Primeros pasos - RedUSERS

OFFICE 2003
Primeros
pasos
Sobre la base de un caso real
(que aquí aparece con nombres y demás
datos ficticios), este capítulo seguirá
el recorrido de un proyecto de ampliación
de una empresa comercializadora
de repuestos para automóviles.
La intención es que sirva como modelo
para diferentes tipos de empresas.
SERVICIO DE ATENCIÓN AL LECTOR: lectores@tectimes.com
Capítulo 1
Nace el proyecto de ampliación 16
El organigrama 16
Los planos de planta 26
Diagramas en la Web 33
Diagramas en otras aplicaciones 36
Modificar diagramas 38
Resumen 39
Actividades 40

OFFICE 2003
NACE EL PROYECTO DE AMPLIACIÓN
Sin necesidad de entrar en demasiados detalles, parece evidente que la situación del
mundo, en general, es muy diferente desde que comenzó el nuevo siglo. Frente a esta
realidad, es habitual que muchos empresarios aborden la actualización de sus empresas.
Y como se trata de proyectos de crecimiento, se hace necesario contratar
nuevo personal, buscar oficinas más amplias, reponer mobiliario, comprar equipamiento,
y actualizar hardware y software. Es decir, las operaciones de la compañía
han aumentado, y esto ha generado las condiciones propicias para:
• Ampliar las instalaciones.
• Aumentar la línea de productos en distribución.
• Incorporar nuevos proveedores.
• Atender en forma eficiente a una mayor cantidad de clientes.
Como primera medida, entonces, parece apropiado preparar un nuevo organigrama,
tarea que se realizará con el programa llamado Visio 2003.
EL ORGANIGRAMA
Para abrir Visio, se procede como con cualquier otra aplicación, es decir, se accede al
desplegado del menú Inicio para, a continuación, hacer clic en Todos los programas.
Una vez que se despliega la ventana principal, al hacer clic en Organigrama (Figura 1),
una de las categorías disponibles, tanto puede recurrirse a la Plantilla del Asistente para
organigramas (Figura 2) como emplear una de las plantillas existentes.
16
Figura 1. En Visio puede escogerse entre una muy variada gama de esquemas.

Figura 2. En Office System 2003 se puede contar con la ayuda
de asistentes, para crear nuevas plantillas o nuevos esquemas.
El organigrama
En el primer caso, el primer cuadro del Asistente indica que es posible utilizar datos
contenidos en archivos compatibles con Visio 2003, como lo son:
• Archivos de texto, con extensión .TXT.
• Archivos de Excel (extensión .XLS).
• Archivos creados en Microsoft Exchange.
• Información contenida en bases de datos compatibles con ODBC (Open Data
Base Connectivity, o conectividad abierta de base de datos).
La información contenida en estas fuentes de datos debe estar organizada de modo tal
que la aplicación pueda diferenciar entre los nombres de personas y los puestos que les
pertenecen, además de otros datos relacionados. Por este motivo, para evitar conflictos
de interpretación, es preferible escoger la opción Información que escribo mediante el
asistente (Figura 3), en el segundo cuadro, antes de pulsar el botón Siguiente.
✱
SÓLO PARA USO PROFESIONAL
La nueva versión de Visio sólo se incluye en la versión profesional de Office System 2003, ya que
su utilización está orientada básicamente a la empresa y no al usuario hogareño. En este libro
encontraremos también explicaciones referidas a otras herramientas, como InfoPath.
17
Primeros pasos 1

OFFICE 2003
Figura 3. Segundo cuadro del Asistente.
El segundo paso permite escoger un origen de datos existente, o crear uno nuevo. En
el tercer paso, la opción Excel suele ser la más recomendable, siempre que se tenga el
conocimiento para utilizar esta otra aplicación. En próximos capítulos se describen las
características más importantes para crear listas en hojas de cálculo como Excel.
Figura 4. Las filas y columnas de una hoja de cálculo
de Excel 2003 permiten organizar los datos más fácilmente.
También en este cuadro se escribe el nombre que se desea dar al archivo de origen
de datos por crear. Puede ser Organigrama 001, o algún otro similar.
Al pulsar el botón Siguiente de este tercer paso, aparece un mensaje con las instrucciones
que hay que tener en cuenta para concretar la lista de personas y puestos que
constituirán el organigrama (Figura 5).
18

