Estudio sobre el sistema de administración de inventarios médicos y ...

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVAÁREA SERVICIOS DE SALUDAl contestar refiéraseal oficio Nº 058472 de junio, 2004FOE-SA-0206DoctorHoracio Solano MonteroPresidente EjecutivoCAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIALEstimado señor:Asunto:Remisión del Informe N° DFOE-SA-8-2004 relativo a un estudio sobre el sistema de administración deinventarios de medicamentos y suministros médicos de la CCSS.Para su conocimiento y el de los señores miembros de la Junta Directiva de esa Institución, mepermito remitirle copia del informe en referencia, preparado por esta Área de Servicios de Salud.Al respecto, y con fundamento en el artículo 12 -párrafo segundo- de la Ley Orgánica de laContraloría General de la República, N° 7428 y el artículo 12 -inciso c)- de la Ley General de ControlInterno, N° 8292, sírvase solicitar a los señores miembros de esa Junta Directiva, comunicar a estaDivisión de Fiscalización Operativa y Evaluativa, en los próximos quince días hábiles, las medidasadoptadas para cumplir con las disposiciones contenidas en el punto 4.1. de este informe. Además,deberá informar, en un plazo de cuatro meses, los avances en la efectiva implementación de lasdisposiciones emitidas, las cuales son de acatamiento obligatorio, de acuerdo con las normas citadas.Atentamente,Lic. Javier Masís FigueroaGERENTE DE ÁREAciGM/JMF/pggAdjunto: Lo indicadoDr. Luis Escalante Cabezas, Gerente de Operaciones, CCSS.Dr. Eduardo López Cárdenas, Gerente Médico, CCSS.Archivo Central (2)Archivo ÁreaG# 2003006293Informes de FiscalizacionesPuesta en línea

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVAÁREA SERVICIOS DE SALUDal oficio Nº 05850Al contestar refiérase3 de junio, 2004FOE-SA-0207LicenciadoJorge Arturo Hernández CastañedaAuditor InternoCAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIALEstimado señor:Asunto:Remisión del Informe N° DFOE-SA-8-2004 relativo a un estudio sobre el sistema de administración deinventarios de medicamentos y suministros médicos de la CCSS.Para su conocimiento y lo de su competencia, me permito remitirle copia del informe en referencia,preparado por esta Área de Servicios de Salud.Mucho le agradeceré comunicar a esta Contraloría, lo actuado por esa Unidad de Auditoría enrelación con lo señalado en el punto 4.2. del capítulo de Disposiciones del referido informe.Atentamente,Lic. Javier Masís FigueroaGERENTE DE ÁREAGM/JMF/pggAdjunto:Lo indicadoci Archivo Central (2)Archivo de ÁreaPuesta en línea

INFORME DFOE-SA-8-2004DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVAY EVALUATIVAÁREA DE SERVICIOS DE SALUDESTUDIO SOBRE EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEINVENTARIOS DE MEDICAMENTOS Y SUMINISTROSMÉDICOS DE LA CAJA COSTARRICENSEDE SEGURO SOCIAL (CCSS)2004Puesta en línea

DFOE-SA-8-2004 4DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVAY EVALUATIVAÁREA DE SERVICIOS DE SALUDContenidoRESUMEN EJECUTIVO........................................................................................................... 51. INTRODUCCIÓN....................................................................................................... 61.1. Origen del estudio.....................................................................................................................61.2. Objetivo del estudio...................................................................................................................61.3. Alcance del estudio. ..................................................................................................................61.4. Generalidades sobre el sistema de suministros de la CCSS. .......................................................61.5. Comunicación preliminar de los resultados del presente estudio. .................................................82. RESULTADOS. .......................................................................................................... 82.1. Insuficiencias en torno a la infraestructura de las bodegas de la CCSS....................................... 82.2. Carencia de efectivos instrumentos de control de gestión en materia de administración deinventarios. 102.3. Gasto excesivo por concepto de alquiler de bodegas. ...............................................................122.4. Mercaderias por sumas millonarias estancadas en las bodegas alquiladas.................................152.5. Medicamentos por destruir en las bodegas de la CCSS.............................................................153. CONCLUSIONES.........................................................................................................174. DISPOSICIONES.........................................................................................................204.1. A la Junta Directiva de la CCSS...............................................................................................204.2. A la Auditoría Interna de la CCSS. ...........................................................................................22Puesta en línea

DFOE-SA-8-2004 5RESUMEN EJECUTIVOEl presente informe se refiere a un análisis sobre aspectos relacionados con el sistema deadministración de inventarios de fármacos y otros suministros médicos, el cual forma parte de una serie deinformes que esta Contraloría General ha emitido entre el 2003 y el 2004 respecto de la gestión de losmedicamentos a cargo de la CCSS.El capítulo de resultados incorpora cinco temas, los dos primeros están referidos a señalar situacionesen torno al mal estado y a la falta de capacidad de las instalaciones físicas de las bodegas del Departamentode Almacenamiento y Distribución (DALDI), que atentan contra la integridad física de los productos, siendo quea mayo de 1999 se presentaron pérdidas en bodegas por unos ¢158.5 millones asociadas a esa problemática.A las debilidades señaladas, se adiciona la inexistencia de un sistema de información tecnológicamenteadecuado a las necesidades institucionales; la falta de coordinación y cohesión efectivas entre las unidadesadministrativas y técnicas que intervienen en la administración de los inventarios y; la carencia en las bodegasde manuales de procedimientos actualizados y debidamente divulgados sobre la recepción, almacenamiento ydespacho de los productos.La ausencia de estrategias, la falta de planificación y de acuerdos a lo interno de la institución de lasdiferentes instancias que intervienen en la toma de decisiones y las limitaciones en la asignación de recursosfinancieros suficientes, constituyen factores que han impedido realizar acciones concretas en este campo, porlo cual la Caja está enfrentada a la necesidad urgente de resolver en forma integral y sistemática estasinsuficiencias.Los siguientes tres temas, hacen referencia a las consecuencias negativas de los problemasestructurales apuntados y de la inoperancia de los mecanismos de control en esa materia. El pago excesivo aterceros por concepto de servicios de almacenaje y manejo de las mercaderías, pues entre junio de 1998 ynoviembre del 2003 se pagó un total de ¢1.661.003.180,75, del cual ¢540.283.761,41 corresponden a losúltimos siete meses de ese período. La existencia de mercancías ingresadas entre 1998 y el 2001 a lasbodegas de la firma contratada por la Caja para el almacenamiento y manejo de esos productos, por un valorde ¢ 462.940.873,51, las cuales al 28 mayo del 2003 no comportaban ninguna salida desde su ingreso a esasbodegas. Es decir, la rotación de esos productos ha sido nula en un lapso de dos a cinco años, razón por lacual existen serias dudas de que esos productos lleguen a ser aprovechados total o parcialmente, en virtud deque podrían estar deteriorados, vencidos u obsoletos. Esto aunado a las significativas sumas que por conceptode almacenaje debe pagar la Caja por ese inventario estancado. Por último, la existencia en las bodegas delDALDI de una considerable cantidad de medicamentos por destruir por un total de ¢343 millones, por estarvencidos o deteriorados.En síntesis, para esta Contraloría General resulta un hecho notorio que las situaciones señaladas en elpresente informe, ponen de manifiesto el desorden y la presencia de controles inoperantes en la materia demarras, que generan desperdicios, riesgos para la salud pública y, en general, perjuicios económicos para laentidad aseguradora. Además, reflejan la carencia de un proceso de planificación estratégica de las distintasadministraciones de la CCSS, orientado a realizar cambios graduales y sistemáticos en la infraestructura,tecnología y sistemas de información relativos al modelo de almacenamiento y distribución de los fármacos ydemás productos médicos, los cuales se justifican por la presencia de un modelo de administración deinventarios erosionado, en contraposición a un crecimiento en la demanda de los servicios de salud. Ante esteestado de cosas, la actual administración de la Caja se enfrenta a un serio compromiso de definir con prontitud,diligencia y con el debido resguardo de los fondos públicos, si continúa con la contratación de los servicios dealmacenaje a terceros o recurre, entre otras posibles alternativas -cuya definición es responsabilidad exclusivade la administración- a la optimización de la infraestructura existente o a la inversión en planta física y en lossistemas de apoyo respectivos.Por lo tanto, en virtud de los resultados obtenidos, y con fundamento en lo dispuesto en el artículo 12 -párrafo segundo- de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, y en el artículo 12 -inciso c)- de la Ley General de Control Interno, N° 8292, este Órgano Contralor incorporó las disposicionespertinentes para que la CCSS inicie las acciones correctivas del caso.Puesta en línea

