REVISTA

La falta del uso de la tecnología
en el ámbito laboral se ha vuelto
un gran problema para los
negocios pequeños debido a que
eso provoca que no lleven una
administración adecuada. En
Teziutlán la mayoría de negocios
funcionan así, aunque llegan a
funcionar, llegan a tener
dificultades al momento de
verificar datos, comprobar
inventario o simplemente llevar un
control sobre su información. Esto
también les impide crecer y
volverse un negocio más
accesible y funcional, lo cual
hace que corran riesgos de cerrar
por pérdidas económicas.
Editorial: Impresiones TEC
Dirección: Av. Allende #3, int. 41
Teléfono: 231-117-7098
En esta edición se mostrará como
son las funciones del sistema de
información que cumplirá con las
necesidades que fueron
establecidas por el cliente.
1

Índice
Contenido
Índice ................................................................................................................................................... 2
Planteamiento del problema .............................................................................................................. 3
Debido a que no se apoyan de la tecnología, ya que siempre lleva el reporte
de materiales vendidos escritos en libretas de un lado.
Objetivos ............................................................................................................................................. 5
Desarrollar un sistema de información para un mejor control de negocio.
Objetivo General ............................................................................................................................. 5
Objetivos específicos ....................................................................................................................... 5
Entrevista ............................................................................................................................................ 6
Entrevista realizada a la dueña de la papelería, donde se usará el sistema
de información.
Requisitos funcionales y no funcionales ............................................................................................. 7
Con que debe contar el sistema para cumplir con lo solicitado.
Diagrama Ganh .................................................................................................................................... 8
Control que se llevó a cabo para la creación del sistema de información en
tiempo y forma.
Integrantes ........................................................................................................................................ 10
Presentación de quienes conforman el equipo de trabajo.
Costo de proyecto ............................................................................................................................. 11
Cantidades monetarias requeridas para poder realizar el proyecto.
Alcances ............................................................................................................................................. 12
Aquello que el sistema logrará hacer.
Limitantes .......................................................................................................................................... 12
Aquello que el sistema no logrará hacer
Matriz de Riesgo ................................................................................................................................ 13
Problemas que pueden presentarse durante el proyecto.
Diseño de Interfaz ............................................................................................................................. 15
Muestra de la apariencia del sistema.
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Planteamiento del problema
Es la presentación del problema a solucionar
En la papelería y regalos Ariz ofrece a
su clientela, surtido en útiles escolares
y artículos de oficina, al igual que
surtido de listas de escolares, está
ubicado en la avenida Morelos, entre
la privada Juan Escutia y la privada
Paraíso, está es una zona bastante
transitada, además de casi no contar
con competencia en los alrededores.
El problema es interno debido a que
no se apoyan de la tecnología, ya
que siempre lleva el reporte de
materiales vendidos escritos en
libretas de un lado, el control de
inventario y compras de materiales
escrito por otro lado, las facturas de
compra de materiales están
guardadas en una carpeta; esto ha
llegado a provocar descontrol a la
hora de verificar existencia de
materiales o cuales tienen sobre
inventario, también ha llegado a
provocar disturbios ya que en veces si
su trabajador hace una venta y no lo
escribe, provoca que no esté en la
cuenta y con ello dudas en la caja al
momento de realizar reporte de venta
del día las cantidades no cuadren de
acuerdo con el efectivo existente o
sea en sentido contrario, es decir, que
no realice una cuenta y con ello
entregue efectivo de más al cliente.
La falta de conocimiento informático
básico también ha provocado
problemas, ya que en algunos casos
sus clientes le piden que busque su
CURP y se las imprima o realice alguna
búsqueda rápida en internet y eso a
veces no pueda atenderlos o darles lo
que solicitaron.
A largo plazo ha provocado pérdida
de papeles importantes o necesarios
para indicar el control de compras o
que se revuelvan entre ellos, los más
recientes con los anteriores, al
momento de comprobar la de
efectividad de ciertos materiales, no
se puede justificar gastos anteriores
provocando indagaciones para tratar
de llegar un resultado.
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El problema más grave es al llegar
nueva mercancía el asignar los
precios, debido a que debe hacer
todas las cuentas de costo beneficio
a mano, haciendo el proceso
demasiado tardado y llega haber
confusiones y pérdidas económicas,
ya que llega a dar la mercancía o
muy barata o llega a ser muy caro; en
la parte de regalos principalmente, ya
que algunos peluches llegan a costar
demasiado y con ello provoca que
este en el mostrador por mucho
tiempo, llegando a estorbar para
exhibir nuevas mercancías.
quererlos anotar algunos se le llegan
a olvidar y esto provoca nuevamente
atraso y con eso inconformidad a los
clientes.
Este proceso provoca no solo
pérdidas económicas sino
desperdicio de tiempo, lo cual ha
llegado a provocar que se llegue a
atrasar en pagos como renta o
servicio de luz y teléfono, entre otros
servicios básicos. Llega haber
momentos en los que tiene mucha
clientela y estar documentando las
ventas no es efectivo, ya que algunos
de los clientes no están dispuestos a
esperar y terminar yéndose, al igual
que la señora es un tanto
perfeccionista en los detalles, para
asegurar a su cliente que tenga un
buen servicio y se lleven un buen
producto, trata de memorizarlos las
ventas en el momento, pero al
4

