CARTILLA DE PROVEEDORES TERMINADA

CARTILLA DE
PROVEEDORES
I.P.S Universitaria
JEMELANG
BIENESTAR PARA TU VIDA
CARTILLA DE PROVEEDORES
VERSIÓN 2017

POLÍTICA RELACIÓN PROVEEDORES
La I.P.S UNIVERSITARIA JEMELANG tiene como
objetivo conservar con sus proveedores Relaciones leales,
transparentes y basadas en la buena fe.
La I.P.S procura un mejoramiento continuo manteniendo
un diálogo permanente con cada uno de los proveedores
para manifestar sus debilidades y fortalezas y así poder
acordar las acciones de mejora que se requieran.
A demás exige a todos sus colaboradores una conducta y
un trato amable con los proveedores, a quienes considera
indispensables para el correcto funcionamiento del
Hospital y para los cuales tiene diseñado y divulgado un
perfil.
También se espera transparencia en las negociaciones, pasando por la excelente calidad en lo ofertado.
Para cumplir con el propósito de unas excelentes relaciones, transparentes y con confianza, se han
definido las siguientes políticas:
La I.P.S no permite que los colaboradores suministren a un proveedor datos o información de
algún competidor u otros oferentes, así como informes de la I.PS que impliquen poner a algunos
proveedores en desventaja o a favor de otros.
Por políticas de calidad no se entrega información financiera ni se firman pagarés en blanco, en su
lugar se entrega información corporativa.
Solo se recibe facturación hasta el día 25 de cada mes.
Los pagos se efectúan los días 20 de cada mes por medio de la sucursal virtual empresas y a
quienes se deba realizar pagos por cheque se realizara el tercer viernes de cada mes en el horario
de 9:00 am a 11:00 am y de 2:00 pm a 4:00 pm en Tesorería de la I.P.S.
Por cada orden de compra deberá generar una factura.
Se debe siempre relacionar en la factura el número de la orden de compra enviada.
Deberá indicar en la factura por producto el número del lote y la fecha de vencimiento en todos
los casos que así se requiera.
Las entregas las deberá realizar dentro de la fecha y horarios definidos por cada área de la I.PS.
Deberá enviar siempre la respuesta a la orden de compra en donde se confirma la aceptación de la
fecha de entrega o se informa nueva fecha, el no envío o incumplimiento en las fechas y cantidades
estipuladas afectará su calificación como proveedor.
Es responsabilidad de cada proveedor mantener actualizada su información corporativa.
El personal de Logística de Suministros solicitará cada año a los proveedores la documentación
legal y por tipo de suministro o cada que la normatividad así lo exija, la cual deberá ser
suministrada en su totalidad y recibir aprobación.
En caso de que se presenten productos nuevos para la I.P.S, éste realizará el proceso de evaluación
de muestras con un grupo interdisciplinario que varía de acuerdo al tipo de suministro, esta
solicitud la deberá realizar a través de su comprador asignado.

INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES A
LA I.P.S
Para el registro como proveedores de la I.P.S seguir los siguientes pasos:
1. Ingresar al sitio web www.jemelang.wixsite.com/ipsuniversitaria
2. Descargar el formato Registro de proveedores, el cual se encuentra en formato Excel.
3. Una vez diligenciado en su totalidad enviar el formato con los documentos requeridos al correo
proveedores@ipsujemelang.com
4. En un plazo de 5 días recibirá un correo de confirmación de registro como proveedor en nuestra base de
datos.

REQUISITOS PARA PARTICIPAR COMO PROVEEDOR EN LA
I.P.S UNIVERSITARIA JEMELANG
Esta herramienta nos permitirá registrar la
información de su empresa con los productos y
servicios a ofertar, facilitando el proceso de
clasificación, búsqueda y selección de
proveedores.
1. Ingresar a la página
www.jemelang.wixsite.com/ipsuniversitaria
portal de contratación y llenar allí el registro
de proveedores.
2. Diligencie todos los campos del formulario y
recuerde ingresar mínimo dos referencias
comerciales.
DOCUMENTACION EXIGIDA, SEGÚN APLIQUE
1. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la
Cámara de Comercio con máximo (3) meses de antigüedad.
2. Formulario de inscripción Registro Único Tributario (RUT).
3. Si es Distribuidor, carta certificando que posee las debidas
autorizaciones de los fabricantes para distribuir sus productos.
4. Acta con las condiciones de negociación que incluya: plazo, forma de
pago, porcentaje de descuentos, bonificaciones, si ofrece productos en
consignación, política de devolución; entre otros.
5. Del representante legal:
Fotocopia de la cédula de ciudadanía al 150%
RUT Actualizado
Certificado de Antecedentes Procuraduría General de la
Nación
Certificado de Antecedentes Fiscales Contraloría General de
la República
Certificado de Antecedentes Judiciales

6. NOTAS:
En caso de ser proveedor de
medicamentos:
Certificado del INVIMA sobre Buenas
Prácticas de Manufactura (BPM), vigente.
Registro Sanitario expedido por el INVIMA
de cada uno de los productos, tanto los
fabricados a nivel nacional como los
importados; y/o carta de autorización del
INVIMA para medicamentos declarados
vitales no disponibles.
Hoja de seguridad de cada producto cotizado (medicamentos y productos antisépticos y
desinfectantes).
Estudios de Bioequivalencia y Biodisponibilidad o Estudios Clínicos Comparativos de los
productos en que apliquen o cuenten con dichos análisis.
En caso de ser proveedor de dispositivos e
insumos médicos presentar:
Los establecimientos fabricantes deberán
presentar el Certificado del INVIMA sobre
Buenas Prácticas de Manufactura (BPM); en
su defecto el concepto técnico de las
condiciones sanitarias emitido por el
INVIMA.
Registro Sanitario expedido por el INVIMA
de cada uno de los productos, tanto los
fabricados a nivel nacional como los
importados. Para los productos que no
requieren Registro Sanitario favor anexar el
certificado expedido por el INVIMA donde indique que no necesita registro
sanitario para su comercialización.
Ficha técnica de cada producto cotizado donde se especifique la clasificación del
dispositivo medico según el riesgo, las condiciones de seguridad necesarias para
evitar posibles incidentes adversos por el uso de los mismos y las acciones a tomar
en caso de presentarse un evento adverso por el uso de estos.
Certificado de Capacidad de Almacenamiento y/o Acondicionamiento (CCAA)
para los establecimientos importadores y comercializadores de Dispositivos
Médicos (Decreto 4725/05 y resolución 4002/07).

