Guía de Trámites Sectorial - Upme

Libertad y OrdenMINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍARepública de ColombiaGuíadeTrámitesSectorialPlan Sectorial de Desarrollo Administrativo 2006 • Política No. 5 Rediseños Organizacionales

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍASECTOR MINAS Y ENERGÍAPLAN SECTORIAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVOPolítica No.5Rediseños OrganizacionalesGuía de Trámites SectorialNoviembre de 2006

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialINTEGRANTES GRUPO SECTORIALDORIS MAHECHA BARRIOSMARIA DEL PILAR CASTAÑEDASONIA JIMENA ROJASGIOVANNA BARBOSAMARTHA ROCIO RODRIGUEZLUIS EDUARDO GUTIERREZRAFAEL AREVALOMME LIDER SECTORIALMMEANHCREGECOPETROL S.A.INGEOMINASIPSE2 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialINDICEIntroducción ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5Objetivo ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 6Definiciones ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7Portal del Estado Colombiano – PEC ------------------------------------------------------------------------------- 10Listado de trámites por Entidad ------------------------------------------------------------------------------------ 14Ministerio de Minas y Energía-------------------------------------------------------------------------------- 14Agencia Nacional de Hidrocarburos ------------------------------------------------------------------------ 27Comisión de Regulación de Energía y Gas ---------------------------------------------------------------- 29Ecopetrol S.A. -------------------------------------------------------------------------------------------------- 31Instituto Colombiano de Geología y Minería -------------------------------------------------------------- 33Instituto de Planificación y Promoción de Soluciones Energéticas ------------------------------------- 37Unidad de Planeación Minero Energética ------------------------------------------------------------------ 39Preguntas y respuestas de la Ley 962 Antitrámites -------------------------------------------------------------- 44Conclusiones ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 62PágMinisterio de Minas y Energía3

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialINTRODUCCIÓNEsta Guía de Trámites Sectorial que presentan las entidades del Sector Minas y Energía es la compilacióndel trabajo realizado por el Grupo Sectorial de Desarrollo Administrativo, en la Política # 5 RediseñosOrganizacionales con el propósito de consolidar la información sectorial y de esta manera garantizar laeficiencia y eficacia de la función administrativa y reducir el gasto público, de acuerdo con lo establecido enla Ley 962 de 2005.Es importante que los usuarios de los trámites consignados en esta Guía, verifiquen los requisitos y ladocumentación en la pagina del Portal Gobierno en Línea, puesto que los trámites incluidos pueden serobjeto de modificaciones.Ministerio de Minas y Energía5

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialOBJETIVOProporcionar una Guía práctica que permita identificar claramente los principales trámites de cada una delas entidades del sector, coadyuvando al fortalecimiento de la cultura del «buen servicio público» en desarrollode la política estatal de Racionalización, Modernización y Lucha contra la corrupción, de acuerdo con loestablecido en la Política # 5 Rediseños Organizacionales del Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo.6 Ministerio de Minas y Energía

Trámite:Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialDEFINICIONESConjunto o serie de pasos o acciones regulados por el Estado que han de llevarse a cabo por parte de losusuarios para obtener un determinado producto o para garantizar debidamente la prestación de un servicio,el reconocimiento de un derecho, la regulación de una actividad de especial interés para la sociedad o ladebida ejecución y control de las actividades propias de la Administración Pública.Los trámites implican una interacción o encuentro entre la Administración Pública, las empresas y losparticulares. Tienen como propósito facilitar el ejercicio de los derechos de los ciudadanos; por lo tanto, fiela los principios constitucionales, la Administración Pública no impondrá trámites ni exigirá requisitos queno estén contemplados en la Ley o no hayan sido autorizados expresamente por ésta (Constitución Políticade 1991).Procedimiento:Conjunto o sucesión de pasos o actos secundarios, ampliamente vinculados y cronológicamente dispuestos,realizados al interior de la entidad por el servidor público y dirigidos a precisar la forma de hacer algo,incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea.El procedimiento también se interpreta como una instrucción que precisa en forma detallada y generalmentepor escrito, los pasos que se han de seguir de acuerdo con una secuencia lógica para producir un bien,Ministerio de Minas y Energía7

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites Sectorialservicio o cosa de naturaleza diversa, señalando no sólo la manera de hacer las cosas, sino también losrequerimientos que demanda su realización y bajo la responsabilidad de quién recaen las labores.Regulación:Conjunto de normas o reglas vigentes que someten o reglamentan el ejercicio de un derecho y/o elfuncionamiento de una actividad particular, social, política, económica, educativa, entre otras.Normalización:Reglamentación de las dimensiones y calidades de los productos con el fin de simplificar su manejo yreducir su costo.Proceso:Actividad o grupo de actividades que se desarrollan en una serie de etapas secuenciales y que buscan unfin determinado.Método:Significa el camino a seguir mediante una serie de operaciones y reglas prefijadas de antemano aptas paraalcanzar el resultado propuesto. Actuar con método se opone a todo hacer casual y desordenado.8 Ministerio de Minas y Energía

Simplificación:Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialSimplificar es reducir la complejidad, cada vez que sea posible, lo que conduce a menos etapas, menosinterdependencias, menos procedimientos, menos trámites. «Hacer todo más fácil de aprender ycomprender». En síntesis, es lograr reducir la complejidad de un proceso.Racionalización:Objetivo que de acuerdo con la política «Antitrámites» propende por la revisión, simplificación, supresión omodificación de trámites y procedimientos administrativos para imprimir celeridad, eficiencia, eficacia,transparencia y observancia del principio de buena fe en las relaciones entre la Administración Pública y losciudadanos o usuarios. Es la organización lógica de las actividades o tareas con el fin de obtener un mejorrendimiento en los procesos.Ministerio de Minas y Energía9

