BOLETIN SAP - Un año después

UN AÑO DESPUÉS
2016

ÍNDICE:
1. Antecedentes
2. Ejecución del proyecto
3. Beneficios alcanzados
4. Business Case y beneficios
económicos
5. Siguientes pasos

1. ANTECEDENTES
Caso de negocio
En julio de 2015 se cumplió una etapa muy importante en la implementación
del proyecto Optimum, en esta fecha se realizó la salida en vivo del nuevo
sistema SAP, concluyendo así un proceso de más 10 meses de preparación y
configuración, dando inicio a una etapa muy importante de estabilización.
La implementación del sistema SAP, el cual fue desarrollado a través del
proyecto Optimum, marcó un hito muy importante en la historia de Empresas
ADOC. El objetivo de este proyecto fue implementar herramientas
tecnológicas de primer nivel, que permitieran apoyar la estrategia de expansión
del negocio, basado en tecnología y la utilización de procesos estándares,
considerando un menor tiempo de implementación, integración de sistemas,
mejorar la calidad de la información, menor dependencia de procesos
manuales, procesos mucho más simples de auditar, entre otros.
El proyecto dio inicio alrededor de 3 años antes de la fecha
de salida en vivo, con un profundo análisis de evaluación de
diferentes sistemas y herramientas que permitieran
alcanzar los objetivos antes descritos. Como resultado de
este análisis, se optó por adquirir el sistema SAP, el cual
permitiría integrar el manejo de la información en
diferentes etapas, siendo una primera etapa las áreas de
back office y supply chain, para luego evolucionar e
integrar las otras áreas de la organización.

¿Por qué se eligió SAP?
Se investigó en el mercado las mejores plataformas, se evaluaron las
ventajas tomando en cuenta aspectos financieros en términos de montos
de licencias, servicios profesionales, valor de mantenimiento anual, etc.
Además se tomaron en consideración aspectos relevantes como, tiempo
de implementación, metodología, experiencia en el sector, entre otros, y
se concluyó que SAP era la plataforma que Empresas ADOC estaba
buscando por ser la más robusta en dichos aspectos. Escogerla fue
un proceso de análisis de aproximadamente un año.
SAP incorpora todas las unidades del negocio en un solo
sistema, además cuenta con diferentes versiones determinadas
para diferentes negocios y cuenta con una versión específica
para retail, fundada en las mejores prácticas en el
rubro de calzado.

Roadmap de implementación
FASE 1
ERP Financiero y Supply Chain (2014-2015)
Impuestos
Supply Chain
Compras
Inventarios
Distribución
Ventas Mayor
Finanzas
Contabilidad
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Pagar
Presupuesto
Activo Fijo
Intercompany
Tesorería
*
FASE 2
Planning (2016-2017)
Planificación de la compra
Planificación de la mercadería
*
FASE 3
ERP Manufactura
(2017-2018)
Manufactura
Producción
Planificación de materiales
Calidad
Desarrollo de Producto
Mantenimiento de máquinas
*
FASE 3.1
WMS, Planning, TMS(2019-2020)
WMS
RFI
Picking
TMS
Gestión de transporte
*
FASE 4
Punto de Venta 2019-2020
Cajas
Administrador de tiendas
Remesas
*A partir de la fase 2, el orden y los tiempos son indicativos.

