GUÍA SOFTWARE

TEMA: GUÍA SOFTWARE CONTABLE
INTEGRANTES:
• Azogue Pacha Alexis David
• Carrasco Valencia Michelle Estefanía
• Díaz Villacrés Dayanara Nicole
• Granda Cevallos Sheylla Karellys
• Moreta Chuncha Nathaly Aide
• Andrade Flores Karina Lorena
• Lozada Torres Julissa Mishelle
DOCENTE: Ing. Alberto Luzuriaga
TIC II
3ro B
Octubre 2020 – enero 2021

CREACIÓN DE LA EMPRESA
En el software contable mi negocio la creación de empresa requiere de los siguientes
pasos:
1. OPCIÓN………UNIVERSIDAD,
2. OPCIÓN……... ALUMNOS
3. Seleccionar nuevo
4. Llenar datos en campos habilitantes
5. GUARDAR
CREACIÓN DE USUARIO
Para la creación de Usuario nos dirigimos a la opción de SEGURIDAD

Al dar clic en la opción seguridad se nos despliega una lista de opciones y vamos
a seleccionar la opción USUARIOS.
Luego de seleccionar la opción Usuarios, se nos despliega una lista de los usuarios
del software contable en caso de existir, si queremos agregar un nuevo usuario
presionamos en la opción NUEVO.

Luego de abrir la opción nueva, procedemos a llenar la información del usuario que se
desea ingresar, como se muestra en el ejemplo, es necesario que el usuario ponga una
clave para que pueda acordarse al momento de iniciar sesión, en la parte inferior
seleccionar todas las opciones con un visto para que el usuario tenga acceso a todas las
opciones en el software y finalmente dar clic en GUARDAR y automáticamente se guarda
el usuario.
INGRESAR EL PLAN DE CUENTAS
1. Para ingresar el plan de cuentas en el software debemos ir al módulo de
CONTABILIDAD al apartado PLAN DE CUENTAS.

2. Luego nos dirigimos a NUEVO y llenamos los parámetros solicitados, teniendo
en consideración la naturaleza de cada cuenta.
INGRESO DE LAS CUENTAS POR DEFECTO
1. Ingresamos al software contable.
2. Nos dirigimos al módulo Contabilidad.
3. Seleccionamos Cuentas por defecto.

4. Nos aparecerá una lista de cuentas que por defecto el software contable presenta.
5. Relacionamos las cuentas que el software presenta con las cuentas que hemos
ingresado según nuestro plan de cuentas.
6. Seleccionamos una cuenta y damos clic en la pestaña modificar, buscamos la
cuenta y guardamos.
CREACIÓN DE ARCHIVOS MAESTROS PROVEEDORES

5.1.- Ingresar al módulo compras.
5.2.- Dar clic en el apartado proveedores.
5.3.- Para registrar compras seleccionamos en nuevo.
5.3.1.- Si se ha registrado un proveedor y sus datos son erroneos, seleccione
modificar.
5.3.2.- Si un proveedor ya registrado podemos asignarlo como: desactivar o activar.
5.3.3.- Dar click en refrescar para actualizar datos.
5.3.4.- Dar click en contactos para apreciar una lista de nuestros contactos con
respecto a proveedores.
5.4.- Selecciona de una lista el tipo de indentificacion para tu proveedor.
5.5.- Ingresa según la elección anterior los datos del proveedor. (En nuestro caso
RUC)
5.6.- Ingresa la razón social del proveedor.
5.7.- Ingresa la dirección de tu proveedor.

5.8.- Ingresa los o el teléfono con el cual podemos comunicarnos con nuestro
proveedor.
5.9.- Ingresa el email electrónico de la empresa del proveedor.
5.10.- Ingresa el nombre comercial con el que se conoce a la empresa del proveedor.
5.11.- Se puede asignar una observación para identificar al proveedor.
5.12. Seleccionar del plan de cuentas la cuenta contable al cual se le asignara al
proveedor.
5.13.- Llenar el tipo de contribuyente al cual pertenece.
5.14.- Asignar si es o no agente de retención, colocar su leyenda y dependiendo de su
Régimen Mic seleccionarlo o no.
5.15.- Dar click en guardar una vez llenado los datos o cancelar si no es correcta la
información.

