SGDEA

B. Análisis de alternativas
Dentro de esta actividad se deben plantear estrategias para el diseño de un
sistema de gestión documental electrónica que esté acorde con las necesidades
de la entidad, para lo cual se debe tener en cuenta:
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Análisis de las soluciones existentes en el mercado
Proporciona una visión útil de lo que podría ofrecer el mercado actual y
la industria de software en materia de soluciones de gestión documental
electrónica, esta actividad se puede desarrollar a través del desglose de los
siguientes componentes:
• Análisis del mercado actual: se requiere conocer las soluciones
existentes en cuanto a gestión documental electrónica y que tanto
cumplen con las necesidades requeridas por la organización.
• Facilidad de uso: conocer el grado de cumplimiento de estándares de
accesibilidad, usabilidad y facilidad de desarrollo.
• Cumplimiento de requisitos funcionales: determinar el nivel de
cumplimiento y adaptación respecto de los requerimientos funcionales y
no funcionales.
• Calidad de producto/servicio: análisis de las características o
propiedades de cada una de las soluciones que hacen parte del
abanico de posibilidades del software que se adapta a las necesidades
de la organización (niveles generación de controles, alertas, tareas,
notificaciones, informes, reportes, gestión y monitorización de actividades,
garantías, acuerdos de niveles de servicio entre otras)
Guía Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo-SGDEA
Archivo General de la Nación, http://archivogeneral.gov.co
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