care manual 2 - Vivienda, Construcción y Saneamiento

MANUAL DE CAPACITACION A JASS N° 2ADMINISTRACION,CONTABILIDADMANEJO Y CONTROLDE ALMACENPuno - Perú2012

MANUAL DE CAPACITACION A JASSGobierno Regional PunoDirección Regional de Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción - Dirección de Vivienda yConstrucción. Dr. Mauricio Rodríguez Rodríguez: Presidente Regional Arq. Abelardo Pompeyo Quispe Huanacuni: Director de Vivienda y Construcción.Avda. Circunvalación Sur Nº 646 - Puno Teléfono: 051-351072Página web: http:// www.regionpuno.gob.pe http:// www.viviendapuno.gob.peAgencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación - COSUDE Philippe Zahner: Director Residente. Cesarina Quintana García: Oficial Nacional de Programa.Av. Salaverry 3242, Lima 27, Perú Teléfono 511 2645001Correo electrónico lima@sdc.net Página web http://www.cooperacionsuizaenperu.org.peCARE Perú Milo Stanojevich Destefano: Director Nacional Marina Figueroa Diaz: Coordinadora Departamental - Puno. Lourdes Elena Mindreau Zegarra: Coordinadora del programa de Gestión Integrada de Recursos HídricosAv. Santa Cruz 659, Lima 11, Perú Teléfono 511- 4171100Correo electrónico p ostmaster@care.org.pe Página web http://www.care.org.peAdaptación de contenidosProyecto “Escalamiento del Modelo Integral de Saneamiento Básico - SABA en la Sierra Rural del Perú”.Equipo Técnico:Ediltrudis León Farías; Herberth Pacheco De la Jara; Nancy Malaga Carrasco, Jorge Loayza Alfaro; GuidoAbelardo Reyes Rojas; Nilton Madera Mayz.Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú N°. xxxxxPuno, Marzo 2012Tiraje: 100 ejemplaresImprenta: Editorial Altiplano E.I.R.L., Jr. Moquegua 450 Int - 2, Puno.Esta publicación es una adaptación del “Manual de Capacitación a JASS - Zona Alto Andina” del Proyecto SANBASUR,producido por el Gobierno Regional Cusco - Dirección Regional de Vivienda Construcción y Saneamiento, con el apoyotécnico y financiero de la Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación - COSUDE.Es posible gracias al apoyo de COSUDE y CARE Perú, instituciones comprometidas con el derecho al agua y saneamientode las familias que viven en pobreza.Se autoriza la reproducción total o parcial del contenido del presente manual, siempre y cuando se reconozca la fuente yla información no se utilice con fines comerciales

PRESENTACIONEl Gobierno Regional de Puno, mediante la Dirección de Vivienda yConstrucción, en el marco de la implementación e institucionalización del modelode intervención integral, desarrollado y validado por el proyecto SABA, pone alalcance de los miembros del Consejo Directivo de la Junta Administradora deServicios de Saneamiento (JASS), el presente manual “ADMINISTRACIÓN,CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACÉN”, cuyo propósito escontribuir a mejorar la organización y el desarrollo de capacidades para la gestiónde los servicios de Saneamiento Ambiental Básico.Se espera que el presente manual sirva a la Municipalidad para que el personalresponsable de la Oficina Técnica de Saneamiento pueda capacitar y brindarasistencia técnica y seguimiento a las JASS, en la perspectiva de lograr unagestión adecuada de los servicios de saneamiento sobre todo a los miembros desu Consejo Directivo.Este manual tiene tres partes principales, la primera presenta los aspectos básicospara una buena gestión y administración; la segunda está referida a los aspectoscontables, detalla a través de ejemplos prácticos aspectos referidos al manejo decaja, archivo contable, la tercera parte, plantea lo relacionado al control y manejode almacén.Esperamos que los miembros del Consejo Directivo de la JASS, , asuman la tareade efectuar de manera eficiente la gestión de los servicios de Saneamiento Básicode su comunidad, producto de la capacitación recibida con el apoyo del manual.

