Manual Kerdex WEB

FAN Consultores
MANUAL DE USUARIO
Kardex WEB
Este manual incluye una breve explicación de los pasos a seguir para
realizar las siguientes actividades dentro del sistema Kardex WEB.
Primeros Pasos (Pag.1)
1. Consultas de Nóminas y sus detallados. (Pag.4)
2. Cargar nóminas de asimilados. (Pag.7)
3. Cargar incidencias (Percepciones o Deducciones). (Pag.11)
4. Dar de alta un colaborador nuevo. (Pag.16)
5. Editar un perfil (Kardex) del colaborador. (Pag. 20)
6. Consultar las nóminas individuales de cada empleado y realizar
la descarga del CFDI. (Pag.23)
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Primeros Pasos
Inicio de Sesión
Para iniciar necesitamos entrar al Sistema Kardex WEB, ingresando liga,
http://admin.fanconsultores.com/ en nuestro navegador.
Nota: Es importante tener el navegador Google Chrome Actualizado
Una vez que nos despliega por completo la primera pantalla del sistema, damos en el
botón ingresar.
Clic al botón para Iniciar sesión
Ilustración 1 Pantalla inicio de sesión
1

Ahora nos pedirá que ingresemos nuestros datos de acceso (Usuario y Contraseña), los
cuales ya fueron previamente configurados por el administrador.
Agregamos la información y presionamos Iniciar.
Ilustración 2 Iniciar sesión, usuario y contraseña
2

Ya que ingresamos por completo al sistema Kardex WEB, nos muestra el Dashboar (Tablero
de Herramientas / Instrumentos), Con cada una de las actividades que podemos realizar
dentro del sistema.
Este Dashboard, cambiara dependiendo de los permisos que tenga el usuario a los cuales
tendrá acceso.
Ilustración 3 Dashboard (Tablero de Herramientas)
3

1
Consultas de nóminas y sus detallados
Dashboard/Nóminas/Sumario de Nóminas
Para realizar las consultas de nóminas y el detallado de las mimas, solo hay que dar clic
sobre el apartado Nóminas, el cual se encuentra de color Verde, como se muestra en la
ilustración 4.
Ilustración 4 Dashboard Nóminas
Dentro del apartado nóminas, el sistema Kardex WEB nos mostrara todas las acciones que
se pueden realizar a lo que a nominas se refiere, como ya se mencionó anteriormente,
estas opciones varían dependiendo los permisos que tenga el usuario.
Para objetivo de este manual daremos clic en el recuadro Sumario de Nominas…
Ilustración 5 Consultas de nóminas: Dashboard/Nóminas/Sumario de Nóminas
4

Consultar Nóminas y sus detallados
Sumario de Nominas
- El primer paso para realizar la consulta es elegir de que empresa queremos
consultar.
- Posteriormente seleccionamos el rango de fecha del cual queremos consultar, por
defecto, el sistema nos muestra el rango de la semana en curso.
- También podemos elegir el tipo de moneda si es en pesos o dólares.
Una vez ya configurados los parámetros de la consulta, damos clic en el botón Buscar.
Se puede filtrar la empresa
por ID o por Nombre
Ilustración 6 Sumario de Nóminas - Consultas
5

Después de dar clic en el botón buscar, el sistema arrojara las nóminas que encuentre
según los parámetros de búsqueda solicitados.
Existen tres tipos de estatus para las nóminas, (A) Abierta, (P) Pendiente y (C) Cerrada,
dependiendo el estatus de la nómina aparecerá la letra, como se muestra en la siguiente
imagen, todas las nóminas tienen el status Cerrado.
Ilustración 7 Nómina y su detallado
Imagen censurada por políticas de privacidad.
6

2
Cargar nóminas de asimilados
Dashboard/Nóminas/Carga de Nómina
Para realizar una carga de nómina, ingresamos a Dashboard/Nóminas y seleccionamos el
recuadro Cn (Carga de Nómina Asimilados). Como se muestra en la ilustración 8.
Ilustración 8 Recuadro Carga de Nóminas Asimilados
Al entrar a la carga de nómina lo primero que hay que hacer es escoger a que empresa
vamos a cargarle la nómina.
Desplegamos la
información para
Seleccionar la empresa
a la cual le queremos
cargar la nómina.
Ilustración 9 Carga de Nóminas - Selección de empresa
7

