procedimiento de trabajo.qxd - Aula de la Farmacia

Formación continuada/Procedimiento
Para mejor comprensión de la estructura de un procedimiento de trabajo, ver página 73 del número 8
de la revista (septiembre 2004) También disponible en la página web: wwwauladelafarmaciaorg
Farmacia:
PROCEDIMIENTO
DE TRABAJO
Código: PT-11
Revisión: 1
Fecha: Enero 2005
Página: 1 de 5
Gestión de las recetas
REGISTRO DE REVISIONES DEL DOCUMENTO
Revisiones
Fecha
Puntos
Notas y razones de la modificación
1
Enero 2005
Todos
Revisión inicial
Índice
41 Definiciones
42 Abreviaturas y acrónimos
43 Objeto y aplicación
44 Gestión de las recetas
45 Documentos y registros que genera la aplicación del procedimiento
46 Responsabilidades
47 Anexos
Revisado por:
CARGO
Aprobado por:
DIRECCIÓN
(Firma)
(Firma)
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: Gestión de la calidad
1 Definiciones
No aplica
2 Abreviaturas y acrónimos
COFM: Colegio Oficial de Farmacéuticos de Madrid
CSCM: Consejería de Sanidad de la Comunidad
de Madrid
EFG: Especialidad Farmacéutica Genérica
PT: Procedimiento de Trabajo
SNS: Sistema Nacional de Salud
3 Objeto y aplicación
El objeto de este proceso es describir el sistema
adoptado por esta Oficina de Farmacia en la gestión
de recetas para su facturación a la Comunidad de
Madrid y conseguir que la devolución sea nula por
errores administrativos
Nota: Cada Oficina de Farmacia deberá adaptar este documento
a la normativa comunitaria que le corresponda Aquí se ha optado
por incluir la correspondiente a la Comunidad de Madrid por ser ésta
una de las comunidades con mayor número de oficinas de farmacia
4 Gestión de las recetas
41 Generalidades
Las actividades que se describen en este documento
se han establecido de acuerdo con lo especificado
en el Concierto de la Consejería de Sanidad de
la Comunidad de Madrid y el Colegio de Farmacéuticos
de Madrid y en la normas generales de dispensación
de recetas de la Consejería de Sanidad de la Comunidad
de Madrid
La facturación de recetas es un procedimiento administrativo
que se realiza mensualmente a la Comunidad
de Madrid, participando como intermediario el
COFM
Esta facturación viene regulada por el concierto firmado
entre el COFM y la Comunidad de Madrid
42 Fases de la gestión
La gestión de la receta se realiza en las fases siguientes:
a) Revisión inicial
Una vez que el cliente presenta la receta, el personal
dispensador verifica:
4Que están los datos correspondientes en la casilla
de "PACIENTE"
4Que en los datos del médico consta:
- El nombre y apellido, o dos apellidos (no es
válido un solo apellido sin el nombre)
- El número de colegiado y su firma
- La fecha de la prescripción (si carece de este
dato, deberá incluirse la leyenda "Receta
sin fecha de prescripción", "Recibida" con la
fecha de la dispensación y "Firma" con la
firma del dispensador
4Que en la casilla de "PRESCRIPCIÓN" figuren
los datos necesarios para identificar inequívocamente
el medicamento o EFG: nombre,
dosis, forma farmacéutica y tamaño del envase
4Que figura la posología y la duración del tratamiento,
en caso contrario el dispensador se lo
indica e incluye la leyenda "Paciente conoce la
posología y duración del tratamiento" y "Firma"
del dispensador
Una vez verificados los datos anteriores, se realiza la
dispensación del medicamento, según lo indicado en
el PT-06: Dispensación de medicamentos y productos
sanitarios
A continuación se gestiona informáticamente la dispensación
Para ello:
I Se accede al campo "DEPENDIENTE" y al de "TIPO
DE VENTA" del programa informático
II Se pasa el lector óptico por el código de barras del
envase y aparecerá en la pantalla los datos administrativos
de la venta (el PVP y la aportación del
cliente) en el campo habilitado para ello de la receta
III Se corta el cupón precinto del envase y se pega a
la receta en el campo habilitado para ello y sin sobrepasar
los márgenes establecidos
IV En el caso de sustitución, autorizada legalmente,
se procede a rellenar el campo habilitado para
ello en la receta (anverso o reverso, según el seguro
al que corresponda), y se firma Igualmente
se diligencia y firma la matriz que queda en poder