Administración de losservicios de saneamiento básico¿ Qué es administrar ?Es un proceso que consiste endesarrollar actividades de planeación,organización, dirección y control paraalcanzar los objetivos establecidosutilizando para ellos recursoseconómicos, humanos, materiales ytécnicos a través de herramientas.y técnicas sistematizadasEs cuidar de los bienes, servicios,intereses de la comunidad, en el manejodel sistema de agua potable,alcantarillado, letrinas sanitarias ydisposición de los residuos sólidos.¿ Quién es el responsable directo de la gestiónde los servicios de saneamiento básico ?El Consejo Directivo de laJunta Administradora deServicios de Saneamiento(JASS), es responsable de laadministración, operacióny mantenimiento de losservicios.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN3

¿ Cuáles son las principales funciones del ConsejoDirectivo de la JASS vinculadas a la administración ?Las principales funciones son:Administrar los servicios desaneamiento.1°2°Elaborar el plan de trabajoanual, el presupuesto anual yproponer la cuota familiar.Cautelar los bienes de la JASS ylos recursos provenientes delpago de cuotas y otrasactividades.3°4°Cobrar las cuotas familiaresmensuales.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN4

5°Aprobar la solicitud de nuevosusuarios/as.Representar a la JASS, anteotras instituciones, en gestionessobre saneamiento básico.6°87°Realizar la operación ymantenimiento de lossistemas de saneamientobásico.Manejar y controlar el movimientodel almacén.8°ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN5

Camin acoya, 12 de Marzo de l 2008Documentos necesarios en laadministración¿ Qué documentos necesitamos en las accionesadministrativas?potableSoli cita: Instalación d e agua1. La SolicitudDocumento que se utiliza para pedirun servicio o un bien, a la comunidadorganizaciones o instituciones.Seño r presiden te del consejo directivo de la JASSIVAN SUCLL A Q UISPE , con DNI23958878, con dom icili o en laco munidad de Caminacoya,Distrito Chupa, an te Ud. mepresento y digo:Que es de conocimiento qu e el Consejo Directi vo d e laJASS viene instalando sistema de agu a a domicilio, ymedia nte la presente solicito se me instale en m idomicil io, para lo que acompaño los requisitosPor tanto ruego a mi solicitud____________________FirmaDNI3. Padrón de usuarios/as2. Libro de ActasEs el registro de todo los usuarios/as delos servicios de saneamiento básico.Permite hacer el control del cumplimientode las obligaciones de cada usuario/a.Nos permite conocer el total de familias ypoblación beneficiaria de los servicios.Se debe actualizar por lo menos cada dosaños.Documento donde se registra todas las acciones yacuerdos de la Asamblea General de usuarios/as.* El libro de actas será legalizado.* Debe estar siempre al día.* Lo maneja el/la Secretario/a o su reemplazante.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN6

Contabilidad de la Gestión de la JASS¿ Qué es la contabilidad comunal?Es el registro ordenado deingresos y gastos de dinero enefectivo y aportes valorizados,debidamente sustentados condocumentos.¿ Quiénes son los responsables directos delmanejo contable ?Los responsables directos delmanejo contable son elPresidente/a y Tesorero/a delConsejo Directivo de la JASS.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN7

¿ Porqué es importante llevar bien nuestras cuentas ?Porque:1°. Nos ayuda a controlar y utilizar mejornuestros recursos.2°: Nos permite saber con cuánto dineroen efectivo disponemos.¿ Qué documentos son necesarios para llevarla contabilidad ?Para llevar las cuentas requerimos de:1. Recibos de ingresos2. Recibos de egresos3. Facturas y/o boletas de venta4. Libro de caja5. ArchivosADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN8

1RECIBO DE INGRESOS¿ Qué es y para qué sirve ?Es un documento pre numerado que sirve para:A. Registrar todos los ingresos de dinero en efectivo.B. Conocer cuánto dinero y por qué concepto ingresa a tesorería.¿ Porqué concepto ingresa dinero a Tesorería ?1°Cuotas familiares.2°Nuevas conexiones domiciliarias.3°Por multas y/o sanciones.4°Por otras actividades como:día familiar, rifas, etc.3°ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN9

5°Por alquiler de herramientas.6°Por donaciones.7°Por la venta de productos.8°3° 3°Por intereses de préstamosindividuales o losgenerados por una cuentabancaria, si decidimosque nuestro dinero estédepositado en un banco.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN10

