefe de Control Interno
Número de Cuentas
Bancarias / Número de
Cuentas Conciliadas
__________________________________
FREDYS MIGUEL SOCARRAS REALES
Alcalde de Valledupar
______________________________________ ________
JAMES AUGUSTO ARREDONDO MENDOZA
Jefe de Control Interno
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Plan de Mejoramiento Alcaldía Informe Final de la Auditaría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial, Quejas del Municipio de Valledupar - Vigencias 2010, 2011
No
(A)
1
2
Alcance
Descripción Observacón Formulada
por la CMV (C)
De la evaluación realizada, se observa que la
administración municipal no pública en el SECOP todos
los actos o documentos asociados a los procesos
contractuales de subasta inversa, especialmente las actas
de audiencias de apertura de sobre económico y subasta
inversa presencial.
La Administración Municipal incumplió sin justificación
alguna con el cronograma establecido en el proceso de
selección "Mantenimiento Locativo de la Institución
Educativa San Isidro Labrador de Atánquez y Sede
Áreas Ciclo
o Procesos
Involucrados
(D)
Secretaría General
Oficina Asesora
Jurídica
Secretaría General
Oficina Asesora
Jurídica
Responsabilidad
de
Mejoramiento
(E)
Secretaría General
Jefe Oficina Asesora
Jurídica
Secretario General
Jefe Oficina Asesora
Jurídica
Acciones de Mejoramiento (F)
1. Publicar en el Secop todos los actos o documentos
asociados a los contratos.
1. Ajustarse a las fechas establecidas en los cronogramas
de los procesos de selección.
Tiempo
Programado
Para el
Cumplimiento
de las
Acciones de
Mejoramiento
(G)
Tiempo
Programado
Inmediato
Inmediato
Mecanismos de
Seguimiento Interno
Adoptado por la
Entidad (H)
Actividad
(H1)
1. Realizar
verificación y
seguimeinto al
azar de los
contratos, para
verificar que la
Secretaría
General este
cumpliendo con
esta obligación.
2. Establecer los
responsables de
suministrar
información y
los responsables
de publicar la
información.
1. Realizar las
evaluaciones de
las propuestas
ajustándose al
Tiempo
(H2)
Trimestral
Trimestral
Responsabilidad del seguimiento por la Entidad
(I)
Jefe de Control Interno
Jefe de Control Interno
Indicado
Acció
Cumplimi
Número Total d
Número Total
Publicados en
Cumplimiento C
los Procesos de
100%
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Concentración Lucila carrillo de Díaz Corregimiento de
Atanquez del Municipio de Valledupar, al evaluar las
propuestas el día 19 de Abril de 2010 y no el día 15 de
abril de 2010, como estaba previsto.
cronograma
establecido en
el proceso de
selección del
contratista.
3
4
En el Contrato 630 de 2010, es evidente que no se
efectuó una correcta vigilancia en la ejecución del
contrato, lo que generó incumplimiento por parte del
contratista y una conducta omisiva de la administración
en estos hechos y la conducta antijurídica al autorizar el
pago sin que el contratista hubiese cumplido con el
objeto del contrato.
De la evaluación realizada al proceso de Selección
Abreviada por Subasta Inversa No. 008 de 2011
efectuado por la Administración Municipal, se constata
la falta de pluradidad de oferentes, terminando por
adjudicarse con oferente único.
Secretaría de
Gobierno
Secretaría General
Oficina Asesora
Jurídica
Secretario de Gobierno
Secretario General
Jefe Oficina Asesora
Jurídica
1. Ejercer a cabalidad una correcta vigilancia de cada
uno de los contratos.
1. En lo sucesivo darle cumplimiento a la reglamentación
legal vigente (Decreto 0734 de 2012), en cuanto a
subasta inversa.
Inmediato
Tres (3) Meses
1. Verificar el
cabal
cumplimiento
del obejto
contractual.
2. Una vez
verificado el
100% de las
actividades y
corroborar su
cumplimiento
autorizar el
pago a
satisfacción del
contrato o
actividad.
1. Cumplir con
lo normado en
el Decreto 0734
de 2012.
2. Establecer
mecanismos
que permitan
mayor claridad
en los procesos
de selección del
contratista.
Trimestral Jefe de Control Interno Contratos Termin
Trimestral
Jefe de Control Interno
Cumplimiento d
en el Decreto 0
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5
6
En el Contrato No. 681 de 2011, es evidente que no se
efectuó una correcta vigilancia en la ejecución del
contrato, lo que generó incumplimiento por parte del
contratista y una conducta omisiva de la adminsitración
en estos hechos y la conducta antijurídica al recibir
satisfactorimente, autorizando el pago, sin que el
contratista hubiese cumplido integramente con el objeto
contratado.
De la evaluación realizada al Contrato de Prestación de
Servicios Profesionales No. 588 del 11 de Octubre de
2011, se pudo constatar que la Administración Municpal
no planea de manera adecuada su actividad contractual,
Secretaría General
Secretaría General
Casa de la Cultura
Secretario General
Secretario General
Director Casa de la
cultura
1. Ejercer a cabalidad una correcta vigilancia de cada
uno de los contratos.
1. Realizar minisiosamente la necesidad de los contratos.
Inmediato
Inmediato
1. Verificar el
cabal
cumplimiento
del obejto
contractual.
2. Una vez
verificado el
100% de las
actividades y
corroborar su
cumplimiento
autorizar el
pago a
satisfacción del
contrato o
actividad.
1. Una vez sean
allegadas las
necesidades por
parte de las
Trimestral Jefe de Control Interno Contratos Termin
Trimestral
Jefe de Control Interno
Planeación Ade
Necesiddaes C
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7
8
lo anterior ha conllevado a celebrar este contrato donde
se elaboró previamente o se realizó en forma
insuficiente los estudios previos correspondeintes.
De la evaluación realizada al Contrato No. 050 de 2010,
se pudo observar adición al contrato sin la justificación
técnica adecuada.
De los Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales de
los Contratos de Obra No. 420 de 2011, Contratos con
Entidades Sin Ánimo de Lucro No.630 de 2010 y 345 de
2011, Contratos de Prestación de Servicios No. 050 de
2010, 134, y 588 de 2011, se establece que no existe una
correcta relación entre el monto cancelado y las sumas
que debieron haber sido cotizadas, ni existe soporte del
pago de los parafiscales.