del cliente
b) Revisión después de la dispensación
Las recetas son verificadas diariamente por la persona
encargada de la revisión, para asegurar la detección
rápida de los errores de dispensación Para
ello se procede de la manera siguiente:
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Formación continuada/Procedimiento
4Se sellan todas las recetas en la casilla de
"FARMACIA", verificando que la fecha de sellado
no debe ser superior a 10 días de la fecha
de prescripción (salvo para los extractos alergénicos
y vacunas individualizadas, que disponen
de 3 meses)
4Se verifica de nuevo la adecuación y concordancia
de los datos: la prescripción con el
cupón precinto Si no coinciden ambos puede
ser debido:
- Error en la dispensación, en cuyo caso se actúa
según lo indicado en el documento PT-06:
Dispensación de medicamentos y productos
sanitarios
- Sustitución legal del medicamento por un farmacéutico,
en cuyo caso se deberá verificar
que se ha cumplimentado el campo "SUSTI-
TUIDO POR", en donde deberá figurar el medicamento
dado al cliente y la firma del dispensador
En esta revisión además se comprueba por segunda
vez los datos del paciente, del médico, y la ausencia
de errores
c) Revisión-preparación para la facturación
Una vez revisadas y conformes, las recetas se agrupan
en paquetes de 25 recetas, completando cajas
de 1000 recetas Éstas se entregan a partir del día
10 de cada mes a los repartidores de COFARES
El día 20 de cada mes (cuando sea sábado o festivo
se trasladará al día anterior hábil) se hace una recogida
de recetas de especialidades de la CSCM aunque
no se completen las cajas (pero sí paquetes de
25 recetas) que se entregan a los repartidores de CO-
FARES En esta recogida del día 20 se entregan además
todas las recetas de fórmulas, vacunas, efectos
con visado y visados de la CSCM dispensadas hasta
ese día, que se introducen en una bolsa especial
Estas bolsas son suministradas por los repartidores
de COFARES
Entre los días 21 y último de cada mes, se entregan
a los repartidores de COFARES las recetas de especialidades
de la CSCM, a medida que se sigan completando
las cajas de 1000 recetas
El último día de cada mes (cuando sea festivo
podrá prorrogarse al día siguiente hábil, hasta las 22 h
en C/Santa Engracia) se entregan todas las recetas
que queden, de la siguiente manera:
P Las especialidades de la CSCM se entregan en sus
cajas de 1000 todas las que queden, aunque no
se complete la última caja ni el último bloque
P Las demás recetas ya no se entregan en cajas,
sino en unas bolsas especiales, dentro de la cual
se introducen cada grupo de recetas y su comprobante
individual
P Esta entrega podrá realizarse a los repartidores de
COFARES o en la sede de la C/Santa Engracia
P Cada entrega deberá ir acompañada de sus correspondientes
impresos comprobantes Existe un
modelo para cada tipo de receta y que el COFM
proporciona a través de los repartidores de COFA-
RES en los puntos de recogida
P Para las entregas de especialidades de la CSCM se
utiliza un impreso por cada caja completa de
1000 recetas, cumplimentando un justificante de
entrega para la Farmacia
P Las entregas de los días 20 y último de cada mes,
llevan su impreso específico
P El COFM proporciona las etiquetas autoadhesivas
personalizadas de identificación de la Farmacia
Estas etiquetas se adhieren a los impresos comprobantes
de entregas
P Mensualmente, a través del COFM, la Comunidad
de Madrid abona la factura del mes anterior Asimismo,
en los envíos de documentación del COFM
aparecen aquellas recetas que no han sido aceptadas
por fallos administrativos por los seguros
correspondientes El importe de estas recetas se
descuenta de la facturación de ese mes Esta devolución
se produce con un desfase aproximado
de seis meses respecto a la fecha de su facturación
5 Documentos y registros que genera este procedimiento
P Lista informática de tipos de venta (recetas)
P Justificantes de entrega para la Farmacia
6 Responsabilidades
Titular de la Oficina de Farmacia: Verificar el cumplimiento
de lo indicado en este documento
7 Anexos
No aplica
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