cero papel para mañana

ESTRATEGIA
CERO PAPEL
#LaEstrategiaCeroPapel
DIRECTIVA PRESIDENCIAL 04
3 de Abril de 2012
FREDY ALEXANDER USSA LOPEZ
EYERI ANTONIO ORTEGA RUALES
FABIO ANDRES LOPEZ GARZON
FICHA: 1193897
Centro de Gestión Administrativa SENA
Bogotá D.C. 08/02/2017

Introducción
1. ¿Qué es la ley cero papel?
2. Objetivos de la ley cero papel
3. Procesos de la implementación cero papel

Las iniciativas que conllevaron al gobierno colombiano para
implementar leyes fueron la tala de árboles indiscriminada en
regiones del país como Amazonas, Guaviare, pacífico y el
departamento del meta; Cada año se producen en el planeta cerca de
300 millones de toneladas de papel. Según la Agencia de Protección
Ambiental de los Estados Unidos- EPA, la principal fuente de
consumo son oficinas y escuelas.
Esto es una figura alarmante si se tiene en cuenta el avance de la
tecnología y aplicaciones de gestión documental dentro de las
empresas e instituciones educativas. Pero la protección del medio
ambiente es solo una de las muchas razones del porque el gobierno
creo esta estrategia para las empresas públicas de nuestro país.
Los largos trámites que costaban demasiado tiempo al cliente y que
le salía caro al estado conllevo a la creación de esta pero también era
fundamental hacer una buena gestión documental en las empresas
publicas introduciendo archivos electrónicos que ayudarían a
adquirir documentos necesarios y vitales para el cliente sin la
necesidad de desplazarse hacia los lugares de creación de estos.
A través de la creación de las nuevas tecnologías nació un nuevo
termino denominado archivo electrónico que conllevo a una serie
de reglamentaciones por parte del gobierno tratando temas como la
seguridad informática, la privacidad de los individuos y archivos, la
autenticidad de un archivo electrónico y demás temas.
El gobierno tiene como objetivo entrelazar la empresa pública y
privada para que suministren toda la información de sus clientes y
así tener antecedentes sobre las personas.

La ley cero papel es una vinculación de varios departamentos del
estado principalmente de la administración electrónica que su
intención es realizar una buena gestión documental utilizando
herramientas tecnológicas que permitan un desarrollo y proceso más
eficaz para el cliente.
En todo este proceso es indispensable que se apliquen correctamente
los principios de gestión documental, de tal forma que pueda
garantizarse la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y
disponibilidad de la información bajo las condiciones y durante el
tiempo que las normas vigentes lo requieran.
El acuerdo busca unificar los objetivos que tiene el gobierno en línea
y contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más
transparente y participativo, y que preste mejores servicios a los
ciudadanos y a las empresas, a través del uso de las Tecnologías de
la Información y la Comunicación.
Entre otras estrategias se encuentran que el gobierno esté más
enfocado al usuario y resolver sus necesidades, una visión unificada
del estado aunque las entidades público privadas trabajen en un
diferente eje, un acceso equitativo y multicanal en donde el usuario
independientemente de su estrato social pueda adquirir la
información necesaria.

Disminuir el uso de papel en el ministerio mediante la aplicación
de estrategias que permitan el cambio de hábitos y costumbres en
el personal, y que sirvan como herramientas para mejorar la
gestión administrativa de forma eficiente, eficaz y efectiva, así
mismo contribuir con la disminución de la carga ambiental.
Lograr sensibilizar al personal de todas las dependencias respecto
del uso del papel, manejo de tecnologías y herramientas,
existentes, de forma eficiente.
2. Promover entre los funcionarios y contratistas un compromiso
con la reducción del consumo de papel, contribuyendo a la
eficiencia administrativa.
3. Establecer las pautas para el uso eficiente de los recursos en el
ministerio
4. Identificar, conocer y reafirmar la conceptualización del proceso
a través de la estrategia “Cero papel”.
5. Establecer como herramienta transversal, los productos y
servicios digitales, a fin de que aporten valor agregado a los
procesos internos y externos de la entidad.
- Uso y Manejo de archivos digitales.
- Lectura y Revisión Documental Digital.