¿ Cómo es un recibo de ingresos ?Conozcamos cómo es un recibo de ingresos:168JASS: COMUNIDAD CAMINACOYA5RECIBO DE INGRESOSHe recibido del Sr/Sra: JULIO MAMANI QUISPELa cantidad de : VEINTE Y 00/100 NUEVOS SOLES (s/. 20.00)Por concepto :S/. 20.00X Cuota mensual . 4 meses de Enero a Abril S/. 10.00X Cuota extraordinaria . Asamblea 27/07/08 S/. 10.00OtrosS/. .TOTAL S/. 20.00.Recibí conforme V°B° conformidad2 3Sello y firma del Tesorero/a Sello y firma del Presidente/aN° DIA MES AÑO0001 25 03 20129 10..47¿ Cuáles son las partes de un Recibo de Ingresos ?Las partes de un Recibo de Ingresos son:1. Nombre de la JASS.2. Numeración secuencial de los recibos.3. Fecha: día, mes y año.4. Monto de dinero en números y signo de soles.5. Nombre del recibo.6. Nombre de la persona o institución de quien recibimos el dinero.7. Cantidad de dinero recibido en letras y números.8. Concepto o motivo por el que se recibe el dinero.9. Firma y sello del Tesorero/a del Consejo Directivo de la JASS.10. V°B°, firma y sello del/la Presidente/a del Consejo Directivo de laJASS.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN11

RECOMENDACIONES1. Contar con talonarios de recibos.2. Cada recibo será llenado por duplicado, utilizando papel carbón oautocopiable.3. La copia se entrega a la persona de quien recibimos el dineroy el original se queda con el tesorero/a.4. Todo documento contable no debe tener borrones, caso contrarioserá invalidado.5. Todo comprobante o documento de caja será llenado:SIEMPRE con lapiceroNUNCA con lápizJASS: COMUNIDAD CAMINACOYAN° DIA MES AÑOJASS: COMUNIDAD CAMINACOYAN° DIA MES AÑO0001 25 03 20120001 25 03 2012RECIBO DE INGRESOSS/. 20.00RECIBO DE INGRESOSS/. 20.00He recibido del Sr/Sra: JULIO MAMANI QUISPE.La cantidad de : S/. 20.00 VEINTE Y 00/100 NUEVOS SOLES.Por concepto : X Cuota mensual 4 meses de Enero a Abril S/. 10.00Cuota extraordinaria asamblea 27/3/08 S/. 10.00OtrosS/.TOTAL.S/. 20.00.Recibí conformeV°B° conformidadSello y firma del Tesorero/a Sello y firma del Presidente/aHe recibido del Sr/Sra: JULIO MAMANI QUISPE.La cantidad de : S/. 20.00 VEINTE Y 00/100 NUEVOS SOLES.Por concepto : X Cuota mensual 4 meses de Enero a Abril S/. 10.00Cuota extraordinaria asamblea 27/3/08 S/. 10.00OtrosS/.TOTAL.S/. 20.00Recibí conforme V°B° conformidadSello y firma del Tesorero/a Sello y firma del Presidente/a.6. Si el tesorero/a se equivoca en el llenado de un recibo de ingreso, nodebe romperlo, debe poner la palabra “ANULADO” con lapicero rojo yvolver a hacerlo correctamente.JASS: COMUNIDAD CAMINACOYAN° DIA MES AÑO0001 25 03 2012S/. 20.00RECIBO DE INGRESOSHe recibido del Sr/Sra: JULIO MAMANI QUISPE.La cantidad de : VEINTE Y 00/100 NUEVOS SOLES (S/. 20.00).Por concepto : X Cuota mensual __4 meses de Enero a Abril S/. 10.00X Cuota extraordinaria _asamblea 27/07/08 S/. 10.00OtrosS/. .TOTAL S/. 20.00.Recibí conformeV°B° conformidadSello y firma del Tesorero/a Sello y firma del Presidente/aJASS: COMUNIDAD CAMINACOYARECIBO DE INGRESOSN° DIA MES AÑO0001 25 03 2012S/. 20.00He recibido del Sr/Sra: JULIO MAMANI QUISPE.La cantidad de : VEINTE Y 00/100 NUEVOS SOLES (s/. 20.00).Por concepto : X Cuota mensual 4 meses de Enero a Abril S/. 10.00Cuota extraordinaria _asamblea 27/07/08 S/. 10.00OtrosS/.TOTAL.S/. 20.00Recibí conformeV°B° conformidadAnlao u dSello y firma del Tesorero/a Sello y firma del Presidente/a.No romperloEscribir con “Rojo”ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN12