5-16- Repite los pasos para seguir ingresando proveedores y como resultado se da:
5.16.1.- Se puede activar o no a ese proveedor.
CREACIÓN DE ARCHIVOS MAESTROS CLIENTES
6.1.- Ingresar al módulo ventas.
6.2.- Dar clic en el apartado clientes.
6.3.- Para registrar compras seleccionamos en nuevo.
6.3.1.- Si se ha registrado un proveedor y sus datos son erroneos, seleccione
modificar.
6.3.2.- Si un cliente ya registrado podemos asignarlo como: desactivar o activar.
6.3.3.- Dar click en refrescar para actualizar datos.
6.3.4.- Dar click en contactos para apreciar una lista de nuestros contactos con
respecto a clientes.
6.3.5.- Dar click en adjuntos para recopilar informacion del cliente.
6.3.6.- Dar click en sucursales cuando deseamos saber cuantos establecimientos tiene
nuestro cliente.
6.4.- Ingresa los datos del cliente. (En nuestro caso RUC)

6.4.- Selecciona de una lista el tipo de indentificacion para tu proveedor.
6.5.- Ingresa la razón social del cliente.
6.6.- Ingresa la dirección del cliente.
6.7.- Ingresa los o el teléfono con el cual podemos comunicarnos con nuestro cliente.
6.8 Ingresa el email electrónico de la empresa del cliente.
6.9.- Ingresa el nombre comercial con el que se conoce a la empresa del cliente.
6.10.- Buscar tanto la ciudad y parroquia en donde se encuentra la empresa de nuestro
cliente.
6.11.- Seleccione de una lista grupo de cliente.

6.12.- Seleccione de una lista vendedor cliente.
6.12.- Seleccione de una lista la zona.
6.13.- Llenar por una pequeña descripción la sector y observación para identificar al
cliente.
6.14.- seleccionamos de una lista los siguientes datos si son proporcionados por el cliente.
6.15.- Dar click en guardar una vez llenado los datos o cancelar si no es correcta la
información.
6-16- Repite los pasos para seguir ingresando clientes y como resultado se da:
INVENTARIOS

1. Nos dirigimos al módulo Inventarios.
2. Seleccionamos la opción INGRESO DE INVENTARIO
3. Opción Nuevo
4. Registramos Proveedor y Cuenta
5. Buscamos el producto que deseamos (automáticamente se genera el precio)
6. Seleccionamos Bodega
7. Clic Guardar
CREACIÓN DE ARCHIVOS MAESTROS FORMAS DE PAGO
Paso 1: Para crear las formas de pago para Proveedores y clientes, nos dirigimos
al módulo de seguridad, a la opción “Términos de pago”.

Paso 2: Una vez selecciona la opción se desplegará el formulario para administrar
Términos de pago, y para añadir una nueva “forma de pago”, seleccionamos nuevo.
Paso 3: Una vez seleccionada la opción nueva, se desplegará un cuadro de dialogo
donde podremos ingresar todos los parámetros necesario para configurar el término de
pago. (Nombre, descripción, Días Neto, N. Cuotas, Periodicidad)
Paso 4: Para generar las diferentes cuotas, hay que elegir de una manera correcta la
periodicidad, sin embargo, en caso de haber algún error con las cuotas generadas, se
puede modificar manualmente. Y, luego le damos a Guardar.
INGRESO DEL BANCO CON EL QUE SE VA A TRABAJAR

1. Ingresamos al software contable.
2. Nos dirigimos al módulo Contabilidad.
3. Seleccionamos Bancos.
4. Damos clic en la pestaña nuevo.
5. Introducimos todos los datos que requiere el software.
6. Procedemos a guardar.
INGRESO DE COMPRAS
Paso 1: Para ingresar compras. Nos dirigimos al módulo Compras y seleccionamos la
opción “Compras”.

Paso 2: Una vez que seleccionamos, la opción compras, se nos abrirá el módulo para
administrar facturas de compras, luego, nos dirigimos al botón nuevo.

Paso 3: Una vez seleccionado el botón nuevo, se desplegará el menú, para llenar los
datos de la factura de compra, llenar los datos en base a los archivos creados
anteriormente.
Paso 4: Posterior al ingreso de los datos en la factura, seleccionaremos la forma de
pago, en la opción, formas de pago, que ya ingresamos anteriormente.

Paso 5: Si requiere retención, seleccionamos la opción retención, y dependiendo del
proveedor y la compra, seleccionamos el porcentaje de retención. Una vez ingresado
todos los datos seleccionamos la opción guardar.
INGRESO DE VENTAS
1. Para ingresar ventas en el software debemos dirigirnos al módulo de VENTAS
al apartado FACTURAS iniciando con ABRIR CAJA con el monto respectivo.

