Une vie d'orpheline ce n'est pas facile - InterWebDesign

6 JOURNAL DE LA FONDATION BLEU CIEL N o 4 Mai 2009
EQUIPE RWANDA
L’organisation du
travail sur le terrain
L’organigramme de la
Fondation Bleu Ciel est
tel que les employés
sur place au Rwanda
mettent tous les projets
en exécution en
s’auto-organisant.
Deux à trois fois par année,
quelqu’un du siège
effectue une visite sur
le terrain.
Depuis 2001, avec l’évolution
croissante des activités,
le nombre d’employés
n’a cessé d’augmenter.
Fortunée, secrétaire de l’équipe au Rwanda avec
Actuellement, il s’élève à
Viateur Harelimana et Pontien Hitayezu
près d’une trentaine : un
représentant national(bénévole),
un coordinateur des projets,
un responsable des parrainages
qui anime une équipe de 10
femmes (Agentes Socio-Educatives
: ASOE) et un superviseur
des métiers assurant la liaison
entre 6 centres de formation
professionnelle. Chaque centre
compte deux formateurs, soit au total
12 personnes. Une secrétaire qui est
en permanence au bureau et une sentinelle
pour la sécurité nocturne des bureaux.
Comment l’équipe est-elle organisée? Basé à
Kigali, le représentant bénévole joue un rôle
d’intermédiaire. Il transfère régulièrement les
fonds nécessaires de Kigali au compte de la
Sensibilisation des hommes d’un village
banque locale. Il descend pour animer une
réunion mensuelle de l’équipe.
Le coordinateur suit au quotidien les activités.
Une réunion hebdomadaire regroupe autour
de lui deux responsables des volets et la secrétaire
comptable. C’est le moment d’évaluer
les activités de la semaine passée et de programmer
la semaine suivante, voire projeter
les activités à court terme.
Une fois par mois, le responsable des parrainages
tient une réunion avec les ASOE. Chaque
femme est chargée de suivre les enfants
de 3 à 5 centres scolaires du secteur de son
ressort.
Le superviseur, lui, voyage beaucoup. Il sillonne
tous les centres de formation. Il est tenu de
visiter chaque centre au moins une fois par semaine
et doit en faire le rapport au
coordinateur. Il donne des conseils
pédagogiques et subvient à tous
les besoins exprimés pour un
bon fonctionnement de chacun
des centres.
Tout est sous l’œil du coordinateur
et tout est programmé : le
planning de chacun est affiché
sur un tableau au bureau, au vu
de tout le monde.
Plutôt que d’user d’un système autoritaire,
c’est la confrérie qui est mise en avant : « Primus
inter pares ». Le dialogue est l’outil privilégié
de résolution des problèmes dans l’exercice
des activités. Et quand il y a peu de
matériel de fonctionnement, on se le partage.
On travaille comme une équipe de foot. Au
simple coup d’œil sur le tableau de bord, on
sait qui fait quoi, le lieu de prestation, etc.
La secrétaire fait le rapport de toutes les réunions.
Après avoir effectué la saisie, elle les
transmet. En cas de besoin, l’argent est retiré
à la banque. Deux signatures sont requises. La
secrétaire comptable en fait la distribution
contre signature. Chaque provision accordée
doit être justifiée en bonne et due forme. Les
pièces justificatives sont rassemblées et envoyées
au siège au moins une fois le trimestre
par DHL ou, le cas échéant, par quelqu’un du
siège de passage au Rwanda.
Viateur Harelimana,
coordinateur de Bleu Ciel au Rwanda.