Kit de bienvenida Symplifica

¡Bienvenido!
a Symplifica
Te recomendamos leer este manual, el cual será
tu guía en el uso de la plataforma y te brindará
información útil de tu gestión como empleador.
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Symplifica
¿Qué es Symplifica?
¿En qué me ayuda?
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¿
Qué es
Symplifica
¿
Somos una herramienta digital que busca
revolucionar la forma en la que las personas
administran el día a día de los empleados del
hogar, mejorando las condiciones actuales
y haciendo más fácil los procesos y trámites
mientras ayudamos a construir país.
3

¿
En qué
me ayuda
¿
• Generamos un contrato laboral acorde a tus necesidades
• Calculamos cuánto debes pagar y descontarle a tus empleados según la ley
• Te permitimos pagar desde tu computador o celular la nómina y aportes
• Te afiliamos a ti y a tus empleados a las administradoras de seguridad social
• Creamos comprobantes de pago para controlar la relación laboral
• Guardamos una carpeta digital con toda la historia laboral
• Calculamos la liquidación y demás aportes que debes cancelar a tu empleado al terminar la
relación laboral, y te damos los formatos que deben firmarse
• Te ofrecemos un servicio de consultoría jurídica opcional con costos exclusivos a través de
nuestro aliado Alvarez, Lievano, Laserna Abogados, expertos en ley laboral
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Descarga nuestra App
y harás todo más fácil
Descarga nuestra aplicación en tu dispositivo movil entrando a las tiendas
de Google Play Store o AppStore o escaneando el código QR que está en la
imágen, descargala y haz aún más fácil la gestión de tus empleados.

Esto es lo que pudes hacer
desde la App
Recibir notificaciones
Descarga la app y no olvidarás nada, en el momento preciso te enviaremos
notificaciones sobre tu gestión como empleador, como realizar los aportes a
seguridad social, renovar la dotación de tus empleados o pagar la prima.

Pagar a tus empleados
$
Si tienes activo un método de transferencia electrónica para el pago de
sueldo de tus empleados, usa la aplicación para reportar las novedades que
calcularán automáticamente cuanto debes pagarles y con un solo clic realiza
la transacción.

$
Firmar comprobantes de pago
Si le pagas a tus empleados en efectivo, puedes usar nuestra App para
generar un comprobante de pago y firmarlo directamente desde tu celular
sin necesidad de imprimir. Toda la información quedará guardada en tu
cuenta de Symplifica.

Revisa tu historial de pagos
$ Mantén tus finanzas siempre a la mano y revisa en cualquier momento el
historial de tus transacciones, aportes y pagos hechos a través de Symplifica
o mediante los comprobantes de pago en efectivo. ¡Guardamos toda la
información por ti!

Supervisa tus transacciones
Revisa el estado de tus transacciones en proceso y mira en tiempo real el
momento en que tus aportes sean debitados y recibidos.

Solicita ayuda
Si tienes alguna duda o solicitud, podrás enviar un correo de ayuda sin necesidad
de salir de la aplicación. ¡Recuerda que hacemos el trabajo duro por ti!

Uso de la
plataforma
Tablero de control
Tablero del empleador
Tablero de empleados
Pago a empleados
Página de certificados

Tablero de control
Aquí deberás subir los documentos necesarios para completar tu registro y poder
afiliarte ante las entidades de seguridad social de ser necesario.
Además, encontrarás las notificaciones de las cosas a realizar en tu gestión como
empleador. No te preocupes nada tardará más que unos minutos y unos cuantos clics
y podrás usar nuestra APP móvil para completarlas rápidamente.
Empleador
Empleador
Empleador
Empleador
Empleador
Tu empleado
Tu empleado
Tu empleado
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Empleador
Aquí encontrarás la información suministrada durante el registro.
Podrás revisarla en cualquier momento y editarla de ser necesario.
Empleador
Empleador
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Empleados
Aquí podrás ver las datos y detalles de tus empleados, así como también agregar
uno nuevo y reportar novedades de nómina.
Empleador
Nombre de tu empleado
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Pago a empleados
Aquí podrás ver los detalles de pago y liquidar la nómina de tus empleados (por
periodo mensual o quincenal). Para más información sobre pagos ve a la página 3.
Empleador
Trabajador
Trabajador
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Certificados
Genera aquí los diferentes certificados que documentan la relación laboral con tu
empleado.
Empleador
Nombre del Empleador
del empleado
Nombre completo
Nombre Empleado
1.017.586.883
empleado@gmail.com - Tel: 304 576 9384
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Novedades
¿Qué son las novedades?
¿Cómo se reportan?
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¿
Qué son las
novedades
¿
Las novedades son todas aquellas
circunstancias, permisos o incidentes
ocurridos durante el periodo laboral,
algunas de ellas son:
• Ausentismos (Días no trabajados).
• Vacaciones
• Incapacidades
• Adelantos
• Préstamos
• Accidentes de trabajo
• Trabajar horas extras
• Licencia de maternidad / paternidad
Si tienes novedades, debes reportarlas
cada periodo para que podamos calcular
correctamente la nómina.
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1
¿
Cómo se
reportan
¿
Dependiendo de tu periodo de pago
(mensual o quincenal) te enviaremos
notificaciones para recordarte el reporte de
novedades. Antes de realizar el pago a tu
empleado o a los aportes debes entrar a la
plataforma y seguir estos pasos:
2
Trabajador
1. Clic en la pestaña “Empleados”
2. Clic en el botón “Agregar novedad”
3. Selecciona la novedad correspondiente
4. Completa la información y dale
aceptar
3
Las novedades quedarán reportadas en
nuestro sistema y haremos los cálculos
para el pago de nómina y aportes. No es
necesario que esperes a las notificaciones,
puedes reportar novedades en cualquier
momento.
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Pagos y
aportes
¿Qué debo pagar?
¿Cómo debo pagar?
¿Qué otros adicionales hay?
¿Cuándo debo pagar?
Página de certificados

