5. CONVENIS_DESPESES_ESMENES

Conveni i esmenes
Barcelona, 4 d’octubre 2016

Informes i pagaments d’un projecte de 2 anys (exemple)
Set-des
2016
Gen-mar
2017
Abr-jun
2017
Jul-ago
2017
Set-des
2016
Gen-mar
2018
Abr-jun
2018
Jul-set
2018
Signatura del conveni
Pagament del 80%
Informe intermedi
Abans del 30 de
setembre
Fi del projecte
31 d’agost
Informe final
31 d’octubre
Liquidació de fins el 20%
Fins el 31 de desembre
2

Informes i pagaments d’un projecte de 3 anys (exemple)
Setdes
2016
Genmar
2016
Abrjun
2016
Julago
2016
Setdes
2016
Genmar
2017
Abrjuny
2017
Julset
2017
Octdes
2017
Genmar
2018
Abrjun
2018
Julago
2018
Setdec
2018
Signatura del conveni
Pagament del 40%
Informe intermedi 1
Abans del 30 d’abril
Informe intermedi 2
Abans del 25 de febrer
Pagament del 40%
Abans del 30 d’abril
Fi del projecte
31 d’agost
Informe final
Abans del 31 d’octubre
Liquidació de fins el 20%
Fins el 31 de desembre
3

Gestió de projectes
Conveni de subvenció: responsabilitats, transferències, informes,
pagaments i participants en les mobilitats.
Partides pressupostàries:
Gestió i implementació
Reunions transnacionals de projecte
Productes intel·lectuals
Esdeveniments multiplicadors
Activitats de mobilitat
Necessitats especials
Costos excepcionals
Esmenes
4

Conveni

Conveni de subvenció
Responsabilitat de la direcció del centre que pot delegar en la persona
encarregada de l’administració (secretaria) o en la coordinadora del
projecte per a la gestió econòmica de la subvenció.
Constituït per les les condicions generals (Part I), el pressupost (Annex
II), les regles contractuals i financeres (Annex III) i les tarifes (Annex
IV)
6

Condicions de la despesa
Transferències pressupostàries
Pot transferir-se fins el 20 % de totes les partides, excepte la de
necessitats especials, a qualsevol altra, excepte a la de gestió i la
de costos excepcionals.
La partida de destinació només es pot incrementar fins un màxim
del 20% de la quantitat concedida en el conveni.
La partida de necessitats especials pot incrementar-se sense límit,
encara que no hi haguessin fons assignats inicialment.
(Es podran transferir quantitats a costos excepcionals si l’AN ha
sol·licitat una garantia financera (fins el 75 % de cost), encara que
no hi hagués assignació inicial).
7

Conveni de subvenció: informes
Informe intermedi
Abans del 30 d’abril de 2017: informe sobre el progrés des de l’inici de
l’execució del projecte (01/09/2016) fins el 30 de març de 2017.
Segon informe intermedi (en projectes de 3 anys):
Abans del 28 de febrer de 2018: informe sobre el progrés des de l’inici
de l’execució del projecte fins el 31 de gener de 2018.
Informe final:
En els 60 dies naturals següents a la data de finalització del projecte
(31/08/2018 o 31/08/2019). Es considera la sol·licitud del pagament del
saldo.
8

Conveni de subvenció: els pagaments (I)
Segon pagament en projectes de 3 anys
Sempre que l’informe intermedi demostri que el beneficiari ha utilitzat
almenys el 70 % de l’import del primer pagament de prefinançament,
l’informe intermedi es considerarà com una sol·licitud de prefinançament
nova.
Si l’informe intermedi posa de manifest que s’ha utilitzat menys del 70 %
del pagament o dels pagaments de prefinançament previs per cobrir
costos del projectes, el beneficiari presentarà un informe intermedi nou un
cop s’hagi utilitzat almenys el 70 % de l’import del primer pagament de
prefinançament, que serà considerat com una sol·licitud de pagament de
prefinançament nou.
9

Conveni de subvenció: els pagaments (II)
Penalització per qualitat baixa (Annex III article 3.C)
L’execució deficient o la qualitat baixa del projecte reduirà el pressupost:
Es calcularà sobre el total dels costos elegibles
S’aplicarà quan la nota de l’informe sigui inferior 50 punts
S’ajustarà en el darrer pagament que passarà a ser un
reemborsament.
Qualificació
Reducció
Entre 41 i 50 punts 25 %
Entre 26 i 40 punts 50 %
25 punts o menys 75 %
10

