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Administración <strong>de</strong><br />
<strong>Proyectos</strong> <strong>de</strong> <strong>Construcción</strong>
DIAGRAMA DE FLUJO ADPRO<br />
Parámetros<br />
Iniciales<br />
Maestras <strong>de</strong> Datos<br />
Configuración Contable<br />
Presupuestar<br />
Obra, Presupuesto, Utilida<strong>de</strong>s<br />
Cantida<strong>de</strong>s, Programación<br />
Construir<br />
Controlar<br />
Compras y<br />
Almacén<br />
Contratos<br />
Seguimiento<br />
Proyección<br />
Ejecución<br />
Pedidos, Compras<br />
Entradas, Salidas<br />
Contratos<br />
Actas
DIAGRAMA DE FLUJO – PRESUPUESTO<br />
Este es el procedimiento para el proceso <strong>de</strong> elaboración <strong>de</strong> un Presupuesto.<br />
Parámetros<br />
Iniciales<br />
Migración y<br />
Creación <strong>de</strong><br />
Insumos<br />
Antes <strong>de</strong> iniciar con el proceso <strong>de</strong> la<br />
creación <strong>de</strong>l presupuesto es<br />
necesario crear el proyecto en el<br />
que va a trabajar (edición <strong>de</strong> obra)<br />
y <strong>de</strong>finir los parámetros iniciales:<br />
- Para los Insumos: Agrupaciones,<br />
Unida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> medida, Tipos <strong>de</strong><br />
insumos<br />
- Para el Presupuesto: Tipos <strong>de</strong><br />
Costo y Capítulos (Maestro <strong>de</strong><br />
Capítulos)<br />
Teniendo como punto <strong>de</strong> partida la<br />
parametrización inicial, el usuario<br />
pue<strong>de</strong> crear sus insumos <strong>de</strong>s<strong>de</strong> el<br />
sistema o migrándolos diligenciando<br />
las plantillas entregadas por SINCO<br />
para este proceso.<br />
Informes<br />
Utilida<strong>de</strong>s<br />
Según los<br />
requerimientos <strong>de</strong> obra,<br />
el sistema permite al<br />
usuario visualizar<br />
presupuestos bajo<br />
diferentes tipos <strong>de</strong><br />
informes.<br />
El usuario cuenta con<br />
diversas utilida<strong>de</strong>s para la<br />
manipulación <strong>de</strong><br />
presupuestos.<br />
Creación <strong>de</strong><br />
Obra y Sucursal<br />
Edición <strong>de</strong><br />
Ítems (APUs)<br />
Elaboración <strong>de</strong><br />
Presupuesto<br />
Cada Presupuesto se crea como<br />
una Obra asociada a una<br />
sucursal, que se vinculan a un<br />
Centro <strong>de</strong> Costo en A&F<br />
A partir <strong>de</strong> los insumos creados<br />
se editan los ítems (APUs) según<br />
las cantida<strong>de</strong>s, rendimientos y<br />
valores <strong>de</strong> los insumos.<br />
Con base en los capítulos creados en la<br />
parametrización inicial (Maestro <strong>de</strong> Capítulos), el<br />
usuario vincula los APUs a cada capítulo, teniendo<br />
la opción <strong>de</strong> colocar el subcapítulo <strong>de</strong>pendiendo <strong>de</strong><br />
su estructura presupuestal.
