2. - Kansanopistot
2. - Kansanopistot
2. - Kansanopistot
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
ulkoisen auditoinnin toteutus<br />
Auditointipäivinä edetään etukäteen saadun<br />
ohjelman mukaan ja paneudutaan<br />
opiston toimintaan. Arvioinnissa selvitetään,<br />
miten opiston toiminta täyttää<br />
ISO 9001:2008 standardin ja ympäristöjärjestelmän<br />
ISO 14001:2004 vaatimukset.<br />
Standardit edellyttävät oppilaitosta<br />
tunnistamaan ja kuvaamaan tiettyjä<br />
käytäntöjä, mutta ne eivät aseta toiminnalle<br />
tavoitteita eivätkä sisällöllisiä vaatimuksia.<br />
Se, miten ja millaisin käytännöin<br />
oppilaitosta johdetaan, voidaan ratkaista<br />
kussakin oppilaitoksessa sille parhaiten<br />
soveltuvalla tavalla.<br />
johdon osuus<br />
Arviointi alkaa tavallisesti johdon osuudella.<br />
Siinä käydään läpi, miten johtamisessa<br />
huomioidaan lain ja viranomaisten<br />
vaatimukset, ennakoidaan muuttuvat toimintaympäristö-<br />
ja asiakasvaatimukset.<br />
Arvioinnissa kysytään, miten oppilaitoksen<br />
toiminnalliset tavoitteet asetetaan ja<br />
miten opetuksen ja palvelujen toimintaedellytykset<br />
on varmistettu. Huomio on<br />
siinä, miten opiston strateginen johtaminen<br />
tukee opiston kokonaistoimintaa.<br />
Ulkoisen arvioinnin on perustuttava<br />
näyttöön, joten arviointi tehdään pääsääntöisesti<br />
haastattelujen ja asiakirjojen<br />
pohjalta. Tärkeä asiakirja on johdon<br />
katselmuksen pöytäkirja, sillä katselmuksessa<br />
luodaan kokonaisnäkemys opiston<br />
toiminnan tuloksista ja laadusta.<br />
Kankaanpään opistossa johdon katselmus<br />
pidetään kaksi kertaa vuodessa.<br />
Tähän osallistuvat johtoryhmä ja käsiteltävien<br />
asioiden mukaan opiston muita<br />
työntekijöitä. Usein katselmus kestää<br />
koko päivän, ainakin useita tunteja. Katselmuksessa<br />
käydään keskusteluja ja tehdään<br />
kehittämistä koskevia päätöksiä, arvioidaan<br />
laadunhallintajärjestelmän toimivuutta,<br />
laatupolitiikan ohjaavuutta sekä<br />
toiminnasta saatuja tuloksia.<br />
Tällaisia tuloksia ovat mm. toimintasuunnitelmassa<br />
asetettujen tavoitteiden<br />
toteutuminen, opiskelija- ja yhteistyöta-<br />
hojen palautteet, työssäjaksamis- ja työtyytyväisyyskyselyt,<br />
oppilaitoksen imagoa<br />
kartoittavat kyselyt sekä koulutusohjelmien<br />
toteutukseen tai muuhun toimintaan<br />
kohdistetut sisäiset auditoinnit. Katselmoinnin<br />
perusteella johto tietää, millä<br />
tasolla toiminnan laatu on ja miten toiminta<br />
on toteutunut suhteessa asetettuihin<br />
tavoitteisiin.<br />
Tarvittavat parantamistoimenpiteet<br />
voidaan käynnistää välittömästi tai varmistaa,<br />
että jo tehdyt korjaavat ja kehittävät<br />
toimenpiteet ovat vaikuttaneet toivotulla<br />
tavalla. Katselmoinnissa käsitellyt<br />
asiat kirjataan, ja pöytäkirja on koko henkilöstön<br />
saatavilla samalla tavalla kuin<br />
kaikki muutkin pöytäkirjat tai muistiot,<br />
joita opiston toiminnassa syntyy.<br />
toiminnan arviointi<br />
Johdon osuuden jälkeen arvioijat käyvät<br />
läpi toiminnan osa-alueita. Opetus ja muu<br />
keskeinen toiminta on kuvattu toimintakäsikirjassa<br />
ja tarkennettu tarpeen mukaan<br />
toimintakohtaisissa ohjeissa. Ohjeet kuvaavat,<br />
miten opistossa kyseinen tehtävä<br />
toteutuu. Kuvaukset ovat syntyneet vuosien<br />
