Org viajes

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ÍNDICE
1) Previo
i) Idea e invitación
ii) Descripción del viaje
2) Lugar del evento
i) Locales utilizados
ii) Distribución del espacio
3) Alojamiento
i) Establecimiento
ii) Régimen
iii) Fechas
4) Manutención
i) Establecimientos
ii) Servicio de catering
5) Viajes
i) Trayectos
ii) Empresas contratadas
iii) Horario
iv) Seguros adicionales
6) Obsequios
i) Descripción
7) Transportes
i) Empresas contratadas
8) Presupuestos
i) Presupuesto total
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Con objeto de la presentación del plan estratégico 20/20 de la empresa PepsiCo Iberia,
S.A. se establecerán unas jornadas de trabajo que se celebrarán los próximos días 30 y
31 de marzo de 2017 respectivamente.
A esta convención asistirán tres representantes por cada una de las distintas
delegaciones procedentes de Móstoles, Tarragona, Valencia, Lyon y Vitoria.
De Móstoles contaremos con la presencia del Director General, su asistente y el
responsable de Ventas. Los representantes de Tarragona serán: el Subdirector en
calidad de representación del Director General y los responsables de Ventas y
Marketing. La sede valenciana está pensando en hacer una ampliación en la plantilla
de los trabajadores, por lo que contaremos con el Director de Recursos Humanos. Así
mismo, le acompañarán el Director General de la sede de Valencia junto a su asistente
personal. Los representantes procedentes de Lyon serán el Director General, el
Director de Ventas Internacionales y el Director Financiero de la misma.
Finalmente, los representantes de Vitoria que se reunirán con los asistentes de las
diferentes sedes serán: el Director General de PepsiCo Iberia de Vitoria, el responsable
del Departamento de Compra-Venta y el Director de Marketing.
El objetivo de esta convención será el establecimiento de nuevas sedes por todo el
mundo y la exportación de nuestros productos.
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Estimado/a Sr./Sra. _________________:
Desde la Organización de PepsiCo Iberia, nos complace invitarle a la próxima jornada de trabajo que realizaremos los días 30 y 31
de marzo en Vitoria-Gasteiz.
Presentaremos el plan estratégico 20/20 con el objetivo de convertirnos en una gran empresa multinacional, para
ello, contaremos con la colaboración de los diferentes representantes de las delegaciones de Móstoles, Tarragona capital,
Valencia capital, Lyon y Vitoria.
Durante la jornada, se desarrollarán diferentes actividades culturales por la ciudad de Vitoria para familiarizarnos con su historia y
su gastronomía.
Por último, el día 31 contaremos con un gran banquete de despedida en la gran Bodega Marqués de Riscal.
En Vitoria, a 12 de febrero de 2017.
R. S. V. P. Director General de Vitoria
PepsiCo Iberia
www.pepsico.es
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Un cher / une chère M. / Mme. _________________ :
Depuis l'Organisation de PepsiCo Iberia, nous avons le plaisir de l'inviter à la proche journée du travail que nous réaliserons les 30 et 31 mars à Vitoria-
Gasteiz.
Nous présenterons le plan stratégique 20/20 avec l'objectif de devenir une grande entreprise multinationale, pour cela, nous raconterons de la collaboration
de différents représentants des délégations de móstoles, de Tarragone capitale, de Valence capitale, de Lyon et de Vitoria.
Pendant la journée, différentes activités culturelles se développeront par la ville de Vitoria pour nous familiariser avec son histoire et sa gastronomie.
Enfin, le 31 de ce mois nous disposerons d'un grand banquet d'adieux dans la grande Cave le Marquis de Riscal.
À Vitoria, le 12 février 2017
R. S. V. P. Le directeur général de Vitoria PepsiCo l'Iberia
www.pepsico.es
Andrés Rodríguez Peña
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Correo a los asistentes
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Respuestas
Todas las delegaciones nos han confirmado su asistencia para el evento.
En caso de la delegación de Lyon, nos han comunicado que los trasladados saben
perfectamente nuestro idioma, por lo que no hará falta la contratación de un
traductor.
Lugar del evento
El evento dará lugar en el Hotel Jardines de Uleta. La jornada laboral transcurrirá en
dicho hotel.