DFOE-SA-8-2004 61. INTRODUCCIÓN.1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO.El estudio se realizó como parte del Programa de Trabajo del 2004 para el ÁreaServicios de Salud de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa.1.2. OBJETIVO DEL ESTUDIO.El presente estudio tuvo como finalidad evaluar aspectos relacionados con el sistemade administración de los inventarios de medicamentos y otros suministros médicos de la CajaCostarricense de Seguro Social (CCSS).1.3. ALCANCE DEL ESTUDIO.Este estudio comprendió el análisis de algunos procedimientos y actividadesrelacionados con el sistema de administración de los inventarios de medicamentos y otrosproductos médico-quirúrgicos de la CCSS.El examen abarcó el período comprendido entre el 1° de junio del 2002 y el 31 dediciembre del 2003.El análisis se realizó conforme con lo establecido en el Manual sobre normas técnicasde auditoría para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a sufiscalización.Cabe indicar, que el presente informe forma parte de una serie de informes que estaContraloría General ha emitido entre el 2003 y el 2004 respecto de la gestión de los medicamentosa cargo de la CCSS.1.4. GENERALIDADES SOBRE EL SISTEMA DE SUMINISTROSDE LA CCSS.El sistema de suministros de la CCSS es altamente complejo, caracterizado por lainversión de cuantiosos fondos públicos, elevados volúmenes de compras, amplia cobertura deservicios y sobre todo por la gran variedad, heterogeneidad y significativa sensibilidad de losproductos.En el ámbito central, a la Dirección de Recursos Materiales, organizada en losDepartamentos de Planificación y Programación de Suministros; Adquisiciones y Almacenamiento yDistribución (DALDI), le corresponde la planeación, programación, contratación, recepción,almacenamiento y distribución de las mercancías.Por otra parte, el subsistema desconcentrado o local, integrado por un sinnúmero debodegas de las farmacias y proveedurías de los 29 hospitales y las 130 áreas de salud y clínicas, seencarga de abastecer por las vías del subsistema central (artículos almacenables) y de las propiasPuesta en línea

DFOE-SA-8-2004 7contrataciones que realizan esos establecimientos con base en el marco legal pertinente, losartículos que requieren para el cumplimiento de sus funciones.Por medio del sistema central –programa presupuestario 5101- se llevan a cabo lascontrataciones de medicamentos, equipos, materias primas y demás suministros médicos, lascuales ascienden a miles de millones de colones al año. En los últimos años, según información dela Caja, las compras centralizadas alcanzaron los 40.000 millones de colones al año, por lo que pormes en promedio ingresan al Almacén General del DALDI entre 2500 y 3000 millones de colones enesas mercaderías, e igualmente se despachan montos similares a los hospitales, clínicas, áreas desalud y plantas de producción.De acuerdo con información de la Dirección de Recursos Materiales, la CCSS disponeactualmente de tres almacenes principales para la administración de sus inventarios: Almacén LaUruca, Almacén de Puntarenas y ALGEFISSA S.A., este último por contratación de servicios. Esostres establecimientos aportan un total aproximado de 24705 m2 de capacidad para elalmacenamiento de los fármacos y demás implementos y equipos médicos.El costo del inventario a marzo del 2004, según el DALDI, ascendía a¢20.485.018.733,23, monto al cual debe agregársele el costo del inventario disponible paraconsumo de uno a tres meses de las bodegas y proveedurías y farmacias locales, el cual tambiéncorresponde a varios miles de millones de colones. El cuadro N° 1 siguiente presenta un desglosedel monto y de la ubicación de ese inventario.Cuadro N° 1Monto del Inventario de Medicamentos y OtrosSuministros Médicos de la CCSS(marzo 2004)LOCALIZACIÓN MONTO PORCENTAJEAlmacén General Uruca¢11.927.852.871,03 58,2Bodega Puntarenas1.883.180.932,38 9,2Bodega Alquilada 6.673.984.929,86 32,6TOTAL ¢20,485.018.733,27 100Fuente: Departamento de Almacenamiento y Distribución (DALDI)El DALDI está conformado por cuatro secciones: Recibo de mercaderías; Bodegas;Distribución y Transportes; y Revisión y Control. Además, tiene adscritas la Regencia deMicrobiología y la Regencia Farmacéutica; esta última responsable de la droguería y de losmedicamentos en general, para el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos parael almacenamiento, la conservación, la manipulación y la distribución de insumos farmacéuticos anivel nacional y las materias primas que utilizan los Laboratorios de Productos Farmacéuticos ySoluciones Parenterales, con el propósito de salvaguardar las propiedades y la calidad de losproductos.La Sección de Bodegas dispone de once bodegas para el almacenamiento de todoslos productos adquiridos por el nivel central de la CCSS, clasificadas de la siguiente manera:Comprimidos; Medicamentos Varios; Inyectables; Frigoríficos; Activos y Materiales; LaboratorioClínico; Implementos Médicos; Odontología y Ortopedia; Papelería; Materia Prima y la bodega dePuntarenas.Puesta en línea

DFOE-SA-8-2004 81.5. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DELPRESENTE ESTUDIO.Los resultados contenidos en el presente informe fueron comentados, en reunióncelebrada el 28 de mayo del 2004, con el Presidente Ejecutivo de la CCSS, Dr. Horacio SolanoMontero; el Gerente Médico de la CCSS, Dr. Eduardo López Cárdenas; el Gerente de Operacionesde la CCSS, Dr. Luis Escalante Cabezas y; el Director de Recursos Materiales de la CCSS, Lic.Álvaro Muñoz Fonseca.2. RESULTADOS.2.1. INSUFICIENCIAS EN TORNO A LA INFRAESTRUCTURA DELAS BODEGAS DE LA CCSS.Las inadecuadas condiciones físicas de las bodegas del DALDI y de algunas farmaciasde los hospitales y clínicas determinadas en el presente estudio, plantean incertidumbre en cuanto asi éstas aseguran la estabilidad de los medicamentos que se custodian en estos establecimientos,la cual debe ser controlada y conservada en todos los niveles ambientales en que permanezcanesos productos, puesto que si las propiedades y características físicas y químicas, entre otras, delmedicamento administrado no son óptimas, la respuesta terapéutica podría no ser la esperada, conel consecuente riesgo para la salud de los pacientes.En este sentido, cabe señalar que el proceso de almacenamiento tiene entre susobjetivos conservar las características de los medicamentos durante su permanencia en lasbodegas, con el fin de que éstos lleguen al paciente en condiciones óptimas para su uso y puedanejercer su acción terapéutica, ya que deficiencias en el trasiego, manipuleo y almacenamientopodrían provocar que éstos pierdan su eficacia o causen efectos tóxicos. Ambas condicionespodrían poner en riesgo la salud e incluso la vida de los pacientes.Sobre este tópico, cabe traer a colación que el artículo 123 de la Ley General de Salud,señala que: “Toda persona que mantenga o almacene medicamentos, como actividad principal oincidental, deberá utilizar lugares, procedimientos, envases y embalajes adecuados que impidan eldeterioro, la adulteración, la falsificación de los medicamentos, así como el desarrollo decondiciones riesgosas para la salud de las personas.”.La Regencia Farmacéutica y la Jefatura del DALDI han reiterado en diferentesdocumentos analizados por esta Oficina como parte de este estudio, las debilidades que presenta laplanta física en la mayoría de las bodegas, como por ejemplo cielos rasos dañados o inexistentes yáreas donde se han detectado temperaturas que sobrepasan los rangos permitidos. Estascondiciones podrían estar provocando la distribución y prescripción a los pacientes demedicamentos en mal estado y que por ende, no cumplan su eficacia terapéutica.De hecho, conforme con el análisis realizado, esta Contraloría General tiene claro queeste problema data de muchos años y que los diagnósticos sobre este tema se han convertido enuna constante, en los cuales se han advertido con lujo de detalle las insuficiencias en relación con lainfraestructura de las bodegas del DALDI.Además, la situación se ha agravado en razón de que al Almacén General del DALDIse le han ido incorporando como parte de sus bodegas, instalaciones que en su oportunidadcumplían otros fines, como el taller mecánico y el de ebanistería, estructuras que naturalmentePuesta en línea

