Manual del Sistema Integrado de Gestión - Colegio Mayor de ...

ManualdelSistemaIntegradodeGestión5 de mayo2010Este manual se constituye en la guía del Sistema Integrado deGestión de la Institución Universitaria Colegio Mayor de AntioquiaMECI 1000:2005NTCG 1000:2009

Tabla de contenido1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 51.1 Compromiso de la Alta Dirección ....................................................................................... 51.2 Principios del Sistema de Gestión de la Calidad ............................................................ 61.2.1 Principios NTCGP 1000:2009 .................................................................................... 61.2.2 Principios del MECI ........................................................................................................ 72 GENERALIDADES ........................................................................................................................... 92.1 Objeto ...................................................................................................................................... 92.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestión ...................................................................... 92.3 Exclusiones del Sistema Integrado de Gestión ................................................................. 92.4 Estructura Documental ......................................................................................................... 102.5 Control del Manual del Sistema Integrado de Gestión ................................................ 102.6 Documentos de Referencia ................................................................................................. 112.6.1 Generales ..................................................................................................................... 112.6.2 Específicos ..................................................................................................................... 112.7 Términos y Definiciones ....................................................................................................... 132.8 INFORMACIÓN INSTITUCIONAL ...................................................................................... 142.9 Misión ..................................................................................................................................... 142.10 Visión .................................................................................................................................. 142.11 Estilo de Dirección ............................................................................................................ 142.12 Estructura Organizacional .............................................................................................. 153 SISTEMA DE INTEGRADO DE GESTION .................................................................................. 163.1 Planificación del Sistema .................................................................................................... 163.1.1 Política de Calidad ..................................................................................................... 183.1.2 Política de Administración del Riesgo ...................................................................... 183.1.3 Objetivos de Calidad ................................................................................................. 19Manual del Sistema Integrado de Gestión 2

3.1.4 Productos y Servicios ................................................................................................... 203.1.5 Clientes .......................................................................................................................... 213.1.6 Partes Interesadas ....................................................................................................... 233.1.7 Roles y Responsabilidades......................................................................................... 254 MODELO DE OPERACIÓN ......................................................................................................... 304.1 Procesos misionales .............................................................................................................. 304.2 Procesos de apoyo a lo misional ..................................................................................... 304.3 Procesos de apoyo institucional: ...................................................................................... 314.4 Procesos estratégicos: ......................................................................................................... 324.5 Procesos de evaluación y control: ..................................................................................... 324.6 Mapa de Procesos ............................................................................................................... 334.7 Control de Cambios ............................................................................................................. 34Manual del Sistema Integrado de Gestión 3

Tabla de IlustracionesIlustración 1 - Armonización Principios ................................................................................................ 8Ilustración 15 - Estructura Documental .............................................................................................. 10Ilustración 2 - Estructura Organizacional ......................................................................................... 15Ilustración 3 - Planeación del Sistema integrado de Gestión ...................................................... 17Ilustración 4 - Objetivos de Calidad ................................................................................................ 20Ilustración 5 - Cliente: Estudiante ....................................................................................................... 21Ilustración 6 - Cliente: Sector Productivo .......................................................................................... 22Ilustración 7 - Cliente: La Comunidad ............................................................................................... 22Ilustración 8 - Parte Interesada: Ministerio de Educación Nacional............................................ 23Ilustración 9 - Parte Interesada: Administración Municipal de Medellín .................................... 23Ilustración 10 - Parte Interesada: Empleado................................................................................... 24Ilustración 11 - Parte Interesada: Sector Productivo ..................................................................... 24Ilustración 12 - Parte Interesada: Entes de Control ....................................................................... 24Ilustración 13 - Parte Interesada: Padres de Familia .................................................................... 24Ilustración 14 - Mapa de Procesos .................................................................................................... 34Manual del Sistema Integrado de Gestión 4

1 INTRODUCCIÓNLa Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia estructuró e implementó elSistema de Integrado de Gestión –SIG- con el propósito de mejorar su desempeño y sucapacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades yexpectativas de sus estudiantes y partes interesadas. El Sistema Integrado de Gestión locomponen la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 la cualdetermina las generalidades y los requisitos para establecer, documentar, implementar ymantener un Sistema de Gestión de la Calidad en el sector público, el Modelo Estándar deControl Interno - MECI - y en adelante, todos aquellos modelos y sistemas que les seancomplementarios, con objetivos como son el lograr la armonización y calidad entre sistemas,el optimizar el uso de recursos y evitar la duplicidad de esfuerzos y funciones.Con la implementación del SIG, la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia dacumplimiento a las directrices del Gobierno Nacional dispuestas en la Ley 872 de 2003, elDecreto 1599 de 2005.El presente Manual se constituye en una herramienta de consulta por parte de los servidorespúblicos de la Institución, éste permite observar el cumplimiento de los requisitos de laNTCGP1000:2009 y de MECI 1000:2005 y orienta la gestión institucional hacia labúsqueda de mejores prácticas producto del seguimiento, la medición y análisis de loscontroles e indicadores de gestión.1.1 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓNLa Alta Dirección ha decidido comunicarGestión a través de la siguiente declaración:su compromiso con el Sistema Integrado deLa Rectora de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, manifiesta su interés decontribuir de manera directa y recurrente a la implementación, mantenimiento y mejoramientocontinuo del Sistema Integrado de Gestión, conformado por el Modelo Estándar de ControlInterno MECI 1000:2005 y el Sistema de Gestión de la Calidad para el Sector Público NTCGP1000:2009, adoptado mediante Acuerdo 007 de 2008.El Sistema Integrado de Gestión, constituye un instrumento gerencial que contribuye a lacalidad institucional a través del cumplimiento de los objetivos fijados por la Institución endesarrollo de su función y el mejoramiento de la gestión, con el fin de garantizar la eficiencia,eficacia, transparencia y efectividad en el cumplimiento de sus fines sociales a través de lacualificación de las acciones para el mejoramiento, el fenecimiento de las cuentas y la luchacontra la corrupción, entre otros aspectos.Manual del Sistema Integrado de Gestión 5