Oficina Asesora de
Planeación
Dependencias
Alcaldía de
Valledupar
Jefe Oficina Asesora de
Planeación
Secretarios y Jefes de
Oficina de la Alcaldía de
Valledupar
1. Justificar de manera técnica las adiciones a los
contratos.
1. Revisar cada uno de los pagos de los aportes a la
Seguridad Social y Parafiscales de los Contratos
constituidos.
Inmediato
Inmediato
dependencias,
tener una visión
general de esta
con el fin de
identificar las
necesidades
colaterales e
incluirlas en el
proceso.
1. Aplicar el
principio de
Planeación en
cada uno de los
contratos.
2. Tener en
cuenta los
conceptos
técnicos de los
profesionales en
cada una de las
áreas.
1. Verificar que
los valores
pagados
correspondan a
los porcentajes
legales de cada
contrato.
2. Conmprobar
la información
presentada por
el contratista a
través del
sistema PILA.
3. En caso de
error obligar a
la corrección de
los cifras y pago
por parte del
contratista.
Trimestral
Trimestral
Jefe de Control Interno
Jefe de Control Interno
Adiciones de los
Justificacione
Contratos con P
Día y con los P
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__________________________________
FREDYS MIGUEL SOCARRAS REALES
Alcalde de Valledupar
______________________________________ _________
JAMES AUGUSTO ARREDONDO MENDOZA
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ALCALDÍA DE VALLEDUPAR
Plan de Mejoramiento Queja 387, Vigencia 2012.
No (A)
1
Alcance
Descripción Observacón Formulada por la CMV
(C)
El contrato de arrendamiento No.251 del 29 de
Diciembre de 2003, no ha sido liquidado pese al
incumplimiento en el pago de los arriendos por
parte del arrendatario del Parqueadero Calle
Grande.
Áreas Ciclo o Procesos
Involucrados (D)
Oficina Asesora Jurídica
Responsabilidad de
Mejoramiento (E)
Jefe Oficina Asesora
Jurídica
Acciones de Mejoramiento (F)
Proceder a la Liquidación del
contrato, una vez se presente el fallo
del proceso judicial entablado contra
el señor Jorge Luís Rodríguez
Jaraba.
Tiempo
Programado Para el
Cumplimiento de
las Acciones de
Mejoramiento (G)
Tiempo
Programado
Inmediato
Mecanismos de
Seguimiento Interno
Adoptado por la Entidad (H)
Actividad (H1)
1. Tomar las medidas
pertinentes y conducentes a
fin de recuperar mediante
orden judicial el
Parqueadero Calle Grande.
2. Impulsar el proceso de
restitución del imueble
Parqueadero Calle Grande
ante el Juzgado.
Tiempo (H2)
Cada Tres (3) Meses
Responsabilidad del
seguimiento por la
Entidad (I)
Jefe de Control
Interno
Indicad
Cum
Liquidac
Restitu
2
La bodega ubicada en el lote ubicado en la
Carrera 7 No. 36-151 y adyacente a los lotes de
IDEMA, propiedad del Municipio de Valledupar,
que se encuentra en litigio desde el año 2001, y
al día de hoy no habido solución alguna para
Oficina Asesora Jurídica
Jefe Oficina Asesora
Jurídica
Recuperar el Inmueble ubicado en la
Carrera 7 No. 36-151 y adyacentes a
los lotes de IDEMA.
Inmediato
1. Realizar las acciones
jurídicas necesarias, para
recuperar el lote del
inmuble ubicado en la
Carrera 7 No. 36-151 y
Cada Tres (3) Meses
Jefe de Control
Interno
Recup
Ubicado
36-151
lot
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recuperar el prenombrado inmueble, lo que
infiere en una clara y evidente negligencia por
parte del Municipio de Valledupar.
adyacentes a los lotes de
IDEMA.
___________________________________
FREDYS MIGUEL SOCARRAS REALES
Alcalde de Valledupar
______________________
JAMES AUGUSTO ARRED
Jefe Control Interno
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No (A)
1
2
Plan de Mejoramiento - Amoblamiento Urbano Contrato 019 de 2005 - Oficina Asesora de Planeación, Vigencia 2009 Hasta Junio de 2012.
Tiempo
Programado
Para el Mecanismos de
Cumplimiento Seguimiento Interno
Alcance
Responsabilidad
de las Adoptado por la Entidad
Responsabili
Acciones de
de Mejoramiento
Acciones de
(H)
del seguimie
Mejoramiento (F)
(E)
Mejoramiento
por la Entidad
(G)
Descripción Observacón
Formulada por la CMV (C)
Incumplimiento al anterior Plan de
Mejormiento así: 1) No se
desarrollaron las acciones postuladas
para superar las observaciones
planteadas en los hallazgos 2, 3, 6, 8
y 10; y, 2) No se ejecutaron las
acciones de mejoramiento
encaminadas a subsanar los
hallazgos 4, 5, 7, 9, 12, 13, 14 y 15.
El Municipio de Valledupar, por
intermedio de la Oficina Asesora de
Áreas Ciclo o
Procesos
Involucrados (D)
Oficina Asesora de
Planeación-
Secretaría de Obras
Públicas-Oficina
Asesora Jurídica-
Secretaría de
Hacienda-Secertaría
General (Archivo).
Oficina Asesora de
Planeación y
Jefe Oficina Asesora
de Planeación-
Secretario de Obras
Públicas-Jefed
Oficina Asesora
Jurídica-Secertario
de Hacienda-
Secertario General
(Archivo).
Jefe Oficina Asesora
de Planeación y
Incorporar los hallazgos no
superados aún y señalados
en el Plan de Mejoramiento
anterior al Plan de
Mejoramiento actual.
1) Realizar una seleciòn
objetiva al momento de llevar
Tiempo
Programado
Once (11) Meses
Inmediato.
Actividad (H1)
1.) Efectuar un estudio legal
que le permita a la
administración tener el
equilibrio del contrato; 2.)
Reconstrucción del expediente
contentivo del contrato de
concesión; 3.) Revisar cada
uno de los soportes a fin de
verificar los valores registrados
en actas; 4.) Monitoreo al
término de respuesta a los
requerimientos; 5.) Convocar a
las partes para realizar los
análisis y ajustes pertinentes al
contrato de concesión; 6)
Verificar y constatar el
documento idóneo dentro del
comprobante de pago al
concesionario; 7) Efectuar un
estudio minucioso de los costos
indirectos (AIU) cobrados por el
concesionario.