DIAGRAMA DE FLUJO – ALMACEN<br />
Generar<br />
Pedido<br />
Este es el proceso <strong>de</strong> almacén que parte <strong>de</strong>s<strong>de</strong> el pedido <strong>de</strong> un insumo hasta las<br />
salidas <strong>de</strong>l mismo en un proyecto.<br />
- En la generación <strong>de</strong>l pedido se<br />
requiere asignar los insumos a<br />
solicitar a sus respectivos ítems a<br />
utilizar.<br />
- Se presenta información <strong>de</strong> su<br />
cantidad proyectada, comprada,<br />
pendiente por llegar e inventario.<br />
- Se pue<strong>de</strong>n establecer bloqueos <strong>de</strong><br />
control <strong>de</strong>s<strong>de</strong> el estado <strong>de</strong> los ítems<br />
como en los avances <strong>de</strong> obra<br />
Salida <strong>de</strong><br />
Almacén<br />
Las salidas <strong>de</strong> almacén pue<strong>de</strong>n<br />
realizarse no con la cantidad<br />
que existe en el inventario sino<br />
la cantidad que tiene disponible.<br />
También tienen bloqueo por<br />
estado <strong>de</strong> los ítems.<br />
La opción <strong>de</strong> programar y aprobar<br />
es el puente <strong>de</strong> visualización <strong>de</strong> la<br />
información <strong>de</strong> ADPRO para<br />
contabilidad<br />
Aprobar<br />
Pedidos<br />
Aprobar<br />
Pedidos<br />
Adicionales<br />
Las<br />
aprobaciones<br />
son bajo criterio<br />
por usuario, el<br />
cual tiene la<br />
posibilidad <strong>de</strong><br />
colocar<br />
observaciones<br />
al no estar <strong>de</strong><br />
acuerdo <strong>de</strong> su<br />
realización<br />
Las entradas<br />
<strong>de</strong> almacén<br />
únicamente se<br />
pue<strong>de</strong>n<br />
realizar si<br />
existe la<br />
respectiva<br />
or<strong>de</strong>n <strong>de</strong><br />
compra<br />
Entrada <strong>de</strong><br />
Almacén<br />
Programar<br />
Aprobar<br />
Comprar Pedidos<br />
Autorización<br />
Or<strong>de</strong>n <strong>de</strong> Compra<br />
En la compra <strong>de</strong> pedidos el usuario parametriza por completo su<br />
<strong>de</strong>sarrollo, bloqueando el valor unitario en caso <strong>de</strong> edición y otros<br />
factores que implican pasarse <strong>de</strong> lo presupuestado. También se<br />
tiene la posibilidad <strong>de</strong> adjuntar archivos (cuadro comparativo)<br />
para su respectiva verificación al realizar la aprobación <strong>de</strong>l mismo<br />
El usuario tiene la opción <strong>de</strong> dividir la autorización<br />
en dos aprobaciones (PRE y APROBACIÓN) como<br />
manejar en ellas cualquier tipo <strong>de</strong> rango en valores<br />
por usuario.
DIAGRAMA DE FLUJO – CONTRATOS DE OBRA<br />
Este es el proceso para la creación, aprobación y manejo <strong>de</strong> contratos.<br />
Crear un Tercero<br />
Se recomienda que la creación <strong>de</strong> terceros la<br />
realice el área contable como buena práctica.<br />
Hacer Contrato<br />
Al realizar un contrato, el usuario tiene tres<br />
posibilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> contratación: general, por grupos y<br />
a todo costo.<br />
En su elaboración maneja parámetros <strong>de</strong> alerta y<br />
opciones <strong>de</strong> bloqueo si el usuario lo requiere al<br />
estar por encima <strong>de</strong> lo presupuestado.<br />
También se tiene la posibilidad <strong>de</strong> adjuntar archivos<br />
(cuadro comparativo) para su respectiva<br />
verificación al realizar la aprobación <strong>de</strong>l mismo.<br />
Aprobar<br />
Programar<br />
Pre-probación<br />
OPCIONES:<br />
Impresión Contrato<br />
Civil y entrega a<br />
contratistas para<br />
Pólizas<br />
APROBACIÓN<br />
Verifica ejecución y<br />
elabora Acta <strong>de</strong> Obra<br />
OPCIONES:<br />
Impresión Cuenta<br />
<strong>de</strong> Cobro y/o<br />
Documento<br />
Equivalente<br />
Las aprobaciones son bajo criterio por usuario<br />
y conllevan a la continuación o no <strong>de</strong>l proceso<br />
Para la realización <strong>de</strong> cualquier tipo <strong>de</strong> acta es<br />
obligatorio tener realizadas ambas aprobaciones.