La Rectora se compromete a tener en cuenta las recomendaciones y observaciones producto delas Auditorías Internas de la Oficina de Calidad y de la Evaluación Independiente de la Oficinade Control Interno, como un insumo básico dentro del proceso de planeación y seguimiento yconvoca a los niveles directivos y a todos los servidores públicos, a poner en marcha losmétodos y procedimientos necesarios para que el Sistema Integrado de Gestión - SIG - seconvierta en un medio efectivo para el cumplimiento de la Misión y los objetivos de laInstitución.1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADLa Institución adopta para su Sistema Integrado de Gestión los principios enunciados en lanorma NTCGP 1000:2009 y los principios del MECI, a saber:1.2.1 Principios NTCGP 1000:2009Enfoque hacia el cliente: nuestra de ser es prestar un servicio dirigido a satisfacer anuestros clientes; por lo tanto, comprendemos cuales son las necesidades actuales yfuturas de estos, cumplimos sus requisitos y nos esforzamos por exceder susexpectativas.Liderazgo: generamos y mantenemos un ambiente interno favorable, en el cual losservidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas pueden llegar ainvolucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la Institución.Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercenfunciones públicas: los servidores públicos y/o de los particulares que ejercenfunciones públicas, nos comprometemos en todos los niveles, alcanzar el logro de losobjetivos de la Institución.Enfoque basado en los procesos: trabajamos articuladamente gestionando losprocesos para generar valor.Enfoque del sistema para la gestión: identificamos, entendemos, mantenemos,mejoramos y, en general, gestionamos los procesos y sus interrelaciones como unsistema para contribuir a la eficacia, eficiencia y efectividad de la Institución en ellogro de sus objetivos.Mejora continua: la mejora continua del desempeño global de la Institución esnuestro objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.Manual del Sistema Integrado de Gestión 6

Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: en todos losniveles de la Institución las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos yla información, y no simplemente en la intuición.Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios:las relaciones con nuestros proveedores se basan en el equilibrio y el mutuobeneficio.Coordinación, cooperación y articulación: trabajamos en equipo con otrasentidades para el desarrollo de relaciones que beneficien a nuestros clientes y quepermitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.Transparencia: Facilitamos el acceso a información pertinente de nuestros procesospara el control social.1.2.2 Principios del MECIAutocontrol: los servidores públicos de la Institución Universitaria Colegio Mayor deAntioquia, ostentamos la capacidad para controlar nuestro trabajo, detectardesviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultadosque se esperan en el ejercicio de nuestra función, de tal manera que la ejecución delos procesos, actividades y/o tareas bajo nuestra responsabilidad, se desarrollencon fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.Autorregulación: en la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia,aplicamos de manera participativa al interior de la misma, los métodos yprocedimientos establecidos en la normatividad, que permiten el desarrollo eimplementación del Sistema Integrado de Gestión bajo un entorno de integridad,eficiencia y transparencia en la actuación pública.Autogestión: En la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia,interpretamos, coordinamos, aplicamos y evaluamos de manera efectiva, eficiente yeficaz la función administrativa que nos ha sido asignada por la Constitución, la Leyy nuestros Reglamentos.Estos principios los armonizamos como se presenta a continuación.Manual del Sistema Integrado de Gestión 7

Ilustración 1 - Armonización Principios(Grafico adaptado de la guía de Armonización MECI – GP1000 – DAFP 2007)Manual del Sistema Integrado de Gestión 8

2 GENERALIDADES2.1 OBJETOEl presente Manual de Calidad tiene como objeto:Describir el Sistema Integrado de Gestión de la Institución Universitaria ColegioMayor de Antioquia, documentando y comunicando a todos los funcionarios lapolítica y los objetivos de calidad, sus responsabilidades y autoridad.Ser medio de consulta interna acerca de la gestión y de las responsabilidadesasociadas dentro la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia.Establecer una guía para la aplicación de procedimientos de calidad en cada unode los procesos de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia y asílograr la satisfacción de los requerimientos de los clientes en el servicio.2.2 ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNEl SIG da cubrimiento al MECI 1000:2005 y la norma NTCGP 1000:2009 en todos losprocesos de la Institución para la prestación del servicio de educación profesional.2.3 EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNLa Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia no excluye ningún numeral de lanorma NTCGP 1000:2009.Manual del Sistema Integrado de Gestión 9

