ELABORACION_DOCUMENTOS_INTERNOS_FICHA2041461_COLALPES_2020

ACTIVIDADES PROGRAMA TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
SENA
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
SENA: “CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS
COLOMBIANOS”
CONVENIO COLEGIO LOS ALPES GRADO 10.
2020

PROYECTO FORMATIVO: ELABORACION DOCUMENTOS INTERNOS
EN LAS EMPRESAS.
AUTORES
Acosta Morales Carol Dayana
Acosta Ramírez Paula Valentina
Álvarez Mayorga Bryith Snerald
Ávila Monsalve Harry Bresney
Ávila Rugelis María Paula
Barbosa Márquez Maroly Jiseth
Bayona Valencia Darly Fernanda
Bejarano Arcila Karen Lizeth
Bolívar Rojas Angely Camila
Bustos Currea Juan Sebastián
Capera Beltrán Julián Andrés
Cárdenas Ávila Wendy Paola
Casiano Contreras Yuliana Fernanda
Castillo Melo Karolay Vanesa
Cespedes Lucano Dayra Liney
Fuentes Monguí Jhon Alexander
González Franco Daniel Felipe
González Toquica Mateo
Guevara Vega Sebastián Camilo
López Anaya Shelsy Lorena
López Muñoz Brenda Stefannya
Méndez Alcalá Gabriel Ricardo
Morales Jiménez Carlos
Pulido Noreña María Fernanda
Quitian Quiroga Natalia
Rojas Quiroga Sergio David
Uribe Rodríguez Daniel Steven
Villalobos Ladino Camilo Andrés
Vivas López Johan Alexander
Zapata Montoya Ashley Natalia
Manrique Vega Danna Lizeth
Osorio De La Torre Mabel Dayanna
Rodríguez Peña Karol Daniela
Pereira Salazar Darly Yigan
Acosta Moreno Miguel Ángel
Cortes Carreño Luis Carlos
Ospina Silva Wilson Aimar
López Cortes Hugo Alejandro
Lersundi Vargas Rogger Fernando

COMO CREAR UNA
CARtA, UN
MEMORANdO, UNA
CiRCUlAR y UN
ACtA.

COMO SE REAliZA UNA CARtA
ESTRUCTURA:
Todas las cartas deben tener un saludo , un cuerpo y una despedida pero ¿Cómo
iniciarla?:
1.en primer lugar siempre lleva en la esquina superior derecha el lugar de la
emisión y la fecha, eje:
PASOS:
Ciudad de Bogotá, 15 octubre de 2020.
2. Después, en la esquina superior izquierda se indica a quién va dirigida. Si es una
persona, se suele incluir su título profesional o su cargo, si se desconoce el nombre
de la persona , se escribe “A quien corresponda” por ejemplo:
Dr. Cristian Marrugo
Coordinador de ventas.

COMO SE REAliZA UNA CARtA
dAtOS QUE NO PUEdEN FAltAR.
1. No olvidar que hay un tipo para cada situación, y se debe revisar cada uno de los
formatos en el caso especifico.
2. en algunas ocasiones se puede incluir el posdata (P.D), cuando se indica algún
olvido o información adicional .
3. Puedes elegir como tratar al destinario si de “tu” o de “usted”, según la relación o
formalidad.
tiPO dE lEtRA y tAMAÑO
1. Los tipos de letra más fáciles o cómodas de leer son: Arial, Times New Román,
Garamond y Cambria. Te recomendamos que uses el mismo tipo de letra para todo
el documento, con la excepción de los nombres de los apartados o alguna palabra
que se desees resaltar.

COMO SE REAliZA UNA CARtA
3. Posteriormente, empieza el cuerpo aunque este dependerá del tipo, aunque
este dependerá del tipo en general lo primero siempre es el saludo, por
ejemplo:
Es un gusto ponerme en contacto con usted…
Por medio de la presente…
4. Luego redacta el cuerpo según el tipo. Puede ser una carta de presentación ,
carta de recomendación laboral, carta de recomendación personal , carta de
recomendación familiar, carta responsiva, carta de recomendación académica,
carta de autorización, carta de cesión de derechos , cartas comerciales, carta de
motivación, carta laboral para visa y carta para solicitud de beca.
5.Para terminar, no olvides la despedida. Las frases suelen ser :
Sin mas por el momento le mando un cordial saludo
Reciba mis mas altas consideraciones.

COMO SE REAliZA UNA CARtA
Para que te hagas una idea el tamaño
que permite leer bien un documento es
el Arial tamaño 11, y tener en cuenta
que si quieres usar otra fuente diferente
puede que necesites darle o quitarle
tamaño, compara por si acaso con el
Arial 11 para ver si se asemejan.
Para diferenciar los apartados o títulos
puedes usar el mismo tipo de letra u
otro pero siempre será de
tamaño equivalente a Arial 12 o 14.

