Manual de Procedimiento para Convenios - Scouts del Perú

Comisión Nacional de Proyectos y Convenios
Coordinación Nacional de Cooperación inter Institucional
Manual de Procedimiento para la Suscripción de
Convenios y Acuerdos de Cooperación
2012
Manual de procedimientos para la firma de convenios
Presentado por: María Luisa Carreño Sanguinetti
Revisado por:
Percy Delgado Valladares
Aprobado por
Victor Cuestas Olivos
Version 01-2012
Coordinación Nacional de Cooperación Inter Institucional

Índice
I. Objetivos
II.
Conceptos
III.
Operación y administración de los convenios y acuerdos.
IV.
Responsabilidades de las personas e instancias involucradas
en los convenios.
V. Criterios particulares.
VI.
Tipología de convenios y acuerdos.
ANEXO I - Elementos básicos a tener en cuenta para el seguimiento
de Convenios o Acuerdos
Coordinación Nacional de Cooperación Inter Institucional

I – OBJETIVOS
Los Convenios y Acuerdos de Cooperación a nivel local, regional, nacional e internacional son
instrumentos de la Asociación de Scouts del Perú diseñados con la finalidad de brindar a sus
miembros debidamente registrados, un valor agregado por medio de beneficios de tipo educativo,
de intercambio, de cooperación mutua, de descuentos en servicios infantiles y juveniles, de
entretenimiento entre otros.
A nivel institucional busca contribuir con los objetivos del Plan Nacional
1. Reforzar la Ley que respalda a nuestro movimiento y crea convenios que beneficien al
Movimiento Scout.
2. Mejorar la imagen institucional de la Asociación de Scouts del Perú
3. Obtener alianzas con instituciones educativas para beneficiar a los miembros de la ASP.
Los Convenios y Acuerdos plasman la decisión de cooperación mutua con otras
instituciones, organismos públicos, entidades privadas, empresas, organizaciones, para el
mejor logro de sus objetivos de desarrollo institucional.
La Asociación de Scouts del Perú, a través de la Dirección de Proyectos y Convenios, tiene
como política supervisar todos los Convenios y Acuerdos que se celebran, siendo la
responsable de fortalecer el vínculo de ésta con las instituciones.
El presente documento ha sido elaborado como resultado de la experiencia obtenida
hasta la fecha y con el objetivo de sentar las bases de un sistema organizado o
procedimiento que describen los pasos a seguir para la suscripción de convenios
II – CONCEPTOS
1. Los Convenios y/o Acuerdos de Apoyo suscriptos por la Asociación de Scouts del
Perú, procurarán concretar el logro de los objetivos de Desarrollo Institucional a
través de las líneas estratégicas establecidas en su Plan Nacional y conforme al
Plan Estratégico vigente.
2. Registro de Convenios: Todos los Convenios y/o Acuerdos deben ser revisados,
aprobados y registrados por la Dirección de Proyectos y Convenios. Los ejemplares
originales de todos los convenios y/o acuerdos permanecerán bajo la custodia del
Consejo Directivo, contando la dirección con un original para su consulta, difusión,
monitoreo y evaluación permanente.
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3. Responsable de la Revisión de Convenios: La Coordinación Nacional de Convenios
es la responsable de la revisión de todos los convenios y/o acuerdos suscriptos por
la Asociación de Scouts del Perú, serán elevados al Jefe Scout Nacional y al
Presidente del Consejo Directivo para su respectiva aprobación y posterior firma.
4. Responsables de la Ejecución de Convenios: El Jefe Scout Nacional a través de la
Coordinación Nacional de Convenios, evaluará y designará a los Coordinadores de
cada convenio, los mismos que en relación directa con la Coordinación Nacional,
son responsables de la promoción, instrumentación, seguimiento y evaluación de
los convenios y/o acuerdos suscriptos por la Asociación de Scouts del Perú.