2.4 ESTRUCTURA DOCUMENTALLa estructura de la documentación del Sistema Integrado de Gestión, parte de la Política deCalidad y culmina con los registros.En la estructura definida para la documentación del SIG se determinaron cinco niveles, loscuales se ilustran a continuación.Ilustración 2 - Estructura Documental2.5 CONTROL DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNPara la emisión, modificación, distribución y control del Manual de Calidad del SistemaIntegrado de Gestión, se siguen los lineamientos establecidos en el procedimiento para elControl de Documentos y Registros. La persona que desempeñe el cargo de Jefe deCalidad es la responsable de la validez de su contenido y de su formalización.La evaluación y aprobación de las exclusiones son conducidas en el marco de las Revisionespor la Dirección del Sistema Integrado de Gestión.En el numeral 5.9 “Control de Cambios” se identifican las modificaciones realizadas a esteManual; su control y registro actualizado es responsabilidad de la Oficina de Calidad; sudistribución se efectuará de acuerdo con el Procedimiento de Control de Documentos yRegistros y se mantendrá el original del mismo en la Oficina de Calidad.Manual del Sistema Integrado de Gestión 10

2.6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA2.6.1 GeneralesDecreto 4110 de 2004: Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la NormaTécnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, por la cual se crea elsistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otrasentidades prestadoras de servicios.Decreto 4485 de 2009: Adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidaden la Gestión Pública.Norma ISO 19011:2002: Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión dela calidad y/o ambiental.Decreto 1599 de 2005: Mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de ControlInterno para el Estado Colombiano.Anexo Técnico del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005:Establece el marco conceptual del Modelo.Armonización MECI-GP1000 – DAFP 2007: Guía que permite mayor comprensiónde las similitudes existentes entre los elementos del MECI y los requisitos de laNTCGP 1000.Manual de Implementación del MECI 1000:2005 – DAFP 2008: Guía Generalpara el Diseño, Desarrollo e Implementación de cada uno de los Subsistemas,Componentes y Elementos de Modelo Estándar de Control Interno - MECI1000:2005Rol Oficinas de Control Interno – DAFP 2009: brinda orientación conceptual yparámetros para armonizar y fortalecer el rol que dicha oficina debe cumplir en elproceso de implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI.2.6.2 EspecíficosDecreto 1406 de 1993: Aprueba la planta administrativa del Colegio Mayor deAntioquia.Decreto 1750 de 1994: Aprueba la planta docente del Colegio Mayor deAntioquia.Manual del Sistema Integrado de Gestión 11

Resolución 392 de 2005: Adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI1000:2005 en la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia.Propuesta Rectoral 2008 – 2012: La Institución Universitaria Colegio Mayor deAntioquia de cara a la nueva educaciónPlan Educativo Institucional -PEI- 2008Acta 04 de 2008 del Consejo Directivo: Determina unificar el Sistema de Calidad yel MECI en un solo acto administrativo.Resolución 197 de 2008: Se crea el equipo de Calidad.Acuerdo 007 de 2008: Adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI1000:2005 y el modelo del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la normaNTCGP 1000:2004 en el Colegio Mayor de Antioquia.Resolución 091 de 2008: Se delegan las funciones de la Coordinación del Procesodel Sistema de Gestión de la Calidad en la doctora OLGA LUCÍA URIBEECHEVERRY.Resolución 253 de 2010: Se delegan las funciones propias del proceso del Sistemade Gestión de la calidad de Gestión Ambiental y la etapa final del sistema degestión de la calidad para obtener la certificación institucional.Resolución 269 de 2010: Se designa a la Jefe de Talento Humano y la Jefe deCalidad como representantes de la Dirección para la implementación,mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad y el MECI.Resolución 338 de 2010: Declaración del compromiso de la Alta Dirección con elSistema Integrado de Gestión.Resolución 341 de 2010: Conforma el Comité del Sistema Integrado de Gestión.Resolución 342 de 2010: Adopción de Procesos, políticas de operación y manualde procedimientos.Manual del Sistema Integrado de Gestión 12

2.7 TÉRMINOS Y DEFINICIONESLos términos y definiciones utilizados en el presente Manual y demás documento del SIGcorresponden a las contenidas en el numeral 3 de la NTCGP1000:2009 y a los conceptosque se manejan en el Manual de Implementación del MECI 1000:2005.Actividad o Tarea: trabajo u obra que realiza una persona o una máquina y que seejecuta en un tiempo determinado.Diagrama de Flujo: representación gráfica de un proceso o de un procedimiento quepermite la observación sistemática de su ejecución, mostrando la dinámica y lógica de lasecuencia de trabajo.Documento: información (datos que poseen significado) y su medio de soporte.Guía: lista impresa de datos o noticias referentes a determinada materia. Ej.: guíatelefónica, guía turística.Instructivo: que instruye o sirve para instruir. - Documento que da instrucciones o pasos aseguir para realizar algo o comprenderlo.Manual: libro en que se compendia lo más sustancial de una materia.Norma: regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas,actividades, etc.Política: orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad enun asunto o campo determinado.Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo un proceso.Proceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan paragenerar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia deactividades desempeñadas.Reglamento: colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridadcompetente se da para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación,una dependencia o un servicio.Sistema de Gestión: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúanpara establecer una política y unos objetivos y para lograr dichos objetivos.Manual del Sistema Integrado de Gestión 13

