CIRCULAR INFORMATIVA No. 40 - Secretaria de Educación de ...

CIRCULAR INFORMATIVA No. 401.2.7-20.1Tunja, 30 de julio de 2012PARA DIRECTIVOS DOCENTES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LOS MUNICIPIOS NOCERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO Y DIRECTORES DE NÚCLEO DE LAS PROVINCIAS DELDEPARTAMENTO.Asunto: Auditoría Interna Preliminar de matrícula, según registro SIMAT por institución educativa.Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 715 de 2001, Resoluciones Ministeriales 166 de 2003 y5360 de 2006 y las observaciones presentadas por los Entes de Control, se hace necesario que lainformación reportada para la vigencia 2012 a través del Sistema de Matrículas SIMAT sea real, veraz,confiable y que corresponda a los alumnos que realmente se han matriculado y están siendo atendidosen cada institución educativa oficial de los 120 municipios no certificados del Departamento.Teniendo en cuenta que el Ministerio de Educación Nacional ha informado que en el mes de agosto delpresente año, se realizará una AUDITORÍA PRESENCIAL EN TODAS LAS INSTITUCIONESEDUCATIVAS del Departamento y en sus respectivas sedes, a través de un Operador Externo (según locomunicado mediante Circular Informativa No. 029 del 22 de Mayo de 2012), es urgente que losDirectivos Docentes realicen una auditoría interna preliminar en visita de campo, verificando el listado deestudiantes matriculados en la institución educativa y registrados en el SIMAT con corte 30 de junio delpresente año, con el propósito de confirmar que los niños, niñas, jóvenes y adultos verdaderamenteestán siendo atendidos tanto en educación por niveles (preescolar, básica y media) como en educaciónpor Ciclos Lectivos Especiales Integrados (Educación para Jóvenes y Adultos).Para facilitar el proceso de auditoría, la Secretaría de Educación remitirá a cada Institución Educativa losformatos con los correspondientes listados de Estudiantes, detallando sede, jornada, grado o ciclo,nombres del estudiante, documento y fecha de nacimiento, así: Formato A: VERIFICACIÓN DE ASISTENCIA EN VISITA DE CAMPO - AUDITORÍA INTERNA -EDUCACIÓN REGULAR. Para ejercer la auditoría interna en los niveles de Preescolar, EducaciónBásica y Media Formato B. VERIFICACIÓN DE ASISTENCIA EN VISITA DE CAMPO - AUDITORÍA INTERNA -EDUCACIÓN DE ADULTOS. Para ejercer la auditoría interna en los Ciclos Lectivos EspecialesIntegrados para Educación de Jóvenes y Adultos.Cada uno de los formatos establece criterios similares a confrontar para cada alumno matriculado, comoson:ESTADO ALUMNO: se debe marcar con “X” una sola opción, según corresponda:- PRESENTE: Si el alumno ESTÁ PRESENTE en el momento de la verificación.- AUSENTE: Si el alumno NO ESTÁ PRESENTE en el momento de la verificación, pero se sabeque la AUSENCIA ES TEMPORAL.- CONTINUIDAD: Si el estudiante matriculado en Educación de adultos, ha estado los añosanteriores.- VIENE DE LA REGULAR: Si el estudiante el año pasado o durante este año estaba en educaciónformal regular y se cambió a Educación de Jóvenes y Adultos.Gobernación de BoyacáCalle 20 N° 9 - 90Tel. 7420150 - 7420222http://www.boyaca.gov.coÁREA MISIONALCarrera 10 No 18 – 68Tel 7420210 Ext.3211 - 3222http:// www.sedboyaca.gov.co