2RECIBO DE EGRESOS¿ Qué es y para qué sirve ?Es un documento prenumerado que sirve para:A. Anotar las salidas de dinero de caja del Consejo Directivo de laJASS.B. El gasto debe estar sustentado con facturas, boletas de venta,recibos de honorarios profesionales y declaraciones juradas.¿ Porqué concepto sale dinero de tesorería ?1°Por compra de materiales,accesorios u otras herramientas.2°Por pago de jornales.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN13

3°Por pago al gasfitero/a,cuandorealiza trabajos en elsistema.4°Por Comisiones y movilidad.5°Por compra de cloro.6°Compra de refrigerioscuando se realizan trabajosen la comunidad.Otras salidas de dinero7°pueden ser para actividadesen cumplimiento del plan detrabajo de la JASSS.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN14

¿ Cómo es un recibo de egresos ?Conozcamos cómo es un recibo de egresos:1810JASS: COMUNIDAD CAMINACOYA6S/. 50.00He recibido de : Tesorera de la JASS CAMINACOYA .Lacantidad de : CINCUENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES S/. 50.00.Por concepto : Compra de Pintura anticorrosiva.Sustentación del gasto: Para pintar tapas sanitarias del sistemaConformidad Vº BºRecibí conforme(Sello y Firma)Nombres yApellidos:DNI :5RECIBO DE EGRESO.Conformidad Vº Bº(Sello y Firma)Firma Presidente/a Tesorero/a23N° DIA MES AÑO0005 22 03 201294711¿ Cuáles son las partes de un recibo de egresos ?Las partes de un recibo de egresos son:1. Nombre de la JASS comunal.2. Numeración secuencial de los recibos.3. Fecha: lugar, día, mes, año.4. Monto de dinero en números con el signo de soles.5. Nombre del recibo.6. Registrar de quién se recibe el dinero.7. Cantidad de dinero que entregamos, en letras y números.8. Motivo por el que se sale el dinero.9. Señalar el destino final del servicio.10. Firma y sello, nombres y apellidos, DNI de la persona querecibe el dinero.11. Conformidad V°B°, sello y firma del presidente/a y deltesorero/a del Consejo Directivo de la JASS.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN15

¿ Qué es el recibo de habilitaciónde dinero de caja ?Este recibo tiene carácter de PROVISIONAL1. Se utiliza:* Cuando se entrega dinero para comprar materiales, pago deservicios u otros que no se conoce exactamente cuánto van acostar.* Cuando la persona a quien se le dió el dinero, entrega las boletas ofacturas correspondiente, se registra la fecha de regularización ysi no hubiera se emite el recibo de egreso.2. Se recomienda hacerlo imprimir de otro color, diferente al recibo deingresos y egresos.3. Este recibo es igual al recibo de egreso, sólo cambia el numeral5 y se adiciona el12.123810JASS: COMUNIDAD CAMINACOYA65RECIBO DE HABILITACIONDE DINERO DE CAJAHe recibido del Sr/Sra: Tesorera de la JASS CAMINACOYALa cantidad de : veinte y 00/100 NUEVOS SOLES S/. 20.00Por concepto : Compra de cloroSustentación del gasto:Recibí conformeDesinfección y cloración del sistemaConformidad Vº Bº(Sello y Firma)N° DIA MES AÑO0002 15 03 2012S/. 20.00Firma Presidente/a Tesorero/a.7...Conformidad Vº Bº(Sello y Firma)491112Nombres yApellidos:DNI :OBSERVACIONES: Regularizado con boleta de venta Nro. 0005 de “Ferretería DON LUIS”.FECHA: 15 - 02 -2012ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN16