2.8 INFORMACIÓN INSTITUCIONALEl Colegio Mayor de Antioquia fue creado mediante la ley 48 de 1945 como formento a lacreación de colegios destinados a ofrecer a la mujer carreras universitarias de ciencias,letras, artes y estudios sociales.En el año de 1976, el Colegio Mayor de Antioquia adquiere el carácter de InstituciónTecnológica y en 1980 recibe la denominación de Institución Universitaria.Mediante acuerdo municipal 46 de 2006, se incorpora la Institución al Municipio deMedellín.Para el año 2010, la Institución ofrece programas tecnológicos, profesionales yespecializaciones en las áreas de arquitectura e ingeniería, ciencias de la salud, cienciassociales y administración.2.9 MISIÓNLa Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, como entidad Pública de EducaciónSuperior, por medio del ejercicio académico, investigativo y de proyección a la comunidad,contribuye con responsabilidad social a la formación integral de seres humanos que aportenal desarrollo del país.2.10 VISIÓNLa Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, como una entidad Pública deEducación Superior, será reconocida en el 2019 como líder en el contexto académico por lacalidad de sus procesos, la pertinencia de sus programas y el impacto de sus egresados enel medio local, regional, nacional e internacional.2.11 ESTILO DE DIRECCIÓNEl estilo de dirección, plasmado en la propuesta rectoral 2008-2012, está orientado por lacompetencia, la integridad, la transparencia, la responsabilidad pública, la comunicaciónfluida y una utilización transparente y eficiente de los recursos. Constituye la formaadoptada por la Rectora para guiar y dirigir las acciones de la Institución, generarautoridad, confianza, asumir compromiso con la calidad y el control y el buen trato a losservidores públicos y se complementa con el Proyecto Educativo Institucional – PEI – dondeManual del Sistema Integrado de Gestión 14

se demuestra conocimiento de las necesidades de los clientes y las partes interesadas y elcompromiso con el cumplimiento de la misión y la visión de la Institución.2.12 ESTRUCTURA ORGANIZACIONALLa Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia cuenta con una estructuraorganizacional que data del año 1993. Para que ésta pueda cumplir cabalmente eldesarrollo de su Misión, Visión, Objetivos, Planes y demás responsabilidades que le hansido asignadas y para que pueda soportar en forma coordinada sus procesos misionales,permitiéndole integrar la atención al cliente tanto interno como externo y los servicios quebrinda, optimizando el talento humano y los recursos disponibles, se está en proceso dereestructuración de la misma.Ilustración 3 - Estructura OrganizacionalManual del Sistema Integrado de Gestión 15

3 SISTEMA DE INTEGRADO DEGESTIONLa Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, mediante acuerdo 007 del 13 dejunio de 2008, adopta el Sistema Integrado de Gestión MECI 1000:2005 y NTCGP1000:20043.1 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMAPartiendo del factor de trascendental importancia que tienen en común el MECI y la normaNTCGP 1000:2009 como es la responsabilidad exclusiva y excluyente de la Alta Direcciónen la implementación del Sistema Integrado de Gestión, y acogiéndonos a las diferentesiniciativas estatales para el mejoramiento de la gestión , la optimización de recursos y lasatisfacción de las necesidades y expectativas de los ciudadanos, la planificación del SIGen la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, es un proceso gerencial quecontiene elementos informativos y de juicio necesarios para fijar prioridades, establecer lamisión, visión, objetivos y metas en el tiempo, estrategias de comunicación interna y externa,ordenar las acciones que permitan alcanzar estas actividades con base en una asignacióncorrecta de recursos y de coordinación de competencias, habilidades y esfuerzos y lafijación precisa de responsabilidades que permitan el control y la evaluación sistémica delos procesos, procedimientos, avances y resultados para poder introducir oportunamente,cambios pertinentes.Dentro del ciclo PHVA, el planear en MECI, corresponde al subsistema de controlestratégico, que busca establecer las bases necesarias para que el control sea una prácticacotidiana nuestra Institución, donde se monitorea la planificación y su ejecución efectiva,hacia la consecución de los objetivos formulados en bien de los grupos de interés, al tenercomo fin la creación de una cultura organizacional basada en el control de cada uno de losprocesos desarrollados en la misma.Alrededor de este subsistema se encuentran los componentes de ambiente de control,dirección estratégica y administración de riesgos, que en forma sistémica nos permitengenerar las condiciones necesarias para la operación de la Institución.En el sistema de gestión de la calidad, el planear, establece la visión de la entidad dentrode un entorno dinámico donde los avances en materia de tecnología, y el mismo estado deevolución de la sociedad, nos obligan a administrar de una manera eficiente y eficaz laInstitución, a partir de la identificación de las necesidades de los usuarios, delestablecimiento de las directrices de calidad, de la configuración de la política de calidad,Manual del Sistema Integrado de Gestión 16

la definición de los objetivos de calidad y terminar con la definición de indicadores yplanes de acción que nos permitan satisfacer esas necesidades identificadas.La implementación, el desarrollo y el mantenimiento del SIG, es realizado por la Oficina deCalidad de la Institución y la evaluación independiente y objetiva del desarrollo,implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del SIG, es realizada por el Jefede Control Interno con el personal asignado a su área, como lo ha indicado elDepartamento Administrativo de la Función Pública – DAFP –.En el siguiente gráfico se visualiza el ciclo PHVA del Sistema Integrado de Gestión en laInstitución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia.Ilustración 4 - Planeación del Sistema integrado de Gestión(Grafico tomado de la guía de Armonización MECI – GP1000 – DAFP 2007)Manual del Sistema Integrado de Gestión 17