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialPORTAL DEL ESTADO COLOMBIANO - PECEs una herramienta web que permite la carga y actualización de contenidos e información de trámites quese publican en el portal.www.gobiernoenlinea.gov.co.El objetivo es ser el punto único de acceso a toda la información, a los servicios y a los trámites que ofreceel Estado Colombiano.GRUPO GIIA: Grupo Interno Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano – GIIA cuyo líder debe ser elSecretario General de la entidad.PERFIL GENERAL: Sus miembros deben ser delegados de las dependencias que al interior intervenganen la gestión y ejecución de procesos interrelacionados con los trámites misionales.PERFIL COORDINADOR: Directivo de la entidad, con experiencia y conocimiento de los trámites.PERFIL SUIT: Responsable de la administración de la información que la entidad reporte en el SistemaÚnico de Información de Trámites del Estado Colombiano.PERFIL PEC: Responsable de la administración de los contenidos que la entidad reporte en el PEC10 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialProceso para crear un nuevo trámite:1. Descripción: Ingrese los datos correspondientes al Nombre del trámite, Tipo de trámite, En qué consistey si es realizado por medios electrónicos.2. A quién está dirigido el trámite, persona natural, persona jurídica3. Clasificación temática, tema, subtema4. Clasificación Eventos de Vida5. Fechas en que se debe o puede realizar el trámite6. Lugar y horarios en que se puede realizar el trámite7. Vigencia del trámite8. Requisitos para la realización del trámite9. Documentos necesarios para la realización del trámite10. Pasos que debe seguir el usuario desde el inicio del trámite hasta su finalización.11. Datos sobre el pago del trámite, cuenta en la que se realiza el pago12. Pasos que se deben realizar al interior de la entidad para dar solución al trámite.13. Respuesta del trámite, dependencia que resuelve el trámite, cargo, tipo de respuesta, descripción,condicional, atributo de la respuesta, forma de envío de la respuesta, plazo para dar respuesta.14. Seguimiento al ciudadano, tipo de medio, datos necesarios15. Normas y estadísticas, normatividad que regula el trámite, tipo de norma, número, año16. Relación del trámite con trámites precedentes17. Estadísticas sobre el trámite18. Racionalización del trámite, tipo de racionalización, fecha, tipo de norma, número, añoMinisterio de Minas y Energía11

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialQué pasa si no se mantiene actualizada la información que sobre su entidad aparece en el Portal?• Consecuencias a nivel de imagen para la entidad• Causal de mala conducta y de falta grave en cabeza del representante o jefe de la respectiva entidad odependencia• Riesgo de sanciones por parte de la Procuraduría General de la Nación.Quiénes son los usuarios del sistema?• Administrador Central: Encargado de la Administración de las funcionalidades básicas del PEC: roles,administradores, parámetros, zonas, temas, categorías, etc. Es también el encargado de aprobar parasu publicación los contenidos (diferentes a trámites) que cargan o actualizan los administradores deentidad, así como de ejercer una auditoria permanente sobre el desempeño de estos.• Aprobador de trámites: Encargado de aprobar para su publicación los trámites que cargan y actualizanlos administradores de entidad.• Administrador de trámites de entidad: Encargado en cada entidad de cargar y mantener actualizadala información referente a los trámites de la entidad.• Administrador de contenidos de entidad: Encargado en cada entidad de cargar y mantener actualizadala información básica de la misma, así como los enlaces directos a la página Web de la entidad, loseventos y las situaciones ciudadanas.12 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialSi así lo decide la misma entidad, una sola persona puede estar encargada de la administración de trámitesy contenidos.PROCESO PARA CARGAR LA INFORMACIÓN DE TRÁMITES EN EL SUIT1. Consolidar el listado de trámites de la entidad e identificar las áreas que intervienen en cada trámite2. Asignar los roles para cargar la información, tanto de la Ficha de la Entidad como de la Hoja de Vida porcada trámite3. Validar internamente y autorizar la Información que será cargada en el SUIT para consulta del ciudadanoen www.gobiernoenlinea.gov.co4. Ingresar la información en el SUIT, para aprobación del DAFP5. Si la información requiere modificaciones, hacer los ajustes y actualizar en el SUIT. Si la información esaprobada, establecer el proceso mediante acto administrativo.Ministerio de Minas y Energía13

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialLISTADO DE TRÁMITES POR ENTIDADMINISTERIO DE MINAS Y ENERGIATransversal 45 No. 26 – 86 CANPBX: 3245262 FAX 3245220www.minminas.gov.co14 Ministerio de Minas y Energía

Sector GasPlan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteSolicitud de certificación de municipiosincluidos en áreas de servicioexclusivo de gas naturalDescripciónSi usted es una empresa de servicios públicos interesada en prestarel servicio de gas natural por redes a un municipio determinadoo la autoridad municipal de tal municipio, que está solicitando directao indirectamente (a través de una empresa de servicios públicos),recursos de cofinanciación al Fondo Especial Cuota de Fomentopara proyectos de infraestructura de gas natural, debe acreditarque su municipio no se encuentra incluido dentro de una delas Áreas de Servicio Exclusivo de Gas Natural con el fin de cumpliruno de los requisitos establecidos en el proceso de solicitud. Paratal fin, debe solicitar la certificación a este Ministerio.Presentación de proyectos parasolicitud de recursos al FondoNacional de Regalías.Si usted es la autoridad principal de una entidad territorial quedesea solicitar recursos al Fondo Nacional de Regalías, debe presentarel proyecto al Ministerio de Minas y Energía para su evaluación,cumpliendo con los requisitos establecidos en el AcuerdoNúmero 007 del Departamento Nacional de Planeación.Ministerio de Minas y Energía15

