MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - Ministerio del Interior

PRESENTACIONEl Manual de Organización y Funciones de la Secretaria General del Ministerio delInterior, es un documento normativo de gestión institucional que tiene por objeto laidentificación y armonización de la estructura organizativa, la asignación defunciones específicas para cada cargo, así como la línea de autoridad,responsabilidad y coordinación de las unidades orgánicas componentes de laSecretaria General, en armonía con lo establecido en el Reglamento deOrganización y Funciones del Ministerio del Interior.Se invoca al personal integrante de la Secretaria General, el esmerado cumplimientode las disposiciones contenidas en el presente Manual, posibilitando de esta manerala eficiente atención al público así como la consecución de los objetivos del SectorInterior.1

INDICEPAGPRESENTACION 01INDICE 02TITULO IGENERALIDADESA. Alcance 05B. Base Legal 05TITULO IIDEL DISEÑO ORGANICOA. Organigrama Estructural de la Secretaria General 06B. Cuadro Orgánico de Asignación de Cargos 07TITULO IIIDE LAS FUNCIONESCAPITULO IDE LA SECRETARIA GENERALA. Funciones Generales 08CAPITULO IIDE LA OFICINA GENERALA. Funciones Generales 08B. Funciones Específicas de los Cargos 091.Secretario General 092.Secretaria IV 103.Técnico Administrativo II 104.Trabajador de Servicios III 112

CAPITULO IIIDE LA OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIOA. Funciones Generales11B. Funciones Específicas de los Cargos 121.Director de Sistema Administrativo II 132.Técnico Administrativo III 133.Técnico en Archivo III 134.Técnico Administrativo I 145.Auxiliar de Sistema Administrativo II 156.Digitador PAD 1 15DEL AREA DE MESA DE PARTESA. Funciones Generales 16B. Funciones Específicas de los Cargos 161.Asistente Administrativo I 162.Auxiliar de Sistema Administrativo III 17CAPITULO IVDE LA OFICINA DE PROCESAMIENTOA. Funciones Generales 17B. Funciones Específicas de los Cargos 181.Director de Sistema Administrativo II 182.Técnico Administrativo III 193.Técnico Administrativo II 194.Secretaria (o) II 19CAPITULO VDE LA OFICINA DE RESOLUCIONESA. Funciones Generales 20B. Funciones Específicas de los Cargos 211.Director de Sistema Administrativo II 212.Técnico Administrativo III 213.Secretaria (o) III 224.Técnico Administrativo I 235.Técnico en Archivo II 233

CAPITULO VIDE LA OFICINA DE ARCHIVO GENERALA. Funciones Generales24B. Funciones Específicas de los Cargos 241.Director de Sistema Administrativo II 242.Técnico en Archivo III 243.Técnico en Archivo II 254.Secretaria (o) II 254

TITULO IGENERALIDADESA. ALCANCEEl contenido del Manual es de aplicación a la Secretaría General, susunidades de línea y su cumplimiento compete a todo el personal que laboraen dicha dependencia.B. BASE LEGALEl Manual de Organización y Funciones de la Secretaria General delMinisterio del Interior se fundamenta en los dispositivos legales siguientes:1. Resolución Jefatural Nº 182-79-INAP/DNR, del 06NOV79, NormasTécnicas Generales del Sistema de Racionalización.2. Decreto Legislativo Nº 370 de 04FEB86, Ley Orgánica del Ministerio delInterior.3. Resolución Ministerial Nº 204-A-92-IN/DM de 28FEB92, que aprueba laEstructura Orgánica de los Organos no Policiales del Ministerio delInterior.4. Resolución Ministerial Nº 0829-95-IN-010305000000, del 04JUL95, queaprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio delInterior.5. Resolución Jefatural Nº 095-INAP/DNR, del 10JUL95, Normas para laformulación del Manual de Organización y Funciones.6. Resolución Ministerial Nº. 0696-99-IN/0301 del 05JUL99. que apruebala Directiva Nº. 008-99-IN-0305 “Normas del Sistema de Racionalizaciónsobre el Manual de Organización y Funciones y Manual deProcedimientos Técnicos de los Organos del Ministerio del Interior.5