3.1.1 Política de CalidadLos Servidores Públicos de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia noscomprometemos en el cumplimiento de los requisitos legales, en la adopción de mecanismosde planeación estratégica, organización, dirección, control, evaluación y mejoramientocontinuo de los procesos y de la prestación de los servicios, con el fin de garantizar elcumplimiento de la misión, la visión y la satisfacción del usuario y las partes interesadas dela Institución.3.1.2 Política de Administración del RiesgoLa Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, declara las siguientes directrices ydefine el marco general de actuación para la gestión integral de los riesgos de lainstitución, con el fin de garantizar el cumplimiento de la misión y brindar una adecuadaprotección de sus recursos:1. Todos los funcionarios de la Institución tienen presente en el desarrollo de susprocesos la gestión del riesgo que sobre los mismos debe ejercerse y revisan lacontribución que los productos o servicios del proceso hacen al cumplimiento de losobjetivos establecidos en el plan de desarrollo de la entidad, con el fin dereconocer, valorar y controlar cualquier eventualidad presente o potencial que limiteo evite el logro de los objetivos institucionales.2. Para la definición de las políticas de administración de los riesgos, la Institucióndeclara que se acoge a los lineamientos de la “Guía de administración del riesgo”que el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), estableció comocomplemento a los elementos y requisitos de control establecidos en el diseño eimplementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y delSistema de Gestión de Calidad bajo la norma NTCGP 1000:2009.3. La Institución promueve y facilita el desarrollo de competencias para la gestiónintegral de riesgos. Los responsables de los procesos coordinan con GESTIÓN DELTALENTO HUMANO, el programa de formación requerido, que garantice lapermanente, unificada y coherente aplicación de las mejores prácticas ymetodologías.4. La Institución cuenta con las siguientes instancias asesoras de riesgos: el ComitéCoordinador del Sistema de Control Interno y de Calidad y la Oficina de ControlInterno.5. La Dirección de Planeación Institucional, es la responsable de administrar los riesgoscorporativos asociados con los objetivos, los procesos, los proyectos, los recursos, lasestrategias y la operación general de la Institución, para lo cual mantendráncomunicación permanente con los líderes de los procesos y las instancias asesoras deriesgos.6. Los líderes de los procesos y sus grupos de trabajo son responsables de identificar,evaluar, valorar, prevenir, proteger, controlar, atender y consolidar los riesgosManual del Sistema Integrado de Gestión 18

asociados a sus procesos, actividades y tareas y definir el Mapa de Administraciónde Riesgos. Deben aplicar de manera permanente los controles documentados encada actividad o tarea, correspondiente al procedimiento en el puesto de trabajo,para sugerir y recomendar los cambios y las acciones preventivas que estimenpertinentes para incrementar el desempeño institucional y la satisfacción de lasnecesidades de los usuarios.7. Los líderes de proceso y sus equipos de trabajo, analizan e identifican las mejoresopciones para el tratamiento de los riesgos, poniendo en práctica las mismas, con elfin de evitar el riesgo, reducir la probabilidad de ocurrencia, reducir susconsecuencias, asumirlo, compartirlo o transferirlo, evaluando el costo/beneficio desu tratamiento en los casos que sea pertinente, preparar y ejecutar las acciones demejoramiento correspondientes.8. En el seguimiento y evaluación del mapa de administración de riesgos, se consideranlos resultados de las auditorías internas y externas; la revisión por la dirección; elanálisis de los procesos; la evaluación de indicadores y las quejas y reclamos de losusuarios o control ciudadano.9. El seguimiento y evaluación periódica a los controles establecidos para eltratamiento de riesgos, permitirá verificar los resultados de la gestión, paraincorporar nuevos riesgos, modificar o establecer nuevos controles.10. Cuando se determina que un control no es efectivo o se identifique la necesidad denuevos controles, se procede por parte de los líderes de proceso y sus equipos detrabajo, a definir y documentar los nuevos controles y los mecanismos deimplementación, como acciones de mejoramiento del proceso, lo que dará lugar a laactualización del Mapa de Administración de Riesgos.11. Previo análisis de conveniencia, oportunidad y economía, la Institución, bajoresponsabilidad del Consejo Directivo o Rectoría, podrá transferir o dispersarriesgos operacionales y financieros o asumir los riesgos que no sean indemnizables,sin que ello implique detrimento patrimonial.12. La Oficina de Control Interno, es responsable de evaluar y determinar al menos unavez por año, si los controles de prevención, detección y corrección establecidos porla Institución, son adecuadamente determinados, oportunamente aplicados, efectivosy eficientes, si se justifica el beneficio, costo y esfuerzo de implementación y tiempopara impactar favorablemente a la Institución; si se justifica que los riesgos seasuman o retengan, compartan o transfieran según los intereses institucionales.3.1.3 Objetivos de CalidadLa Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia establece sus objetivos de calidad apartir de los objetivos estratégicos contemplados en el plan de desarrollo, así:Manual del Sistema Integrado de Gestión 19

Ilustración 5 - Objetivos de Calidad3.1.4 Productos y ServiciosProgramas académicos de Pregrado y PosgradoCursos de ExtensiónServicios técnicosProyectos de InvestigaciónAsesorías y consultoríasManual del Sistema Integrado de Gestión 20

3.1.5 ClientesDe acuerdo a lo establecido en la norma NTCGP 1000:2009, el cliente es toda“organización, entidad, destinatario, usuario o beneficiario de nuestros servicios”, por lo cualen la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, identificamos como clientes:Ilustración 6 - Cliente: EstudianteManual del Sistema Integrado de Gestión 21

Ilustración 7 - Cliente: Sector ProductivoIlustración 8 - Cliente: La ComunidadManual del Sistema Integrado de Gestión 22