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteDescripciónInterconexiones internacionalesde gas natural.Si usted es una persona jurídica nacional o extranjera que va aprestar el servicio de transporte de gas natural a través de unaconexión internacional, deberá presentar al Ministerio de Minas yEnergía todos los documentos, estudios y acreditaciones previstosen el Decreto 2400 del 18 de julio de 2006.16 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialSector MinasNombre del TrámiteDescripciónSolicitud de expropiación deinmuebles a favor de la mineríaSi usted es una persona natural o jurídica, que cuenta con un títulominero inscrito en el Registro Minero Nacional y desea adquirir unosbienes inmuebles indispensables para el desarrollo de su actividadminera, puede solicitar ante la Dirección de Minas la expropiaciónde tales inmuebles, amparado en la declaratoria legal de utilidadpública e interés social que posee la minería.Solicitud de Amparo Administrativopor perturbación de autoridadSi usted es una persona natural o jurídica, beneficiario de un títulominero inscrito en el Registro Minero Nacional, puede solicitaramparo frente a la ocupación, perturbación o desalojo por parte deuna autoridad, o de un tercero autorizado por ésta, cuando las perturbacionesse realizan en el área de su título minero a la Direcciónde Minas en la sede central del Ministerio.Ministerio de Minas y Energía17

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteDescripciónSolicitud declaratoria de áreas dereserva especialSi usted representa a una comunidad minera con explotacionestradicionales de minería en un área determinada, y teniendo encuenta motivos de orden social y económico, requiere que se delimiteuna zona en donde temporalmente no se admitan nuevas propuestasde explotación para desarrollar en ellas proyectos minerosestratégicos para el país, debe presentar la solicitud a la Direcciónde Minas de la sede central del Ministerio de Minas y Energía.Solicitud de delimitación de zonasmineras indígenas, de comunidadesnegras y mixtasSi usted es una autoridad comunitaria de una comunidad indígenao una comunidad negra, puede solicitar al Ministerio de Minas yEnergía que se delimite a favor de dicha comunidad, una zona mineraindígena, de comunidades negras o mixtas en un área determinada,con el fin de que el Estado les pueda garantizar una participaciónreal y efectiva en las decisiones que se lleguen a tomarpor la explotación de los recursos naturales dentro de su territorio.18 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialSector HidrocarburosNombre del TrámiteDescripciónSolicitud de visto bueno para laimportación de combustibles líquidosy de maquinaria y equiposdel sector petroleroSi usted es una persona jurídica y requiere que se le expida vistobueno para la importación de material y equipo para el sector petrolero,a las empresas debidamente inscritas ante el Ministerio deMinas y Energía, y para la importación de combustibles y lubricantesa los diferentes importadores, de acuerdo con la normatividad vigente.Conceder o negar Visto Bueno para exenciones arancelariasSolicitud de registro de productoresde alcohol carburanteSi usted es persona natural o jurídica y es productor de alcoholcarburante debe registrarse en la Dirección de Hidrocarburos delMinisterio de Minas y Energía, para efectos de vigilancia y control.Ministerio de Minas y Energía19

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteDescripciónSolicitud de permiso para construiry operar una planta de abastecimientode combustibles líquidosderivados del petróleoSi usted es una persona natural o jurídica y está interesada en laconstrucción y operación de una planta de abastecimiento de combustibleslíquidos derivados del petróleo, debe solicitar autorizaciónante la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas yEnergíaSolicitud de registro de compañíasextranjerasSi usted es una compañía extranjera cuyo objeto social contempleactividades de la industria del petróleo y desee establecer una sucursalen Colombia, para celebrar contratos en el sector de hidrocarburoscon la Nación o con particulares.Ministerio de Minas y Energía21

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteDescripciónSolicitud de recursos para proyectosde energización en zonas queno están conectadas al Sistema(Eléctrico) Interconectado Nacional.Si usted es una entidad territorial (municipio) y requiere recursosde cofinanciación y tiene estructurado un plan, proyecto o programade inversión priorizado para la construcción, reposición, rehabilitacióno instalación de nueva infraestructura eléctrica que permitaampliar y/o mejorar la cobertura, podrá solicitar recursos através del Fondo de Apoyo Financiero para la Energización de lasZonas no Interconectadas - FAZNI.Solicitud de recursos parasubsidiar el consumo de energíaeléctrica en zonas especiales.Si usted es un usuario del servicio de energía eléctrica, una entidadterritorial o una empresa comercializadora de energía eléctricaen zonas especiales (Zonas de difícil gestión, Áreas rurales demenor desarrollo y Zonas subnormales urbanas) y requiere recursospara subsidiar el consumo de energía eléctrica, podrá, a travésdel Comercializador que lo atienda, solicitar recursos del Fondo deEnergía Social - FOES.Ministerio de Minas y Energía23

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteSolicitud de aprobación de recursosy validación de subsidios ycontribuciones en la facturacióndel consumo de energía eléctrica.DescripciónSi usted es una empresa comercializadora de energía eléctrica,requiere de la validación del manejo de subsidios y contribucionesen la facturación del consumo de energía eléctrica, a fin de definirla cantidad de recursos a girarle o a solicitarle al Fondo de Solidaridadpara Subsidios y Redistribución del Ingresos. - FSSRI.Solicitud de declaratoria de utilidadpública de áreas destinadasa proyectos de generación y transmisiónde electricidadSi usted es representante legal de persona jurídica y requiere accedera terrenos de terceros para la ejecución de un proyecto de generacióno transmisión eléctrica, y no se ha llegado a un acuerdodirecto sobre enajenación del predio con su propietario, o ésteestá incapacitado para hacerlo voluntariamente, debe solicitar alMinisterio de Minas y Energía la declaratoria de utilidad pública.24 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteDescripciónSolicitud de fijación de capacidadinstalada y fecha de entrada enoperación comercial de plantas degeneración eléctricaSi usted es una persona jurídica y es propietaria de plantas de generacióneléctrica, deberá solicitar al MME por intermedio de laDirección de Energía, la expedición de la resolución por la cual sefija la capacidad instalada y la fecha de entrada en operación comercialde la Central Generadora.Solicitud de validación de los certificadosde productos eléctricosexpedidos en el exterior con elReglamento Técnico de InstalacionesEléctricasSi usted es una persona natural o jurídica que importe productoseléctricos objeto del Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricasy pretenda validar los certificados de productos eléctricos expedidosen el país de origen, deberá solicitar la equivalencia de lanorma con el Reglamento Técnico ante el Ministerio de Minas yEnergía.Ministerio de Minas y Energía25

