Manual de Protocolo -REUNIONES- Eagle Mountain, Yanez Rocio

Manual de
Protocolo
SEPTIEMBRE 2020
Protocolo Empresarial
Profa. Úrsula Martínez Altamirano
Alumna: Rocio Yánez Ojeda

Manual de Protocolo
Primera entrega - Apartado Numero 3.
Introducción
El presente manual reúne una serie de procedimientos, recomendaciones y guía de servicio
para los colaboradores y clientes de Eagle Mountain Inc.
Para la compañía es necesario contar con lineamientos claros que den estructura, faciliten y
coadyuven a la creación de valor de su marca a través de un adecuado tratamiento, atención,
hospitalidad y esmero en los detalles enfocado tanto a en sus clientes como en sus empleados
y accionistas.
“El valor de nuestras acciones diarias será medido por el nivel de satisfacción
y asombro de cualquier persona que tiene contacto con Eagle Mountain”
El presente manual estará dividido en seis partes, para efectos de evaluación de la asignatura
se presenta el apartado número tres. Listaremos brevemente los apartados correspondientes:
• Parte 1 – Actos de Empresa y su Protocolo
• Parte 2 – Medios de Comunicación
• Parte 3 – Protocolo en casa: Servicios Administrativos en Reuniones
internas
• Parte 4 – Visitas
• Parte 5 – Vehículos
• Parte 6 – Política de regalos
Deseamos crear y mantener un escenario corporativo en continuo proceso de renovación y
que invite al profesionalismo, la libre expresión y la generación de ideas, aquello que aún no
se manifiesta es lo que deseamos descubrir con la intención de proveer beneficios de carácter
tecnológico y de comunicación a nuestros usuarios y clientes.

A p a r t a d o
3
DIVISIÓN DE COMUNICACIONES CORPORATIVAS
OFICINA DE PROTOCOLO
Guía de Planeación para Servicios
Administrativos en Reuniones Internas

CORPORATE COMMUNICATIONS DIVISION
PROTOCOL OFFICE
Internal Meetings Administrative Services
Planning Guide
© Eagle Mountain Inc.
Av. Parque Cigüeñas 6791 Oriente • Piso 21
Rancho Largo, Juriquilla
Santiago de Querétaro, Qro 76226
Teléfono 800.111.1616 • Fax 800.111.1600

Í n d i c e d e C o n t e n i d o s
Reuniones de trabajo, definiciones y conceptos ............................... 1
Reunión semanal de directivos ................................................ 2
Reunión de planeación y proyectos ........................................ 3
Reunión ordinaria de departamento o sección ...................... 4
Reuniones de seguridad y neutralización de riesgos .......................... 5
Reuniones virtuales ................................................................... 6
Calendario centralizado de reuniones y reservación de espacios ... 7
Planteamientos previos para llevar a cabo una reunión
alterna……...…………………………………….………8
Protocolo de reuniones durante la Pandemia de COVID-19 ....... 10
Reuniones de trabajo durante las medidas en curso por
pandemia COVID-19 ............................................................. 11
Anexos ................................................................................................... 12
Anexo A Salas y espacios disponibles por capacidad
Anexo B Solicitud de servicios para reunión
Anexo C Alimentos y bebidas aprobados para reuniones
Anexo D Solicitud de Equipo Audiovisual/Imagen
Corporativa
Anexo E Uso de forma electrónica para solicitud de sesión
virtual