¿
Qué
debo pagar
¿
Mensualmente debes pagar la nómina, los aportes a seguridad social, el costo de usar Symplifica (si
aplica) y los costos transaccionales de las entidades bancarias.
Los aportes que pagarás a tu empleado serán:
Cesantias
Pensiones
ARL
Prima
Sueldo
Caja de compensación familiar
EPS
Intereses sobre cesantias
Auxilio de transporte (si corresponde)
Recuerda que Symplifica hace todos los cálculos por ti y te permite pagar directamente desde la
plataforma con pocos clics sin necesidad de trámites o filas.
Si le pagas a tus empleados de forma quincenal debes realizar el pago de nómina a medioados y
final de mes.
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¿
Cómo
debo pagar
¿
Para el pago mensual de aportes, costos transaccionales y costo de uso de Symplifica
usaremos la cuenta que inscribiste en el momento de tu registro. Te enviaremos
notificaciones para recordar tus pagos. Recuerda que el cargo será mes vencido y
realizaremos los cobros una vez nos autorices desde la plataforma o aplicación.
Para el pago de nómina de tu empleado podrás pagar según tu elección a la hora del
registro, mediante pago electrónico a la cuenta inscrita, en efectivo o por medio de
Daviplata.
*Recuerda que los costos transaccionales son pagados a la entidad bancaria y tienen
un valor por transacción de 5.500 pesos + 4x1.000.
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¿
Qué otros
adicionales hay
¿
En Symplifica te sugerimos un ahorro mensual para pagar prestaciones sociales
y costos adicionales que conllevan tener un empleado y que se pagan de forma
anual o periódica, estos son:
Prima
Corresponde a un sueldo mensual dividido
en 2 o su equivalente según el tiempo
trabajado
Días de vacaciones
Dotación
Ropa y calzado de trabajo
Cesantías
Corresponde a un sueldo mensual o su
equivalente según el tiempo trabajado
Intereses sobre cesantías
Equivale al 12% del valor a pagar de las
cesantías
¿
Cúando
debo pagar
¿
¡No te preocupes por estar pendiente del calendario nunca más! Con Symplifica te
enviaremos notificaciones de las fechas importantes para tu pago. Generalmente
5 días antes de tu fecha ideal de pago.
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¿
Qué son las
notificaciones
¿
Son mensajes que recibirás en forma de
correo electrónico, mensajes de texto,
notificación en tu APP Symplifica o mensajes
dentro de la plataforma que te recordarán
eventos y fechas importantes, como:
• El reporte de novedades.
• Fechas de pago.
• Renovar dotación o pago de prima.
¡Con Symplifica siempre estarás alerta
sin preocuparte de nada!
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Información útil
para tu gestión con tu empleado doméstica
¿Por qué debo inscribir a mi empleada a seguridad social?
Como empleador estás obligado a afilar a tu trabajador al sistema integral de
seguridad social: Salud, pensión y riesgos laborales, caja de compensación familiar
y aportes a cesantías, teniendo como base por lo menos el salario mínimo legal
vigente.
¿Qué beneficios obtiene mi empleada al estar con seguridad social?
Al trabajar para ti y esatr con Symplifica te aseguras de que está cubierta según los
requisitos de ley.
Los beneficios por entidad son:
EPS: Este sistema asume el reconocimiento de las prestaciones asistenciales en
salud, el pago de incapacidad por enfermedad de origen común y de las licencias de
maternidad y paternidad.
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ARL: En caso de accidente laboral o enfermedad profesional, la Administradora de
Riesgos Profesionales asume las prestaciones asistenciales y económicas.
Pensiones: El Sistema General de Pensiones tiene como objetivo garantizar el
amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, invalidez o muerte, mediante
el reconocimiento de una pensión y prestaciones.
Cesantías: Son una prestación social que debes reconocer a tus empleados con el
fin de que éstos puedan atender sus necesidades primarias en caso de quedar sin
trabajo. También pueden ser usadas como un ahorro para ser utilizadas en compra
de vivienda o pago de estudios.
Caja de compensación familiar: Son entidades que entregan beneficios de
seguridad social a los trabajadores y sus familias en diferentes áreas como: vivienda,
cultura, salud, capacitación, recreación, desarrollo personal y perfeccionamiento.
Auxilio de transporte (si corresponde): Este es de $77.700 mensuales o su
división según los días trabajados. Se bebe pagar a todo empleado doméstico
externo, a no ser que la remuneración mensual sea mayor a dos salarios mínimos o
que el empleador preste el servicio de transporte.
Prima: Corresponde al pago de 15 días de trabajo por cada semestre laborado y se
da como incentivo al empleado.
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Contrato laboral:
Al completar tu registro en symplifica generaremos un contrato laboral que
formalizará de la mejor forma la relación laboral con tus empleados domésticos, si
aún no tienes uno.
En este contrato verás los puntos importantes, tareas y derechos de las partes
según un formato preciso para empleados del hogar.
Periodo de prueba:
Recuerda que según el contrato tu empelada cuenta con dos meses de periodo
de prueba, tiempo en el cual se puede despedir sin necesidad de pagar
indemnizaciones.
28

¿
Tienes
preguntas
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www.symplifica.com/preguntas-frecuentes
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Dudas,
sugerencias
¿
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350 461 2013
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