1. Solicitar a la interventorìa y a
la concesiòn de amoblamiento
Tiempo (H2)
Cada Tres (3) Meses
Cada Tres (3) Meses
Jefe de Contr
Interno
Jefe de Contr
Interno
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Planeación hace relación de diez (10)
adicionales Proyectos Especiales y
sólo hay siete (7), evidenciando que
hacen falta los adicionales No. 001,
008 y 009.
Secretaría de Obras
Públicas.
Secretaria de Obras
Públicas.
a cabo los contratos.
2) Unificaciòn de la
informaciòn y custodia de los
archivos originales de los
contratos.
urbano los expedientes
originales faltantes.
3
4
El Contrato de Interventoría No. 390
del 21 de Julio de 2009, se pudo
constatar que su ejecución debió ser a
partir del 23 de Julio de 2009, y según
el Acata de Inicio aparece de fecha 16
de Septiembre de 2009, con lo cual se
vislumbra un retraso de Cincuenta y
Tres (53) Días, conllevando esta
inconsistencia a un presunto
detrimento al patrimonio del Municipio
de Valledupar por valor de
$25.884.776..
Incumplimiento al suministro y envío de
información requerida, conforme a lo
señalado en la Resolución 028 del 08 de
Junio de 2001.
Oficina Asesora de
Planeación y
Secretaría de Obras
Públicas.
Oficina Asesora de
Planeación-Oficina
Asesora Jurídica.
Secretario de
Hacienda.
Jefe Oficina Asesora
de Planeación y
Secretaria de Obras
Públicas.
Jefe Oficina Asesora
de Planeación--Jefe
de la Oficina Asesora
Jurídica-Secertario
de Hacienda.
1.) Contratación de la Fiducia
Mercantil. 2.) Contratación de
la Interventoría Externa.
3) Corrección del lapsus en
que se incurrió en la
redacción del Otro Sí Nº 2 al
mencionarse el Contrato Nº
015 de 2005 cuando en
realidad se trataba del
Contrato Nº 019 de 2005.
4) Solicitarle al anterior
interventor la devolución de
los $25.884.776 por el retraso
de 53 días en el inicio de la
ejecución del contrato Nº 390
de 2009. 5) Revisión del Otro
Sí Nº 1.
Reconstrucción
del
expediente administrativa,
legal y tècnicamente, ademàs
de solicitar a los funcionarios
encargados del contrato,
Dos (2) Meses.
Ocho (8) Meses
Ejercer las labores de
supervisiòn del contrato.
Adelantar las Tareas Propias
de la Reconstrucción del
Expediente Contentivo de todo
el Proceso Pre-Contractual y
Post-Contractual de la
Cada Tres (3) Meses
Cada Tres (3) Meses
Jefe de Contr
Interno
Jefe de Contr
Interno
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OFICINA DE CONTROL INTERNO
llevar los documentos al día.
Con el obejtivo de responder
de manera veraz y oportuna
los requerimientos de los
Entes Externos de Control.
Concesón de Amoblamiento y
todas las actuaciones originales
que se puedan producir hasta
su culminaciòn.
5
La interventoría del Contrato de
Concesión 019 de 2005, fue realizada
inicialmente por la Oficina Asesora de
Planeación Municipal, labores que
desarriolló hasta Julio de 2009.
Posteriormente inicia la interventoría
de H.M. INGENIEROS LTDA;
contratación que se llevó a cabo hasta
Diciembre de 2011; en lo que va
corrido del 2012, el Contrato de
Concesión no tiene seguimiento,
vigilancia y control, por parte de una
interventoría externa.
Oficina Asesora de
Planeación y
Secretaría de Obras
Públicas.
Jefe Oficina Asesora
de Planeación y
Secretaria de Obras
Públicas.
Contratación de la
Interventoría Externa y optima
supervisòn de las actuaciones
de la misma.
Dos (2) Meses.
Adelantamiento del Proceso
Contractual.
Cada Tres (3) Meses
Jefe de Contr
Interno
6
Del análisis efectuado a los parques
en la Ciudad de Valledupar, se
registran en la actualidad según lo
señalado en el Plan de Mejoramiento
mas de Dosciientos (200) Parques, de
Oficina Asesora de
Planeación y
Secretaría de Obras
Públicas.
Jefe Oficina Asesora
de Planeación y
Secretaria de Obras
Públicas.
Ejercer las Labores de
Supervisión y vigilancia
permanente del Contrato,
Exigir al Concesionario la
Realización de los
Inmediato.
Requerir al Concesionario Para
que Realice un Mantenimiento
Permanente a los Parques
Intervenidos a Fin de
Garantizar su Buen
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Jefe de Contr
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los cuales hasta el corte del proceso
auditor, el concesionario sólo ha
intervenido Sesenta y Uno (61).
Mantenimientos del Mobiliario
Urbano Concesionado.
Funcionamiento
Conservación.
y
En inspección realizada a las
diferentes vías de la ciudad, se pudo
comprobar el deterioro y falta de
mantenimineot que existe en algunas
señales de tránsito.
Requerir al concesionario
para que realice un
mantenimiento permanente a
las señales de transito
verticales a fin de garantizar
su buena conservación.
Ejercer las Labores de
Supervisión del Contrato, Exigir
al Concesionario la Realización
de los Mantenimientos a la
Señalización Vertical.
7
Oficina Asesora de
Planeación y
Secretaría de Obras
Públicas.
Jefe Oficina Asesora
de Planeación y
Secretaria de Obras
Públicas.
Inmediato.
Cada Tres (3) Meses
Jefe de Contr
Interno
8
9
Se observa que en muchas
intersecciones de Demarcación
Horizontal (cebras y demás líneas de
demarcación que se estipulan en el
reglamento de tránsito), estas poseen
una mínima visibilidad.
Se pudo evidenciar que el
Concesionario cobró al Municipio de
2012, por concepto de Costos Fijos
por Repuesto, Materiales e IVA, la
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Planeación y
Secretaría de Obras
Públicas.
Oficina Asesora de
Planeación y
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Públicas.
Jefe Oficina Asesora
de Planeación y
Secretaria de Obras
Públicas.