RECOMENDACIONES1. Cada recibo será llenado por duplicado, utilizando papel carbón oautocopiable.2. La copia se da a la persona a quien entregamos el dinero y eloriginal se queda con el tesorero/a.3. Los documentos contables no deben tener borrones.4. El recibo de egresos y todo documento de salida de dinero de cajaserá llenado siempre con lapicero nunca con lápiz.SIEMPRE con lapiceroNUNCA con lápizJASS: COMUNIDAD VERSALLESN° DIA MES AÑO0005 22 04 2012JASS: COMUNIDAD VERSALLESN° DIA MES AÑO0005 22 04 2012Sustentación del gasto:RECIBO DE EGRESOPara pintar tapas sanitarias del sistemaS/. 50.00He recibido del Sr/Sra: Tesorera de la JASS CAMINACOYA.La cantidad de : CINCUENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES S/. 50.00 .Por concepto : Compra de Pintura anticorrosiva.Recibí conforme Conformidad Sellos y firmasNombres y FirmaApellidos:Presidente/a Tesorero/aDNI :.RECIBO DE EGRESOS/. ____50.00______He recibido del Sr/Sra: Tesorera de la JASS CAMINACOYA.La cantidad de : CINCUENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES S/. 50.00 .Por concepto : Compra de Pintura anticorrosiva.Sustentación del gasto:Nombres yApellidos:DNI :Para pintar tapas sanitarias del sistemaRecibí conforme Conformidad Sellos y firmasFirma Presidente/a Tesorero/a.5. Si el tesorero/a se equivoca en el llenado de un recibo de egresos,no debe romperlo, debe poner la palabra ANULADO con lapicerorojo y volver a hacerlo correctamente.JASS: COMUNIDAD VERSALLESN° DIA MES AÑO0005 22 04 2012JASS: COMUNIDAD VERSALLESN° DIA MES AÑO0005 22 04 2012RECIBO DE EGRESOSustentación del gasto: _____Para pintar tapas sanitarias del sistemaS/. 50.00He recibido del Sr/Sra: Tesorera del JASS CAMINACOYA.La cantidad de : CINCUENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES S/. 50.00 .Por concepto : Compra de Pintura anticorrosiva.Recibí conforme Conformidad Sellos y firmasFirma Presidente/a Tesorero/a.RECIBO DE EGRESOS/. 50.00He recibido del Sr/Sra: Tesorera del JASS CAMINACOYA.La cantidad de : CINCUENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES S/. 50.00 .Por concepto : Compra de Pintura anticorrosiva.AnuladoSustentación del gasto: _____Para pintar tapas sanitarias del sistemaRecibí conforme Conformidad Sellos y firmasFirma Presidente/a Tesorero/a.Nombres yApellidos:Nombres yApellidos:DNI : DNI :No romperloEscribir con “Rojo”6. Tener cuidado que la persona a quien se le da el dinero firme elrecibo y ponga su nombre completo y el número de su DNI.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN17

3La factura y/o boleta de venta¿ Qué es y para qué sirve ?A. La factura y/o boleta de venta es un documento que nosmuestra en forma detallada y valorizada los bienes,productos, materiales, herramientas, maquinarias, que secompra para la JASS.B. Sirven para sustentar el gasto de dinero que realizamos.C. Es importante guardar, mantener ordenadas nuestrasfacturas y/o boletas de venta y todo documento contable.D. Para obtener una factura es necesario que la JASS tenga suregistro único de contribuyente (RUC)¿ Cómo es una Factura y Boleta de Venta ?Conozcamos un modelo de factura y boleta de venta:FacturaR.U.C. 20269508796FERRETERIA “DEL CARPIO”Jr. Moquegua 425Puno -PerúJASS PuquisFACTURA002 - 0456Señor (es)...................................................Fecha de emisión.....................................10/09/2012RUC Nº.......................................................Guía 10256584549de remisión......................................001 - 500Por lo siguiente:CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO UNITARIO VALOR DE VENTA20Tubos PVC SAP ½ “S/. 10.00S/. 200.0005Galones de Esmalte Sintético S/. 35.00Son: Trecientos setenta y cinco con oo/100Imprenta “Aguilucho Graf”RUC Nº 10240025758Urb. Los Jazmines - SantiagoCusco - Perú......................................CANCELADOSUB TOTALIGV 19%S/. 175.00S/. 303.75S/.71.25S/. 375.00TOTALAdquirienteBoleta de VentaJASS Puquis21/09/2012ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN18