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteDescripciónSolicitud de expedición de decretopara fijar la proporción en quedebe distribuirse el impuesto deindustria y comercio entre losmunicipios afectados por la construcciónde centrales de generacióneléctricasSi usted es un ente territorial (municipio) y ha sido afectado por laconstrucción de generadoras de energía eléctrica, tiene derecho aparticipar en la distribución del Impuesto de Industria y Comercio,por lo que debe dirigir la respectiva solicitud al Ministerio de Minasy Energía.26 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialAGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROSCalle 99 No. 9ª – 54 Torre 3 Of. 1401PBX 5931717 FAX 5931718Línea Gratuita Nacional 018000953000www.anh.gov.coinfo@anh.gov.cohttp://www.gobiernoenlinea.gov.co/entidad.aspx?entID=92Ministerio de Minas y Energía27

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteDescripciónSolicitud de áreas para exploracióny producción y evaluacióntécnicaSi usted es persona jurídica, pública o privada, y está interesada enobtener un área para llevar a cabo actividades de exploración yproducción de hidrocarburos, deberá solicitarla a la Agencia Nacionalde Hidrocarburos.Suministro de información delBanco de Información PetroleraBIP y Litoteca NacionalSi usted es una persona natural o jurídica y requiere informacióngeológica y técnica de exploración y producción de hidrocarburos,puede dirigirse al Banco de Información Petrolera BIP o a la LitotecaNacional previa solicitud de los servicios por escrito a la AgenciaNacional de Hidrocarburos.28 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialCOMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS - CREGCarrera 7 # 71 – 52 Torre B Piso 4PBX: 3122020 FAX 3121893www.creg.gov.coMinisterio de Minas y Energía29

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteDescripciónRegistro de Inicio de Actividadesde las Empresas de Energía y GasSi usted es una empresa que ha iniciado o pretende iniciar actividadesde prestación de servicios públicos domiciliarios en Energíay Gas Combustible, debe presentar una solicitud de registro porescrito ante la CREG.30 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialECOPETROL S.A.Carrera 13 # 36 – 24PBX: 2344000 FAX 2344224www.ecopetrol.com.coMinisterio de Minas y Energía31

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteDescripciónAtención al Cliente NacionalAdquisición / compra de productos elaborados por la empresaRegistro de Cientes InternacionalesRegistro para establecer relación comercial con ECOPETROL S.A.32 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialINSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGÍA Y MINERÍA - INGEOMINASDiagonal 53 # 34 – 53PBX: 2200200 FAX: 2223597www.ingeominas.gov.coMinisterio de Minas y Energía33

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámitePropuesta de Contrato deConcesiónDescripciónContrato que se celebra entre el Estado y un particular para efectuar,por cuenta y riesgo de este, estudios, trabajos y obras de expiraciónde minerales de propiedad estatal que puedan encontrarsedentro de una zona determinada y para explotarlosAutorización TemporalLa Autoridad minera podrá otorgar a solicitud de los interesadosautorización temporal e intransferible, a las entidades territorialeso a los contratistas para la construcción, reparación, mantenimientoy mejoras de las vías publicas nacionales, departamentales omunicipales mientras dure su ejecución, para tomar de los prediosrurales vecinos o aledaños a dichas obras y con exclusivo destino aéstas, con sujeción a las normas ambientales, los materiales deconstrucciónCertificado de Registro MineroNacionalLa Hoja de Reporte de Consulta de Registro Minero Nacional es elprocedimiento mediante el cual se le brinda información al interesadoacerca del listado de todos los Títulos vigentes y no vigenteshasta el momento de la solicitud34 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteCertificado de Libertad de ÁreaDescripciónLa Certificación de Libertad de Área, es el proceso mediante el cualse le brinda información al interesado sobre la disponibilidad deuna zona especifica, es decir si ésta ha sido solicitada o no.Certificado de Reporte GráficoEl Reporte Gráfico es el proceso mediante el cual se le brinda informaciónal interesado sobre la disponibilidad de una zona específica,es decir si ésta ha sido solicitada o no, pero a diferencia de laCertificación de Libertad de Área esta información es de tipo gráficoExpedición diligencia de manejode Material RadiactivoCesión de DerechosAutorización concedida para manejar material radiactivo, con baseen una evaluación de seguridad radiológica y física complementadacon requisitos y condiciones específicos que ha de cumplir eltitular de la licenciaActo jurídico por medio del cual, el beneficiario de un titulo minerotransfiere voluntariamente a un tercero sus derechos sobre el tituloo parte de ellos. Solicitando previa autorización para ello o dandoaviso previo de la negociación a la autoridad MineraMinisterio de Minas y Energía35