DFOE-SA-8-2004 9carecen de aspectos constructivos esenciales en su diseño y estructura para responder a losrequerimientos básicos de una bodega de medicamentos y suministros médicos. Dichos agregadostambién presentan deterioro físico y no se les da el mantenimiento adecuado.En torno a este tema, cabe acotar -con base en información suministrada a esta Oficinapor la Dirección de Recursos Materiales de la Caja- que el bloque principal de bodegas fueconstruido en los años sesenta, el cual respondía a las necesidades y conceptos de la época. Lasbodegas -con casi 40 años de construidas- son antifuncionales, de poca altura, inseguras enmúltiples aspectos, hay exceso de pasillos (algunos utilizados para almacenar) y con una capacidadde almacenamiento agotada. El deterioro, por el tiempo y uso de las instalaciones es evidente enlos aspectos esenciales de una obra civil, tales como cañerías, techos, cielo rasos, instalacioneseléctricas, lo cual provoca inundaciones y goteras, en detrimento de los medicamentos y demásproductos que se custodian en esos inmuebles.Adicionalmente, según dicha información, el mal estado de las instalaciones físicas delas bodegas de la CCSS ha ocasionado pérdidas en papelería y otros productos o implementosmédicos. La integridad física de los productos se ve amenazada por las condiciones de operación alinterior de las bodegas y su excesivo trasiego, que en múltiples ocasiones, produce dañosprevisibles tales como mercaderías derramadas, mojadas, cajas con exceso de humedad, polvo,daños en los bultos y por ende, en la mercadería, siendo que a mayo de 1999, las pérdidas enbodegas por los motivos apuntados ascendieron aproximadamente a ¢158.500.000,00.El personal responsable de conducir estas actividades, ante consulta de esta Oficina,argumenta una carencia de recursos presupuestarios y apoyo profesional, como la principal causapara que no se hayan materializado restauraciones significativas en dichas instalaciones, pues losrecursos asignados sólo permiten un mínimo de mantenimiento correctivo para cubrir necesidadesbásicas, en materia de electricidad, fontanería, carpintería y otras, las cuales son reparacionesmenores que obviamente no solucionan los problemas estructurales que enfrenta la institucióndesde hace años en esta materia.A los problemas señalados en los párrafos anteriores, se debe adicionar la insuficientecapacidad instalada de los inmuebles. Al respecto, de las manifestaciones hechas por los propiosfuncionarios responsables de las tareas y funciones relativas a la recepción, almacenamiento,custodia y despacho de las mercaderías que ingresan al DALDI, se desprende claramente laexistencia de un problema estructural que aqueja a la institución desde hace muchos años y quetrae consecuencias negativas para lograr una administración eficiente de los inventarios. Porejemplo, se tiene que la capacidad de almacenamiento del Almacén General en La Uruca yPuntarenas, en términos generales, solamente cubre entre un 25 y 30 por ciento del tamaño delinventario que se maneja desde el año 2002.Además, el tener el inventario disperso en tres lugares -La Uruca, Puntarenas yALGEFISSA S.A.- deriva en excesos como el trasiego, papeleo y manipulación, que generan costosincrementales asociados a la utilización de un alto porcentaje de las horas/hombre asignadas adichas tareas. En el año 1998, en un estudio de costos realizado por la Caja se estimaba que el30% del recurso humano en esos establecimientos se destinaba sólo a este tipo de tareas.Actualmente, parece que ello representa para algunas bodegas entre el 40 o el 50%.En abundancia de hechos en torno al tema en cuestión, el Jefe del DALDI señaló que “(...) Las instalaciones del Departamento de Almacenamiento y Distribución cuentan con más de 37años de haberse construido, a pesar de las múltiples modificaciones y ampliaciones efectuadas sinuna planificación ni previsión de factores en lo que respecta a Obra Civil, lo que ha provocadocontar con una planta física que por su infraestructura, antigüedad y condiciones sucumbe ante lasnecesidades reales y exigencias actuales. / Las bodegas que conforman el Departamento dePuesta en línea

DFOE-SA-8-2004 10Almacenamiento y Distribución, no reúnen las condiciones en infraestructura para cumplir con lasdemandas y objetivos actuales, el área física actual no es capaz de almacenar la mercancía que serecibe de los proveedores nacionales y extranjeros, esto a pesar de utilizar los pasillos para lamovilización de pedidos como zona de apilamiento.”.Incluso, el estudio realizado por esta Oficina permitió evidenciar que el problema demarras también alcanza a algunos servicios de farmacia, donde existe falta de espacio ylimitaciones de infraestructura en relación con el almacenamiento de los medicamentos, lo cual nopermite una adecuada conservación de los fármacos, situaciones que no son desconocidas por lasautoridades de la Caja y que se vienen agudizando en los últimos años con el consecuente perjuiciopara el servicio que presta esa institución en materia de suministro de medicamentos y otrosimplementos médicos, lo cual impide mantener inventarios de seguridad para proteger a lainstitución de posibles faltantes en caso de incumplimientos en las fechas de entrega acordadas conlos proveedores, o por otras situaciones especiales de calidad y de consumo. De acuerdo coninformación de la Gerencia División de Operaciones de la CCSS, la capacidad de almacenamientodel subsistema desconcentrado –Bodegas de Farmacias y Proveedurías- fue superada hace másde diez años, la cual no crece ni se adecua a las necesidades crecientes.En síntesis, de conformidad con los documentos de mérito analizados, las opinionesobtenidas de los encargados de estas actividades y las mismas inspecciones físicas realizadascomo parte de este estudio, le permiten a esta Contraloría General señalar que durante variasadministraciones de la CCSS, pareciera no haber existido voluntad suficiente de las autoridadescompetentes para lograr consenso respecto de la importancia que reviste este tema, puesto que nose han materializado acciones concretas en la búsqueda de recursos y soluciones factibles ypermanentes para dotar a la institución aseguradora de la infraestructura necesaria, con el objeto nosólo de cumplir con la ineludible función que le corresponde respecto de la conservación de lascaracterísticas de los medicamentos y demás suministros y equipos médicos durante supermanencia en las bodegas, sino de que éstos lleguen en condiciones óptimas para su uso oconsumo, sin riesgos para los usuarios.Así las cosas, esta Contraloría General a la luz de lo expuesto en este aparte,considera que todos los esfuerzos que realice la CCSS en torno a buscar soluciones a la situaciónobjeto de comentario, deben ser articulados e integrales, con una participación activa del personalde la Caja que conoce de cerca esta problemática, en conjunto con los niveles gerencialesresponsables de tomar las decisiones del caso, de tal forma que se materialicen accionesconcretas, prontas y sostenibles a este asunto. De no ser así, a juicio de esta Oficina, los esfuerzosy recursos que invierta la institución en aras de contar con sistema de suministros eficiente acordecon las exigencias actuales y futuras de la prestación de servicios de salud, resultarán infructuosas,como parece haber sucedido hasta ahora. Es decir, en esta materia, es preciso contar con unesfuerzo colectivo y organizado que emane de las autoridades superiores de la Caja.2.2. CARENCIA DE EFECTIVOS INSTRUMENTOS DE CONTROLDE GESTIÓN EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DEINVENTARIOS.A pesar de que la administración de la CCSS ha venido realizando esfuerzos porimplantar un sistema de información automatizado para la gestión de los medicamentos y otrossuministros, con el cual se pretende controlar eficientemente el ciclo de abastecimiento(planificación, compra, almacenamiento y distribución), aún se mantienen pendientes algunasactividades de suma relevancia para lograr un efecto positivo en la intención de contar con efectivosmecanismos de control sobre la administración de los inventarios, tal es el caso de unaPuesta en línea