4El libro de caja¿ Qué es y para qué sirve ?Es un libro importante de toda organización donde se registra el movimientocontable de la JASS. El tesorero/a del Consejo Directivo de la JASS debellevar, usar y mantenerlo siempre al día.Sirve: A. Para registrar todo el dinero que entra (ingresos) ytodo el dinero que sale (egresos) de caja.B. Para controlar el manejo económico.C. Para conocer el saldo de dinero existente.INGRESOSEGRESOS¿ Cuáles son las partes de un libro de caja ?Tiene 2 partes principales:Debe / Ingresos / EntradaPor diferentes conceptos- Pago de cuotas familiares.- Préstamos institucionales.- Alquiler de equipos.- Donaciones.- Venta de productos.- Rifas.- Otros aportes.- Día familiar.Haber / Egresos / SalidaPor diferentes conceptos- Pago al gasfitero/a.- Compra de herramientas.- Movilidad, pasajes para gestiones.- Compra de accesorios, tubos.- Compra de cloro.- Pago de prestamos.- Pago por servicios.- Otros.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN19

¿ Cómo se apertura un libro de caja ?El libro de caja se abre con el importe del primer efectivo de dinero quetenemos, ingreso que será registrado en el lado DEBE, indica quetenemos dinero para empezar a realizar nuestros primeros gastos.Ejemplo :DEBE / INGRESOSHABER / EGRESOSFECHA N° DOC CONCEPTO MONTO FECHA N° DOC CONCEPTO MONTO15/01/12 RI 0003 Pago por las 10 instalaciones 500.0030/01/12 RI 0014 Cuota familiar de 5 usuariosa 20.00 100.0015/02/12 RI 0018 Multa Sra. María Quispe V.TOTAL INGREOS:10.00610.0027/01/12 BV 007 Pago al gasfitero 25.0015/03/12 BV 009 Compra de 05 kg decloro a S/. 8.00 c/kg. 48.0022/04/12 BV 012 Pasajes para viaje decapacitación de la JASSen la municipalidad Dist.TOTAL EGRESOS:RESUMEN:60.00133.00TOTAL INGRESOS: 610.00TOTAL EGRESOS: 133.00SALDO 477.00¿ Cómo obtener el saldo y hacer cierre del libro de caja ?El saldo podemos obtenerlo en cualquier momento, haciendo una resta de:ingresos menos los egresos. La suma de los ingresos debe ser mayor a la delos egresos, caso contrario significaría pérdida por que hemos gastado másde lo que tenemos.El cierre del Libro de Caja, puede hacerse cada vez que creamosconveniente; sin embargo es recomendable hacer el cierre de caja cada finde mes.PARA CERRAR:1. Se suma, toda la columna del DEBE (Ingreso) y del HABER (Egreso).2. Luego realizar una resta entre la suma del DEBE, menos la suma del HABER.3. El resultado es, el saldo actual.4. El saldo debe registrarse en el siguiente mes en el DEBE.Recomendaciones para el registro del libro de caja1. Todos los ingresos y/o egresos deberán estar respaldados por losrespectivos documentos probatorios (recibos de ingresos, egresos,boletas de venta, facturas, etc.) .2. Las operaciones se registrarán en estricto orden por fechas, es decircuando se realizaron.3. Los documentos contables serán archivados en perfecto orden, porseparado los recibos de ingresos y egresos.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN20

Ejercicio práctico sobreel manejo de nuestrolibro caja:» La JASS, de la Comunidad de Caminacoya, del Distrito de Chupa,Provincia de Azángaro, tiene un saldo del año 2011, equivalente a S/.500.00 Nuevo Soles.» El día 15 de Enero del 2012, mediante el recibo de ingresos N° 003, recibeS/. 500.00 Nuevo Soles, por concepto de pago nueva instalacióndomiciliaria.» El día 27 de enero del 2012, mediante el recibo de egresos N° 007, se pagaal gasfitero por reparación de 1 válvula de paso y deudas anteriores lacantidad de S/.25.00 Nuevo Soles.» El día 30 de enero del 2012 recibe por alquiler de herramientas a lacomunidad vecina S/. 8.00 Nuevo Soles, con el recibo de ingresos N° 006» El día 30 de enero del 2012, compran Cloro por valor de S/. 30.00 nuevosoles y una llave de paso tipo bola con S/. 15.00 Nuevo Soles, con boleta deventa N° 0025 de la Ferretería “La Estrella”.» El mismo día, el usuario JUAN QUISPE paga S/. 10.00, por su cuotafamiliar a S/. 2.00 Nuevo Soles por 5 meses que adeudaba, emitiéndose elRecibo de Ingreso N°005.¿Cómo registramos en el libro de caja ?¿Cuál es el saldo que tiene la JASS a fines del mes de enero 2012?FECHA N° DOC CONCEPTO MONTO FECHA N° DOC CONCEPTO MONTO01/01/12 Saldo año 2011 500.0015/01/12 RI 0003 Pago por nueva instalación 500.0030/01/12 RI 0006 Alquiler de herramientas 8.0030/01/12 RE 0005 Cuota familiar de 5 mesesusuario JUAN QUISPE 10.001018.0027/01/12 BV 0007 Pago al gasfitero 25.0030/01/12 B/V 0025 Compra de cloro 30.00Llave de paso tipo bola 15.0070.00RESUMEN:Total INGRESOS S/. 1018.00Total EGRESOS S/. 70.00SALDO AL MES DE ENERO 948.00ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN21