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteCesión de ÁreasAutorización de PrórrogasDescripciónActo jurídico por medio del cual, el beneficiario de un titulo minerotransfiere voluntariamente a un tercero sus derechos sobre el titulomediante la división material del área objeto del titulo, dando avisoprevio de la negociación a la autoridad mineraConcede a los beneficiarios de títulos mineros la posibilidad deprolongar en el tiempo el término de duración del titulo o de losperiodos que los componen, siempre y cuando se encuentren aldía en el cumplimento de sus obligacionesAutorización de Suspensión o Disminuciónde la ExplotaciónPermite que los concesionarios en atención a circunstancias transitoriasde orden técnico o económico puedan suspender temporalmentela explotación o disminuir los volúmenes de explotación.Siempre que se conceptúe favorablemente sobre la viabilidad técnicade la solicitudAmparo AdministrativoEl Amparo Administrativo tiene como finalidad36 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialINSTITUTO DE PLANIFICACIÓN Y PROMOCIÓN DE SOLUCIONESENERGÉTICAS – IPSECarrera 12 # 84 – 12 Piso 8PBX: 6449321 FAX 6224218www.ipse.gov.coMinisterio de Minas y Energía37

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteDescripciónSolicitud para Distribución deSubsidios por menores tarifaspara las Zonas No InterconectadasSi usted es un ente prestador del servicio de energía eléctrica enlas Zonas No Interconectadas –ZNI- ( Alcaldía, Empresas prestadorasdel servicio de energía eléctrica, Gobernación) puede solicitar elreconocimiento de subsidios para cada centro poblado a su cargoy obtener a cambio subsidios para los usuarios de estratos residenciales1, 2 y 3; para compra de combustible y para inversionesen infraestructura energética.Solicitud de Viabilización de ProyectosSi usted es un ente jurídico que representa una comunidad de lasZonas No Interconectadas podrá solicitar la viabilización de un proyectode energización rural o de centro de poblado, con el fin deque se les apruebe y llegue a dicha población el servicio de energíapara su desarrollo.38 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialUNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA – UPMECarrera 50 # 26 -00PBX: 2220601 FAX 2219537www.upme.gov.coMinisterio de Minas y Energía39

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteDescripciónRegistro de proyectos de generaciónde energía eléctricaEs la posibilidad que tiene un promotor de proyectos para registrarun proyecto de generación de energía eléctrica y que puedetenerse en cuenta para los diversos análisis energéticos que realizala Unidad, en esa medida puede ser considerado dentro de lageneración en el Sistema de Interconexión Nacional (SIN)Concepto de viabilidad de conexiónal Sistema de TransmisiónNacional (STN)Es el procedimiento que todo usuario, sea este generador, transportador,operador de red o gran consumidor, debe realizar paraconectarse al Sistema de Transmisión Nacional (STN). A través deeste procedimiento la Unidad realiza la revisión de la informaciónde la solicitud, evalúa y emite su respectivo concepto acerca de laviabilidad de la conexión40 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteDescripciónSolicitud de Certificación del preciode exportación de crudo paraefectos fiscales y cambiariosTipo de usuario: Empresas exportadoras de petróleo.Espera obtener: Certificación de Precios de Crudo de ExportaciónDebe solicitarlo a: UPME Área de HidrocarburosAprobación de metodología deProyección de DemandaTodas las empresas Distribuidoras de Gas Natural, con el fin deque la CREG defina las tarifas a los usuarios finales, debe solicitarla Aprobación de metodología de Proyección de Demanda ante laUPME. Esta solicitud la debe realizar cada vez que soliciten establecimientode tarifa, ya sea para cubrir un nuevo municipio o cuandose cree una empresa distribuidora nueva.Ministerio de Minas y Energía41

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteDar concepto de viabilidad técnicay financiera de las solicitudesde cofinanciación de recursos quesolicitan las entidades territoriales,empresas prestadoras de servicioo entidades del gobierno alos fondos: FAER FAZNI, FECF yPRONEEstablecimiento de cupo de combustibleslíquidos derivados delpetróleo o grandes consumidoresubicados en municipios ycorregimientos de zonas de fronteraDescripciónRepresentantes de las entidades territoriales, representantes de lasentidades prestadoras del servicio, IPSE. Concepto de viabilidadtécnica y financiera de las solicitudes de cofinanciación ante laSubdirección de Planeación de Energía, UPMEEl Propietario o Representante Legal de una empresa acreditadacomo Gran Consumidor, por e Ministerio de Minas y Energía (Decreto4299 de noviembre 25 de 2005), que se encuentre ubicadaen un municipio o corregimiento de Zonas de Frontera, y este interesadoen que se le asigne un volumen de combustible líquidoderivado del petròleo: ACPM y la Gasolina Motor, exentos de IVA,Arancel e Impuesto Global, debe radicar su solicitud ante la UPME,antes del 20 de enero de cada año. Dicha solicitud debe estaracompañada de la información relacionada en las Resoluciones 180219 de 2005 y 180 036 de 2006. La información debe estar firmadapor el Representante Legal y Revisor Fiscal y se debe enviar alDirector General de la UPME.42 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialNombre del TrámiteDescripciónSolicitud de cupo de combustiblespara Empresas Acuícola.Si usted es una persona jurídica y solicita la asignación de cupo decombustible para una empresa acuícola, debe presentar ante laUPME una solicitud motivada acompañada de la información contenidaen el artículo segundo de los numerales 1 al 11 del Decreto4335 de diciembre 22 de 2006.Concepto de viabilidad técnica yfinanciera de los proyectos de promociónde la minería que concursanpor recursos del Fondo Nacionalde Regalías - FNRLos entes territoriales y el Ingeominas como entidad que administrael recurso minero, pueden presentar directamente a la UPMElos proyectos para concursar por los recursos del FNR para obtenerla viabilidad técnica y financiera. Si el proyecto es viable se inscribeen el BPIN y se envía el físico al DNP para su priorización y presentaciónante el Consejo Asesor, si el proyecto no tiene viabilidad sedevuelve al ente territorial o a Ingeominas, indicando las deficienciaspara su ajuste.Solicitud de informaciónEs la posibilidad que tienen los ciudadanos de tener acceso a laUPME para solicitar información del sector Minero Energético.Ministerio de Minas y Energía43