Figura 5. Antes de abrir el archivo de Excel en el que se completarán
los datos, se indica cómo proseguir una vez realizada esta nueva lista.
El organigrama
Como se indica en el mensaje, el archivo de Excel, con la información necesaria, deberá
cerrarse, para poder dar continuidad a los pasos del Asistente de Visio 2003.
La lista que aparece al pulsar el botón Aceptar muestra un ejemplo simple, con pocos
datos, similar al de la Figura 6.
Figura 6. La planilla de ejemplo que Visio 2003 crea automáticamente
en Excel. Ahora tendremos que completar la información con nuestros datos.
Es posible tanto agregar datos en nuevas filas como insertar columnas en las cuales
incorporar otra información importante. Puede ser la dirección de e-mail, o cualquier
otra. No necesariamente deben exhibirse todos estos datos en el esquema por
crear, pero siempre es útil centralizar la información de quienes forman o formarán
parte de la organización, y cuanto más completa sea ésta, mejor. Luego de completar
todas las celdas, obtendremos una planilla como la que se muestra en la Figura 7.
❘❘❘
¿DÓNDE GUARDAR EL ORGANIGRAMA?
Este archivo se guardará en la carpeta predeterminada que el sistema utiliza para almacenar los
documentos que crea el usuario. Esta opción puede cambiarse, para lo cual es necesario hacer
clic en el botón Examinar, y hacer los cambios correspondientes en el cuadro de diálogo que se
abre al realizar esta última acción.
19
Primeros pasos 1

OFFICE 2003
Figura 7. Las marcas en las celdas indican la existencia
de comentarios con sugerencias prácticas para la elaboración de la lista.
Una vez que se pulsa el botón Siguiente de este paso, lo que queda por definir, por
ejemplo, para el caso de planillas muy extensas, es la posibilidad de dividir la información
en varias páginas, cada una de las cuales contendrá datos de ciertos departamentos,
o determinadas posiciones del escalafón de la compañía.
Éste es el cuadro en el que se define si es Visio 2003 el que realiza esta división o si
la indicación la efectuará el usuario (Figura 8).
Figura 8. Es posible establecer que el organigrama
aparezca automáticamente dividido en varias páginas.
Al elegir la segunda alternativa, el proceso concluye al pulsar el botón Finalizar.
En caso contrario, aparecerán nuevos cuadros de diálogo para permitir las definiciones
referidas a la división en páginas. Además de la ayuda que brindan los asistentes,
es posible contar con ayuda adicional en línea en todo Office 2003, tal como
se desprende del mensaje que se abre antes de completar el proceso de creación
de este primer organigrama (Figura 9).
20

Figura 9. En caso de contar con una conexión efectiva
con la World Wide Web, en esta edición 2003 puede obtenerse
ayuda y actualizaciones en línea para todas las aplicaciones.
El organigrama
Una vez que se pulsa el botón No, lo que no impedirá acceder a esta ayuda en algún
otro momento, aparece el organigrama en la ventana principal de la aplicación.
Es conveniente guardar este Dibujo, como lo denomina Visio 2003 de manera predeterminada,
con un nombre adecuado. De este modo, se obtiene un archivo con
extensión .vsd, de fácil ubicación (Figura 10).
Figura 10. El organigrama creado, junto a la barra de herramientas específicas.
En él se muestran las jerarquías y responsabilidades de todos los puestos.
Una vez que se ha guardado este esquema como archivo, puede encararse toda una
serie de modificaciones, sin el riesgo de perder el trabajo realizado ante una operación
inesperada o una interrupción del suministro eléctrico.
Los cambios posibles incluyen todos y cada uno de los elementos que componen el
organigrama, hasta prácticamente rehacerlo, en caso de que esto sea necesario, sobre
la base de los requisitos inmediatos, mediatos y futuros de la organización.
21
Primeros pasos 1