TITULO IIDEL DISEÑO ORGANICOA. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA SECRETARIA GENERALALTA DIRECCIONSECRETARIAGENERALOFICINA DETRAMITEDOCUMENTARIOOFICINADEPROCESAMIENTOOFICINADERESOLUCIONESOFICINADE ARCHIVOGENERALAREA DE MESADEPARTES6

B. CUADRO ORGANICO DE ASIGNACION DE CARGOSNºdeOrd.DENOMINACIONDENOMINACION DE CARGOSUNIDAD ORGANICA CLASIFICADO ESTRUCTURAL OBSERVA001 Secretaría General Secretario General Director General CargoConfianza002 Secretaria IV PrevistoSTA-PNP003 Técnico Administrativo II004 Trabajador Servicios III Vacante005 Oficina de Trámite Documentario Dir.Sistema Adm. II Director Vacante006 Técnico Administrativo III007 Técnico en Archivo III008 Técnico Administrativo I Previsto009 Técnico Administrativo I010 Aux.Sistema Adm. II011 Aux.Sistema Adm. II012 Digitador PAD 1 Previsto013 Area de Mesa de Partes Asistente Adm. I014 Aux.Sistema Adm. III015 Oficina de Procesamiento Director Sistema Adm. II Director Vacante016 Especialista Adm. II Previsto017 Especialista Adm. II Previsto018 Técnico Administrativo III019 Técnico Administrativo II Vacante020 Técnico Administrativo II021 Secretaria II Vacante022 Oficina de Resoluciones Director Sistema Adm. II Director Vacante023 Técnico Administrativo III024 Técnico Administrativo I025 Técnico en Archivo II Vacante026 Secretaria (o) III Vacante027 Digitador PAD 1 Previsto028 Oficina Archivo General Director Sistema Adm. II Director Vacante029 Técnico en Archivo III Vacante030 Técnico en Archivo II Vacante031 Secretaria (o) II Vacante7

TITULO IIIDE LAS FUNCIONESCAPITULO IDE LA SECRETARIA GENERALA. FUNCIONES GENERALES1. Dirigir, normar, supervisar y evaluar el Sistemas de TrámiteDocumentario y Archivo del Ministerio.2. Centralizar y procesar la documentación elevada por los Organos yDependencias hacia la Alta Dirección; así mismo la emitida por losDespachos Ministerial y Viceministerial.3. Centralizar, registrar, tramitar, difundir y/o transcribir, archivar y custodiarlas resoluciones y otras normas legales y administrativas de competenciasectorial.4. Dar fe de la autenticidad de las normas y documentos emitidos y/opertenecientes al Sector.5. Apoyar en su campo las tareas administrativas de la Alta Dirección.6. Organizar, conducir y cautelar el Archivo General del Ministerio.CAPITULO IIDE LA OFICINA GENERALA. FUNCIONES GENERALES1. Proponer a la Alta Dirección la Política a seguir en materia de trámitedocumentario.2. Dirigir, evaluar las acciones del Sistema de Trámite Documentario.3. Dar fe de la autenticidad de la documentación emitidas por el Ministeriodel Interior.4. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del Ministerio del Interior.8

B. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOSSECRETARIO GENERALFunciones Específicas1. Cumplir y hacer cumplir las funciones asignadas a la Secretaría General.2. Dirigir, supervisar, evaluar y controlar el funcionamiento de las UnidadesOrgánicas de la Secretaría General.3. Optimizar el funcionamiento del Sistema de Trámite Documentario yArchivo del Ministerio del Interior.4. Firmar y tramitar la documentación que disponga el señor Ministro, a losOrganos del Sector o a Instituciones del Sector Público o Privado.5. Coordinar en el ámbito de su competencia con los diversos Organos delSector, la formulación de respuesta de la documentación oficial dirigida alseñor Ministro, en los plazos establecidos.6. Preparar la documentación para presentarla a los Despachos Ministerialy Viceministerial en las horas establecidas.7. Coordinar el nombramiento de representantes del Sector ante lasComisiones Multisectoriales.8. Constatar la conformidad de la documentación necesaria en los diversosexpedientes, obteniendo y consolidando la información pertinente.9. Disponer la adopción permanente de medidas para la conservación yseguridad de la documentación administrativa y legal del Ministerio.10. Informar el cumplimiento de las funciones de su responsabilidad a la AltaDirección.11. Autorizar y dar fe con su firma la autenticidad de las normas ydocumentos emitidos o pertenecientes al Ministerio del Interior.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. El Secretario General depende de la Alta Dirección.2. El Secretario General ejerce su autoridad en el ámbito de la SecretaríaGeneral y funcionalmente alcanza a todas las Unidades que conforman elSistema de Trámite Documentario del Ministerio.3. Es responsable del eficiente funcionamiento del Sistema de TrámiteDocumentario y Archivo del Ministerio.Requisitos Mínimos1. De conformidad al Art. 50º de la Ley del Poder Ejecutivo Promulgadamediante Decreto Legislativo Nº560 del 28MAR90 este cargo es deconfianza; a tenor de lo dispuesto en el Decreto Ley Nº 25515 del26MAY92, la asignación para este cargo requiere Resolución Suprema.9

SECRETARIA IVCODIGO: T4-05-675-4Funciones Específicas1. Organizar y coordinar las audiencias y reuniones en la agenda con ladocumentación respectiva del Secretario General.2. Supervisar y ejecutar el apoyo especializado en conversación oral yredacción de un idioma al español o viceversa.3. Recepcionar, atender y anotar las llamadas telefónicas al SecretarioGeneral.4. Intervenir con criterio propio en la redacción de documentosadministrativos por medios informáticos de acuerdo a indicacionesgenerales.5. Organizar el control y Seguimiento de los expedientes preparandoperiódicamente los informes de situación.6. Administrar la documentación clasificada del Secretario General.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Secretario General.2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.Requisitos Mínimos1. Título secretaria bilingüe.2. Conocimientos básicos de informática.TECNICO ADMINISTRATIVO IICODIGO: T4-05-707-2Funciones Específicas1. Apoyar en la formulación de los documentos dispuestos por el SecretarioGeneral.2. Formular la relación de documentos por la Alta Dirección o el SecretarioGeneral.3. Formular la relación de Proyectos de Resolución Suprema yMinisteriales.4. Dar información relativa al área de su competencia.5. Llevar el control de los bienes de la Oficina.6. Coordinar la distribución de materiales de la oficina.7. Organizar los diferentes archivos de la Secretaría General.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Secretario General.2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.10

Requisitos Mínimos1. Título no universitario o estudios superiores.2. Conocimientos básicos de informática.TRABAJADOR DE SERVICIOS IIICODIGO: A3-05-870-3Funciones Específicas1. Limpiar los diferentes ambientes y muebles que ocupa la SecretaríaGeneral.2. Conservar la buena presentación de las paredes, puertas, ventanas ycortinas de la Secretaría General.3. Solicitar oportunamente la dotación del material necesario para lalimpieza y conservación de los ambientes.4. Informar al Secretario General el estado de conservación yfuncionamiento del material y equipo a su cargo.5. Identificar, controlar y anunciar el ingreso de personas que acuden a laSecretaría General, conforme a disposiciones específicas del SecretarioGeneral.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Secretario General.2. Su ámbito de responsabilidad comprende los diversos ambientes queocupa la Secretaría General.Requisitos Mínimos1. Secundaria completa.2. Experiencia en manejo de equipos de limpieza.CAPITULO IIIDE LA OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIOA. FUNCIONES GENERALESSon funciones de la Oficina de Trámite Documentario:1. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de recepción, registro,clasificación, distribución, control, información y seguridad de ladocumentación oficial dirigida al Ministro y Viceministro.2. Programar, dirigir y controlar el registro documentario por el Sistemade Procesamiento Automático de Datos.11

3. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de Archivo de la SecretaríaGeneral y del Archivo Central de la documentación administrativa delSector.4. Coordinar y controlar la ejecución del cumplimiento de los trámites en losplazos previstos, en observancia a las normas legales y administrativas,así como solicitar los informes de las Dependencias del Sector.5. Otras funciones que en el ámbito de su competencia le encomiende elSecretario General.B. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOSDIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IIFunciones EspecíficasCODIGO: D4-05-295-21. Organizar, programar, dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento delas unidades orgánicas que conforman la oficina.2. Controlar y supervisar permanentemente el cumplimiento de las normasestablecidas en el Manual de Seguridad Documentaria para latramitación de la documentación clasificada.3. Presentar la correspondencia clasificada para ser aperturada por elSecretario General.4. Presentar de inmediato al Secretario General aquella documentación quetiene el carácter de “URGENTE”.5. Mantener informado al Secretario General sobre el cumplimiento de lasacciones programadas y otros que le hayan sido encomendadas.6. Dirigir, controlar y supervisar la labor del personal a su cargo.7. Aperturar la correspondencia de correo común o certificado.8. Supervisar el buen funcionamiento de la Mesa de Partes del Ministeriodel Interior, de conformidad a las normas del Sistema de TrámiteDocumentario y Archivo.9. Proponer al Secretario General el otorgamiento del estímulo o aplicaciónde sanciones disciplinarias.10. Asegurar los Archivos activos y pasivos de la Oficina a su cargo.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Secretario General.2. Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora en laOficina de Trámite Documentario.3. Su responsabilidad se circunscribe al eficiente funcionamiento de laOficina de Trámite Documentario.12

Requisitos Mínimos1. Título profesional universitario.2. Capacitación especializada en el área de trámite documentario.TECNICO ADMINISTRATIVO IIICODIGO: T5-05-707-3Funciones Específicas1. Numerar las Guías de Destino y demás documentos formulados en laSecretaría General.2. Preparar los sobres para tramitar la documentación clasificada y otrosdocumentos.3. Controlar la distribución de los diferentes documentos mediante loscargos respectivos.4. Anotar correlativamente y en orden cronológico la numeración ydestinatario de los diferentes documentos.5. Fotocopiar documentos conforme a instrucciones recibidas del Director.6. Legajar adecuadamente la documentación cuyo trámite ha concluido.7. Aplicar los procesos técnicos del Sistema de Trámite Documentario yArchivo.8. Informar diariamente al Director de Oficina el trámite dado a los diferentesdocumentos recepcionados en la Secretaría General.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Director de la Oficina de Trámite Documentario.2. Responsable de la organización de los archivos de la Oficina de TrámiteDocumentario.Requisitos Mínimos1. Título no universitario o estudios universitario.2. Experiencia en el área de trámite documentario y archivo.TECNICO EN ARCHIVO IIICODIGO: T4-05-730-3Funciones Específicas1. Custodiar los archivos activo y pasivo a cargo de la Oficina de TrámiteDocumentario.2. Facilitar los documentos de archivo para absolver las consultasrequeridas.3. Seleccionar los documentos o expedientes para ser transferidos alarchivo general.4. Mantener reserva de los documentos archivados y del contenido de losmismos.13

5. Recabar la constancia respectiva de aquellas personas interesadas quesolicitan copias certificadas de los expedientes.6. Colaborar, cuando las necesidades lo exijan, en la marcha administrativade la Oficina.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Director de la Oficina de Trámite Documentario.2. Responsable de la organización de los ficheros de la Oficina de TrámiteDocumentario.Requisitos Mínimos1. Título no universitario o estudios superiores.2. Capacitación técnica en archivo.TECNICO ADMINISTRATIVO I CODIGO: T3-05-707-1 (2)Funciones Específicas1. Verificar la conformidad de los folios y requisitos de los expedientes odocumentos presentados en Mesa de Partes, dirigidos a la AltaDirección.2. Entregar los expedientes y documentos recepcionados al Jefe de laOficina de Trámite Documentario, para las acciones respectivas.3. Verificar la inviolabilidad de la documentación clasificada.4. Informar al público usuario el trámite de sus documentos, previaidentificación.5. Mantener reserva del contenido de los documentos recepcionados.6. Asegurar la conservación e intangibilidad del cuaderno de registro dedocumentos.7. Extremar medidas de seguridad al recepcionar sobres sospechosos,exigiendo la presencia del mensajero hasta la verificación del personalespecializado.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Director de la Oficina de Trámite Documentario.2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.Requisitos Mínimos1. Título no universitario o estudios superiores.2. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados.3. Capacitación técnica en el área.14

AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IIFunciones EspecíficasCODIGO: A4-05-160-2 (2)1. Registrar las tarjetas en el cuaderno respectivo.2. Archivar las tarjetas de registro en el fichero respectivo.3. Anotar en las tarjetas de registro el trámite dispuesto a los documentos oexpedientes.4. Buscar antecedentes de la documentación recibida para informar al Jefede la Oficina.5. Constatar la conformidad de los folios de los documentos o expedientes,antes de formular la respectiva tarjeta.Líneas de Autoridad y ResponsabilidadDepende del director de la oficina Tramite Documentario.Requisitos MínimosInstrucción Secundaria Completa.DIGITADOR PAD 1 (PREV)CODIGO: A4-05-257-1Funciones Específicas1. Coordinar labores administrativas y técnicas relacionado con el sistemade procedimientos automático de datos de la Oficina de TrámiteDocumentario.2. Transcribir información según orientaciones generales.3. Verificar y efectuar controles de calidad sobre la información procesadaen pantalla.4. Colaborar en el planeamiento del trabajo y orientar al desarrollo delmismo.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Director de la Oficina de Trámite Documentario.2. Es responsable de las actividades y funciones del cargo.Requisitos Mínimos1. Instrucción secundaria completa.2. Capacitación básica de digitación y archivo.3. Experiencia en el Area.15

DEL AREA DE MESA DE PARTESA. FUNCIONES GENERALES1. Verificar y controlar la recepción de documentos en el Ministerio delInterior.2. Llevar en forma adecuada el trámite de los documentos a las UnidadesOrgánicas del Ministerio, extremando las medidas de seguridad en todomomento.B. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOSASISTENTE ADMINISTRATIVO ICODIGO: P1-05-066-1Funciones Específicas1. Supervisar y controlar el funcionamiento de la Mesa de Partes de laSecretaría General.2. Controlar al servidor encargado de la recepción de documentos,verificando el cumplimiento del horario establecido.3. Instruir al servidor de Mesa de Partes para que recepcione losdocumentos, de acuerdo a las normas establecidas.4. Proporcionar información a los interesados por intermedio de Mesa dePartes.5. Anotar, ordenar y registrar los documentos para trámite, previa anotacióncronológica en los cuadernos respectivos, consignando el o losdestinatarios.6. Controlar el uso de los sellos de clasificación de los documentos.7. Verificar la distribución de la documentación.8. Informar diariamente al Director de la Oficina el trámite de losdocumentos.9. Coordinar el seguimiento de los documentos con las Unidades deTrámite Documentario del Sector.Líneas de Autoridad y ResponsabilidadDepende del director de la Oficina de Trámite Documentario.Requisitos MínimosBachiller universitario o título de Instituto Superior Tecnológico.16

AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IIICODIGO: A4-05-160-2Funciones Específicas1. Despachar la documentación por correo.2. Recabar el cargo correspondiente de los receptores de ladocumentación, plenamente identificados.3. Custodiar los cuadernos de cargos de la documentación tramitada.4. Informar diariamente al Jefe del Area, la distribución de ladocumentación.Líneas de Autoridad y ResponsabilidadDepende del Jefe del Area de Mesa de Partes.Requisitos Mínimos1. Instrucción secundaria completa.2. Conocimiento de digitación y mecanografía.CAPITULO IVDE LA OFICINA DE PROCESAMIENTOA. FUNCIONES GENERALES1. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de procesamiento interno dela documentación oficial.2. Coordinar y controlar el cumplimiento de disposiciones impartidas por elViceministro y Ministro, por los órganos y dependencias ejecutoras.3. Dirigir y controlar la clasificación de los documentos a fin de efectuar unacorrecta derivación según su naturaleza o tipo de servicio requerido.4. Proponer las normas que contribuyan al cumplimiento eficiente yoportuno del ciclo de trámite documentario en las diversas etapas einstancias.5. Proponer normas metodológicas para la formulación de correspondenciadel Ministro y Viceministro.6. Proponer normas para el uso de formularios para el procesamientodocumental.7. Dirigir, coordinar y controlar las actividades previas de Agenda y lapresentación de la documentación correspondiente al parte diario.8. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de secretariado de laSecretaría General.17

9. Formular y proponer las normas técnico-metodológicas para laadministración documentaria en el Ministerio.10. Evaluar periódicamente la ejecución de procedimientos de trámitedocumentario, detectando los problemas que se presentan yrecomendando las medidas correctivas que se presenten.B. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOSDIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IIFunciones EspecíficasCODIGO: D4-05-295-21. Organizar, coordinar y ejecutar la aplicación de las actividades de losprocedimientos Documentarios de la Secretaría General.2. Disponer la elaboración de los Proyectos de documentos de acciónrespectivos, y cualquier tipo de documento que disponga el SecretarioGeneral del MIN.3. Preparar, ordenar y presentar la documentación que el SecretarioGeneral debe presentar a la Alta Dirección.4. Ejecutar y coordinar las disposiciones del Secretario General.5. Controlar la asistencia y comportamiento del personal asignado a laSecretaría General, presentando el Parte diario correspondiente.6. Proponer normas para agilizar el Procesamiento Documentario.7. Coordinar con los Jefes de Oficina de la Secretaría General, el mejorcumplimiento de sus funciones.8. Accionar mediante la Hoja de Acción rápida, los documentos urgentes yque requieren acción inmediata, derivándose al (los) Organo (s)respectivos del sector.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Secretario General.2. Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora en laOficina de Procesamiento.3. Es responsable del eficiente funcionamiento de la Oficina a su cargo.Requisitos Mínimos1. Título profesional universitario.2. Capacitación especializada en el área administrativa.18

TECNICO ADMINISTRATIVO IIIFunciones EspecíficasCODIGO: T5-05-707-31. Revisar expedientes y proveídos que disponga el Director de la Oficinade Procesamiento.2. Participar en comisiones relacionadas con las actividades administrativasde la Oficina.3. Proponer procedimientos para mejorar la buena marcha administrativa dela Secretaría General y de la Oficina.4. Registrar los documentos en el file o cuaderno respectivo, para lavisación del Director de la Oficina.5. Presentar el informe diario al Director de la Oficina.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Director de Procesamiento.2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.Requisitos Mínimos1. Título no universitario o estudios universitarios.2. Capacitación técnica.3. Conocimientos básicos de informática.TECNICO ADMINISTRATIVO IIFunciones EspecíficasCODIGO: T4-05-707-21. Registrar los Proyectos de Guías de Destino en el cuaderno de controlrespectivo.2. Formular la documentación que disponga el Director de Oficina.3. Procesar información y preparar cuadros, resúmenes e informes deacuerdo a instrucciones generales.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Director de Procesamiento.2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus obligaciones.Requisitos Mínimos1. Título no universitario o estudios universitarios.2. Conocimientos básicos de informática.SECRETARIA (O) IICODIGO: T2-05-675-2Funciones Específicas1. Revisar y prepara la documentación para la firma respectiva19