Para ello, hemos alquilado una sala que dispone de 52m 2 con ventanas luminosas para
que las reuniones sean más llevaderas.
La sala posee una mesa en forma de “U” ya que facilita la conversación, una buena
comunicación y mejor visión entre ellos.
Para llevar a cabo las reuniones dispondremos de un micrófono y megafonía, cable de
audio para PC, micrófono adicional, pantalla para proyector y proyector.
En caso de avería o algún problema respecto a los aparatos tecnológicos, tendremos a
nuestra disposición una hora de asistencia técnica.
En la sala donde se celebra el evento, habrá una sección para el descanso, donde
podrán disfrutar de un Coffe Break.
Reunio n
ALQUILER SERVICIOS
TOTAL
SALA
500€ 913,55€ 1.413,55€
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Alojamiento (desayuno incluido)
29/03/2017 –
01/04/2017
PERSONAS
PRECIO
PERSONA
TOTAL
12 234,60€ 2.815,20€
Los invitados se alojarán en el Hotel Jardines de Uleta durante las noches de los días
29,30 y 31 de Marzo.
Transporte
IDA TRANSPORTE PERSONAS FECHA HORARIOS PRECIOS TOTAL
Lyon – Bilbao Avión 3 29/03/2017 10:25 – 17:30 133,66€
400,98€
(ida y
vuelta)
Bilbao – Vitoria
Coche
discrecional 3
29/03/2017 17:30 – 18:30
105€ 105€
Tarragona –
Vitoria
Tren 3 29/03/2017 14:47 – 19:54 25,70€ 77,10€
Móstoles –
Madrid
Taxi 3 29/03/2017 15:15 – 15:48 43,00€ 43,00€
Madrid - Vitoria Tren 3 29/03/2017 16:05 – 19:54 19,50€ 58,50€
Valencia –
Madrid
Tren 3 29/03/2017 15:10 – 17:03 21,70€ 65,10€
Madrid –
Vitoria
Tren 3 29/03/2017 16:05 – 19:54 19,50€ 58,50€
805,18€
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VUELTA TRANSPORTE PERSONAS FECHA HORARIOS PRECIOS TOTAL
Vitoria - Bilbao
Coche
discrecional
3 01/04/2017 10:00 – 11:00 105€ 105€
Bilbao – Lyon Avión 3 01/04/2017 11:55 – 17:35 - -
Vitoria –
Tarragona
Tren 3 01/04/2017 07:18 – 11:25 19,80€ 59,40€
Vitoria– Madrid Tren 3 01/04/2017 07:45 – 13:39 41,80€ 125,40€
Madrid - Móstoles Taxi 3 01/04/2017 13:40 – 14:13 43,00€ 43,00€
Vitoria – Madrid Tren 3 01/04/2017 07:45 – 13:39 41,80€ 125,40€
Madrid – Valencia Tren 3 01/04/2017
14:10 – 15:54
33,30€ 99,90€
558,10€
Transporte discrecional
Servicio privado de taxis 105€ con IVA y todos los
gastos incluidos.
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ACTIVIDAD Nº PERSONAS COCHE PRECIO TOTAL
DISCRECIONAL COCHE
Visita catedral+cena de gala 15 3 105€/coche 315€
Degustación de pintxos 15 3 105€/coche 315€
Trayecto RENFE a hotel 9 2 105€/coche 210€
Trayecto del hotel a RENFE 9 2 105€/coche 210€
1.050€
Actividades
ACTIVIDAD Nº PERSONAS PRECIO PERSONA TOTAL
Visita catedral 15 8,50€ 127,50€
Degustación de pintxos 15 50 € 750€
Cena de gala 15 125€ 1.875€
2.752,50€
DEGUSTACIÓN DE PINTXOS 30 DE MARZO
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Manutencio n
Nº PERSONAS DÍAS PRECIO
TOTAL
PERSONA
Desayuno 3 2 13€ 78€
Coffe break 15 1 6,05€ 90,75€
Comida 15 2 30€ 900€
Cena 12 1 42€ 504€
1.572,75€
DESAYUNOS
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Se pagarán solo tres desayunos que serán para los de Vitoria ya que el resto vienen
incluidos en el alojamiento.
El día 29 solo cenarán 12 personas, es decir, los que están alojados en el hotel. Los de
Vitoria se reunirán al día siguiente en el desayuno.