Jefe Oficina Asesora
de Planeación y
Secretaria de Obras
Públicas.
Requerir al Concesionario
para que Realice un
Mantenimiento Permanente a
las Señales de Transito
Horizontales a fin de
Garantizar su Buena
Conservación.
Requerir al concesionario
para que adecúe los soportes
a las normas legales (artículo
123 Decreto 2649 de 1993) y
Inmediato.
Inmediato
Ejercer las labores de
supervisión del contrato, exigir
al concesionario la realización
de los mantenimientos a la
señalización horizontal.
Verificar que los costos estén
amparados con facturas de
venta.
Cada Tres (3) Meses
Cada Tres (3)
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Jefe de Contr
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suma de $620.127.105.52. Al verificar
los documentos soportes entregados
por parte de la concesión, se observó
que los costos en su mayoría no están
amparados con factura de venta.
en caso de no estar
articulados, se debe hacer
devoluciòn inmediata para su
corrección y posterior
aprobacón.
10
Del estudio efectuado a las Actas de
Inversión de Obras (No. 23 a la 36),
presentadas por el Concesionario al
Municipio de Valledupar, para que se
materialice el pago de las mismas, se
pudo evidenciar que en ellas se
registra el IVA sobre la utilidad;
procedimiento no adecuado a ser
contrario a los descrito en el artículo
615 Estatuto Tributario y en el artículo
11 del Decreto 3050 de 1997, normas
que disponen a que se emita la
respectiva factura de venta.
Oficina Asesora de
Planeación y
Secretaría de Obras
Públicas.
Jefe Oficina Asesora
de Planeación y
Secretaria de Obras
Públicas.
1. Requeriro al concesionario
para que explique y/o
justifique el cobro del IVA
sobre la utilidad.
2. Solicitud al concesionario
de que expida la factura de
venta y/o justifique su no
expedición.
Inmediato
1. Solicitud escrita al
concesionario de uqe expida
factura de venta y/o justifique
su no expediciòn.
Cada Tres (3)
Meses
Jefe de Contr
Interno
11
De la evaluación a las Actas de
Administración, Operación y
Mantenimiento correspondientes a los
números 47 al 82 en las vigencias
2009 a 2011 y de los mese de enero a
Oficina Asesora de
Planeación.
Jefe Oficina Asesora
de Planeación.
1) Requerimiento al
concesionario para que
explique y/o justifique el cobro
del IVA sobre los costos
directos de repuestos y
Inmediato
1. Solicitud escrita al
concesionario de uqe expida
factura de venta y/o justifique
su no expediciòn, asì como en
el caso de poder incluirse el
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12
abril en la vigencia 2012, se pudo
evidenciar que en dichas actas se
discrimina el IVA del 16% sobre los
costos dierctos de respuestos y
materiales para un total de
$85.534.773.18; impuesto este que
factiblemente no fue declarado a la
DIAN.
Se debe trasladar al Fondo del
Paisaje y Mobiliario Urbano la suma
de $13.572 millones de pesos para
apalancar las obligaciones que se
derivan de la ejecución del contrato de
concesión. Con el estudio efectuado a
las mismas planillas de "Ingresos
Recibidos" se observó que el valor a
transferir a dicho fondo es de $13.734
millones. en igual forma se verificó la
información presupuestal para el
mismo periodo de estudio y se
evidencia que el traslado de los
recursos ascendió a $15.800 millones.
Oficina Asesora de
Planeación ,
Secretaría de Obras
Públicas y Secretaría
de Hacienda.
Jefe Oficina Asesora
de Planeación.
Secrearia de Obras
Públicas. Secretario
de Hacienda.
materiales en las Actas de
AOM de las vigencias
anotadas en el infome final de
auditoría.
2) Requerimiento al
concesionario para que al
determinar sus costos
indirectos (AUI) descuente el
valor del IVA sobre los
repuestos y materiales.
3. Solicitud al concesionario
de que expida la factura de
venta y/o justifique su no
expedición, así como para
que en caso de no poderse
incluir el IVA sobre los costos
directos sean excluidos de las
actas.
Revisión y Ajuste de los
traslados al Fondo de Paisaje
y Mobiliario Urbano.
Inmediato
IVA sobre los costos directos
sean excluidos de las catas.
Revisión de los valores
trasladados al Fondo de
Paisaje y Mobiliario Urbano a
fin de verificar si se hizo el
traslado del impuesto predial e
industria y comercio de las
vigencias anteriores en
cumplimiento de lo pactado en
el Acuerdo Municipal.
Cada Tres (3)
Meses
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13
Las declaraciones de IVA presentadas
por la Unión Temporal sólo ascienden
a los ingresos promedios obtenidos
por el servicio de pauta publicitaria,
quedando pendiente de presentar los
Oficina Asesora de
Planeación y
Secretaría de Obras
Públicas.
Jefe Oficina Asesora
de Planeación y
Secretaria de Obras
Públicas.
Requerir al concesionario
para que facture los servicios
prestados con el lleno de los
requisitos legales de acuerdo
al Estatuto Tributario al ser
Inmediato
Ejercer las labores de
supervisión del contrato.
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14
correspondientes a los contenidos en
las actas de inversión de obra y las
actas de administración, operación y
mantenimiento que generaron un
impuesto al vaor agragado (IVA).
Se pudo evidenciar en los informes
contables con corte Diciembre 31 de
2011, que en el grupo 17 refleja un
saldo global en la suma de $16.763
millones de pesos. Por lo tanto, se
desconoce el valor patrimonial,
cantidad y ubicación de los parques
del Municipio de Valledupar.
Secretaría General
(Almacén).
Secretario General
(Almacenista
General).
responsable de las Ventas
Régimen Común.
Elaboración del inventario
actualizado de los BIENES
DE BENEFICIO Y USO
PÚBLICO E HISTÓRICOS Y
CULTURALES del municipio
de Valledupar.
Inmediato
Solicitud de elaboración del
INVENTARIO DE BIENES DE
BENEFICIO Y USO PÚBLICO
E HISTÓRICOS Y
CULTURALES del municipio de
Valledupar.
Cada Tres (3)
Meses
Jefe de Contr
Interno
15
Costos de las Axctas de Inversión y
de Administración, Operación y
Mantenimiento, se pudo comprobar
que los elementos detallados en las
Actas de Inversión de Obras
realizados surante las vigencias objeto
de este análisis, si fueron instalados;
pero estas presentan un total
deterioro.