2. Redactar documentos de acuerdo a las instrucciones del Director de laOficina.3. Tomar dictado taquigráfico y digitación documentaria variada.4. Coordinar la distribución de materiales de la Oficina5. Coordinar reuniones y concertar citas.6. Registrar las llamadas telefónicas del servicio en el cuaderno respectivo.7. Llevar el archivo documentario de la oficina.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Director de la Oficina de ProcesamientoRequisitos Mínimos1. Título de secretaria.2. Curso básico de informática.CAPITULO VDE LA OFICINA DE RESOLUCIONESA. FUNCIONES GENERALES1. Dirigir, controlar y supervisar las actividades de la Oficina deResoluciones.2. Coordinar con los órganos competentes del Ministerio, la conformidad deaspectos legales y técnico –administrativos sobre los proyectos de lasresoluciones propuestos para su aprobación.3. Proponer normas y procedimientos metodológicos para el trámite deresoluciones, en lo referente a la particularidad de los diversos casos quese presentan.4. Dirigir, coordinar y controlar las actividades previas para la presentaciónde los proyectos de Resoluciones expeditos para el Acuerdo Ministerial yAcuerdo Supremo.5. Dirigir y controlar el registro, difusión y archivo de las Resoluciones yotros dispositivos aprobados.6. Formular y proponer normas para limitar la información sobre proyectosde Resoluciones que se encuentran en proceso de aprobación, que porsu naturaleza tienen carácter clasificado.7. Formular los proyectos de dispositivos del ámbito sectorial que se emitenpor la Alta Dirección.20

B. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOSDIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IIFunciones EspecíficasCODIGO: D4-05-295-21. Programar, dirigir y controlar las actividades de la Oficina deResoluciones.2. Evaluar las actividades de la Oficina de Resoluciones y determinar lasmedidas correctivas para el buen funcionamiento.3. Asesorar al Secretario General sobre asuntos de su competencia.4. Verificar la conformidad de los aspectos legales y técnicos de losproyectos de Decretos Supremos y resoluciones con los órganoscompetentes, antes de su aprobación.5. Coordinar y controlar la numeración de los Decretos Supremos yResoluciones Ministeriales emitidos por el Sector y distribuirlos a losórganos responsables de su cumplimiento.6. Archivar y asegurar los originales de los Decretos Supremos yResoluciones emitidos por el Despacho Ministerial.7. Presentar los documentos para la firma del Secretario General.8. Participar en comisiones relacionadas con su función específica.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Secretario General.2. Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora en laOficina de Resoluciones.3. Responsable del eficiente funcionamiento de su Oficina.Requisitos Mínimos1. Título profesional universitario.2. Capacitación especializada en el área administrativa.TECNICO ADMINISTRATIVO IIIFunciones EspecíficasCODIGO: T5-05-707-31. Estudiar y participar en las normas, procedimientos e investigacionespreliminares de procesos técnicos.2. Analizar y emitir opinión técnica sobre expedientes puestos a suconsideración.21

3. Numeral y fotocopiar los Decretos Supremos y ResolucionesMinisteriales y distribuirlos a los órganos responsables de sucumplimiento.4. Confeccionar cuadros, resúmenes, formatos, fichas, cuestionariosrelacionados al ámbito de trabajo de acuerdo a instrucciones generales.5. Absolver consultas de carácter técnico.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Director de Resoluciones.2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.Requisitos Mínimos1. Título no universitario o estudios superiores.2. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados.3. Capacitación técnica en el área.SECRETARIA (O) IIICODIGO: T3-05-675-3Funciones Específicas1. Recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación dela oficina.2. Redactar documentos de acuerdo a instrucciones recibidas del Directorde la Oficina.3. Coordinar reuniones y preparar la agenda respectiva.4. Llevar el archivo de la documentación clasificada.5. Coordinar la distribución de materiales de oficina.6. Tomar dictado taquigráfico y digitar documentos confidenciales.7. Preparar y ordenar documentación para reuniones y/o conferencias.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Director de la Oficina de Resoluciones.2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.Requisitos Mínimos1. Título de secretaria2. Conocimiento y dominio de informática.22