3.1.6 Partes InteresadasDe acuerdo a lo establecido en la norma NTCGP 1000:2009, parte interesada es toda“organización, persona o grupo (proveedores, sindicatos, socios o accionistas, entidades decontrol, veedurías ciudadanas o la sociedad en general) que tiene un interés el desempeño oéxito de una entidad”, por lo cual en la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia,identificamos como partes interesadas:Ilustración 9 - Parte Interesada: Ministerio de Educación NacionalIlustración 10 - Parte Interesada: Administración Municipal de MedellínManual del Sistema Integrado de Gestión 23

Ilustración 11 - Parte Interesada: EmpleadoIlustración 12 - Parte Interesada: Sector ProductivoIlustración 13 - Parte Interesada: Entes de ControlIlustración 14 - Parte Interesada: Padres de FamiliaManual del Sistema Integrado de Gestión 24

3.1.7 Roles y ResponsabilidadesLa responsabilidad y autoridad del SIG, están dadas en el Manual de Funciones, Requisitosy Competencias Generales, en las competencias propias de cada proceso y en losprocedimientos establecidos.ROL CARGO RESPONSABILIDADProporcionar evidencia de su compromiso conel desarrollo e implementación del sistema degestión de la calidad, así como con la mejoracontinua de su eficacia, eficiencia yefectividad, mediante:ALTA DIRECCIÓNREPRESENTANTES DELA DIRECCIÓNRectoraJefe de CalidadJefe de TalentoHumano- la comunicación a los servidores públicosy/o particulares que ejerzan funcionespúblicas de la entidad acerca de laimportancia de satisfacer tanto losrequisitos del cliente como los legales,- el establecimiento de la política decalidad,- la seguridad de que se establecen losobjetivos de la calidad,- la realización de las revisiones por ladirección, y- el aseguramiento de la disponibilidadde recursos.Asegurar que se establecen los procesos decomunicación apropiados dentro de lainstitución y de que su comunicación se efectúaconsiderando la eficacia, la eficiencia y laefectividad del sistema de gestión de lacalidad.Aprobar el manual de calidad.Asegurar que se establecen, implementan ymantienen los procesos necesarios para laimplementación del Sistema Integrado deGestión.Informar a la Alta Dirección sobre eldesempeño del Sistema Integrado de Gestióny de cualquier necesidad de mejora.Asegurarse de que se promueva la toma deconciencia de los requisitos del cliente entodos los niveles de la entidad.Manual del Sistema Integrado de Gestión 25

ROL CARGO RESPONSABILIDADAsesorar a la Alta Dirección en elestablecimiento, perfeccionamiento ymantenimiento del sistema de control interno.Formular políticas que generen un ambienteadecuado de autocontrol a través de accionesde mejoramiento institucional.Velar por la incorporación en los distintosplanes de la institución de lasrecomendaciones y resultados de lasevaluaciones del sistema a través deseguimientos periódicos o chequeos. Plantearlos correctivos o redimensionamiento de losmismos.COMITÉ DEL SISTEMAINTEGRADO DEGESTIÓNLa RectoraSecretario GeneralVicerrectorAcadémicoJefe de PlaneaciónInstitucionalJefe de la Oficina deControl InternoLos Representantesde la Dirección anteel Sistema deGestión IntegradoIdentifica y planear en el sistema de control,el énfasis para la incorporación de accionespolíticas o estrategias en procura de lograr unambiente acorde con la filosofía institucional ylas exigencias del entorno.Recomendar capacitación en lo referente atemas sobre el control interno.Procurar por la incorporación de sistemas deinformación y tecnología que soporten elfuncionamiento eficiente y eficaz del sistemade control interno.Estudiar y recomendar la adopción de normasque en materia de control interno se dan,acorde a la naturaleza propia de lainstitución.Realizar el seguimiento al Sistema Integradode Gestión en todas sus fases.Proponer mejoras y aportar soluciones aeventualidades que surjan dentro del SistemaIntegrado de Gestión.Efectuar el análisis de los resultados de lasatisfacción del cliente y proponer acciones atomar.Definir y efectuar los ajustes de la estructurapara el mantenimiento del Sistema Integradode Gestión.Estudiar y aprobar los planes de estudio deSatisfacción del Cliente.Aprobar el programa de auditorías internasManual del Sistema Integrado de Gestión 26

ROL CARGO RESPONSABILIDADdel SIGEstablecer y operar la política de laadministración del riesgo.Formular, orientar, dirigir y coordinar laimplementación, mantenimiento ymejoramiento del Sistema Integrado deGestión bajo las orientaciones de la AltaDirección.EQUIPO DE CALIDADGRUPO EVALUADORLIDER DE PROCESOJefe de CalidadProfesionales deCalidadJefe de ControlInternoProfesional deControl InternoVicerrectorAcadémicoDirector deInvestigaciónDirector deExtensión yProyección SocialSecretarioGeneralJefe dePresupuestoAsesorar y capacitar a los servidores de laentidad en el Sistema Integrado de Gestiónen su implementación y mantenimiento.Revisar, analizar y consolidar la informaciónpara presentar propuestas para elmejoramiento del Sistema Integrado deGestión a la Alta Dirección.Realizar seguimiento a las acciones deimplementación y mantenimiento e informar alos resultados a la Alta Dirección, para latoma de decisiones.Elaborar y presentar el programa deauditorías internas de calidad para suaprobación.Evaluación independiente y objetiva deldesarrollo, implementación, mantenimiento ymejoramiento continuo del Sistema Integradode Gestión.Proveer la evaluación (aseguramiento) sobrela efectividad del manejo de los riesgosEntregar los resultados de sus evaluaciones ala Alta Dirección y al Comité de Coordinaciónde Control InternoVerificar el funcionamiento y actualización dela documentación del Sistema Integrado deGestión.Analizar la conveniencia, diligenciar losformatos correspondientes, revisar y aprobarel plan de acción para las acciones correctivasy preventivas.Planear, efectuar, ajustar y controlar elaseguramiento de los recursos necesarios en elproceso de su responsabilidad.Solicitar y tramitar los recursos humanos,físicos y de ambiente de trabajo necesariosManual del Sistema Integrado de Gestión 27