Oficina Asesora de
Planeación y
Secretaría de Obras
Públicas.
Jefe Oficina Asesora
de Planeación y
Secretaria de Obras
Públicas.
Requerir al concesionario
para que realice el adecuado
mantenimiento de los bienes
objeto del contrato y explique
el descuido que ha llevado a
que los parques de la ciudad
se vean en total abandono y
de ser el caso reponga el
mobiliario urbano deterriorado
por falta de mantenimiento.
Inmediato
Ejercer las labores de
supervisión del contrato.
Cada Tres (3)
Meses
Jefe de Contr
Interno
16
Vigencias Futuras Autorizadas Según
Acuerdo, se pudo obsrevar que las
cifras de los registros presupuestales
expedidos en cada una de estas
vigencias para respaldar los
compromisos adquiridos por el
Municipio de Valledupar a favor de la
Concesión de Amoblamiento Urbano
fueron mayores que los que el
Acuerdo contenía.
Oficina Asesora de
Planeación ,
Secretaría de Obras
Públicas y Secretaría
de Hacienda.
Jefe Oficina Asesora
de Planeación.
Secrearia de Obras
Públicas. Secretario
de Hacienda.
Solicitar a la Oficina Jurídica y
de Hacienda concepto para
establecer si se dieron
ejecución de apropiaciones
por encima de las autorizadas
por el Concejo Municipal y en
caso de ser neceario estudiar
la expedición de un nuevo
acuerdo sobre vigenicas
futuras para garantizar al
correcta ejecución del
contrato de concesión.
Inmediato
Realizar los estudios jurídicos y
contables respectivos.
Cada Tres (3)
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2
3
4
5
6
Del análisis realizado a los pliegos de
condiciones se pudo constatar que estos no
guardan relación directa con lo pactado en el
contrato suscrito con Amoblamiento Urbano.
Se realizó el estudio técnico del proyecto de
manera extemporánea.
El 19 de Junio de 2007, el Municipio de
Valledupar suscribe el otro si al contrato inicial
019 de 2005 celebrado entre el Municipio de
Valledupar y la Unión Temporal amoblamiento
Urbano. En el análisis de de las estipulaciones
contractuales convenidas en dicho acuerdo se
pudo evidenciar que la motivación que sirve de
fundamento a la administración para suscribir el
otro sí, no corresponde a la realidad.
No se suministraron los documentos soportes de
la etapa preparatoria y precontractual del
contrato de Concesión 019 de 2005, a efectos de
evaluar los procesos de selección.
La Interventoría realizada al Contrato de
Concesión 019 de 2005, es ejercida directamente
por la Oficina Asesora de Planeación, esta
Oficina no cuenta con la capacidad técnica, ni el
recursos humano suficiente, para el ejercicio de
las actividades propias de la interventoría.
Oficina Asesora Jurídica
Oficina Asesora de
Planeación
Oficina Asesora de
Planeación
Oficina Asesora Jurídica
Oficina Asesora de
Planeación
Fajime Diab Rincón
Juan Manuel Arzuaga
Almenares
Juan Manuel Arzuaga
Almenares
Fajime Diab Rincón
Juan Manuel Arzuaga
Almenares
PLAN DE MEJORAMIENTO ANTERIOR
Corregir lo pactado en el contrato de
Amoblamiento, para que guarde
relación con lo plasmado en los
pliegos de condiciones.
Vigilar y controlar que lo escrito en
los contratos se encuentre de acuerdo
con los pliegos de condiciones de los
mismos.
Realizar oportunamente los estudios
previos de los contratos.
Revisar el fundamento legal del otro
si, ante las autoridades competentes,
con la opinión de nuestros abogados,
para poder determinar las acciones
jurídicas que conlleven a la
terminación del mismo.
Aplicar la Ley 594 de 2002.
Contratar en forma oportuna las
interventorías externas, que requieran
este tipo de contratos.
Inmediato
Inmediato
Inmediato
Inmediato
Inmediato
Elaborar una lista de chequeo, con los
requisitos exigidos en los pliegos de
condiciones definitivos y constatar que
en el contrato se hayan incluido cada
uno de estos requisitos o items.
Revisar la documentacion
respectiva del proceso licitatorio y
aportar los documentos y estudios
previos a la fecha de aprobación del
acta que autoriza iniciar el proceso
licitatorio.
1. Realizar el control de legalidad al
concepto emanado por la oficina
jurídica. 2.
Velar por el cumplimiento.
1.Enviar la documentación soporte de la
etapa preparatoria y precontractual del
Contrato de Conseción 019 de 2005.
2. Vigilar y custodiar la documentación
que haga parte de los procesos
contractuales. 3.
Implementar los artículos 11, 12, 13 y
14 del Cápitulo IV dela Ley de
Archivos.
Contratar la interventoría técnica a
través de la Oficina Asesora Jurídica.
Trimestralmente
Trimestralmente
Trimestralmente
Trimestralmente
Trimestralmente
Martha Patricia Pe
López - Jefe de C
Interno
Matha Patricia pe
López - Jefe de C
Interno.
Martha Patricia Pe
López - Jefe de C
Interno
Martha Patricia Pe
López- Jefe de C
Interno
Martha Patricia Pe
López- Jefe de C
Interno
7
La Unión Temporal de amoblamiento Urbano,
no presentó los respectivos comprobantes de
egreso, ni los libros de contabilidad, donde se
evidencie que efectivamente hallan cancelado
Oficina Asesora de
Planeación, Conseción
Amoblamiento Urbano
Juan Manuel Arzuaga
Almenares, Javier López
Cubides
Exigir los documentos soportes que
demuestren o evidencien cada uno de
los gastos e inversiones en el flujo real
del concesionario de amoblamiento
Inmediato
Revisar cada uno de los documentos
soportes, para poder constatar la
veracidad de los mismos.
Trimestralmente
Martha Patricia Pe
López- Jefe de C
Interno
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8
entre otros costos, inversiones, abonos a capital
y gastos por valor de $16,090,203,650;
presuntamente realizadas en desarrollo del
contratod e concesión.