2. EJECUCIÓN DEL
PROYECTO
Kick off
Un hito importante en la implementación fue el lanzamiento de este
ambicioso proyecto en agosto del 2014, desde entonces Empresas ADOC
avanzó con paso firme en esta iniciativa, este evento contó con la
participación de miembros de la junta directiva, directores, gerentes de
nuestra compañía y el personal impactado de cada una de las áreas
involucradas.
Timeline de implementación
KICK-OFF
PRESENTACIÓN
FUNCIONALIDAD
ESTANDAR
PRIMER CICLO
CONSTRUCCIÓN-
PRUEBAS DE
REQUERIMIENTOS
TERCER CICLO
CONSTRUCCIÓN-
PRUEBAS DE
REQUERIMIENTOS
QUINTO CICLO
CONSTRUCCIÓN-
PRUEBAS DE
REQUERIMIENTOS
MIGRACIÓN
DATA
MAESTRA GO-LIVE
PRUEBAS
INTEGRALES
ago.-14 sep.-14 oct.-14 nov.-14 dic.-14 ene.-15 feb.-15 mar.-15 abr.-15 may.-15 jun.-15
PREPARACIÓN
INICIAL
(CRONOGRAMA,
PLANES, ETC)
INSTALACIÓN
AMBIENTE
DESARROLLO
REVISIÓN DE
REQUERIMIENTOS
ADOC
SEGUNDO CICLO
CONSTRUCCIÓN-
PRUEBAS DE
REQUERIMIENTOS
CUARTO CICLO
CONSTRUCCIÓN-
PRUEBAS DE
REQUERIMIENTOS
PRUEBAS
INDIVIDUALES
CUTOVER
El proyecto originalmente estaba estipulado para salir en 10 meses, se tuvo un atraso de 30 días. Desde el
kickoff hasta la salida en vivo fueron 11 meses de implementación.

Realización y ejecución
Se definió que la implementación abarcaría los siguientes
módulos: Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar, Activos Fijos, Caja Chica, Tesorería, Impuestos, Control
de ingresos, Análisis financiero, Compras, Ventas de Mayor,
Inventario, Transporte, Distribución, así como la data maestra
relacionada a cada módulo.
El alcance de la implementación abarcó siete compañías, que
son las empresas de cada país de Centroamérica (Guatemala,
El Salvador, Honduras, Nicaragua, Costa Rica, Panamá) mas AIT.
La ruta de gestión para la implementación de SAP
consistió de cinco fases:
1
2
3
4
5
Preparación inicial
Planos de Negocio
Realización
Preparación final
Soporte post salida en vivo

Salida en Vivo
Una vez pasada la fase de pruebas había todo un
plan para la salida en vivo, se realizó una revisión
para verificar que todas las configuraciones
estuvieran correctas, al igual que los servidores
y las bases de datos, una vez asegurados estos
puntos Empresas ADOC estaba preparada para
efectuar sus primeras facturas, ordenes de
compra, entre otros proceso con la nueva
plataforma.
El 7 de julio de 2015 fue la primera salida en
vivo y desde entonces muchas de nuestras áreas
operan bajo esta nueva plataforma; la primera
factura que se hizo con SAP fue de Ventas Mayor.

Período de Estabilización
En esta etapa del proyecto se identificaron logros:
- Centralización de los procesos contabilidad, créditos,
compras y tesorería.
- Administración de la información/expediente a través
de la creación del departamento de Data Maestra.
- Mejor control en el proceso de aprobación de
gastos y compras.
- Integración en sistema de Ventas de Mayor
- Visibilidad de los inventarios en CA.
- Estabilización de las interfaces SAP-RPRO
SALIDA EN VIVO
DIFERENCIAS
INTERFASES
SAP-RPRO
MEJORAS A LA
INTERFACE
SAP-RPRO
PRIMER CIERRE ANUAL
jul. ago. sep. oct. nov. dic. ene. feb. mar. abr.
PRIMER CIERRE
MENSUAL
FINALIZA 1ER.
CONTEO
FÍSICO
INICIO DE
MONITOREO
CONFIABILIDAD
INVENTARIOS
INICIA 2DO.
CONTEO
FÍSICO

Principales retos
En septiembre, 2015, se identificaron diferencias de información a
nivel de inventario del producto en tiendas entre los sistemas
RPRO y SAP. Esto dificultaba tener información precisa de la
existencia del producto en la tienda así como su reabastecimiento.
Interfaz SAP - RPro
Procesos Operativos
Compras
MP
Procesos
Administrativos
Producción
Compras
L7
Compras
L1
Contabilidad
Almacenes
y
Distribución
Recursos
Humanos CxP CxC
Ventas
Detalle
Ventas
Mayor
BI
(Business
Inteligence)
Sistemas
SAP
FOX
RPro
Cognos
VHur
Solución: Para solucionarlo se realizaron diferentes acciones que permitió que en enero, 2016, se tuvieran
mejoras en las interfaces entre RPRO-SAP:
1. Se identificaron las principales causas del problema, interfaces que no estaban configuradas al 100%, esto fue
revisado y corregido por expertos de ambos sistemas.
2. Se conformó un equipo de diferentes áreas (Auditoría, Sistemas, Distribución, Contraloría, Ventas y Proyectos)
para preparar el proceso de toma de inventario en tiendas.
Hubo muchos retos en el camino que se supieron resolver, la salida en vivo se retrasó 30 días, dificultad para homologar
la información en las pruebas de datos maestras debido a la cantidad de artículos que la compañía posee, entre otros.