5. Convenios que impliquen Recepción de Fondos: Cuando un convenio y/o acuerdo
requiera para su realización recursos financieros externos (donativos en dinero o
en especie, patrocinios, créditos blandos, etc.) provenientes de Fundaciones,
Agencias de Cooperación Internacional, ONGs, instituciones públicas o privadas, o
personas físicas, deberá intervenir la instancia a la que correspondiera la gestión y
tramitación oficial de dichos recursos, los que serán asignados en tu totalidad al
cumplimiento del presupuesto de dicho convenio. Los fondos recibidos bajo dicha
modalidad, no pueden ni deben, ser usados para otro tipo de gastos o
compromisos económicos asumidos por la Asociación de Scouts del Perú. El
Consejo Directivo Nacional a través del Tesorero se hará directamente responsable
de la asignación de dichos recursos.
6. Erogación Económica: Cuando un convenio y/o acuerdo requiera la erogación de
recursos económicos, se deberá contar con la asignación presupuestaria
correspondiente y la disponibilidad inmediata de dichos fondos.
7. Suscripción de Convenios y Acuerdos – Firmas Autorizadas: En el caso de los
convenios y/o acuerdos de alcance nacional, sólo el Presidente del Consejo
Directivo cuyos poderes se encuentras inscritos y reconocidos en los Registros
Públicos, está autorizado a firmarlos en representación de la Asociación de Scouts
del Perú. En el caso de que algún grupo, localidad o región se viera en necesidad
de firmar un convenio de menor alcance, se hará previa aprobación del tenor del
convenio por parte de la Coordinación Nacional de Convenios y mediante
resolución interna que autoriza a la firma de dicho convenio.
8. A fin de contribuir al cumplimiento inmediato de los compromisos y generar
instancias de cooperación tangibles, cuando se firme un Convenio Marco, en un
lapso no mayor a 30 días calendario, se deberá elevar el Plan Anual de Acción con
las acciones específicas del mismo, a las instancias respectivas de cada parte.
III - OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS CONVENIOS Y ACUERDOS
Los motivos para establecer un Convenio o Acuerdo con la Asociación de Scouts del Perú,
tienen múltiples orígenes. En cualquiera sea el caso, es necesario completar el proceso,
debiendo presentarse una primera comunicación a la Coordinación Nacional de Convenios
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mediante el formato CP 001, en el que se expresen las características básicas del Convenio
y/o Acuerdo que se quiere establecer.
Una vez recibida la comunicación, la Coordinación Nacional de Convenios, redactará un
modelo de convenio que se ajuste a los objetivos y naturaleza del mismo, el mismo que
será remitido para conocimiento y aprobación al Jefe Scout Nacional y al Presidente del
Consejo Directivo nacional, quienes harán llegar sus aportes y sugerencias en un plazo no
mayor a 3 días calendario, luego de los cuales se procede a realizar los ajustes necesarios y
se remite a la contraparte.
El convenio es revisado por las instancias correspondientes de la otra parte, quienes
pueden aprobarlo en su totalidad, en cuyo caso se inician las coordinaciones para la firma
del mismo. En el caso de que existiesen algunos aportes o sugerencias al mismo, se
remitirá a la Coordinación Nacional de Convenios, instancia responsable de ejecutarlos y
de remitirlos nuevamente para su aprobación.
La Coordinación Nacional de Convenios colaborará con los representantes o interesados
en todas las acciones pertinentes a la firma del convenio.
Tras la firma del documento, el Coordinador responsable de dicho convenio, deberá
elaborar con la contraparte el Plan Anual de Acción y elevarlo a las instancias
correspondientes.
A continuación se describen las instancias correspondientes para el establecimiento de los
convenios y acuerdos.