En el Municipio de Valledupar, existen más de
200 parques, de los cuales a la fecha de la
auditoría la concesión sólo ha intervenido 34,
suministrando e instalando elementos del
mobiliario urbano tales como canecas, bancas,
juegos entre otros, a pesar de esto sus zonas
verdes se encuentran enmontadas, sin ningún
tipo de mantenimiento, desfigurando el entorno
urbano, limitando su acceso y las posibilidades
para el desarrollo de actividades de la población.
Oficina Asesora de
Planeación, Conseción
Amoblamiento Urbano
Juan Manuel Arzuaga
Almenares, Javier López
Cubides
Urbano.
1. Entrega de Informe Técnico de
Obras cotejado con la Propuesta,
flujos de actividades y programa de
obras.
2. Elaborar la
necesidad de contratar el
mantenimiento de los parques.
Inmediato
1. Realizar informe técnico para
establecer la situación real de los más de
200 parques que existen el la ciudad de
Valledupar.
2. Vigilar y
supervisar que realmente se lleve a cabo
el mantenimineto de los parques.
Trimestralmente
Martha Patricia Pe
López- Jefe de C
Interno
9
Incumplimiento en el envío de la entrega de la
información violando el numeral 1º del Artículo
34 de la Ley 734 de 2002.
Oficina Asesora de
Planeación, Conseción
Amoblamiento Urbano
Juan Manuel Arzuaga
Almenares, Javier López
Cubides
Suministrar eficaz y oportunamente la
información solicitada por la
Contraloría de Valledupar y los demás
estes que así lo requieran.
Inmediato
Monitoreo de manera permanente al
tiempo de respuesta de los funcionarios
donde se requiera la información.
Trimestralmente
Martha Patricia Pe
López- Jefe de C
Interno
10
12
13
El Municipio no tiene ningún tipo de control ni
conocimiento de los contratos realizados, ni
expide permisos para autorizar la Publicidad
Exterior Visual, que vende directamente el
concesionario.
El flujo de caja del proyecto inicial, obedece a
un proyecto de inversión de capital de tipo no
convencional, en atención a que la inversión
inicial se vincula al proyecto en múltiples años;
así mismo, se observa que los ingresos y egresos
que conforman el flujo de caja proyectado,
también se comportan de manera similar, lo que
dificulta la aplicación de las técnicas financieras
para evaluar este tipo de proyecto (VPN y la
TIR).
El pago de $41.657.080 por concepto de
Impuesto a las ventas, no era conveniente
cobrarlo en razón que el Concesionario, no
expidió las facturas de venta y para este caso
tenía la obligación de hacerlo, según lo
contemplado en el Artículo 66 de la Ley 488 de
1998 que adiciona al Artículo 437 del Estatuto
Tributario.
Oficina Asesora de
Planeación
Oficina Asesora de
Planeación, Conseción
Amoblamiento Urbano
Oficina Asesora de
Planeación, Conseción
Amoblamiento Urbano
Juan Manuel Arzuaga
Almenares
Juan Manuel Arzuaga
Almenares, Javier López
Cubides
Juan Manuel Arzuaga
Almenares, Javier López
Cubides
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1. Retomar el cobro del impuesto por
parte del Municipio.
2. Cumplimiento de la normatividad
de no delegar en particulares las rentas
proipios de las entidades territoriales.
1. Se realizará una revisión al flujo de
Caja del proyecto junto con los socios
de la Concesión, para evaluar la TIR y
el Valor Presente Neto y evidenciar
claramente el costo de oportunidad
esperado del proyecto.
1. Cumplir con lo contemplado en el
artículo 66 de la Ley 488 de 1998.
2. Exigir el documento idóneo para su
respectivo pago.
Inmediato
Inmediato
Inmediato
1.Estudiar y buscar la figura jurídica,
para que el cobro de estos impuestos
vuleva hacer cobrado directa y
exclusivamente por el Municipio de
Valledupar. 2. Liquidar y cobrar
estos impuestos.
1. Revisión y seguimiento de parte del
interventor con acompañamiento de la
Oficna Asesora de Planeación que
verifique los ajustes que realice la
Concesión. 2.
Convocar a las partes para realizar los
analisis y ajustes pertinentes.
1. Documentación soporte del cobro de
Impuesto a las ventas.
2. Verificar y constatar el documento
idóneo dentro del comprobante de pago
respectivo.
Trimestralmente
Trimestralmente
Trimestralmente
Martha Patricia Pe
López- Jefe de C
Interno
Martha Patricia Pe
López- Jefe de C
Interno
Martha Patricia Pe
López- Jefe de C
Interno
14
Se presentan sobrecostos por cobro de AIU, en Oficina Asesora de Juan Manuel Arzuaga Revisar los costos y gastos Inmediato Efectuar un estudio minucioso, con el Trimestralmente Martha Patricia Pe

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15
actas de Obras.
El Municipio de Valledupar, le giró a la
Concesión de Amoblamiento Urbano recursos
por valor de $3.869.382.250,51, provenientes
del Convenio Interadministrativo con la
Gobernación del Cesar, para ejecutar la
construcción de parques en la ciudad, siendo que
el objeto del contrato no contempla dicha
actividad.
Planeación, Conseción
Amoblamiento Urbano
Oficina Asesora de
Planeación
Almenares, Javier López
Cubides
Juna Manuel Arzuaga
Almenares
presentados en el flujo de caja con el
fin de demostrar su costo real.
Realizar los estudios jurídicos
respectivos.
Inmediato
respectivo requerimiento del
Concesionario, para que en caso de ser
procedente, efectúe la devolución o
abstención a futuro de los costos
indirectos doblemente pagados.
Solicitar a la Oficina Jurídica concepto
para establecer la responsabilidad del
giro inadecuado de estos recursos
provenientes del convenio establecido
con la Gobernación del Cesar.
Trimestralmente
López- Jefe de C
Interno
Martha Patricia Pe
López- Jefe de C
Interno
___________________________________
FREDYS MIGUEL SOCARRAS
REALES
Alcalde de Valledupar
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No
(A)
1
Alcance
Descripción Observacón Formulada
por la CMV (C)
En la ejecución del recurso en los ingresos y
gastos de la cuenta bancaria donde se manejan
los recursos de destinación específica de la
Estampilla Procultura, se genera un faltante de
recursos en la cuenta bancaria por valor de
$546.555.940.
