Procedimiento Servicio a Domicilio

PROCESO SERVICIOS PARA EL ACCESO DE LA INFORMACIÓN
SERVICIO A DOMICILIO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
FECHA:
Página
1. ESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. Actividad ¿qué? Descripción - ¿cómo? Área responsable Cargo - Rol Registro/Aplicativo
1
Realizar
búsqueda por
catálogo
Ingresa al portal Web www.biblored.gov.co e ingresar
al vinculo de catálogo.
Usuario N/A OPAC
2
3
Realizar
búsqueda del
material a
solicitar
Realizar la
solicitud del
material
solicitado
Selecciona el material Bibliográfico y selecciona la
opción préstamo a domicilio.
Ingresa a la cuenta para finalizar el registro de la
solicitud.
Nota: Se deben diligenciar todos los espacios en el
sistema OPAC para realizar la solicitud.
Usuario N/A OPAC
Usuario
N/A
Correo electrónico
de la solicitud
realizada
OPAC
4
Ingresar al
sistema
bibliográfico
Revisa las solicitudes y valida que las mismas han
ingresado al sistema bibliográfico.
Circulación y
préstamo
Auxiliares
Drive
OPAC
5
Validar si el
material está
disponible
Verifica en el catálogo si está disponible y procede a
validar que el material está dentro de la colección. ©
Circulación y
préstamo
Auxiliares
Validación Drive
6
Validar si el
material está
disponible
Si está
Si está el material, se llama al usuario para informarle
que si se encuentra el material solicitado.
Circulación y
préstamo
Auxiliares
OPAC
FR-05-PR-MEJ-01 V3
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VERSIÓN:
FECHA:
Página
7
8
9
Validar si el
material está
disponible
No está
Prestar y
embalar el
material
solicitado
Informar a la
Biblioteca
mayor.
Si no está, se llama al usuario para brindarle
alternativas 1. Buscar en otra biblioteca 2.
Recomendar otro material.
Presta, empaca y rotula el material con los datos del
usuario.
Ver procedimiento de Préstamo y Renovación.
Elabora comunicación interna, especificando en el
asunto que son solicitudes de préstamo a domicilio y
llamar a la Biblioteca mayor para agendar la
recolección de los paquetes relacionados.
Circulación y
préstamo
Circulación y
préstamo
Circulación y
préstamo locales
Auxiliares
Auxiliares
Auxiliares
OPAC
Drive
Memorando
Pasa a fin del procedimiento
10
Verificar la
entrega con el
mensajero
Revisa la información y se agrupa por bibliotecas
mayores y asigna la ruta del mensajero. ©
Circulación y
préstamo
Auxiliares Biblioteca
Mayor
Planilla y memorando
11
12
Firmar
recepción del
material
Organiza
Planillas para
nuevas Rutas
13 Firmar planilla
14
15
Recepción de
Planillas
Archivar
Planillas
Firma la planilla ya sea por parte del usuario o por la
biblioteca mayor que recibe el material.
Organiza las planillas para que el mensajero realice la
entrega del material a los usuarios.
Firma planilla de la recepción del material entregado
por parte del mensajero.
Reciben y revisan las planillas que estén con firmas y
sellos y se escanean. ©
Sube las planillas escaneadas a carpeta electrónica
“Servicios a domicilio” como archivo y trazabilidad del
procedimiento. ©
Usuario y funcionario
de Biblioteca mayor
Funcionario de
Biblioteca mayor
Usuario y funcionario
de Biblioteca mayor
Auxiliares Biblioteca
Mayor
Planilla firmada
Planilla y memorando
Usuario N/A Planilla Firmada
Circulación y
préstamo
Circulación y
préstamo
Auxiliares Biblioteca
Mayor
Auxiliares Biblioteca
Mayor
Planillas con firmas, sellos y
escaneadas
Carpeta electrónica
“Servicios a Domicilio”
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Página
2. PUNTOS DE CONTROL
No.
