Rotaryklubin vuosikello

KlubihallintoCorporate Governance – Hyvä hallintotapa2013 / MKa1

Klubihallinto

Asianmukaisesti hoidettu klubihallintoon perusta ja edellytys sujuvalle toiminnalleKun hallinto on kunnossa voi keskittyä toimintaanHallinnon tehtävät tulee roolittaa vuosittain.

KLUBIHALLINNON LÄHTÖKOHDATPostia RI:lta ja piiriltäOhjekirjatKlubipresidenttiKlubin suunnitelmatKlubin talousKlubin hallitusKlubisihteeriRahastonhoitaja

Rotaryklubin vuosikello2012-132012 / MKa5

Rotaryklubin vuosikelloToimintasuunnitelmattulevalle vuodelleVitjojen vaihtokesäkuuKesätaukomax 3 peräkk.kokoustaIlmoitukset yhdistysrekisteriinRI:n SAR-raportti japer capita- maksut 1.7.Toimintakertomusja tilinpäätösRI:n kansainvälinenkongressitoveruusryhmätjäsenistölaajennusVuosikokous syyslokakuussaUuden rotaryvuodensuunnitteluPiirikonferenssi2.maksuerä SR:lleja piirillePETS ja piirineuvottelurotarylehdetluku- jakirjoitustaitokv. yhteisymmärrysrotarytietousuudetsukupolvetammattipalveluRotarysäätiöperhe1.maksuerä SR:lle ja piirilleDG-vierailut klubeissaelo - joulukuuVaalikokous: uudetvirkailijat vuodenloppuun mennessäMatrikkelitiedotajantasalleRI:n SAR-raportti ja percapita- maksut 1.1.Official Directory:tiedot SR:n jäsentietojärjestelmään6

Klubin tärkeät kokoukset• Vuosikokous syys-lokakuussa– vahvistetaan edellisen kauden toimintakertomus jatilinpäätös– käsitellään tulevan kauden toimintasuunnitelma jabudjetti– päätetään jäsenmaksut tulevalle kaudelle• Vaalikokous marras-joulukuussa– valitaan uudet klubivirkailijat seuraavalle kaudelle– tulevan kauden virkailijatiedot Suomen Rotaryntietojärjestelmiin joulukuun loppuun mennessä• Vitjojen vaihto kesäkuun lopulla7

Tärkeitä kauden tapahtumia• Piirikokous syksyllä (syys-lokakuussa),– käsitellään piirin edellisen kauden tilinpäätös jatoimintakertomus• PETS ja piirineuvottelu, yleensä maaliskuussa– virkailijakoulutus ja piirin tulevan kauden budjetti jatoimintasuunnitelmat• Piirikonferenssi, yleensä huhti-toukokuussa• Kansainvälinen kongressi, yleensä toukokesäkuussa2013 Lissabon / Portugali, 2014 Sydney / Australia, 2015 Sao Paulo / Brasilia,2016 Soul / Korea8

Muita huomioitavia ajankohtia• Toimintasuunnitelmat / Suunnitteluopastehokkaille rotaryklubeille AG DG ennenkauden alkua• Kuvernöörin klubivierailut elo-joulukuussa• Nuorisovaihtoasiamiesten koulutus syksyn aikana• Nuorisovaihtoon haku syksyn aikana• Piirin rotarysäätiöseminaarit syksyn aikana9

Tärkeitä maksuja ja päivämääriä / RI• Puolivuotisraportit = Semi-Annual Report (SAR)ja jäsenmaksu Rotary Internationalille (RI)– Puolivuotismaksu 2030-14 on 2 x 26,50 USD( noin 40 € / vuosi)– Lisäksi 1 USD COL-maksu– The Rotarian lehti (vapaaehtoinen) 24 USD/vuosi– eräpäivät 1.7. ja 1.1.– Seuraus maksujen laiminlyönnistä: RI uhkaaklubin lopettamisella10

Tärkeitä maksuja ja päivämääriä /SR•Jäsenmaksut Suomen Rotarylle (SR) ja piirille• 2013-2014 jäsenmaksu on 30,50 € / jäsen•Lääkäripankin tukimaksu 2 € / jäsen•Afganistan PolioPlus 7 € / jäsen•Piirin jäsenmaksusta 2013 –2014 päätetäänpiirineuvottelussa (noin 23 € / vuosi)- 1. erä lokakuussa- 2. erä maaliskuussa