Áreas Ciclo o
Procesos
Involucrados (D)
Casa de la Cultura -
Tesorería General.
Plan de Mejoramiento Estampilla Procultura, Casa de la Cultura, Vigencias 2010 y 2011
Tiempo
Programado
Para el
Mecanismos de Seguimiento
Cumplimiento
Interno Adoptado por la Entidad
Responsabilidad
de las Acciones
Acciones de Mejoramiento
(H)
de Mejoramiento
de
(F)
(E)
Mejoramiento
(G)
Jefe Casa de la
Cultura y Tesorera
General.
Se tendrá en cuenta esta
observación para darle un manejo
pulcro a los Recursos Públicos.
Tiempo
Programado
Inmediato
Actividad (H1)
1. Verificar los movimiento sd elas
cuentas de la Estampilla Procultura,
que corresnpondan a la ejecución de
los proyectos.
Tiempo (H2)
Cada Tres (3) Meses
Responsabilidad
del seguimiento
por la Entidad (I)
Jefe de Control
Interno
In
d
2
La Administración Municipal de Valledupar, no
aportó registros al Equipo Auditor, sobre la
creción y conformación de los Gestores
Culturales en el Municipio de Valledupar,
desconociendo la importancia que esto genera
en los procesos de formación cultural en la
comunidad.
Casa de la Cultura.
Jefe Casa de la
Cultura
Aportar los registros sobre la
creación y conformación de los
Gestores Culturales del Municipio de
Valledupar.
Cuatro (4) Meses
Incluir en el Plan de Acción de la
Vigencia 2013, la confirmación de la
lista y la caracterización en cada caso
de los Gestores Culturales del
Municipio de Valledupar.
Cada Tres (3) Meses
Jefe de Control
Interno
C
3
Incumplimiento del Acuerdo Municipal No. 016
del 26 de Julio de 2004, en su artículo 4,
numeral 2, el cual establece que un diez (10%)
de los recursos recaudados de la estampilla
Procultura, se destinará para la seguridad social
Casa de la Cultura.
Jefe Casa de la
Cultura
Incluir en el presupuesto el 10% de
los recusros reacaudados por la
estampilla procultura, para la
seguridad social del creador y gestor
cultural.
Inmediato
Gestionar ante la Oficina de
Presupuesto el rubro del 10% de los
recusros reacaudados por la estampilla
procultura, para la seguridad social del
creador y gestor cultural. Para ser
Cada Tres (3) Meses
Jefe de Control
Interno
C
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del creador y gestor cultural.
posterormente aprobado por el Concejo
de Valledupar.
4
De la evaluación realizada a los contratos de
prestación de servicios Nos. 073, 094, 121, 151,
162, 284, 540 y 573 de 2010 y contratos con
entidades con ánimo de lucro Nos. 077, 491 y
512 de 2010, se observa que el Municipio de
Valledupar no publicó en el SECOP los actos o
documentos señalados en los numerales 17 y 18
del artículo 8 del Decreto 2474 de 2008,
especialmente los contratos y las actas de
liquidación.
Secretaria General
(Oficina de Sistemas).
Secretrio General .
Publicar en el SECOP todos los
actos contratuales llevados en el
Municipio de Valledupar.
Inmediato
1. Solicitar a la Oficina Asesora Jurídica
la relación de la contratación del
Municipio de Valledupar, para ser
incluida en el SECOP.
Cada Tres (3) Meses
Jefe de Control
Interno
C
5
De la evaluación realizada a los contratos Nos.
001, 077, 094, 151, 491, 558, 573 y 654 de 2010
y los contratos Nos. 157, 235 y 354 de 2011, se
establece que no existe certificado del pago de
los aportes a la seguridad social integral por
parte de los contratistas. Así mismo, donde se
pudo constatar el pago, no se observa una
correcta relación entre el monto cancelado y las
sumas que debieron haber sido cotizadas.
Casa de la Cultura.
Jefe Casa de la
Cultura
Revisión exahustiva por parte de los
interventores de los contratos a los
pagos de los aportes de seguridad
social integral.
Inmediato
1. Implementar una lista de chequeo de
los requisitos que debe contener los
informes de interventoría para el pago
de las cuentas de los contratistas.
2. Revisar primordilamente el pago de
los Aportes a la Seguridad Social
Integral.
Cada Tres (3) Meses
Jefe de Control
Interno
R
S
6
De la evaluación realizada a los contratos Nos.
073, 077, 094, 121, 151, 162, 284, 491, 512,
540, 558, 573, 654 de 2010 y los contratos Nos.
053, 066, 157, 172, 235 y 354 de 2011,
celebrados por la Administración Municipal, se
Secretaría de Hacienda
- Tesorería General.
Secretario de
Hacienda - Tesorera
General.
Cumplimiento a los establecido en el
Acuerdo 034 de 2008.
Inmediato
1. Adelantar las acciones de cobro en
contra de quienes adeudan la
Estampilla Pro Bienestar Anciano, de
conformidad con el Artículo 817 del
Estatuto Tributario, modificado por el
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constata el incumplimiento a los establecido en
el Acuerdo 034 de 2008, al omitir los cobros
correpondientes a un peso por cada quinientos
pesos o fracción del valor pagado. Por concepto
de Estampilla pro Bienestar del Anciano.
artículo 86 de la Ley 788 de 2002.
2. Liquidar en los contratos actuales la
Estampilla Pro Bienestar del Anciano.
7
De la revisión realizado a los contratos, se
observa la falta de soportes que permitan
evidenciar el cumplimiento de las actividades y
objeto contractuales, se omiten los informes de
interventoría, no se realizan los informes de
actividades presentados por los contratistas.
Casa de la Cultura.
Jefe Casa de la
Cultura
Incluir en cada uno de los contratos
los infomres de interventoría, de
catividadeas
Inmediato
1. Mediante documento escrito, solicitar
a todos los interventores de los
contratos la realización de los informes
de interventoría y los informes de las
actividades realizadas por el
contratista.
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Interno
C
In
la
8
De la evaluación contractual realizada, se
constata que los contratos Nos. 077, 284, 558,
573 y 654 de 2010, y 053, 172 y 235 de 2011, se
encuantran sin liquidar, es decir, la
administración no realizó la liquidación de los
contratos antes del vencimiento de los cuantro
(4) meses siguientes a la finalización del
contrato o a la expedición del acto administrativo
que ordene la terminación.