ROL CARGO RESPONSABILIDADRESPONSABLE DEPROCESOJefe dePlaneaciónInstitucionalJefe deAdmisiones,Registro yControlJefe de BienestarInstitucionalJefe deDocumentaciónJefe de TalentoHumanoJefe deGraduadosJefe deBibliotecaJefe deInfraestructuraJefe deTecnología eInformaciónTodos los servidorespúblicos de laInstituciónpara el sostenimiento de sus procesos.Elaborar y ejecutar los Planes de Acción paragarantizar la prestación del servicio y realizarseguimiento a su desarrollo.Establecer las estrategias y disponer de losrecursos necesarios para la implementación delas mejoras que demande el SistemaIntegrado de GestiónRealizar seguimiento periódico a los procesosbajo su responsabilidad.Las demás que se le establecen en losprocedimientos del Sistema Integrado deGestión.Planear, efectuar, ajustar y controlar laejecución de los procesos bajo suresponsabilidad.Solicitar y tramitar los recursos humanos,físicos y de ambiente de trabajo necesariospara el sostenimiento del Sistema Integradode Gestión.Establecer las estrategias y disponer de losrecursos necesarios para la implementación delas mejoras que demande el SistemaIntegrado de GestiónRealizar seguimiento periódico a los procesosbajo su responsabilidad.Las demás que se le establecen en losprocedimientos del Sistema Integrado deGestión.Aprobar los documentos del SistemaIntegrado de Gestión.Elaborar y proponer cambios a losdocumentos del Sistema Integrado de Gestión.Efectuar los registros de los procesos en elSistema Integrado de Gestión (elaboración,disposición, almacenamiento, protección,retención, disposición).Administrar los recursos físicos y de ambientede trabajo en el Sistema Integrado deGestión.Cumplir con los procedimientos documentadosy demás actividades establecidas en elSistema Integrado de Gestión.Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidadrelacionada con los procesos o servicios a sucargoManual del Sistema Integrado de Gestión 28

ROL CARGO RESPONSABILIDADIdentificar y reportar de manera oportuna asu superior inmediato cualquier anormalidaddel proceso a su cargo que atente contra lacalidad de los mismosParticipar en la solución de no conformidadesdetectadas en el proceso en que intervieneque tenga relación con las responsabilidadesasignadas.Proponer a su superior inmediato acciones oestrategias de mejoramiento al SistemaIntegrado de Gestión.Responder a las convocatorias delCoordinador de Calidad para abordar temasespecíficos, incluida la asistencia ocasional alas reuniones de la revisión por la Dirección.Además, realizar las acciones emanadas dedichas convocatorias y reportar los resultadosal mismo.Las demás que se le establecen en losprocedimientos del Sistema Integrado deGestión.En los manuales de funciones la institución se describe la autoridad y responsabilidad del personalde la institución.Las demás responsabilidades están designadas dentro de las actividades de los procedimientos delSistema y su coordinación a través de los líderes de proceso.Manual del Sistema Integrado de Gestión 29

4 MODELO DE OPERACIÓNEl modelo de operación de Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia estáconformado por 18 procesos, agrupados así: 3 procesos misionales, 3 procesos de apoyo alo misional, 8 procesos de apoyo institucional, 2 procesos estratégicos y 2 procesos deevaluación y control, los cuales interactúan entre sí bajo unos lineamientos deautoevaluación, autogestión, autocontrol y autorregulación, para atender las necesidades yrequisitos del cliente.4.1 PROCESOS MISIONALESLos procesos misionales proporcionan el resultado previsto por la Institución en cumplimientode su razón de ser; están directamente comprometidos con la creación de valor para losclientes externos de la misma.Nombre del Proceso Objetivo LíderDocenciaInvestigaciónExtensión y ProyecciónSocialFacilitar el adecuado desarrollo de los programasacadémicos con pertinencia, calidad académica yhumana, asegurando el cumplimiento de la misióninstitucionalDesarrollar en la Institución, actividad y culturainvestigativa que posibilite la producción deconocimiento para beneficio de la comunidadcientífica, académica y en general, a través de laformulación de propuestas de solución a susnecesidades y problemas.Articular las diversas partes de la institución en unproyecto de promoción social de principios éticosy de desarrollo social equitativo y sostenible, parala producción, incorporación y facilitación detransmisión de saberes responsables y laformación de profesionales, ciudadanosigualmente responsablesVicerrectorAcadémicoDirectora deInvestigaciónDirector deExtensión yProyección Social4.2 PROCESOS DE APOYO A LO MISIONALLos procesos de apoyo a lo misional proveen los recursos necesarios para la operación delos procesos misionales.Nombre del Proceso Objetivo LíderAdmisiones, Registro yRealizar las actividades de admisión, registro del Jefe de Admisiones,Manual del Sistema Integrado de Gestión 30