- REPETIDO: Si se determina que el alumno está repetido o duplicado.- NUEVO: Si se encuentran alumnos que están presentes en el momento de la verificación y queno aparecen en el listado, se registran al final del formato y se marcan en esta casilla.- NO EXISTE: Si el alumno NO ESTÁ PRESENTE en el momento de la verificación y se determinaque NADIE LO CONOCE NI DA RAZÓN DE ÉL.- DESERTOR: Si el alumno NO ESTÁ PRESENTE en el momento de la verificación y se sabe quela AUSENCIA ES DEFINITIVA Y NO VUELVE.- FECHA DESERCION: Debe registrarse únicamente para los alumnos que se registraron comoDESERTOR, se registra la fecha en que el alumno desertó (dd/mm/aaaa).- MOTIVO AUSENCIA: Solamente se diligencia para los alumnos que se registraron comoDESERTOR o AUSENTE, escribiendo el motivo de acuerdo a las siguientes convenciones:FAM: Familiares ENF: Enfermedad ACA: AcadémicoTRA: Traslado ECO: Económicos DIS: DisciplinarioOTR: OtroDES: Desconocido- TRASLADO: Se trasladó a otra institución educativa- FECHA DE TRASLADO: Fecha en la cual fue trasladado (día/mes/año/).REGISTRADO EN:- LIBRO DE MATRICULA: Si el alumno está debidamente registrado en el libro de matrículas sedebe marcar con “X”.- REPORTE DE EVALUACION: Si hay evidencia de calificaciones o evaluaciones del alumno, sedebe marcar con “X”.- LISTADO DE ASISTENCIA: Si hay evidencia de asistencia del alumno en listados, se debemarcar con “X”.Es importante la revisión de carpetas de los estudiantes, las cuales deben incluir mínimo lossiguientes documentos: Fotocopia documento de identidad, fotocopia carnet de salud, certificadosaños anteriores, etc.OBSERVACIONES: Si no es ninguno de los estados anteriores, pueden registrar la situaciónespecífica.Los formatos en medio magnéticos serán enviados a las instituciones educativas a través de los correoselectrónicos institucionales, del 1º. Al 5 de agosto de 2012, por lo tanto es necesario que se aseguren dehacer mantenimiento a dichos correos para garantizar la recepción de la información y evitar que serebote por estar lleno el correo.Sin embargo, si por alguna circunstancia la Institución no recibe la información, es obligación del Rectorcomunicarse con la Ingeniera Nancy Amaya Pedraza, Profesional de la Oficina de Cobertura Educativa através de la línea telefónica 7420200 extensiones: 3222 y 3213; o al correonancyamayap@hotmail.com, con el fin de establecer algún mecanismo diferente para enviarle y quereciba la información a satisfacción.Este proceso de AUDITORÍA INTERNA deberá realizarse durante el período del 3 al 21 de agosto delpresente año.Es de aclarar que los resultados del proceso de auditoría interna preliminar son estrategias preventivaspara sanear inconsistencias y actualizar el SIMAT antes de que el Ministerio de Educación Nacionalrealice la auditoría externa que comenzará en la última semana de agosto del presente año; con el fin deevitar hallazgos de carácter jurídico.Los rectores deben informar a los Directores de Núcleo Provinciales el respectivo Plan de Auditoría,según formato ISOLUCION ED-F-C05.01.F01,para que el Líder pueda establecer UN PLAN DEACOMPAÑAMIENTO Y CERTIFICAR EL AVANCE DEL MISMO.Gobernación de BoyacáCalle 20 N° 9 - 90Tel. 7420150 - 7420222http://www.boyaca.gov.coÁREA MISIONALCarrera 10 No 18 – 68Tel 7420210 Ext.3211 - 3222http:// www.sedboyaca.gov.co

Una vez culminada la Auditoría se elaborará el respectivo consolidado de inconsistencias encontradas yel respectivo Plan de Mejoramiento según Formato ED-F-C05.01.F02; con el fin de que los hallazgosencontrados sean corregidos desde la misma Institución Educativa en el SIMAT, libro de matrícula ydemás documentos donde se hayan evidenciado inconsistencias. Igualmente, diligenciar el Informe deAuditoría según Formato ED-F-C05.01.F03Finalmente, cada Institución Educativa hará entrega a los Directores de Núcleo Provinciales los FormatosA y B en medio magnético y los Formatos de ISOLUCION, totalmente diligenciados en medio físico conlas respectivas firmas. Los Directores de Núcleo deben hacer entrega en la Oficina de CoberturaEducativa de esta Secretaría, la información consolidada de todas las Instituciones Educativas de larespectiva Provincia, en un único archivo, teniendo como plazo hasta el día 27 de agosto del presenteaño.Es indispensable realizar este trabajo con la mayor responsabilidad, para que los resultados seanconfiables, por lo que es importante abstenerse de que esta actividad la realicen los mismos docentes y/otutores de los respectivos grados o ciclos; es decir, debe ser realizada directamente por el Rector y/oFuncionarios de la misma institución en quienes delegue dicha responsabilidad.Igualmente, cabe recordar el cumplimiento de la Resolución No. 002561 del 24 de mayo de 2012, pormedio de la cual se fijan los procedimientos para la organización del proceso de asignación de cupos ymatrícula para el Ciclo Lectivo 2013, en las instituciones educativas que ofrecen Educación Preescolar,Básica y Media Oficial en los Municipios no Certificados del Departamento de Boyacá, de acuerdo con loestablecido en la Resolución Nacional 5360 del 7 de septiembre de 2006.Cordialmente,(Original con firmas)BUENAVENTURA GONZÁLEZ CEPEDACoordinador Área MisionalJAIRO HUMBERTO SERRANO PULIDOCoordinador Área Cobertura EducativaMARTHA B.Gobernación de BoyacáCalle 20 N° 9 - 90Tel. 7420150 - 7420222http://www.boyaca.gov.coÁREA MISIONALCarrera 10 No 18 – 68Tel 7420210 Ext.3211 - 3222http:// www.sedboyaca.gov.co