Documento - Club-BPM

CASO DE ÉXITOURSECLa URSEC se encarga de la regulación y control de lasactividades de Telecomunicaciones y de servicios postalesdel Uruguay como también de asesorar al Poder Ejecutivoen materia de comunicaciones.Industria:Sector PúblicoPara cumplir tales tareas, se consideró imprescindible lainstalación de una solución como Apia que mejorara lacobertura y eficiencia de sus servicios.Sumario:STATUM, por medio de su BPMS Apia,gestionó el proyecto de normalizacióndel funcionamiento de la URSEC,sistematizando los procesos y activandoun eficiente manejo de la información.Beneficios:• Distribución de la informaciónLos diferentes sectores y usuariosalmacenan información y además lacomparten e intercambian con otrasoficinas obteniéndose de este modo uncontrol global de toda la informaciónque circula.• Coherencia organizativaLos procedimientos de trabajo sedefinieron y adaptaron a la estructuraorganizativa y a los fines del ente.PROBLEMALa Unidad Reguladora de Servicios de Comunicaciones (URSEC) demandaba unsistema que organizara las normas de funcionamiento del ente y regulara lasactividades de las diferentes oficinas.La URSEC necesitaba una solución que sistematizara los procesos de trabajo y loshiciera consistentes con la estructura organizativa y los objetivos del ente. Además,era pertinente instaurar un sistema de intercambio y manejo de información entre lasoficinas internas y los usuarios combinado con adecuados procesos de verificación,monitoreo y control.Por otra parte, URSEC no contaba con la informatización de los procesos de atenciónal cliente y tampoco de la gestión de la actividad por lo que se planteó conveniente eldesarrollo de la digitalización de las actividades para conseguir una ejecución eficientey controlada.• InformatizaciónLa atención al cliente y la gestión de losprocesos evolucionó de forma favorablegracias a la informatización de losprocesos.

La implementación de Apia contribuyó a laorganización del ente, la simplificación de lagestión y la informatización de los procesos.SOLUCIÓNPara llevar adelante el proyecto, se formó un equipo de trabajomultidisciplinario entre integrantes de STATUM y Deloitte, elcual ejecutó un análisis completo del ente para conocer quéprocesos debían volver a diseñarse, automatizarse ygestionarse con la herramienta Apia. A continuación se detallanlos procesos que fueron desarrollados:- Comunicación de Directorio: cada resolución que seefectúa se comunica a la gerencia y, una vez emitidala resolución, comienza el proceso de facturacióncorrespondiente. Cuando finalizan las comunicacionesel sistema genera un documento reportando laspersonas involucradas, fechas, montos de facturación,concepto, etc. y además determina el impactoeconómico derivado de cada resolución.- Adjudicaciones: el proceso diseñado por Apia permitegestionar todas las actividades relacionadas a laasignación de frecuencias, la autorización omodificación de servicios postales, los permisosconcedidos a la radiodifusión o a la televisión porabonados, entre otras.- Proyecto de resolución: los proyectos de resoluciónpodrán ser modificados por todas aquellas personasasignadas para la realización de la tarea. El gerentegeneral determina la resolución o puede elevar elproyecto a Secretaría General para su resolución enDirectorio.- Gestión de Asignaciones: se realiza una gestióneficiente de todos los casos de adjudicación deservicios o sistemas de comunicación realizados.- Notificaciones: este proceso monitorea los plazos delas notificaciones del ente, adaptándose la normativavigente.A través de Apia se desarrolló un seguimiento preciso de lostrámites de la institución proporcionando información detalladaacerca de las tareas realizadas. Además, Apia defineclaramente los roles y responsabilidades e impulsa unaexcelente coordinación y comunicación entre las distintas áreasy usuarios de la instituciónSe logró un mapeo integral de los procesos de la organizaciónidentificándose rutas, reglas de negocio y nodos de decisionescorrespondientes con la estructura organizativa de la URSEC yel marco normativo vigente. Apia definió los procedimientos degestión y tramitación e implantó sistemas de control interno,medición de calidad de desempeño, responsabilidadesadministrativas y documentación.Así mismo, la solución previó la informatización de la gestión dela unidad y permitió el acceso a análisis estadísticos y auditorías,archivando la información histórica de los procesos yconfigurando alarmas y notificaciones en caso de detectarsealgún error en el desempeño de las tareas. Estasfuncionalidades facilitan el seguimiento y gerenciamiento de lasmismas al poder analizar información en tiempo real.Los procesos de la URSEC se perfeccionaron al brindarse unavisión clara y completa de los mismos, al organizarse lasacciones y al adjudicarse responsabilidades. Estos elementoshicieron posible la optimización del trabajo y desencadenaron enuna gestión más eficiente y en una superior prestación deservicios.STATUM es una empresa líder en el mercado regional de soluciones tecnológicas de Business Process Management System(BPMS). Con más de 10 años de experiencia, oficinas propias en San Pablo, Nueva York y Montevideo, cobertura de servicios entoda Latinoamérica, y alianzas estratégicas con Deloitte, Bull, Oracle y Pink Elephant, nos preocupamos día a día por entregar anuestros clientes y asociados de negocio, una solución con el más alto nivel de calidad y compromiso.STATUM es la empresa que desarrolla Apia, un producto de BPMS multiplataforma y escalable, basado en tecnología J2EE,flexible y de rápida implementación, potente y completo -una única herramienta que contempla funcionalidades de workflow,definición de procesos y formularios gráficos y declarativos, gestión documental, firma digital, monitores funcionales, reportestransaccionales, modelos analíticos BI, indicadores, monitores de performance-, aplicable a las distintas industrias paraimplementar y gerenciar los procesos de negocios de las organizaciones, de forma altamente productiva. A través de Apia,STATUM atiende a grandes corporaciones e importantes clientes de la región en diferentes sectores de la economía -Gobierno,Telecomunicaciones, Finanzas, Energía e Industria- a través de soluciones de BPMS específicas de cada industria.