varrella vastuualueella työskentelevien<br />
henkilöiden yhteistyön tuloksena.<br />
Laatujärjestelmän sertifiointi vuonna<br />
2005 osoitti, että kehittämistyössä oli saavutettu<br />
puolueettomasti tunnustettu taso.<br />
Sertifiointivalmiuden ylläpito edellyttää,<br />
että kullakin vastuualueella tai koulutusalalla<br />
työskentelevät henkilöt huolehtivat<br />
kuvausten ja ohjeiden ajantasaisuudesta.<br />
Heidän vastuullaan on myös<br />
nk. tallenteiden ylläpito eli edellytettyjen<br />
ja työn tuloksena syntyvien kirjaamiskäytäntöjen<br />
hallinta.<br />
Ulkoisessa arvioinnissa arvioijat haastattelevat<br />
vastuualueella työskenteleviä<br />
henkilöitä etukäteen saamiensa kuvausten<br />
perusteella. Tavoitteena on saada varmuus<br />
siitä, että sekä ohjeet että johdolliset<br />
toimenpiteet tukevat työtä toivotulla<br />
tavalla ja mahdollistavat laadun toteutumisen.<br />
Arvioinnissa henkilöstön kanssa<br />
keskustellaan asetetuista tavoitteista, yhteisistä<br />
toimintatavoista ja niiden kuvauksista,<br />
sovittujen seurantakäytäntöjen to-<br />
teutuksesta, tulosten arvioinnista ja kehittämistavoista.<br />
arvioinneista saatu hyöty<br />
Henkilöstön mielestä antoisimmaksi on<br />
arvioinneissa osoittautunut niihin valmistautuminen<br />
ja itse arviointitilanteessa<br />
saatu huomio. Systemaattinen arviointikäytäntö<br />
tuo yhteiseen työskentelyyn<br />
ryhtiä ja harjaannuttaa oman toiminnan<br />
objektiiviseen tarkasteluun.<br />
Keskustelut, joita arvioijien ja henkilöstön<br />
kesken syntyy, ovat usein olleet merkittäviä<br />
liikahduksia toiminnan kehittämisessä.<br />
Arvioinnit antavat mahdollisuuden pysähtyä<br />
yhdessä tarkastelemaan sitä, miten<br />
työskennellään ja miten työtä voidaan kehittää.<br />
Eduksi on ollut se, että henkilöstön<br />
toteuttamat sisäiset auditoinnit ovat harjaannuttaneet<br />
työn kehittämiseen. Henkilöstö<br />
saa aina sekä suullisen että kirjallisen<br />
palautteen arviointikäynneistä. Palaute<br />
koostuu toiminnassa havaituista vahvuuksista<br />
sekä kehittämistä koskevista kommenteista,<br />
jotka on syytä huomioida ja mahdollisesti<br />
myös poikkeamista.<br />
Ulkoisissa auditoinneissa poikkeamat<br />
luokitellaan lieviksi ja vakaviksi. Sertifiointitulos<br />
on hyväksytty silloin, kun siinä<br />
ei havaita vakavia poikkeamia. Lieviä<br />
poikkeamia saa tulla ja niiden kuntoon<br />
laittamiseen saadaan tavallisimmin 2-3 kk<br />
aikaa. Kun korjaukset on tehty ja niistä<br />
toimitettu raportit arvioijille, on sertifiointiarviointi<br />
hyväksytysti suoritettu.<br />
Auditoinneista saadut raportit käsitellään<br />
aina yhdessä henkilöstön kanssa<br />
ja siksi niistä on tullut vuosien aikana<br />
vahva tuki kehittämistyölle. Merkittävin<br />
hyöty laadun kehittämisestä ja toiminnan<br />
arvioinnista lienee siinä, että henkilöstö<br />
näkee omat vaikutusmahdollisuutensa ja<br />
innostuu käyttämään niitä, sillä laadunkehittäminen<br />
on yhteistyötä. Haasteista<br />
selviäminen vaatii yhteistyötä ja yhdessä<br />
onnistuminen on arvokkainta, mitä työ<br />
voi tekijöilleen tarjota. <br />
Teksti: Mirja Antila, laatupäällikkö,<br />
Kankaanpään opisto<br />
Kuva: Elina Mäkinen<br />
kansanopisto 4 * 2010 5<br />
L<br />
l a a t u j a a r v i o i n t i
Change language