Una empresa puede tener varios tipos de nóminas, es por eso que después de seleccionar
la empresa hay que seleccionar la nómina se deseamos cargar.
Información de la nómina:
- Fecha de Pago
- Periodo
- Tipo de Moneda
- Nota: si la nómina ya fue pre-cargada, muestra un aviso donde indica que la
nómina ya contiene información almacenada.
Selección de Empresa
Selección de Nómina
Información de la Nómina
Clic para pegar la información
desde un archivo de excel
Ilustración 10 Selección de Nómina a importar
Después de dar clic en el botón Importar desde Excel, nos aparece un recuadro donde
debemos pegar el listado de colaboradores junto con su ID y el monto neto a pagar (Sin
deducciones) las deducciones se realizan en otros módulos. Ilustración 11
8

En este recuadro se pegamos
la información que tenemos
en Excel.
Ilustración 11 Recuadro para ingresar la información de los colaboradores
Abrimos el archivo de Excel
donde tenemos la relación de los
nombres y los pagos de cada
uno de los colaboradores.
Seleccionamos la información y
copiamos.
Ilustración 12 Archivo de Excel – Copiamos la información
9

Al pegar la información, así es como nos
mostrara los datos, el siguiente paso es darle
buscar, esto es para verificar que los
colaboradores que estamos ingresando ya se
encuentran registrados en el sistema Kardex.
Ilustración 13 Pegado de la información de los empleados
Ilustración 14 Validación de registros con el sistema
10

3
Cargar Incidencias (Percepciones o deducciones)
Dashboard/Nóminas/Carga de Servicios
Para realizar las cargas de incidencias, ingresamos en nuestro dashboard al
apartado Nóminas, y posteriormente damos clic en Cs Carga de Servicios como se
muestra en la ilustración 15.
Ilustración 15 Carga de Incidencias
11

INSTRUCCIONES
1.- Haga click en Importar desde Excel y siga las instrucciones en la ventana
emergente. Una vez terminado éste proceso, se mostrará un detallado de los
servicios y la información que se extrajo.
2.- Si la información es correcta, haga click en Guardar. Se abrirá una nueva
ventana que le presentará un resumen de los servicios que se ingresarán.
3.- Especifique la fecha con la que se agragarán los servicios.
4.- Ingrese una nota que describa estos servicios.
5.- Haga click en Aceptar.
Una Vez agregados los servicios, se incluirá en el detallado el folio que se le asignó
a cada uno. Éste folio es un acceso directo que le permite dirigirse a la información
completa del servicio.
A continuación damos click en el botón importa desde Excel…
Ilustración 16 Importar desde Excel la información de incidencias
12

En esta venta emergente lo único que tenemos que hacer es copiar la información
que tenemos en Excel y pegarla en el recuadro.
Al pegar la información el sistema la divide en columnas, lo único que hay que
hacer es seleccionar el encabezado que corresponda a la información de cada
una de ellas.
Ilustración 17 Pegado de información y selección de encabezados
13

Nota: Como se logra apreciar en la ilustración 17, no todos los empleados tienen
algún tipo de deducción, el sistema automáticamente al presionar el botón de
Importar hace el filtrado de solo los empleados que presentan algún tipo de
incidencia o deducción.
Después de Importar la información, el siguiente paso es elegir la o las empresas de
las cuales pertenecen los colaboradores.
Ilustración 19 Seleccionar empresa para la carga de servicios
De esta manera podemos filtrar
por nombre y seleccionar una o
más empresas.
Ilustración 18 Filtrado de empresas
14

Verificamos que los datos ingresados son correctos y damos Agregar.
Ilustración 20 Validación de Registros
Ahora nos muestra la carga de servicios seccionada por concepto según los que hayamos
seleccionado anteriormente en la ilustración 17
Ilustración 21 Carga de servicios
15

4
Dar de alta a un colaborador nuevo
Dashboard/Empresas
Para realizar el alta de un colaborador, vamos a ingresar en el apartado empresas
que se encuentra de color naranja con las iniciales Em Empresas en nuestro
dashborad.
Dashboard/ Empresas / Seleccionar empresa/ Empleados / Agregar empleado / Guardar
Ilustración 22 Dashboard/Empresas
16

Ahora debemos seleccionar la empresa donde queremos agregar el colaborador,
las empresas se encuentras ordenadas alfabéticamente, y se pueden filtrar por
nombre o por ID.
Ya que tenemos ubicada la empresa damos click sobre el nombre.
Filtrar empresa por nombre o por ID
Listado de todas
Las empresas
ordenadas
Alfabéticamente.
Ilustración 23 Filtrado de empresas para la alta de un colaborador
17