Eagle Mountain
C ommunication services i n a row
C a p í t u l o
1
Reuniones de trabajo,
definiciones y conceptos
El elemento más frecuente de comunicación institucional es la
reunión de trabajo, en Eagle Mountain nos distinguimos por hacer
uso óptimo de nuestro tiempo y calendarizamos las reuniones
apropiadas, necesarios y que generen resultados de alto impacto.
D
e acuerdo con nuestra filosofía y modelo de negocio, privilegiaremos el uso
de reuniones a distancia, video chats o conferencias vía plataforma. En caso
necesario, a continuación, se presenta el protocolo establecido para llevar a
cabo reuniones y almuerzos de trabajo entre colaboradores o directivos.
Se considera una reunión de trabajo a aquella actividad que congrega a dos o
más miembros del staff de Eagle Mountain, se establece con un propósito específico y
se lleva a cabo en una fecha determinada previa programación, realizando un registro del
evento, así como de los acuerdos alcanzados a través de la minuta ELECTRÓNICA
correspondiente.
Categorías de reuniones
En Eagle Mountain se han estandarizado SEIS categorías de reuniones, mismas que se
encuentran ya documentadas en el manual de operaciones correspondiente, el presente
apartado cubre los aspectos de protocolo organizacional con la intención de asegurar el
adecuado desarrollo de la actividad, así como proveer de orden y estructura a quienes
participan en ella.
1

Eagle Mountain
Communication services in a row
Reunión semanal de directivos
Semanalmente, el director general y los directores de área llevan a cabo una reunión de
seguimiento de programas, actualización de resultados, planteamiento de proyectos o
resolución de imprevistos. La agenda es coordinada por la asistente ejecutiva de dirección
quién se encargará de la logística correspondiente.
Los asistentes regulares a la reunión semanal de directivos son:
• Director General
• Director de Comunicación Digital
• Director de Finanzas
• Director de Innovación y Avances Tecnológicos
• Director de Posicionamiento de Marca
• Director de Recursos Humanos
• Director de Arte y Diseño
• Director de Área Legal y de Registro de Derechos
• Director de Redes, Plataformas; Aplicaciones y Sistemas
Planificación la reunión semanal de directivos
Los días miércoles antes de las 4:oo pm hora local, el director de cada área funcional
ingresa a través de EAGLEPASS los avances obtenidos en los diferentes proyectos o
actividades marcadas en el plan estratégico de su área. Esta información es descargada y
organizada por la asistente de dirección quién con base en los criterios que se definen a
continuación determina si la junta semanal ha de llevarse a cabo la semana siguiente a esa
fecha. Los criterios para llevar a cabo la reunión semanal de directivos son:
1. APR factor (average performance rate) mayor o igual a 0.05 redondeado con
base en las metas u objetivos del periodo, en caso de que el total de áreas
funcionales no cubran con este criterio la reunión NO SE LLEVARA a cabo
durante la semana que sucede a la actual.
2. Contrataciones de staff
3. Cambios en los flujos de caja regulares no ajustados a APRs
4. Disrupciones de mercado
2

Eagle Mountain
Communication services in a row
5. Seguimiento a acciones acordadas en sesiones anteriores y categorizadas como
IRA o (immediate resolution action)
Antes de la reunión del equipo, el asistente ejecutivo toma además en consideración
eventos aleatorios en la agenda del Director General, así como otros aspectos de
relevancia. La reunión semanal por programar tendrá una duración estándar de 50
minutos. Favor de revisar el apartado de notetakers para monitoreo de resultados en el
apartado de protocolo de registros y conservación de documentos organizacionales.
Las invitaciones a la reunión se encuentran previamente cargadas en MS Outlook y a la
notificación de reunión efectiva se añade la correspondiente orden del día.
En caso de que alguno de los directores se encuentre de viaje, vacaciones o ausente de
sus funciones por cualquier otra razón, su Deputy atenderá la reunión semanal de que se
trate, en el 100% de los casos la totalidad de áreas funcionales deben estar presentes en
la reunión semanal sin excepciones.
Nota importante:
Es prerrogativa del presidente del consejo de accionistas o de sus
integrantes asistir sin notificación previa a las reuniones semanales de
directivos, esta práctica permite que la libre comunicación y transparencia
que Eagle Mountain promueve y mantiene sea garantizada.
Reunión de planeación y proyectos
La reunión de planeación y proyectos se lleva a cabo de manera trimestral, tiene como
objetivo cerrar y/o concluir actividades IRA, así como generar
nuevos IRA. En esta reunión se discute sobre todo el
performance de las áreas de core business (Comunicación,
Innovación y Redes) con la intención de asegurar que Eagle
Mountain mantiene su liderazgo de mercado, incrementa su
volumen de clientes y obtiene dividendos acorde o superiores a lo establecido en el
revenue adjusted plan. Esta reunión es organizada por el Departamento de
Comunicación y los asistentes son los directores de Área, jefes de proyecto, asistentes
ejecutivos y asesores de negocio que trabajan desde compañías pares o clientes de
asignación AAA como staff on site de Eagle Mountain. A continuación, se presentan los
elementos generales o tópicos a revisar en la reunión de planeación y proyectos.
• Ajustes al factor IRA.
• Establecimiento, crecimiento o cierre de líneas de negocio.
3