Objetivos
Es la meta que se quieres alcances y la forma en que se hará.
Objetivo General
Desarrollar un sistema de información
para poder llevar el control del área
de ventas e inventario en la papelería
y regalos Ariz y con ello un mejor
control de negocio.
Objetivos específicos
Primero se analizará que tal es la
situación del negocio y los puntos que
hay que mejora, pero principalmente
son inventario y ventas.
Se diseñará la forma y se pensará en
las funciones que quiere tener la
dueña para que pueda ser sencillo
para ella.
Se implementaría el sistema para que
sea de fácil función y de rápido
acceso para que no se retase cuando
tenga mucha clientela.
5

Entrevista
Consulta con la dueña de la papelería para conocer la problemática.
En esta ocasión se entrevistó a la
propietaria de Papelería y Regalos
“Ariz”, nos dio un grato recibimiento, y
nos permitió entrevistarla para
conocer acerca de su negocio.
1. ¿Cómo lleva el control de
inventario?
Bueno, llevo el control en una
libreta, anotando la fecha y los
materiales existentes, procuro
hacer este proceso cada 20
días o cada mes, por si algún
material se agota.
2. ¿Cómo lleva registro de
ventas? ¿cómo es?
Si, cada vez que vendo un
artículo lo anoto en una libreta
diferente.
3. ¿Tiene una incomodidad con
la forma de administración de
su negocio? ¿Por qué?
Un poco, ya que siempre debo
hacer las cuentas a mano y eso
es muy tardado.
4. ¿Cómo le gustaría administrar
su negocio?
Me gustaría poder llevar un
registro ordenado de la venta y
la compra de materiales, pero
que también sea fácil acceder
a él si es que tengo buscar
algún papel importante.
5. ¿Le lleva mucho tiempo
organizar sus materiales al
recibir mercancía? ¿Por qué?
Si, ya que tengo documentado
en libretas y guardado en
carpetas me es complicado
buscar los precios que ya
tienen asignados, además
debo verificar que venga todo
el material que solicite en la
factura.
6. ¿Cómo registra las nuevas
mercancías?
En la libreta que, asignada
para la mercancía, escribo la
mercancía junto con el precio
y la cantidad que hay de
mercancía.
7. ¿Se ha llegado atrasar en sus
pagos? ¿Cree que sea por su
forma de administración?
Si, un poco. Creo que sí.
8. ¿Cree que debería
implementar más tecnología
en su negocio? ¿por qué?
Si, ya que he visto que el uso de
las computadoras es cada vez
más frecuente.
9. ¿Cree que no llevar un registro
computarizado afecta sus
ganancias? ¿Por qué?
Creo que sí, ya que hay
momentos en los que no
puedo escribirlo en el
momento, lo cual me dificultad
al hacer cuentas de las ventas.
10. ¿Alguien más tiene acceso a
esta información?
6