QUE ES y COMO SE REAliZA
UN MEMORANdO
Un memorando es un informe en el
que se recopilan hechos y razones
que deben tenerse en cuenta en un
determinado asunto. Es una forma de
comunicar brevemente asuntos de
carácter administrativo a personas de
una empresa o institución.
Partes REDACTAR UN
MEMORANDO
Un memorando puede incluir las
siguientes líneas
Lugar y fecha (De:
Quien lo envía)
Para: (El
nombre en cuestión)
Asunto: El
motivo de documento

QUE ES y COMO SE REAliZA
UN MEMORANdO
luego se plantea el problema o asunto en cuestión, de manera breve después
vienen los detalles relevantes para finalizar con alguna directiva recomendación
concreta de acción.
ESTILO BLOQUE: Se diferencia del estilo bloque extremo por las líneas de
números(fecha), nombre del remitente y el asunto se coloca partiendo del
centro del escrito al margen derecho.
ESTILO BLOQUE EXTREMO: Todas las líneas parten del margen
izquierdo es el estilo mas utilizado y sencillo de hacer.
tiPO dE lEtRA y tAMAÑO.
Título: MEMORANDO. Centrado, en letra Arial, tamaño 14, en negrilla y
mayúscula fija, código de la dependencia ( número de consecutivo debe ser
el del rótulo)

PASOS
iMPORtANtES
dEl MEMORANdO
1. PRIMER PASO: Escribir el encabezado en donde
se va a especificar a quién va dirigido
el memorándum y quién lo envía, también se debe
incluir la fecha completa y exacta en la que
se escribió el documente, además del asunto que
se va a tratar en el memorándum. Siempre se
debe dirigir a los lectores por su nombre
completo.
2. SEGUNDO PASO :Es considerar quién será la
audiencia, quienes son las personas que van a
responder al memorándum, y es importante
adaptar el tono, la longitud y el nivel de formalidad
del documento dependiendo de la audiencia que
lo leerá. Se debe pensar en las prioridades y
preocupaciones del publico y se debe imaginar
que información será importante para ellos.
También se debe anticipar a cualquier pregunta
que puedan tener, de esa forma pensar en el
contenido del memorándum para que los
convenza.

PASOS
iMPORtANtES dEl
MEMORANdO
3.TERCER PASO: Es presentar el problema o asunto a
tratar a los lectores en la introducción. Se debe
proporcionar el contexto detrás de la acción que se vaya a
realizar, se incluye solamente la información necesaria sin
dejar de ser convincente.
4. CUARTO PASO: En este paso se sugieren formas de
abordar el asunto en la parte del resumen. Se va a resumir
las medidas importantes que quisiéramos que
los lectores adoptaran. Aquí también se pueden
poner algunas pruebas que respalden las recomendaciones.
5. QUINTO PASO: Respalda tu proceder en la sección
"discusión". Se debe ser persuasivo, también explicar las
manera en que los lectores se beneficiaran si se adoptan
las medidas recomendadas o en que se verán afectados
al no tomarlas en cuenta. Se debe brindar evidencias o
razones lógicas para las soluciones que
se están proponiendo, también se pueden poner gráficos
, listas o cuadros para convencer a la gente.

PASOS iMPORtANtES dEl
MEMORANdO
6.SEXTO PASO: Se refiere a terminar
el memorándum con un final amistoso
que replantee las medidas que quieres
que el lector adopte, si es posible
se debe brindar al lector un sentido de
solidaridad y optimismo.}
7. SEPTIMO PASO: es revisar y editar
el memorándum para asegurarse de
que sea claro, conciso, persuasivo y sin
errores, asegurarse de
ser consistente con el tipo de lenguaje
que se esta utilizando. Se debe revisar
la ortografía, la gramática y cualquier
otro error que se podría tener, también
hay que asegurarse de que el
contenido non sea muy extenso.

1.lugar y fecha
2.Codigo
3. Destinario
4. Asunto
5.Cuerpo
6. Despedida o antefirma.
PARtES dE UN
MEMORANdO
Luego vendría el comunicado muy breve, de
uno
o dos párrafos por lo usual. No existen
estándares
o reglas para el memorando
documento
por no ser un
muy formal, por lo que el asunto es bastante
libre y lo
que se busca es ir al grano
mas sencilla
posible para comunicar el mensaje.
de la manera

QUE ES y COMO SE REAliZA UNA
CiRCUlAR
Una circular se emite para un determinado grupo de personas con el fin de que la
noticia o información llegue a la totalidad del sector en el menor tiempo posible .
Una circular puede ser emitida,
EJE: por la administración de un edificio .
“Se le comunica a los srs……
CARACtERiStiCAS dE PRESENtACiÓN y REdACCiÓN.
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter
general, y carácter interno, este se utiliza para informar disposiciones, normas,
lineamientos y políticas, y la circular externa da a conocer reglas de negocios , nuevos
productos o servicios , entre otros.