3. BENEFICIOS
OBTENIDOS
Tenemos información en tiempo real de ventas, inventarios, cuentas por cobrar
a clientes, base de datos de clientes confiables y depurada donde evitamos una
duplicidad de códigos y esto nos ayuda a SIMPLIFICAR nuestra operación.
Nuestro personal está en constante entrenamiento donde cada día
encontramos nuevas maneras de utilizarlo eficientemente.
René Cuellar - Gerente de Ventas Mayor
Con SAP se realiza un registro y de manera simultánea migra a todos los
reportes donde puedas visualizar la transacción, y por ende en el instante
puedes ver el impacto en los estados financieros; ¿en qué se traduce todo esto?,
en información ágil y oportuna; lista para el análisis.
Mercy Reyes - Especialista Contable AIT
Aunque aun no tenemos SAP directamente implementado en la tienda, pero si
nos ha beneficiado bastante en el tema de inventarios, hoy es más ágil, no
demora mucho tiempo en hacerlo, la toma es más rápida. Esperamos poder
tener SAP en nuestras tiendas y así trabajar como lo está haciendo la empresa
en sus oficinas y lograr un enlace excelente.
Alvaro Morales - Jefe de Tienda ADOC

En nuestra área, SAP nos ha permitido mejorar los controles y procesos
internos de compras de suministros, ahora contamos con reportería actualizada
de artículos, de proveedores, solicitudes atendidas versus cerradas, control de
inventarios y bodegas, recepción de pagos y proveedores, ahora podemos
controlar las cuentas en tiempo real.
Carlos Escobar - Gerente de Administración
Los reportes fiscales fueron desarrollados a la medida, mejoró la capacidad de
respuesta con las obligaciones tributarias, contamos con información de más
calidad para la toma de decisiones, se automatizaron tareas pesadas y repetitivas
que eran realizadas manualmente, hoy nos dedicamos a tareas más productivas.
Rafael Flores - Jefe de Impuestos
Absolutamente positiva, así ha sido nuestra experiencia en SAP, en el área de
Créditos podemos gestionar mejor el riesgo, manejo de garantías, proyecciones
de flujo de efectivo más precisas, calificación crediticia y segmentación de los
clientes; SAP nos ha permitido incrementar la rotación de nuestras cuentas por
cobrar; contamos con toda una serie de reportes con sus indicadores.
Carlos Trejo - Jefe de Créditos

5. SIGUIENTES PASOS
Asegurar que las premisas que se consideraron como beneficios
para el proyecto se cumplan, dar continuidad a todas las
iniciativas para capturar los beneficios, a través de un comité que
se ha conformado específicamente para dar seguimiento esto.
Trabajar en un plan para mejorar aún más el sistema, robustecer
los procesos comerciales, desarrollar mejoras a nivel de sistema
para ir atendiendo las nuevas necesidades del negocio.
Analizar las oportunidades para las siguientes etapas y alinear
este proyecto con los nuevos, por ejemplo Everest, analizar
cuáles son las necesidades de herramientas tecnológicas que se
podrían necesitar, con el fin que sean soportadas con esta
plataforma que ya está implementada.
Implementación de Centro de Excelencia
Esta es una estructura organizativa responsable de
centralizar el soporte técnico y soporte al negocio
en la herramienta SAP, gestionando así el desarrollo
de proyectos de ampliación, mejoras/adaptación de
funcionalidades del sistema utilizando las mejores
prácticas y facilitando la adquisición y transferencia
de conocimientos a lo interno de la organización.