Solo tengo un trabajador, y él
solo tiene acceso a las ventas.
11. ¿Tiene restricciones de cuanta
información tiene acceso sus
empleados?
Si, solo puede reportar las
ventas y me apoya al hacer las
cuentas.
12. ¿Cuánto es su porcentaje de
ganancia?
Aproximadamente un 25% por
mercancía vendida.
13. ¿Cuánto es normalmente su %
de inversión para la compra de
mercancía?
Alrededor de 60% ya que la
compra es por mayoreo.
14. ¿Cree que debería contar con
un sistema de facturación?
Si, sería muy efectivo.
15. ¿Tiene alguna preferencia de
colores?
Me gusta las tonalidades
verdes.
16. ¿Tiene alguna forma de
identificar sus materiales?
Sí, ya que casi siempre compro
por paquete pego una
etiqueta con el precio en la
caja.
Requisitos funcionales y no funcionales
Todo aquello que el sistema debe cumplir.
Funcionales
Debe contar con acceso de
registro de usuario con
contraseña.
En caso de error en usuario o
contraseña notificar al
administrador.
Lograr llevar una venta de caja
registrada.
En cada movimiento que se
realice debe mostrarse que
usuario la realizó.
Debe mostrar entradas y salidas
de materiales.
Consultar faltas de materiales
para la lista de compras.
Debe tener un código de
registro para el material.
Contar con lista de materiales y
precios con porcentajes de
inversión y ganancia. Debe
poder editarse para la llegada
de nuevos materiales o el retiro
de mercado de los mismos.
Generar reportes de inventario
mensuales o cada 20 días.
No funcionales
El registro de ventas no debe
tardar (para evitar atrasos).
Debe ser de fácil uso.
Debe contar con la paleta de
colores que pida el cliente.
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Generar reportes de ventas al
día.
Contar con sistema de
facturación.
Únicamente para la dirección,
mostrar en un formulario las
ganancias según el lapso de
días que consulte, para poder
separar el porcentaje de
inversión y el de ganancia. Al
igual que poder dividir el
porcentaje anterior para realizar
los pagos de servicios y salarios.
Diagrama Ganh
Plan de control que se tiene contemplado durante el proyecto.
Ilustración 1 Diagrama Ganh parte 1
8