Eagle Mountain
Communication services in a row
• Integración de estrategias o adquisición de compañías tipo.
• Atracción de talento clave
La reunión trimestral de planeación y proyectos tiene una duración de 90 minutos y
la orden del día es elaborada por la Asistente del Departamento de Comunicación
Digital.
Nota importante:
Las reuniones de planeación y proyectos se realizan a puerta cerrada y los
asistentes a la sesión deberán estar en posición 10 minutos antes de
comenzar.
Los elementos propios a equipo y servicios de catering deberán estas
dispuestos y/o probados 30 minutos antes de la reunión, ya que posterior
a su inicio, la entrada o salida de la sesión queda reservada a los
participantes de la misma.
Reunión ordinaria de departamento o sección
El objetivo de esta reunión de frecuencia quincenal es mantener al personal de las áreas
funcionales informado acerca de la operación en general, metas alcanzadas, proyectos
concluidos, eventos especiales, resultados de viajes, ferias y congresos, así como de
bienvenida a nuevos miembros en el equipo, ya sea por contratación reciente o
promociones.
El elemento de integración es vital para el desarrollo de cada
área de trabajo, por lo que, en la reunión ordinaria, se realizarán
actividades de dos tipos: ONBOARDING e ICE BREAKING.
Las actividades que sirvan para “romper el hielo” son
especialmente efectivas al principio de la fase de consolidación del
equipo, Eagle Mountain se distingue por su inmediata adaptación al entorno y un muy
participativa acción para dar la bienvenida a los cambios, ya sea en metodología, sistemas,
etc. Resulta indispensable que los miembros del equipo se conozcan y trabajen en el
desarrollo de sus habilidades y se orienten de inmediato a la obtención de los resultados
de su división o unidad funcional.
Los líderes de Eagle Mountain asisten y participan en estas reuniones para dar la
bienvenida, felicitar a los colaboradores por momentos especiales y tomar un refrigerio.
La reunión ordinaria de departamento tiene una duración estándar de 35 minutos y es
organizada por el Asistente Ejecutivo de cada área funcional.
4