Conveni de subvenció: els pagaments (III)
No presentació de documents (I.4.5.)
Quan el beneficiari no ha presentat un informe intermedi o un informe final,
l’AN enviarà un recordatori oficial en els 15 dies naturals següents al
termini establert. Si el beneficiari segueix sense presentar l’informe en els
30 dies naturals següents, l’AN es reserva el dret a resoldre el conveni
conforme a allò establert en l’article II.15.2.1 (b) i a sol·licitar el
reemborsament de l’import total dels pagaments de prefinançament
d’acord a allò que estableix l’article II.19.
L’AN també podrà suspendre l’execució del projecte si sospita o té proves
d’errors importants, irregularitats i frau (II.14.2).
11

Conveni de subvenció: sobre els participants
El beneficiari establirà procediments i disposicions de seguretat
eficaços per a seguretat i protecció dels participants en el projecte (I.7).
El beneficiari s’assegurarà que els participants en activitats de mobilitat
a l’estranger tinguin cobertura de l’assegurança (I.7).
El beneficiari haurà de tenir el consentiment parental / del tutor per als
beneficiaris menors d’edat abans de participar en qualsevol activitat de
mobilitat (I.14).
12

Conveni de subvenció: suport als participants (I.13)
El beneficiari haurà de donar suport als participants d’acord amb les
condicions especificades en els annexos I i IV i haurà d’incloure com a
mínim:
L’import màxim del suport financer que no serà superior a 60.000 €
per cada participant.
Els criteris per determinar l’import exacte del suport.
Les activitats per les quals el participant podrà rebre suport, sobre
la base de la llista fixa.
La definició de les persones o categories de persones que poden
rebre suport.
Els criteris per concedir el suport.
Tant el perfil com el procés de
selecció dels participants han de ser
transparents, equitatius i documentats
13

Conveni de subvenció: suport als participants (I.13)
El beneficiari haurà de:
O bé transferir la totalitat del suport financer per a les categories
pressupostàries, viatges, suport individual i lingüístic als participants de
les activitats d’aprenentatge / ensenyament / formació transnacionals i
aplicar les tarifes de contribucions per unitat especificades en l’Annex
III;
O bé proporcionar el suport a les categories pressupostàries, viatges,
suport individual i lingüístic als participants de les activitats
d’aprenentatge / ensenyament / formació transnacionals en forma de
contribució en espècie o, si és finançat pel participant, en forma de
reemborsament dels costos d’acord amb el reglament intern de la
institució. En tal cas, el beneficiari s’assegurarà que la prestació del
suport per a viatges, manteniment i lingüístic compleix tots els requisits
necessaris de qualitat i seguretat.
Els beneficiaris podran combinar les dues opcions indicades en els
paràgrafs anteriors sempre que garanteixin un tracte just i igual a tots
els participants.
14

Conveni de subvenció: altres consideracions
El beneficiari haurà de presentar totes les sol·licituds de pagament i els
informes seguint les instruccions de l’AN. (I.4.6.)
Si el beneficiari produeix materials educatius en el marc del projecte,
haurà de facilitar l’accés a Internet en règim de llicència oberta. (I.9.)
S’ha d’utilitzar el Mobility Tool+ per gestionar i fer els informes del projecte,
i la plataforma de difusió (EPRP), on s’han de pujar tots els materials per a
l’avaluació de l’informe final. (I.10.)
El beneficiari no subcontractarà cap activitat finançada de la categoria
pressupostària de Resultats intel·lectuals. (I.11.)
15

Requisits generals de l’elegibilitat de les despeses
No es pot finançar cap activitat fora de les partides definides en el
formulari de sol·licitud i aprovada en el Conveni.
Han de tenir lloc dintre del període del projecte (per exemple: KA1
entre 1 de juliol de 2016 a 30 de juny de 2017 o 2018 / KA2 entre 1 de
setembre de 2016 i 31 de d’agost de 2017, 2018 o 2019).
S’ha de justificar que han estat rellevants de cara a l’obtenció dels
objectius i resultats del projecte.
Han de ser identificables i quantificable el nombre d’unitats que
serveixen de base al pagament (de dies de treball, de participants en
reunions, etc.).
Tota la documentació que es generi ha de dur el logotip de Erasmus+.
Fonts d’informació: II.16.1 i Annex III, articles II i III.
16