Ilustración 3 Diagrama Ganh parte 2
Ilustración 2 Diagrama Ganh parte 3
Ilustración 45 Diagrama Ganh parte 34
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Integrantes
Presentación del equipo de trabajo que lleva a cabo este proyecto.
Dorina Shayde
Martinez Ruiz
Dirección
Eric Méndez
Hernández
Programador
Juan García
Sánchez
Analista
Marta Muñoz
López
Diseñadora
Manuel Ruiz
Medina
Pruebas
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Costo de proyecto
Cantidad que se reporta como costo para llevar a cabo el proyecto.
GASTOS DEL PROYECTO
Recurso Unidad de medida Tipo Frecuencia Costo Cantidad Costo Total Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Totales
Area de trabajo m2 fijo mes $ 90.00
10 $ 900.00 $ 900.00 $ 900.00 $ 900.00 $ 900.00 $ 900.00 $ 900.00 $
5,400.00
Mobiliario y equipo unidades fijo unico $ 2,000.00
4 $ 8,000.00 $ 8,000.00
$
8,000.00
Software unidad fijo unico $ 1,500.00
2 $ 3,000.00 $ 3,000.00
$
3,000.00
R.H (ADMON) personal fijo mes $ 1,000.00
1 $ 1,000.00 $ 1,000.00 $ 1,000.00 $ 1,000.00 $ 1,000.00 $ 1,000.00 $ 1,000.00 $
1,000.00
Equipo(hardware) unidad Fijo temporal $ 7,500.00
4 $ 30,000.00 $ 30,000.00
$
30,000.00
Servicios (Agua, Luz, Internet, Teléfono) piezas, m2 cambiante mes $ 3,000.00
$ 3,000.00 $ 3,000.00 $ 3,000.00 $ 3,000.00 $ 3,000.00 $ 3,000.00 $ 3,000.00 $
18,000.00
R.H (Proyecto)
personas (Programadores) cambiante mes variable 4 $100,000.00 $16,666.67 $16,666.67 $16,666.67 $16,666.67 $16,666.67 $16,666.67 $311,528.80
$ 62,566.67 $ 21,566.67 $ 21,566.67 $ 21,566.67 $ 21,566.67 $ 21,566.67 $ 376,928.80
UTILIDAD 50% $ 188,464.40
COSTO TOTAL $ 565,393.20
Ilustración 6 Gastos de proyecto
Costo del Proyecto
Costo del Proyecto $ 565,393.20
anticipo 50% $ 282,696.60
avance 25% $ 141,348.30
liberacion de proyecto 25% $ 141,348.30
Ilustración 7 Costos de proyecto
Flujo de Efectivo
febrero marzo abril mayo junio julio total
Gasto mensual$ 62,566.67 $ 21,566.67 $ 21,566.67 $ 21,566.67 $ 21,566.67 $ 21,566.67
Entrada $ 282,696.60
$ 141,348.30
$ 141,348.30 $ 141,348.30
Capital+interes $ 220,129.93 $ 198,563.27 $ 318,344.90 $ 296,778.23 $ 275,211.57 $ 473,774.83
Capital $ 282,696.60 $ 220,129.93 $ 339,911.57 $ 318,344.90 $ 296,778.23 $ 416,559.87 $ 756,471.43
Capital disponible $ 220,129.93 $ 198,563.27 $ 318,344.90 $ 296,778.23 $ 275,211.57 $ 394,993.20 $ 713,338.10
Ilustración 8 Flujo de efectivo
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Alcances
Lo que puede hacer el sistema de información.
La dueña puede registrar nuevas
mercancías.
La dueña puede registrar las ventas
al momento.
La dueña puede generar e imprimir
ticket de compra.
La dueña puede generar e imprimir
factura.
La dueña puede generar reportes
de venta del día.
La dueña puede consultar
materiales existentes.
La dueña puede registrar nuevo usuario (empleado).
La dueña puede editar material (precio de venta, precio al costo).
La dueña puede dar de baja usuario (empleado).
La dueña puede dar de baja mercancía, que se hayan registrado pocas
ventas.
La dueña puede consultar lista de proveedores.
Limitantes
Lo que no puede hacer el sistema de información.
La dueña no contara con registro de hora de entradas y salidas.
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Matriz de Riesgo
Todos los posibles riesgos que pueden pasar durante un proyecto.
El objetivo de llevar a cabo la gestión de los riesgos dentro del desarrollo de
software son los siguientes:
Identificar, analizar y cuantificar posibles riesgos que puedan aparecer
durante el desarrollo de nuestro proyecto software.
Desarrollar respuestas adecuadas para los posibles riesgos
Para la elaboración de dicha matriz tomamos en cuenta eventos o circunstancias
cuya probabilidad es incierta que podrían ocasionar bajo, medio o alto impacto
ya sea negativo o positivo en nuestro proyecto de software.
Clasificamos estos posibles casos según su probabilidad y el impacto que podrían
tener en distintos aspectos del proyecto como se muestra en la siguiente figura:
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Riesgo Tipo de riesgo Descripción
Incendio Sucesos físicos Contar con un respaldo de
toda la información y el
avance del proyecto en
caso de que los daños al
equipo sean muy severos.
Temblor Sucesos físicos Tener salidas de
emergencia y equipo de
seguridad.
Robo Criminalidad Contar con personal y
equipo de seguridad.
Virus Criminalidad Tener respaldos de
información y tener
personal capacitado para
el caso.
Mal uso de la información Negligencia Tener establecido un
contrato de
confidencialidad.
Pérdida de personal Administración Contratar personal de
apoyo para apoyar en
estos casos.
Problemas de salud del
personal
Administración
Contratar con al menos un
suplente en cada áreas del
proyecto.
Cambio de requerimientos Falta de comunicación Establecer concretamente
y de la manera más clara
posible los requerimientos
desde el principio
Falta de organización de
tiempo
Administración
Fijar las fechas de entrega
y monitorear que todo se
cumpla en el tiempo
establecido
Falta de presupuestos Cadencia económica Optimizar gastos o buscar
patrocinios.
Competencia Comercial Tener en cuenta toda la
competencia que hay y en
base a eso crear una
estrategia que haga
sobresalir más nuestro
software.
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Falta de equipo cómputo Administrativo Contar con el equipo
necesario al igual que con
un buen capital
Falta de comunicación Administrativo Fortalecer la relación de
trabajo entre empleados
para así tener una mejor
eficiencia en el proyecto.
Diseño de Interfaz
Como lucirá la aplicación ya terminada.
Interfaz 1 Página de Inicio
15

Interfaz 2 Aviso de Seguridad en caso de error de usuario o contraseña
Interfaz 3 Página de Menú principal
16

Interfaz 4 Página de registro de ventas
17

Interfaz 5 Ticket de compra
18

Interfaz 6 Página de visualización de reporte de venta
19

Interfaz 7 Página de revisión de inventario
Interfaz 8 Página de reporte de inventario
20

Interfaz 9 Página de lista de materiales
Interfaz 10 Página de edición de material
21

Interfaz 11 Página de emisión de factura
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