Yhteensä € 103,50 /jäsenRI:n, SR:n ja piirin jäsenmaksut yhteensä2013 - 2014RI 41SR 30,50- Lääkäripankki 2- Afganistan 7Piiri(päätetään piirineuvottelussa)23

Rotaryn kuukausiteemat• Heinäkuu: Ei teemaa• Elokuu:Jäsenistön laajennus• Syyskuu:Uudet sukupolvet• Lokakuu:Ammattipalvelu• Marraskuu:Rotarysäätiö• Joulukuu: Perhe• Tammikuu: Rotarytietous• Helmikuu: Kansainvälinenyhteisymmärrys• Maaliskuu:Luku- ja kirjoitustaito• Huhtikuu:Rotarylehdet• Toukokuu: Ei teemaa• Kesäkuu: Toveruusryhmät13

Kuukausittain:• ViikkoselosteetRotaryklubin toimintaa• Läsnäoloraportointi (seur. kuukauden15. päivään mennessä)• Kuvernöörin kk-kirjeet (yleensä kuukauden alussa)Juoksevasti:• Jäsenistömuutokset/päivitykset SR:n rekisteriin• Lahjoitukset Rotarysäätiölle (esim. Vuosirahasto,PolioPlus-rahasto)14

Käytännön neuvoja• Aloittakaa suunnittelu ajoissa (heti)• Tehkää toimintasuunnitelma ja viikkoohjelmavalmiiksi kevään aikana (toukokuu)• Laatikaa viikko-ohjelma yhdessä vastuunjako jäsenille motivaatio, sitoutuminen• Muistakaa SAR-raportit ja maksut RI:llekesälomista ja vuodenvaihteen kiireistähuolimatta!!15

• Perehtykää Suomen jäsentietojärjestelmään• Perehtykää RI:n Member Accessiin• Klubitietojen, jäsentietojen ja virkailijatietojenajantasalla pito VAIN Suomen järjestelmään,joka on integroitu RI:n tietokantaan•Tutustukaa suomenkielisiin tietolähteisiinSR:n nettisivuilla

FIMDAFinlands Multidistrict AccessKansallisen jäsentietojäjestelmämme jaRI:n Member Accessin integrointi

SR:n ja RI:n tietojärjestelmien yhteydetuusi prosessi tammikuusta 2012 lähtienLäsnäoloraportitkuukausittainRI Official Directorytiedot joulukuussaUudet klubivirkailijatjoulukuussaSR:n Matrikkelitietojenpäivitys tammikuussaJäsentiedot, virkailijat,klubin yhteystiedotJATKUVA YLLÄPITO- Puolivuotisraportitheinä- ja tammikuussa- Rotarysäätiölahjoituksetklubi-, virkailijajajäsentiedotSuomen RotaryJäsentietojärjestelmäRotary InternationalMember Accessuusien jäsenienjäsennumerot•18

Tehokas viestintäAktiivinen viestintä ja tiedottaminen on yksi tehokkaan jatuloksellisen toiminnan kulmakiviä !Tiedon perillemeno / noteeraaminen perustuu toistoon jauseiden kanavien käyttöön sähköposti, nettisivut,kirjeposti, tekstarit, henkilökohtainen yhteydenottoTilaisuuksien ”markkinointi”1. Ennakkoilmoitus (kalenterivaraus heti, kun ajankohta ja paikkatiedossa)2. Varsinainen tiedote (ohjelma, ilmoittautumiset)3. Viimetippamuistutus

Viestintä ja tiedottaminen• Klubin sisäinen tiedotustoiminta•Viikkoselosteet•Klubin nettisivut, blogi, Facebook•s-posti•tekstarit

Viestintä ympäröivään yhteiskuntaanKlubin hankkeista ja tapahtumista juttuja paikallislehtiinKlubin nettisivuille Rotaryn ja klubin toiminnasta

Verkostoitukaa - yhteistyökumppanitEsimerkiksi:•Kunta / kaupunki•Seurakunta•Paikallinen urheiluseura•SPRjne …

Lue täältä lisää ..

Lue täältä lisää ..

Näinkö hommat hoituu .. ?PressaSihteeri

Ei, vaan toivottavasti näin

Mutta ennen kaikkea ….27