Informes i esmenes

Informes i esmenes
Modificacions al projecte aprovat
Modificacions transcendents: no es possible la modificació o l’ajustament
d’aquells aspectes que afecten l’essència del projecte aprovat o que en
desvirtuen el sentit.
Modificacions que requereixen esmena: modificacions del conveni. Es
sol·licita a l’Agència Nacional que autoritza la signatura de l’esmena. Es
comunica a l’autoritat educativa (Servei Territorial, Servei de Llengües
Estrangeres).
Modificacions que no requereixen esmena: acords com ara ajustar dates,
concretar activitats, repartiment nou de tasques entre socis, etc. Es comunica
l’Agència Nacional i a l’autoritat educativa (Servei Territorial, Servei de Llengües
Estrangeres).
Es recullen en l’acta conjunta de tots els socis. Es reflecteix i s’ajusta en
els informes intermedis i/o final.
Es necessari deixar constància raonada dels canvis sobre el projecte
inicial per justificar avaluacions futures.
18

Esmenes
Canvi de nom i/o número d’identificació fiscal de soci
Canvi de compte de bancari
Baixa de soci(s)
Alta de soci(s)
Canvi de la durada del projecte
Canvi de destinació de les activitats de mobilitat
Canvi de durada de la mobilitat i/o anul·lació
19

Modificacions del projecte/associació
A. Canvi de dades del contracte
A.1. CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL
El cambio del representante legal de la institución conlleva una modificación de la persona legalmente
autorizada para firmar cualquier documento con el SEPIE, en nombre de la institución beneficiaria.
Acompañe la solicitud de modificación de datos con una copia del nombramiento del nuevo
representante legal
Firma del representante legal:
Sello de la institución:
Nombre y cargo en mayúsculas:
Fecha:
20

Modificacions del projecte/associació
A.2. CAMBIO DE DATOS: PERSONA DE CONTACTO
Firma del representante legal:
Firma de la persona responsable:
Nombre y cargo en mayúsculas:
Nombre y cargo en mayúsculas:
Fecha:
Sello de la institución:
21

Modificacions del projecte/associació
A.3. CAMBIO DE DIRECCIÓN DE LA INSTITUCIÓN BENEFICIARIA
Firma del representante legal:
Nombre y cargo en mayúsculas:
Fecha:
Sello de la institución:
22

Modificacions del projecte/associació que
requereixen esmena
B.1. CAMBIO DE NOMBRE LEGAL Y/O NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL
Descarregueu la fitxa d’entitat legal des de l’adreça web:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/l
egal_entities_en.cfm
Empleneu-la i allotgeu-la a la URF. Un cop actualitzada la informació a
URF, comuniqueu-ho a l’adreça de correu electrònic corresponent:
asociaciones.escolar@sepie.es
asociaciones.adultos@sepie.es
movilidad.escolar@sepie.es
movilidad.adultos@sepie.es
i adjunteu-hi una captura de pantalla dels canvis i i el número de PIC, en
cas que hagi canviat.
23

Modificacions del projecte/associació que
requereixen esmena
B.2. CAMBIO DE CUENTA BANCARIA
Descarregueu la fitxa d’identificació financera des de l’adreça web:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial
_id_en.cfm
Empleneu-la i allotgeu-la a l’URF. Un cop actualitzada la informació a l’URF,
comuniqueu-ho a l’adreça de correu electrònic corresponent:
asociaciones.escolar@sepie.es
asociaciones.adultos@sepie.es
movilidad.escolar@sepie.es
movilidad.adultos@sepie.es
i adjunteu-hi una captura de pantalla dels canvis.
24

Modificacions del projecte/associació que requereixen
esmena
C. CANVI DE DADES: ORGANITZACIÓ SÒCIA – ALTA O BAIXA D’UNA
ORGANITZACIÓ SÒCIA EN UN CONSORCI DE MOBILITAT
ACREDITAT, EN UN CONSORCI DE MOBILITAT (KA1) O EN UNA
ASSOCIACIÓ ESTRATÈGICA (KA2)
Un canvi de socis implica una modificació de la sol·licitud aprovada i, per
tant, del projecte i queda subjecta a aprovació per part de l’Agència
Nacional. En cas de ser aprovada es realitzarà una esmena al conveni de
subvenció. Es comunicarà per correu electrònic tant si s’aprova com si es
denega. De ser aprovada, s’enviarà un avís per descarregar el conveni de
subvenció amb l’annex VI (llista de socis) degudament modificat.
25

Els informes com instruments d’avaluació i difusió
Obligatoris i útils.
Moment de posar en comú en el centre i d’avaluar allò realitzat.
Els avalua el departament d’Ensenyament i l’Agència Nacional:
informació dels progressos i dificultats.
Serveixen per detectar bones pràctiques: difusió en els àmbits regional,
nacional, internacional.
Condicions: en el termini, sincers, clars, explicatius, documentats.
26

erasmusplus@xtec.cat