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INFORME CUATRIMESTRAL DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNOAsesor de Control Interno, SERGIO ANDRES CABIELES RUIZo quien haga sus veces:Fecha de elaboración: Junio 13 de 2012¿De qué manera se realizó elseguimiento y la verificacióna la gestión, en la Entidad?¿Qué resultados y/ohallazgos se generaron, apartir del seguimiento y laverificación realizados?La evaluación formal y seguimiento a la gestion para lo corrido de la vigencia 2012, corresponden a actividades realizadas yevaluadas de manera independiente por el ejecutivo; con base en actividades programadas dentro de los Consejos deGobierno. El seguimiento departe de la oficina de Control Interno se realiza mediante visitas de inspeccion y entrevistadirecta con los funcionarios responsables de los procesos.Traslados internos y remoción de personal constantes que afectan la continuidad en la gestión publica, procesos deinducción y re inducción inconclusos. A la fecha la Administración Municipal no reporta avances significativos frente a laactualización, Implementación y sostenimiento del Modelo Estandar de Control Interno, No se han elaborado documentosque soporten los diferentes componentes ni productos constituyentes del mismo, se realizan actividades de capacitacióncon base en la oferta institucional de la Escuela Superior de Administración Publica ESAP sin contar con el reconocimientoy participación activa de las partes interesadas ( Servidores Públicos, trabajadores oficiales) Se registra y reportanevidencia de reuniones del Comité paritario de seguridad Industrial COPASO, No se realizan campañas para la prevención yatención de desastres al interior de la entidad, No se registra o evidencia un plan formal de comunicaciones, el Área deSistemas adelantan campañas de elaboración de copias de seguridad, mantenimiento de equipos y actualización de paginaweb, La organización cuenta con los medios y canales de comunicación actualizados y de permanente consulta por laspartes interesadas (comunidad en general, entes de control.) sin embargo el sistema de comunicación interna intranet seencuentra en proceso de actualización y evaluación. Se proyectan campañas institucionales "cero papel" y de motivación aluso exclusivo del intranet. Se elaboro un documento componente del Plan de Necesidades del Centro AdministrativoMunicipal CAM¿Cuáles fueron las medidasadoptadas para corregir lassituaciones negativas y parafortalecer las positivas?. Elaboración de formatos para el seguimiento y control de actividades, revisión de metas por secretaria.En el período evaluado¿cuáles controles fueronefectivos y cuáles no?¿Qué medidas se tomaronpara mejorar aquelloscontroles que no fueronefectivos?Buzones para la atención de PQR disponibles, atención directa por funcionarios y registro en libros y planillas que reposany tramitan en el Área de Talento Humano Secretaria de Desarrollo Organizacional, Elaboración de copias de seguridad conla frecuencia requerida.A la fecha se adelantan actividades de seguimiento de parte de la oficina asesora de control interno en conjunto con laSecretaria de Desarrollo Organizacional.SubsistemasFortalezasDescripciónDescripciónDebilidadesAcciones de Mejoramiento

Subsistema de ControlEstratégicoAdopción por acto administrativo del Plan deDesarrollo para la vigencia 2012 - 2015, EquipoOperativo MECI constituido pero no actualizado nireconocido por la alta dirección. Actosadministrativos de responsabilidades y funcionesfrente a la implementación del modelo. ProductosMECI ya elaborados y adoptados para vigenciasanteriores. bajo nivel de implementación ysocialización del modelo. Desconocimiento frentea la implementación del modelo. Políticasdefinidas pero no implementadas para la Gestióndel Riesgo.No se llevo a cabo un adecuadoproceso de reinserción y salida a lavida no laboral a los funcionarios de laadministración que se han venidodesvinculando por decisiones delejecutivo. No se implemento unproceso adecuado de inducción y reinducción a los nuevos funcionariosde la administración Municipal.Cambios sustanciales en los nivelesdirectivos de la entidad.Desconocimiento generalizado delMECI, Excesiva carga laboral entodos los niveles de la estructuraorganizacional, desconocimiento delmanual de funciones y competenciaslaborales, Inexperiencia ydesconocimiento de la norma enalgunos funcionarios. baja asignaciónde presupuesto a los productosrelacionados con el desarrollo deltalento humano. Se realizanactividades que no están enmarcadasen los planes de bienestar ycapacitación. Falta socializacióngeneral con los funcionarios del Plande Desarrollo, y sus actualizaciones acorto y mediano plazo, visión y misiónpendientes de reconocimiento,socialización. No se han elaboradoCitación a reuniones con losresponsables de cada proceso.Asignación de recursos e inclusiónen el Plan de Desarrollo.Constitución y actualización degrupos y equipos de trabajo

Subsistema de Control deGestiónExiste manuales de proceso y procedimientos,manual de funciones y competencias laborales, -Se tienen definidas políticas de operación, lascuales junto con los procedimientos establecidos,dan soporte a la gestión institucional, La Entidadcuenta con herramientas para la comunicacióncon los cliente externo e interno y las partesinteresadas, se proporciona la informaciónactualizada. Mediante atención personalizada, elárea de atención al ciudadano facilita lainformación sobre los servicios. Se cuenta con elarchivo central municipal actualizado y organizadobajo las normas de archivística ley 594 de 2000.requiere atención en infraestructura ymantenimientoSe realiza seguimiento mensual almanejo y responsabilidad de las PQR,el archivo histórico del municipiorequiere pronta atención e inversiónen cumplimiento a la ley 594 de2000.- Se cuenta con instrumentos quepermiten aplicación de controles, ymediciones, como reglamento internode trabajo, manual para el buen usode software y hardware sobre lasCuales se ejecutan accionescorrectivas y de mejorafortalecimiento.Se requiere mayor capacitación entemas como formulación deproyectos e identificación y manejode riesgos. Reforzar el seguimientoperiódico por parte de los líderes delos procesos, a los planes demejoramiento por procesos. - Esimportante trabajar en planes demejoramiento individual de acuerdoal desempeño de los servidores y sucorrespondiente seguimiento.Subsistema de Control deEvaluaciónLos procesos administrativos cuentan conindicadores correspondientes, suficientes,medibles y cuantificables, la oficina de ControlInterno adelanta la elaboración del ManualGeneral de Indicadores de la Gestión MunicipalDesconocimiento del Manual defunciones y competencias laborales,Reglamento Interno de trabajo, No seidentifican de parte de los nuevosfuncionarios los planes demejoramiento por dependencia enejecución resultado de auditoríasinternas de la vigencia anteriorLa entidad debe adelantar a unarevisión y actualización del manualde funciones asi como el manual deprocesos y procedimientos.Socialización con el total defuncionarios del plan demejoramiento adoptado por lasdependenciasArtículo 9o. de la Ley 1474de 2011