CIRCULAR INFORMATIVA No. 40 - Secretaria de Educación de ...
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- REPETIDO: Si se <strong>de</strong>termina que el alumno está repetido o duplicado.- NUEVO: Si se encuentran alumnos que están presentes en el momento <strong>de</strong> la verificación y queno aparecen en el listado, se registran al final <strong>de</strong>l formato y se marcan en esta casilla.- NO EXISTE: Si el alumno NO ESTÁ PRESENTE en el momento <strong>de</strong> la verificación y se <strong>de</strong>terminaque NADIE LO CONOCE NI DA RAZÓN DE ÉL.- DESERTOR: Si el alumno NO ESTÁ PRESENTE en el momento <strong>de</strong> la verificación y se sabe quela AUSENCIA ES DEFINITIVA Y NO VUELVE.- FECHA DESERCION: Debe registrarse únicamente para los alumnos que se registraron comoDESERTOR, se registra la fecha en que el alumno <strong>de</strong>sertó (dd/mm/aaaa).- MOTIVO AUSENCIA: Solamente se diligencia para los alumnos que se registraron comoDESERTOR o AUSENTE, escribiendo el motivo <strong>de</strong> acuerdo a las siguientes convenciones:FAM: Familiares ENF: Enfermedad ACA: AcadémicoTRA: Traslado ECO: Económicos DIS: DisciplinarioOTR: OtroDES: Desconocido- TRASLADO: Se trasladó a otra institución educativa- FECHA DE TRASLADO: Fecha en la cual fue trasladado (día/mes/año/).REGISTRADO EN:- LIBRO DE MATRICULA: Si el alumno está <strong>de</strong>bidamente registrado en el libro <strong>de</strong> matrículas se<strong>de</strong>be marcar con “X”.- REPORTE DE EVALUACION: Si hay evi<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong> calificaciones o evaluaciones <strong>de</strong>l alumno, se<strong>de</strong>be marcar con “X”.- LISTADO DE ASISTENCIA: Si hay evi<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong> asistencia <strong>de</strong>l alumno en listados, se <strong>de</strong>bemarcar con “X”.Es importante la revisión <strong>de</strong> carpetas <strong>de</strong> los estudiantes, las cuales <strong>de</strong>ben incluir mínimo lossiguientes documentos: Fotocopia documento <strong>de</strong> i<strong>de</strong>ntidad, fotocopia carnet <strong>de</strong> salud, certificadosaños anteriores, etc.OBSERVACIONES: Si no es ninguno <strong>de</strong> los estados anteriores, pue<strong>de</strong>n registrar la situaciónespecífica.Los formatos en medio magnéticos serán enviados a las instituciones educativas a través <strong>de</strong> los correoselectrónicos institucionales, <strong>de</strong>l 1º. Al 5 <strong>de</strong> agosto <strong>de</strong> 2012, por lo tanto es necesario que se aseguren <strong>de</strong>hacer mantenimiento a dichos correos para garantizar la recepción <strong>de</strong> la información y evitar que serebote por estar lleno el correo.Sin embargo, si por alguna circunstancia la Institución no recibe la información, es obligación <strong>de</strong>l Rectorcomunicarse con la Ingeniera Nancy Amaya Pedraza, Profesional <strong>de</strong> la Oficina <strong>de</strong> Cobertura Educativa através <strong>de</strong> la línea telefónica 7420200 extensiones: 3222 y 3213; o al correonancyamayap@hotmail.com, con el fin <strong>de</strong> establecer algún mecanismo diferente para enviarle y quereciba la información a satisfacción.Este proceso <strong>de</strong> AUDITORÍA INTERNA <strong>de</strong>berá realizarse durante el período <strong>de</strong>l 3 al 21 <strong>de</strong> agosto <strong>de</strong>lpresente año.Es <strong>de</strong> aclarar que los resultados <strong>de</strong>l proceso <strong>de</strong> auditoría interna preliminar son estrategias preventivaspara sanear inconsistencias y actualizar el SIMAT antes <strong>de</strong> que el Ministerio <strong>de</strong> <strong>Educación</strong> Nacionalrealice la auditoría externa que comenzará en la última semana <strong>de</strong> agosto <strong>de</strong>l presente año; con el fin <strong>de</strong>evitar hallazgos <strong>de</strong> carácter jurídico.Los rectores <strong>de</strong>ben informar a los Directores <strong>de</strong> Núcleo Provinciales el respectivo Plan <strong>de</strong> Auditoría,según formato ISOLUCION ED-F-C05.01.F01,para que el Lí<strong>de</strong>r pueda establecer UN PLAN DEACOMPAÑAMIENTO Y CERTIFICAR EL AVANCE DEL MISMO.Gobernación <strong>de</strong> BoyacáCalle 20 N° 9 - 90Tel. 7420150 - 7420222http://www.boyaca.gov.coÁREA MISIONALCarrera 10 <strong>No</strong> 18 – 68Tel 7420210 Ext.3211 - 3222http:// www.sedboyaca.gov.co