En caso de ser proveedor de productos
antisépticos y desinfectantes:
Registro Sanitario expedido por el INVIMA
de cada uno de los productos, tanto los
fabricados a nivel nacional como los
importados. Para los productos que no
requieren Registro favor especificar
Ficha técnica de cada producto cotizado.
Hoja de seguridad de cada producto cotizado
RECOMENDACIONES
Recuerde que el formato de inscripción debe
estar firmado por el representante legal y
diligenciado completamente.
Adjunte todos los documentos solicitados
El RUT debe estar actualizado.
Remita el formato diligenciado, firmado y con
todos los anexos digitalizados al correo
institucional: proveedores@ipsujemelang.com
El escaneo de los documentos debe ser legible.
CRITERIOS DE EVALUACION INICIAL QUE
LA EMPRESA DEFINE PARA LA SELECCIÓN
DE SUS PROVEEDORES
Son procesos eficaces y eficientes que pueden contribuir a
mejorar los resultados de las organizaciones y sirven para
identificar las fuentes potenciales de materiales y servicios
comprados. Esta evaluación de proveedores es controlada por la
ISO 9001.
IMPORTANCIA DE LOS PROVEEDORES
¡!
Satisfacer las necesidades de sus clientes
Suministrar productos y/o servicios que cumplan con lo requerid

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
DE PROVEEDORES
Análisis de los Plazos de Entregas:
se verifica si el producto o servicio
comprado está disponible en el
momento acordado, ni antes ni
después.
Cumplimiento de estándar de
especificaciones técnicas: se
comprueba si el producto o servicio comprado alcanza el
estándar exigido.
Calidad del Servicio que presta: se analiza si la gestión del
proveedor ocasiona o no inconvenientes, cómo responde a
reclamos o solicitudes, etc.
Confiabilidad: demostración de que lo suministrado es
confiable repetitivamente.
CRITERIOS PARA ELEGIR UN PROVEEDOR
Calidad de su producto o servicio
Condiciones económicas que ofrece
Cumplimiento de plazo
Cumplimiento de cantidad
Respuesta a la petición de oferta
Seriedad y aseguramiento de
calidad
Que sus productos sean respetuosos con el Medio Ambiente
y fabricados o generados en condiciones socialmente justas
Que cuente con prácticas medioambientales, sociales y éticas

BENEFICIOS DE LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Reducir costos, mediante la disminución de los niveles de
stocks de seguridad, de rechazos y desperdicios, etc.
Contar con una base de proveedores calificados para respaldar
sólidamente las decisiones de compra o contratación.
Evitar que proveedores no calificados participen en la cadena de
producción y en el camino crítico de las prestaciones a los
clientes.
Asegurar que los proveedores cuentan con los recursos
necesarios para garantizar entregas de acuerdo a los
requerimientos establecidos.
Contar con herramientas de desarrollo de proveedores que no
alcanzan la calificación requerida.
Fidelización de clientes en base a la permanente calidad.
Evitar riesgos de deterioro de la marca por fallas evitables de los
proveedores.
CRITERIOS DE EVALUACION PERMANENTES PARA
MANTENER LA CALIDAD OBTENIDA INICIALMENTE.
CALIDAD DE SU PRODUCTO O SERVICIO: Depende de la
aceptación o rechazo del producto.
CUMPLIMIENTO DE PLAZO: Se califica con base a la
inadaptación en días de fecha de entrega real y la fecha de entrega
programada y acordada con el proveedor.
CUMPLIMIENTO DE CANTIDAD: Se califica con base a la
cantidad real entregada en la fecha solicitada y la cantidad solicitada
para dicha fecha.
RESPUESTA A LA PETICIÓN DE OFERTA: Depende del tipo
de respuesta a la petición de oferta.

LÍNEA DE TRASPARENCIA
Queremos que conozcan nuestra Línea de Transparencia, está se
encuentra a su disposición y hace parte integral de la política de
gobierno corporativo que tiene la I.P.S, al tiempo que refuerza el
compromiso con nuestros públicos de interés y se alinea con los
principios filosóficos, misión, visión y valores de la Institución.
A través de esta línea usted podrá reportar los eventos irregulares
que se presenten la I.P.S relacionados con:
Falta de transparencia en nuestras relaciones comerciales.
Corrupción
Conflicto de intereses
Fraude
Apropiación o uso indebido de insumos y activos.
Manipulación de documentos.
Revelación de información confidencial.
Para acceder a la Línea de Transparencia, de manera confidencial,
marque a la línea gratuita en el teléfono 22389 08 Ext 1278.
Disponible de lunes a sábado entre las 7:30 a.m. y las 6:00 p.m.
Ustedes hacen parte de nuestros aliados estratégicos y
valoramos su participación como un mecanismo
fundamental para el desarrollo sostenible de la I.P.S, enmarcado
en una relación de crecimiento mutuo.