DIAGRAMA DE FLUJO<br />
PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE OBRA<br />
Configuraciones<br />
Iniciales <strong>de</strong> la<br />
Programación<br />
- Días Laborales.<br />
- Días <strong>de</strong> Reposición.<br />
- Políticas <strong>de</strong> Pago por<br />
Agrupaciones <strong>de</strong> insumos<br />
Utilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> la<br />
Programación<br />
- Generación y Manejo <strong>de</strong> Etapas<br />
- Prece<strong>de</strong>ncias<br />
- Copia <strong>de</strong> Programación entre ítems<br />
- Días <strong>de</strong> traslapo o <strong>de</strong> espera entre<br />
ítems presupuestales<br />
Programación <strong>de</strong> Obra<br />
Informes <strong>de</strong><br />
Programación<br />
Tras hacer realizado la configuración inicial y haber<br />
programado las activida<strong>de</strong>s presupuestales, se<br />
pue<strong>de</strong> consultar diversos informes <strong>de</strong> programación.<br />
Los más <strong>de</strong>stacados son:<br />
- Informe <strong>de</strong> Programación <strong>de</strong> Pagos<br />
- Informe <strong>de</strong> Flujo <strong>de</strong> Insumos por Semanas.<br />
Ejecución <strong>de</strong> Obra<br />
Actas <strong>de</strong> Avance<br />
Informes <strong>de</strong><br />
Ejecución<br />
Se cuenta con informes <strong>de</strong> las<br />
actas <strong>de</strong> avance <strong>de</strong>l proyecto.<br />
Igualmente se controla la<br />
ejecución mediante el informe <strong>de</strong><br />
Programado VS Ejecutado<br />
Una vez iniciada la ejecución <strong>de</strong>l proyecto, se comienzan a producir actas <strong>de</strong> avance <strong>de</strong> obra. En<br />
caso que el proyecto sea propio se manejan las Actas <strong>de</strong> obra Estándar; <strong>de</strong> lo contrario se usan<br />
las actas <strong>de</strong> Avance Cliente para llevar control <strong>de</strong>l avance <strong>de</strong> la obra.
Revisión <strong>de</strong><br />
Aplicaciones<br />
DIAGRAMA DE FLUJO<br />
CONTROL Y PROYECCIÓN DE OBRA<br />
I. ALMACÉN:<br />
- Generación <strong>de</strong> Pedidos<br />
- Aprobaciones Bajo Criterio<br />
- Compras (Estado y valores Unitarios)<br />
- Revisión <strong>de</strong> Productos Adicionales<br />
- Revisión <strong>de</strong> Asignación <strong>de</strong> O.C.<br />
- Entradas Diferentes a Or<strong>de</strong>nes <strong>de</strong> Compra<br />
- Salidas con Activida<strong>de</strong>s no Presupuestadas<br />
- Inventario al Día (Sistema vs. Físico)<br />
II. CONTRATOS:<br />
- Generación <strong>de</strong> Contratos<br />
- Aprobaciones Bajo Criterio<br />
- Estado <strong>de</strong> contratos (Cortes <strong>de</strong> Obra)<br />
Ajustes<br />
El usuario cuenta con diversas<br />
herramientas para las proyecciones<br />
presupuestales. Entre las más<br />
<strong>de</strong>stacadas están:<br />
- Ajuste por Ítems<br />
- Ajustes por Insumos<br />
- Ajuste por Cantidad <strong>de</strong> Actividad<br />
- Ajuste por Actividad Terminada<br />
- Ajuste por Especificación <strong>de</strong> unitarios<br />
Control <strong>de</strong> Obra<br />
Informes <strong>de</strong><br />
Control<br />
Proyección <strong>de</strong><br />
Obra<br />
Informes <strong>de</strong><br />
Proyección<br />
Por medio <strong>de</strong> estos informes el usuario pue<strong>de</strong> consultar constantemente el consumo (SA +<br />
Actas), el ejecutado (Avance <strong>de</strong> obra), la inversión (EA + Actas + Saldos <strong>de</strong> anticipos), el<br />
asegurado (Compras + Contratos) y la proyección presupuestal (presupuesto inicial + ∆).<br />
Igualmente tiene informes <strong>de</strong> seguimiento don<strong>de</strong> pue<strong>de</strong> tener la trazabilidad <strong>de</strong>l estado <strong>de</strong><br />
los capítulos, ítems e insumos presupuestales.<br />
El sistema ofrece una serie <strong>de</strong><br />
informes con los cuales el usuario<br />
pue<strong>de</strong> visualizar las proyecciones<br />
presupuestales y controlar el<br />
Presupuesto Inicial vs. el<br />
Proyectado.<br />
Igualmente se cuenta con informes<br />
gráficos don<strong>de</strong> se pue<strong>de</strong> visualizar,<br />
a una fecha <strong>de</strong> corte <strong>de</strong>terminada,<br />
el Presupuesto Inicial, el<br />
Presupuesto Proyectado, el<br />
Consumo y el Asegurado <strong>de</strong>l<br />
Proyecto.