OFFICE 2003
Realizar cambios en el diseño
Los cuadros dentro de los que aparecen los nombres y los puestos, denominados
formas, pueden desplazarse con varios métodos:
• Al seleccionarlos, dejan ver sus controladores de tamaño. Como ocurre con todos
los elementos que se comportan como objetos informáticos, por medio de estos
controladores es posible aumentar o reducir su tamaño.
• Al pulsar alguna de las cuatro teclas del cursor (mientras el o los objetos exhiben
sus controladores), se logra su desplazamiento en la dirección que la tecla indica.
Las líneas de conexión, o conectores, adaptan sus dimensiones (e incluso modifican
su recorrido entre formas) automáticamente:
• El controlador superior de la forma permite girarla de modo libre.
• Los controladores se ocultan al realizar un clic sobre el cuadriculado de la página.
Para seleccionar al mismo tiempo más de una de estas formas, es necesario mantener
pulsada la tecla SHIFT, mientras se hace clic en cada uno de los elementos.
22
Figura 11. Una selección de más de una forma permite el desplazamiento del conjunto.
❘❘❘
DESHACER Y REHACER
Al igual que en otras aplicaciones de Office 2003, los comandos Deshacer y Rehacer permiten volver
atrás ciertas modificaciones realizadas. Podemos emplear ambos comandos frecuentemente
para solucionar cualquier tipo de error.

En el perímetro de las formas, cuando no están seleccionadas, se muestran los
cuatro puntos de conexión. Es entre éstos que se realiza el vínculo, por medio de
los conectores, con otras formas. Los conectores también se comportan como objetos
virtuales, por lo que pueden ser activados o seleccionados: al hacer clic sobre
éstos, muestran sus propios controladores y puntos de conexión, según como
se muestra en la Figura 12.
Tanto las formas como los conectores,
una vez que están activados, pueden
eliminarse de diferentes modos.
El más simple de estos procedimientos
es pulsar la tecla SUPR.
Personalizar el organigrama
Una vez que el esquema toma el orden que se desea, puede ser necesario modificar
los textos incluidos, o bien aplicar colores a formas, conectores y fondos.
El puntero del mouse toma forma de cruz de flechas (Figura 13) cuando se lo ubica
sobre los diferentes elementos. Esto indica que está activa la herramienta denominada
Puntero en una de sus tres posibles variantes.
Figura 13. La herramienta Puntero permite
realizar la selección de los diferentes objetos.
Para seleccionar más de un elemento simultáneamente, se realiza un recorrido diagonal
por sobre los que se desea integrar, mientras se mantiene pulsado el botón izquierdo
del mouse. En cambio, cuando se activa la herramienta Texto (Figura 14),
al ubicar el puntero sobre cualquier sector de la página de trabajo, éste adquiere dos
figuras diferentes, según el caso:
• Figura similar al número 1 romano.
• Pequeña cruz acompañada de un marco con líneas.
El organigrama
Figura 12. Cada elemento del organigrama
se comporta como un objeto virtual.
El primer diseño sólo aparece al ubicar el puntero sobre un texto ya existente. Al hacer
clic, la etiqueta que contiene el texto se abre, para exhibir el cursor parpadeante. Esto
indica que pueden escribirse nuevos textos, o borrar los que ya no sean necesarios.
23
Primeros pasos 1

OFFICE 2003
Figura 14. La herramienta Texto permite abrir
las etiquetas existentes o crear cuadros de texto en blanco.
El segundo diseño aparece en las siguientes situaciones:
• Sobre cualquier sitio de la página de trabajo.
• Sobre las formas.
• Sobre los conectores.
Es la herramienta con la que se crean nuevas etiquetas o cuadros de texto. En estos
cuadros se pueden ingresar títulos o comentarios, modificar o reemplazar las indicaciones
contenidas en las formas, o agregar texto a los conectores.
Para hacer cualquiera de estos agregados (primero se debe hacer clic sobre la herramienta
Texto), es necesario mantener pulsado el botón izquierdo del mouse, mientras
se describe un recorrido en diagonal, con la dimensión aproximada que se desee
dar al cuadro (Figura 15).
Figura 15. Un cuadro de texto permite crear títulos
y cualquier otra indicación escrita.
Para evitar que el nuevo cuadro desaparezca por sí solo, es necesario no dejarlo en
blanco. Un único carácter ya es suficiente para mantenerlo sobre el sitio escogido.
Siempre habrá tiempo para modificar lo que se ha escrito. Estos cuadros también
pueden desplazarse, como si se tratara de una forma más.
Un grupo de vendedores puede diferenciarse de otro por medio del Marco para equipo.
Para rodear las formas con este marco, se lo debe arrastrar desde el panel lateral
hacia la página de diseño. A continuación se lo ajusta a la medida necesaria, por medio
de los controladores de tamaño. El texto que corresponderá al nombre del grupo
se modifica del modo indicado para otras etiquetas (Figura 16).
24

