Nombre del Documento: Instructivo de Trabajo del SGC para la ...

Nombre del Documento: Procedimiento para larealización de una requisición de insumos.Código:Revisión: 7Referencia a la Norma ISO 9001:2008 Página 1 de 2PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE UNA REQUISICIÓN DE INSUMOSEste procedimiento tiene como finalidad describir en forma sucinta los pasos que sedeben seguir para la realización de una requisición de insumos ante el Departamento deRecursos Materiales y Servicios del Instituto Tecnológico de Apizaco.1. Una requisición de insumos dentro del Instituto Tecnológico de Apizaco la puede llenarcualquier servidor público adscrito al ITA, con la condición que al final de su llenadosea autorizada por su jefe inmediato superior.2. Antes de llenar el formato para la Requisición es necesario verificar que su insumohaya sido presupuestado en el Programa Operativo Anual correspondiente a sudepartamento.3. Identificar a que Número de proyecto pertenece el insumo. Si en caso de que setuviera incertidumbre al respecto se deberá de solicitar ayuda al personal delDepartamento de Planeación del Instituto.Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

Nombre del Documento: Procedimiento para larealización de una requisición de insumos.Código:Revisión: 7Referencia a la Norma ISO 9001:2008 Página 2 de 24. Identificar a que partida pertenece el insumo dentro del Clasificador por Objeto delGasto vigente. Consultar el siguiente hipervínculo:www.itapizaco.edu.mx/~materiales/Adquisiciones/ClasificadoresPorObjetoGasto/ClasificadorPorObjetoGasto2011.pdf.Si en caso de que se tuviera incertidumbre al respecto se deberá de solicitar ayuda alpersonal del Departamento de Planeación del Instituto.5. Para obtener el monto estimado del insumo es necesario que se siga cualquiera de lossiguientes criterios:a) Preguntar a la oficina de Adquisiciones para que se les proporcione el montodel insumo.b) Buscar en la Internet el costo aproximado del insumo y añadir: El I.V.A., Así como los gastos de envío si es que aplica. Tener en cuenta la fecha de adquisición del insumo. Si el insumo se tiene que importar o su precio está en dólares se tieneque considerar el tipo de cambio para la fecha de la adquisición. Si el insumo se tiene que importar se tiene que considerar los gastos deimportación (pago de aranceles).c) Si el insumo que se desea adquirir ya ha sido comprado dentro de los últimosdos meses para su departamento, usted podrá usar el mismo precio con laconsideración de que le adicione un incremento que nos permita estar porarriba del precio real, y así evitar realizar una vez más el tramite del formato dela requisición si es que el costo de la compra real quedara por arriba del montoestimado de la requisición.Nota: El precio real del insumo siempre debe ser mayor o igual al delpresupuestado en la requisición6. Una vez obtenida esta información, las áreas solicitantes, llenan el Formato paraRequisición de Bienes y Servicios SNEST-AD-FO-03, especificando claramente losrequisitos de compra y adjuntando en un archivo por separado las especificaciones delos insumos. Posteriormente se recaban las firmas correspondientes y lo entregan ala oficina de adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios(DRMyS) del Instituto Tecnológico de Apizaco. Cabe hacer hincapié que se deberánde entregar en formato impreso (en tres tantos) y además se deberán de enviar (larequisición y las especificaciones) en formato electrónico (Word o Excell) al correoelectrónico materiales@itapizaco.edu.mx con la finalidad de subirlos a la plataformade adquisiciones del DRMyS de manera expedita. Los archivos electrónicos podránser editados para su fácil manipulación, no se aceptaran requisiciones escaneadas.7. El archivo que contendrá las especificaciones del insumo deberán de venir a detalleindicando cualquiera de los siguientes atributos que puedan aplicar al insumo: Fecha de adquisición. CantidadToda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

Nombre del Documento: Procedimiento para larealización de una requisición de insumos.Código:Revisión: 7Referencia a la Norma ISO 9001:2008 Página 3 de 2 Modelo Marca Descripción para que será utilizado. Color Tipo de material Tamaño Velocidad Capacidad, etc. Se sugiere anexar fotografías del insumo si es que se tienen, con elobjetivo de ser lo más explícito que se pueda.8. Es importante subrayar que si la requisición no viene acompañada con el archivo deespecificaciones antes mencionado (si es que aplica), el personal de la oficina deAdquisiciones no procesara su solicitud hasta que se proporciones los detalles de laadquisición al 100%.9. Este procedimiento no es definitivo y es susceptible a cambios y sugerencias que sele puedan hacer, con el objetivo de coadyuvar a la eficiencia de este proceso.CONTROL DE EMISIÓNELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓLIC. FREDERICK GARCÍA M.C. JESUS MARIO FLORESING. ANTONIO SOLÍS LIMALÓPEZVERDUZCOJefe del Depto. De Recursos Materiales y Subdirector de Serviciosde Servicios.AdministrativosFirma: Firma: Firma:Director8 de Agosto de 2011 9 de Agosto de 2011 10 de Agosto de 2011Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.