DFOE-SA-8-2004 11interconexión automatizada del nivel central con las farmacias de los hospitales, clínicas, y otroscentros médicos, en especial de aquellos relevantes desde el punto de vista del gasto público.El presente estudio permitió comprobar que en esa materia la Caja continúa careciendode un sistema de información tecnológicamente adecuado a sus necesidades, el cual suministreinformación clave, periódica y oportuna respecto del control de calidad, puntos de reorden oreabastecimiento, niveles de uso y consumo por centro médico, costos, vencimientos,destrucciones, faltantes y otros datos necesarios para una eficiente y oportuna toma de decisionesen los diferentes procesos involucrados en la administración de los inventarios de los fármacos ydemás implementos médico-quirúrgicos.La insistencia de esta Contraloría General sobre la importancia de que la Cajadisponga de un moderno sistema de información, propio de una entidad que invierte anualmentemiles de millones de colones en medicamentos, equipo y otros suministros médicos, tanto en elnivel central como local, parte de la premisa de que la información adecuada que éste genere,resulta un insumo imprescindible para las decisiones de los funcionarios responsables de laadministración y control de los inventarios, si lo que se pretende es una gestión eficiente en estecampo. De no ser así, es muy probable que se perpetúen los problemas que acusa la instituciónaseguradora desde hace tiempo en materia de faltantes, calidad, compras excesivas y otrossimilares que atentan contra el uso eficiente de los recursos públicos involucrados.Por otra parte, pero aunado a lo expuesto en los párrafos precedentes, se observó lafalta de coordinación y cohesión efectivas entre las unidades administrativas y técnicas queintervienen en el proceso de almacenamiento como parte del sistema de suministros, por cuanto enla práctica no han logrado un desarrollo coherente y debidamente articulado para implementarefectivos mecanismos de control que garanticen a la institución una administración y salvaguardaeficiente de los inventarios.Otra debilidad en torno al sistema de suministros de la Caja está relacionada con lafalta de indicadores de gestión sobre los patrones de uso y consumo de los fármacos y demássuministros médicos en los diferentes hospitales, clínicas y demás centros de salud -al menos losmás relevantes en relación con el gasto público- que coadyuven a la programación eficiente de lascompras, así como a la determinación acertada de la capacidad de almacenaje requerida en lasbodegas de esos establecimientos médicos para brindar un servicio oportuno y de calidad a losusuarios.La carencia de dichos instrumentos impiden la ejecución efectiva de los procesos deevaluación y rendición sistemática de cuentas en este campo, y por ende, no favorecen el mejor usode los recursos públicos involucrados, pues es claro que los procesos de programación, adquisicióny almacenamiento de tales productos, acusan una ejecución basada en esquemas y sistemasdesgastados, incluso manuales, los cuales requieren ajustes significativos para tecnificarlos ymodernizarlos.En otro orden de ideas, pero siempre relacionadas con la carencia de efectivosinstrumentos de control respecto del sistema de suministros, se tiene que algunas dependenciasvinculadas con las actividades propias del almacenamiento y distribución de los fármacos y otrosproductos médicos, han recopilado en algunos documentos las principales funciones y tareas de suquehacer cotidiano, no obstante, no todos están actualizados ni son de conocimiento ni dominiogeneral, ni han sido sometidos a la aprobación y divulgación por parte de las autoridadescompetentes, de tal forma que se constituyan en parte de un compendio actualizado, coherente eintegrado de instrucciones respecto de la materia en cuestión.Puesta en línea

DFOE-SA-8-2004 12Por ejemplo, según información suministrada a esta Contraloría por la Dirección deRecursos Materiales de la Caja, su Manual de Organización data de 1988, por lo que desde el 2000viene impulsando otro instrumento de esa índole acorde con las necesidades actuales, el cual estápendiente de aprobación por la Junta Directiva. Además, en las bodegas se carece de manuales deprocedimientos actualizados y debidamente publicados sobre la recepción, almacenamiento ydespacho de los productos.En este sentido, es importante acotar que estos esfuerzos aislados por contar con unmarco de referencia para ejecutar las operaciones cotidianas de algunas unidades administrativasde la Caja relacionadas con la gestión de los fármacos, a pesar de no constituir la mejor forma deacometer la regulación formal y oficial de las actividades y operaciones en ese campo, permiten almenos contar con alguna referencia para la mejor ejecución de las funciones respectivas.Finalmente en lo que a este tema concierne, no se omite señalar que la complejidad yvariedad de las actividades y procedimientos relativos a los procesos de almacenamiento ydistribución de los medicamentos a cargo de la Caja, justifican el diseño y la puesta en práctica deefectivos y modernos mecanismos de control, los cuales naturalmente deben estar acordes con losaspectos financieros, técnicos, administrativos y legales pertinentes, que coadyuven al ejercicioeficiente de las tareas asignadas en ese campo y que garanticen de manera razonable la ejecuciónde las actividades indicadas acorde con las políticas y objetivos institucionales que se definan enesta materia, a efectos de evitar confusiones, incumplimientos y eventuales abusos o perjuicios parala institución y especialmente, para promover un uso eficiente de los cuantiosos fondos públicosinvolucrados en estas actividades.2.3. GASTO EXCESIVO POR CONCEPTO DE ALQUILER DEBODEGAS.El estudio realizado por estaContraloría General permitió observar que laampliación y cobertura de los serviciosmédicos de la Caja, naturalmente han tenidoun impacto directo en el sistema desuministros, particularmente en laadquisición de medicamentos y otrosproductos médico-quirúrgicos, lo que haobligado a la CCSS a contratar servicios dealmacenaje y manejo de mercaderías aterceros, debido a la falta de espaciosuficiente en sus propias bodegas.Millones ¢Comportamiento anual de pagos porservicios de almacenaje a la empresaALGEFISSA S.A.800600400200061 122 160 210 3611 AÑOSAl respecto, la CCSS ha1998 1999 2000 2001 2002 2003contratado a terceros desde la década de1980 los servicios para el almacenaje ycustodia de un alto porcentaje de los productos que adquiere, lo que ha provocado un incrementosustancial del costo financiero asociado a esa actividad, especialmente en los últimos años.Por ejemplo, en la gráfica se observa el comportamiento de los pagos realizados a laempresa ALGEFISSA S.A. entre junio de 1998 y noviembre del 2003. En dicho lapso se observa elimportante crecimiento anual experimentado en los pagos realizados por la Caja a dicha empresa.De acuerdo con información suministrada a esta Oficina por el Departamento deTesorería General de la CCSS, los pagos realizados a la citada empresa durante el período747Puesta en línea