2. Después en la opción NUEVO llenamos cada uno de los apartados solicitados.
3. Para que la factura este bien generada debemos ir a las opciones FORMA DE
PAGO y RETENCION llenando cada uno con sus respectivos datos.
GASTOS

1. Seleccionamos módulo Compras
2. Opción COMPRAS
3. Nos dirigimos al icono Nuevo
4. Antes de registrar, nos dirigimos al final y seleccionamos GASTO.
5. Buscamos nuestros Proveedor
6. Editamos (Doc. Sustento)
7. Procedemos a llenar los datos pedimos como son: Fecha, Establecimiento,
Comprobante, Autorización.
8. Clic Guardar.
INGRESO DE ASIENTOS EN EL LIBRO DIARIO
Como primer punto debemos tener el primer asiento de apertura o asiento de situación
inicial
1. Primero nos dirigimos a la pestaña contabilidad.
2. Segundo damos clip en libro diario y se nos abre una pantalla

3. Tercero damos clip en nuevo y se nos abrirá una pantalla en donde deberemos ir
llenando cada uno de los puntos que nos pide.
4. Damos clip en agregar y vamos seleccionando una de nuestras cuentas de activo
o pasivo de nuestro plan de cuentas.
Una vez seleccionadas nuestras cuentas damos clip en guardar y así se nos genera
nuestro asiento contable.

GENERACIÓN DE MOVIMIENTOS BANCARIOS
1. Ingresamos al software contable.
2. Nos dirigimos al módulo Contabilidad.
3. Seleccionamos Movimientos Bancarios.

4. Damos clic en la pestaña nuevo.
5. Introducimos los datos que requiere el software.
6. Generamos el asiento con las respectivas cuentas a utilizar.
7. Guardamos y queda listo el movimiento bancario.
GENERAR LA DEPRECIACIÓN
Paso 1: Para generar la depreciación, nos dirigimos al módulo de contabilidad, la
opción, Activos fijos, posterior su registro en el módulo de compras.

Paso 2: Una vez registrados los activos fijos en compras, se enlistarán dentro del
formulario de activos fijos.
Paso 3: Una vez allí, seleccionamos el activo fijo a depreciar, dependiendo de sus años
de uso, y su valor inicial. Y luego, guardamos.
GENERAR PAGOS EMITIDOS
Para generar pagos emitidos presionamos clic en la opción de CUENTAS X PAGAR.

Al dar clic en la opción cuentas x pagar se nos despliega una lista de opciones y vamos a
seleccionar la opción PAGOS EMITIDOS.
Luego de abrir la opción pagos emitidos, presionamos clic en la opción NUEVO
PAGO.

Luego de presionar la opción nuevo pago, se nos abre un cuadro en el se debe seleccionar
al proveedor al que se va a realizar el pago, al dar clic en BUSCAR proveedor se abre una
lista de los proveedores y seleccionamos el proveedor al que se va realizar el pago, una
vez se seleccionado el proveedor damos clic en en SELECCIONAR.
Una vez seleccionado el proveedor, presionamos clic en la opción CUOTAS POR
PAGAR y automáticamente se abre las cuotas que debemos pagar al proveedor
seleccionado con el valor respectivo.

Colocamos un visto en las compras que queremos realizar el pago, colocamos en saldo a
pagar el valor que se va a cancelar en caso de no querer cancelar todo, en este caso se va
a cancelar el 50%, seleccionamos la forma de pago ya sea en cheque efectivo, etc., la
fecha y la observación respectiva del pago, una vez llenado toda la información
presionamos clic en PAGAR

GENERAR PAGOS RECIBIDOS
17.1.- Ingresar a las cuentas por cobrar.
17.2.- Dar clic en el apartado pagos recibidos.
17.3.- Para registrar compras seleccionamos en ingresar pago.
17.3.1.- Si se ha registrado un pago y sus datos son erroneos, seleccione modificar.
17.3.2.- Si un pago ya registrado podemos podemos anularlo.
17.3.3.- Dar click en refrescar para actualizar datos.
17.3.4.- Dar click en imprimir pago para constancia.
17.3.5.- Dar click en ver asiento si se desea apreciar ese pago.
17.4.- Ingresamos los datos del cliente.
17.5.- Del cuadro a continuación damos click en la pestaña cuotas por pagar.
17.5.6.- Llenaremos el saldo pagar con la cantidad que se desea pagar por parte del
cliente a la empresa.
17.15.- Dar clic en guardar una vez llenado los datos o cancelar si no es correcta la
información.

17.16- Repite los pasos para seguir ingresando pagos y como resultado se da:
GENERAR LIBRO DIARIO
1. Para generar el libro diario debemos ingresar en el módulo R.
CONTABILIDAD al apartado R. LIBRO DIARIO
2. Después llenamos las opciones de fecha de inicio y fecha final para así
generar todo nuestro libro diario.

MAYORES
1. Nos dirigimos al módulo Reportes Contabilidad
2. Seleccionamos REPORTE LIBRO MAYOR
3. Ubicamos la fecha DESDE – HASTA
4. Finalmente Filtrar
GENERAR BALANCE DE COMPROBACIÓN
1. Primero nos dirigimos donde dice R. Contabilidad damos clip
2. Como segundo punto se nos va abrir una fila de nombres donde seleccionamos
Balance de comprobación
Y se nos va abrir una pantalla, seleccionamos nuevo, se nos va abrir otra pantalla y
vamos llenando todos los campos habilitantes.