Pasos a seguir en la elaboración de los Convenios y Acuerdos:
1.- Presentación de la solicitud y ficha de términos para establecer un convenio, de
acuerdo con los siguientes criterios:
i. Objetivo del convenio
ii. Fecha en que se espera el inicio de actividades del Convenio y/o Acuerdo.
iii. Antecedentes: relación sucinta de las acciones efectuadas con antelación
a la existencia de una propuesta para Convenio y/o Acuerdo(si la hubiera) o motivos
por los cuales se considera beneficiosa la suscripción del mismo
iv. Datos completos de las personas o instituciones con las que se realizará la vinculación
(nombre, domicilio, teléfono, fax, dirección, electrónica).
v. Beneficios entregados por ambas partes
vi. Información complementaria que se considere importante.
2. La Coordinación Nacional de Convenios, analizará los aspectos institucionales, legales,
financieros y asesorará respecto del tipo de convenio a suscribir y hará las observaciones
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pertinentes que informará luego al Jefe Scout Nacional y al Presidente del Consejo
Directivo.
3. La propuesta de convenio y/o acuerdo será remitida a la parte interesada a fin de que
se revise y se incorporen las observaciones que considerara pertinentes, luego de lo cual
la Coordinación Nacional de Convenios realizará una revisión final del documento y
establecerá la fecha para la firma del mismo.
4. La Coordinación Nacional de Convenios, llevará un archivo virtual de los convenios y/o
acuerdos suscritos, siendo responsabilidad del (a) Secretario(a) del Consejo Directivo
Nacional el archivo físico de los mismos. Se remitirá la información necesaria al (a)
Comisionado(a) Nacional de Comunicaciones para su publicación en la web y su difusión a
nivel nacional.
IV- RESPONSABILIDADES DE LAS PERSONAS E INSTANCIAS INVOLUCRADAS EN LOS
CONVENIOS Y ACUERDOS
4.1 GESTION
DEL COMISIONADO NACIONAL DE PROYECTOS Y CONVENIOS
Revisar y sugerir alcances para mejorar los términos del convenio.
DE LA COORDINADORA NACIONAL DE COOPERACION INTERINSTITUCIONAL
Informar al Presidente el inicio de las gestiones para la firma convenio.
Recepcionar y verificar los datos consignados en la solicitud de convenios y/o
acuerdos presentados.
Participar en el análisis de los convenios y/o acuerdos propuestos por otras
organizaciones.
Diseñar de acuerdo a las necesidades de cada convenio y/o acuerdo la propuesta
de formato que se adecue a dicha realidad.
Participar en el seguimiento y evaluación de las actividades y responsabilidades
contempladas en los Convenios y/o Acuerdos de su área, conforme los criterios
establecidos y considerados en el Anexo I.
Elaborar informes sintetizando las actividades y resultados de los convenios y/o
acuerdos trimestralmente
Formular y evaluar los convenios y propuestas para su continuidad o modificación.
Realizar las observaciones pertinentes sobre la propuesta de convenio y/o acuerdo
según lo indicado por la contraparte o las instancias competentes de la Asociación
de Scouts del Perú y enviar nuevamente el documento contraparte solicitante
para su revisión.
Recepcionar y revisar la versión definitiva del convenio y/o acuerdo devuelta por
su autoridad promotora e iniciar las gestiones para la correspondiente firma.
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Evaluar las actividades y responsabilidades propias de cada convenio y/o acuerdo
conjuntamente con el(los) Responsable(s) Operativo(s) para proceder a la
renovación, modificación, rescisión o finalización de los compromisos.
Coordinar con el Comisionado Nacional de Protocolo para que organice el acto
protocolario de firma de Convenio.
Coordinar con la Comisionada Nacional de Comunicaciones para la invitación oficial
a los actos protocolares de firmas de convenio, así como para garantizar la difusión
por los canales oficiales del mismo.
Evaluar del desempeño de los responsables operativos o coordinadores de cada
convenio.
4.2 DE APROBACION
DEL PRESIDENTE
Autorizar, mediante firma, los Convenios y/o acuerdos.
Presidir los actos protocolares de firma de convenios y/o acuerdos.
Delegar mediante resolución la autorización para firma de convenio a nivel local o
regional.