Eagle Mountain
Communication services in a row
Nota importante:
Se cuenta con un presupuesto especial que cubre por snacks, bebidas y el
tradicional pastel del cumpleaños, para los miembros de los equipos, sin
embargo, la periodicidad en su uso es mensual y no quincenal, es decir,
cada departamento estará facultado para contar con los mencionados
commodities en una de las dos juntas celebradas cada quincena de acuerdo
con los criterios que el propio departamento determina. Consideraciones
adicionales, favor de contactar a la sección de Prestaciones y Beneficios en
la Dirección de Recursos Humanos.
Consultar ANEXO C
Alimentos y bebidas aprobados para reuniones en Eagle Mountain.
Reuniones de seguridad y neutralización de
riesgos
cada mes.
Como parte de nuestra filosofía y política de protección de
información y datos, de manera mensual, Eagle Mountain lleva a
cabo una junta en tres niveles diferentes (directivos y supervisores,
asesores y socios de negocio y personal en general), de manera
que se llevan a cabo tres diferentes sesiones en el transcurso de
La asistente ejecutiva de la Director de Redes, Plataformas, Aplicaciones y Sistemas se
encarga de programar la logística correspondiente, así como de preparar las órdenes del
día y las cuentas de acceso a los web test environments (no operacionales).
Las juntas de seguridad se realizan en una sala con mesas individuales para proveer a
cada persona de un equipo de cómputo personal.
La duración de estas reuniones es de aproximadamente 75 minutos y la interacción con
la interfaz colocada en la Intranet de Eagle Mountain recoge el récord y actualiza los
resultados que antes de concluir la sesión cada participante captura en su equipo.
El objetivo fundamental de estas sesiones es mantener actualizado al personal sobre los
cambios en los sistemas, riesgos potenciales y acciones específicas a tomar en caso de un
security break event, cabe señalar que estas sesiones no constituyen entrenamiento
formal, mismo que se administra a través de la Dirección de Recursos Humanos en
sesiones y talleres adecuadamente diseñados para tal efecto y ajustados al perfil de cada
posición, en las juntas mensuales de seguridad se busca mantener el nivel de awareness
5

Eagle Mountain
Communication services in a row
y verificar el compliance de quienes tienen acceso a los sistemas de gestión interna tanto
con credenciales temporales como permanentes.
Nota importante:
Las juntas se seguridad han adquirido un rol protagónico debido a la
multiplicidad de perfiles de trabajo y formación de los asistentes, quienes
durante estas sesiones han logrado identificar o generar por si mismos
alternativas para reforzar la seguridad de nuestras aplicaciones y entornos
web, trayendo a Eagle Mountain grandes beneficios y una esquema bien
estructurado de costos relacionados e inversiones potenciales a mediano y
largo plazo.
Sugerimos verificar política de uso de credenciales biométricas
El acceso a determinados sistemas o servidores está ligado al uso de estas credenciales.
Reuniones o sesiones virtuales
Diariamente, Eagle Mountain realiza alrededor de 76 sesiones virtuales relacionadas con
asuntos y tópicos diversos, propios de la rutina de servicio y colaboración de cada unidad
funcional. Eagle Mountain cuenta con un centro especializado en reuniones virtuales en
el cual tres miembros de nuestro staff se encargan de programar las sesiones
correspondientes previa solicitud, este servicio se requiere a través del Asistente
Ejecutivo de cada área quien enviará el formulario de Typeform disponible vía Intranet
al centro de servicio de reuniones virtuales.
¿Sabías que?
• Es política de la compañía que toda sesión virtual se
agende a través de este procedimiento.
.
• El centro especializado en reuniones virtuales se encuentra
disponible 24/7.
Se sugiere consultar el ANEXO E
Guía para el llenado de la forma de solicitud de sesión virtual.
6