DFOE-SA-8-2004 13indicado, alcanzaron un total de ¢1.661.003.180,75. Los pagos efectuados corresponden a losservicios de almacenamiento relacionados con los contratos números 2100, 2777 y 2801 y a unreclamo administrativo a favor de la referida empresa. El detalle de los pagos para cada uno deesos contratos se muestra en el cuadro N° 1.CUADRO N° 2Pagos realizados por la CCSS a la empresa ALGEFISSA S.A. por los servicios de almacenamiento ymanejo de mercaderías.(junio de 1998 a noviembre del 2003)NÚMERO DEL CONTRATO MONTO PORCENTAJE2100Reclamo Administrativo *27772801¢1.120.719.419,34 67.5078.614.697,08 4.70279.285.495,5016.80182.383.568,8311.00TOTAL ¢1.661.003.180,75 100,00Fuente: Oficio DTG-1863-2003 del 18 de noviembre del 2003 del Departamento de Tesorería General de la CCSS.*Acuerdo de Junta Directiva, Artículo 1°, Sesión 7792 del 18-9-2003De la información contenida en el cuadro N° 2 se desprende que los pagos asociadosal contrato N° 2100, alcanzaron un 67.5% del total de los pagos efectuados a dicha empresa. Eseporcentaje corresponde al período comprendido entre junio de 1998 y mayo del 2003, o sea, loscinco años de vigencia de dicho contrato, el cual venció el 7 de mayo del 2003. El 32.5% restante,está relacionado con los pagos para cubrir un período de apenas siete meses, pero con un costomucho más oneroso para la Caja.En otros términos, mientras la Caja pagó a dicha empresa por cinco años de servicios¢1.120.719.419,34, posterior al vencimiento del contrato N° 2100, canceló a esa mismaorganización ¢540.283.761,41 por siete meses -entre el 7 de mayo y el 17 de noviembre del 2003-.El incremento sustancial en el pago por los servicios de almacenaje y manejo demercaderías prestado por la citada firma a la Caja, responde a que una vez vencido el contrato N°2100, los contratos posteriores –2777 y 2801- presentan un sustancial aumento en la tarifa que sevenía cobrando en los últimos años, de cuyo pago hasta ahora no ha podido escapar la Caja, puescarece de la capacidad suficiente para almacenar el gran volumen de inventario en custodia en lasbodegas de dicha empresa.Los cuantiosos pagos por alquiler de bodegas realizados a esa firma, genera una seriapreocupación para esta Contraloría, pues de continuar con esa dirección, es muy probable que en elcorto plazo esta situación se haga insostenible y acarree serias consecuencias financieras para lainstitución aseguradora.En lo que respecta a este asunto, esta Contraloría General reconoce que al fenecer elcontrato N° 2100, la CCSS entró en una posición de urgencia apremiante al contar con un inventariomillonario, en colones y cantidad de artículos, en las bodegas de dicha empresa, el cual resultabamaterialmente imposible movilizar a sus almacenes, en virtud de que no cuenta con capacidadinstalada suficiente para tales efectos.En otros términos, es claro que este apremio surge ante una falta de planificación delas distintas administraciones de la Caja para atender una situación que se pudo prever desde hacemucho tiempo, y cuyos efectos se desprenden de las situaciones acusadas en diversos y no pocosinformes realizados por la jefatura del DALDI y otras organizaciones ajenas a esa institución,respecto de las insuficiencias en materia de infraestructura y otros problemas asociados a estetema, los cuales fueron conocidos en su oportunidad por las autoridades competentes de esaPuesta en línea

DFOE-SA-8-2004 14institución. Además, esta problemática se agrava ante el incremento sustancial de los costos altérmino del contrato de marras con la referida empresa.En abundancia de hechos, cabe indicar que alquilar bodegas a la empresa privadapara el almacenamiento de los productos en mención, tiene asociado un riesgo importante productode la manipulación y el trasiego excesivos y las condiciones propias del manejo de mercaderías enuna bodega arrendada, además de lo sensible de los medicamentos, equipos y otros suministrosmédicos, máxime si no existe conocimiento y capacitación en este campo de las personasencargadas de ejecutar esas tareas. Todo esto podría causar deterioro de los productos con elconsecuente perjuicio económico y de otra índole para la Caja y sus afiliados.En relación con esto último, es preciso indicar que el Jefe de la Bodega deComprimidos del DALDI, por medio de un memorando fechado 23 de setiembre del 2002, señaló asu superior inmediato que “(...) De acuerdo a su nota DALDI-SB-160-02, procedí a visitar lasinstalaciones de ALGEFISSA. En lo que respecta a nuestra bodega, debo manifestar que, aparte dela impresión de asombro, es una enorme preocupación por la situación en que se encuentran en sumayoría las mercaderías allí almacenadas. Los comprimidos comparten sitios con estañonespertenecientes a materia prima, con implementos médicos, con telas, con cloro en polvo, condetergente líquido y en polvo, además de encontrarse desperdigada en distintas partes y endiferentes pasillos, de tal forma que pensar en un inventario es bastante serio./ En el contrato No.2100 con dicha empresa, en su cláusula cuarta indica: 'SERVICIOS QUE OFRECE ELCONTRATISTA La empresa se compromete a NO mantener juntas sustancias peligrosas,inflamables, tóxicas, corrosivas, con otras clases de productos'. / Todo lo antes anotado se estáincumpliendo al pie de la letra, con el agravante del caso. Creo conveniente que se proceda deacuerdo a lo establecido.”.De hecho, información suministrada a esta Contraloría General por la Dirección deRecursos Materiales de la Caja, señala que las consecuencias de la contratación de servicios dealmacenaje y manejo de mercaderías, están referidas a dispersión del inventario; excesivamovilización y trasiego y por tanto, costos incrementales de administración; debilitamiento decontroles contables y propios de todo inventario; no disponibilidad de los productos con atrasos parapreparar pedidos, o bien, no se entregan; la movilización incrementa la posibilidad de daños ymaltratos a la mercadería y; las horas/hombre disponibles en bodega se absorben en altoporcentaje en labores de descarga. Incluso, según información de la Caja, resulta difícil realizarconteos físicos debido al hacinamiento, falta de rotulación, ubicación y apilamiento de lamercadería.Por ejemplo, al referirse al contrato N° 2100 vencido el 7 de mayo del 2003, elpropietario de la mencionada empresa señaló a esta Contraloría, entre otras cosas, que nunca fueobligación comunicar a la Caja la existencia de medicamentos vencidos en sus bodegas, puescontrolar todo lo relacionado con ese asunto siempre fue una responsabilidad exclusiva de losfuncionarios de la Caja, por lo que tampoco se generaron informes o reportes a la CCSS sobremedicamentos vencidos.En consecuencia, para esta Oficina resulta un hecho notorio que la situación objeto decomentario en este aparte, refleja la carencia de efectivos instrumentos de control y de un procesode planificación estratégica de las distintas administraciones de la CCSS, orientado a realizarcambios graduales y sistemáticos en la infraestructura, tecnología y sistemas de informaciónrelativos al sistema de suministros, particularmente en los procesos de almacenamiento ydistribución de los fármacos y demás productos médico-quirúrgicos.Ante este estado de cosas, la actual administración de la Caja se enfrenta a un seriocompromiso de definir con prontitud, diligencia y con el debido resguardo de los fondos públicos, sicontinúa con la contratación de los servicios de almacenaje a terceros o recurre, entre otrasPuesta en línea