5El Archivo¿ Qué es y para qué sirve ?A. Es un folder donde se guarda en forma ordenada los documentos dela administración y contabilidad del Consejo Directivo de la JASS,(facturas, boletas de venta y otros documentos que sustentan elgasto).B. Para ordenar estos documentos se puede utilizar un fólder o unarchivador de palanca.FOLDERARCHIVADOR DE PALANCA¿ Cómo archivar nuestros documentos ?1. Ordenar los documentos por fechas.2. Empezar a ordenar por el documento más antiguo, de modoque el último recibo esté encima.3. Separar cada mes con una hoja o cartulina rotulada.4. Llevar un archivo por año, si es poca documentación, separarcon una cartulina rotulada el año anterior.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN22

¿ Qué archivos debe manejar elConsejo Directivo de la JASS ?Debe tener los siguientes archivos:1. Archivo de correspondenciaenviado y recibido.* Cartas.* Solicitudes.* Oficios.* Notificaciones.Ingresos2. Archivos de ingresos oentradas de dineroDonde guardamos en formaordenada las copias dedocumentos por dinero recibido aTesorería de la JASS.3. Archivos de egresos osalidas de dineroEgresosDonde guardamos en formaordenada los documentossustentatorios de los gastos querealizamos.¿ Quién es el encargado de guardar los archivos ?»»El tesorero/a es el responsable deguardar los archivos de ingresos ysalidas de dinero y el inventario de losbienes de la responsabilidad de laJASS.El secretario/a es el encargado detener el libro de actas y el archivo decorrespondencia al día.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN23

Manejo y control de almacén¿ Qué es y para qué sirve el almacén ?* Es un ambiente seguro dondeguardamos todos los materialesnecesarios para la construcción,reparación o mantenimiento de losservicios de saneamiento básicoen nuestra comunidad.* Es manejado por un almacenero/a.* El almacenero/a es elegido en la Asamblea de usuarios/as. Es la personaresponsable de controlar la entrada, salida de materiales y herramientadurante la ejecución de la obra.* Después de la ejecución , el almacén estará a cargo del Consejo Directivode la JASS, si estima por conveniente podrán elegir un almacenero.¿ Qué es y para qué sirve el cuaderno de almacén ?* Sirve para registrar o anotar los materiales y herramientas que entran ysalen del almacén.* Para cada tipo de material y/o herramienta se utilizará una hoja delcuaderno del almacén.* El control de almacén es muy IMPORTANTE para conocer el movimientoy donde se utilizan los materiales.* La diferencia entre la entrada y salida de un mismo material es el SALDOexistente.Nombre y tipo de material:INGRESO (ENTRADA)CEMENTOUnidad:BOLSASEGRESO (SALIDA)FechaDetalleIndicar N° Guía o FacturaNombre y firmaCantid. Fecha Cantid. Destino Saldodel que entregaNombre y firmadel que recibe10/08 GUÍA DE REMISIÓN 100 11/08 50 RESERVORIO 50Juan Valderrama JimenezMario Rivero GomezADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN24

Conozcamos cómo llevar el control visible dealmacén¿ Qué es y para qué sirve ?* El control visible se hace a travésde una tarjeta o ficha de papel ocartulina.* La ficha se pone en el almacén enel lugar donde se encuentra cadamaterial o herramienta.Sirve para :Control Visible de AlmacénFechaMaterial:NºClavoMovimientoEntrada Salida Saldo05/10/11 10 kilos 4 kilos 6 kilosConocer de inmediato la existencia,el movimiento, es decir la entrada ysalida de un material y/oherramienta.»»»»La tarjeta de control visible es muyIMPORTANTE para conocer el saldoactual de cada material.Al término de la ejecución de la obra, en elmomento de la entrega y recepción, elalmacenero/a hará entrega del inventariode materiales sobrantes al ConsejoDirectivo de la JASS.Posteriormente, el almacén es manejadopor el Consejo Directivo de la JASS.Con el dinero de las cuotas familiares, secomprarán materiales y herramientasnecesarias para el mantenimiento de losservicios de saneamiento básico,siempre previa aprobación de laasamblea de usuarios/as.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN25