Eagle Mountain
Communication services in a row
Calendario centralizado de reuniones
Toda reunión, incluidas las reuniones de carácter virtual se habrán
de registrar en un calendario de MS Outlook (cada sala cuenta con
su calendario) disponible en la Intranet de Eagle Mountain, el
calendario central distribuirá las reuniones por espacio, día y hora,
facilitando su visualización, edición e impresión.
Los asistente ejecutivos en cada dirección son responsables de mantener el calendario
actualizado, ingresando o removiendo registros según sea solicitado, en caso de
conflictos de agenda entre dos o más áreas, estos deberán ser resueltos tomando en
consideración tres factores:
1. Espacios alternos disponibles
2. Fecha en que se registró el primer evento en el calendario
3. Posibilidad de que la reunión pueda realizarse de manera virtual
Los asistente ejecutivos estarán facultados para tomar la decisión definitiva en cuanto a
conflictos de agenda para reuniones.
A continuación, se muestra la manera correcta de realizar el registro de una reunión el
calendario de SharePoint disponible en la Intranet.
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Eagle Mountain
Communication services in a row
Instrucciones:
Ingresar al calendario centralizado de reuniones a través del icono INTRANET
disponible en todas las estaciones de trabajo de Eagle Mountain.
1. Registrar nuevo evento
2. Seleccionar la fecha en el calendario
3. Seleccionar el código de sala o espacio para la reunión
4. Ingresar el evento en el día y la hora deseados (confirmar la no existencia de
conflictos de agenda)
5. Marcar como completado
6. Enviar invitación o imprimir evento
Nota importante:
Para efectos de mejor control de las salas de junta y los espacios de reunión,
UNICAMENTE los asistentes ejecutivos están facultados para agendar o
programar reuniones en el calendario correspondiente, este acceso está
ligado a su código de usuario, de manera que pueden realizar el registro
desde cualquier estación de trabajo en donde se ingresen sus credenciales.
Sugerimos verificar ANEXO A – salas y espacios de reuniones
disponibles.
En el acceso se detalla la capacidad del espacio, ubicación y acomodos sugeridos, además
del asistente ejecutivo responsable del espacio.
Planteamientos previos para llevar a cabo una reunión
alterna
• Objetivo específico, en caso de que la reunión no se encuentre dentro de las
categorías de sesiones existentes en Eagle Mountain.
• A partir de la definición del objetivo se determinará que miembros del staff
deben asistir.
• Disponer de documentos, informes y datos o accesos a sistema para revisión
previa de los temas a tratar.
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Eagle Mountain
Communication services in a row
• Realizar la convocatoria o enviar las invitaciones.
Dato útil
• Ninguna reunión puede ser agendada como “en lugar de”
aquellas que ya tienen programa y están establecidas en este
manual.
• Si existe una reunión de programa en el calendario en la fecha
.
en que la reunión alterna se planeaba programar, la reunión alterna
deberá cambiar de fecha. .
Se sugiere consultar el ANEXO E
Guía para el llenado de la forma de solicitud de sesión virtual.
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Eagle Mountain
Communication services in a row
Protocolo de reuniones durante la Pandemia
COVID-19
El presente apartado de protocolo es efectivo a partir del día 18 de Marzo de 2020 y
hasta que la autoridad del Gobierno de México lo determine.
Eagle Mountain, en virtud de contar con medidas preventivas recomendadas para llevar
a cabo reuniones durante la pandemia de COVID-19 . A quién se aplica este protocolo
establece las siguientes medidas.
Reuniones en el lugar de trabajo (instalaciones de Eagle Mountain) durante el periodo
de aplicación de medidas a causa de COVID-19:
1. Evitar las reuniones presenciales, así como las reuniones con visitantes / terceros
durante el periodo del COVID19 tanto como posible.
• Promover y usar herramientas alternativas de contacto y
comunicación como:
• Llamadas telefónicas grupales, WhatsApp grupal, correos
electrónicos,
2. Se privilegiarán las reuniones vía videoconferencia, plataformas digitales, radios
bidireccionales (favor de verificar apartado de sesiones virtuales).
3. Si es absolutamente indispensable realizar una reunión presencial, será necesario
asegurarse de llevarla a cabo en un área bien ventilada, previamente sanitizada,
respetando la distancia física, usando una mascarilla y aplicando gel antibacterial
cada 15 minutos.
4. Quedan estrictamente prohibidas las reuniones de más de 6 personas en
proporción al aforo aprobado en los espacios de reunión que Eagle Mountain
tiene habilitados para este propósito.
5. Se dará preferencia a las áreas de reunión localizadas en espacio abierto,
dependiendo del tamaño y las características de la sala.
6. Las personas que asistan a la reunión deben lavarse las manos minuciosamente
previo a su inicio y al concluir la reunión
7. El uso de la mascarilla es OBLIGATORIO, en todas las áreas públicas de Eagle
Mountain.
8. Los colaboradores que atiendan reuniones presenciales deberán asegurarse de
contar con un kit de desinfección en la sala para higiene de manos, así como
toallitas desinfectantes.
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Eagle Mountain
Communication services in a row
9. Las personas que asistan a la reunión deben mantener un distanciamiento físico
de 2 metros (6 pies), evitando el posicionamiento cara a cara.
10. Se recomienda evitar cualquier contacto físico entre colaboradores, saludar de
lejos con la mano y mantener en todo momento el espacio marcado como sana
distancia 2 metros (6 pies).
Este protocolo se aplica a todas las áreas funcionales y de servicio en Eagle Mountain,
cada colaborador o asociado deben asumir la responsabilidad de implementarlo.
Reuniones en el lugar de trabajo durante las
medidas en curso por pandemia de COVID-19
1. El intercambio de bolígrafos, lápices o dispositivos electrónicos no está
permitido.
2. Para documentar la asistencia del grupo, una lista electrónica previa de los
asistentes previstos será controlada únicamente por el responsable logístico
de la reunión.
3. Solicitar a los participantes estornudar o toser en la parte interior del brazo
o a hacerlo usando un pañuelo de papel. Cada sala contará con un
suministros pañuelos de papel y contenedores cerrados para su eliminación,
mismos que habrán de vaciarse cada hora.
4. En caso de tener que atender llamadas durante una reunión, se recomienda
usar un dispositivo de manos libres o altavoz para evitar el contacto del
teléfono o celular con la cara.
5. El mobiliario de las salas de reunión se encontrará previamente sanitizado,
se recomienda asegurarse de que haya ventilación disponible manteniendo
abiertas las puertas y ventanas.
6. Eagle Mountain ha implementado un programa de limpieza exhaustivo para
las oficinas y salas de reuniones con el objeto de asegurar que estas áreas se
mantengan lo más estériles posible. Esto incluye, entre otros: escritorios,
mesas, sillas, perillas, pisos y artículos de uso común.
11

