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A. Análisis organizacional Consiste en identificar la estructura organizativa de la entidad, sus relaciones y la definición de funciones y responsabilidades. Para realizar esta actividad la entidad debe: Nota: El resultado de esta priorización servirá como un cuadro de control de mando para la toma de decisiones, en donde se deberán identificar los riesgos y ventajas asociadas a la implementación electrónica relacionados a cada uno de estos flujos. Ilustración 24. Fuentes de información. Fuente: Elaboración propia. Guía Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo-SGDEA Archivo General de la Nación, http://archivogeneral.gov.co 42
»» Articulación con los demás sistemas En aras de lograr una gestión integrada y una visión unificada del SGDEA y su relación con el Sistema Integrado de Gestión y sus respectivos sistemas de gestión de la organización, se sugiere la generación de una estrategia de integración de sistemas de gestión que facilite el establecimiento de objetivos comunes y la definición de roles y responsabilidades. En este sentido, se recomienda tener en cuenta las políticas de racionalización, simplificación, estandarización y automatización de tramites del estado colombiano, las cuales se encuentran estipuladas en la estrategia de Gobierno en Línea, a fin de identificar como el SGDEA va a contribuir para dar cumplimiento a dichas políticas públicas al interior de cada entidad. B. Análisis técnico / tecnológico Comprende las actividades orientadas a identificar los aspectos técnicos y tecnológicos de la entidad. El resultado de esta fase permitirá determinar si la infraestructura actual Ilustración 25. Articulación con los demás sistemas de gestión. Fuente: Elaboración propia. Guía Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo-SGDEA Archivo General de la Nación, http://archivogeneral.gov.co 43
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