Cena en la Bodega Marqués de Riscal
Banquete + cena de gala: Marqués de Riscal
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Banquete de gala 18 ideas: Marqués de Riscal
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Seguro de viaje
Hemos contratado un seguro de viaje empresarial para las delgaciones que se
trasladan a Vitoria.
Al no dejar hacer una contratación de seguro de más de 10 personas, hemos tenido
que separar en dos grupos para poder asegurar a todos los asistentes.
A continuación están las coberturas más destacadas que nos ofrece esta compañía:
PERSONAS ASEGURADAS
TOTAL
MAPFRE 12 236,06€
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Dí a 29: Llegada a Vitoria.
La llegada se realizará el próximo 29 de marzo del 2017. En función de la procedencia
de cada delegación se les asignará un itinerario.
· Sede de Móstoles:
Los representantes de la delegación de Móstoles serán trasladados a la Estación de
tren de Chamartín en taxi. Puesto que el recorrido tardará alrededor de unos 30
minutos el taxi les irá a recoger a las 15:15h.
Una vez en la Estación de Chamartín, a las 16:05h deberán coger un tren Alvia de clase
turista dirección Vitoria-Gasteiz que llegará a las 19:45h. Una vez en Vitoria, a la salida
de la Estación habrá un coche esperando a dichos representantes para llevarlos al
Hotel Jardines de Uleta.
· Sede de Lyon:
El transporte que utilizarán los representantes de Lyon será el avión en clase turista.
Los asistentes deberán acudir al aeropuerto de Saint Exupery sobre las 9 de la mañana
ya que a las 10:25h el avión despegará. El avión aterrizará a las 17:30h en el
aeropuerto de Bilbao.
Una vez en el aeropuerto de Bilbao, habrá un coche privado que les trasladará hasta el
Hotel de Vitoria Jardines de Uleta. Teniendo en cuenta que de Bilbao-Vitoria hay
aproximadamente una hora, los representantes de Lyon llegarán a Vitoria sobre las 7
de la tarde.
· Sede de Tarragona:
Los representantes de Tarragona se trasladarán a Vitoria en tren. Éste saldrá a las
14:47h de la Estación Camp Tarragona y llegará a Vitoria a las 19:54h. A la salida de la
Estación de Renfe les estará esperando un coche que les llevará hasta el Hotel Jardines
de Uleta.
· Sede de Valencia:
Los representantes de Valencia tendrán que hacer una parada en Madrid donde se
reunirán con los representantes de la delegación de Móstoles. Por lo tanto, éstos
deberán coger un AVE de clase turista en la Estación de Valencia Joaquín Sorolla a las
15:10h que llegará a la Estación de Madrid Puerta de Atocha a las 17:03h. Una vez en
Madrid, se reunirán con los representantes de Móstoles, como anteriormente hemos
mencionado, y deberán acudir a la Estación de Chamartín.
Finalmente, ambas delegaciones cogerán un tren Alvia de clase turista que saldrá a las
16:05h y llegará a las 19:54h a la Estación de Vitoria. En Vitoria habrá un coche
esperando a las diferentes delegaciones para trasladarlas al Hotel Jardines de Uleta.
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Cuando cada uno de los representantes llegue al Hotel se les realizará:
• Check in de los asistentes, y recogida y transporte de sus equipajes a las habitaciones.
• Indicaciones, horarios y direcciones.
• Los datos de contacto de PepsiCo Vitoria, la compañía organizadora
Además de esto, una hoja con las reuniones que teníamos pactadas, la hora y el lugar donde
las mantendremos, y la persona de contacto, con su dirección de correo electrónico.
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Dí a 30: Primer dí a de la jornada laboral.