Eagle Mountain
Communication services in a row
ANEXOS
12

SALA ÁGUILA IMPERIAL
Calendarización
semanal
Aforo máximo 12
personas
Segundo piso
Pasillo C izquierda
Anexo A
Salas y espacios disponibles por capacidad
Responsable
Irene Serrano
Logística
Código de sala
02CAI

SALA ÁGUILA IMPERIAL
Anexo A
Salas y espacios disponibles por capacidad

SALA ÁGUILA REAL
Calendarización
mensual
Aforo máximo 22
personas
Penthouse
Ala derecha
Puertas A y B
Anexo A
Salas y espacios disponibles por capacidad
Responsable
Sara Saavedra
Dirección General
Código de sala
PHDAR22

SALA ÁGUILA REAL
Anexo A
Salas y espacios disponibles por capacidad

SALA ÁGUILA CALVA
Calendarización
mensual
Aforo máximo 48
personas
Penthouse
Ala derecha
Puertas C y D
Anexo A
Salas y espacios disponibles por capacidad
Responsable
Minerva Bastida
Arte y Diseño
Código de sala
PHDAC36

SALA ÁGUILA CALVA
Anexo A
Salas y espacios disponibles por capacidad

SALA ÁGUILA HARPÍA
Calendarización
discrecional
Aforo máximo 8
personas
Sótano 1
Pasillo A, puerta 6
Anexo A
Salas y espacios disponibles por capacidad
Responsable
Mario Santana
Marketing
Código de sala
S1A6AH

SALA ÁGUILA HARPÍA
Anexo A
Salas y espacios disponibles por capacidad

AUDITORIO NIDO DE LAS ÁGUILAS
Calendarización
discrecional
Aforo máximo 154
personas
Mezzanine
Pasillo D puerta 4
Anexo A
Salas y espacios disponibles por capacidad
Responsable
Delia Quiróz
Recepción
Código de sala
MD4ANA