Casa de la Cultura.
Jefe Casa de la
Cultura
Liquidar los contratos Nos. 077, 284,
558, 573 y 654 de 2010, y 053, 172 y
235 de 2011 y en lo sucesivo todos y
cada uno de los contratos.
Cuatro (4) Meses
1. Hacer el llamado a cada uno de los
contratistas titulares de estos contratos
con el acompañamiento de la Oficina
Asesora
Jurídica.
2. Proceder a liquidar los contratos.
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9
Del estudio realizado a los procesos
contractuales desarrollados por el Municipio de
Valledupar con los recursos recaudados de la
Estampilla Procultura en las Vigencias 2010 y
2011, se pudo constatar que en las carpetas
contentivas de los mismos, no reposan todos los
actos o documentos producidos durante las
etapas precontractual, contractual y
postcontractual.
Casa de la Cultura.
Jefe Casa de la
Cultura
Incluir en la carpeta todos y cada uno
de los documentos producidos con
relación al contrato, en las etapas
pre y post contractual.
Inmediato
1. Adjuntar los documentos producidos
en cada una de las etapas a la Oficina
Asesora Jurídica, que es donde
reposan los contratos.
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To
co
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No
(A)
Alcance
Descripción Observacón Formulada
por la CMV (C)
No se realizó la contratación para la ejecución
de las vigencias futuras, en consecuencia el
monto total de las vigencias futuras solictadas
por el ejecutivo municipal en la Vigencia 2009,
fenecieron en la suma de $197.733.500.000.
Áreas Ciclo o
Procesos
Involucrados (D)
Plan de Mejoramiento Vigencias Futuras, Secretaría de Hacienda, Vigencias 2007 - 2011
Tiempo
Programado
Para el
Mecanismos de Seguimiento
Cumplimiento
Interno Adoptado por la Entidad
Responsabilidad
de las Acciones
Acciones de Mejoramiento
(H)
de Mejoramiento
de
(F)
(E)
Mejoramiento
(G)
Dar cumplimiento a cada una de las
actividades y obigaciones plasmadas
dentro del Acuerdo que autoriza las
Vigencias Futuras.
Tiempo
Programado
Actividad (H1)
1. Darle cumplimiento al cronograma de
actividades.
2. Expedición de CDP de acuerdo a la
programación del Proyecto.
Tiempo (H2)
Responsabilidad
del seguimiento
por la Entidad (I)
In
d
1
Secretaría de Hacienda
- CONFIS - Secretaría
Responsable del
Proyecto.
Secretario de
Hacienda - Secretario
Responsable del
Proyecto.
Inmediato
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Interno
2
No se realizó la respectiva contratación para la
ejecución de las Vigencias Futuras, por lo que
Secretaría de Hacienda
- CONFIS - Secretaría
Secretario de
Hacienda - Secretario
Dar cumplimiento a cada una de las
actividades y obigaciones plasmadas
Inmediato
1. Darle cumplimiento al cronograma de
actividades.
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las vigencias solictadas en la vigencia 2009
fenecen, en un valor de $144.544.666.936, se
observa falta de planeación.
Responsable del
Proyecto.
Responsable del
Proyecto.
dentro del Acuerdo que autoriza las
Vigencias Futuras.
2. Expedición de CDP de acuerdo a la
programación del Proyecto.
No se describen los proyectos y los cupos de las
Vigencias Futuras a utilizar en las diferentes
anualidades.
Describisr cada uno de los proyectos
e informar el gasto que la
Administración
Municipal
comprometerá en cada vigencia
fiscal.
1. Realizar listado de proyectos y
compromisos en cada vigencia.
3
Secretaría de Hacienda
- CONFIS - Secretaría
Responsable del
Proyecto.
Secretario de
Hacienda - Secretario
Responsable del
Proyecto.
Inmediato
Cada Tres (3) Meses
Jefe de Control
Interno
4
No se expidieron certificados de dsiponibilidad
presupuestal, para amparar los compromisos de
vigencias futuras excepcionales.
Secretaría de Hacienda
- CONFIS - Secretaría
Responsable del
Proyecto.
Secretario de
Hacienda - Secretario
Responsable del
Proyecto.
Expedir certificado de disponibilidad
presupuestal por cada una de las
vigencias futuras.
Inmediato
1. Expedición de CDP de acuerdo a la
programación del Proyecto.
2. Darle cumplimiento al cronograma de
actividades.
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Inconsistencias en la ejecución de las vigencias
futuras ordinarias para terminar 250 locales, los
cuales permitiría reubicar alos vendedores
ambulantes, en los lotes del antiguo IDEMA.
Dar cumplimiento a cada una de las
actividades y obigaciones plasmadas
dentro del Acuerdo que autoriza las
Vigencias Futuras.
1. Darle cumplimiento al cronograma de
actividades.
5
Secretaría de Hacienda
- CONFIS - Secretaría
Responsable del
Proyecto.
Secretario de
Hacienda - Secretario
Responsable del
Proyecto.
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RECOMENDACIONES
Se hace necesario indispensable en la Alcaldía de Valledupar:
La actualización de los Manuales de Procesos y Procedimientos.
Implementar un Sistema de Gestión de la Calidad en la Norma NTC GP
1000:2009.
Reorganización de la Planta Global que conforma la Estructura
Organizacional de la Alcaldía de Valledupar.
Dar cumplimiento cabal a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).
Implementar totalmente el Sistema de Gobierno en Línea en concordancia
con la Ley 962 de 2005 y la Oficina de Peticiones Quejas y Reclamos.
Mejorar la comunicación interna, a través de servicios tecnológicos, como la
intranet.
Estandarización de las comunicaciones escritas de la Administración, tanto
internas como externas.
Dar cabal cumplimiento a los planes de Mejoramiento, ya que resultan una
herramienta gerencial importante, para corregir las falencias presentadas en
el normal desarrollo de los Procesos y Procedimientos.
Todo esto contribuirá al mejor funcionamiento para con nuestros clientes
principales, el ciudadano.
_______________________________________
JAMES AUGUSTO ARREDONDO MENDOZA
JEFE DE CONTROL INTERNO
ALCALDÍA DE VALLEDUPAR
Proyectó: Alexander Omar Cardozo Fonseca – Profesional Universitario de Control Interno.
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