DFOE-SA-8-2004 15posibles alternativas -cuya definición es responsabilidad exclusiva de la administración- a laoptimización de la infraestructura existente o a la inversión en planta física y en los sistemas deapoyo respectivos.2.4. MERCADERIAS POR SUMAS MILLONARIAS ESTANCADASEN LAS BODEGAS ALQUILADAS.Del análisis de un documento suministrado a esta Contraloría General por la empresaALGEFISSA S.A. como parte del presente estudio, el cual muestra los saldos del inventario demercaderías al 28 de mayo del 2003 propiedad de la CCSS, en custodia de dicha empresa, sedeterminó la existencia de mercancías (jeringas hipodérmicas, guantes, cinta quirúrgica, agujashipodérmicas, papelería, sondas, vendas medicamentos y otros), por un valor aproximado a los¢462.940.873,51, ingresadas a las bodegas de esa firma entre junio de 1998 y diciembre del 2001,las cuales no comportan ninguna salida desde su ingreso a esa empresa. Es decir, la rotación deesos productos ha sido nula en lapsos aproximados de dos a cinco años. En el cuadro N° 3 sepresenta un desglose anual y acumulado de dicho monto.CUADRO N° 3Monto de la mercadería ingresada a las bodegas de ALGEFISSA S.A. entre junio de 1998 y diciembredel 2001 cuya rotación ha sido nula a mayo del 2003.(en colones corrientes)AÑO MONTO ANUAL MONTO ACUMULADO1998199920002001TOTAL ¢462.940.873,51Fuente: Inventario de la empresa al 28 de mayo del 2003.¢24.399.076,88 ¢24.399.076,8817.636.346,51 42.035.423,3940.493.359,3282.528.782,71380.412.090,80462.940.873,51La suma de ¢462.940.873,51 en productos sin movimiento por períodos aproximadosde dos a cinco años, corresponde a mercadería por la que la Caja paga almacenaje a dichaempresa y sobre la cual existen dudas razonables de que pueda llegar a ser utilizada o consumidaparcial o totalmente, en virtud de que podría estar deteriorada, vencida u obsoleta, por el excesivotiempo que lleva almacenada o por el hecho de que, en los casos que corresponda, se hayasuspendido su uso y dispensación por razones técnicas o científicas. La cifra en cuestiónrepresentaba el 3,4% del monto total del inventario propiedad de la CCSS en custodia de la referidaempresa -¢13.629.050.400,89- a la fecha indicada –28 de mayo del 2003-.Lo expuesto en este acápite pone de manifiesto la presencia de mecanismos decontrol inoperantes en materia de administración de inventarios, lo que refuerza la urgentenecesidad de que la administración de Caja continúe realizando esfuerzos para mejorar integral ysistemáticamente tales procesos en procura de un manejo eficiente y económico de los fondospúblicos involucrados, lo cual en este campo no parece haber sucedido hasta ahora.2.5. MEDICAMENTOS POR DESTRUIR EN LAS BODEGAS DE LACCSS.Con base en información obtenida por esta Contraloría General de las actas dedestrucción de productos inservibles en poder de la Regencia Farmacéutica del DALDI, las cualescuentan con las firmas del Jefe de la Bodega respectiva, de la Regente Farmacéutica y del Jefe delDALDI, se comprobó que a la fecha de este estudio, existe en las bodegas del DALDI un totalPuesta en línea

DFOE-SA-8-2004 16aproximado de ¢343 millones en medicamentos por destruir. El detalle de esta cifra se observa en elcuadro N° 4 y en el gráfico siguiente.CUADRO N° 4Monto de las mercaderías por destruir en las bodegas del DALDI (en colones corrientes)BODEGA MONTO PORCENTAJEFrigoríficosMedicamentos VariosComprimidosInyectables¢44.615.361,9912.897.579.7446.923.259,63238.625.662,0913,03.713.769.6TOTAL ¢343.061.863,45 100,0Fuente: Actas de destrucción de la Regencia Farmacéutica del DALDICAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIALMEDICAMENTOS A DESTRUIR POR BODEGA3.7%13.7%13.0%69.6%FrigoríficosInyectablesVariosComprimidosCabe señalar que el proceso de control relacionado con el vencimiento de losfármacos y otros productos afines, está a cargo de la Regencia Farmacéutica del DALDI. Alrespecto, se observó que dicha función se realiza con base en registros que se llevan en formamanual, lo cual contrasta con una actividad que, por lo sensible, requiere información automatizadaque facilite la retroalimentación oportuna a las unidades respectivas para la toma de decisiones enesta materia.De las actas en referencia, se observó que las destrucciones relativas a la cifraindicada -¢343.061.863,45- en un 70.72 % están motivadas por medicamentos vencidos; un 27.17%porque no cumplieron con las pruebas organolépticas y un 2.11 % por estar dañados. Las comprasexcesivas que generan sobre existencia y la adquisición de fármacos con fechas de vencimientomuy cercanas, constituyen las causas de que exista un elevado porcentaje de medicamentosvencidos y a punto de destruirse, según los funcionarios de la Caja indagados por esta Contraloría.Por ejemplo, dentro de los productos que están sujetos a destrucción por estarvencidos en razón de que la adquisición provocó una sobre existencia, están 758.100 bolsas desuero “Dextrosa 5%” en presentaciones de 100, 250, 500 y 1000 ml., por un valor total de¢106.998.355,50, según consta en las actas de destrucción respectivas.La existencia de ¢343.061.863,45 en productos por destruir, resulta inadmisible a juiciode esta Contraloría General, pues representa el resultado de un comportamiento que revela lasconsecuencias de una gestión ineficiente en torno a las compras de estos productos y del uso delos fondos públicos destinados a esos fines.Puesta en línea

DFOE-SA-8-2004 17Adicionalmente, en la Bodega de Puntarenas, según inspecciones realizadas comoparte de este estudio y de información suministrada por los funcionarios responsables de esabodega a solicitud de esta Oficina, existe una importante cantidad de productos inservibles, listospara ser destruidos y otra significativa cantidad de medicamentos y suministros médicos en procesode reclamo a los proveedores desde hace muchos años y que en su mayoría también están enestado de desecho. Algunas de esas mercaderías han llegado a superar su fecha de vencimientoen la propia bodega de Puntarenas y otras fueron trasladadas del Almacén Central en la Uruca obien de las bodegas de ALGEFISSA S.A., ya vencidas.Valga acotar que en relación con el tema de marras, se tiene que el Jefe de la Bodegade Puntarenas en setiembre del 2003, señaló a su homólogo de la Sección de Bodegas del DALDI,que “ (...) Las mercaderías en reclamo, vencidas y para destruir que recibimos y se estánacumulando en el sector desprovisto de aire acondicionado, vienen después de años de estarguardados en otras bodegas, en empaques sin etiqueta ni rotulación alguna, envases deterioradosque derraman su contenido e incompletos; en algunos casos se nota también que fueronreempacados para poder enviarlos a este almacén. Aunado a esto los documentos y traslados selimitan apenas a indicar el código, nombre del artículo y la supuesta cantidad total (que casi siempredifiere de la cantidad física recibida) y no facilitan más datos que puedan servir de referencia comonúmero de lote, casa fabricante, orden de compra, número de reclamo, etc.”.La declaración anterior pone de manifiesto el desorden y la carencia de controlesefectivos en este campo, insuficiencias que se caracterizan por la falta de una definición clara yprecisa de los deberes y responsabilidades que le competen a las unidades administrativasresponsables de las actividades de marras, la carencia de un moderno y eficiente sistema deinformación y la ausencia de mecanismos efectivos de coordinación, todo lo cual contribuye a laaparición de desperdicios, perjuicios económicos significativos, riesgos para la salud pública, todo locual se traduce en un ineficiente manejo de los millonarios fondos públicos involucrados.Entre los productos para destruir en dicha bodega se tienen 2380 rollos de papel paraencefalograma; 41538 frascos de Amoxicilina; 86400 frascos de Ardine; 984 frascos de SoluciónSalina; 367500 tabletas Aztemizol. A pesar de que se insistió por parte de esta Oficina para obtenerel costo de esos bienes, el DALDI no suministró ese dato, pues el encargado de citada bodegaseñaló la falta de registros para tales efectos.Aunado a lo anterior se advierte que en el DALDI se carece de políticas yprocedimientos técnicos y administrativos claramente definidos y divulgados, relacionados con elproceso de destrucción de los medicamentos y otros productos afines en estado de desecho.3. CONCLUSIONES.El vertiginoso crecimiento y expansión de los servicios de salud de la Caja con laimplantación del nuevo modelo de atención y sus acciones estratégicas orientadas a cumplir laspolíticas y programas para atender de mejor forma la demanda creciente por tales servicios, derivaen cambios radicales en diferentes campos operativos y funcionales de la entidad, entre los que secuenta una mayor demanda de medicamentos y suministros médico-quirúrgicos, situación que seaprecia en las asignaciones presupuestarias, las contrataciones respectivas y en el crecimiento delos inventarios de esos productos, tanto en el ámbito central como local.Es decir, esta expansión y desarrollo conlleva, entre otras cosas, a que la CCSS destineanualmente cuantiosos fondos públicos en la compra de medicamentos, implementos médicos,insumos médico-quirúrgicos, materias primas y materiales para laboratorios, por lo que se hacePuesta en línea