3. GUARDAR.
GENERAR EL ESTADO DE RESULTADOS
Para generar el Estado de Resultados nos dirigimos a la opción de R. CONTABILIDAD.
Al dar clic en la opción R. Contabilidad se nos despliega una lista de opciones y vamos a
seleccionar la opción BALANCES RESULTADO, luego de ello seleccionamos la opción
NUEVO.

Seleccionamos el mes o período en el que se quiera generar el estado de resultados, luego
de ellos presionamos clic en la opción GENERAR BALANCE RESULTADO.

Una vez que se haya presionado en generar Balance de Resultados se nos genera
automáticamente el Estado de Resultados como se muestra a continuación.
GENERAR ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
22.1.- Ingresar al módulo R. CONTABILIDAD.
22.2.- Dar clic en el apartado Balance Situación.
22.3.- Para registrar el Estado de Situación Financiera seleccionamos en nuevo.

22.3.1.- Si se ha registrado un estado con sus datos, seleccione visualizar.
6.3.2.- Si un estado ya registrado podemos eliminarlo.
6.3.3.- Dar click en refrescar para actualizar datos.
6.3.4.- Dar click en generar reportes para visualizar dichos datos.
22.4.- Seleccione por medio de una lista los datos como tipo balance y mes.
23.5.- Registraremos periodo y fecha.
23.4.- Seleccione en una lista el dato de balance de resultado previamente hecho, dar click
en generar balance situación.
23.5.- Ingresaremos los datos de activo, pasivo, patrimonio y resultado.
23.6.- Se observará el estado de las cuentas de la empresa.

23.7.- Para generar el ESTADO DE SITUACION FINANCIERA, seleccionaremos una
fila de datos y daremos clic en Generar reporte.
Nos dará la opción de visualizarla en Excel y Word, selecciona el de tu preferencia.
ATS

1. Nos dirigimos al módulo Tributación
2. Seleccionamos la opción ATS
3. En esta parte tenemos dos maneras de generar el ATS (Excel – SRI)
EXCEL
1. Seleccionamos el año y mes del registro contable de nuestra empresa
2. Marcamos Incluir Facturas y Generar Soportes
3. Clic en GENERAR
4. Al final aparecerá una ventanilla que nos dará la opción de Descarga.
5. Clic derecho en Descarga y seleccionamos Abrir enlace en otra pestaña
6. Se nos abrirá el ATS en Excel.
DIMM (SRI)
1. Seleccionamos el año y mes del registro contable de nuestra empresa
2. Clic en GENERAR
3. Al final aparecerá una ventanilla que nos dará la opción de Descarga.
4. Clic derecho en Descarga y seleccionamos Abrir enlace en otra pestaña
5. Se nos descargara el ATS en documento XML
6. Nos dirigimos a la plataforma DIMM
7. Opción HERRAMIENTAS ATS
8. Clic en VALIDAR ANEXO TRANSACCIONAL
9. Nos aparecerá una ventanilla que nos da la opción BUSCAR, damos CLICK
10. Clic en el documento ATS
11. Clic FINALIZAR
12. Se nos abrirá una ventanilla más donde se generará los errores que tenga el
documento.
13. En caso de que el documento tenga errores procedemos a corregirlos
14. Nos dirigimos a descargas o donde tengamos guardado el documento ATS
15. Clic derecho ABRIR CON… Notas
16. Desde ahí corregiremos el documento y guardamos.
17. Volvemos a ingresar nuestro documento ATS en la plataforma DIMM.
18. Si el documento ya no contiene errores el ATS se generar automáticamente.
GENERACIÓN DEL FORMULARIO 103
1. Ingresamos al software contable.
2. Nos dirigimos al módulo de reportes.
3. Seleccionamos Formulario 103.

4. Ubicamos el año, mes correspondiente y la forma en la que deseamos que se genere el
Formulario 103.
5. Damos clic en generar.
6. Y automáticamente se genera el Formulario 103.

7. Descargamos el archivo y listo.
GENERAR FORMULARIO 104
Para generar el Formulario 104 nos dirigimos a la opción de REPORTES.
Al dar clic en la opción Reportes se nos despliega una lista de opciones y vamos a
seleccionar la opción FORMULARIO 104.

Procedemos a llenar el año, mes y el tipo de factura, luego de ello presionamos la
opción generar y automáticamente se genera el Formulario 104.
Seleccionamos si se quiere generar el archivo en Word o Excel y automáticamente se
genera en la opción que se necesita ya sea Word o Excel.