Concept Note SAAP

Sistema de Análisis y Apoyo para la Paz
Integrantes del grupo
Nicolls Feghali (201620826) Facultad de Derecho
María Fernanda Fernández (201421816) Facultad de Derecho
Juan Felipe Giraldo (201922325) Facultad de Derecho
Melissa Luque (201631464) Departamento de Ingeniería Industrial
Nicolás Novoa (201631701) Departamento de Ingeniería Industrial
Kenneth Montoya B (201615812) Departamento de Diseño
Abstract
La JEP hoy se enfrenta a una tarea monumental, pues debe analizar, en poco tiempo y con recursos limitados, los
numerosos y extensos informes sobre hechos relacionados con el conflicto que le presenten los órganos estatales,
las organizaciones sociales y las víctimas, pues este es el insumo fundamental de la gestión judicial que se
realiza. Ante esto, es fundamental encontrar una forma en la cual los diferentes órganos de la JEP, en especial el
Grupo de Análisis de la Información (GRAI) y la Sala de Reconocimiento y Verdad (SRVR), puedan articularse
de tal forma que los esfuerzos de sistematización de información que lleva a cabo el GRAI sean útiles en cuanto
a consolidar un correcto flujo de comunicación para la toma de decisiones de los Magistrados, los cuales
necesitan priorizar la información para generar los macro casos y de esta forma de acelerar el proceso de toma de
decisiones en otras salas. Dado lo anterior, buscamos generar una gestión efectiva de la información y
comunicación dentro de la JEP, por medio de la creación del Sistema de Análisis y Apoyo para la Paz (SAAP),
una plataforma que permite la sistematización de la información recopilada acerca de posibles responsables,
conductas, víctimas, territorios, entre otros, y sus posibles conexiones, con el fin de facilitar la labor de análisis y
toma de decisiones tanto al GRAI como a la SRVR; brinda practicidad en cuanto a la gestión y visualización de
los universos provisionales de hechos; y permite la colaboración y comunicación directa y eficiente entre el
GRAI y la SRVR, así como al interior de estos equipos. Como principal resultado, la plataforma logra la
articulación de las plataformas y los procesos de comunicación existentes en la JEP con la nueva información
que ingresa al sistema para la correcta toma de decisiones y gestión de procesos.
Problemática
Dentro del contexto del acuerdo de paz suscrito entre el gobierno nacional y las FARC-EP, y la posterior
constitución de la JEP como consecuencia de este, se estableció un mecanismo para que la SRVR recibiera
informes sobre hechos relacionados con el conflicto que le presenten los órganos estatales, las organizaciones
sociales y las víctimas, siendo este el insumo fundamental de la gestión judicial que se realizará. Posteriormente,
dichos informes recolectados por la SRVR serán pasados al GRAI, quienes esperan realizar un proceso de
sistematización de esta información con el fin de ayudar a los procesos de toma de decisiones que se llevan a
cabo dentro de la JEP; en especial los de la SRVR, sala que espera tomar decisiones más rápidas, priorizar de
manera más ágil y realizar persecuciones penales sostenibles a partir de las conexiones, relaciones y la
información que sea hallada en los informes.
Con esto, el reto al que se enfrenta hoy la JEP es monumental, pues debe analizar en poco tiempo y con recursos
limitados los informes que recibe.
Actualmente, la JEP cuenta con CONTI, un software de gestión de decisiones judiciales; Yachay, un software de
gestión documental; y, con NVIVO, un software de análisis de datos cualitativos. Sin embargo, el sólo hecho de
tener distintos softwares para realizar cada tarea se queda corto como solución para proveer un correcto manejo
de información y de comunicación dentro de la organización. Así pues, es fundamental encontrar una forma para
articular los distintos esfuerzos de sistematización y manejo de información con el fin de permitir un correcto
flujo de comunicación entre los diferentes órganos de la JEP, en especial el GRAI y la SRVR. Adicionalmente,
debido a la falta de comunicación y sincronización entre el GRAI y la SRVR, varios magistrados tienden a
volver a analizar la información utilizada en los informes del GRAI con el objetivo de validar los hallazgos de
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este, llevando a que se repita el trabajo generado por el GRAI. Esto requiere muchos recursos, los cuales la JEP
no tiene para gastar.