DFOE-SA-8-2004 18imprescindible que dicha institución disponga de un eficiente sistema de suministros, acorde con lasexigencias actuales y de frente a su complejo compromiso social en este campo.No obstante, de los resultados del presente estudio se desprende que la institución hamantenido en esencia, por más de dos décadas el mismo sistema de suministros, incluso posterioral nuevo modelo de prestación de servicios de salud, cuyo desarrollo ameritaba la introducciónparalela de ajustes estructurales y sistemáticos para mantener el equilibrio en función delcrecimiento de la demanda de los servicios médicos y asistenciales, máxime si se considera quedicho sistema se encuentra en crisis desde hace bastante tiempo, lo cual se evidencia ante lasinsuficiencias y problemas de infraestructura y de carácter funcional y operacional expuestos en elpresente informe, los cuales plantean la urgente necesidad de analizar con profundidad este asuntoy sobre todo, de emprender acciones inmediatas y decididas por parte de las autoridadescompetentes, dentro de un marco de viabilidad técnica, legal y financiera y acorde con las actualescircunstancias y proyecciones estratégicas de la CCSS en materia de prestación de servicios desalud.Además, esta Oficina reconoce, a partir de los resultados del presente estudio, que losproblemas que viene acusando desde hace muchos años la Caja en materia de infraestructura delas bodegas de almacenamiento, se agravan por la enorme inversión de dineros públicos, lacomplejidad, variedad y dispersión de las actividades y procedimientos internos relativos a laadministración de los inventarios de medicamentos y otros suministros médicos, así como por lafalta de coordinación y cohesión efectivas entre las unidades administrativas correspondientes y lacarencia de un sistema automatizado eficiente, puesto que estas debilidades constituyen factoresque han conspirado contra una administración óptima en ese campo y contra la posibilidad de quela institución reaccione en forma eficiente ante los desafíos que vino a plantear la referida expansiónde los servicios médicos, al menos en el tema objeto de análisis en este informe.En este orden de ideas, se desprende de los resultados del presente estudio que la CCSS noha realizado las evaluaciones integrales y los estudios técnicos correspondientes para establecer elimpacto del crecimiento en el sistema de suministros institucional, provocado por la expansión en laprestación de sus servicios, con el propósito fundamental de realizar los ajustes e inversiones eninfraestructura, tecnología, logística y recurso humano necesarios para responder al incremento enlos inventarios y a la compleja cadena de abastecimiento. Esto con excepción de la construcción en1999 de la Bodega de Frigoríficos, que vino a solventar el manejo y conservación de losmedicamentos y reactivos que requieren cámara de refrigeración.En otros términos, para esta Oficina resulta un hecho notorio que las situaciones señaladasen el presente informe reflejan la carencia de un proceso de planificación estratégica de las distintasadministraciones de la CCSS, orientado a realizar cambios graduales y sistemáticos en lainfraestructura, tecnología y sistemas de información relativos al modelo de almacenamiento ydistribución de los fármacos y demás productos médicos, los cuales se justifican por la presencia deun modelo de administración de inventarios erosionado, en contraposición a un significativocrecimiento en la demanda de los servicios de salud.Entre las consecuencias inmediatas determinadas en este estudio, producto de la inoperanciademostrada en los controles y las insuficiencias en el sistema de almacenamiento, destaca laexistencia a mayo del 2003 de mercancías en las bodegas alquiladas por un valor aproximado a los¢ 462.940.873,51, que no comportan ninguna salida desde su ingreso -entre 1998 y el 2001- a esasbodegas, razón por la cual esta Contraloría General alberga serias dudas de que esos productoslleguen a ser utilizados o consumidos parcial o totalmente, en virtud de que podrían estardeteriorados, vencidos u obsoletos, por el excesivo tiempo que llevan almacenados o por el hechode que en los casos que corresponda, se haya suspendido ( o se decida suspender) su uso ydispensación por razones técnicas o científicas.Puesta en línea

DFOE-SA-8-2004 19Por otra parte, el mal estado de las instalaciones físicas de las bodegas ha ocasionadopérdidas en papelería y otros productos o implementos médicos, siendo que a mayo de 1999existían pérdidas por aproximadamente ¢158.5 millones por esa condición. Además, a la fecha deeste estudio existían en las bodegas del DALDI un total aproximado de ¢343 millones enmedicamentos y otros productos médicos próximos a ser destruidos, pues están vencidos odañados en su mayoría, esto a causa de compras excesivas que generan sobre existencia y laadquisición de fármacos con fechas de vencimiento muy cercanas, según versión de los propiosfuncionarios de esa entidad.Así las cosas, las situaciones comentadas ponen de manifiesto el desorden y la presencia decontroles inoperantes en la administración de los inventarios, que generan desperdicios, riesgospara la salud pública y, en general, perjuicios económicos para la entidad aseguradora.Adicionalmente, la falta de capacidad instalada en las bodegas, ha obligado a la Caja adepender desde hace varios años de la empresa privada para el almacenamiento y manejo de unaproporción importante de los inventarios, decisión que, entre otras situaciones, ha provocado un altocosto financiero para la institución, pues en los últimos cinco años ha pagado por servicios dealmacenaje y manejo de mercadería al menos ¢1.661.003.200,00. De dicha cifra sólo en sietemeses se canceló la suma de ¢540.283.800,00, situación que de continuar con esa dirección, esmuy probable que en el corto plazo se haga insostenible y acarree serias consecuencias financieraspara la institución.Ante este panorama poco halagador, la acción de las distintas administraciones de la CCSSen los últimos años parece haberse concentrado en la realización de esfuerzos aislados por mejorarlas instalaciones del Almacén General, encaminados a resolver situaciones de emergencia relativasa problemas eléctricos, de aire acondicionado, aguas negras, goteras e inundaciones. En otroscasos, se nota la existencia de gestiones efectuadas con el propósito de desarrollar planes yproyectos para superar las debilidades en la administración de los inventarios, no obstante, alparecer las decisiones de las autoridades de turno en este sentido, han provocado que estasiniciativas hayan tenido que posponerse y dar paso a otras prioridades en el ámbito de los serviciosde salud.Por lo tanto, este Órgano Contralor es del criterio que las autoridades competentes de laCaja, en cumplimiento fiel de sus responsabilidades, deben promover en definitiva y con carácter deurgente e impostergable, la definición de políticas y objetivos estratégicos en esta materia,acompañada ineludiblemente de la implantación de acciones efectivas para solventar de maneraintegral y sistemática los problemas que están causando pérdidas económicas millonarias, undesgaste institucional y bien podrían ser la causa del desabasto de algunos medicamentosesenciales y, en general, de un manejo ineficiente de los fondos públicos destinados a esos fines.Naturalmente, las iniciativas que se propongan para dar solución integral y sostenible a losasuntos de marras, suponen la existencia de una adecuada sistematización de los procedimientosde administración de inventarios, los cuales deben ser objeto de una revisión y actualizaciónconstante que permitan su adaptación a los cambios institucionales y a los procesos demodernización que se impulsen en este campo. Además, el sistema debería estar diseñado pararesponder a los objetivos de mantener un apropiado suministro de mercancías, minimizar los costosdel almacenamiento, optimizar los niveles de inventario y estar fundamentado en criterios deseguridad, calidad, oportunidad, equidad y eficiencia.En otras palabras, ante este estado de cosas, la actual administración de la Caja se enfrentaa un serio compromiso de definir con prontitud, diligencia y con el debido resguardo de los fondospúblicos, si continúa con la contratación de los servicios de almacenaje a terceros o recurre, entreotras posibles alternativas -cuya definición es responsabilidad exclusiva de la administración- a laPuesta en línea