TECNICO ADMINISTRATIVO IFunciones EspecíficasCODIGO: T3-05-707-11. Ejecutar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución yarchivo de documentos.2. Ejecutar y verificar la actualización de registros, fichas y documentostécnicos de la Oficina de Resoluciones.3. Coordinar actividades administrativas de la oficina.4. Estudiar expedientes técnicos sencillos y emitir informes preliminares.5. Redactar síntesis informativas de los Proyectos de resoluciones y demásdispositivos.6. Apoyar la labor administrativa en el cumplimiento de sus funciones.Líneas de Autoridad y ResponsabilidadDepende del Director de la Oficina de Resoluciones.Requisitos Mínimos1. Título no universitario o estudios superiores.2. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados.3. Capacitación Técnica en el área.TECNICO EN ARCHIVO IICODIGO: T3-05-730-02Funciones Específicas1. Clasificar, legajar, rotular fondos documentales.2. Formular informes estadísticos del registro de documentos.3. Participar en recolección de información relacionada con la actividadarchivística.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Director de la Oficina Resoluciones.2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.Requisitos Mínimos1. Título no universitario o Estudios superiores.2. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados.3. Capacitación Técnica en el área.23

CAPITULO VIDE LA OFICINA DE ARCHIVO GENERALA. FUNCIONES GENERALES1. Organizar, controlar y administrar el archivo general del Ministerio2. Responsable de la integridad física de la documentación del Ministerio.B. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOSDIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IIFunciones EspecíficasCODIGO: D4-05-295-21. Organizar, dirigir, coordinar y supervisar el funcionamiento de la Oficina.2. Asegurar los documentos de la Oficina del Archivo General.3. Proponer las medidas de seguridad de la documentación que seencuentre en el archivo.4. Supervisar las fases del Proceso Archivístico.5. Formular y proponer normas técnico-metodológicas para mejorar laadministración del Archivo General.6. Organizar y supervisar los servicios archivísticos.7. Defender, conservar e incrementar el patrimonio documental del Sector.Líneas de Autoridad y Responsabilidad1. Depende del Secretario General.2. Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora bajo susórdenes.3. Responsable del eficiente funcionamiento de la Oficina a su cargo.Requisitos Mínimos1. Título profesional universitario.2. Capacitación especializada en el área de archivo.TECNICO EN ARCHIVO IIICODIGO: T4-05-730-3Funciones Específicas1. Preclasificar y archivar documentación variada según Sistemaestablecidos por la Oficina.2. Ejecutar acciones de transferencia y eliminación de documentos.3. Informar sobre las actividades archivísticas.24

4. Absolver consultas sobre los servicios que brinda el archivo delMinisterio.5. Participar en la recolección de información de la documentación queingresa en el archivo del ministerio.Líneas de Autoridad y ResponsabilidadDepende del Director de la Oficina de Archivo General.Requisitos Mínimos1. Título no universitario o estudios superiores.2. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados.3. Capacitación técnica en el área.TECNICO EN ARCHIVO IIFunciones EspecíficasCODIGO: T3-05-730-21. Clasificar, legajar, rotular fondos documentales.2. Codificar y organizar los documentos mediante fichas.3. Formular informes estadísticos sobre documentos que se encuentran enel archivo.4. Orientar y absolver consultas de los usuarios.5. Coordinar y verificar la limpieza y conservación de los documentos ymateriales que se encuentra en el archivo.Líneas de Autoridad y ResponsabilidadRequisitos MínimosDepende del Director de la Oficina de Archivo General.1. Título no universitario o estudios superiores.2. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados.3. Capacitación técnica en el área.SECRETARIA (O) IICODIGO: T2-05-675-2Funciones Específicas1. Revisar y prepara la documentación para la firma respectiva.2. Redactar documentos de acuerdo a las instrucciones del Director de laOficina.3. Tomar dictado taquigráfico y digitación documentaria variada.4. Coordinar la distribución de materiales de la Oficina.5. Coordinar reuniones y concertar citas.6. Registrar las llamadas telefónicas del servicio en el cuaderno respectivo.25

7. Llevar el archivo documentario de la oficina.Líneas de Autoridad y ResponsabilidadDepende del Director de la Oficina de Archivo General.Requisitos Mínimos1. Título de secretaria2. Capacitación técnica en archivo.3. Dominio básico de Informática.26