Hora Actividad Lugar
6:15 – 9:15 Desayuno Comedor Jardines de Uleta
9:15 – 9:30
Presentación de los
Asistentes
9:30 – 13:30 Comienzo de Reunión
Sala de Reuniones Jardines de
Uleta
Sala de Reuniones Jardines de
Uleta
14:00 – 15:30 Comida Jardines de Uleta
16:00 – 20:00 Reunión
Sala de Reuniones Jardines de
Uleta
20:00 – 20:15 Tiempo de descanso Habitaciones Jardines de Uleta
20:15 – 20:30
Transporte de los Asistentes
al Sagartoki
Recepción Jardines de Uleta
20:30 – 22:30 Degustación de Pinchos Sagartoki
22:30 – 22:45
Transporte de los Asistentes
al Hotel
C/ Monseñor Cadena y Eleta
22:45- 6:00 Tiempo de descanso Habitaciones Jardines de Uleta
22:45- 6:00 Tiempo de descanso
Habitaciones Jardines de
Uleta
Las delegaciones de Móstoles, Tarragona, Valencia y Lyon están alojadas en el hotel,
por lo que tendrán que bajar a desayunar al comedor de 6:15h a 9:15h. Sin embargo,
los de Vitoria deberán ir al hotel a la misma hora para que puedan desayunar todos
juntos.
Las presentaciones de los asistentes serán de 9:15h a 9:30h en la sala de reuniones del
hotel. En la misma sala dará comienzo la reunión con una duración de cuatro horas, es
decir, de 9:30h a 13:30h.
La comida también será en el propio hotel de 14:00h a 15:30h. Se retomará la reunión
de 16:00h a 20:00h en la sala de reuniones con una duración de cuatro horas.
Tendrán un pequeño descanso de 20:00h a 20:15h en las habitaciones del hotel, ya
que a las 20:15h estarán los coches discrecionales esperándoles para llevarlos al
restaurante Sagartoki donde degustarán una variedad de pinchos desde las 20:30h
hasta las 22:30h que volverán los coches discrecionales a buscarlos para llevarlos al
hotel. A los residentes en Vitoria el coche les dejará en su domicilio.
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La hora de llegada al hotel o domicilio será a las 22:45h y tendrán tiempo para
descansar hasta las 6:00h del día siguiente.
Dí a 31: Segundo dí a de la jornada laboral.
Hora Actividad Lugar
6:00 – 8:00 Desayuno Comedor Jardines de Uleta
8:00 – 11:00 Reunión
11:00 – 11:30 Coffe break
11:30 – 14:00 Reunión
Sala de Reuniones Jardines
de Uleta
Sala de Reuniones Jardines
de Uleta
Sala de Reuniones Jardines
de Uleta
14:00 – 16:30 Comida Comedor Jardines de Uleta
15:30 – 17:30 Finalización de Reunión
17:30 –17:45 Tiempo de descanso
Sala de Reuniones Jardines
de Uleta
Habitaciones Jardines de
Uleta
17:45 – 18:00
Transporte de los
Asistentes a la Catedral
Vieja
Recepción Jardines de
Uleta
18:00 – 19:00 Visita a la Catedral Vieja Catedral Vieja
19:00 – 20:00 Tiempo libre Vitoria-Gasteiz
20:00 – 20:15
Transporte de los
asistentes al hotel
C/ Monseñor Cadena y
Eleta
20:15 – 21:45 Tiempo de descanso
21:45 – 22:00
22:00 – 01:00
01:00 – 01:15
Transporte de los
asistentes a Marqués de
Riscal
Cena de gala +
espectáculo
Transporte de los
asistentes al hotel
Habitaciones Jardines de
Uleta
Recepción Jardines de
Uleta
Marqués de Riscal
Recepción de Marqués de
Riscal
El viernes 31, las delegaciones que se alojen en el hotel tendrán la opción de
desayunar entre las 6:00h y las 8:00h. A su vez, los de Vitoria deberán acudir a la
misma hora para reunirse con las demás delegaciones y desayunar juntos.
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A continuación, se realizará la reunión. Dicha reunión comenzará a las 8:00h, se llevará
a cabo en la Sala de Reuniones del mismo Hotel y finalizará a las 17:30h. Cabe destacar
que durante la misma contaremos con dos descansos.
El primer descanso será de 11:00h a 11:30h en el que disfrutarán de un Coffe Break.
Tras finalizar el Coffe Break, continuará la reunión. A las 14:00h los representantes de
las diferentes delegaciones deberán acudir al comedor.
Los asistentes contarán con dos horas y media para comer ya que a las 16:30h
continuarán la reunión hasta las 17:30h, que se dará por finalizada.