GESTIÓN DE LA JASSLa gestión de la JASS comprende todas las actividades que se realizanpara alcanzar los objetivos del plan operativo anual de la JASS, relacionado a lagestión de servicios de saneamiento, la dotación de agua potable en formacontinua y de calidad, servicio de eliminacion de excretas y disposición deresiduos sólidos.El plan operativo anual ayuda a la buena gestión de la JASS que deberáser aprobado en Asamblea General de usuarios/as. Considera los siguientesindicadores: Continuidad del servicio. Calidad del agua, cloración desinfección. Cantidad del agua. Cobro de cuotas familiares Operación y mantenimiento. Reparación.¿QUE ES LA CUOTA FAMILIAR?Es el pago que hacen los usuarios/as por contar con el servicio de aguapotable en sus viviendas para cubrir los costos de administración, operacióny mantenimiento. Este pago se realizará en forma mensual.El pago oportuno es muy importante para garantizar la continuidad delservicio en forma adecuada . Si el usuario paga tiene derecho a exigir a laJASS un buen servicio. En caso de emergencia losusuarios/as deberán aportaren forma adicional unacuota extraordinaria a fin decubrir las necesidadesurgentes, lo que se realizaráen coordinación con lamunicipalidad.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN26

¿CÓMO CALCULAR LA CUOTA FAMILIAR?Para calcular la cuota familiar ordinaria es necesario contar con el plan detrabajo y el presupuesto anual para luego ver las fuentes de ingreso de la JASSque solventará el presupuesto.El procedimiento para calcular la cuota mensual es dividir el presupuestoanual entre 12 meses, que nos da el presupuesto mensual y ésta entre elnúmero de usuarios/as.Ejemplo:Suponiendo que el gasto anual de la JASS de Calachaca es de S/. 1,200.00 (Unmil doscientos nuevos soles) y el numero de usuarios/as es de 50, la cuotamensual durante el año será:PM = PA/12 = 1,200/12 = 100Cf = PM/NºU = 100/50 = 2.00La cuota familiar mensual será de S/. 2.00 (Dos Nuevos Soles)Cf = Cuota familiarPA = Presupuesto anualPM = Presupuesto mensualNºU = Número de usuarios.Otra forma de cubrir el presupuesto anual, es teniendo otras fuentes deingreso aparte de las cuotas familiares como las siguientes: Actividades pro-fondos de la JASS Inscripción de nuevos usuarios/as. Multas y sanciones a usuarios/as. Donaciones. Otros Ingresos.El ingreso principal para cubrir el plan de trabajo anual debe ser las cuotasfamiliares de los usuarios.Cada JASS debe realizar su plan de trabajo anual presupuestado y seraprobado por los usuarios para que sea implementado en el año.ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN27

¿CÓMO IMPLEMENTAR LA COBRANZA?En asamblea de usuarios/as se debe fijar la forma de pago de las cuotasfamiliares y los documentos que el tesorero/a debe manejar.Una estrategia puede ser que el último día de cada mes u otra fecha en el mes,todos los usuarios/as puedan pagar al tesorero/a en un lugar determinado localde JASS, salón comunal o casa del tesorero/a y evitar que el tesorero/a estecaminando casa por casa.En caso de no cumplir con el pago oportuno y acumular varios meses sin pagarla cuota se realizará el corte del servicio y el pago de las multas según elprocedimiento aprobado en los estatutos y reglamentos.Ejemplo:Se presenta una propuesta del Plan Operativo Anual de una JASS comosugerencia.(POA anual)ADMINISTRACION, CONTABILIDAD, MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN28

UNA ADMINISTRACIÓN ORDENADA Y CON LOSUSUARIOS/AS BIEN INFORMADOS SOBREEL MANEJO CONTABLE DE LA JASS.NOS INDICA UNA BUENA GESTIONDEL CONSEJO DIRECTIVO DE LA JASS