POSITIVAS
1. Procesos y servicios más eficaces
y eficientes
2. aumento de la productividad
3. uso óptimo de los recursos
4. Buenas prácticas en gestión
documental
5. disminución de los costos
asociados a la administración de
papel tales como
Almacenamiento y materiales.
6. mejorar el acceso a la información
dentro y entre las entidades
7. mayor control y seguridad en el
manejo de la información
8. acceso rápido y fácil a la
información y a los servicios de las
entidades
NEGATIVAS
1. No se mejoró en la
implementación de la ley ya que
las personas imprimían los
archivos que debían servir como
evidencia.
2. La inseguridad informática de los
archivos electrónicos corrían
peligro
3. Las empresas manejaban
diferentes programas de sistemas
para enviar sus archivos a la
nación lo cual causaba confusión
4. Antes localizar y recuperar un
documento costaba 1.500$ y
tardaba 25 minutos
aproximadamente
5. Distribuir un documento
externamente tardaba entre 24 y
48 horas.
9. disminuir tiempos de espera y
atención
Principio de transparencia. Este principio

En una plaza de un mes, contado a partir de la expedición de la presente Directiva
Presidencial, cada entidad designará un líder de Eficiencia Administrativa y Cero Papel, que
podrá ser el mismo líder de Gobierno en Línea de la entidad, cuyo nombre y cargo debe ser
informado a la Alta Consejería Presidencial para el Buen Gobierno y Eficiencia
Administrativa. La persona designada será un funcionario del nivel asesor o directivo dentro
de la entidad y será el responsable de coordinar la realización de las acciones necesarias para
garantizar la adecuada implementación y avance de la presente directiva, así como de
presentar los avances y resultados de las iniciativas y requerimientos en lo que respecta a
Eficiencias Administrativa y Cero Papel por parte del Gobierno Nacional.
Cada entidad, deberá formular un Plan de Eficiencia Administrativa
en el que se deberá incluir la selección de trámites internos, procesos
o procedimientos críticos en la entidad, y el establecimiento de
acciones de mejora, con cronogramas, metas e indicadores, que
permitan optimizar el uso de recursos monetarios, físicos, humanos,
entre otros.

Las entidades deberán identificar y aplicar buenas prácticas para reducir el consumo de papel,
de acuerdo con la Guía que ya está disponible en el Programa Gobierno en linea. Se debe
promover el uso preferente de herramientas electrónicas, evitando el uso y consumo de papel
en los procesos de gestión al interior de la Entidad. Cada entidad debe formular metas de
reducción de papel y acciones con indicadores que permitan monitorear el avance de los
mismos. Los resultados de las prácticas aplicadas deberán ser entregados a la Alta Consejería
del Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, al Archivo General de la Nación y al
Programa de Gobierno en Línea en el mes de octubre de cada año, a través del envío del
reporte por correo electrónico.
Se debe implementar, a más tardar en los doce (12) meses siguientes a
la expedición de la presente Directiva, la sustitución de los
memorandos y comunicaciones internas en papel, por Soportes
electrónicos, sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad
vigente, en especial el Acuerdo No.060 de 2001 del Consejo Directivo
del Archivo General de la Nación. Dichos soportes electrónicos deben
garantizar las condiciones de autenticidad.
Se deben implementar mecanismos que permitan el intercambio de
correspondencia entre las entidades por medios electrónicos, a más
tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicación de la
presente Directiva y en atención a los lineamientos definidos por la
Estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nación.

En lo que respecta a los trámites externos, el Plan de Eficiencia a cargo de las
entidades destinatarias de esta directiva deberá indicar las actividades que permitan
garantizar a sus usuarios el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios
electrónicos, de conformidad con lo previsto en la Ley 1437 de 2011 por la cual se
expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.
Se promoverán acciones que permitan la participación de servidores
públicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia, la innovación
y el Buen Gobierno. Lo anterior actuando bajo la premisa de que el
compromiso con la eficiencia es responsabilidad de todos los
servidores públicos. El Gobierno a su vez, ha desarrollado un espacio
virtual, www.sirvoamipais.gov.co, orientado a la participación y
promoción de las ideas innovadoras de los servidores públicos, que
deberá ser promovido por cada entidad.
se debe sustituir, en lo posible, el uso de papel por documentos y
canales electrónicos, en la elaboración y difusión de materiales
informativos, publicaciones, guías, manuales, entre otros, dirigidos
a servidores públicos, contratistas, ciudadanos empresas.

CIBERGRAFIA Y BIBLIOGRAFIA
http://www.minvivienda.gov.co/Documents/Buenas%20practicas%20CER
OPAPEL%20Sector.pdf
http://www.intranet.gov.co/c/document_library/get_file?p_l_id=11403&fol
derId=250828&name=DLFE-15818.pdf
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparenc
ia/CIRCULAR_05_DE_2012.pdf
http://www.esap.edu.co/portal/download/plan_ambiental/3.Programa-de-
Cero-Papel-PCP.pdf
http://www.certicamara.com/download/eventos/2013/0821-tendenciascero-papel/flujos-documentales-electronicos.pdf
http://revista.urepublicana.edu.co/wpcontent/uploads/2012/07/Dise%C3%B1o-de-un-procedimientoadministrativo-electronico-en-Colombia.pdf
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-
8257_papel_buenaspracticas.pdf
http://www.gobernaciondeltolima.com/guiaceropapel.pdf