5
10
14
15
Fin procedimiento
CONTROL
Los auxiliares del área circulación y préstamo
verifican mediante consulta en el catálogo si está
disponible el material solicitado y procede a validar
que está dentro de la colección. ©
Los auxiliares de circulación y préstamo DE
Biblioteca Mayor revisan la información y se agrupa
por bibliotecas mayores y asigna la ruta del
mensajero. ©
Los auxiliares de circulación y préstamo reciben y
revisan las planillas que estén con firmas y sellos y se
escanean. ©
Subir las planillas escaneadas a carpeta electrónica
“Servicios a domicilio” como archivo y trazabilidad
del procedimiento. ©
3. PRODUCTO O SERVICIO RESULTANTE
Responsable
del Control
Auxiliares del
área circulación
y préstamo
Auxiliares del
área circulación
y préstamo de
Biblioteca
Mayor
Auxiliares del
área circulación
y préstamo de
Biblioteca
Mayor
Auxiliares del
área circulación
y préstamo de
Biblioteca
Mayor
Tipo de Control Implementación Frecuencia Evidencia
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Automático
(Drive)
Manual
Manual
(Planillas y
memorandos)
Automático
Carpeta
electrónica
“Servicios a
Domicilio”
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Validación
Drive
Planilla y
memorando
Planillas con
firmas, sellos
y
escaneadas
Carpeta
electrónica
“Servicios a
Domicilio”
Material prestado de manera ágil y oportuno a los usuarios que solicitaron el servicio de préstamo a domicilio.
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
FR-05-PR-MEJ-01 V3
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Página
NOMBRE CODIGO FISICO MAGNÉTICO APLICATIVO
Tránsito Material
Bibliográfico
N/A X https://docs.google.com/document/d/12kKYZtlLS4piV9SwVIxYddWjA2USdQ4a/edit
Interbibliotecario
Tránsito Material
Bibliográfico Para N/A
https://drive.google.com/drive/search?q=Tr%C3%A1nsito%20Material%20Bibliogr%C3%A1fico%20Pa
X
domicilio entre
ra%20domicilio%20entre%20Centro%20Territorial
Centro Territorial
Tránsito Material
Bibliográfico
N/A X https://docs.google.com/document/d/1cmfTZtel92Q49kDnPUSmlaWmL6V60Zq2/edit
Servicio a domicilio
Rótulos N/A https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Ct_PGEsrUTG5cR-
X
NFw15t00l1gZR4Vrn/edit#gid=1309575915
Planillas N/A X https://drive.google.com/drive/folders/17EnhU86dFcV_5s4JksUWorf7s8y40pSf
Procedimiento
Préstamo y
Renovación
N/A X https://drive.google.com/drive/folders/1eyaZDFKHVCYmPSCPWtYRVVsyLgTzhCdn
5. CONTROL DE CAMBIOS
No. CAMBIOS REALIZADOS
01 Creación del documento.
XX
Ver Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documento / Radicado: Fecha: 13/01/2022
(Anotaciones de los cambios o ajustes relevantes en el documento)
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Página
ELABORÓ
Persona(s) responsable(s) de proyectar la modificación y/o ajuste del
documento
REVISÓ
Persona(s) responsable(s) de verificar que el documento contenga los
lineamientos establecidos
APROBÓ
Responsable de Proceso quién debe hacer cumplir el
contenido establecido en el documento
Nombre: Dorys Helena Benito
Nombre: Diana Marcela Valero Orjuela
Nombre: Magda Milena Lugo
Neidy Suhail Torres
Cristian Torres
Juan Carlos Ricaurte
Jeison Pineda
Cargo: Profesional Servicios de Sala
Cargo: Profesional Senior SIC
Cargo: Líder de la Línea de Servicios DLB - SCRD
Profesional Servicios de Sala
Profesional Servicios de Sala
Profesional de Servicios
Profesional de Servicios
Firma: Firma: Firma:
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