Tratar un solo tema
ASPECtOS
QUE SE dEbEN
tENER EN
CUENtA EN
lA
ElAbORACiÓN
dE UNA
CiRCUlAR
iniciar y finalizar el texto con una frase de
cortesía
Redactar en forma clara, precisa, concreta y
concisa.
Usar un tratamiento respetuoso y cortés
Emplear un estilo gramatical gramatical natural
,sencillo y continuo .
Utilizar los formatos normalizados en el manual
de procedimientos de cada organización y
distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

PARtES dE UNA CiRCUlAR
ENCABEZADO: De cero a un interlinea, libre de la zona 1 se escribe la palabra
circular, en mayúscula sostenida y centrada , acompañada por el consecutivo
que la identifica, si se requiere.
CODIGO: Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del
encabezado, lugar de origen y fecha de elaboración, se recomienda escribirlo
a una o dos interlineas libres del código.
ENCABEZAMIENTO Y DESTINARIOS: De dos a tres interlineas , libres de la fecha
, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo
destinario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado.
TIPO Y TAMAÑO DE LETRA
Con el fin de garantizar que el contenido sea legible, se sugiere que cuando se
utilicen medios mecánicos los caracteres con los que se imprima el texto
sean tipo de letra Arial, Times New Roman o Calibri y como mínimo
del tamaño diez.1

PARtES dE UNA CiRCUlAR
ASUNTO: Se escribe a dos interlineas
libres
de los datos de destinado contra el margen
izquierdo.
SALUDO: Se incluye el inicio del texto
TEXTO: se inicia de dos o tres interlineas
libres del asunto. Se escribe a interlineación
sencilla y cada párrafo se prepara se separa
del interior con una interlinea libre.
DESPEDIDA: se escribe de una o dos
interlineas libres del texto
Remitente y firmas responsables , colocar
solo un nombre y el cargo

QUE ES y COMO SE
REAliZA UN ACtA
Un acta es un documento mediante el cual se
constatan los hechos, las convenciones, las
deliberaciones , o los acuerdos llevados a cabo
en una reunión determinada. La finalidad principal
de este tipo de documento es dejar constancia
de estos hechos comentados anteriormente y dar
validez a lo que se ha acordado.
COMO SE REDATA UN ACTA
ESTRUCTURA:
Hay elementos que son obligatorios en un acta como
lo son la identificación de la reunión, la consignación
de los asistentes , un resumen de la sesión y del
turno de palabras, de los acuerdos que se han
realizado y de las votaciones y la formula final. por
otro lado, hay elementos que son optativos y, por lo
tanto no siempre aparecen en un acta . Algunos de
estos elementos son el orden del día, la referencia a
temas pendientes y los anexos .

QUE ES
y COMO SE
REAliZA
UN ACtA
IDENTIFICACIÓN DE LA REUNIÓN:
Nombre del organismo, numero de la
sesión, fecha, hora, lugar.
ASISTENCIA: Personas que asistieron, o
personas que no asistieron
( NOMBRES APELLIDOS Y CARGO), orden
del día
opcional.
DESARROLLO DE LA SESIÓN Y
RESUMEN DE PALABRAS: fórmula
desarrollo de la sesión, Fórmula turno de
palabra.
DELIBERACIONES, ACUERDOS Y
RESUMEN DE LAS VOTACIONES
:Acuerdos Desacuerdos ,Resumen de las
votaciones.

CRitERiOS
GENERAlES
dE
REdACCiÓN
y EStilO
Encabezamiento o título
El encabezamiento hace referencia a los datos
que identifican a los asistentes y organizadores
de la reunión. Además, el encabezamiento
permite una buena lectura del acta. Cuando se
hace referencia al cargo de una persona, éste
debe estar en minúscula, excepto cuando va
seguido de un tratamiento protocolario, como
explicaremos más adelante. En cuanto a los
títulos y protocolo, es preferible utilizar el
tratamiento señor/señora cuando no sabemos el
tratamiento que se debe utilizar con alguien.

tiPO y tAMAÑO
dE lEtRA
1. Las actas deben presentarse en
papel
tamaño carta.
2. El tipo de fuente que
se recomienda utilizar fuente Arial
o Times New Román, tamaño
de fuente 12.

BOGOTA, 2020