Nombre del Proceso Objetivo LíderControlGestión de ApoyosEducativosGestión del Graduadohistorial académico y egreso de los estudiantes deacuerdo con el reglamento estudiantil yacadémico.Prestar servicios de apoyo bibliográfico yaudiovisual, asesorando su correcto uso a losusuarios y partes interesadas como aporte a laeducación integral expresada en la MisiónInstitucional.Propiciar canales efectivos de información ycomunicación entre el graduado, la instituciónuniversitaria y los empleadores, que contribuyanal desarrollo personal, profesional y empresarialde los graduados de pregrado y posgrado, y enla realimentación de la formación académica enlos programas ofrecidos, en la búsqueda de lamejora continua de los mismos.Registro y ControlJefe de BibliotecaJefe de Graduados4.3 PROCESOS DE APOYO INSTITUCIONAL:Los procesos de apoyo institucional proveen los recursos necesarios para la operación de losprocesos estratégicos, misionales, de apoyo misional y de evaluación y control.Nombre del Proceso Objetivo LíderGestión de Bienes yServiciosGestión deInfraestructuraGestión de Tecnologíae InformaciónGestión LegalGestión DocumentalAdquirir bienes y servicios oportunamente parala satisfacción de las necesidades institucionalesde acuerdo con el plan de compras formuladopara cada vigencia fiscal, custodiándolos deacuerdo con la normatividadGarantizar que la infraestructura requerida parala operación, adecuación y el correctofuncionamiento de todos los procesos y desarrollode las actividades académicas y administrativasde la Institución, sean pertinentes para sudesempeño, mediante aplicación deprocedimientos técnicos requeridos.Contribuir a la eficiencia de los procesosacadémicos y administrativos de la Institución,mediante la adquisición de tecnologías deinformación apropiadas para el cumplimiento dela misión institucional.Brindar la asesoría legal a todos los procesos deacuerdo con la normatividad vigente, realizandola debida y oportuna contratación y defensajurídica de los intereses de la Institución.Custodiar la información de la Institución según elciclo vital y las normas establecidas, facilitando elflujo oportuno de esta a todos los usuariosSecretario GeneralJefe deInfraestructuraJefe de Tecnologíae InformaciónSecretario GeneralJefe deDocumentaciónManual del Sistema Integrado de Gestión 31

Nombre del Proceso Objetivo LíderGestión del TalentoHumanoBienestar InstitucionalGestión FinancieraRealizar la selección, vinculación, inducción ydesarrollo del Talento Humano, acorde con lanormatividad vigente y las necesidades decompetencias institucionales que permita unadebida administración del mismoBrindar a los miembros de la comunidaduniversitaria, espacios y actividades deportivas,culturales, de desarrollo humano y de salud quecontribuyan a potencializar las diferentesdimensiones del ser.Administrar los recursos financieros de la Instituciónde una manera confiable, eficaz y oportuna,generando una información contable y financieraque oriente la toma de decisiones y asegure ladisponibilidad de los recursos para la realizaciónefectiva de los procesos académicos yadministrativosJefe de TalentoHumanoJefe de BienestarInstitucionalJefe de Presupuesto4.4 PROCESOS ESTRATÉGICOS:Los procesos estratégicos permiten fijar el horizonte, lineamientos y estrategiasinstitucionales, constituyen la base para el diseño de acciones de prevención y/o correcciónque garanticen una efectiva planeación.Nombre del Proceso Objetivo LíderPlaneación InstitucionalComunicaciónEstratégicaOrientar el direccionamiento estratégico de laInstitución a través de la elaboración del PEI, elPlan de Desarrollo y las políticas Institucionales,concretándolos a través de la evaluación y gestiónde proyectos y del seguimiento a los procesospara la mejora continua.Gerenciar la comunicación interna y externa, parael cumplimiento de la misión Institucional,generando sentido de pertenencia en sus públicos,posicionamiento de la marca y satisfacción de lasnecesidades de los clientes y/o usuarios.Jefe de PlaneaciónInstitucionalJefe de Mercadeoy Comunicaciones4.5 PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL:Los procesos de evaluación y control miden y recopilan datos destinados al análisis deldesempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia en la Institución.Nombre del Proceso Objetivo LíderGestión de la MejoraGarantizar un Sistema de Gestión eficaz a través Jefe de CalidadManual del Sistema Integrado de Gestión 32

Nombre del Proceso Objetivo LíderControl Internode la implementación de actividades deseguimiento, medición y análisis a los procesos,fomentando el autocontrol, determinando lasoportunidades de mejoramiento continuo, ypromoviendo una cultura organizacional decalidad y excelencia que permita la satisfacciónde sus usuarios y partes interesadas.Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economíade los distintos procesos institucionales, asesorandoa la alta dirección en la continuidad del procesoadministrativo y académico, la revaluación de losdistintos planes y en la aplicación de loscorrectivos y mejoras necesarias para elcumplimiento de la misión y los objetivosinstitucionales.Jefe de ControlInterno4.6 MAPA DE PROCESOSManual del Sistema Integrado de Gestión 33

Ilustración 15 - Mapa de Procesos4.7 CONTROL DE CAMBIOSElaboró Revisó Aprobó FechaSOLICITÓ CARGO APROBÓ CARGO FECHA APROBACIÓNManual del Sistema Integrado de Gestión 34