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialPREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA LEY 962Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos delos organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestanservicios públicos.¿Qué es la ley antitrámites?Esta Ley es una iniciativa gubernamental que se creo para reducir buena parte de los trámites y procedimientosque las personas jurídicas y naturales deben hacer ante diferentes entidades del Estado.¿Para qué sirve?Para aumentar la eficiencia del Estado recortando cerca de 80 trámites y reduciendo el tiempo en otros. LaLey busca dar mayor celeridad, economía, eficacia e imparcialidad en los trámites.La implementación de esta Ley conduce a un importante ahorro de tiempo y recursos de los ciudadanos yel Estado en general.44 Ministerio de Minas y Energía

¿Qué prohíbe?Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialProhíbe la exigencia de requisitos adicionales para el ejercicio de derechos o actividades que hayan sidoreglamentadas de manera general por la Ley.¿Se necesitaba esta Ley?Sí. Muchos de los trámites que los ciudadanos realizaban en las diferentes entidades del Estado requeríande una gran inversión de tiempo y dinero, lo cual en muchos de los casos se convertía en un obstáculo parallegar a la finalidad de la diligencia. Igualmente obliga a las entidades a comunicarse entre si para agilizarlos trámites y procedimientos que tengan conjuntamente.La creación de una Ley de esta magnitud era una necesidad para el país si se tiene en cuenta que es unaobligación tener -cada día- un Estado más eficaz y transparente en la gestión pública. De ahí el por qué deeliminar decenas de gestiones ante los organismos oficiales.Ministerio de Minas y Energía45

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites Sectorial¿El divorcio se puede hacer ante notario?LOS TRÁMITESCuando exista acuerdo entre los cónyuges, el divorcio se podrá hacer ante notario, por intermedio deabogado, mediante escritura pública. Este trámite solo se podía hacer ante un juez de familia, ahora sepuede realizar en una notaria, lo cual agiliza y descongestiona procedimientos, ahorrando tiempo a losinteresados.¿Qué pasa si el matrimonio es católico?La Ley dice que los casados mediante vínculo religioso podrán efectuar la cesación de los efectos civilesante la notaría, produciendo los mismos efectos que el divorcio decretado judicialmente.¿Se pueden volver a casar?Esto permite que las personas se vuelvan a casar, pero por lo civil, pues deberán tramitar la separaciónante la Iglesia. Cuando en el matrimonio que se divorcia existan hijos, deberá intervenir el Defensor deFamilia.46 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialPRESENTACIONES PERSONALES PARA PROBAR SUPERVIVENCIA¿Se puede seguir exigiendo la presentación personal mensualmente?La Ley establece que ninguna autoridad podrá exigir presentaciones personales para probar supervivenciacuando no hayan transcurrido más de un ano contado a partir de la última presentación de supervivencia.No obstante se debe tener presente que cuando se trate de entidades que hagan parte del Sistema deSeguridad Social Integral, el término será de 3 meses.DECLARACIONES EXTRAJUICIO¿Desaparecen las declaraciones extrajuicio?La Ley establece que en todas las actuaciones o trámites administrativos se suprimen como requisito lasdeclaraciones ante juez o autoridad de cualquier índole, con base en el principio de buena fe. Ahora solobasta con la afirmación que hagan las personas interesadas ante la entidad, bajo juramento.¿Cuánto se ahorran los ciudadanos en este trámite?Con este nuevo procedimiento los ciudadanos se economizaran, en muchos casos los $8.500, que es elvalor actual de dicho documento.Ministerio de Minas y Energía47

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites Sectorial¿En qué casos se tiene que hacer esta diligencia?En los casos en que la administración pública actúe como entidad de previsión o seguridad social, responsableen el pago de pensiones o para los casos relacionados con protección social que establezca el GobiernoNacional.¿Es verdad que ya no se pueden exigir sellos?SELLOSSi. La Ley prohíbe el uso de sellos en las diferentes actuaciones de la Administración Pública, intervengano no los particulares.¿En algún caso se podrán exigir?En los casos específicos de seguridad como en el pasado judicial, los productos que requieran de registrosanitario obligatorio y los tratados internacionales de naturaleza comercial suscritos por Colombia.Desde ahora, la firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición deldocumento respectivo. La presente Ley prohíbe a los notarios sentar esos registros, así como expedircertificaciones sobre los mismos.48 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites Sectorial¿El registro civil tiene caducidad?REGISTRO CIVILCon la entrada en vigencia de esta nueva Ley, las copias de este documento que en la actualidad tiene uncosto de $5.000, serán válidas sin importar la fecha de su expedición.A la fecha algunas entidades y planteles educativos exigían el registro civil con un máximo de tres meses deexpedición. Lo que significaba que los padres de familia tenían que sacar copias -de este documento- conbastante frecuencia. Se exceptúan los trámites de pensión, de afiliación a la seguridad social, riesgosprofesionales y la celebración del matrimonio.¿Los habitantes de regiones apartadas dónde pueden sacar el registro?Esta nueva herramienta establece que los registros civiles podrán -desde ahora- ser expedidos por alcaldes,gobernadores o notarios en los lugares donde no haya sedes de la registraduría.Esto evita que las personas que viven en zonas selváticas y rurales, tengan que dedicar horas y hasta díasenteros en recorridos para ir a tramitar registros civiles. Al tiempo que ahorrarán el dinero del desplazamiento.Ministerio de Minas y Energía49