Figura 16. La etiqueta del Marco para equipo
se modifica como cualquier otro cuadro de texto.
Una vez que se han aplicado los diferentes elementos de formato, como son el color
de fondo, la medida de las fuentes, los grosores y colores de línea, un organigrama
tipo puede verse como el de la Figura 17.
Figura 17. Las modificaciones que se pueden realizar en un esquema
de estas características en Visio 2003 son innumerables.
El organigrama
La empresa que hemos tomado como ejemplo ha decidido contratar un grupo de
cinco nuevos vendedores y dos jefes de venta, como se desprende de su nuevo organigrama.
El jefe de ventas anterior ha sido promovido a gerente de ventas.
Para que esta estructura de personal se ponga en marcha, la compañía deberá realizar
algunos cambios importantes: además de ampliar las instalaciones, será necesario
completar la dotación del personal de depósito, ya que será mayor la carga de trabajo,
tanto en la recepción de mercadería para stock como para la entrega de pedidos.
25
Primeros pasos 1

OFFICE 2003
Este aumento de personal requiere un nuevo organigrama, en este caso, para el escalafón
correspondiente al área expedición. Será necesario, al menos, un encargado
de depósito y cuatro empleados. Como el servicio de entregas se equipará con dos
vehículos, habrá también dos choferes y dos ayudantes.
Dejamos esta tarea para que la realice el lector.
El análisis económico de toda esta nueva estructura será realizado en próximos capítulos.
Por ahora, el siguiente paso consiste en diagramar las nuevas instalaciones.
LOS PLANOS DE PLANTA
Para poder realizar un análisis de costos, en particular para este ejemplo, es necesario
tener una visión concreta de todos los requerimientos, para obtener un detalle
exhaustivo. En primer lugar, las nuevas oficinas; luego será el turno de las
instalaciones del almacén.
El diseño de las oficinas
Un plano de planta con el mobiliario necesario puede realizarse con Visio 2003 de
modo similar a como se ha realizado el organigrama de la empresa.
En este caso, se escoge la plantilla que permite diseñar oficinas, que es una de las alternativas
disponibles en la categoría Plano de edificio (Figura 18).
26
Figura 18. Los planos o esquemas de planta que se realizan
con Visio 2003 pueden exhibir todos los elementos necesarios.

Los planos de planta
Al hacer clic sobre la plantilla, la página de trabajo aparece como una cuadrícula en
blanco. En el lateral izquierdo, los elementos que permiten realizar un plano de detalle,
con sus cotas y su mobiliario (Figura 19).
Figura 19. La exactitud del proceso permite concretar trabajos profesionales.
Para comenzar, podemos elegir la escala en la que se realizará el diseño: hagamos clic
en el menú Archivo, y en el desplegado de éste, en el comando Configurar página. A
continuación, en el cuadro de diálogo que aparece, hagamos clic en la ficha Escala de
dibujo. En el espacio que permite un monitor de 15 o 17 pulgadas, resulta conveniente
utilizar la escala 1:50. Esto indica que cada milímetro en el dibujo corresponderá a
50 mm reales. Las medidas se expresan en milímetros por convención (normas
IRAM, VDE y otras). Para quienes no estén familiarizados con ellas, es oportuno indicar
que decir un centímetro es lo mismo que decir diez milímetros (Figura 20).
✱
ZOOM VS. ESCALA
No debe confundirse la escala que utiliza el dibujo con el porcentaje de Zoom que se puede aplicar
a la imagen. El Zoom cumple la función de modificar el tamaño de manera relativa, para que
el plano aparezca en pantalla en forma completa (valores bajos), o para observar detalles (valores
altos). Pero no modificará en forma real el tamaño del dibujo.
27
Primeros pasos 1