Al terminar la reunión tendrán quince minutos de descanso pero a las 17:45h deberán
de acudir todas las delegaciones, incluidas las de Vitoria, a la recepción del hotel ya
que habrá un coche discrecional esperándoles fuera de las instalaciones del hotel para
llevarles a una visita guiada a la catedral vieja de Vitoria.
La visita tendrá una duración de una hora y al terminar estarán a la salida los coches
esperándoles para llevarles de vuelta al hotel teniendo un tiempo de descanso hasta
las 21:45h. Una vez terminado el descanso, el coche discrecional estará de nuevo
esperándoles para llevarles a la Bodega de Marqués de Riscal en el que disfrutarán de
un banquete de despedida y de diferentes espectáculos. La cena tendrá lugar a las
22:00h y durará hasta la 1:00h.
Al terminar la gala, el coche discrecional los llevará de nuevo al hotel para que puedan
descansar para el viaje del día siguiente y a los de Vitoria les llevará a sus casas.
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Dí a 1: Regreso a cada lugar de origen.
Día 1:
Hora Actividad Lugar
06:00 – 08:00 Desayuno (Por separado)
Comedor de Jardines de
Uleta
06:30 – 06:45
Check-out y recogida de
equipajes
Jardines de Uleta
06:45 – 07:00
Transporte de los invitados Recepción del Hotel Jardines
(excepto los de Lyon)
de Uleta
10:00 – 11:00
Transporte de los invitados a Recepción del Hotel Jardines
Bilbao (los de Lyon)
de Uleta
12:00 Finalización del evento
Para finalizar las jornadas, el día 1 de abril todos los invitados desayunarán en el
comedor del hotel de Jardines de Uleta desde las 06:00 Hasta las 08:00, los invitados
procedentes del territorio nacional tendrán que desayunar antes de las 06:45 ya que a
esa hora se les recogerá en la recepción del hotel.
La recogida de los asistentes procedentes del territorio nacional será a las 07:00 para
su transporte a la estación de tren, donde cada grupo cogerá sus respectivos trenes a
sus ciudades. En el caso de los procedentes de Móstoles un taxi les recogerá en el
aeropuerto de Madrid tras su llegada y les llevará directos a su ciudad.
La recogida de los invitados procedentes de Lyon tendrá lugar en la recepción del hotel
Jardines de Uleta a las 10:00, para poder llegar a Bilbao en al menos 1 hora.
Tras el traslado de los invitados a cada el evento se dará por concluido.
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Obsequio para los invitados
Durante las jornadas los invitados dispondrán de muestras gratuitas de nuestra nueva
gama de bebidas Pepsi, (Pepsi Premium 2,70 euros/u) y varios de nuestros productos,
todos ellos disponibles en sus habitaciones (resto de productos: 0,45 euros/u).
Presupuesto final
En este apartado hemos recogido los gastos que se llevarán a cabo durante el evento.
En las siguientes tablas se reflejan los gastos procedentes de las diferentes partidas.
TOTAL
Transporte ida 805,18€
Transporte vuelta 558,10€
Actividades 2.752,50€
Transporte discrecional 1.050€
Comidas 1.572,75€
Alojamiento 2.815,20€
Reunión 1.413,55€
Seguro de viaje 236,06€
11.203,34€
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Conclusio n
En este dosier se han recopilado de todos los datos necesarios para la organización de
un viaje en una convención anual como ha sido esta.
Para ello, hemos recopilado toda la información referida a vuelos, alojamientos y otro
tipo de actividades para poder llevarlo a cabo.
También hemos tenido en cuenta otros aspectos importantes como puede ser el
seguro de viaje.
El inconveniente que hemos tenido a la hora de organizar el viaje ha sido todo el tema
de vuelos, ya que al ser de diferentes sitios y zonas nos ha llevado más tiempo a la
hora de encajar los horarios.
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Anexos
Symbaloo
En esta página hemos insertado las diferentes herramientas que hemos utilizado a la
hora de organizar el evento que pueden servir de ayuda para futuros eventos.
http://www.symbaloo.com/home/mix/13ePQLKC1C
Visual search
En esta página los invitados encontrarán cualquier tipo de información que puedan
necesitar a lo largo de las jornadas.
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Alex Talegón
Brenda Alonso
Haizea Pérez
Sandra Ochoa de Eribe
Izarne Fernández
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