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites Sectorial¿Qué es el Nuip?ESTA LEY CREA EL NUIPCon la entrada en vigencia de esta nueva Ley se crea el Número Único de Identificación Personal (Nuip).¿Para qué sirve?Este número, que será asignado a los colombianos por la Registraduría Nacional en el momento de lainscripción del registro civil, servirá para identificar a las personas desde su nacimiento hasta su muerte.Será el mismo en el registro civil, la tarjeta de identidad, la cédula de ciudadanía, la libreta militar (en elcaso de los hombres), la licencia de conducción y carné de seguridad social.El Nuip se aplicará a todos los hechos y actos que afecten el estado civil de las personas, y a todos losdocumentos que sean expedidos por las autoridades públicas.¿Una persona que ya tiene cédula tiene que sacar el Nuip?No. Para las personas mayores de edad al momento de expedirse la presente Ley, se entenderá que el Nuipes el número de la cédula de ciudadanía.50 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialFORMULARIOS GRATIS¿Esta ley aumenta los precios de los formularios?No. Con esta nueva Ley todos los formularios oficiales son gratis.¿Entonces, cómo se pueden obtener?Todas las entidades del Estado deberán habilitar los mecanismos necesarios para disponer, de maneraoportuna y gratuita, el formato definido para cumplir con las obligaciones, utilizando para el efecto formasimpresas, magnéticas o electrónicas. Los únicos formularios que podrán ser cobrados son los relacionadoscon el proceso de contratación estatal y el acceso a la educación pública.El Gobierno reglamentará el desmonte progresivo de los cobros por los formularios. Actualmente se paga,entre otros, por los formularios de declaración de renta $2.500 y por el de Industria y Comercio $2.100.ATENCIÓN PARA TODOS¿Cuál es el horario de atención al público en las entidades oficiales?La Ley determina que el horario deberá tener una duración mínima de ocho horas.Ministerio de Minas y Energía51

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites Sectorial¿Si estando en la fila se terminan las 8 horas, qué pasa?Todas las entidades estatales NO podrán suspender la atención al público hasta tanto hayan atendido atodos los usuarios que permanezcan en la respectiva dependencia a la hora del cierre.Con esto se busca evitar que algunas dependencias suspendan la atención de la gente con el argumentodel horario.CORRECCIONES DE RENTA¿Si se comete un error en la declaración de renta, se podrá corregir?Los errores e inconsistencias en las declaraciones de renta y los recibos de pago, podrán ser corregidos sinque sea necesario pagar multas. La idea, según la iniciativa, es que prevalezca la verdad real sobre laformal, generada por error, siempre y cuando la inconsistencia no afecte el valor a declarar.Así las cosas, las personas pueden corregir errores en el NIT y errores aritméticos. La declaración, asícorregida, reemplaza para todos los efectos legales la presentada por el contribuyente.52 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialHOMOLOGACIÓN DE ESTUDIOS EN EL EXTERIOR¿Quién debe realizar el trámite de homologación de estudios en el exterior?En adelante, la homologación de los estudios cursados en el exterior será realizada directamente por lainstitución de educación superior en la que el interesado desee continuar sus estudios.Esta homologación se puede realizar siempre y cuando existan los convenios requeridos. La convalidaciónde los títulos será tarea del Ministerio de Educación.MENORES AL EXTERIOR¿Qué deben hacer los padres para llevar sus hijos al exterior?Esta nueva Ley establece que si el menor está acompañado de sus dos padres no se requerirá de documentodistinto al pasaporte, ningún permiso especial, salvo el certificado del registro civil de nacimiento enel caso de que los nombres de sus padres no estuvieren incluidos en el pasaporte.Ministerio de Minas y Energía53

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialINMOVILIZACIÓN DE VEHÍCULOS¿Dónde y cómo se paga la inmovilización de vehículos?Para el caso especifico de inmovilización de vehículos, las autoridades de tránsito establecerán un sistemade información central, preferiblemente de acceso telefónico, que permita a los interesados, conocer ellugar donde éste se encuentra inmovilizado.¿Se deben pagar por aparte multas y parqueos?Los pagos por concepto de grúas, multas y parqueos, serán cancelados en una sola diligencia, en lasentidades financieras con las que las autoridades realicen convenios. No se podrá disponer de una solasucursal.Solo se podrá computar el tiempo efectivo entre la imposición de la multa y la cancelación de la misma.54 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialDESPLAZADOS¿Esta Ley sirve en algo a las personas en situación de desplazamiento?SI.¿En qué?La presente Ley simplifica el trámite de inscripción en el Programa de Beneficios para Desplazados. Laspersonas que se encuentren en situación de desplazamiento, podrán declarar los hechos ante la Procuraduría,la Defensoría del Pueblo, o ante las Personerías Municipales o Distritales, en el formato único diseñado porla Red de Solidaridad Social, a fin de acceder a los beneficios que se otorgan para este tipo de población.¿Estas personas tienen que llevar algún documento a la Red de Solidaridad?No.¿Entonces quién hace los trámites?Las entidades que reciban los hechos declarados están en la obligación de remitir la copia a más tardar eldía hábil siguiente a la Red de Solidaridad o a la oficina que esta designe a nivel departamental, distrital omunicipal.Ministerio de Minas y Energía55