DFOE-SA-8-2004 20optimización de la infraestructura existente, pero en condiciones eficientes de operación, o a lainversión en planta física.Todo esto, claro está, teniendo presente que se trata de un asuntoaltamente complejo por los elevados costos, volúmenes, variedad, heterogeneidad y sensibilidad delos inventarios.Finalmente, en virtud de que existe incertidumbre respecto de la actuación de laadministración de la CCSS para evitar los perjuicios económicos para la institución, producidos porlas insuficiencias expuestas, esta Oficina considera imperioso realizar, con base en lo que aderecho proceda, una investigación inmediata y profunda de los hechos incorporados en el presenteinforme, con el fin de establecer las sanciones correspondientes a los eventuales responsables deno haber actuado con prontitud y diligencia para solucionar con acciones oportunas las debilidadesacusadas en el sistema de suministros, que al final provocaron un manejo ineficiente de los fondospúblicos.4. DISPOSICIONES.Las siguientes disposiciones se emiten de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 -párrafo segundo- de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, y en elartículo 12 -inciso c)- de la Ley General de Control Interno, N° 8292.Esta Oficina no omite señalar que es responsabilidad del jerarca y del titular subordinadoestablecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional conforme lodispone la citada Ley N° 8292 y el artículo 18 de la Ley de la Administración Financiera de laRepública y Presupuestos Públicos, N° 8131.4.1. A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA CCSS.a) Ordenar lo pertinente para que conforme con la técnica, la sana administración delos recursos públicos y en lo que a derecho proceda, se efectúen en un lapso determinado, lasacciones pertinentes para contar con la infraestructura idónea para la recepción, almacenamiento,custodia y distribución de los medicamentos y demás suministros médicos y de otra naturaleza,requeridos por la CCSS para cumplir con la prestación de los servicios de salud a su cargo, de talforma que existan las áreas y espacios adecuados y las condiciones físicas, ambientales y deseguridad idóneas en las bodegas de todo el sistema de suministros. Todo esto con el fin de que segarantice, entre otros aspectos, el buen estado, la estabilidad, la calidad y la eficacia de esosproductos.Para tales efectos, es importante que la administración desarrolle una estrategiaorientada a realizar cambios graduales en la infraestructura, tecnología y sistemas de informaciónrelativos al modelo de almacenamiento y distribución de los productos en cuestión. Además, lasdecisiones deberán fundamentarse en estudios técnicos, que permitan realizar un análisis integralsobre los requerimientos de planta física, tecnológicos, logísticos, materiales y humanos, con losque debe contar para asumir el mecanismo idóneo de administración de los inventarios. Ver puntos2.1. y 2.3.b) Emitir las instrucciones pertinentes para que la CCSS disponga de un sistema deinformación integrado y tecnológicamente adecuado a las necesidades del nivel central y local de laCCSS, por medio del cual se genere información clave, periódica y oportuna para los nivelesdecisores y operativos de la CCSS, respecto del manejo de los inventarios, tal como puntos dereorden o reabastecimiento, niveles de uso y consumo por centro médico, costos reales, control decalidad, medicamentos por vencer, desabastecimiento o faltantes, y otros datos que a juicio de esaPuesta en línea

DFOE-SA-8-2004 21administración sean necesarios para una eficiente y oportuna toma de decisiones en los diferentesprocesos involucrados en el sistema de suministros. Ver punto 2.2.c) Girar las instrucciones necesarias para que se establezcan instructivos oprocedimientos debidamente ordenados en un compendio actualizado, aprobado y divulgado por lasinstancias respectivas, por medio de los cuales se definan con claridad y precisión las funciones yresponsabilidades en torno a los procesos estratégicos alrededor del almacenamiento y distribuciónde los medicamentos y demás suministros y materiales médico-quirúrgicos, conforme con losaspectos financieros, clínicos, técnicos, administrativos y legales pertinentes, de tal manera quecoadyuven al ejercicio eficiente y uniforme de las tareas asignadas en ese campo. Ver punto 2.2.d) Ordenar lo correspondiente para que exista una coordinación y cohesión efectivasentre todas las unidades administrativas y técnicas en el ámbito central y local, que tienen relacióndirecta con el sistema de almacenamiento y distribución de los medicamentos, con el propósito dealcanzar un mejor accionar institucional en este campo, por medio del cual se asegure un suministroágil, oportuno y eficiente de los fármacos y otros implementos médico-quirúrgicos a los diferentesusuarios y que a su vez, evite la duplicidad de esfuerzos y de recursos e incurrir en pérdidaseconómicas por vencimientos, deterioro, compras en exceso u otros eventuales problemassimilares. Ver punto 2.2.e) Instruir lo correspondiente para que se establezcan indicadores de gestión relativosa los patrones de uso y consumo de los medicamentos y demás suministros para los hospitales,clínicas y demás centros de salud -al menos los más relevantes en relación con el gasto público-.Esto con el fin de facilitar la programación de las compras de esos productos y de coadyuvar a laidentificación precisa de las necesidades de infraestructura para almacenarlos eficientemente.Además, para que se faciliten los procesos de evaluación y rendición sistemática de cuentas y elmejoramiento de la calidad en la prestación de ese importante servicio en el ámbito de la seguridadsocial. Dichos instrumentos de medición deben ser de fácil cálculo e interpretación, uniformes y, dedominio y conocimiento general. Ver punto 2.2.f) Instruir lo necesario para que se realice, por parte del personal idóneo de lainstitución, un estudio pormenorizado del inventario de medicamentos y demás implementos,accesorios y suministros médico-quirúrgicos, en custodia en las bodegas de la empresaALGEFISSA S.A., del Almacén General en la Uruca y en Puntarenas, con el propósito de disponer,con lo que a derecho y a la técnica proceda y de la mejor manera para los intereses institucionales,de aquellos segmentos del inventario que se encuentre en desuso o que presentan períodosextensos sin movimiento, obsoletos, vencidos o dañados.Esta disposición se gira con propósito contribuir a reducir el volumen del inventario queocupa espacio en las bodegas y presentan un escaso movimiento o del todo no será aprovechado yque además está ocasionando un elevado costo financiero para la CCSS. Ver punto 2.4. y 2.5.g) Instruir lo pertinente para que el DALDI cuente con políticas y procedimientostécnicos y administrativos claramente definidos y divulgados, relacionados con el proceso dedestrucción de los medicamentos y otros productos afines en estado de desecho. Ver punto 2.5.h) Disponer, de inmediato, una investigación que permita determinar la cuantificacióntotal de las pérdidas asociadas a las insuficiencias en la administración de los inventarioscomentadas en el presente informe y la identificación de los eventuales responsables, con elpropósito de establecer el procedimiento administrativo, tendente a la fijación de las sancionesadministrativas que procedan con sujeción al régimen disciplinario de la institución. Es imperativoque la investigación se desarrolle en concordancia con lo dispuesto en el Libro Segundo de la LeyPuesta en línea

DFOE-SA-8-2004 22General de la Administración Pública, y con estricta observancia de los principios de verdad real,debido proceso y defensa previa.i) Ordenar a la Auditoría Interna un estudio sobre la legalidad de los contratossuscritos por esa entidad con ALGEFISSA S.A. posterior al término del contrato 2100, así como delos pagos correspondientes y proceder con lo que a derecho corresponda, según los resultados delestudio requerido. Ver punto 2.3.j) Remitir a esta Contraloría General, en el transcurso de los próximos quince días,copia del acuerdo que tome esa Junta Directiva en relación con las disposiciones contenidas eneste acápite y, en un lapso de tres meses, un informe de avance sobre las órdenes a laAdministración, impartidas por ese órgano colegiado.4.2. A LA AUDITORÍA INTERNA DE LA CCSS.Fiscalizar oportunamente, en lo que corresponda, el cumplimiento de las presentesdisposiciones y comunicar a esta Contraloría General sobre las gestiones realizadas al respecto.Puesta en línea