Objetivos y alcance
El reto tiene como objetivo principal la creación de una herramienta que permita al GRAI almacenar, sintetizar y
procesar la información de los informes que recibe la JEP de manera eficiente con el propósito de que la SRVR
pueda tomar de decisiones y crear macro casos, además de facilitar el correcto flujo de comunicación dentro de
la JEP.
Propuesta y resultados
Con el fin de cumplir con el reto propuesto creamos el Sistema de Análisis y Apoyo para la Paz (SAAP) una
plataforma que permite esta articulación de softwares y facilita una comunicación directa y eficiente entre el
GRAI y la SRVR. Lo anterior debido a que brinda practicidad en la gestión y sistematización de información al
GRAI y facilita la visualización e interacción con esta información a la magistratura para la correcta toma de
decisiones, permitiendo una mejora en el acceso, la eficiencia y la eficacia para la administración de justicia. La
plataforma cuenta con cinco productos principales: (i) una zona de trabajo que muestra los reportes de universos
provisionales de hechos asociados a cada macrocaso y permite la inclusión de correcciones, comentarios y
ediciones respecto al mismo; (ii) una zona de trabajo que permite mostrar conexiones entre los datos encontrados
en los informes relacionados a cada reporte; (iii) una zona que permite la visualización, edición y corrección de
hipótesis generadas de los universos provisionales por el GRAI; (iv)La plataforma muestra los avances y la
información asociada a los distintos casos que lleva a cabo la SRVR; (v) la plataforma cuenta con una base de
datos que, a partir de un buscador, realiza cruces entre toda la información de la JEP y de organizaciones
estatales con las cuales se tiene convenio.
Estos productos son mostrados en el siguiente video:​ ​https://youtu.be/PWUhEqfFvrM​.
De igual manera, el prototipo de SAAP puede ser visualizado en el siguiente link:
https://xd.adobe.com/view/d05b24b9-e010-4b67-4782-42c1223af811-a66a/?fullscreen
Es importante destacar que frente a información tan delicada como la que se gestiona en la JEP, es sumamente
relevante eliminar toda posibilidad de “teléfono roto” que genere pérdidas o cambios en la información por
interpretación de lectura, o reprocesos en cuanto a las labores que realiza el GRAI, la SRVR y otras salas de la
JEP. Por ello, con el fin de diseñar un prototipo que cumpliera con los requerimientos de nuestros aliados y de
los beneficiarios directos, realizamos un proceso durante un periodo de cuatro meses que incluyó un análisis
juicioso de la problemática de comunicación y gestión de información con ayuda metodologías sistémicas, la
contextualización del entorno jurídico en el que se desarrollaría el prototipo, y múltiples validaciones del mismo
a través de entrevistas con personas que han hecho parte del proceso de gestión de información en la JEP como
magistrados de la SRVR y de la Sala de Amnistía o Indulto, personas que hicieron parte de la antigua secretaría
ejecutiva y personas que hacen parte del equipo actual del GRAI. Todos los entrevistados coinciden en que es
fundamental un proceso de sistematización y comunicación de la información en toda la JEP que facilite y
agilice los procesos que se llevan a cabo en ella. De esta manera, es posible afirmar que con nuestra propuesta
damos pasos positivos hacia la solución del reto planteado.
Recomendaciones
Con el fin de implementar la plataforma es necesario contar, principalmente, con los análisis y la sistematización
de los informes realizada previamente por el GRAI, así como con la información previa que tiene la JEP y la
información proveniente de convenios con organizaciones estatales. Esto, ya que los análisis y dicha información
son el input de la plataforma. También, sería posible articular la presente propuesta con los softwares ya
implementados en la JEP como Yachay, CONTI y NVIVO. De igual manera, es importante antes de la
implementación realizar un proceso educativo frente al manejo de la plataforma y sus beneficios, para que esta sí
sea efectivamente una herramienta útil dentro de la organización y para todos sus usuarios. Al final lo que se
desea lograr con SAAP es poder crear un one stop shop, donde mediante el uso de la plataforma el magistrado
pueda hacer todo lo que necesita hacer para el análisis y creación de macro casos. Para esto es esencial el tema
de comunicación que permite la plataforma. Sin una herramienta como SAAP los recursos limitados de la JEP
no serán suficiente para cumplir con los objetivos que la sociedad, las víctimas y las organizaciones
internacionales esperan que cumpla.
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