OFFICE 2003
Figura 20. El cuadro de diálogo Configurar página cuenta
con una serie de fichas que colaborarán en una posterior impresión.
Entre los diseños disponibles en el panel Formas, debe elegirse el diseño de planta
que más se acerque al real. En caso de que éste sea rectangular, que es el caso más
simple, se utiliza Sala. Tal como lo indica el mensaje de ayuda, se lo arrastra hasta
ubicarlo sobre la página de trabajo (Figura 21).
Figura 21. Para arrastrar un diseño, debemos mantener pulsado el botón izquierdo
del mouse mientras lo desplazamos, para liberarlo una vez ubicado sobre la página.
Al activar esta forma, y por medio de los controladores de tamaño, se podrán extender
las dimensiones de ancho y alto, hasta ocupar la porción de la página que se necesite.
Para conocer las medidas de cualquiera de los objetos insertados, se hace clic con el
botón derecho del mouse, y en el menú contextual que aparece, un nuevo clic en el
comando Propiedades (Figura 22).
28

Figura 22. Desde cada uno de los objetos disponibles puede exhibirse
un menú contextual con comandos útiles relativos al entorno.
En la ventana Propiedades que aparece
con este último clic, pueden modificarse
las medidas, en caso de ser necesario,
para obtener un ajuste más
exacto que el que se logra por medio
de los controladores (Figura 23).
Las principales características de las
formas son:
Los planos de planta
Figura 23. Las dimensiones de los objetos
• Las intersecciones entre paredes se reflejan las unidades y la escala elegidas.
ajustan automáticamente por simple
aproximación.
• Las ventanas giran por sí solas, en caso necesario, para encajar con exactitud entre
las paredes (también pueden girarse con ayuda del controlador correspondiente).
• Algo similar ocurre con las puertas: se acomodan para
quedar ajustadas. Entre sus controladores, el circular de
color verde es el que permite el giro libre (Figura 24).
Figura 24. Cada controlador produce un cambio
en la figura del puntero: el que permite el giro libre de las
formas es el que hace que tome forma de flechas en círculo.
En caso de que no se desee girar la puerta, sino cambiar la orientación, se recurre al
menú Forma, para hacer clic en Voltear horizontalmente, del submenú Girar o voltear.
29
Primeros pasos 1

OFFICE 2003
Figura 25. El menú Forma contiene diferentes comandos para aplicar a los diseños.
El resultado de aplicar el volteo horizontal puede verse en la Figura 26.
Figura 26. En ocasiones, es conveniente que las puertas
se rebatan sobre paredes, para no ocupar espacio adicional.
El modo de aplicar muebles o accesorios no difiere de la manera de colocar Paredes,
Puertas o Ventanas. La galería de diseños es muy grande. Estos diseños se
complementan muy bien con la aplicación de colores de fondo.
En la Figura 27 puede verse un plano de planta de oficinas que contempla ciertas
características del proyecto en desarrollo.
❘❘❘
En caso de querer abrir un diagrama de Visio desde una computadora que no cuenta con el
programa instalado, podremos bajar e instalar desde Internet el visualizador Visio Viewer. Esta
práctica herramienta permite ver los diagramas a través de Internet Explorer.
30
SIN VISIO

Figura 27. La planta incluye escaleras, adornos, escritorios, sillas reclinables
tapizadas en azul, un sector de sanitarios y rótulos indicativos.
Diagrama de las operaciones en el almacén
En la planta baja, de medidas similares a las del primer piso (destinadas a oficinas), se
instalará el nuevo almacén. El plano correspondiente queda como tarea para el lector.
Pero es importante destacar que éste debe contemplar el desarrollo de las operaciones
que allí se realizarán. La mejor
forma de hacer este análisis es
por medio de un diagrama de flujo,
también con Visio 2003.
Para acceder a una nueva página,
o a un nuevo tipo de diagrama,
la aplicación cuenta con el comando
Nuevo, en la barra denominada
Estándar (Figura 28).
Figura 28. El desplegado
del comando Nuevo.
Los planos de planta
31
Primeros pasos 1

