caracterización del proceso gestión de compras e inventario

UNIVERSIDAD AUTÓNOMADEL CARIBEOBJETO:CARACTERIZACIÓN DEL PROCESOGESTIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOGarantizar la eficacia en el suministro de bienes y servicios requeridos por las diferentes unidadesacadémicas y administrativas con el fin de garantizar la eficiencia en el uso de los recursos y lacontinuidad en la operación.RESPONSABLE:GC-00-CP-09Versión 101/12/2007Director AdministrativoPROVEEDOR ENTRADA SUBPROCESOS SALIDA CLIENTEDireccionamientoInstitucionalPolíticas, Objetivos, Estrategias, Análisisde viabilidad y beneficios, solicitudes derecursos de gran cuantía.Resoluciones de aprobación de recursosfísicos y financieros. Acta de aprobacióny autorización de compra. Adquisiciónde bienes y servicios.Comunidad universitariaAdministración de lacalidad*Auditoría InternaInformación de los lineamientos,metodologías y funcionamiento delsistema de gestión de calidad.Observaciones, recomendaciones demejora, sugerencias. Solicitudes decompra.COMPRASSeguimiento de políticas yprocedimientos implementados ynormalizados. Proceso gestion decompras e inventarios normalizado.Documentos, registros, informes.Control de políticas y de procedimientosimplementados. Aplicación derecomendaciones. Adquisición de bieneso servicios.Comunidad universitariaComunidad universitariaTodos los procesosinstitucionalesRequerimientos de compra de servicios einsumos realizado por las unidadesacadémicas y administrativas.Comunicados con solicitudes aprobadas.Órdenes de compras. Insumos paraabastecimiento de almacén. Adquisiciónde bienes y/o servicios.Todas las unidadesacadémicas yadministrativas.Proveedores y ActividadComprasCatálogos. Propuestas. Cotizacionesmínimo de dos proveedores. Precio de lasolicitud. Condiciones de entrega.Condiciones de pago. Calidad y garantía.PROVEEDORESAnálisis comparativo deproveedores.Proveedor seleccionado.Equipos, insumos y servicios con losestándares de calidad requeridos.Condiciones de pago mutuamentefavorables. Cumplimiento de itinerario deentrega. ContratosProveedoresseleccionados. Unidadesacadémicas yadministrativas. Procesogestión de compras einventario.Todos los procesosSolicitud de pedidos de almacénrealizados por la unidades académicas yadministrativas. Insumos o equiposdañados u obsoletos de las unidadesacadémicas o administrativas.ALMACÉN E INVENTARIOSEntrega de equipos e insumos a lasunidades académicas y administrativas.Ordenes de salida de almacén. Equiposremitidos a soporte técnico.Unidades académicas yadministrativas

UNIVERSIDAD AUTÓNOMADEL CARIBEProveedoresCARACTERIZACIÓN DEL PROCESOGESTIÓN DE COMPRAS ALMACÉN E INVENTARIOS E INVENTARIOEntradas a almacén. Equipos e insumos.Ordenes de compra. Facturas.RECURSOSHUMANOS FÍSICOS AMBIENTALESCoordinador Administrativo, Secretarias, Ayudante de Almacén.Infraestructura tecnólogica (software de sistema deinventarios, Internet, Intranet, computadoras,impresoras, Fax). Insumos, papelería y teléfono.Inventario actualizado. Costos y gastosdel periodo. Gastos por centro de costos.Registros en el Software de sistema deinventarios y compraGC-00-CP-09Versión 101/12/2007Gestión de compras einventariosEspacios de trabajo, iluminación, computadores ymuebles ergonómicamente adecuados de acuerdo a lasnormas de seguridad y salud ocupacional. Registrossalvaguardados en condiciones de limpieza, orden y enun ambiente seco. Dotación y equiposergonomicamente adecuados para el personal demantenimiento cuando realizan el desplazamiento deinsumos.DOCUMENTACIÓN SOPORTEREQUISITOS A CUMPLIRINTERNA EXTERNA NORMA ISO 9001 OTROSProcedimiento de comprasProcedimiento de evaluación de proveedoresCotizaciones. Facturas. Catálogos. Proyectos.Estatuto tributario. Legislación comercial.Numeral 4.1 / 7.2.3 / 7.4.1 / 7.4.2 /7.4.3 / 7.5.1 /7.5.5 / 8.2.3 / 8.2.4 /8.3 / 8.4 / 8.5CNA Factor 8 Carácterística 41CargoELABORADOAPROBADOCoordinador Administrativo Cargo RectorLa versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad.Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA