revista

No. 1
06-JUNIO-2018
Sistema para
ayudar a
controlar el
área de
prefectura de
la ESFAA

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Contenido
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 4
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................................... 5
OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................... 6
OBJETIVO ESPECIFICO ..................................................................................................... 6
ENTREVISTA ................................................................................................................. 6
REQUISITOS ................................................................................................................. 8
DIAGRAMA GANTT .......................................................................................................... 9
COSTO DEL PROYECTO .................................................................................................. 11
MATRIZ DE RIESGOS ...................................................................................................... 12
ALCANCES ................................................................................................................. 13
LIMITANTES ............................................................................................................... 13
DISEÑO DE INTERFAZ ..................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
CONCLUSIÓN .............................................................................................................. 26
Ilustraciones
Ilustración 1-Diagrama Gantt ................................................................................... 9
Ilustración 2-Diagrama Gantt (flechas predecesores) ................................................... 10
Ilustración 3-Pantalla de inicio .............................................................................. 14
Ilustración 4- Pantalla para ingresar usuario y contraseña (administrador) ....................... 14
Ilustración 5- Pantalla Principal (administrador) ........................................................ 15
Ilustración 6-Apartado para agregar registro de docente (administrador) ......................... 15
Ilustración 7- Apartado para registro de alumnos (administrador) .................................. 16
Ilustración 8- Pantalla para elegir turno del perfil (prefecto) ....... ¡Error! Marcador no definido.
Ilustración 9- Pantalla para ingresar usuario y contraseña (prefecto) .............................. 17
Ilustración 10-Pantalla principal (prefectos) ............................................................. 17
Ilustración 11- Apartado selección de acción reportes (prefecto) ................................... 18
Ilustración 12- Pantalla consulta de reporte (prefecto) ................................................ 18
Ilustración 13- Pantalla registro de reporte (prefecto) ................................................ 19
Ilustración 14- Apartado acciones justificantes (prefecto) ............................................ 19
Ilustración 15- Pantalla registro justificante (prefecto) ............................................... 20
Ilustración 16- Pantalla consulta justificantes (prefecto) ............................................. 20
Ilustración 17- Pantalla control de asistencias (prefecto) ............................................. 21
Ilustración 18- Apartado acciones citatorias (prefectos ............................................... 21
Ilustración 19- Pantalla consulta citatorios (prefectos) ................................................ 22
Ilustración 20- Pantalla registro de citatorio (prefecto) ............................................... 22
Ilustración 21- Apartado acciones docentes (prefecto) ................................................ 23
Ilustración 22- Pantalla horarios docentes (prefecto) .................................................. 23
Ilustración 23- Pantalla asistencia docente (Prefecto) ................................................. 24
Tablas
Tabla 1-Requisitos ................................................................................................ 8
Tabla 2- Costos del proyecto ................................................................................. 11
Tabla 3- Matriz de riesgos ..................................................................................... 12

INTRODUCCIÓN
E
n el presente reporte se dará a conocer cuál es la problemática que posee
el área de prefectura al interior de la Escuela Secundaria Federal Antonio
Audirac, además de cuáles son los objetivos del proyecto que pretende
dar solución dicha problemática, también se mostrará una pequeña entrevista a
una de las prefectas que laboran en la institución, acto seguido, se plantearán
cuáles son los requerimientos funcionales y no funcionales del proyecto.
También se mostrará el diagrama Gantt, el cual nos permitirá visualizar los
tiempos que durarán cada etapa que se llevará a cabo para lograr entregar a
tiempo el sistema a los interesados, aunado a ello igualmente se expondrá los
costos aproximados de nuestro proyecto, así mismo también se revelarán los
riesgos que existen al realizar el sistema, esto gracias a una matriz de riesgos.
Se darán a conocer cuáles son los alcances de nuestro sistema, por otro lado,
también diremos cuáles son las limitantes del mismo, y ya por último se
mostrarán capturas de pantalla de lo que será una primera versión de la interfaz
del sistema desarrollar.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
E
n la escuela secundaria Federal Antonio
Audirac situada en el municipio de Teziutlán
Puebla, actualmente, los procesos
administrativos como lo son la elaboración
de justificantes de inasistencia, el registro de
reportes de conductas inadecuadas, el control de
asistencias de los alumnos de los diferentes grupos
que conforman la institución, la elaboración de
citatorios para reunirse con algún docente por
alguna situación en específico, así como el registro
de hora de entrada y salida de los docentes, al igual
que su registro de puntualidad de llegada a su
grupo asignado a cada módulo, también son
llevados a cabo de una manera manual, es decir
son los prefectos
quienes elaboran
a papel y lápiz el
registro de todas
y cada una de las
actividades
mencionadas
anteriormente, lo
cual causa
confusión entre
los trabajadores y auxiliares del área, ya que, en
algunas ocasiones los mismos alumnos están
relacionados con algunos de los procesos ya
mencionados, esta situación ocasiona que en
repetidas ocasiones los alumnos comisionados a
realizar dicha actividad, incurran a encubrir a sus
compañeros y no entreguen una relación de esta
situación, esto repercute directamente en las
estadísticas y control del área de prefectura,
provocando que la información que poseen dentro
del área, no sea cien por ciento fidedigna, además
al querer consultar algún dato como por ejemplo, la
cantidad de inasistencias que ha acumulado un
alumno, es demasiado tardado, ya que todos estos
registros están almacenados en folders que al
interior contienen los expedientes de cada alumno,
y, aunque están diferenciados por color
especificando
uno por grado
escolar, es
cansado y
demorado
buscar en
ellos, aunado a
ello, también
estos folders son almacenados en diferentes
muebles dentro del área, de los cuales son los
prefectos encargados de grado, los responsables
de poder abrir y cerrar dichos muebles, lo cual
ocasiona en veces aún más retraso cuando dicho
prefecto no se encuentra dentro del área por estar
realizando otra actividad, como por ejemplo,
cuando el director o subdirector requiere de su
presencia en la oficina según sea el caso o también
el monitorear que los docentes estén cumpliendo
su horario laboral, verificando dicha información en
libros de registro, y pasando uno a uno a los
diferentes salones para corroborar, provocando
que los auxiliares, que, en este caso son jóvenes
que realizan su servicio social al interior de la
institución educativa, sean quienes tengan que
recorrer y buscar por todo el plantel a el prefecto
requerido, haciendo esperar a los padres de familia,
que a su vez en diferentes ocasiones genera que
en el área se tenga en espera a un grupo de padres,
hasta la llegada del prefecto, lo cual muchas veces
también se traduce en molestia por parte de los
padres de familia y tutores, haciendo que muchas
veces estos mismos prefieran ya
no asistir a preguntar por las
situaciones de conducta de su
hijo, o tutorado, generando el
mismo desinterés por parte de
los alumnos, provocando que
aumente un poco la
indisciplina.
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OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema informático que controle los procesos
administrativos de la Escuela Secundaria Federal
Antonio Audirac en Teziutlán Puebla.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Analizar los procesos que se llevan a cabo en el área
de prefectura para la realización de justificantes,
citatorios, reportes de incidencias, registro de
asistencias.
Diseñar un sistema informático el cual permita realizar de
manera electrónica los procesos administrativos del área de
prefectura ayudando a reducir tiempo y evitar confusiones a
la hora de llevar a cabo el proceso.
Desarrollar el sistema informático teniendo en cuenta la
cantidad de usuarios que lo ocuparán.

ENTREVISTA
1. ¿Cómo se llama?
Raquel Santos
2. ¿En qué área labora?
Área de prefectura
3. ¿Qué actividades desempeña en su área de
trabajo?
Hago reportes a los alumnos, les paso lista de
asistencia, y lo voy anotando en mis listas,
atiendo a padres de familia que luego vienen a justificar a sus hijos porque
están enfermos o porque tienen una situación familiar.
4. ¿Ha tenido problemas o contratiempos a la hora de hacer su trabajo?
Si, algunas veces, porque luego no encuentro el expediente de algún alumno,
o porque la subdirectora me manda a llamar.
5. ¿Cuantas personas le ayudan en su área de trabajo?
Somos tres prefectos y dos jóvenes de servicio.
6. ¿Sabe usar un equipo de cómputo u otro dispositivo inteligente?
Si, computadora y Smartphone.
7. ¿En su empleo, le han dado alguna capacitación para desarrollar o
mejorar sus habilidades frente a un ordenador?
Si.
8. ¿En su trabajo cuenta con algún sistema que permita hacer su trabajo
de una manera más sencilla?
No.
9. ¿Sabe de alguna aplicación o herramienta computacional que le ayude
a mejorar la manera en la que trabaja?
No.
10. ¿Ha utilizado o le gustaría utilizar alguna? ¿Por qué?
No he usado pero tal vez si me gustaría, porque, si es para mejorar mi trabajo,
si me gustaría ocuparla, aunque también no sé si me lograría adaptar
rápidamente a ella.
11. ¿Le gustaría que se implementara una herramienta de ese tipo en su
trabajo?
Si, si me gustaría me haría más fácil el trabajo.
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Tabla 1-Requisitos
REQUISITOS
Funcionales
Que permita usar cuentas de usuario y
contraseña.
Que esté organizados sus apartados,
como lo son: justificantes, reportes,
asistencias, citatorios, horarios de
grupos y de docentes.
Garantizar que la información estará
segura ahí, es decir que no cualquier
persona podrá tener acceso al sistema.
Crear un apartado el cual permita
consultar los reportes, justificantes y
citatorios.
Crear un apartado el cual permita
realizar registros de reportes de
conductas indebidas.
Que cada apartado sea fácil de
identificar en cuanto a iconos.
No funcionales
Que la interfaz tenga un gavilán en el
fondo de esta.
Que contenga color gris y verde.
Que en la pantalla principal se muestre
el escudo de la institución.
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DIAGRAMA GANTT
Ilustración 1-Diagrama Gantt
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Ilustración 2-Diagrama Gantt (flechas predecesores)
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Tabla 2- Costos del proyecto
COSTO DEL PROYECTO
GASTOS DEL PROYECTO
Recurso Unidad de medida Tipo Frecuencia Costo Cantidad Costo Total Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Totales
Area de trabajo m2 fijo mes $ 100.00
16 $ 1,600.00 $ 1,600.00 $ 1,600.00 $ 1,600.00 $ 1,600.00 $ 1,600.00 $ 1,600.00 $ 9,600.00
Mobiliario unidades fijo unico $ 2,000.00
5 $ 10,000.00 $ 10,000.00
$ 10,000.00
Software unidad fijo unico $ 1,500.00
3 $ 3,000.00 $ 3,000.00
$ 3,000.00
R.H (ADMON)personas fijo mes $ 700.00
2 $ 1,400.00 $ 1,400.00 $ 1,400.00 $ 1,400.00 $ 1,400.00 $ 1,400.00 $ 1,400.00 $ 1,400.00
Equipo(hardware) unidad Fijo temporal $ 7,500.00
5 $ 37,500.00 $ 37,500.00
$ 37,500.00
servicios piezas, m2 cambiante mes $ 3,700.00
$ 3,700.00 $ 3,700.00 $ 3,700.00 $ 3,700.00 $ 3,700.00 $ 3,700.00 $ 3,700.00 $ 22,200.00
R.H (Proyecto)personas cambiante mes variable 5 $85,000.00 $14,166.67 $14,166.67 $14,166.67 $14,166.67 $14,166.67 $14,166.67 $311,528.80
$ 71,366.67 $ 20,866.67 $ 20,866.67 $ 20,866.67 $ 20,866.67 $ 20,866.67 $ 395,228.80
UTILIDAD 50% $ 197,614.40
COSTO TOTAL $ 592,843.20
Flujo de Efectivo
Costo del Proyecto
febrero marzo abril mayo junio julio total
Costo del Proyecto $ 592,843.20
Gasto mensual $ 71,366.67 $ 20,866.67 $ 20,866.67 $ 20,866.67 $ 20,866.67 $ 20,866.67
anticipo 50% $ 296,421.60
Entrada $ 296,421.60
$ 148,210.80
$ 148,210.80 $ 148,210.80
avance 25% $ 148,210.80
Capital+interes $ 225,054.93 $ 204,188.27 $ 331,532.40 $ 310,665.73 $ 289,799.07 $ 493,987.33
liberacion de proyecto $ 148,210.80 25%
Capital $ 296,421.60 $ 225,054.93 $ 352,399.07 $ 331,532.40 $ 310,665.73 $ 438,009.87 $ 790,408.93
Capital disponible225,054.93
$ $ 204,188.27 $ 331,532.40 $ 310,665.73 $ 289,799.07 $ 417,143.20 $ 748,675.60
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Tabla 3- Matriz de riesgos
MATRIZ DE RIESGOS
RIESGO DESCRIPCIÓN FRECUENCIA SOLUCIÓN
Requerimientos mal planteados
El analista no comprendió de manera adecuada los
requerimientos del cliente
Casi nunca
Si existe alguna duda sobre ellos, preguntar al
instante al cliente
Deterioro del equipo de computo El equipo de cómputo, se descomopone su hardware Ocasionalmete
No sobre esforzar el quipo, no golpearlo, no
teclear con tanta fuerza.
Caida de red
El proveedor de internet tiene fallos con la distribución de
internet.
Ocasionalmete
Mantener comunicación constante con la
empresa provvedora.
Fuga de información Algún empleado da a conocer detalles sobre el sistema. Casi nunca
Hacer firmar a cada uno de los empleados, un
contrato de confidencialidad.
Entrada de virus
Se conectó alguna memoria USB o algún otro dispositivo
portador de virus, contagiando a nuestra computadora de
trabajo.
Casi siempre
Hacer un respaldo de toda nuestra
infomración y de nuestro progreso, además
tener instalado en el equipo un buen
antivirus.
Renuncia o despido de algún
integrante del equipo de trabajo
Por incumplimiento de cualquier tipo, es despojado de su
puesto de trabajo, causando que el sistema se retrase hasta
conseguir quien lo reemplace
Casi nunca
Contratar solo gente altamente recomendada
minimo de 3 trabajos anteriores.
Uso inadecuado de las
instalaciones y mobiliario
El uso de las computadoras para realizar otras actividades
ajenas a lo propio de trabajo, causa distracción, y esta a su vez,
se traduce como perdida de tiempo y retraso en la culminación
del proyecto
Ocasionalmete
Instalar y posteriormente monitorear de
manera continua camaras de video vigilancia
para saber que sucede a cada momneto
dentro de las instalaciones.
Pérdida de información
Se elimina de manera intencional o accidental informacion
importante para el desarrollo del sistema
Casi nunca
Tener un respaldo de la información del
sistema
Fallecimiento de un integrante del
equipo de trabajo
Dejaría una bacante en la empresa, retrasando así el proceso
de desarrollo del sistema, generando a su vez un gasto no
preevisto por indemnización a familiares.
Casi nunca
Hacer que los empleados se realicen con
regularidad chequeos para saber su estado de
salud
Incendio al interior de las
instalaciones
Debido a un corto circuito, o provocado por alguien externo, se
perderia el mobiliario y equipo de computo, generando gastos
para reponer estos
Casi nunca
Instalar camaras de video vigilancia dentro y
fuera del establecimiento para saber que
ocurre, ademas de detectores de humo y
alarmas contra incendios.
Robo de equipo de computo Poca seguridad en el establecimiento Casi nunca
Instalar camaras de video vigilancia dentro y
fuera del establecimiento, además de alarmas
contra robos.
Falta de eléctricidad
Debido al un clima poco favorable, el suministro de
electricidad, es nula, provocando retraso según el tiempo que
se tarde en reestablecer el servicio
Casi nunca
Tener una segunda opción de establecimiento
en el cual se pueda continuar labores
Cancelación por parte del cliente
Al cliente ya no le es necesario el sistema por lo cual decide
cancelar su petición de sistema
Casi nunca
Vencer sus expectativas al hacer la
contratación de nuestros servicios, ofrecer
más de lo que el cliente ha pedido
Interpretacion inadecuada de
código
Debido a la poca experiencia del programador
Nunca
Contratar solo gente altamente capacitada
con minimo 4 años de experiencia
Retraso en entrega de reportes
Caida del servidor, y no contar con respaldo, la información no
es la adecuada y suficiente para ahcer un reporte
Casi nunca
Tener un respaldo de la información del
sistema, a fin de evitar dichos retrasos
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1. Inicio de sesión, para prefecto y
administrador.
2. El profesor encargado de red
escolar y administrador pueden
registrar y eliminar a prefectos.
3. Los prefectos registran a
docentes, alumnos y horarios
de clase de los grupos y
docentes.
4. Los prefectos registran reportes
de indisciplina por parte del
alumnado.
5. Los prefectos pueden consultar
la cantidad de reportes de
algún alumno en particular.
6. Los prefectos pueden
programar recordatorios de los
citatorios más importantes o
urgentes.
7. Los prefectos pueden registrar
la asistencia del alumnado de
los diferentes grupos.
8. Los prefectos pueden hacer un
pase de asistencia de los
ALCANCES
docentes a sus grupos
correspondientes.
9. Los prefectos pueden consultar
la cantidad de faltas que tiene
cada docente a lo largo de
periodos mensuales.
10. Los prefectos pueden eliminar
registros de alumnos y
docentes.
11. Los prefectos pueden modificar
registros de alumnos
cambiando los campos de
grupo y turno, o en su defecto
por un error ortográfico en la
escritura de sus datos
personales.
12. Los administradores y
prefectos pueden cerrar su
sesión.
13. Los prefectos pueden editar su
perfil.
14. Consultar los horarios de cada
docente.
15. Los prefectos pueden registrar
reportes sobre afectaciones al
mobiliario escolar.
LIMITANTES
1. No genera calificaciones finales
2. Los docentes no pueden editar sus horarios
de clase
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DISEÑO DE INTERFAZ
Ilustración 3-Pantalla de inicio
Ilustración 4- Pantalla para ingresar usuario y contraseña (administrador)
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Ilustración 5- Pantalla Principal (administrador)
Ilustración 6-Apartado para agregar registro de docente (administrador)
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Ilustración 7- Apartado para registro de alumnos (administrador)
Ilustración 8- Pantalla para elegir turno del perfil (prefecto)
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Ilustración 9- Pantalla para ingresar usuario y contraseña (prefecto)
Ilustración 10-Pantalla principal (prefectos)
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Ilustración 11- Apartado selección de acción reportes (prefecto)
Ilustración 12- Pantalla consulta de reporte (prefecto)
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Ilustración 13- Pantalla registro de reporte (prefecto)
Ilustración 14- Apartado acciones justificantes (prefecto)
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Ilustración 15- Pantalla registro justificante (prefecto)
Ilustración 16- Pantalla consulta justificantes (prefecto
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Ilustración 17- Pantalla control de asistencias (prefecto)
Ilustración 18- Apartado acciones citatorias (prefectos
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Ilustración 19- Pantalla consulta citatorios (prefectos)
Ilustración 20- Pantalla registro de citatorio (prefecto)
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Ilustración 21- Apartado acciones docentes (prefecto)
Ilustración 22- Pantalla horarios docentes (prefecto)
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Ilustración 23- Pantalla asistencia docente (Prefecto)
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CONCLUSIÓN
Como conclusión puedo decir que este sistema tiene cualidades que lo hacen
ser especial, ya que no es una plataforma online, sino más bien solo es una
aplicación, la cual no requiere una conexión a internet, dicha aplicación permitirá
al usuario reducir tiempos de espera al momento de realizar los diferentes
procesos, los cuáles al estar en un solo lugar, en este caso en una sola
aplicación, es más fácil encontrar los contenidos buscados.
Se logró observar cuales son los tiempos que toman el realizar y/o crear cada
elemento o fase del sistema, lo cual no resultó ser nada sencillo, y
aunque solo es un proyecto de diseño, el desarrollar este
mismo de la interfaz, fue complicado.
También se logró entender con esto que, los costos
de un sistema, son elevados, gracias a los
conocimientos de los expertos que intervienen en él,
además de los materiales que estos ocupen para
llevar a cabo un buen desempeño laboral, para
entregar un producto el cual cumpla con los
requerimientos del cliente y además se cumpla con
los tiempos establecidos según los acuerdos
tomados.
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Prototipo de revista para informar sobre el
sistema que ayudará a el manejo del área
de Prefectura en ESFAA Teziutlán Puebla.
M.S.C. PATRICIA OCHOA TRUJILLO
JOSÉ ÁNGEL MORALES DE JESUS
INSTITUTO TENCNOLÓGICO SUPERIOR DE TEZIUTLÁN | FUNDAMENTOS DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
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