DEL JEFE SCOUT NACIONAL
Dar su visto bueno al inicio de las gestiones para la concreción de un convenio y/o
acuerdo.
Revisar y sugerir alcances para mejorar los términos del convenio.
Designar a los responsables operativos o coordinadores de cada convenio.
Asistir a los actos protocolares de suscripción de convenios.
4.3 DE REVISION
DEL CONSEJO DIRECTIVO NACIONAL
Revisar y sugerir alcances para mejorar los términos del convenio.
4.4 DE APOYO
DEL TESORERO
Velar por los recursos económicos recibidos de parte de las instituciones con las
que se suscriben convenios.
Asignar, conforme a presupuesto y procedimientos establecidos, los recursos
financieros necesarios para la puesta en marcha de las actividades propias de los
convenios y/o acuerdos.
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DEL COORDINADOR NACIONAL DE PROTOCOLO
Conducir los actos protocolarios de firma de convenios y/o acuerdos
DE LA COMISIONADA NACIONAL DE COMUNICACIONES
Realizar las acciones pertinentes para garantizar la comunicación a nivel nacional
sobre la firma de los convenios.
Difundir las invitaciones para la asistencia a los actos protocolares de firma de
convenios y/o acuerdos.
Realizar publicaciones periódicamente recordando los beneficios de los convenios
suscritos.
4.5 DE EJECUCION
DEL RESPONSABLE OPERATIVO O COORDINADOR DE CONVENIO
Responsable del diseño, desarrollo, ejecución, supervisión y evaluación del Plan
Anual de Acción.
Instrumentar la ejecución de las actividades previstas en el Plan de Acción del
Convenio
y/o Acuerdo.
Elevar periódicamente informe sobre el desarrollo de actividades en el marco del
convenio a cargo y de los avances y logros alcanzados.
V- CRITERIOS PARTICULARES SOBRE CONVENIOS Y ACUERDOS
En caso de que la contraparte incumpliera con lo establecido en el convenio y/o
acuerdo, la Coordinación Nacional de Convenios elevará el informe
correspondiente al Jefe Scout Nacional recomendando la decisión de rescindir el
compromiso.
La Asociación de Scouts del Perú a través de la Coordinación Nacional de
Convenios, de común acuerdo con la autoridad promotora de un convenio y/o
acuerdo rescindirá los compromisos establecidos en el mismo si la evaluación
parcial o final de resultados no fuera satisfactoria.
VI- TIPOLOGÍA DE CONVENIOS Y ACUERDOS
Para la asociación de Scouts del Perú, los convenios y los acuerdos son instrumentos de
cooperación traducidos en documentos que reflejan los programas de colaboración
acordados entre dos o más instituciones y en los que se establecen las bases para el
desarrollo de objetivos que beneficien a ambas. Estos son de diversa índole considerando
su impacto, trascendencia, pertinencia o naturaleza.
Pueden considerar los siguientes tipos:
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Convenio Marco: Establece un marco general para el desarrollo de programas y enuncia
las condiciones básicas de cooperación, son firmado por un plazo mínimo de tres años.
Acuerdo Específico: Documento emanado o no de un Convenio Marco que incluye
responsabilidades específicas a las que se sujetarán las partes involucradas para llevar a
cabo un proyecto determinado, por un periodo mínimo de un año.
Convenio interinstitucional: Establece la cooperación mutua que realizan dos
instituciones por un lapso mínimo de un año y que de acuerdo a evaluación son renovados
anualmente.
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ANEXO I - Elementos básicos que deben tomarse en cuenta para el seguimiento de
convenios o acuerdos
1. Personal participante (Responsable Operativo y colaboradores).
2. Logro de objetivos del convenio y/o acuerdo.
3. Aspectos administrativos, financieros y logísticos de la operación del convenio y/o
acuerdo.
4. Propuestas respecto de la continuidad de la relación y, en su caso, de mejora de la
operación y ejecución del convenio y/o acuerdo.
5. Otros que se puedan considerar.
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