AUDITORIO NIDO DE LAS ÁGUILAS
Anexo A
Salas y espacios disponibles por capacidad

TERRAZA LA MONTAÑA
Calendarización
discrecional
Aforo máximo 96
personas a la
mesa, 140
personas sillas
individuales
Penthouse
Ala Izquierda
puerta de cristal
Anexo A
Salas y espacios disponibles por capacidad
Responsable
Delia Quiróz
Recepción
Código de sala
PIZTLM

TERRAZA LA MONTAÑA
Anexo A
Salas y espacios disponibles por capacidad

ANNEX B
CATERING ORDER FORM
INSTRUCTIONS:
IMPORTANT INFORMATION
A minimum order value of $20.00 applies on ALL food & beverage or catering orders
(including top up orders on site). Orders must be placed at least 5 business days before
the first day of your event. All prices are subject to VAT at the statutory rate. Price and
products are subject to change. Please inform us if you have any particular dietary
requirements.
Some of the menu items may contain a trace of nuts, seeds and other allergens.
PRICES IN UNITED STATES DOLLARS
1. Select the services you require by specifying
the quantity in the box provided
2.
Ensure you have read the Terms and
Conditions on the website, incuding those
specific to your type of Service.
3. Complete all contact details and payment details
4. Send your completed Order Form to
orders@excelcatering.com or fax to
800 873 6555
Event Dates:
All items serve 10 unless otherwise stated Per Item Delivery SUN MON TUES WED THU FRI SAT SUN Total
Breakfast Rolls 35.00 09:00 X2
Food
Breakfast Rolls 35.00
Danish Pastries 20.00
Fruit Bowl 10.00
20.00
of Wraps and
Pack Lunch, serves one bag per person – Sandwich, Fruit,
Crisps, Bo le of Water and Chocolate Bar
S
20.00
20.00
9.00
45.00
20.00
Hot Drinks
F Package (serves )
Package (serves 0) - X1
20.00
100.00
Tea Package - (serves 20)
32.00
Soft Drin ks
Pepsi Bo e, 500ml x24
Diet Pepsi Bo e, 500ml x24
7-UP Bo e, 500ml x24
Juice Selec on, 500ml x12
36.00
36.00
36.00
15.00
Mineral Water – S , 500ml x10 15.00
Mineral Water – Sparkling, 500ml x10 15.00
Water Tower Package – Water Cooler with 1 0 cups 100.00

Contact Details ( Please Complete in BOLD Print )
Department Name
Date
Hall No.
Office No.
Address
Postcode
Website
Company Tel No
Company Fax No
Order Contact Name
Order Contact Number
Order Contact Email
Position in Company
Onsite Contact Name
Onsite Contact Number
Remarks
Total
Credit Card Surcharges – Standard 3%. AMEX 5%
VAT ( Prevailing Rate )
Grand Total
Head of Department_______________________________ Name _________________________ Date _________________
By signing this document you are agreeing and contracting to all the terms and conditions set out in contract number 2020001-V2

Anexo C
Alimentos y bebidas aprobadas para reuniones

Para reunión semanal de Directivos
**Se aprueba
UNO de TRES
opciones
disponibles
Anexo C
Alimentos y bebidas aprobadas para reuniones

Para reunión de Planeación y Proyectos
**Se aprueban DOS
elementos del
listado o Pack lunch
personal por
participante
Anexo C
Alimentos y bebidas aprobadas para reuniones

Para reunión ordinaria de Departamento o Sección
**Se aprueban
TRES de cada
apartado + pastel
de cumpleaños
Periodicidad de aprobación en alimentos MENSUAL y no quincenal
Anexo C
Alimentos y bebidas aprobadas para reuniones

Para reunión de Seguridad y Neutralización de Riesgos
**Se aprueba
UNO de TRES
opciones
disponibles
Anexo C
Alimentos y bebidas aprobadas para reuniones