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialCuando se establezca que los hechos declarados no son ciertos, la persona perderá todos los beneficios,sin perjuicio de sanciones penales.RETENCIÓN DE DOCUMENTOS¿Las autoridades pueden retener documentos de identidad?Ninguna autoridad podrá retener la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería, el pasaporte, la licenciade conducción, el pasado judicial, la libreta militar o cualquier otro documento.¿Y si los documentos son exigidos para el ingreso a una entidad?Según la Ley, queda totalmente prohibido retener estos documentos para el ingreso a dependencias públicaso privadas.AUTENTICACIONES¿Se deben autenticar las firmas de los documentos?56 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialLa Ley establece que las firmas particulares impuestas en documentos privados, que deban tramitarse anteautoridades públicas NO requerirán de autenticación. Se presumirá que las firmas son verdaderas y solo sepodrá desestimar dicha presunción si la persona a la que se dice pertenece la firma, la tacha de falsa.¿Qué ahorro representa esto a los ciudadanos?Esta modificación ahorra a los ciudadanos $1.160, por cada una de las firmas que tenían que autenticar enlas notarias.LEYES Y DECRETOS¿Dónde se consiguen los textos de las leyes y decretos del Estado?La Administración Pública está en la obligación de poner a disposición del público las leyes, decretos yactos administrativos, a través de medios electrónicos, sin perjuicio de la publicación legal del Diario Oficial.¿Dónde se consigue información de las entidades?A partir de la entrada en vigencia de la presente Ley, todas las entidades del Estado están en la obligaciónde suministrar información, a través de cualquier medio.Ministerio de Minas y Energía57

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialTendrán que suministrar información sobre: las normas básicas que determinan su competencia, sus funciones,los servicios que presta, los trámites ante la entidad, localización, horarios de trabajo y atención alpúblico, cargo y nombre a quien se debe dirigir para poner queja.¿Esta información se debe solicitar personalmente?No. En ninguno de los casos las personas tendrán que ir personalmente a obtener la información.SOLICITUD DE CITAS SIN PRESENTACIÓN PERSONAL¿Se puede conseguir turno sin presentarse ante una entidad?Claro. Antes del 31 de diciembre del 2007 todas las entidades del Estado, que presten servicios masivos alos ciudadanos, tendrán que tener un sistema tecnológico para otorgar citas de atención al público demanera automática, sin la necesidad de presentación personal.58 Ministerio de Minas y Energía

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialIMPORTACIONES Y EXPORTACIONES¿Cómo se agilizarán los trámites de comercio exterior?De dos formas especialmente: mediante la racionalización de las autorizaciones y vistos buenos para importacionesy exportaciones; y a través de la denominada ventanilla y formulario único.¿En qué consiste la racionalización de las autorizaciones y vistos buenos?El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, debe coordinar (en un período no mayor a seis meses apartir de esta Ley) con todas las entidades correspondientes la información con respecto a vistos buenos yautorizaciones que deben tener importaciones y exportaciones, con el fin de que no se exija lo mismo porparte de varias entidades.De esta forma se busca racionalizar y hacer más viable el proceso tanto de exportación como de importación,sin perjuicio de las facultades que para ello tienen las autoridades.Todo acto de creación de vistos buenos o autorizaciones para importaciones o exportaciones deberá informarseal Ministerio de Comercio, al momento de su expedición.¿Cómo se deben realizar las inscripciones y vistos buenos?Ministerio de Minas y Energía59

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialLas entidades ante las cuales los importadores o exportadores deban inscribirse previamente para obtenervistos buenos o autorizaciones para realizar sus operaciones deberán establecer mecanismos para facilitarla consulta de dichas inscripciones o publicarlas vía Internet y no podrán exigir nuevamente tal inscripciónantes sus oficinas ubicadas en los puertos, aeropuertos y zonas fronterizas del país.¿En qué consiste la ventanilla y el formulario único?El Gobierno tendrá tres meses, a partir de la vigencia de la presente Ley, para establecer un esquema deventanilla y formulario único que reúna las exigencias y requisitos de las entidades que realicen las operacionesde comercio exterior, con el fin de que la respuesta al usuario provenga de una sola entidad.Ya no será necesario realizar varios trámites ante diferentes entidades sino será un formulario en unaventanilla, con lo cual se entenderán surtidos los trámites ante las demás entidades.¿Qué procedimientos de revisión tendrá la mercancía que ingrese o salga del país?Para la revisión e inspección física y manejo de carga en puertos, aeropuertos y zonas fronterizas, de lamercancía que entre o salga del país; la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) junto con lasentidades que deban intervenir en dicha inspección y certificación, deberán tener los mecanismos necesariospara que se realice una única diligencia cuya duración no podrá exceder de un día y cuyo costo seráúnico.60 Ministerio de Minas y Energía

¿Qué es?Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialFORMULARIO ÚNICO PARA ENTIDADES TERRITORIALESEs un documento que se creará con el fin de minimizar la cantidad de formularios que las entidadesterritoriales deben diligenciar a pedido de las entidades del orden nacional.¿Quién será el encargado de crearlo?Será el Ministerio del Interior y de Justicia. El cual a partir de la promulgación de la presente Ley tendrá 90días para crear el diseño y hacer la aplicación de un formato común.Todas las entidades estarán en la obligación de aplicar el formato que acuerde el Ministerio.Ministerio de Minas y Energía61

Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo • Política No. 5 Rediseños Organizacionales • Guía de Trámites SectorialCONCLUSIONES• Como servidor público tiene la obligación de responder de manera eficiente, oportuna y ética, a losrequerimientos del usuario frente al Estado.• La Ley 489 de 1998 establece que la Política de Racionalización de Trámites, Métodos y Procedimientosde Trabajo, y la observancia del principio de buena fe, son prioridad en los Planes de DesarrolloAdministrativo de las entidades• Los trámites se simplifican, modifican o suprimen. Los procedimientos se racionalizan.· La labor de revisión, simplificación y racionalización es permanente, si se tiene en cuenta que todo essusceptible de ser mejorado, incluyendo los trámites y procedimientos.• Asumir el papel de usuario al momento de revisar los trámites y procedimientos a su cargo, puede seruna manera efectiva para generar nuevas ideas.62 Ministerio de Minas y Energía