OFFICE 2003
Al hacer clic en el botón auxiliar de este comando, se despliega la lista completa
de diagramas disponibles. Los que cuentan con un submenú de opciones están indicados
con un pequeño triángulo, a la derecha del desplegado. El más habitual
es el Diagrama de flujo básico. Las formas y los conectores tienen propiedades similares
a las del resto de los diagramas. Aceptan texto, pueden moverse o desplazarse,
modificar su tamaño, cambiar de color de fondo, el grosor y el color de sus
líneas, y aplicar bordes especiales o fondos para la página; todo esto mejora la presentación
de los diagramas impresos. En la Figura 29 puede verse un esquema inicial,
y en la Figura 30, el diagrama armado.
Figura 29. Mediante las diferentes formas,
cuadros de texto y demás elementos,
se realiza el boceto del movimiento
de mercaderías dentro del almacén.
Puede realizarse un diagrama de similares características con el esquema administrativo:
la relación entre la toma de pedidos, la emisión de órdenes de compra, facturación,
el pago a proveedores y la cobranza a clientes.
Este diagrama puede incluir aquellos pasos que debe realizar el sistema informático.
También será de gran utilidad brindar al especialista en programación que proveerá
este sistema, el diagrama de flujo que contemple las necesidades de información
de todas las áreas de la compañía, para facilitarle la tarea de determinar la cadena de
32
Figura 30. Estos diagramas permiten
definir la ubicación de anaqueles y demás
estructuras de almacenamiento, además
de establecer los mecanismos de control.

entradas y salidas necesarias y los reportes contables, estadísticos o de mercadeo. En
otros capítulos se volverá sobre este tema. Pero ahora veamos de qué forma mejorar
la comunicación de estos diagramas a los sectores de la empresa.
DIAGRAMAS EN LA WEB
Una vez que los responsables de cada área han elaborado los diferentes esquemas de
trabajo que aplicarán, se hace necesario obtener presupuestos, antes de pasar a la tarea
de evaluar la conveniencia de la inversión.
Para facilitar la llegada a manos de los proveedores, estos diagramas pueden exponerse
en la web, en páginas a las que sólo tendrán acceso quienes cuenten con la autorización
correspondiente. Para convertir un diagrama en un archivo compatible
con los requisitos de la Web, deben realizarse los siguientes pasos.
■ Convertir un diagrama en página web PASO A PASO
Abra el diagrama en la ventana principal de la aplicación.
Acceda al menú Archivo.
Haga clic en el comando Guardar como página Web.
Diagramas en la Web
En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en el botón Cambiar título.
�
33
Primeros pasos 1

OFFICE 2003
�
34
En el cuadro de diálogo Establecer título de la página, escriba el texto que desee
que aparezca en la barra de título del navegador. En forma predeterminada,
el título que aparece es el nombre que se dio al archivo.
Pulse el botón Aceptar de este cuadro.
Pulse el botón Publicar.
La mayor parte de las alternativas de las dos fichas del cuadro Guardar como
página Web está establecida en forma predeterminada. Por ejemplo, en caso
de que la casilla de selección Abrir automáticamente la página Web en el explorador
no esté seleccionada, haga clic para que, al finalizar el proceso, se
abra el navegador predeterminado (generalmente Internet Explorer) y la página
aparezca tal como la verán luego los futuros visitantes.
�

�
Pulse el botón Aceptar, para dar por concluido el proceso.
Diagramas en la Web
Tal como fue definido, al cabo de unos segundos, la página se abre en pantalla.
Claro que estos pasos no bastan para que los diagramas aparezcan en una página
web. Hasta aquí sólo se ha creado un archivo que se podrá exhibir en un navegador
como, por ejemplo, Internet Explorer o similar.
Este archivo es almacenado en una nueva carpeta creada por la aplicación. Dentro
de ésta, se almacenan todos los elementos gráficos que deben mostrarse en la página
al abrirse. Esta carpeta, a su vez, es ubicada durante el proceso en la carpeta Mis
documentos, salvo que se indique alguna otra opción.
Para que este documento esté accesible como página web a los posibles navegantes, debe
contratarse el servicio de alojamiento (host) para este sitio, y contar con la dirección
URL (algo similar a www.distribuidoranoroeste\proyecto.html), la que sólo se dará
a conocer a las personas interesadas en visitar estas páginas. El alquiler y el posterior
alojamiento son tareas que, por lo general, es preferible encomendar a un especialista.
35
Primeros pasos 1