Después de seleccionar la empresa, nos muestra la relación de empleados que
existen actualmente, con cierta información como el ID de empleado, Nombre,
CURP y RFC. Estos empleados de igual manera se pueden filtrar por nombre,
departamento, puesto y estatus.
Siguiendo con nuestro objetivo, para agregar un empleado solo tenemos que dar
click en el botón Agregar Empleado.
Botón para agregar empleado
Indica el total de empleados
agregados y el % de activos
Botón para exportar a Excel el listado
de empleados
Listado de empleados,
ordenados alfabéticamente,
mostrando datos generales
del empleado
Ilustración 24 Relación de empleados / Agregar empleado
18

En esta ventana ya ingresamos los datos principales del colaborador, como el ID, Si es
persona física o moral, Nombre y apellidos. Es la información general que se necesita para
darlo de alta, en el punto número 5 de este manual veremos cómo editar el kardex en
donde podremos ingresar información detallada del empleado.
El sistema arroja automáticamente un ID de empleado, nosotros podemos agregar el id y
si este se encuentra en uso el sistema no permitirá el registro y como regla el ID del
empleado debe tener 6 dígitos.
Ya que tengamos los campos cubiertos con la información, damos Agregar.
Ilustración 25 Alta del empleado
Después de dar agregar nos muestra una pequeña leyenda donde nos reafirma el nombre
del empleado y a que empresa fue agregado y su ID, dándonos las opciones de agregar
uno nuevo o regresar a la lista de empleados.
Ilustración 26 Fin del registro de empleado
19

5
Editar perfil (Kardex) del empleado
Para editar el kardex de un empleado hay dos caminos para lograrlo, el primero y más
sencillo es desde nuestro dashboard ubicar la lupa de búsqueda y escribir el nombre del
trabajador, el sistema Kardex WEB automáticamente te arrojara resultados similares de las
distintas empresas, donde ya podrás elegir el empleado que quieres modificar.
Ilustración 27 Buscar empleado
Filtro por nombre de empleado
Ya ubicado el empleado dentro
del filtrado, damos click sobre el
nombre para entrar a su kardex.
Ilustración 28 Dashboard - Filtrado de empleado
20

Esta es la ventana del Kardex del empleado seleccionado en la Ilustración 26, aquí
podemos agregar información más detallada del colaborador, como fecha de
nacimiento, escolaridades, cuentas bancarias, seguro social entre otros.
También se puede agregar una imagen del colaborador para reconocerlo de mejor
manera.
Ilustración 29 Kardex de colaborador
21

Cuando hacemos cualquier modificación, en la parte inferior de nuestra ventana
aparecerán los botones Cancelar y Guardar. Al aparecer estos botones nos indican que
hemos realizado una modificación en la información, al guardar o cancelar según sea el
caso, estos bonotes desaparecen de nueva cuenta. De esta forma el sistema nos avisa
cuando los cambios han sido realizados o cancelados.
Menú del Kardex
Sub Menú
De la pestaña
Información
Botones
Ilustración 30 Opciones de modificacion del Kardex
La otra opción para llegar hasta el Kardex del colaborador, es desde nuestro Dashboard,
ingresar al apartado Em Empleado, posteriormente hacer el filtrado de empresa donde se
encuentra el empleado, posteriormente nos arroja el listado de empleados, filtramos y
seleccionamos al colaborador.
22

6
Consulta de nómina y descarga de CFDI
La consulta de la nómina y descarga del CFDI la podremos visualizar directamente
del Kardex de cada empleado.
Como ya se mencionó anteriormente para llegar a esa información podemos filtrar
por nombre en el buscador del sistema Kardex WEB, el cual se encuentra habilitado
sin importar en que parte del sistema nos encontremos.
Ilustración 31 Dashboard Filtrado de Colaborador por nombre
Entrando al apartado Em Empelados del
Dashboard, es otra manera de llegar al
kardex de los empleados.
Dashboard/Empleados/Buscar Empresa/
Seleccionar empleado/ Kardex/Nomina
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Como se vio en el punto anterior, dentro del kardex del colaborador existe un
pequeño menú, Información, Balance, Nóminas, Servicios y Acceso. Menú de
información fue donde modificamos los datos del colaborador, ahora para efectos
de este ejemplos necesitamos entrar al menú Nominas.
Dentro del menú Nominas nos muestra la ventana de la ilustración 30 la cual nos
despliega la lista de cada una de las nóminas que al colaborador se le han
timbrado.
Ilustración 32 Listado de nóminas timbradas por colaborador
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Por último en esta venta nos muestra una información detallada de lo que fue esa
nómina, con sus fechas y montos.
En la sección de documentos hay un botón que dice generar CDFI, al dar click en
ese botón automáticamente se genera y se descarga en formato pdf.
Nombre del colaborador
Empresa y estatus
Información General de esa
nómina.
Botón para general el archivo
CFDI.
Ilustración 33 General CFDI
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