ANNEX D
AUDIO/VISUAL RFP REQUISITION
CONFERENCE INFORMATION
Conference Name:
Approx. # of Attendees:
Location/Venue:
Room/Hall:
Name:
Email:
Department/Position:
Phone:
Office Location:
VIP Event:
Day/Time:
EQUIPMENT
Visual Items
Screens
Projectors
Projector Lens
Confidence Monitor
Auxiliary Screens
Video Switcher
Media Player
Video Recording
Description
Largely Based on Venue Size, # of Attendees and A/V Company Expertise
Largely Based on Screen Size, Venue Size and Ambient Light Conditions
Largely Based on Screen Size, Screen Type and Venue Size
A Monitor on Stage fo Presenters to Reference
Any additinal contnet screens
Dependent of Number of Sources
Depends on Presentation Type
Would You Like Any of The Sessions Recorded?
Quantity

ANNEX D
AUDIO/VISUAL RFP REQUISITION
Audio Items
PA System
Podium Microphones
Wireless Hand Held Mic
Wireless Lavalier Mic
Wireless Headworn Mic
Mixer
Laptop Audio Patch
Description
Largely Based on Room Size and A/V Company Expertise
Mics on the Podium
Will there be Q+A? A Panel Discussions?
Presenter Preference
Presenter Preference
Largely Dependentof PA Configuration and Number of Audio Inputs
For Presentations with Embedded Audio
Quantity
Lighting Items
Stage Lighting
Accent Lighting
Up Lighting
Moving Head Lights
Custom Gobo
Atmospherics
Others (DESCRIBE)
Description
To Provide an Even Wash on Stage
Lighting to Highlight Elements
Corporate Colors, Conference Colors, Etc.
To Add a Dynamic Design Element
Corporate Logo, Conference Theme, Etc.
Fog Geysers, Confetti, Cannons, Etc.
Quantity
Décor
Pipe and Drape
Back‐Drop
Podium
Flag
Others (DESCRIBE)
Description
Design Element for Behind the Stage
US, State, Company, Etc.
Quantity

ANNEX D
AUDIO/VISUAL RFP REQUISITION
Labor
Setup Labor
Audio Technician
Visual Technician
Floating Tech
Others (DESCRIBE)
SUPPORT STAFF
Description
Hours
Please save this form and return it completed to the conference coordinator.
Send your completed requisition form at least 3 business prior event to:
gsoevents@eaglemountain.com or fax to 800 873 9999
URGENT requisitions please also email: gsoemergencies@eaglemountain.com
IMPORTANT: Do not fill out the boxes below, exclusive use of GSO Department
Requisition Number:
Approval code:

Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

**Las nueve áreas funcionales
de EA se encuentran
disponibles para
seleccionar dentro de la
forma. (SCROLL DOWN)
Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

**Al seleccionar SI, la forma
redirige la acción hacia uno
de los miembros del equipo
de virtual sessions quienes se
Ponen en contacto director
con el solicitante
Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

**Al seleccionar NO, la forma
Continúa recabando la
información sobre la sesión
en modo SELF SERVICE
Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

**Contar con más de un host
facilita el acceso de los
asistentes a la sala y permite
flexibilidad en las
presentaciones
Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

**Los horarios deben
ingresarse en formatos de
24 horas sin puntos o
guiones
Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

**Formato MM/DD/AAAA
Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

**Contar con más de un host
facilita el acceso de los
asistentes a la sala y permite
flexibilidad en las
presentaciones
Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

**Las sesiones de más de 50
asistentes requerirán de una
Conexión a un servidor
exclusivo para evitar
problemas de ancho de
banda
Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

**El nombre de la sesión
Aparecerá aquí!
Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

**El es Nemo, el caniche de la
Familia del Director General
Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual

**Los servicios de plataforma
para reuniones virtuales son
proporcionados por CISCO
WEBEX
www.webex.com
La forma electróica de solicitud se sesión virtual ha
sido desarrollada en www.typeform.com/
Anexo E
Forma electrónica de solicitud de sesión virtual