OFFICE 2003
DIAGRAMAS EN OTRAS APLICACIONES
Los diagramas creados en Visio 2003 pueden insertarse en cualquier otro de los programas
de Office, e incluso en aplicaciones no desarrolladas por Microsoft, tales como,
por ejemplo, Adobe Photoshop (Figura 31).
Figura 31. Un diagrama creado en Visio 2003, “pegado”
en la ventana principal de Adobe Photoshop CS 8.0 (English Version).
Para esta tarea se deben realizar los siguientes pasos.
36
■ Insertar diagramas en otras aplicaciones PASO A PASO
Abra el diseño en la ventana principal de Visio 2003.
Seleccione todas las formas del diagrama, mediante la herramienta Puntero, o
bien despliegue el menú Edición, para hacer clic en Seleccionar todo.
Haga clic en el comando Copiar, de la barra de herramientas Estándar.
�

�
✱
Diagramas en otras aplicaciones
Otra posibilidad es hacer clic en el comando Copiar dibujo, también en el menú
Edición, pero cerciorándose antes de que no haya formas ya seleccionadas (en
ese caso, sólo éstas se copiarán).
Despliegue la ventana principal de Word, Excel o cualquier otra aplicación.
Finalmente, haga clic en el comando Pegar de la barra de herramientas Estándar
de esas aplicaciones.
Figura 32. El diagrama “pegado” en una planilla de cálculo.
ALCANCE DE LAS MODIFICACIONES
Es muy importante mencionar que cuando se modifica el diagrama o las formas del documento
insertado en otra aplicación, como en este caso, sólo se modifica la versión pegada, no el diagrama
ni las formas originales del mismo.
37
Primeros pasos 1

OFFICE 2003
Puede procederse exactamente del mismo modo cuando se desee agregar sólo una
parte del diagrama, o sólo algunas de las formas.
MODIFICAR DIAGRAMAS
El diagrama creado en Visio 2003, o las formas pegadas en un documento de otra
aplicación (aunque esto es sólo válido para las aplicaciones de Office 2003) se
convierten en parte del documento.
Para modificar el esquema realizado en Visio 2003 desde la aplicación en la que se lo ha
insertado, simplemente haga doble clic sobre cualquier punto del diagrama (Figura 33).
Figura 33. El esquema “pegado” en un documento
de Word, antes de realizar doble clic.
Gracias a un vínculo oculto, esta acción hace que Visio 2003 se inicie dentro de la
otra aplicación, para trabajar con el diagrama con las barras de herramientas y los
menús originales (Figura 34).
38

Figura 34. La ventana principal de Visio 2003,
abierta en la ventana principal de Word 2003.
Modificar diagramas
Para regresar al documento de la otra aplicación, haga clic en algún lugar fuera del
diagrama, para cerrar así la ventana de Visio.
… RESUMEN
En este capítulo hemos aprendido a realizar organigramas (quiénes integrarán la compañía y
con qué cargos) y diagramas de flujo de dos o tres tipos (croquis de las oficinas, de la disposición
de mercaderías en depósito), además de mostrar las ventajas de guardarlos como páginas
web, incorporarlos en otras aplicaciones de Office o modificar esos diagramas en el mismo
paquete de software de Microsoft. En cuanto a nuestro emprendimiento comercial, una vez
realizados los esquemas correspondientes al proyecto de ampliación, llega el momento de hacer
el análisis de la inversión, como veremos en el próximo capítulo.
39
Primeros pasos 1

✔
TEST DE AUTOEVALUACIÓN
1 ¿Qué es Visio y para qué se utiliza?
2 ¿Es posible convertir el diagrama diseñado
en Visio en una página web? ¿Cuál es la utilidad
principal de realizar esto?
3 ¿Con Visio también podemos realizar el diseño
de la oficina?
4 ¿Bajo qué extensión se almacenan los archivos
en Visio? ¿Con qué otros programas
podemos abrir un archivo de este tipo?
5 ¿Qué son las formas y para qué se utilizan?
40
ACTIVIDADES
EJERCICIOS PRÁCTICOS
✔ Diseñe el organigrama completo de una
compañía en la que trabajan treinta empleados
agrupados bajo tres departamentos
diferentes. Incluya el diseño correspondiente
a cada oficina.